JP2007334384A

JP2007334384A - 情報処理装置及び情報処理プログラム

Info

Publication number: JP2007334384A
Application number: JP2006161861A
Authority: JP
Inventors: Nobuyuki Takeo; 信行竹尾
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2006-06-12
Filing date: 2006-06-12
Publication date: 2007-12-27

Abstract

【課題】適切な関与権限の設定が可能となる情報処理装置及び情報処理プログラムを提供する。
【解決手段】組織監視部２４が、情報処理への関与者に変更が有ったか否かを監視し、変更が有った場合は、関与管理部２６が転出または新規参加する関与者の引継期間を算出する。また、関与管理部２６は、転出または新規参加する関与者に、引継内容に基づいた関与権限を付与する。以上のようにして設定された転出者及び新規参加者の関与権限により、作業組織において担当される情報処理に関し、転出者及び新規参加者が引継に必要な情報を取得することができる。
【選択図】図２

Description

本発明は、情報処理装置及び情報処理プログラムに関する。

従来より、会社等における各部署の業務に対応して、所定の情報処理を担当する作業組織を設定し、構成メンバーに当該作業組織における情報処理の権限を与えて必要な情報処理作業を実施する情報管理システムが提案されている。

このような情報管理システムにおいては、構成メンバーに移動等の変更が生じた場合に、業務を引き継ぐための手段が必要となる。このため、例えば下記特許文献１には、所属組織が変更になったときに業務引継作業などを円滑に行える情報管理システムが開示されている。
特開２００１−５１９０２号公報

しかし、上記従来の技術においては、情報処理への関与者の関与権限に限定条件がなく、引継の期間中、作業組織が担当する情報処理の全ての情報に関与でき、情報漏洩の可能性が高くなるという問題があった。

本発明は、上記従来の課題に鑑みなされたものであり、その目的は、適切な関与権限の設定が可能となる情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することにある。

上記目的を達成するために、本発明は、情報処理装置であって、情報処理を担当する作業組織において、前記情報処理への関与者の変更を監視する組織監視手段と、前記組織監視手段が、前記関与者の変更を検知した場合に、前記情報処理への関与者、前記関与者毎の関与可能期間及び前記関与者毎の関与権限を設定する関与管理手段と、を備えることを特徴とする。

また、上記情報処理装置において、前記関与者は、前記作業組織に所属する個人または個人の集合としてのグループであるのが好適である。

また、上記情報処理装置において、前記関与管理手段は、前記情報処理の内容毎に前記関与可能期間を設定するのが好適である。

また、上記情報処理装置において、前記関与管理手段は、変更前の関与者の発言数に応じて前記関与可能期間を設定することを特徴とする。

また、上記情報処理装置において、前記関与管理手段は、前記情報処理の引継内容に基づいて前記関与者の関与権限を設定するのが好適である。

また、上記情報処理装置において、前記関与管理手段は、前記関与者毎に前記関与権限を段階的に変更するのが好適である。

また、上記情報処理装置において、前記関与管理手段は、変更前の関与者の情報処理への関与の程度が所定程度より少ない場合に、前記関与者の関与権限を取り消すことを特徴とする。

また、上記情報処理装置において、前記関与管理手段は、前記各作業組織において関与者に変更が生じた場合に、各関与者が担当する情報処理の内容を引き継ぐための引継手段を提供するのが好適である。

また、上記情報処理装置において、前記引継手段は、引継作業専用に臨時に提供され、引継終了後所定の時点で前記引継手段が保持する情報が消去されるのが好適である。

また、本発明は、情報処理を担当する作業組織において、前記情報処理への関与者の変更を監視し、前記関与者の変更を検知した場合に、前記情報処理への関与者及び前記関与者毎の関与可能期間を設定する処理をコンピュータに実行させる情報処理プログラムであることを特徴とする。

本発明によれば、引継関与者に適切な関与権限の設定が可能となる。

また、情報処理の内容毎に適切な関与可能期間及び関与権限を設定することができる。

また、引継手段の提供により、引継作業に起因する情報漏洩を防止できる。

以下、本発明を実施するための最良の形態（以下、実施形態という）を、図面に従って説明する。

図１には、本発明にかかる情報処理装置の構成例が示される。図１において、情報処理装置は、ＣＰＵ（中央処理装置）１０、ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）１２、記憶装置１４、操作部１６、表示部１８及び通信インタフェース２０を含んで構成されている。

ＣＰＵ１０は、記憶装置１４に格納されたプログラムを実行し、情報処理装置の動作を制御するプロセッサである。

ＲＡＭ１２は、ＣＰＵ１０の作業用メモリ（主記憶装置）として機能する読み書き可能な揮発性メモリである。

記憶装置１４は、リードオンリーメモリ、ハードディスク装置等により構成されたコンピュータ読み取り可能な不揮発性の記憶媒体であり、ＣＰＵ１０が実行するプログラムやデータ等を記憶する。

操作部１６は、キーボード、タッチパネル等で構成され、ＣＰＵ１０が行う制御動作に必要な指示情報をユーザが入力するために使用される。

表示部１８は、例えば液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）等で構成され、所定の情報を表示する。

通信インタフェース２０は、ユーザが所定の情報処理を行うために使用する、パーソナルコンピュータ等の情報処理機器との間で情報の送受信処理を行う。

図２には、本実施形態にかかる情報処理装置の各機能を表す機能ブロック図が示される。図２において、情報処理装置は、情報処理制御部２２、組織監視部２４、関与管理部２６、グループ情報管理部２８、通信部３０、関与者記憶部３２、処理情報記憶部３４及び引継情報記憶部３６の各機能を含んで構成されている。

情報処理制御部２２は、ＣＰＵ１０により実現され、情報処理装置において文書編集、画像処理その他の所定の情報処理を行う。また、情報処理制御部２２は、上記情報処理を担当する作業組織を設定する。この作業組織は所定の関与者により構成され、情報処理制御部２２は、関与者からの情報処理操作を受け付けて、上記情報処理を実行する。ここで、上記関与者には、上記作業組織に所属して情報処理に携わる個人または当該個人の集合としてのグループが含まれる。また、情報処理制御部２２は、上記作業組織の情報処理作業に使用するための作業領域をＲＡＭ１２上に確保し、表示部１８に作業用のページとして表示する。なお、この作業ページは、各関与者が使用するパーソナルコンピュータ等の情報処理機器に表示する構成としてもよい。この場合には、通信部３０を介して必要なデータの送受信を行う。上記作業領域に存在するデータは、所定の時点で記憶装置１４にコピーされる。

組織監視部２４は、ＣＰＵ１０により実現され、上記情報処理を担当する作業組織において、情報処理への関与者の変更を監視する。

関与管理部２６は、ＣＰＵ１０により実現され、上記作業組織において各情報処理に関与する関与者が誰であるかを管理する。また、組織監視部２４が、作業組織における関与者の変更を検知した場合に、当該作業組織が担当する情報処理に関与できる関与者、関与者毎の関与可能期間及び関与者毎の関与権限を設定する。

グループ情報管理部２８は、ＣＰＵ１０により実現され、上記グループに所属する個人（構成員）が誰であるかを管理する。このグループの構成員に関する情報は、記憶装置１４に格納してもよいし、外部のデータベースから通信部３０を介して受け取ってもよい。

通信部３０は、通信インタフェース２０により実現され、関与者の情報処理機器と通信を行い、情報処理に必要なデータのやり取りを行う。

関与者記憶部３２は、ＲＡＭ１２及び記憶装置１４により実現され、上記作業組織における情報処理への関与者を記憶する。

処理情報記憶部３４は、ＲＡＭ１２及び記憶装置１４により実現され、上記作業組織において処理される情報を記憶する。

引継情報記憶部３６は、ＲＡＭ１２及び記憶装置１４により実現され、組織監視部２４が情報処理への関与者の変更を検知した場合に、各関与者が担当する情報処理の内容を引き継ぐための情報を記憶する。この情報には、例えば引き継ぎを行う関与者、その関与者に与えられる関与権限及び引継ぎ期間等が含まれる。

図３には、上記グループ情報管理部２８により管理されるグループの構成員に関するデータベースの例が示される。図３において、各グループは、グループを識別するための識別情報（グループＩＤ）と、各グループに所属する個人の識別情報（個人ＩＤ）により、各グループ毎の構成メンバーが示されている。また、削除フラグは、当該グループが関与者となっている作業組織から転出し、グループの構成メンバーではなくなった個人を表す標識である。この削除フラグにより、作業組織から転出したグループの構成メンバーの情報を履歴データとして保持することができる。

図４には、上記関与者記憶部３２の記憶内容の例が示される。図４において、タスクＩＤにより作業組織における情報処理の種類が識別され、個人ＩＤにより各情報処理に関与する個人が識別される。また、この関与者である個人が所属するグループの識別情報（グループＩＤ）が各個人毎に示されている。なお、同一の個人であっても、個人及びグループ構成員の両方の資格で情報処理の関与者となることも可能である。図４の例では、個人ＩＤがＵ１の者が個人の資格（グループＩＤがＮｕｌｌ）及びグループの構成員の資格（グループＩＤがＧ１）の両方の資格を有している。また、各個人毎に関与権限が設定されており、情報処理において関与できる情報が決められている。この関与権限には、作業組織における地位・役割に関する情報を含めてもよい。また、変更フラグは、情報処理への関与者としての立場に変更が生じる予定が有る個人を表す標識である。変更フラグの値が１である場合には、変更の種類を示す引継タイプに、転出の場合「ＯＵＴ」、新規参加の場合「ＩＮ」が記載される。

なお、上記関与権限は、情報処理において関与できる情報に限らず、様々な情報を格納しているファイルまたはファイルを格納しているフォルダにアクセスする権限としてもよい。

図５には、上記処理情報記憶部３４の記憶内容の例が示される。図５において、タスクＩＤにより作業組織における情報処理の種類が識別され、そのタスクＩＤ毎に処理される情報の内容が格納される。なお、この処理される情報の内容には、担当の関与者が作成した文書数、メール送信数等を当該関与者の発言数として格納してもよい。この発言数に応じて関与者変更時の引継作業における引継期間、関与権限等を決定すれば、関与の程度に応じた引継作業の条件を設定できる。

図６には、上記引継情報記憶部３６の記憶内容の例が示される。図６において、タスクＩＤにより作業組織が担当する情報処理の種類が示され、この情報処理の種類毎に変更される関与者が個人ＩＤにより示されている。また、各関与者は、所属するグループがグループＩＤで示されている。なお、個人で作業組織に所属している場合は、グループＩＤがＮｕｌｌとなる。また、各関与者毎に引継ぎタイプも示されており、「ＩＮ」の場合は当該作業組織への新規参加者を、「ＯＵＴ」の場合は転出者を示している。これらの各関与者には、それぞれ引継ぎにかかる情報処理の内容毎に関与権限が設定されており、情報処理において関与できる情報が決められている。また、引継期間として引き継ぎの開始日及び終了日が設定されている。この引継期間外では、情報処理装置が引継処理を実行しないように構成されている。

図７、図８には、本実施形態にかかる情報処理装置の動作例のフローが示される。図７、図８において、組織監視部２４が、上記情報処理を担当する作業組織において、情報処理への関与者に変更が有ったか否かを監視しており（Ｓ１０１）、変更が有った場合は、その変更の内容が作業組織からの関与者の転出であるか否かを確認する（Ｓ１０２）。ここで、関与者の変更は、例えば所定の関与権限を有する管理者である関与者が、操作部１６からまたはパーソナルコンピュータ等の情報処理機器から通信部３０を介して情報処理装置に変更情報を入力することにより行う。関与管理部２６は、この変更情報に基づき、図４に示される関与者記憶部３２に変更フラグを立てる（値を１とする）ことにより関与者の変更を表示する。なお、関与管理部２６は、関与者記憶部３２の記憶内容を参照し、各関与者の関与権限に含まれる地位・役割に基づいて、上記変更に伴う引継作業の対象となる関与者を追加するように構成してもよい。

Ｓ１０２において、関与者の変更が転出であった場合には、関与管理部２６が転出する関与者の引継期間を算出する（Ｓ１０３）。この引継期間は、例えば情報処理の内容の複雑さ、情報量の多さ等を考慮し、情報処理の内容毎に設定するのが好適である。また、転出する関与者が扱っていた情報量、当該関与者の作成した文書の数やメール送信数等の発言数、当該関与者の地位・役割等に応じて所定の演算式に従い算出するのも好適である。上記発言数は、処理情報記憶部３４に格納されたデータを読み出して使用する。例えば発言数が多いと引継ぎ内容が多いと判断して引継ぎ期間を延長する。あるいは、発言数が少ないと引継ぎに必要な資料が不足していると判断して引継ぎ期間を延長し、発言数の増加に伴い引き継ぎ期間を短縮してもよい。また、当該関与者が所属する作業組織の開始日時からの経過時間または作業組織の終了期限に応じて引継期間を算出してもよい。さらに、所定の関与権限を有する管理者の指示に基づいて決定してもよい。

また、Ｓ１０２において、関与者の変更が転出であった場合には、当該個人の引継タイプを「ＯＵＴ」とし（Ｓ１０４）、上記Ｓ１０３で算出した引継期間とともに関与管理部２６が引継情報記憶部３６の記憶内容を更新する。なお、引継期間は、引継作業の開始日及び終了日により表示する。

上記Ｓ１０２において、関与者の変更が転出でない場合には、関与管理部２６が新規参加する関与者の引継期間を算出する（Ｓ１０５）。この引継期間の算出は、上記Ｓ１０３と同様にして行う。

また、Ｓ１０２において、関与者の変更が転出でない場合には、関与管理部２６が当該個人の引継タイプを「ＩＮ」とし（Ｓ１０６）、上記Ｓ１０５で算出した引継期間とともに関与管理部２６が引継情報記憶部３６の記憶内容を更新する。

次に、関与管理部２６が引継情報記憶部３６から各個人毎に引継タイプを読み出して判定する（Ｓ１０７）。引継タイプが「ＯＵＴ」である場合には（Ｓ１０８）、引き継ぎの開始日が経過しているか否かを判定し（Ｓ１０９）、経過している場合には、該当関与者すなわち転出する個人に対して引継内容に基づいた関与権限を付与する。この関与権限は、転出者として引継に必要となる範囲の情報への関与を可能とするものである。設定された関与権限は、引継情報記憶部３６に記憶される（Ｓ１１０）。

なお、上記転出する個人に対して付与される関与権限は、当該個人が関与者として情報処理に関与していた程度に応じて決定するように構成してもよい。すなわち、関与の程度が所定程度より低い場合、例えば前述した処理情報記憶部３４に格納された発言数に基づき、発言数が所定数より少ない場合には、関与の程度が低いと判断して引継期間における関与権限を取り消す。また、関与の程度が所定程度より高い場合、例えば上記発言数が所定数より多い場合には、その発言数に対応して関与権限の範囲（関与できる情報の範囲）を大きくするように構成する。

一方、Ｓ１０８において引継タイプが「ＯＵＴ」でない場合には、該当関与者を新規参加者と判断し、新規参加者に引継内容に基づいた関与権限を付与する。この関与権限は、新規参加者として引継に必要となる範囲の情報への関与を可能とするものである。この関与権限も引継情報記憶部３６に記憶される（Ｓ１１１）。

以上のようにして設定された転出者及び新規参加者の関与権限により、作業組織において担当される情報処理に関し、転出者及び新規参加者が適切な情報を取得することができるので、当事者間で必要な引継作業が実施可能となる。

次に、関与管理部２６は、引継情報記憶部３６に記憶されている引き継ぎの終了日が経過しているか否かを判定し（Ｓ１１２）、経過している場合には、該当関与者の関与権限を変更する（Ｓ１１３）。

すなわち、転出者は、当該作業組織が担当する情報処理に関与する権限を縮小されまたは失う。関与権限の縮小には、例えば情報処理のオブザーバとして、関連する情報の閲覧のみ可能とする、あるいは当該転出者が関与者であったときに作成された情報の閲覧のみ可能とする等の構成が好適である。また、引継期間の間に段階的に関与権限を縮小する構成としてもよい。

また、新規参加者には、作業組織における新たな情報処理への関与者として、その役割に応じた関与権限が付与される。この関与権限は、例えば新規参加者の地位・役割から予め規定されたテーブルにより決定してもよい。この場合、上記引継期間の間に段階的に関与権限を拡大する構成としてもよい。関与管理部２６は、関与者記憶部３２に新規参加者のデータを追加する。これにより、新規参加者は作業組織における情報処理に新たな関与権限に基づいて関与することができる。

以上の動作の後、グループ情報管理部２８が、上記転出者について図３に示されたグループの構成員に関するデータベースの削除フラグをたて（フラグの値を１とする）、グループの構成メンバーではなくなったことを記録する。

図９には、本実施形態にかかる情報処理装置の他の動作例のフローが示される。図９では、上述した引継作業を実施するための作業領域をＲＡＭ１２に確保する動作の例が示されている。図９において、組織監視部２４が、情報処理を担当する作業組織において、情報処理への関与者に変更が有ったか否かを監視している（Ｓ２０１）。関与者に変更が有った場合は、関与管理部２６がＲＡＭ１２に引継作業専用の作業領域が確保されているか否かを確認する（Ｓ２０２）。引継作業専用の作業領域が確保されていない場合には、関与管理部２６が情報処理制御部２２に、ＲＡＭ１２上に引継作業専用の作業領域を確保させる（Ｓ２０３）。この引継作業専用の作業領域が本発明の引継手段に相当する。引継作業専用の作業領域も、表示部１８または各関与者の情報処理機器に作業用のページとして表示する。

次に、関与管理部２６は、引き継ぎが必要な情報と引き継ぎを行う関与者を上記引継作業専用の作業領域に登録する（Ｓ２０４）。

以上により、引き継ぎを行う関与者は、引き継ぎが発生している作業組織が使用する情報処理用の作業領域とは別に、引継作業専用の作業領域を使用して引き継ぎを行うことができる。また、引継作業終了後は、所定の時点で引継作業専用の作業領域が保持する情報を消去する。このため、引き継ぎに使用しない情報が漏洩することを防止できる。

なお、作業組織に属する複数のグループで引き継ぎが発生している場合、あるいは複数の作業組織で引き継ぎが発生している場合であって、当該引き継ぎを行う関与者に同一人が含まれるときには、上記引継作業専用の作業領域を複数のグループまたは複数の作業組織に関連付けて、共通して使用できるように構成するのが好適である。

本発明にかかる情報処理装置の構成例を示す図である。本発明にかかる情報処理装置の各機能を表す機能ブロック図である。グループの構成員に関するデータベースの例を示す図である。本発明にかかる関与者記憶部の記憶内容の例を示す図である。本発明にかかる処理情報記憶部の記憶内容の例を示す図である。本発明にかかる引継情報記憶部の記憶内容の例を示す図である。本実施形態にかかる情報処理装置の動作例のフロー図である。本実施形態にかかる情報処理装置の動作例のフロー図である。本実施形態にかかる情報処理装置の他の動作例のフロー図である。

符号の説明

１０ＣＰＵ、１２ＲＡＭ、１４記憶装置、１６操作部、１８表示部、２０通信インタフェース、２２情報処理制御部、２４組織監視部、２６関与管理部、２８グループ情報管理部、３０通信部、３２関与者記憶部、３４処理情報記憶部、３６引継情報記憶部。

Claims

情報処理を担当する作業組織において、前記情報処理への関与者の変更を監視する組織監視手段と、
前記組織監視手段が、前記関与者の変更を検知した場合に、前記情報処理への関与者、前記関与者毎の関与可能期間及び前記関与者毎の関与権限を設定する関与管理手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
請求項１記載の情報処理装置において、前記関与者は、前記作業組織に所属する個人または個人の集合としてのグループであることを特徴とする情報処理装置。
請求項１または請求項２記載の情報処理装置において、前記関与管理手段は、前記情報処理の内容毎に前記関与可能期間を設定することを特徴とする情報処理装置。
請求項３記載の情報処理装置において、前記関与管理手段は、変更前の関与者の発言数に応じて前記関与可能期間を設定することを特徴とする情報処理装置。
請求項１から請求項４のいずれか一項記載の情報処理装置において、前記関与管理手段は、前記情報処理の引継内容に基づいて前記関与者の関与権限を設定することを特徴とする情報処理装置。
請求項５記載の情報処理装置において、前記関与管理手段は、前記関与者毎に前記関与権限を段階的に変更することを特徴とする情報処理装置。
請求項５記載の情報処理装置において、前記関与管理手段は、変更前の関与者の情報処理への関与の程度が所定程度より少ない場合に、前記関与者の関与権限を取り消すことを特徴とする情報処理装置。
請求項１から請求項７のいずれか一項記載の情報処理装置において、前記関与管理手段は、前記各作業組織において関与者に変更が生じた場合に、各関与者が担当する情報処理の内容を引き継ぐための引継手段を提供することを特徴とする情報処理装置。
請求項８記載の情報処理装置において、前記引継手段は、引継作業専用に臨時に提供され、引継終了後所定の時点で前記引継手段が保持する情報が消去されることを特徴とする情報処理装置。
情報処理を担当する作業組織において、前記情報処理への関与者の変更を監視し、
前記関与者の変更を検知した場合に、前記情報処理への関与者及び前記関与者毎の関与可能期間を設定する処理をコンピュータに実行させることを特徴とする情報処理プログラム。