■タスク管理を円滑に進める5つのフェーズ GTDには大きく以下の5フェーズがあります。 収集 処理 整理 レビュー 実行 と、言われてもよく分からないと思いますので、一つずつ見ていきましょう。 収集 収集のフェーズでは電子メールや口頭で頼まれた事のメモ、Webで見かけた気になるイベント情報のクリップデータなど、様々な形式で存在する「気になる事」「やるべき事」を集めてくるフェーズです。また、メモやメールといった形で記録が残っている場合は良いのですが、どこにも記録がなく、自分の頭の中にだけ「気になる事」「やるべき事」が存在する場合もあるため、こういった物も一旦全て紙などに書き出す必要があります。 まずは自分にとってのInboxは何か（メール、メモ、EVERNOTEなど）を把握し、「収集」のフェーズではそれらInboxを一つずつ洗っていきましょう。 処理 処理のフェーズでは収集してきた情報に対し
必ずしも速く済ませられる方がいい、と言いきれるものではありませんが、延々考え込み続けたあげく、出すべき時機を逸してしまうくらいなら、早めに対応した方が喜ばれるのがメールです。 43フォルダ作戦 私はGmailのラベルを使って、メールは「43フォルダ式」に対処しています。 具体的なやりかたは、01－31までのラベルを作り、対処したい「日にち」のラベルをつけて、メールをアーカイブしていくのです。 そんなことをしてはラベルが多くなりすぎると言われるかもしれませんが、Gmailではふだん、使わないラベルを隠しておけます。常時表示させておくのは、一週間分くらいで十分です。 メールの中には、返信が必要なわけではないが、２週間先に「見返す」必要のあるものがあったりします。そういうメールにスターをつけても、スターのついたメールが増えて、また、スターの意味がいろいろと混在してしまいます。 見るべき日のメール
▼編集後記： いよいよ iPhone 情報整理術の出版まで１週間となりました。でもこの本、実は「iPhone だけ」の使い方ではなくて、iPhone と今回紹介した Dropbox の連携、iPhone とさまざまなウェブサービスの連携といった、「iPhone を中心とした生活の作り方」を書いています。 共著者の佐々木さんと話していて、 iPhone 本というよりも、ライフハック本ですよね。 といわれたくらいです。 発売当初は不調と噂された iPhone ですが、すでに日本だけで 200 万台が利用されているという報告もされています。ますます手のひらのデジタル・オフィス端末として重要性が増してくる iPhone の指南書として利用していただければ幸いです。
最近、これについてよく考える機会があり、また尋ねられることや、喋ることもあったので、少しまとめておこうと思いました。 一応お断りしておきたいのは、「ライフハック」についてこれといった定義があるとも思えないし、私が定義するような筋のことでもないと思ってますが、とりあえず私の中に「ライフハックとはこんな感じ」といったイメージはありますから、それを発信して、フィードバックを得たら有益かとも思うわけです。 ですからこの記事をきっかけにして、みなさんのなかの「ライフハック」を確認するお時間を取っていただければ幸いです。 ライフハックは個人が実用化したアイデアである だからライフハックは、少なくとも好きな人は、こんなに好きなのだと思います。必ずしもそれほど実用的でなく、まして多くの人の役に立たないとしても、自分の役にはある程度立つし、何よりも自分に最適化されたものを、自分が生み出したという事実に価値が
腹が立って、胃がキリキリしているのに、神経を逆なでしてくる関係者と話をしたり、睡眠時間がどんどんなくなっているのに、残務がますます増えているような気がするとき、あなたはどうしているでしょう？ 「ストレス解消の12の技術」や「短時間で深く眠る15の方法」をネットや書店で探すのも良いですが、あなたにはもっと強力な武器があるはずです。それはあなたの頭脳です。 大事な問題を思考する 人は毎日、いろいろなことを思考しています。家から会社に行くだけでも、思考する必要はありますし、昨日のお昼に食べたものを思い出しながら、その日に食べるものを決めるには、もっと思考する必要があります。 このように、1日の大半の「小さな決断」を下すのに、何度も思考過程を繰り返すわけですが、当人にとって最重要問題を解決しようというときには、自分の思考をなるべく使わない、ということにしている人がしばしば見られます。冒頭のような、
普段は目立たないのに、時々ダークホース的にスマッシュヒットを放つ人がいます。否。誰しも、そういう経験の1回や2回はあるでしょう。 例えば、僕自身は営業が苦手です。おそらく踏んでいる場数が圧倒的に少なく、従って成功体験に乏しく、それゆえに営業が苦手、というレッテルをいつまでも剥がせずにいます。 そんな中でも、ごくごくまれに「なんでこんなにあっさり契約が取れちゃったんだろう？」と拍子抜けするくらいにうまくいくことがあります。でも、そこはやっぱり苦手選手。「あっさり取れた」理由がさっぱりわからず、従ってビギナーズラックの再来はあり得ず、ゆえに依然として苦手ポジションから離れられないのです。 この、場数僅少 → 成功未体験（たまにラック） → 苦手意識ホールド → 場数僅少 → …という永久ループから抜け出すためには、次のいずれかしかないでしょう。 つべこべ言わずに場数を踏む うまくいっているやり
ひとつは、ビジネス・企業には、誰も知っている表面的な姿と、知識がなければ見通すことのできない真の姿がある、ということだ。どのような意味なのかというと、表面的な姿とは、一般的に人が目にするビジネスの姿であり、真の姿とは企業の収益構造、つまり、そのビジネスがどのように動いていて、どこから利益を生み出しているのか、ということを理解した上で見ることのできる、真実の姿のことである。 そして、もうひとつが、ビジネスの真の姿を見通すことができれば、他のビジネスに隠された情報を手に入れ、自社に応用して、少ない仕事量で効率的に大きな利益を生み出せるということだ。 以上は、投資家として1000社以上の日本やアメリカの企業について分析し、現在は経営コンサルタントとして活動している著者が、その経験から引き出した2つの真理であり、今回ご紹介する『コーヒーとサンドイッチの法則』の根幹を成す考え方でもあります。 本書の
By: Son of Groucho – CC BY 2.0 この本のタイトルには本当に悩みました。 最近の「○○力」ブームに乗って、表紙に大きくシンプルに、「自考力」「自軸力」「別解力」「自信力」と打ち出すか。 あるいは、「情報氾濫社会に飲み込まれない生き方」「自分主義のつくり方」という候補も…。う～ん、でも、いまひとつインパクトに乏しい。 新書っぽく、皮肉を込めて「成功法則セミナーに行く人はなぜ成功できないのか？」──なんていう案も考えていました。 結局、度重なるディスカッションの末に決定したのが、この『「自分力」を鍛える』でした。 このように著者が悩み抜いた末に生み出された、この「自分力」という言葉は、一見するとよくわかりません。 おそらく著者自身もさほどしっくりとは来ていないのだと想像していますが、それはともかく著者が「自分力」という言葉に込めた意図は上記に引用した数行の中に盛り込
1．交渉の30分前にはスタンバイできている状態にする 2．譲れないポイントと折れてもいいポイントを紙に書いておく 3．相手の言い分をメモする 4．相手に話す余地を与える 5．追い詰められても即答しない 6．相手の譲歩を見逃さない 7．相手に「交渉を楽しむ幅」を提供する 8．相手に決断の「呼び水」を提供する 9．お互いに合意できそうな部分から話し始める 『3000人のユダヤ人にYESと言わせた技術』より 1．交渉の30分前にはスタンバイできている状態にする ギリギリまで書類の見直しに追われていては「大丈夫かなぁ…」と不安になりがち。そこで、30分前にすべての準備を完了し、あとは「何もしない時間」としてリラックスして過ごすようにします。 2．「譲れないポイント」と「折れてもいいポイント」を紙に書いておく 自分では十分にわかっているつもりでも、相手の話に説得力があると「まぁ、いいかな」と折れてし
ダイエットには大きく2種類に分けられます。1つは食事の内容や方法を変えるアプローチ。もう1つは運動を取り入れるアプローチ。前者がエネルギーの「入り」を減らすことに主眼を置いているのに対して、後者はエネルギーの「出」を増やすことを目指しているといえます。 食べたものをひたすらメモすることで、自分でも気づかないうちに食事量を抑制するようになることを狙った『いつまでもデブと思うなよ』は前者のアプローチといえます。 一方、最近読んだ『一生太らない体のつくり方』という本は後者のアプローチをとっています。ポイントは放っておいても「出」つづける状態に持っていくことにより、エネルギーの“不労消費”が実現すること。 運動をしていない時でもエネルギーが消費される体をつくる 脂肪を落とす「戦略」としては、「摂取エネルギーに対し、消費エネルギーを大きくする」ということしかありません。 わかりやすくいい換えれば、「
一言でいえば、時間術の本です。でも、いわゆる「タイムマネジメント」の本ではありません。「タイムマネジメント」の考え方は参考にしつつも、目指したのは「ライフマネジメント」すなわち、よりロングスパンの人生というフレームで考えています。 そういう意味では「ライフハック（LIFE HACK）」なのですが、そのためのアプローチは「ライブ（LIVE）マネジメント」すなわち今を大切にする姿勢です。 以下、「はじめに」より。 例えば、「仕事術やタイムマネジメントの本はたくさん読んだが、うまくいっていない」という声をよく耳にします。なぜでしょうか。本の内容が良くなかったのでしょうか、それともやり方がまずかったのでしょうか。 僕の意見は、どちらでもありません。効果が出るまで続けなかったのが原因と考えています。もちろん、効き目のない本も中にはあるでしょう。でも、どんなに名著であっても、効果が出るまでに続けなけれ
以下のエントリーに続く形で『奇跡の仕事術―自分の仕事をマネジメントする』にて紹介されている、「机上を綺麗なまま保てるワークフロー・プロセス」に分け入っていきます。 » 机の上をキレイにするための5つのステップ 1．仕事の優先順位システム 2．ブックオーガナイザー 3．ファイルシステム 4．ペンディングシステム 5．ゴミ箱 はじめに まず、このワークフローは本文で以下のように紹介されています。 これは、散らかった机上と、ホワイトカラーの生産性というパズルの見つからないピースを探し出す。 ここで重要なのは、これは単に書類の流れ（ペーパーフロー）ではなく、仕事の流れ（ワークフロー）のプロセスだということである。 しかもこのプロセスは紙ベースのオフィスだけではなく、「ペーパーレス」を目指す、コンピュータ指向のオフィスにも適応する。 このワークフロープロセスでは、入ってくる仕事はどんなものであっても
By: Images Money – CC BY 2.0 口座に入金された給与などを一度全部引き出す 公共料金など、決まって出ていく支払いのための口座に入れる 生活などに使うお金を3つに分けて十日ずつ使う 2と3であまったお金をおろしにくい「未来口座」に入れる 3で10日後に残ったお金を「お楽しみ口座」に入れる » 貯められない女のためのこんどこそ!貯める技術 改めて言うまでもないことですが、これは投資や財テクをするというほど、お金の管理が上手な人向けのやり方ではありません。「気がつくと、なぜかお金がなくなっている」という人向けの方法です。 ただ、たとえば「時間の管理」など、およそ「油断しているとあっという間に流れ去る」対象の管理方法として、基本的な考え方が押さえられています。そういう意味で、「とにかく困っている」人はまず、試してみるとよいでしょう。 1．口座に入金された給与などを一度全部
1．覚える努力をした後に、よく寝ているか？ 2．覚える努力をしている時に、ドキドキしているか？ 3．覚える努力をする時間が、長すぎないか？ 4．覚える努力をした後に、復習しているか？ 5．思い出すときに、リラックスしているか？ 参考図書『記憶と情動の脳科学』(ジェームズ・L・マッガウ著(大石高生・久保田競監訳) 記憶力を鍛えるというテーマは、永遠のテーマといった趣があり、脳科学でも期待の高いこともあって盛んに研究されていますが、盛んすぎるために知見が多く出すぎていて、何を信じていいのか分かりかねるところがあります。 私が基本的に信頼している「5原則」は、おおむね上述の通りです。これらは、それなりに多くの研究者によって支持されている原則であり、その理由も一貫していて、経験にも合致します。というところで一つ一つ見ていきましょう。 1．覚える努力をした後に、よく寝ているか？ 寝なければいけません
1．持論が洗練・強化される 2．異なる視点での応用事例が得られる 3．新たな“アタックポイント”が得られる 先日のブロガー勉強会の補足も兼ねて、まとめてみます。「ブログを書くことで得られるの3つの効用」としていますが、ブログに限らず、例えば「誰かに持論を述べることで得られる3つの効用」であっても、その効用はほとんど変わらないと思います。 1．持論が洗練・強化される ブログに書かれることというのは、その内容がたとえ引用のみで終わっていたとしても、持論であるところから逃れることはできないでしょう。自分で考えたことであれ、人が考えたことであれ、何かを言葉で指し示すという行為には意志の介在なくして成り立ちませんし、仮に「直感的に」言葉が紡ぎ出されてきたとしても、その直感の源流にはその人をその人たらしめている考え──時間をかけて積み上げてきた基本的な考え──があることに変わりがないからです。 そのよ
セミナーや講習会に参加することが多々あります。 無料のセミナーもありますが、有料・無料にかかわらず受講するからには「時間」という貴重なリソースを投下しているわけですから、何としてでも応分の“回収”はしておきたいものです。 そこでおすすめの習慣が次の3つです。 1．受講前に、受講の目的を書き出す 2．受講中に、受講後のタスクを書き出す 3．受講後に、受講内容を人に話して聞かせる 1．受講前に、受講の目的を書き出す 何のために受講するのかを明確にしておきます。講師の話す内容すべてを持ち帰るのは不可能ですから、「少なくともこれだけは」という最低ラインを予め決めておくのです。 具体的には、セミナー申し込み時に「参加動機」を記入する欄があれば、そこに記入するといいでしょう（何を記入したかを控えとして手元に取っておきます）。 例えば、以下のようなイメージです。 「○○について人に語れるようになる」 「
私はだいぶ以前から、ちょっと分からないことがありました。 それは、仕事でもテスト勉強でも、先送りにすると不安が募っていくくせに、不安が強いときほどギリギリまで手がつけられないという心理です。 そのことについて、先日大橋さんと話し合っていたのですが、ふと疑問が氷解しました。不安から仕事を先送りするのは、当然なのです。なぜなら、仕事を先送りするのは、失敗することに対する不安があるからで、それが強くなれば先送りするしか方法がないとすら思えてくるからです。 たとえば、企業ブログを書く仕事を割り当てられているのだけど、一行はおろか、一文字も書き出せないという人がいるとしましょう。その人は、書いた内容を上司に非難されたり、ブログが炎上したりすることに対して、不安を持っていると考えられます。常識的にその不安は自然な不安ですが、心配が極度に高まれば、本当に一文字も書けなくなってしまいます。 この不安を寄り
本はけっこう読む方だと思いますが、たくさん読むことで得られるメリットは、 読んだ本の数に応じた知識が得られること ではなく、 自分に合った本に出会うチャンスが得られること だと思っています。 パッとハッ 読書は人づきあいと同じで、どれだけ深くつきあえるかが問われます。深くつきあうには自分をさらけ出す必要がありますが、だからこそそれに応えてもらえる、という呼応関係が生まれます。 機会があれば改めて詳しくご紹介したい本ですが、『ビジネスマンのための「発見力」養成講座』という本に次のような一節があり、ハッとさせられます。 ちょっと見ただけで、パッと全体をつかむ人がいますが、実はそういう人がいちばん危険です。本質的なものを見逃していながら、そのことに気づかずに、分かったような気になって誤った判断をし、誤った行動を起こしてしまう可能性があるからです。（p.33） ここで、ハッとされた方は、今回ご紹介
シゴタノ！では、エントリーごとにタグがつけられています。タグというと、 「work」とか「LifeHacks」といった単語（ワード）だったり、 「あとで読む」とか「これはす… 本書で解説されている考え方と方法論を理解し、そして実践することによって得られるメリットは、＜「専門家」になること＞だけにとどまりません。特にPCに向かって仕事をしている人の知的生産力（読んで、考えて、書く）を底上げし、これを自ら雪だるま式に拡張してくための術が得られます。 そして、その効用は、ずっと続きます。 自分が求める情報に辿り着くための術 「自分が求める情報」では、いささか漠然としているので、仕事のシーンに限定してみます。すると、これは自分の仕事相手、すなわち「クライアントが求める情報」ということになります。 例えば、企画書を作る目的は、その提出先となるクライアントの心を動かし、意図通りのアクションを起こしても
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