En noviembre de 2016, presentamos las plantillas personalizadas en Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Documentos de Google para que los equipos pudieran dedicar menos tiempo a editar formato y más tiempo a colaborar, debatir y compartir ideas. También les otorgamos a los usuarios de G Suite Business, Education y Enterprise los siguientes controles opcionales en la Consola del administrador:

• Moderado: Requiere que los administradores con el privilegio de administrador de Drive y Documentos aprueben las plantillas enviadas por los usuarios.
• Restringido: Sólo permite a los administradores que tienen el privilegio de administrador de Drive y Documentos el envío de plantillas.

Con este lanzamiento, ya no es necesario otorgarles el privilegio total de Drive y Documentos a los administradores que quieran tener la posibilidad de moderar y administrar plantillas. En cambio, puede otorgarles a esos administradores un nuevo privilegio de plantillas de Documentos, lo que les da la capacidad de aprobar plantillas y de modificar su configuración en la Consola del administrador, pero no les da la autoridad para cambiar otros parámetros de configuración de Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios. Los administradores que tienen el privilegio total de Drive y Documentos seguirán teniendo la capacidad de administrar plantillas.
Este cambio le permitirá a su organización administrar las plantillas personalizadas de forma escalable sin perder el control de los parámetros de configuración confidenciales de administrador. Para conocer más detalles sobre el privilegio de las plantillas de Documentos y obtener instrucciones sobre cómo administrarlas, consulte los artículos del Centro de ayuda que aparecen debajo.

Detalles del lanzamiento
Tipo de lanzamiento:
Lanzamiento rápido y lanzamiento programado

Ediciones:
Disponible únicamente para las ediciones de G Suite Business, Education y Enterprise

Ritmo de implementación:
Implementación total (1 a 3 días para que esté disponible la función)

Impacto:
Solo administradores

Acción:
Acción del administrador sugerida/información

Más información
Centro de ayuda: Definiciones de los privilegios de administrador (plantillas de Documentos)
Centro de ayuda: Cómo habilitar las plantillas personalizadas para Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones

Si su organización implementó G Suite hace poco, es posible que tenga empleados que ya hayan configurado cuentas personales de Google con el nombre del dominio de su empresa. Con este lanzamiento, facilitamos la identificación y la transferencia de esas cuentas para evitar que se vuelvan cuentas en conflicto.

El uso de la nueva Herramienta de transferencia para usuarios no administrados le permitirá ver todas las cuentas personales de Google con direcciones de correo electrónico que coincidan con las direcciones de G Suite de su organización. Luego podrá enviar correos electrónicos a esas personas y solicitarles que conviertan sus cuentas personales en cuentas de G Suite. Más adelante, podrá ver el estado de esas solicitudes y cancelarlas si es necesario.
Si un empleado acepta la solicitud para transferir su cuenta, usted obtendrá acceso a sus datos y podrá administrar la cuenta. Si el empleado rechaza o ignora su solicitud, se le pedirá que cambie el nombre de su cuenta personal por otra dirección de correo electrónico cuando usted cree una nueva cuenta de G Suite para él. El empleado seguirá teniendo el acceso exclusivo a todos los datos de su cuenta personal y el control sobre ella.
Tenga en cuenta que estas acciones deben realizarse de forma manual. Si bien puede enviar solicitudes, cancelarlas y descargar el estado de estas para varios usuarios a la vez, aún no puede hacerlo de forma masiva mediante una API.

Esperamos que este lanzamiento facilite la transición a G Suite tanto para usted como para sus usuarios finales. Para obtener más información sobre la Herramienta de transferencia, visite el Centro de ayuda.

Detalles del lanzamiento
Tipo de lanzamiento:
Lanzamiento rápido y lanzamiento programado

Ediciones:
Disponible para todas las ediciones de G Suite

Ritmo de implementación:
Implementación gradual (es posible que la función tarde más de 3 días en aparecer)

Impacto:
Sólo administradores

Acción:
Acción del administrador sugerida/información

Más información
Centro de ayuda: Acerca de las cuentas en conflicto
Centro de ayuda: Uso de la herramienta de transferencia para administrar a los usuarios
Centro de ayuda: Localización y administración de cuentas de Google existentes
Centro de ayuda: Migración a una cuenta administrada por un dominio (instrucciones para usuarios)

Dado que puede ser difícil navegar en hojas de cálculo grandes y complejas, presentamos la capacidad de crear vínculos a rangos de celdas específicos en Hojas de cálculo de Google en la Web.

Con esta nueva funcionalidad, puede crear un "índice" para su hoja de cálculo, dirigir a otras personas a cierto contenido específico dentro del archivo y retener los vínculos a las celdas cuando importa hojas de cálculo desde otras aplicaciones.

Para crear vínculos a celdas de su hoja de cálculo, simplemente vaya a "Insertar vínculo" > "Seleccionar un rango de celdas para vincular" y escriba o destaque el rango que desea. Para obtener más detalles, visite el Centro de ayuda.
Detalles del lanzamiento
Tipo de lanzamiento:
Se implementará el lanzamiento rápido, mientras que el lanzamiento programado tendrá lugar el 21 de febrero de 2017

Ediciones:
Disponible para todas las ediciones de G Suite

Ritmo de implementación:
Implementación total (1 a 3 días para que esté disponible la función)

Impacto:
Todos los usuarios finales

Acción:
Administración de cambios sugerida/información

Más información
Centro de ayuda: Cómo agregar, editar o quitar un vínculo, un favorito o un salto de página

A partir de hoy, además de los videos de YouTube, podrá insertar y reproducir sus videos de Google Drive en Presentaciones de Google.
Una vez que haya agregado un video de Drive a su presentación, podrá elegir cuándo reproducirlo o detenerlo, si debe reproducirse de manera automática durante la presentación y si debe reproducirse silenciado o con audio. Solo debe hacer clic derecho en el video y seleccionar Opciones de video.
Si alguien que esté viendo la presentación no tiene permiso para ver un video incorporado, se le pedirá que solicite el acceso.

Tenga en cuenta que, si bien puede reproducir videos de Drive en Presentaciones desde la Web y los dispositivos móviles, solo puede insertarlos desde la aplicación web. Para obtener más información, visite el Centro de ayuda.

Detalles del lanzamiento
Tipo de lanzamiento:
Se implementará el lanzamiento rápido, mientras que el lanzamiento programado tendrá lugar en dos semanas

Ediciones:
Disponible para todas las ediciones de G Suite

Ritmo de implementación:
Implementación total (1 a 3 días para que esté disponible la función)

Impacto:
Todos los usuarios finales

Acción:
Administración de cambios sugerida/información

Más información
Centro de ayuda: Cómo insertar o borrar imágenes y videos

(Publicación cruzada de The Keyword)

Publicado por Brent VerWeyst, gerente de producto de Google Cloud

Todos los días, personas de todo el planeta confían en la tecnología de Búsqueda de Google para acceder a la información del mundo entero. De hecho, se realizan más de un billón de búsquedas por año. A medida que continuamos invirtiendo en nuevas tecnologías basadas en la nube, como el aprendizaje automático que impulsa nuestro motor de búsqueda web, queremos ayudar a las empresas a que saquen provecho de la misma tecnología para buscar información interna. Hoy anunciamos Google Cloud Search (anteriormente conocido como "Springboard"), un nuevo producto que usa la inteligencia artificial para proporcionar una experiencia de búsqueda unificada en todo el paquete de G Suite.

Ordenar la información interna se convirtió en una tarea compleja, ya que cada vez más empresas trasladan sus datos y cargas de trabajo a la nube. En consecuencia, los equipos trabajan en entornos híbridos y almacenan grandes cantidades de datos en diferentes lugares y en distintos formatos, desde correos electrónicos y documentos hasta hojas de cálculo, presentaciones, formularios, sitios internos y mucho más. De hecho, según McKinsey, el trabajador con conocimiento promedio pasa el 20% de la semana laboral buscando y consolidando información. Dicho de otro modo, los empleados pierden mucho tiempo en el proceso de buscar la información que necesitan para realizar su trabajo.

Una experiencia de búsqueda más inteligente, hecha a su medida

Cloud Search incorpora en G Suite lo mejor de la inteligencia artificial y Búsqueda de Google. Proporciona una búsqueda exhaustiva y recomendaciones proactivas para ayudarlo durante el día.

Por ejemplo, cuando abra la aplicación de Cloud Search en su teléfono o laptop, verá información relevante organizada en tarjetas sencillas (tarjetas de asistencia) que lo ayudarán a estar al día con su trabajo. Las tarjetas de asistencia son una nueva forma de ayudarlo a encontrar la información correcta en el momento adecuado. Con la tecnología de inteligencia artificial de Google, estas tarjetas pueden ayudarlo a prepararse para la próxima reunión o incluso sugerirle archivos que requieran su atención. Las tarjetas de asistencia están diseñadas para ser oportunas y relevantes, de modo que pueda abordar su jornada laboral de manera más eficiente. Con el correr del tiempo, a medida que descubramos de qué manera le resulta más útil la información, agregaremos más tarjetas de asistencia a Cloud Search.
Además de buscar información, también puede buscar personas que estén en el directorio de su empresa. Verá los detalles de contacto de sus compañeros de trabajo, así como los eventos y archivos que tengan en común. Incluso puede optar por enviar un correo electrónico, realizar una llamada o iniciar un Hangout con solo presionar un botón.
Para las empresas, la privacidad es una de las máximas prioridades. Cloud Search respeta los permisos de uso compartido de archivos de G Suite para que las personas solo puedan buscar y encontrar archivos a los que tengan acceso. De este modo, todos los miembros de su organización podrán acceder a los recursos de la empresa, como las políticas de vacaciones, pero los proyectos de su equipo solo serán visibles para los miembros del equipo y solo usted tendrá acceso a sus listas de tareas pendientes.

Reduzca la concentración de información en el trabajo

Desde el lanzamiento del Programa que se realizó el tercer trimestre del año pasado para los primeros usuarios, las empresas utilizan Cloud Search para desconcentrar la información interna y acceder a ella con mayor rapidez. QAD, un proveedor de soluciones de ERP para fabricantes internacionales que ayuda a las empresas a administrar las finanzas, la cadena de suministro, la inteligencia empresarial y mucho más. Se dispone de muy poco tiempo para realizar búsquedas en documentos y encontrar lo que se necesita a fin de tomar decisiones empresariales estratégicas. Por ese motivo, QAD utiliza Cloud Search como ayuda.

"En QAD, operamos a alta velocidad y requerimos de tecnología que nos proporcione agilidad, flexibilidad y acceso ininterrumpido a la información. Cloud Search lo hace. Nos otorgó la capacidad de reducir la concentración que existe en diferentes sistemas de contenido y de acceder a la información sin que el departamento de IT realice grandes esfuerzos", afirma Scott Lawrence Lawson, director de arquitectura de IT.

Incorporación a G Suite

Cloud Search comenzará a implementarse en todo el mundo para los clientes que usan las ediciones de G Suite Business y Enterprise. Y esto es solo el comienzo. En el futuro, agregaremos más capacidades a Cloud Search, incluida la integración con aplicaciones de terceros. De ese modo, usted y su equipo podrán encontrar información, acceder a ella y aprovecharla al máximo tanto en G Suite como en otras aplicaciones.


Detalles del lanzamiento
Tipo de lanzamiento:

• Para los clientes del lanzamiento rápido y del lanzamiento programado que hayan aceptado recibir los servicios nuevos de forma automática, Cloud Search se lanzará el martes 14 de febrero de 2017.
• Los clientes que hayan elegido habilitar los servicios nuevos de forma manual deberán activar Cloud Search si desean que sus organizaciones tengan acceso a este servicio. Podrán hacerlo en la Consola del administrador (Aplicaciones > G Suite > Cloud Search) a partir del martes 14 de febrero de 2017.

Ediciones:
Disponible únicamente para las ediciones de G Suite Business y G Suite Enterprise

Ritmo de implementación:
Implementación gradual (es posible que la función tarde más de 3 días en aparecer)

Impacto:
Todos los usuarios finales

Acción:
Administración de cambios sugerida/información


Más información
Centro de ayuda para administradores de Cloud Search
Centro de ayuda para usuarios de Cloud Search
Centro de aprendizaje de Cloud Search
Página de producto de Cloud Search

Consulte el último resumen de lanzamientos de "Novedades de G Suite" [pdf] para obtener una síntesis de todos los lanzamientos de G Suite de enero de 2017.

Archivo y versiones traducidas (próximamente para la edición de enero)

A partir del 8 de febrero de 2017, aparecerá un banner en la parte superior de la interfaz de Gmail para los usuarios que aún usen la versión 53 del navegador Google Chrome o alguna versión inferior a esta. El banner tiene el objetivo de alentar a los usuarios a actualizarse a la última versión de Chrome, que actualmente es la 55. La versión 55 del navegador Chrome contiene varias actualizaciones de seguridad importantes.

Los usuarios de Gmail que aún utilicen Windows XP y Windows Vista tienen mayores probabilidades de verse afectados, ya que la versión 49 es la última que admitía esos sistemas operativos. Como ya se anunció en abril de 2015 y en noviembre de 2015, Microsoft ya no realiza el mantenimiento de estos sistemas, por lo que le recomendamos que migre a sistemas más seguros y compatibles.

¿Qué sucede si los usuarios continúan usando la versión 53 del navegador Chrome o alguna versión inferior a esa?

• Gmail continuará funcionando en la versión 53 del navegador Chrome y en las versiones inferiores hasta fin de año.
• Si continúa usando versiones anteriores del navegador Chrome ahora que dejaron de ser compatibles, Gmail será más vulnerable a los riesgos de seguridad y los usuarios no tendrán acceso a las nuevas funciones y correcciones de errores.
• Es posible que los usuarios que permanezcan en la versión 53 de Chrome o en alguna versión inferior se redireccionen a la versión de HTML básica de Gmail incluso a partir de diciembre de 2017.

Recomendación

• Si administra el navegador Chrome para sus usuarios, le recomendamos que actualice a los usuarios a la última versión de Chrome. En función del sistema operativo que utilicen sus usuarios, es posible que deba migrarlos a un sistema compatible a fin de que obtengan la última versión y las funciones más recientes.

Nota: Por lo general, Google no realiza anuncios antes de interrumpir la compatibilidad de las versiones anteriores del navegador Chrome debido a su actual política de navegadores compatibles, que indica que solo se admite la versión más reciente de Chrome. Este anuncio se realizó a causa del impacto que se espera que tenga la interrupción en los riesgos de seguridad conocidos y en los usuarios de Windows XP y Windows Vista.
Detalles del lanzamiento

Tipo de lanzamiento:

(Publicación cruzada de The Keyword)

Publicado por Reena Nadkarni, gerente de producto de G Suite

Escala. Velocidad. Costo total de propiedad más bajo. La nube les ofrece a las empresas beneficios importantes y les otorga a sus equipos una libertad a la medida de sus ambiciones. G Suite apoya a esas empresas en todo el mundo con un paquete unificado de aplicaciones inteligentes. Hoy en día, más de 3 millones de empresas pagan por G Suite para facilitar el trabajo en equipo, incluidas Whirlpool, PWC y Woolworths.

Sin embargo, una de las máximas prioridades en el mundo actual también debería ser contar con un mayor control y nivel de visibilidad a la hora de proteger elementos confidenciales. Por esa razón, a partir de hoy, les proporcionaremos a los clientes el control y el nivel de visibilidad esenciales que esperan (y que también suelen requerir los directores de tecnología y los entes reguladores) en G Suite por medio de las siguientes mejoras:

• Funciones de control de acceso más potentes para los administradores, con Llave de seguridad obligatoria. 
• Mayor control de los datos con Prevención de pérdida de datos (PPD) para Google Drive y Gmail, y S/MIME para Gmail. 
• Más análisis y estadísticas al conectar BigQuery con Gmail. 

Controle quién tiene acceso a los dispositivos y sistemas de su empresa 
 
Llave de seguridad obligatoria: En 2011 lanzamos la verificación en dos pasos para mejorar la protección cuando los usuarios acceden a sus cuentas de Google. Con la verificación en dos pasos, los administradores pueden elegir usar Llaves de seguridad en sus empresas, que son más fáciles de usar para los usuarios y también más seguras contra los ataques comunes (como la suplantación de identidad o "phishing") en comparación con otros métodos. Las Llaves de seguridad se conectan directamente a una laptop o se sincronizan con un dispositivo móvil mediante Bluetooth o NFC, en lugar de usar un código enviado por mensaje de texto. A partir de hoy, los administradores tendrán la posibilidad de aplicar esta medida, que restringe el acceso únicamente a los usuarios que cuentan con una Llave de seguridad. Los administradores también podrán gestionar la implementación de las Llaves de seguridad y consultar los informes de uso.


Controle la manera en que se comparten los datos fuera de su empresa 

• Prevención de pérdida de datos (PPD) para Google Drive: En 2015 lanzamos la PPD para Gmail, que incluye normas fáciles de configurar, reconocimiento OCR para imágenes escaneadas y personalización avanzada. Hoy extendemos la PPD a Google Drive, lo que facilita aún más el trabajo de los administradores en relación con la protección de los datos confidenciales, el control del contenido que se puede almacenar y la protección de los usuarios contra el uso compartido externo accidental de información confidencial. La protección con PPD de G Suite supera la PPD estándar, ya que cuenta con normas fáciles de configurar y reconocimiento OCR del contenido almacenado en imágenes, por lo que los administradores pueden aplicar políticas y controlar la forma en que se comparten los datos con facilidad.  

• S/MIME para Gmail: En lo que respecta a la seguridad de Gmail, hay decenas de medidas de seguridad que se ejecutan en segundo plano para proteger sus correos electrónicos. Además, se admite la autenticación estándar de la industria para ayudar a combatir la falsificación de identidad de estos mensajes. Lamentablemente, es probable que los otros servicios de correo electrónico con los que intercambia mensajes no tomen medidas similares para proteger sus datos. Por ello, le brindamos la opción de proporcionar sus propios certificados para la encriptación S/MIME, lo que garantiza protección adicional. Los administradores podrán exigir el uso obligatorio de S/MIME y establecer normas de PPD en función de las necesidades específicas de cada unidad organizativa. 

Obtenga una mejor perspectiva del comportamiento y la actividad de los empleados

• Integración con BigQuery + registros de Gmail: Los registros de Gmail contienen información valiosa que puede ayudar a los administradores a obtener estadísticas o diagnosticar problemas. Hoy facilitamos el análisis de los registros de Gmail con una integración preconfigurada con BigQuery, de modo que los administradores puedan realizar búsquedas sofisticadas y personalizadas de alto rendimiento, analizar sus datos y crear paneles personalizados. 

• Archivo de correo electrónico de terceros: Google Vault le ayuda a archivar fácilmente el contenido de Gmail al mismo tiempo que cumple con los requisitos de informes de auditoría y conservación de materiales para posibles litigios. Aun así, algunas organizaciones usan soluciones de archivo SMTP de terceros, como HP Autonomy o Veritas. A partir de hoy, simplificaremos la integración de Gmail con las soluciones de archivo de terceros que prefiera.

Todas estas funciones forman parte de nuestra nueva edición de G Suite Enterprise. Aunque estas funciones están diseñadas para satisfacer las exigencias de los clientes de G Suite de mayor envergadura, las organizaciones de cualquier tamaño pueden beneficiarse de estos controles esenciales, integraciones perfectas y aplicaciones inteligentes. Consulte si la edición de G Suite Enterprise es ideal para usted.

Detalles del lanzamiento
Tipo de lanzamiento:
Todas las funciones estarán disponibles en el lanzamiento rápido y en el lanzamiento programado para los clientes de G Suite que realicen la actualización a la edición de G Suite Enterprise. Tenga en cuenta que los clientes de G Suite for Education no son aptos para la actualización a G Suite Enterprise. Los clientes de G Suite for Education que estén interesados en estas nuevas funciones deberán completar este formulario.

Ediciones:
Todas las funciones estarán disponibles únicamente para los clientes de la edición de G Suite Enterprise

Impacto:
Solo administradores

Acción:
Acción del administrador sugerida/información

Más información
Prevención de pérdida de datos (PPD) para Drive: 
Cómo analizar y proteger los archivos de Drive mediante normas de prevención de pérdida de datos

Prevención de pérdida de datos (PPD) para Gmail: 
Cómo analizar su tráfico de correo electrónico con prevención de pérdida de datos

Llave de seguridad obligatoria: 
Uso obligatorio de la verificación en dos pasos

S/MIME alojada para Gmail: 
Cómo habilitar la S/MIME alojada para mejorar la seguridad de los mensajes

Integración con BigQuery + registros de Gmail: 
Cómo habilitar los registros de correo electrónico en BigQuery

Herramientas de archivo de terceros para Gmail: 
Cómo integrar Gmail con una solución de archivo de terceros

Desde 2015, nos esforzamos para permitirle que se centre fácilmente en el contenido (y no en el formato) por medio de plantillas de Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Documentos de Google. Incluimos plantillas de facturas, presentaciones y casos de éxito, así como plantillas diseñadas por expertos y desarrolladas específicamente para su organización.

De ahora en adelante, los usuarios podrán crear archivos a partir de plantillas con mayor facilidad, ya que les otorgamos acceso a las plantillas directamente desde Drive. En lugar de navegar a las páginas principales de Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios o Documentos, simplemente puede dirigirse a Drive > Nuevo > Hojas de cálculo/Presentaciones/Formularios/Documentos de Google > Desde una plantilla. Desde allí, se le redireccionará a la galería de plantillas aplicable, donde podrá seleccionar la plantilla que desee.
Para obtener más información sobre las plantillas, visite el Centro de ayuda.

Detalles del lanzamiento
Tipo de lanzamiento:
Se implementará el lanzamiento rápido, mientras que el lanzamiento programado tendrá lugar en tres semanas

Ediciones:
Disponible para todas las ediciones de G Suite

Ritmo de implementación:
Implementación gradual (es posible que la función tarde más de 3 días en aparecer)

Impacto:
Todos los usuarios finales

Acción:
Administración de cambios sugerida/información

Más información
Centro de ayuda: Cómo crear un archivo a partir de una plantilla

Las actualizaciones que se realizaron hoy en las aplicaciones para dispositivos móviles de Hojas de cálculo y Documentos de Google ofrecen nuevas funciones útiles para sus dispositivos iOS y Android. Continúe leyendo para obtener más información.

Ahora puede realizar las siguientes acciones en su teléfono o tablet Android:

• Insertar y editar encabezados y pies de página en Documentos
• Arrastrar y soltar texto en Documentos
• Cambiar el tamaño de las imágenes, moverlas y rotarlas en Documentos, así como cambiar el ajuste del texto y los estilos de los bordes

Ahora puede realizar las siguientes acciones en su iPhone o iPad:

• Insertar encabezados y pies de página en Documentos
• Insertar números de página en los encabezados y pies de página en Documentos
• Cambiar el tamaño, la orientación y el color de una página en Documentos
• Insertar y editar bordes sólidos, discontinuos y punteados en Hojas de cálculo

Descargue las últimas versiones de estas aplicaciones desde Google Play o App Store.

Detalles del lanzamiento
Tipo de lanzamiento:
Lanzamiento rápido y lanzamiento programado

Ediciones:
Disponible para todas las ediciones de G Suite

Ritmo de implementación:
Implementación gradual (es posible que la función tarde más de 3 días en aparecer)

Impacto:
Todos los usuarios finales

Acción:
Administración de cambios sugerida/información

Más información
Centro de ayuda: Cómo agregar encabezados, pies de página y números de página
Centro de ayuda: Cómo recortar y ajustar imágenes
Centro de ayuda: Cómo imprimir o cambiar la configuración de una página
Centro de ayuda: Cómo editar una hoja de cálculo y darle formato