さて、「日本語による説明文（数行程度の短いもの）」の品質向上を目的として、IT技術者が直面するさまざまな文書事例からその問題点と改善策を検討する本連載、第2回のテーマは「文章を書くな、ラベル付きステートメント構造を使え」というものである。 ラベル付きステートメント構造という用語は見慣れないことと思うが、私がつい最近作った造語であることをお断りしておこう。一部のプログラム言語に類似の用語があるがまったく関係ない。 それがどんなものかを説明する前に、まずは次の例文を読んでもらいたい。ある設計書の中の「売上集計ジョブ」に関する記述の一部である。 売上集計ジョブの例文 1.1 売上集計ジョブについて 1.1.1 目的 毎日、全国の各支店ならびにグループ企業からの売上報告が上がってくるが、グループ企業のデータフォーマットがまちまちなため、これらを整形し直し、本社DBに格納するために売上集計ジョブを行
・先方より，当方が提示した処理画面の操作性が問題なので，見直してほしいとの要望があった。 ・上記については，当方にて検討することで了承いただいた。 ・また，先方から，社内の情報提供に使いたいので，弊社が提供するシステムの機能と画面イメージをメールで送ってほしいとの要望があった。 ・上記については，後日メールする旨返事をした。 ・東氏より，当方のシステムを使ってみたが，非常に分かりやすいとの感想があった。弊社のシステムは特に問題ないのではないかと思われる。 ・戸塚氏からは，上司に説明したところ，テストについてもよろしくお願いしたいとの指示があったとの話があった。 ・これに対し，当方からは，一緒に相談しましょうと回答した。 ・次回の打ち合わせは来週の水曜日くらいとの話になったが，その日は東氏の都合が悪いかも知れないとの話になり，結局，その場では決められなかったため，後日調整しましょうという話に
何からどういう順番で書けば、うまく相手に伝えることができるのか――。 報告書でもメールでも、いざ文章を書こうとすると、必ず「構成」の問題に突き当たる。悩んでいるうちに、どんどん時間が過ぎ、文書1枚に1日がかり…などということはないだろうか。 何も難しく考える必要はない。文書コンサルタントの小川悟さんによれば、ビジネス文書の構成の基本形は「結・承・転・提」。結論を最初に書き、提案で締めることを意識して書けばいい。悩んだ時には、迷わずこの構成を採用しよう。大概の文書はすっきりまとめられるはずだ。 「文章は“起承転結”と言われますが、ビジネス文書は違います。ビジネスのコミュニケーションは、まず結論ありき。続いて、提案や対案が求められることが多いでしょう？文章もその形式が好ましいのです」 メールなどの短めの文章なら、結承転提の各パートをそれぞれ1段落でまとめ、全体を4段落で書き上げるのがベストだ。
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