JP4696745B2 - 文書処理装置及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、紙文書を電子化する技術に関し、特に、保管期限の過ぎた紙文書の整理を要にする技術に関する。

紙文書に対応する画像をスキャナ装置に読み取らせ、その画像を表す画像データ（以下、文書画像データ）をスキャナ装置に生成させて、その文書画像データをハードディスクなどの記憶装置へ書き込んで保管すること（以下、「紙文書の電子化」と呼ぶ）が一般に普及している。
ところで、紙文書のなかには、保管期限が定められているものがある。保管期限が過ぎた紙文書は不要なものであるから、そのような紙文書の文書画像データについては早急に削除してしまうことが望ましい。しかしながら、多量の文書画像データが記憶装置に記憶されている状況下では、各文書画像データについて保管期限が定められているのか否か、また、保管期限が定められている場合にその保管期限が過ぎているか否かを確認して不要なものを削除することには大変な手間が掛かってしまい、現実には不可能である。
そこで、記憶装置に格納されている文書画像データをその保管期限で管理し、保管期限が過ぎた文書画像データの削除を簡便に行うことを可能にする技術が従来より種々提案されており、その一例として特許文献１に開示された技術が挙げられる。
特許文献１には、文書画像データを記憶する際に、その文書画像データの表す文書について保管期限が定められている場合には、その保管期限を表す保管期限データを対応付けて記憶し、自装置の電源が投入された時にその時点の現在日付を取得しその現在日付と上記保管期限データの表す保管期限とを比較し、保管期限が過ぎた文書画像データを消去する文書処理装置が開示されている。
特開平８−３２０８１９号公報

ところで、多量の紙文書を電子化する際には、それら紙文書のうちで保管期限が既に過ぎているものについては、最初から電子化しないようにすることが望ましい。しかしながら、多量の紙文書を電子化する際に、その各々について保管期限が定められているのか否か、また、保管期限が定められている場合にはその保管期限が過ぎているのか否かを確認しつつ電子化することは非常に煩わしいことである。

本発明は、上記課題に鑑みてなされたものであり、電子化対象の紙文書に保管期限が定められているものが含まれている場合に、人手を掛けることなく、保管期限が定められている紙文書や保管期限が過ぎていない紙文書のみを電子化することを可能にする技術を提供することを目的としている。

上記課題を解決するために、記憶手段と、処理対象文書を表す文書画像データが入力される入力手段と、前記入力手段へ入力された文書画像データを解析して前記処理対象文書に保管期限が定められているか否かを判定する第１の判定手段と、保管期限が定められていると前記第１の判定手段により判定された処理対象文書を表す文書画像データを解析して、その保管期限が過ぎているか否かを判定する第２の判定手段と、前記入力手段へ入力された文書画像データのうち、保管期限が定められていないと前記第１の判定手段により判定された処理対象文書を表す文書画像データ、または、保管期限が過ぎていないと前記第２の判定手段により判定された処理対象文書を表す文書画像データ、を前記記憶手段へ書き込む書込み手段と、を有することを特徴とする文書処理装置、を提供する。
このような文書処理装置によれば、入力された文書画像データについて保管期限が定められているか否か、また、保管期限が定められている場合にはその保管期限が過ぎているか否かがその文書画像データに基づいて判定される。そして、保管期限が定められていない処理対象文書を表す文書画像データ、または、保管期限が定められている処理対象文書のうちでその保管期限が過ぎていない処理対象文書を表す文書画像データが上記記憶手段に書き込まれ、電子化される。

より好ましい態様においては、保管期限が定められている文書のフォーマットを表すフォーマットデータとその保管期限を表す保管期限データとの組が１または複数格納されている管理テーブルと、前記入力手段へ入力された文書画像データの表す文書のレイアウトとその文書に記載されている文字の少なくとも一方を解析してその文書のフォーマットを特定する特定手段と、を備え、前記第１の判定手段は、前記特定手段により特定されたフォーマットを表すフォーマットデータが前記管理テーブルに格納されている場合には、保管期限が定められていると判定し、前記第２の判定手段は、前記特定手段により特定されたフォーマットを表すフォーマットデータに対応付けて前記管理テーブルに格納されている保管期限データの表す保管期限と現在日付とを比較して、前記処理対象文書の保管期限が過ぎているか否かを判定することを特徴としている。
このような態様においては、処理対象文書のフォーマットが上記特定手段により特定され、そのフォーマットと上記管理テーブルの格納内容とを比較することによって、その処理対象文書について保管期限が定められているか否か、また、保管期限が定められている場合にはその保管期限が過ぎているか否かが判定される。これにより、処理対象文書に保管期限が明記されていない場合であっても、保管期限が過ぎた文書を電子化してしまうことが確実に回避される。

また、別の好ましい態様においては、保管期限が過ぎていると前記第２の判定手段により判定された処理対象文書について、その旨をユーザへ通知する通知手段と、ユーザの指示を入力する指示入力手段と、を備え、前記書込み手段は、保管期限が過ぎていると前記第２の判定手段により判定された処理対象文書を表す文書画像データであっても、前記指示入力手段を介して記憶することを指示された文書画像データについては、前記記憶手段へ書き込むことを特徴としている。
このような態様においては、保管期限が過ぎていると上記第２の判定手段により判定された処理対象文書について上記通知手段によってその旨がユーザへ通知され、その処理対象文書を表す文書画像データを記憶する旨の指示が上記指示入力手段を介して入力された場合に、その文書画像データが上記記憶手段へ書き込まれる。これにより、保管期限が過ぎている処理対象文書であっても、特別に記憶することをユーザに指示されたものについては、その処理対象文書を表す文書画像データが記憶され、電子化される。

また、別の好ましい態様においては、複数枚の紙文書が載置される給紙トレイを有し、前記給紙トレイに載置されている紙文書を１枚づつ読み取って、その紙文書を表す文書画像データを前記入力手段へ入力する画像読み取り手段を備え、前記画像読み取り手段は、読み取った紙文書を排紙するための１または複数の排紙トレイを有し、対応する文書画像データが前記書込み手段によって前記記憶手段へ書き込まれた紙文書と、対応する文書画像データが前記記憶手段へ書き込まれなかった紙文書とを、夫々異なる態様で前記１または複数の排紙トレイへ排紙することを特徴としている。
このような態様においては、上記給紙トレイに載置され対応する文書画像データが生成された紙文書のうち、その文書画像データが記憶手段へ書き込まれ電子化された紙文書と電子化されなかたった紙文書とは夫々異なる態様で上記１または複数の排紙トレイへ排紙される。このため、保管期限が定められている紙文書と保管期限が定められていない紙文書とを一括して電子化する際に、電子化された紙文書と電子化されなかった紙文書とをその排紙態様に基づいて識別することが可能になる。

また、上記課題を解決するために、本発明は、紙文書を電子化して記憶装置に記憶させる文書処理方法において、処理対象文書を表す文書画像データを解析して、その処理対象文書に保管期限が定められているか否かを判定する第１のステップと、保管期限が定められていると前記第１のステップにて判定された処理対象文書について、その保管期限が過ぎているか否かを前記文書画像データを解析して判定する第２のステップと、前記文書画像データのうち、保管期限が定められていないと前記第１のステップにて判定された処理対象文書を表す文書画像データ、または、保管期限が過ぎていないと前記第２のステップにて判定された処理対象文書を表す文書画像データ、を前記記憶装置へ書き込む第３のステップと、を有することを特徴とする文書処理方法を提供する。
このような文書電子化方法によれば、保管期限が定められていない紙文書、または、保管期限が過ぎていない紙文書のみが電子化されて上記文書処理装置に記憶される。

また、上記課題を解決するために、本発明は、コンピュータ装置に、処理対象文書を表す文書画像データを解析して、その処理対象文書に保管期限が定められているか否かを判定する第１のステップと、保管期限が定められていると前記第１のステップにて判定された処理対象文書について、その保管期限が過ぎているか否かを前記文書画像データを解析して判定する第２のステップと、前記文書画像データのうち、保管期限が定められていないと前記第１のステップにて判定された処理対象文書を表す文書画像データ、または、保管期限が過ぎていないと前記第２のステップにて判定された処理対象文書を表す文書画像データ、を記憶する第３のステップと、を実行させることを特徴とするプログラム、を提供する。
このようなプログラムによれば、一般的なコンピュータ装置をそのプログラムにしたがって作動させることによって、そのコンピュータ装置を本発明に係る文書処理装置として機能させることが可能になる。なお、本発明の別の態様においては、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk-Read Only Memory）などのコンピュータ装置読み取り可能な記録媒体に上記プログラムを書き込んで提供するとしても良い、インターネットなどの電気通信回線経由で上記プログラムを配布するようにしても良い。

本発明によれば、電子化対象の紙文書に保管期限が定められているものが含まれている場合に、人手を掛けることなく、保管期限が定められていない紙文書や保管期限が過ぎていない紙文書のみを電子化することが可能になる、といった効果を奏する。

以下、本発明を実施する際の最良の形態について図面を参照しつつ説明する。
（Ａ．構成）
図１は、本発明に係る文書処理装置の１実施形態である複合機１０の構成例を示す図である。
ここで、複合機とは、例えばスキャナ機能や、プリンタ機能、ファクシミリ機能など複数の機能を兼ね備えた画像処理装置のことである。本実施形態においては、複合機１０は、上記３つの機能を兼ね備えており、図１に示すように、制御部１１０、ユーザインターフェイス（User Interface：以下、「ＵＩ」と表記する）部１２０、画像読取り部１３０、通信ＩＦ部１４０、印字部１５０、カレンダー部１６０、記憶部１７０、および、各構成要素間のデータ授受を仲介するバス１８０をその構成要素として備えている。なお、本実施形態では、複合機１０が上記３つの機能（すなわち、スキャナ機能、プリンタ機能およびファクシミリ機能）の全てを兼ね備えている場合について説明するが、これら２つの機能のうちの何れか２つを兼ね備えているといても良いことは勿論である。

制御部１１０は、例えばＣＰＵ（Central Processing Unit）であり、記憶部１７０に格納されているプログラムを実行することによって、複合機１０の各部を中枢的に制御するものである。

ＵＩ部１２０は、例えば液晶パネルとその駆動回路とで構成された表示装置（図示省略）と、テンキーやカーソルキーなどの複数の操作子が設けられている操作パネル（図示省略）とを含んでいる。このＵＩ部１２０は、複合機１０の利用を促すための各種画像を制御部１１０による支配下で上記表示装置に表示させるとともに、それら画像を視認したユーザが上記各種操作子を操作して何らかの入力を行った場合に、その操作子の操作内容を表すデータ（以下、操作内容データ）を制御部１１０へと引渡し、その操作内容を制御部１１０へ伝達するためのものである。

画像読み取り部１３０は、例えばＡＤＦ（Auto Document Feeder）などの自動給紙機構を備えたスキャナであり、ＡＤＦにセットされた紙文書を１ページずつ読み取り、読み取った画像に対応する文書画像データを制御部１１０へと引き渡すものである。つまり、この画像読み取り部１３０は、前述したスキャナ機能を複合機１０に実現させるためのものである。なお、上記ＡＤＦにセットされ、文書画像データを読み取られた紙文書は図示せぬ排紙トレイに順次排紙される。

通信ＩＦ部１４０は、例えば公衆電話網やＬＡＮ（Local Area Network）などの通信網に接続されており、その通信網を介して送信されてきたデータ（例えば、文書画像データ）を受信して制御部１１０へと引き渡す一方、制御部１１０から引き渡されたデータをその通信網へと送出するためのものである。つまり、この通信ＩＦ部１４０は、前述したファクシミリ機能を制御部１１０に実現させるためのものである。

印字部１５０は、制御部１１０から引き渡された画像データに応じた画像を、例えば電子写真方式で印刷用紙やＯＨＰシートなどの記録材上に形成し、その出力を行うためのものである。この印字部１５０は、前述したプリンタ機能を制御部１１０に実現させるためのものである。

カレンダー部１６０は、例えばリアルタイムクロックであり、所定の基準時刻からの経過時間を表すデータを記憶しており、制御部１１０からの要求に応じてその要求が為された時点の日付を表す現在日付データを制御部１１０へと供給するためのものである。なお、本実施形態では、カレンダー部１６０がリアルタイムクロックである場合について説明するが、ＧＰＳ（Global Positioning System）受信機など外部から送信されてくる現在日付データを受信しその現在日付データを制御部１１０へ供給するものであっても良いことは勿論である。

記憶部１７０は、図１に示されているように、揮発性記憶部１７０ａと不揮発性記憶部１７０ｂとを含んでいる。揮発性記憶部１７０ａは、例えばＲＡＭ（Random Access Memory）であり、後述するプログラムにしたがって作動している制御部１１０によってワークエリアとして利用される。一方、不揮発性記憶部１７０ｂは、例えば、ハードディスクであり、画像読み取り部１３０により読み取った文書画像データや通信ＩＦ部１４０により受信した文書画像データを記憶し蓄積するためのものである。つまり、不揮発性記憶部１７０ｂは、処理対象文書（電子化対象の紙文書）を表す文書画像データを記憶する記憶手段として機能する。この不揮発性記憶部１７０ｂには、本発明に係る文書処理装置に特徴的な処理を制御部１１０に実行させるためのデータやプログラムも格納されている。

不揮発性記憶部１７０ｂに予め格納されているデータの一例としては、図２に示すフォーマット管理テーブルと図３に示す保管期限管理テーブルとが挙げられる。

図２に示すように、フォーマット管理テーブルには、各文書のフォーマットに対して予め割り当てられた識別子であるフォーマットＩＤ（図２では、“Ｆ−ＩＤ”と表記）に対応付けてそのＦ−ＩＤが割り当てられている文書のフォーマットの階層構造を表すフォーマットデータ（例えば、ＸＭＬ Ｓｃｈｅｍａ）が格納されている。例えば、図４に示す“外出旅費精算書”のフォーマットに対してフォーマットＩＤ“０１”が割り当てられている場合には、そのフォーマットＩＤに対応付けて図５に示すフォーマットデータが上記フォーマット管理テーブルに格納されている。詳細については後述するが、このフォーマット管理テーブルは、画像読み取り部１３０によって読み取られた文書画像データの表す紙文書（すなわち、処理対象文書）のフォーマットを制御部１１０に特定させる際に利用される。なお、本実施形態では、各文書のフォーマットの階層構造を表すフォーマットデータとしてＸＭＬ Ｓｃｈｅｍａを用いる場合について説明するが、係る階層構造を表現することが可能なデータであればどのようなデータであっても良い。

次いで、保管期限管理テーブルについて説明する。
保管期限管理テーブルは、保管期限が定められている紙文書についてその保管期限を表すデータを予め格納しておくテーブルである。具体的には、保管期限管理テーブルには、図３に示すように、保管期限が定められている紙文書のフォーマットを表すＦ−ＩＤに対応付けて、その保管期限の起算点を表す起算点データとその起算点からの保管期間を表す保管期間データとが格納されている。なお、以下では、起算点データと保管期間データとをまとめて「保管期限データ」とも呼ぶ。詳細については後述するが、この保管期限管理テーブルは、処理対象文書について保管期限が定められているか否か、また、保管期限が定められている場合には、その保管期限が既に過ぎているか否かを制御部１１０に判定させる際に利用される。なお、本実施形態では、保管期限が定められている紙文書のフォーマットを表すＦ−ＩＤに対応付けてその保管期間およびその起算点を表す保管期限データを保管期限管理テーブルに格納させておく場合について説明したが、保管期限が定められている紙文書のフォーマットを表すＦ−ＩＤに対応付けてその保管期限の末日を表すデータを保管期限管理テーブルに可能しておくようにしても勿論良い。要は、保管期限管理テーブルには、紙文書のフォーマットに基づいてその紙文書の保管期限を特定することができるデータが格納されていれば良い。
以上が複合機１０の構成である。

（Ｂ：動作）
次いで、不揮発性記憶部１７０ｂに予め格納されているプログラムにしたがって制御部１１０が行う紙文書電子化動作について説明する。

ユーザが複合機１０のＡＤＦに、電子化対象である複数枚の紙文書をセットし、所定の操作（例えば、ＵＩ部１２０に設けられている起動ボタンの押下など）を行うと、それら紙文書が１枚づつ画像読み取り部１３０によって読み取られ、その各々に対応する文書画像データが制御部１１０へと引き渡される。これにより、処理対象文書を表す文書画像データが複合機１０へと入力されることになる。
図６は、不揮発性記憶部１７０ｂに予め格納されているプログラムにしたがって制御部１１０が行う紙文書電子化動作の流れを示すフローチャートである。図６に示すように、制御部１１０は、画像読み取り部１３０を介して文書画像データを入力されると（ステップＳＡ１００）、その文書画像データに対してレイアウト解析を施す（ステップＳＡ１１０）とともに、文字解析を施す（ステップＳＡ１２０）。具体的には、制御部１１０は、ステップＳＡ１００にて入力された文書画像データにレイアウト解析を施して、各文字列の配置を特定するとともに、その文書画像データに文字解析を施して各文字列毎にその文字列が記載項目の属性（例えば、項目名）を表す文字列であるのか、それとも、その内容を表す文字列であるのかを特定する。例えば、制御部１１０は、上記文字解析として手書き文字であるか否かを識別する処理を施し、手書きの文字列については、上記記載項目の内容を表す文字列と特定し、その他については記載項目の属性を表す文字列と特定する。

次いで、制御部１１０は、ステップＳＡ１１０およびＳＡ１２０の解析結果に基づいて、ステップＳＡ１００にて入力された文書画像データに対応する紙文書のフォーマットを特定する（ステップＳＡ１３０）。具体的には、制御部１１０は、ステップＳＡ１２０にて特定された記載項目の属性、および、ステップＳＡ１１０にて特定されたその配置にしたがって、記載項目の階層構造を特定し、予めフォーマット管理テーブルに格納されているフォーマットデータの何れと一致するかを判別することによって上記文書画像データに対応する紙文書のフォーマットを特定する。
このように、本実施形態においては、制御部１１０は、上記プログラムにしたがって作動することによって、処理対象文書を表す文書画像データを解析することによってその処理対象文書のフォーマットを特定する特定手段として機能することになる。なお、本実施形態では、レイアウト解析を施した後に、文字解析を施す場合について説明したが、逆に、文字解析を施した後にレイアウト解析を施すとしても良いことは勿論である。また、本実施形態では、レイアウト解析および文字解析の両者を施して処理対象文書のフォーマットを特定する場合について説明したが、何れか一方のみにより処理対象文書のフォーマットを特定するとしても良いことは勿論である。

ステップＳＡ１３０に後続して実行されるステップＳＡ１４０においては、制御部１１０は、ステップＳＡ１３０にて特定されたフォーマットを有する紙文書について、保管期限が定められているか否かを判定する。具体的には、制御部１１０は、ステップＳＡ１３０にて特定されたフォーマットデータに対応付けられているＦ−ＩＤをフォーマット管理テーブルから読み出し、そのＦ−ＩＤで前述した保管期限管理テーブルを検索する。そして、制御部１１０は、該当するＦ−ＩＤが保管期限管理テーブルに格納されている場合には、処理対象文書について保管期限が定められていると判定し、逆に、該当するＦ−ＩＤが保管期限管理テーブルに格納されていない場合には、処理対象文書について保管期限が定められていない、と判定する。
このように、本実施形態においては、制御部１１０は、上記プログラムにしたがって作動することによって、処理対象文書について保管期限が定められているか否かを判定する第１の判定手段として機能することになる。なお、該当するフォーマットデータがフォーマット管理テーブルに格納されていない場合には、その旨をユーザへ通知した後に本紙文書電子化動作を終了させるようにしても良く、また、保管期限が定められていないと見なして、後続する処理を実行させるようにしても良い。

ステップＳＡ１４０の判定結果が“Ｎｏ”である場合（すなわち、処理対象文書について保管期限が定められていないと判定した場合）には、制御部１１０は、揮発性記憶部１７０ａに格納されている文書画像データを不揮発性記憶部１７０ｂへ格納し（ステップＳＡ１７０）、本紙文書電子化動作を終了する。逆に、ステップＳＡ１４０の判定結果が“Ｙｅｓ”である場合（すなわち、処理対象文書について保管期限が定められていると判定した場合）には、制御部１１０は、カレンダー部１６０から現在日付データを取得し（ステップＳＡ１５０）、処理対象文書についての保管期限が過ぎているか否かを判定する（ステップＳＡ１６０）。具体的には、制御部１１０は、その処理対象文書のフォーマットを表すＦ−ＩＤに対応付けて保管期限管理テーブルに格納されている保管期限データを取得し、その保管期限データの表す起算点に対応する日付（以下、起算点日付）を文書画像データの記載項目から取得し、その起算点日付を起算点として保管期限データの表す保管期間の末日を特定する。そして、制御部１１０は、その末日が上記現在日付に比較して過去の日付である場合には、保管期限が過ぎていると判定する。

ステップＳＡ１６０の判定結果が“Ｎｏ”である場合（保管期限が過ぎていないと判定した場合）には、制御部１１０は、前述したステップＳＡ１７０の処理を実行して本文書画像データ記憶動作を終了する。逆にステップＳＡ１６０の判定結果が“Ｙｅｓ”である場合（保管期限が過ぎていると判定した場合）には、制御部１１０は、処理対象文書について保管期限が過ぎている旨をユーザへ通知し（ステップＳＡ１８０）、保管することを指示された場合（ステップＳＡ１９０：Ｙｅｓ）にのみ、前述したステップＳＡ１７０の処理を実行して本紙文書電子化動作を終了する。つまり、本実施形態においては、制御部１１０は、上記プログラムにしたがって作動することによって、保管期限が定められている処理対象文書についてその保管期限が過ぎているか否かを判定する第２の判定手段として機能するとともに、保管期限が定められていないと判定された処理対象文書を表す文書画像データ、または、定められた保管期限が過ぎていないと判定された処理対象文書を表す文書画像データを不揮発性記憶部１７０ｂへ書き込む書込み手段として機能する。
このような動作が為される結果、複合機１０の不揮発性記憶部１７０ｂには、ステップＳＡ１００にて入力された文書画像データのうち、保管期限が定められていない処理対象文書を表す文書画像データ、または、保管期限が過ぎていない処理対象文書を表す文書画像データが格納されることになる。

このように本実施形態に係る複合機１００によれば、処理対象文書を表す文書画像データにレイアウト解析および文字解析を施すことによってその処理対象文書のフォーマットが特定され、そのフォーマットとフォーマット管理テーブルおよび保管期限管理テーブルの格納内容とを比較することによってその処理対象文書について保管期限が定められているか否か、また、保管期限が定められている場合にその保管期限が過ぎているか否かが判定され、保管期限が定められていない処理対象文書を表す文書画像データまたは保管期限が過ぎていない処理対象文書を表す文書画像データが不揮発性記憶部１７０ｂへ格納される。このため、本実施形態に係る複合機１００によれば、電子化対象である紙文書に保管期限が定められている紙文書が含まれている場合であっても、人手を掛けることなく、保管期限が定められていない紙文書や保管期限が過ぎていない紙文書のみを電子化することが可能になる、といった効果を奏する。

（Ｃ．変形例）
以上、本発明の１実施形態について説明したが、係る実施形態を以下のように変形しても良いことは勿論である。
（Ｃ−１：変形例１）
上述した実施形態では、処理対象文書のフォーマットと、フォーマット管理テーブルおよび保管期限管理テーブルの格納内容とを比較することによって、その処理対象文書に保管期限が定められているのか、また、保管期限が定められている場合にはその保管期限が過ぎているのか否かを判定する場合について説明した。しかしながら、処理対象文書にその保管期限が記載されているか否かに基づいて、保管期限の有無およびその保管期限が過ぎているか否かを判定するようにしても勿論良い。具体的には、処理対象文書を表す文書画像データを解析した結果、保管期限を表す文字列（例えば、“２００５年１２月３１日まで保管”や“保管期限２００５年１２月３１日”など）が抽出された場合には、その処理対象文書について保管期限が定められていると判定し、保管期限が定められていると判定した場合には、その文字列の示す保管期限と現在日付とを比較してその保管期限が過ぎているか否かを判定すれば良い。なお、このような態様においては、前述したフォーマット管理テーブルや保管期限管理テーブルを不揮発性記憶部１７０ｂに格納しておく必要がないことは言うまでもない。また、上述した実施形態では、電子化対象である紙文書を表す文書画像データにレイアウト解析および文字解析を施してその紙文書のフォーマットを特定する場合について説明したが、その紙文書にそのフォーマットを表す文言（例えば、“様式ｍｍ”や“書式ｎｎ”など）が記載されている場合には、その文言に基づいてその紙文書のフォーマットを特定するようにしても良い。

（Ｃ−２：変形例２）
上述した実施形態では、文書のフォーマットを表すフォーマットデータとそのフォーマットに対して割り当てられている識別子とを対応づけてフォーマット管理テーブルに格納しておくとともに、保管期限が定められている文書についてそのフォーマットを表す識別子とその保管期限を表す保管期限データとを対応付けて保管期限管理テーブルに格納しておく場合について説明した。しかしながら、上記フォーマットデータと保管期限データとを直接対応付けて格納する１つの管理テーブルのみを不揮発性記憶部１７０ｂに格納しておくとしても良いことは勿論である。なお、保管期限が定められていない文書については、その文書のフォーマットを表すフォーマットデータに対応付けて上記管理テーブルに格納されている保管期限データに、例えば、ヌル（ＮＵＬＬ）値などの特定のデータを設定して、保管期限が定められていないことを明示するようにすれば良い。

（Ｃ−３：変形例３）
上述した実施形態では、電子化対象である紙文書を表す文書画像データを複合機１０へ入力するための画像読み取り部１３０をその複合機１０と一体のハードウェアで構成する場合について説明した。しかしながら、電子化対象である紙文書を表す文書画像データを入力するための画像読み取り手段と、その文書画像データについて図６に示す紙文書電子化処理を施す文書処理装置とを別体のハードウェアで構成しても良いことは勿論である。また、本実施形態では、スキャナ機能を備えた画像読み取り部から入力された文書画像データを処理対象とする場合について説明したが、通信ＩＦ部１４０を介して受信した文書画像データを処理対象としても良いことは勿論である。この場合、通信ＩＦ部１４０が、処理対象文書を表す文書画像データを入力するための入力手段として機能することになる。
また、上述した実施形態では、スキャナ機能、プリンタ機能およびファクシミリ機能を兼ね備えた複合機に本発明を適用する場合について説明したが、本発明の適用対象は係る複合機に限定されるものではなく、入力された文書画像データを本発明に係る文書処理方法（すなわち、図６に示すフローチャートの表す電子化方法）にしたがって電子化する文書処理装置であればどのような装置であっても良い。

（Ｃ−４：変形例４）
上述した実施形態では、画像読み取り部１３０のＡＤＦにセットされた紙文書を１枚づつ読み取り、各紙文書を表す文書画像データに対して図６に示す紙文書電子化動作を行うとともに、読み取った紙文書を排紙トレイへ順次排紙する場合について説明した。しかしながら、対応する文書画像データを不揮発性記憶部１７０ｂへ書き込んで電子化した紙文書と対応する文書画像データを不揮発性記憶部１７０ｂへ書き込まなかった紙文書とを夫々異なる態様で上記排紙トレイへ排紙するようにしても勿論良い。具体的には、図７に示すように、電子化された紙文書ＤＰ０１の排紙方向と電子化されなかった紙文書ＤＰ０２の排紙方向とを略直交させて排紙トレイ１３１へ排紙するようにすれば良い。また、画像読み取り部１３０が複数の排紙トレイを有している場合には、電子化された紙文書と電子化されなかった紙文書とを夫々異なる排紙トレイへ排紙するようにしても良い。このようにすると、保管期限が定められている紙文書と保管期限が定められていない紙文書とを一括して電子化する際に、電子化された紙文書と電子化されなかった紙文書とを電子化作業の完了後にその排紙態様に基づいて識別することが可能になる。

（Ｃ−５：変形例５）
上述した実施形態では、本発明に係る文書処理装置に特有な機能を制御部１１０に実現させるためのプログラムを複合機１０の不揮発性記憶部１７０ｂに予め記憶させておく場合について説明した。しかしながら、例えばＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ（Digital Versatile Disk）などのコンピュータ装置読み取り可能な記録媒体に、上記プログラムを記録しておき、このような記録媒体を用いて一般的なコンピュータ装置に上記プログラムをインストールするとしても良いことは勿論である。このようにすると、一般的なコンピュータ装置を本発明に係る翻訳装置として機能させることが可能になるといった効果を奏する。
また、上述した実施形態では、本発明に係る文書処理装置に特徴的な機能をソフトウェアモジュールで実現する場合について説明したが、ハードウェアモジュールで実現するとしても良いことは勿論である。具体的には、文書画像データを記憶するための記憶手段と、前述した特定手段、第１の判定手段、第２の判定手段および書込み手段を組み合わせて本発明に係る文書処理装置を構成するとしても勿論良い。

本発明の１実施形態に係る複合機１０のハードウェア構成の一例を示す図である。 同複合機１０の不揮発性記憶部１７０ｂに格納されているフォーマット管理テーブルの一例を示す図である。 同不揮発性記憶部１７０ｂに格納されている保管期限管理テーブルの一例を示す図である。 同複合機１０により処理される文書の一例を示す図である。 同文書のフォーマットを表すフォーマットデータの一例を示す図である。 同複合機１０の制御部１１０が本発明に係るプログラムにしたがって行う紙文書電子化動作の流れを示すフローチャートである。 同変形例１に係る排紙態様を説明するための図である。

符号の説明

１０…複合機、１１０…制御部、１２０…ＵＩ部、１３０…画像読取り部、１４０…通信ＩＦ部、１５０…印字部、１６０…カレンダー部、１７０…記憶部、１７０ａ…揮発性記憶部、１７０ｂ…不揮発性記憶部、１８０…バス。

Claims (5)

1. 記憶手段と、
   処理対象文書を表す文書画像データが入力される入力手段と、
   前記入力手段へ入力された文書画像データを解析して前記処理対象文書に保管期限が定められているか否かを判定する第１の判定手段と、
   前記第１の判定手段により保管期限が定められていると判定された処理対象文書を表す文書画像データを解析して、その保管期限が過ぎているか否かを判定する第２の判定手段と、
   前記入力手段へ入力された文書画像データのうち、前記第１の判定手段により保管期限が定められていないと判定された処理対象文書を表す文書画像データ、または、前記第１の判定手段により保管期限が定められていると判定された処理対象文書であって、前記第２の判定手段により保管期限が過ぎていないと判定された処理対象文書を表す文書画像データ、を前記記憶手段へ書き込む書込み手段と、
   文書のフォーマットに対して予め割り当てられた識別子と、起算点を表す起算点データと、保管期間を表す保管期間データと、を対応付けて格納した保管期限管理テーブルと、
   前記入力手段へ入力された文書画像データの表す前記処理対象文書のレイアウトと当該処理対象文書に記載されている文字の少なくとも一方を解析して、当該処理対象文書のフォーマットを特定する特定手段と、
   を有し、
   前記文書画像データの表す前記処理対象文書の前記保管期限は、前記特定手段によって特定された当該処理対象文書のフォーマットに割り当てられた識別子に対応づけて前記保管期限管理テーブルに格納された前記起算点データによって表される起算点、及び、前記保管期間データによって表される保管期間に基づいて特定されることを特徴とする文書処理装置。
2. 前記第１の判定手段は、
   前記特定手段により特定されたフォーマットに対して予め割り当てられた前記識別子が前記保管期限管理テーブルに格納されている場合には、保管期限が定められていると判定し、
   前記第２の判定手段は、
   前記保管期限と現在日付とを比較して、前記処理対象文書の保管期限が過ぎているか否かを判定する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
3. 保管期限が過ぎていると前記第２の判定手段により判定された処理対象文書について、その旨をユーザへ通知する通知手段と、
   ユーザの指示を入力する指示入力手段と、
   を備え、
   前記書込み手段は、
   保管期限が過ぎていると前記第２の判定手段により判定された処理対象文書を表す文書画像データであっても、前記指示入力手段を介して記憶することを指示された文書画像データについては、前記記憶手段へ書き込む
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
4. 複数枚の紙文書が載置される給紙トレイを有し、前記給紙トレイに載置されている紙文書を１枚づつ読み取って、その紙文書を表す文書画像データを前記入力手段へ入力する画像読み取り手段を備え、
   前記画像読み取り手段は、
   読み取った紙文書を排紙するための１または複数の排紙トレイを有し、対応する文書画像データが前記書込み手段によって前記記憶手段へ書き込まれた紙文書と、対応する文書画像データが前記記憶手段へ書き込まれなかった紙文書とを、夫々異なる態様で前記１または複数の排紙トレイへ排紙する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
5. 文書のフォーマットに対して予め割り当てられた識別子と、起算点を表す起算点データと、保管期間を表す保管期間データと、を対応付けて格納した保管期限管理テーブルを記憶した記憶手段を有するコンピュータ装置に、
   処理対象文書を表す文書画像データに基づき、前記処理対象文書のレイアウトと当該処理対象文書に記載されている文字の少なくとも一方を解析して、当該処理対象文書のフォーマットを特定する第１のステップと、
   前記処理対象文書を表す文書画像データを解析して、その処理対象文書に保管期限が定められているか否かを判定する第２のステップと、
   前記第１のステップにて保管期限が定められていると判定された処理対象文書について、前記第２のステップによって特定された当該処理対象文書のフォーマットに割り当てられた識別子に対応づけて前記保管期限管理テーブルに格納された前記起算点データによって表される起算点、及び、前記保管期間データによって表される保管期間に基づいて保管期限を特定し、その保管期限が過ぎているか否かを判定する第３のステップと、
   前記文書画像データのうち、前記第２のステップにて保管期限が定められていないと判定された処理対象文書を表す文書画像データ、または、前記第２のステップにて保管期限が定められていると判定された処理対象文書であって、前記第３のステップにて保管期限が過ぎていないと判定された処理対象文書を表す文書画像データ、を記憶する第４のステップと、
   を実行させることを特徴とするプログラム。

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