JP2009094596A - 文書管理装置、文書管理プログラム、しおり画像付原稿生成装置、しおり画像付原稿生成プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】複数の原稿束をまとめて１つのスキャン原稿束として１工程でスキャンすると同時に、元の複数の原稿束単位で関連付けされた画像データファイルを作成することができる。
【解決手段】原稿画像をスキャンし、スキャンした原稿画像からしおり画像の有無を識別し、しおり画像有りと識別する毎に前記複数の原稿束単位で関連付けした画像データファイルを作成し、作成した画像データファイルを前記複数の原稿束単位で関連付けして記憶する。
【選択図】 図６

Description

本発明は、印刷物をスキャンして電子化するための文書管理装置、文書管理プログラム、しおり画像付原稿生成装置、しおり画像付原稿生成プログラムに関する。

近年、ペーパレス化の一環として、書類等を電子化することで、資源の削減やデータ管理の容易化を図っている。

この際、書類の電子化技術としては、パーソナルコンピュータ上で作成された文書等を紙面に打ち出す（印刷処理）代わりに、例えば、ＰＤＦフォーマット形式で生成された画像データファイル（以下、「ＰＤＦファイル」と称する）として記憶し、その記憶されたＰＤＦファイルを必要に応じてパーソナルコンピュータ上で呼び出してモニタに表示したり、画像形成装置を利用して画像形成処理（印刷処理）する文書管理装置が周知である。

この際、例えば、パーソナルコンピュータ上で作成された文書の任意のページと特定符号とを対応させたうえでＰＤＦファイルを生成・記憶し、その特定符号に対応する画像データファイルを検索・呼出を可能としたものも知られている（例えば、特許文献１参照）。

尚、上述した特定符号は、電子的なしおりとして利用し、必要な画像データファイルを素早く検索するために用いている。

また、このような文書管理装置には、原稿の一部をスキャンすると共に、その原稿の一部をしおりとして登録することで書類（原稿）の種別等を可能としたものも知られている（例えば、特許文献２参照）。

さらに、このような文書管理装置には、複写機・ファクシミリ・スキャナ或いはこれらを機能的に備えた複合機において、スキャンした原稿の画像データを画像形成処理用とは別に記憶したり、プリンタ或いはプリント機能を備えた複合機において、ネットワーク等で接続されたパーソナルコンピュータから出力された印刷データに含まれる画像データを画像形成処理用とは別に記憶する技術も知られている（例えば、特許文献３参照）。

また、原稿をスキャンして画像データとして記憶する際に、その原稿の属性情報を特性領域の画像データとして切り出して全体の画像データと関連付けして管理する技術も知られている。
特開平０６−２４３１７１号公報 特開２００１−０６９２７３号公報 特許３８７５２３５号公報 特許３６０４２８３号公報

ところが、上記の如く構成された文書管理装置にあっては、予めパーソナルコンピュータ上に文書データ等として記憶されている画像データやスキャンした画像データのバックアップ用や種別用としての技術であり、複数頁にわたる１つの原稿データや原稿束に対する処理を個別に行うことしかできなかった。

従って、文書データの無い印刷物において、複数種類の原稿束が存在していた場合に、これら複数の原稿束をまとめて（１工程で）スキャンすると同時に原稿束単位で画像データファイルを作成することは困難であるという問題が生じ、文書管理作業が煩雑化するという問題が生じていた。

そこで、本発明は、上記事情を考慮し、複数の原稿束をまとめて１工程でスキャンすると同時に原稿束単位で画像データファイルを作成することができる文書管理装置、文書管理プログラム、しおり画像付原稿生成装置、しおり画像付原稿生成プログラムを提供することを目的とする。

本発明の文書管理装置は、所定のしおり画像データを生成するしおり画像データ生成手段と、該しおり画像データ生成手段で生成されたしおり画像データに基づいてしおり画像を形成する画像形成手段と、原稿画像を読み取る画像読取手段と、該画像読取手段で読み取った各原稿画像から前記しおり画像の有無を識別するしおり画像識別手段と、該しおり画像識別手段でしおり画像有りと識別する毎に複数の原稿束単位で関連付けした画像データファイルを作成するファイル作成手段と、該ファイル作成手段で作成した前記画像データファイルを前記複数の原稿束単位で関連付けして記憶する画像データファイル記憶手段と、を備えていることを特徴とする。

また、本発明の文書管理プログラムは、原稿画像をスキャンするスキャンステップと、スキャンした原稿画像からしおり画像の有無を識別するしおり画像識別ステップと、しおり画像有りと識別する毎に複数の原稿束単位で関連付けした画像データファイルを作成する画像データファイル作成ステップと、作成した画像データファイルを前記複数の原稿束単位で関連付けして記憶するファイル記憶ステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とする。

さらに、本発明のしおり画像付原稿生成装置は、所定のしおり画像データを生成するしおり画像データ生成手段と、該しおり画像データ生成手段で生成されたしおり画像データに基づいてしおり画像を形成する画像形成手段と、を備えていることを特徴とする。

しかも、本発明のしおり画像付原稿生成プログラムは、所定のしおり画像データを生成するしおり画像生成ステップと、生成したしおり画像データに基づいてしおり画像を形成する画像形成ステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明によれば、複数の原稿束をまとめて１つのスキャン原稿束として１工程でスキャンすると同時に、元の複数の原稿束単位で関連付けされた画像データファイルを作成することができる。

次に、本発明の一実施形態に係る文書管理装置を画像形成装置に適用し、図面を参照して説明する。

図１は本発明の一実施形態に係る文書管理装置を備えた画像形成装置の正面図、図２は本発明の一実施形態に係る文書管理装置のブロック図、図３は本発明の一実施形態に係る文書管理装置を実行する制御回路部のブロック図、図４は本発明の一実施形態に係る文書管理装置に用いられるしおり画像付原稿の説明図、図５は本発明の一実施形態に係る文書管理装置の原稿処理の説明図、図６は本発明の一実施形態に係る文書管理装置の処理ルーチンの説明図、図７は本発明の一実施形態に係る文書管理装置の処理ルーチンのフロー図である。

（画像形成装置１の外観構成）
図１において、本発明の一実施形態に係る画像形成装置（複合機）１は、装置本体２の正面から引き出し可能な複数段（変更可能）の給紙カセット３，４，５，６と、複写機・ファクシミリ・スキャナの各種機能として原稿を読み取る際に使用する自動原稿送り装置（ＡＤＦ）７と、タッチパネル方式の表示パネル８と、テンキー等の操作ボタン群９と、表示パネル８と操作ボタン群９とで構成された操作部１０と、画像形成装置１を利用する際（プリンタ機能を除く）に社員証等のユーザ認証用カード（図示せず）等が挿入されるカード読取部１１と、カード式記録メディア（図示せず）等が挿入されるメディア読取部１２と、ＵＳＢメモリスティック（図示せず）等のＵＳＢコネクタが挿入されるＵＳＢポート部１３とを備えている。

（画像形成装置１の内部構成）
また、装置本体２の内部には、図２に示すように、画像形成処理全般に係わる各種制御プログラムを格納したＲＯＭ１４と、ＡＤＦ７等にセットされた原稿の画像を読み取る画像読取部（ＣＣＤ）１５と、ＲＯＭ１４に格納された各種制御プログラムに基づいて画像形成処理全般に係わる制御を実行する制御回路部（ＣＰＵ）１６と、画像形成装置１による画像形成処理の際（プリンタ機能・複写機能・ファクシミリ機能）の画像データを一時的に記憶する大容量ＨＤＤ等の画像データ記憶部１７と、画像データ記憶部１７に記憶された画像データに基づいて画像形成処理を実行すると共に本発明のしおり画像付原稿の画像形成処理を実行する画像形成部１８と、しおり画像付原稿を画像形成部１８で画像形成処理するためのしおり画像データを一時的に記憶するしおり画像データ記憶部１９と、画像読取部１５で読み取った原稿画像の画像データを画像形成処理のためとは別にパーソナルコンピュータ等で呼び出し可能な形式（例えば、ＰＤＦフォーマット形式やＪＰＧ・ＪＩＦ・ＢＭＰ形式等）で作成された画像データファイルとして記憶するための画像データファイル記憶部（例えば、ＨＤＤ）２０とを備えている。

ＲＯＭ１４には、上述した画像形成処理全般に係わる各種制御プログラムの他、本発明に係わる文書管理装置としてのしおり画像の作成としおり画像の識別、並びに、画像データファイルの作成・記憶・管理に関する制御プログラムが格納されている。これにより、ＲＯＭ１４と制御回路部１６とは、本発明に係わる文書管理プログラム並びにしおり画像付原稿生成プログラムを実行するマイクロコンピュータを構成している。

画像読取部１５は、図２では１つのみを図示しているが、画像形成装置１がモノクロ専用機である場合には１つ（グレースケール用）でよいが、画像形成装置１がフルカラー機の場合には、Ｒ（レッド）、Ｇ（グリーン）、Ｂ（ブルー）又はＹ（イエロー）、Ｍ（マゼンタ）、Ｃ（シアン）の三つが追加設置される。この際、これらの色情報を補正することも可能である。

制御回路部１６は、画像形成処理全般に係わる各種制御プログラムを実行する他、本発明に係わる文書管理装置としてのしおり画像の作成としおり画像の識別、並びに、画像データファイルの作成・記憶・管理に関する制御プログラムを実行する。

しおり画像データ記憶部１９は、画像データ記憶部１７とは別の記憶媒体、例えば、ＲＡＭ等の容量をある程度確保することができ、且つ、その処理も比較的早いＲＡＭ等が用いられている。尚、しおり画像データ記憶部１９には、画像データ記憶部１７に専用の領域を確保して兼用も良いし、ネットワーク接続されたプリントサーバ等のＨＤＤ（図示せず）や記録メディア読取部１２に挿入されたカード式記録メディア或いは、ＵＳＢポート１３に接続されたＵＳＢメモリスティック等の外部記憶メディアを利用しても良い。

画像データファイル記憶部２０は、画像データ記憶部１７に専用の領域を確保して兼用も良いし、ネットワーク接続されたプリントサーバ等のＨＤＤ（図示せず）や記録メディア読取部１２に挿入されたカード式記録メディア或いは、ＵＳＢポート１３に接続されたＵＳＢメモリスティック等の外部記憶メディアを利用しても良い。

（制御回路部１６の制御回路構成）
また、制御回路部１６は、図３に示すように、登録者情報取得手段２１、登録者情報管理手段２２、登録者情報識別手段２３、設定情報登録手段２４、しおり画像データ生成手段２５、しおり画像識別手段２６、日付獲得手段（タイマー）２７、画像データファイル格納場所指定手段２８、ファイル名作成カウンタ２９、ファイル作成手段３０、ファイル削除手段３１、ファイル転送手段３２、画像データファイルアクセスカウンタ３３、テーブル制御手段３４、メッセージ制御手段３５、を各種機能として実行する。

登録者情報取得手段２１は、カード読取部１１で読み取ったカード情報から登録者（操作者）に関するデータ（例えば、メールアドレス）を取得する。また、登録者情報取得手段２１は、取得した登録者情報を、ＲＯＭ１４に格納されたテーブルフォーマットに基づいて、画像データファイル記憶部２０に記憶する。

登録者情報管理手段２２は、画像データファイル記憶部２０に記憶した登録者情報を表示パネル８に表示して追加・変更等を行う。

登録者情報識別手段２３は、画像データファイル記憶部２０に記憶された登録者情報とカード読取部１１で読み取ったカード情報とを比較し、その比較結果を制御回路部１６に出力する。これにより、制御回路部１６は、登録者情報識別手段２３での比較結果に基づいて、画像形成装置１の機能全般にていてのユーザ制限やモード制限等を行う。

設定情報登録手段２４は、操作パネル８を利用した操作者によるしおり画像モードの選択に伴って設定されたしおり画像データの生成から画像データファイルの記憶に至る一連の設定情報を画像データファイル記憶部２０に記憶する。

しおり画像データ生成手段２５は、ＡＤＦ７に設置された原稿サイズ検出センサ（図示せず）で検出された原稿サイズや操作部１０で指定された転写紙サイズに応じた所定位置に、画像データファイル記憶部２０に記憶されたしおり画像に関する設定情報に基づいてしおり画像データを生成する。また、しおり画像データ生成手段２５は、その生成したしおり画像データを制御回路部１６を介してしおり画像データ記憶部１９に記憶させる。

これにより、図４に示すように、本発明のしおり画像付原稿Ｓには、例えば、原稿余白を考慮したうえで、しおり画像付原稿Ｓの上縁部付近にしおり画像付原稿Ｓの略全幅に跨って所定高さに帯状のしおり画像Ｆが画像形成される。この際、しおり画像Ｆは、例えば、原稿束ａの第１頁目のみを手差トレイ（図示せず）にセットし、その原稿第１頁目をしおり画像付原稿Ｓとしてその上縁余白部分に直接画像形成しても良い。

しおり画像識別手段２６は、画像読取部１５で読み取った原稿画像にしおり画像が付されているか否かを識別する。

日付獲得手段２７は、画像読取部１５で読み取った原稿画像に基づいて画像データファイル記憶部２０等に記憶するための画像データファイルの記憶名やアクセス日時等を管理する。

画像データファイル格納場所指定手段２８は、操作部１０を利用して画像データファイル記憶部２０を含めた記憶場所を指定する。

ファイル名作成カウンタ２９は、画像読取部１５で読み取った原稿画像に基づいて画像データファイル記憶部２０等に記憶するための画像データファイルのファイル名が重複しないように記憶名をカウントアップする。

ファイル作成手段３０は、画像読取部１５で読み取った原稿画像を画像データファイル記憶部２０等に記憶するために所定形式の画像データファイルを生成する。この際、ファイル作成手段３０は、画像読取部１５で読み取った原稿画像からしおり画像識別手段２６でしおり画像（しおり画像付原稿）有りと識別する毎に、即ち、先に識別したしおり画像付原稿から次に識別したしおり画像付原稿の手前の原稿までの各原稿画像を一つの原稿束として画像データファイルを生成する。また、ファイル作成手段３０は、記憶ファイル名として、日付獲得手段２７で獲得した日付とファイル名作成カウンタ２９で獲得した日付後の番号とを併用することにより、ファイル名からの追跡を容易に行うことができる。尚、ファイル名作成カウンタ２９のカウントアップについては、日付獲得手段２７で獲得した日付が変わった時点でリセットされる。

ファイル削除手段３１は、ファイル作成手段３０で作成された所定形式の画像データファイルを、操作パネル８に表示された一覧の指定に応じて画像データファイル記憶部２０等から削除する。

ファイル転送手段３２は、ファイル作成手段３０で作成された所定形式の画像データファイルを、操作パネル８に表示された一覧の指定に応じて画像データファイル記憶部２０等から他の指定メディア等に転送する。

画像データファイルアクセスカウンタ３３は、ファイル作成手段３０で作成された所定形式の画像データファイルのアクセス回数をカウントして操作パネル８に表示される一覧に反映させる。

テーブル制御手段３４は、ファイル作成手段３０で作成された所定形式の画像データファイルをＲＯＭ１４に格納されたテーブルフォーマットに基づいてファイル名・アクセス日時・アクセス回数・登録者等で関連付けして管理・制御する。

メッセージ制御手段３５は、ファイル作成手段３０で作成された所定形式の画像データファイルに関するメッセージ（ＲＯＭ１４に格納）を、表示パネル８に表示する。

（作用）
上記の構成において、例えば、図５に示すように、複数の原稿束（例えば、図５の上段に示す原稿束ａ，原稿束ｂ，原稿束ｃ）が存在していた場合、その各原稿束ａ，ｂ，ｃの先頭頁にしおり画像付原稿を差し込んでスキャン用の新たな原稿束（例えば、図５の中段に示す原稿束Ａ，原稿束Ｂ，原稿束Ｃ）とし、これら各原稿束Ａ，Ｂ，Ｃを１つのスキャン原稿束（例えば、図５の下段に示すスキャン原稿束Ｄ）としてまとめた状態でＡＤＦ７に設置し、そのスキャン原稿束Ｄを画像読取部１５で順次読み取ってしおり画像付原稿の有無に応じて原稿束単位、即ち、原稿束Ａ，Ｂ，Ｃ別の所定ファイル名（例えば、０７０３１６−１．ｐｄｆ／０７０３１６−２．ｐｄｆ／０７０３１６−３．ｐｄｆ）の画像データファイルを作成して画像データファイル記憶部２０に記憶することができる。

（実施例）
以下、本発明の具体的な実施例を、図６に基づいて説明する。尚、以下の説明では、画像形成装置１を複写機及びスキャナとして利用するが、ネットワーク経由で接続されたパーソナルコンピュータによるプリンタとしてもしおり画像の作成等を実行することができる。

操作者は、複数の原稿束Ａ，Ｂ，Ｃをまとめて１つのスキャン原稿束Ｄとして画像読取部１５で読み取った原稿画像を最終的に原稿束Ａ，Ｂ，Ｃ単位での画像データファイル（例えば、ＰＤＦファイル）として画像データファイル記憶部２０に記憶した後に、ＵＳＢスティックメモリ等に転送・記憶することができる。

具体的に、先ず、操作者は、操作部１０（表示パネル８）を操作してしおり画像モードを選択した後、しおり画像データの生成から画像データファイルの記憶に至る一連の条件を設定した後、しおり画像付原稿を取得する。

次に、操作者は、そのしおり画像付原稿を各原稿束ａ，ｂ，ｃの先頭頁に差し込んでその各原稿束の第１頁目とし、しおり画像付原稿を含めた新たな各原稿束Ａ，Ｂ，Ｃを１つのスキャン原稿束ＤとしてＡＤＦ７にまとめてセットする。

この状態から、操作者が操作部１０によってスキャン実行指令を出力すると、スキャナ機能を利用して１つのスキャン原稿束Ｄが画像読取部１５によって順次読み取られ、しおり画像の有無を識別する毎に、原稿束Ａ，Ｂ，Ｃの束単位（又は原稿束ａ，ｂ，ｃの束単位）での複数の画像データファイル（例えば、０７０３１６−１．ｐｄｆ／０７０３１６−２．ｐｄｆ／０７０３１６−３．ｐｄｆ）が作成されると共に、その各画像データファイルが画像データファイル記憶部２０に記憶される。

ここで、操作者は、各画像データファイル（又は任意のファイル）をＵＳＢメモリスティック等に転送したい場合には、ＵＳＢメモリスティックであればＵＳＢポート部１３に挿入した後に、操作部１０を利用して転送要求を行うことでファイル転送を行うことができる。

（制御回路部１６の制御ルーチン）
次に、このような画像データファイルの作成に関する制御回路部１６の制御ルーチンを図７に基づいて説明する。

（ステップＳ１）
ステップＳ１では、制御回路部１６は、しおり画像モード選択後にＡＤＦ７に１つのスキャン原稿束Ｄがセットされた状態で操作部１０のスタートボタン（スキャンスタートボタン）等が操作されることにより、ＡＤＦ７による原稿送り駆動並びに画像読取部１５による原稿読み取りを実行してステップＳ２へと移行する。

（ステップＳ２）
ステップＳ２では、制御回路部１６は、スキャン原稿束Ｄに対するしおり画像の存在を確認し、しおり画像があった場合にはステップＳ３へと移行し、しおり画像が無かった場合にはステップＳ４へと移行する。

（ステップＳ３）
ステップＳ３では、制御回路部１６は、しおり画像の存在により、原稿束Ａ，Ｂ，Ｃ単位での第１頁目であることを認識し、予め操作パネル８で設定されたしおり画像付原稿の画像データ化の有無が確認され、しおり画像付原稿をデータ化しない場合には原稿束Ａ，Ｂ，Ｃ単位での切れ目であることを認識したうえで次原稿、即ち、原稿束ａ，ｂ，ｃの先頭頁から画像データ化して画像データファイルを正式に作成するためにステップＳ１へとループし、しおり画像付原稿をデータ化する場合にはステップＳ６へと移行する。

（ステップＳ４）
ステップＳ４では、制御回路部１６は、しおり画像が存在しなかった原稿頁ではあるものの、その原稿頁がしおり画像モード選択後の最初の読み取り原稿頁、即ち、ＡＤＦ７にセットされたスキャン原稿束Ｄの全体の先頭頁であったか否かを判断し、スキャン原稿束Ｄの全体の先頭頁であった場合にはしおり画像付原稿と同じ扱いとするためにステップＳ６へと移行し、先頭頁でない２頁目以降であった場合にはステップＳ５へと移行する。

これにより、例えば、上述した３種類の原稿束Ａ，Ｂ，Ｃを１つのスキャン原稿束Ｄとしてまとめて画像データファイル作成処理を行う場合に、１つのスキャン原稿束Ｄの先頭頁にしおり画像付原稿が差し込まれている必要がなく、上述したしおり画像付原稿の作成の手間を省くことができる。また、１種類の原稿束のみで画像データファイルを作成する場合においても、しおり画像付原稿は無くても良いこととなる。

（ステップＳ５）
ステップＳ５では、制御回路部１６は、原稿束Ａ，Ｂ，Ｃの束単位での第２頁目以降又はスキャン原稿束Ｄの全体束単位での第２頁目以降の原稿頁であり、ステップＳ３でしおり画像付原稿のデータ化をしていない場合には画像データファイルの存在が無いことから、既に画像データファイルの１頁目の存在があるか否かが確認され、画像データファイルの１頁目の存在が無い場合にはステップＳ６へと移行し、画像データファイルの１頁目の存在がある場合には、既にファイル作成済み（作成中）のＰＤＦファイルが存在していることとなるためステップＳ７へと移行する。

（ステップＳ６）
ステップＳ６では、制御回路部１６は、画像読取部１５で読み取った原稿束Ａ，Ｂ，Ｃの第１頁目（或いは原稿束ａ，ｂ，ｃの先頭頁）をＰＤＦファイルの第１頁目を作成してステップＳ８へと移行する。

尚、ここで作成されたＰＤＦファイルには、例えば、０７０３１６−１．ｐｄｆ等のファイル名が自動的に作成される。

（ステップＳ７）
ステップＳ７では、制御回路部１６は、ＰＤＦファイルに順次読み込んだ画像データをＰＤＦファイルの第２頁目以降として追加頁を作成し、ステップＳ８へと移行する。

（ステップＳ８）
ステップＳ８では、制御回路部１６は、次に作成する原稿束又は追加する原稿頁が有るか否か（ＡＤＦ７に原稿があるか否か）を判断し、次原稿がある場合にはステップＳ１へとループし、次原稿がない場合には作成したＰＤＦファイルを確定して画像データファイル記憶部２０に記憶する。

（変形例）
ところで、上記実施の形態では、ＰＤＦファイルを利用し、各原稿束（例えば、原稿束Ａ／原稿束Ｂ／原稿束Ｃ）単位でファイル名（例えば、０７０３１６−１．ｐｄｆ／０７０３１６−２．ｐｄｆ／０７０３１６−３．ｐｄｆ）毎の画像データファイルを作成したものを開示したが、他の画像形式（例えば、ＪＰＧ・ＪＩＦ・ＢＭＰ形式等）を利用し、各原稿束（例えば、原稿束Ａ／原稿束Ｂ／原稿束Ｃ）単位で１つのフォルダ（例えば、０７０３１６−０１／０７０３１６−０２／０７０３１６−０３）を作成し、その各フォルダ毎に各原稿束の頁単位で対応した指定画像形式のファイル名（例えば、０７０３１６−０１−０１．ｊｐｇ／０７０３１６−０１−０２．ｊｐｇ／０７０３１６−０１−０３．ｊｐｇ・・・）の画像データファイルを作成・記憶・管理することも可能である。

尚、このようなフォルダ単位での画像データファイルの作成・記憶の場合、上記ステップＳ５，Ｓ６のルーチンは、フォルダ作成ルーチンとなる。

（データの管理・利用）
このようなしおり画像付きの原稿を利用して画像読取部１５で読み取った原稿は、例えば、図８に示すように、画像データファイル記憶部２０に登録者別にテーブル方式で記憶・管理される。

これにより、各操作者（又は管理者）は、カード読取部１１で読み取ったカード情報からユーザが特定されているため、画像データファイル作成直後或いは所望のタイミングにて操作者単位で画像データファイル記憶部２０に記憶された過去の画像データファイルを含めた一覧を、図９に示すように、ユーザ別ステーブル情報として表示パネル８に表示することができる。

この際、表示パネル８には、登録ファイル一覧８ａ、一覧アップボタン８ｂ、一覧ダウンボタン８ｃ、削除ボタン８ｄ、印刷ボタン８ｅ、転送ボタン８ｆ、表示ボタン８ｇ、一覧表示のキャンセルボタン８ｈが表示される。

操作者（又は管理者）は、例えば、表示パネル８のタッチスイッチ機能を利用して、所望の画像データファイルを指定することで、指定された画像データファイルに関する一覧部分が反転表示される。また、その指定された画像データファイルは、削除ボタン８ｄを操作すれば画像データファイル記憶部２０から削除され（図１０参照）、印刷ボタン８ｅを操作すれば画像形成処理（印刷設定画面表示後）が実行され、転送ボタン８ｆを操作すれば転送処理（メディア指定画面表示後等）が実行され、表示ボタン８ｇを操作すれば表示パネル８に頁単位等での縮小表示が実行される。

（データの削除）
ところで、画像データファイルは、上述したように、削除ボタン８ｄの操作によって操作者が自ら操作パネル８を利用してデータ削除することができるが、ユーザ単位等で古くて利用回数の少ない又は所定期間（例えば、３ヶ月）利用されていない画像データファイルを、日付獲得手段２７や画像データファイルアクセスカウンタ３３を利用して削除することによって、画像データファイル記憶部２０の領域を確保することができる。

例えば、上述した画像データファイルの作成・記憶処理直後に表示パネル８にユーザ別ステーブル情報が表示されている際、画像データファイルを利用するためにユーザ認証用カードをカード読取部１１に挿入して表示パネル８にユーザ別ステーブル情報を表示させた際、画像データファイルを利用するためにネットワーク接続したパーソナルコンピュータのモニタにユーザ別ステーブル情報を表示させた際等、図１１に示すように、操作者によってユーザ別テーブル情報表示要求等がなされると、表示パネル部８（又はパーソナルコンピュータ）にユーザ別テーブル情報が送信される。

制御回路部１６は、操作者によって表示パネル８（又はパーソナルコンピュータのモニタ）に示したユーザ別ステーブル情報表示を利用して所望の画像データファイルの削除・印刷・転送等を行うためのアクセス要求があると、日付獲得手段２７及び画像データファイルアクセスカウンタ３３を利用してテーブル制御手段３４によって最終アクセス日時並びにアクセス回数を更新させると共に、アクセス要求に応じた処理を実行する。

一方、制御回路部１６は、このようなファイル転送や印刷等のアクセス要求処理を実行すると、日付獲得手段２７のタイマー機能を利用してテーブル制御手段３４によってアクセス情報の分析を行い、例えば、現在から３ヶ月以上前の間といった所定期間アクセス要求が無かったファイルを検索する。

そして、制御回路部１６は、このような所定期間アクセス要求が無かった画像データファイルの削除処理を操作者に促すため、図１２に示すように、表示パネル８に削除画面を表示する。

この削除画面には、例えば、登録者表示部８ｉ、削除対象ファイル名表示部８ｊ、ＯＫボタン８ｋ、ＮＯボタン８ｍが削除メッセージと共に表示される。

操作者は、このメッセージを確認し、不用と思われる画像データファイルの場合にはＯＫボタン８ｋを押下して画像データファイル記憶部２０から削除し、必要であればＮＯボタン８ｍを押下して引き続き画像データファイル記憶部２０に記憶しておく。

この際、制御回路部１６は、所定期間経過しても必要であると指定された画像データファイルに関して、次回以降（例えば、翌日等）において同様の削除対象とならないように、最終アクセス日時並びにアクセス回数を更新する。

尚、制御回路部１６は、このような削除対象のファイルに関して、ＵＳＢメモリスティック等のメディアへの転送を１度も行っていないファイルの場合には、所定期間アクセス要求が無くても削除対象から除外したり、他のメディアへの記憶を促した後に削除メッセージを表示させても良い。また、ファイルの削除と同時に、登録者へ削除データを強制的に送信（ネットワーク経由でのパーソナルコンピュータへの配信や電子メールを利用しての添付ファイル等）して、バックアップ体制を確保しても良い。

これにより、不要と思われるデータを自動的に選択することができるので、登録者は画像データファイルに関する要／不要の判定を容易に行うことができ、ファイル管理の簡素化を実現することができる。

尚、このような削除要求は、上述した表示パネル８にユーザ別ステーブル情報を表示している時のみならず、例えば、画像形成装置１を利用するためにユーザ認証用カードをカード読取部１１に挿入した際に、該当するユーザの画像データファイルに対して行うこともできる。

このように、本発明の文書管理装置によれば、印刷物（原稿束）しかないものを複数種類（複数束）まとめてスキャンして電子化する際に、しおり画像付原稿を出力し、そのしおり画像付原稿を各原稿束の第１頁目として差し込むことにより、しおり画像を判別しながら複数の原稿束に対応した画像データファイルを一括して作成・記憶することができ、画像データファイルの管理を容易に実現することができる。

ところで、上記実施の形態では、本発明の文書管理装置を画像形成装置としての複合機に適用して説明したが、例えば、複写機やスキャナ等の専用機のように、スキャナ機能を備えたもの、或いは、スキャナ機能を利用したパーソナルコンピュータ等、各種データ管理装置全般に適用することができることは勿論である。

本発明の一実施形態に係る文書管理装置を備えた画像形成装置の正面図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置のブロック図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置を実行する制御回路部のブロック図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置に用いられるしおり画像付原稿の説明図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置の原稿処理の説明図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置の処理ルーチンの説明図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置の処理ルーチンのフロー図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置のテーブル情報の一例の説明図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置のテーブル情報表示例の説明図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置のテーブル情報表示例の他の説明図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置の削除ルーチンの説明図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置の削除案内表示例の説明図である。

符号の説明

１…画像形成装置（複合機）
８…表示パネル
１４…ＲＯＭ
１５…画像読取部（ＣＣＤ）
１６…制御回路部（ＣＰＵ）
１８…画像形成部
２０…画像データファイル記憶部
２５…しおり画像データ生成手段
２６…しおり画像識別手段
３０…ファイル作成手段

Claims (4)

1. 所定のしおり画像データを生成するしおり画像データ生成手段と、該しおり画像データ生成手段で生成されたしおり画像データに基づいてしおり画像を形成する画像形成手段と、原稿画像を読み取る画像読取手段と、該画像読取手段で読み取った各原稿画像から前記しおり画像の有無を識別するしおり画像識別手段と、該しおり画像識別手段でしおり画像有りと識別する毎に複数の原稿束単位で関連付けした画像データファイルを作成するファイル作成手段と、該ファイル作成手段で作成した前記画像データファイルを前記複数の原稿束単位で関連付けして記憶する画像データファイル記憶手段と、を備えていることを特徴とする文書管理装置。
2. 原稿画像をスキャンするスキャンステップと、スキャンした原稿画像からしおり画像の有無を識別するしおり画像識別ステップと、しおり画像有りと識別する毎に複数の原稿束単位で関連付けした画像データファイルを作成する画像データファイル作成ステップと、作成した画像データファイルを前記複数の原稿束単位で関連付けして記憶するファイル記憶ステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
3. 所定のしおり画像データを生成するしおり画像データ生成手段と、該しおり画像データ生成手段で生成されたしおり画像データに基づいてしおり画像を形成する画像形成手段と、を備えていることを特徴とするしおり画像付原稿生成装置。
4. 所定のしおり画像データを生成するしおり画像生成ステップと、生成したしおり画像データに基づいてしおり画像を形成する画像形成ステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とするしおり画像付原稿生成プログラム。

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