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WO2018003674A1 - 情報処理装置、表示方法およびプログラム - Google Patents

情報処理装置、表示方法およびプログラム Download PDF

Info

Publication number
WO2018003674A1
WO2018003674A1 PCT/JP2017/023125 JP2017023125W WO2018003674A1 WO 2018003674 A1 WO2018003674 A1 WO 2018003674A1 JP 2017023125 W JP2017023125 W JP 2017023125W WO 2018003674 A1 WO2018003674 A1 WO 2018003674A1
Authority
WO
WIPO (PCT)
Prior art keywords
data
invoice
format
bill
status
Prior art date
Application number
PCT/JP2017/023125
Other languages
English (en)
French (fr)
Inventor
手島太郎
Original Assignee
Ｂａｎｋ Ｉｎｖｏｉｃｅ株式会社
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Ｂａｎｋ Ｉｎｖｏｉｃｅ株式会社 filed Critical Ｂａｎｋ Ｉｎｖｏｉｃｅ株式会社
Priority to JP2018525125A priority Critical patent/JPWO2018003674A1/ja
Publication of WO2018003674A1 publication Critical patent/WO2018003674A1/ja
Priority to US16/236,273 priority patent/US20190139108A1/en

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Classifications

    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q30/00—Commerce
    • G06Q30/04—Billing or invoicing

Definitions

  • a technology that enables browsing of business documents (for example, bills) of the entire company or the entire corporate group and unified management of the information is known.
  • a first storage unit that stores user information in which user identification information for identifying a user and at least one unique information are associated with each user, unique information stored in the first storage unit, and user identification And storing business document information including user specifying information of the first user included in the user information stored in the first storage unit and a generation unit that generates a code for each user based on a predetermined rule using the information And receiving a request for access to business document information from a second user whose user information is stored in the first storage unit, a first code of the first user, It is determined whether or not the second codes of the two users match, and if the first code and the second code match, the first user stored in the second storage unit creates To business document information A processing unit to grant access rights to said second user, the information processing apparatus including a is known.
  • the present invention aims to achieve both simplification of the system configuration and enabling customization.
  • FIG. 1 is a diagram illustrating a bill management system according to an embodiment.
  • the bill management device 1 is connected to the terminal devices 2a, 2b, and 2c via a network such as the Internet or a dedicated line.
  • the terminal device 2a is a company A
  • the terminal device 2b is a company B
  • the terminal device 2c is a company C
  • the terminal devices 2a, 2b, and 2c are devices that are arranged in accounting departments of different companies.
  • Examples of the terminal devices 2a, 2b, and 2c include a desktop PC, a notebook PC, a tablet terminal, and a smartphone.
  • the bill management apparatus 1 and the terminal apparatuses 2a, 2b, and 2c are implemented with a Web program.
  • the terminal devices 2a, 2b, and 2c exchange bill data related to bills with the bill management apparatus 1 via a Web browser.
  • the exchange of bill data is exemplified, but the bill is an example of a business document, and the present invention is not limited to the exchange of bills.
  • Other examples of business documents include, for example, quotations, order forms, electronic medical records, prescriptions, and the like.
  • the invoice management system 10 will be described as being used by accounting personnel of Company A, Company B, and Company C.
  • the bill management device 1 displays a login screen on a monitor connected to the terminal device 2a.
  • the accountant can log in to the service provided by the bill management apparatus 1 by entering the e-mail address and password on the login screen.
  • the e-mail address is an example of identification information for identifying an accountant.
  • the terminal devices 2a, 2b, and 2c can execute, via the invoice management device 1, processing related to invoice data obtained by digitizing the original invoice after login.
  • processing types include creation, transmission / reception, browsing, and editing of bill data.
  • the accounting officer of company A issues an invoice to company B
  • the accounting officer of company A operates the terminal device 2a, and the billing address is displayed on the management screen displayed after login. Create an invoice for B.
  • invoice data specifying the mail address of the accounting staff (recipient) of company B is transmitted to the destination of the created invoice.
  • the bill management apparatus 1 stores the transmitted bill data.
  • the invoice data is not directly exchanged between the terminal devices 2a, 2b, and 2c, but all the invoice data created by the terminal devices 2a, 2b, and 2c and transmitted to the invoice destination is the invoice management device 1. Is stored and handled like shared data.
  • the bill management apparatus 1 gives the terminal devices 2a, 2b, and 2c authority to view and edit bill data as necessary. In this way, the original bill itself can be digitized and processed electronically. Therefore, it is possible to save the trouble of managing and storing bills using paper or PDF.
  • FIG. 2 is a diagram illustrating an example of a screen displayed on the terminal device after login.
  • the management screen 110 illustrated in FIG. 2 is an example of a screen displayed on the terminal device 2a.
  • the accountant can create, issue, view, edit, etc. invoice data as if it were mail software.
  • FIG. 3 is a diagram illustrating a hardware configuration of the bill management apparatus according to the embodiment.
  • the invoice management apparatus 1 is entirely controlled by a CPU (Central Processing Unit) 101.
  • a RAM (Random Access Memory) 102 and a plurality of peripheral devices are connected to the CPU 101 via a bus 108.
  • the RAM 102 is used as a main storage device of the bill management apparatus 1.
  • the RAM 102 temporarily stores at least part of an OS (Operating System) program and application programs to be executed by the CPU 101.
  • the RAM 102 stores various data used for processing by the CPU 101.
  • a hard disk drive (HDD: Hard Disk Drive) 103, a graphic processing device 104, an input interface 105, a drive device 106, and a communication interface 107 are connected to the bus 108.
  • the hard disk drive 103 magnetically writes and reads data to and from the built-in disk.
  • the hard disk drive 103 is used as a secondary storage device of the bill management apparatus 1.
  • the hard disk drive 103 stores an OS program, application programs, and various data.
  • a semiconductor storage device such as a flash memory can be used.
  • the keyboard 105a and the mouse 105b are connected to the input interface 105.
  • the input interface 105 transmits signals sent from the keyboard 105a and the mouse 105b to the CPU 101.
  • the mouse 105b is an example of a pointing device, and other pointing devices can also be used. Examples of other pointing devices include a touch panel, a tablet, a touch pad, and a trackball.
  • the drive device 106 reads data recorded on a portable recording medium such as an optical disc on which data is recorded so as to be readable by reflection of light or a USB (Universal Serial Bus) memory.
  • a portable recording medium such as an optical disc on which data is recorded so as to be readable by reflection of light or a USB (Universal Serial Bus) memory.
  • data recorded on the optical disc 200 is read using a laser beam or the like.
  • the optical disc 200 include Blu-ray (registered trademark), DVD (Digital Versatile Disc), DVD-RAM, CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory), CD-R (Recordable) / RW (ReWritable), and the like. .
  • the invoice data management table T1 includes columns for invoice ID, transmission / reception, transmission / reception date / time, person-in-charge status, partner status, person-in-charge address, person-in-charge name, and partner address. Information arranged in the horizontal direction is associated with each other.
  • the bill ID column an ID unique to bill data for managing bill data is stored. This bill ID is assigned to the bill data by the data processing unit 11 when the bill management apparatus 1 receives the bill data.
  • a classification indicating whether the bill data is received bill data or transmitted bill data as viewed from the accounting staff is set. Specifically, “receive” is set for received invoice data, and “transmit” is set for transmitted invoice data.
  • the latest date / time of the date / time when the bill data is transmitted / received is stored in the field of date / time of transmission / reception.
  • the status of the invoice data viewed from the person in charge of accounting is set.
  • the other party status column the status of the invoice data as viewed from the other accounting person who exchanges the invoice data is set.
  • the file name of the pdf file of the invoice data created in the original format (described later) is stored in the pdf file column.
  • a unique ID may be set in the column of the pdf file, and the file may be specified by this ID.
  • the information stored in the invoice data management table includes the company name of the accounting person in charge, the company name of the accounting person with whom the invoice data is exchanged, and the mail of each company. Information such as number, address, affiliation, account number, etc. included in general invoices is included.
  • the format storage unit 13 stores a common format (first format) for displaying invoices on the management screen 110 and an original invoice format (second format) prepared independently by each company. .
  • the common format is a format of an invoice displayed on the invoice display unit 114.
  • the display items in common format are fixed so that the accountant cannot change the contents.
  • the original format is an invoice format displayed on the original display unit 117.
  • the display items of the original format are not fixed, and the accountant can change the contents of the format on the format customization screen (not shown).
  • the original format created on this format customization screen is stored in the format storage unit 13 in association with the mail address of the accountant.
  • a single accountant can create multiple original formats.
  • each original format is stored in the format storage unit 13 in association with the mail address of the accountant.
  • the pdf data storage unit 14 stores invoice data created in the original format in the pdf format.
  • the file format is not limited to the pdf file.
  • the data processing unit 11 displays the management screen 110 shown in FIG. 2 on the terminal device 2a or the like according to the operation of the accounting staff.
  • a user information display unit 111 On the management screen 110, a user information display unit 111, a status display unit 112, a summary display unit 113, an invoice display unit 114, a new invoice creation button 115, an original display button 116, and an original display unit 117 are displayed. .
  • the breakdown of the status of the invoice data allocated to the receiving BOX is “unopened”, “returning”, “destroyed”, “confirmed”, “paid”, “storage box” There is.
  • the status of “Returning” is a status that the data processing unit 11 assigns to the invoice data that is returned to the accounting officer of the billing source from the invoice data assigned to the reception BOX.
  • the “paid” status is the invoice data assigned to the receiving BOX, in which the accounting person has made a payment (payment) and selected the paid button displayed on the invoice display unit 114.
  • the status is assigned by the data processing unit 11.
  • the accounting staff can grasp the payment details (payment details) by aggregating the invoice data with the paid status.
  • the status of “storage box” is a status that is assigned by the data processing unit 11 to the invoice data whose status is “paid” and that is transferred to the storage box by the accounting staff at an arbitrary timing.
  • Each of the numbers displayed on the status display unit 112 indicates the number of allocated statuses. For example, in the unopened column of the status display unit 112, the number of invoice data that has not been confirmed by the accounting staff among the received invoice data is displayed. In the storage box column of the status display unit 112, no particular number is displayed.
  • the data processing unit 11 refers to the invoice data management table T1. Then, the data processing unit 11 displays, on the summary display unit 113, an overview of the invoice data whose person-in-charge status is unopened among the invoice data whose person-in-charge address matches “bbb@xxmail.co.jp”. To do.
  • the data processing unit 11 creates and saves the accounting staff, but allocates unsent invoice data to the transmission destination accounting staff as drafts.
  • the data processing unit 11 allocates the invoice data transmitted by the accounting staff to the transmission BOX.
  • the data processing unit 11 refers to the invoice data management table T1. Then, out of the invoice data whose person-in-charge address matches “bbb@xxmail.co.jp”, an overview of the invoice data whose transmission / reception column is “transmission” is displayed on the summary display unit 113.
  • the breakdown of the status of the invoice data allocated to the transmission BOX includes “sent”, “returned return”, “discarded”, “paid”, and “storage box”.
  • the “sent” status is a status that is assigned by the data processing unit 11 to invoice data that has not been processed by the billing accountant among the invoice data assigned to the transmission BOX.
  • the status of “Return Return” is a status assigned by the data processing unit 11 to the invoice data returned from the accounting staff at the billing destination among the invoice data assigned to the transmission BOX.
  • the person in charge of accounting can process (correct or discard) the invoice data returned from the invoice destination.
  • the “discarded” status is a status assigned by the data processing unit 11 to the invoice data discarded by the accounting officer of the billing source out of the invoice data returned from the accounting officer of the billing destination.
  • the “payment completed” status is the data processing unit 11 for the invoice data allocated to the transmission BOX, for the invoice data for which the accounting officer of the invoicing source confirmed the payment and selected the deposit button (described later). Is the status assigned.
  • the status of “storage box” is a status that is assigned by the data processing unit 11 to the invoice data that is transferred to the storage box at an arbitrary timing by the accounting staff among the invoice data whose status is “paid”. No particular number is displayed in the storage box column of the status display unit 112.
  • the summary display unit 113 displays a summary of the invoice data corresponding to the status selected by the accountant in the status display unit 112. As an overview, if it is the received invoice data, the company name of the billing source, the subject, the payment date and time, and the status of the transmitting side and the receiving side are displayed. These statuses are displayed on the management screens of both accounting staff who sent and received the bill data. 6 and 7 are diagrams illustrating information displayed on the summary display unit.
  • the bill data summary 113 a displayed on the summary display unit 113 of the management screen 110 viewed by the billing accountant and the summary display unit 113 of the management screen 110 viewed by the billing accountant.
  • the billing source shown in FIG. 6 is ABC Co., Ltd.
  • the invoice data D1 whose subject is XXwork is “Send” in the status display section on the management screen of the terminal device operated by the billing accountant. It has entered “Sai”.
  • the billing accounting officer selects “Sent” in the status display area, the billing destination is ⁇ Corporation, the subject is XXwork, and the status of the billing accounting officer Is displayed on the summary display section 113 to indicate that “sent” and the status of the billing accountant are “unopened”.
  • the outlines 113c, 113d, and 113e shown in FIG. 7 (a) all indicate the outline of the invoice data D2.
  • the data processing unit 11 displays the summary display unit 113 of the management screen 110 of the terminal device operated by the billing accountant. Is changed from the summary 113c to the summary 113d.
  • the data processing unit 11 manages the terminal device management screen 110 operated by the billing accountant.
  • the information displayed on the summary display unit 113 is changed from the summary 113d to the summary 113e.
  • outlines 113f and 113g shown in FIG. 7B show outlines of the bill data D3.
  • the data processing unit 11 displays the invoice data in the common format on the invoice display unit 114. Specifically, the data processing unit 11 refers to the bill data management table T1. Then, the invoice data of the corresponding record is extracted, and each content is arranged in a corresponding item of the invoice display unit 114.
  • the seal stamp is omitted. Even if the seal stamp is omitted, there is no particular inconvenience since the original bill itself is digitized and processed as described above.
  • the contents (items) of the invoice data displayed on the invoice display unit 114 are the same as the existing (paper or PDF-based) invoices except that the address display unit 114a and various buttons described later are provided. It is.
  • the data processing unit 11 displays the mail address of the sender accountant (from) on the address display unit 114a.
  • the data processing unit 11 displays the mail address of the accounting person (to) as the transmission destination.
  • the data processing unit 11 may display the bill ID of the bill data on the bill display unit 114.
  • the accountant can process the invoice displayed on the invoice display unit 114 on the management screen 110. Specifically, a button for processing a bill is displayed on the bill display unit 114 in accordance with the status of the bill data.
  • FIG. 2 shows a button displayed when invoice data whose status is unopened is selected.
  • the invoice display unit 114 is provided with a confirmation button 114b, a return button 114c, and a copy button 114d.
  • the data processing unit 11 refers to the invoice data management table T1. Then, the person-in-charge status of the invoice data displayed on the invoice display unit 114 is changed to “confirmed”. Further, the data processing unit 11 decreases the “unopened” number in the status display unit 112 by one and increases the “confirmed” number by one.
  • the “sent” number in the status display section 112 is decreased by one and the “returned return” number is increased by one.
  • FIG. 8 is a diagram for explaining processing of return / return invoice data.
  • the accountant selects return / return status, and the invoice displayed on the summary display section 113
  • the data processing unit 11 displays bill data corresponding to the selected bill summary on the bill display unit 114.
  • the mail address of the billing accountant is displayed on the address display portion 114a.
  • the bill display unit 114 is provided with a correction button 114e and a discard button 114f.
  • the data processing unit 11 changes the status of the invoice data displayed on the invoice display unit 114 to “discarded”. Also, the data processing unit 11 decrements the “returned return” number in the status display unit 112 by one. Also, history information is added.
  • the data processing unit 11 changes the status of the bill data displayed on the bill display unit 114 to “discarded”. As a result, the numbers “transmission BOX” and “return return” in the status display unit 112 are decreased by one. Note that the billing accountant and billing accountant can view the discarded invoice data even after discarding.
  • the billing accountant can view the discarded invoice data by selecting “Discarded” in the status display section 112.
  • the accounting staff at the billing destination can view the discarded bill data by selecting “Destination discard” on the status display section 112.
  • the invoice data contained in the transmission BOX is displayed on the invoice display unit 114 and the copy button 114d is selected. Good.
  • the data processing unit 11 displays on the invoice display unit 114 invoice data that has inherited some information such as the payment method, payment date, and financial institution.
  • the invoice display unit 114 is provided with a send button 114g and a delete button 114h.
  • the data processing unit 11 when an item is entered in the invoice display unit 114 by the billing accountant and the send button 114 g is selected, the data processing unit 11 requests the invoice data in which the item has been input. Stored in the document data management table T1. In addition, the data processing unit 11 refers to the format storage unit 13 and creates a pdf file of the invoice data in which the items are input, using the original format associated with the mail address of the billing accountant. The data processing unit 11 stores the created pdf file in the pdf data storage unit 14. When the delete button 114h is selected by the billing accountant, the data processing unit 11 deletes the draft content.
  • FIG. 11 is a diagram showing an invoice displayed on the original display unit.
  • the original display unit 117 displays a print button 114i.
  • the data processing unit 11 displays on the monitor a print screen (not shown) for printing the bill data displayed on the original display unit 117.
  • FIG. 12 is a diagram showing a management screen displayed on a terminal device operated by a billing accountant.
  • the data processing unit 11 displays the bill data in the common format on the bill display unit 114.
  • the data processing unit 11 is displayed on the invoice display unit 114.
  • the pdf file in the original format corresponding to the invoice data is read from the pdf data storage unit 14 and displayed on the original display unit 117.
  • the invoice data in the common format is displayed on the invoice display unit 114, and the invoice data in the original format is displayed on the original display unit 117.
  • the processing executed by the bill management apparatus 1 can be simplified.
  • the original display unit 117 may also display the corresponding display part of the pdf file on the original display part 117 by scrolling according to the display part of the billing details of the bill display part 114.
  • the data processing unit 11 when the transmission button 114g is selected by a billing accountant, the data processing unit 11 creates a pdf file of invoice data in which items are input.
  • the creation timing of the pdf file is not limited to this.
  • the pdf file may be created when the original display button 116 is selected.
  • invoice data is not directly exchanged between the terminal devices 2a, 2b, and 2c, but all the invoice data generated by the terminal devices 2a, 2b, and 2c and transmitted to the invoice destination is the invoice management device 1. Is stored and handled like shared data. For this reason, the billing accountant can obtain the original bill by printing out the bill data. In addition, since it is not necessary to perform digital signature processing, time stamp processing, and the like, it is possible to reduce the trouble of converting a paper bill into PDF for tax examination.
  • the processing performed by the bill management apparatus 1 may be distributed by a plurality of devices.
  • the bill management apparatus 1 is configured to include each storage unit such as the bill data storage unit 12.
  • each storage unit is clouded and separated from the data processing unit 11. It may be provided in the place.
  • the information processing apparatus, display method, and program of the present invention have been described above based on the illustrated embodiment.
  • the present invention is not limited to this, and the configuration of each unit is an arbitrary function having the same function. It can be replaced with the configuration of Moreover, other arbitrary structures and processes may be added to the present invention.
  • the computer that executes the program stores, for example, the program recorded on the portable recording medium or the program transferred from the server computer in its own storage device. Then, the computer reads the program from its own storage device and executes processing according to the program. The computer can also read the program directly from the portable recording medium and execute processing according to the program. In addition, each time a program is transferred from a server computer connected via a network, the computer can sequentially execute processing according to the received program.
  • processing functions described above can be realized by an electronic circuit such as a DSP (Digital Signal Processor), an ASIC (Application Specific Integrated Circuit), or a PLD (Programmable Logic Device).
  • DSP Digital Signal Processor
  • ASIC Application Specific Integrated Circuit
  • PLD Programmable Logic Device

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Abstract

システム構成を簡易にすることとカスタマイズを可能にすることの両立を図る。情報処理装置１は、請求書データを記憶する請求書データ記憶部１２と、表示項目が固定化された共通フォーマットと、ユーザの要求に応じて表示項目を改変可能なオリジナルフォーマットとを記憶するフォーマット記憶部１３と、請求書データの表示要求に応じてオリジナルフォーマットを用いて記述される請求書データと、オリジナルフォーマットを用いて記述される請求書データとを表示するデータ処理部１１と、を有する。

Description

情報処理装置、表示方法およびプログラム
　本発明は情報処理装置、表示方法およびプログラムに関する。
　会社全体または企業グループ全体のビジネス文書（例えば、請求書等）の閲覧とその情報の一元管理を可能とする技術が知られている。
　例えば、ユーザを特定するユーザ特定情報と少なくとも１つの固有の情報とをユーザ毎に関連づけたユーザ情報を記憶する第１の記憶部と、第１の記憶部に記憶される固有の情報とユーザ特定情報とを用いて所定の規則に基づきユーザ毎にコードを生成する生成部と、第１の記憶部に記憶されているユーザ情報が備える第１のユーザのユーザ特定情報を含むビジネス文書情報を記憶する第２の記憶部と、第１の記憶部にユーザ情報が記憶されている第２のユーザからのビジネス文書情報へのアクセス要求を受け付けると、第１のユーザの第１のコードと、第２のユーザの第２のコードが一致するか否かを判断し、第１のコードと第２のコードとが一致する場合、第２の記憶部に記憶されている第１のユーザが作成したビジネス文書情報へのアクセス権限を前記第２のユーザに付与する処理部と、を備える情報処理装置が知られている。
国際公開第２０１５／０４９９４８号
　ビジネス文書が請求書である場合を例にとると、発行する請求書のフォーマットは会社毎に異なるため、請求書画面のカスタマイズを希望する声は大きい。一方でシステム開発の際に請求書のフォーマットを共通化できれば便宜である。
　１つの側面では、本発明は、システム構成を簡易にすることとカスタマイズを可能にすることの両立を目的とする。
　上記目的を達成するために、開示の情報処理装置が提供される。この情報処理装置は、ビジネス文書に関する文書データを記憶する記憶部と、表示項目が固定化された第１のフォーマットと、ユーザの要求に応じて表示項目を改変可能な第２のフォーマットとを記憶する記憶部と、文書データの表示要求に応じて第１のフォーマットを用いて記述される文書データと、第２のフォーマットを用いて記述される文書データとを表示する表示部と、を有する。
　１態様では、システム構成を簡易にすることとカスタマイズを可能にすることの両立を図ることができる。
第１の実施の形態の請求書管理システムを示す図である。 ログイン後の端末装置に表示される画面の一例を説明する図である。 実施の形態の請求書管理装置のハードウェア構成を示す図である。 実施の形態の請求書管理装置の機能を示すブロック図である。 請求書データの一例を説明する図である。 概要表示部に表示される情報を説明する図である。 概要表示部に表示される情報を説明する図である。 返送戻りの請求書データの処理を説明する図である。 新規請求書を作成するときの管理画面を説明する図である。 新規請求書を作成するときの管理画面を説明する図である。 オリジナル表示部に表示された請求書を示す図である。 請求先の経理担当者が操作する端末装置に表示される管理画面を示す図である。
　以下、実施の形態の請求書管理システムを、図面を参照して詳細に説明する。
　＜実施の形態＞
　図１は、実施の形態の請求書管理システムを示す図である。
　実施の形態の請求書管理システム１０は、請求書管理装置１が、インターネットや専用線等のネットワークを介して端末装置２ａ、２ｂ、２ｃに接続されている。
　端末装置２ａは、Ａ社、端末装置２ｂはＢ社、端末装置２ｃはＣ社等、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃは、それぞれ異なる会社の経理部門に配置されている装置である。端末装置２ａ、２ｂ、２ｃとしては、例えばデスクトップＰＣ、ノートＰＣ、タブレット端末、スマートフォン等が挙げられる。
　請求書管理装置１と、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃはＷｅｂプログラムを実装している。端末装置２ａ、２ｂ、２ｃは、Ｗｅｂブラウザを介して請求書に関する請求書データを請求書管理装置１とやりとりする。なお、本実施の形態では請求書データのやりとりを例示するが、請求書はビジネス文書の一例であり、本発明は請求書のやりとりに限定されない。ビジネス文書の他の例としては、例えば見積書や注文書、電子カルテや処方箋等が挙げられる。
　以下、請求書管理システム１０をＡ社、Ｂ社、Ｃ社の各経理担当者が利用するものとして説明する。
　Ａ社、Ｂ社、Ｃ社の各経理担当者は、それぞれ自己に割り当てられたＥｍａｉｌアドレス等を用いて請求書管理装置１にユーザ登録を行うことにより、請求書管理装置１が構築する請求書処理システムにアクセスする環境を整える。
　その後、例えばＡ社の経理担当者が端末装置２ａを操作することにより、請求書管理装置１が端末装置２ａに接続されたモニタにログイン画面を表示させる。経理担当者はログイン画面にメールアドレスおよびパスワードを入力することにより、請求書管理装置１が提供するサービスにログインすることができる。なお、メールアドレスは、経理担当者を識別する識別情報の一例である。
　端末装置２ａ、２ｂ、２ｃは、ログイン後に、請求書の原本そのものを電子化した請求書データに関する処理を、請求書管理装置１を介して実行することができる。処理の種別としては、例えば、請求書データの作成、送受信、閲覧、編集等が挙げられる。
　例えば、Ａ社の経理担当者がＢ社宛に請求書を発行する際には、Ａ社の経理担当者は、端末装置２ａを操作することにより、ログイン後に表示される管理画面にて請求先をＢ社とする請求書を作成する。そして、作成した請求書の送付先にＢ社の経理担当者（受取人）のメールアドレスを指定した請求書データを送信する。送信された請求書データは、請求書管理装置１が保管する。
　すなわち、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃ間で請求書データを直接やりとりするのではなく、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃで作成され、請求先に送信された全ての請求書データは請求書管理装置１が保管し共有データのような取扱いとなる。そして、請求書管理装置１は、必要に応じて請求書データの閲覧、編集権限を端末装置２ａ、２ｂ、２ｃに与える。
　このように、電子上で請求書原本そのもの電子化し、処理することができる。従って、紙やＰＤＦによる請求書の管理や保管の手間を省くことができる。
　なお、前述したように、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃ間で請求書データを直接やりとりするのではないが、以下の説明では、説明を分かり易くするために、例えばＡ社の経理担当者からＢ社の経理担当者のメールアドレスを宛先とする請求書データが送信された場合、
一般的な請求書データのやりとりと同じく、「経理担当者が請求書データを受信する」という表現を用いる場合がある。
　なお、請求書管理装置１と各端末装置２ａ、２ｂ、２ｃとの請求書データのやりとりは暗号化されるのが好ましい。
　図２は、ログイン後の端末装置に表示される画面の一例を説明する図である。
　図２に示す管理画面１１０は、端末装置２ａに表示される画面の一例である。
　図２に示すように、経理担当者は、メールソフトウェアのような感覚で請求書データの作成、発行、閲覧、編集等をすることができる。
　ところで、前述した例では、Ａ社の経理担当者は、一度送信した請求書データは書き替えることができない。また、Ｂ社の経理担当者も請求書データを書き替えることができない。請求書データに不備がある場合は、版数の異なる請求書データを再発行することになる。また、旧版の請求書データは、破棄されずに請求書管理装置１が保管し、いつでも閲覧できる状態になる。さらに、請求書管理装置１は、請求書データの版数管理も行い、旧版の請求書データから新版の請求書データを検索したり、新版の請求書データから旧版の請求書データを検索することも容易に行うことができる。
　なお、管理画面１１０の詳細については、後に詳述する。
　以下、開示の請求書管理システムをより具体的に説明する。
　図３は、実施の形態の請求書管理装置のハードウェア構成を示す図である。
　請求書管理装置１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０１によって装置全体が制御されている。ＣＰＵ１０１には、バス１０８を介してＲＡＭ（Random Access Memory）１０２と複数の周辺機器が接続されている。
　ＲＡＭ１０２は、請求書管理装置１の主記憶装置として使用される。ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１に実行させるＯＳ（Operating System）のプログラムやアプリケーションプログラムの少なくとも一部が一時的に格納される。また、ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１による処理に使用する各種データが格納される。
　バス１０８には、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ:Hard Disk Drive）１０３、グラフィック処理装置１０４、入力インタフェース１０５、ドライブ装置１０６、および通信インタフェース１０７が接続されている。
　ハードディスクドライブ１０３は、内蔵したディスクに対して、磁気的にデータの書き込みおよび読み出しを行う。ハードディスクドライブ１０３は、請求書管理装置１の二次記憶装置として使用される。ハードディスクドライブ１０３には、ＯＳのプログラム、アプリケーションプログラム、および各種データが格納される。なお、二次記憶装置としては、フラッシュメモリ等の半導体記憶装置を使用することもできる。
　グラフィック処理装置１０４には、モニタ１０４ａが接続されている。グラフィック処理装置１０４は、ＣＰＵ１０１からの命令に従って、画像をモニタ１０４ａの画面に表示させる。モニタ１０４ａとしては、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）を用いた表示装置や、液晶表示装置等が挙げられる。
　入力インタフェース１０５には、キーボード１０５ａとマウス１０５ｂとが接続されている。入力インタフェース１０５は、キーボード１０５ａやマウス１０５ｂから送られてくる信号をＣＰＵ１０１に送信する。なお、マウス１０５ｂは、ポインティングデバイスの一例であり、他のポインティングデバイスを使用することもできる。他のポインティングデバイスとしては、例えばタッチパネル、タブレット、タッチパッド、トラックボール等が挙げられる。
　ドライブ装置１０６は、例えば、光の反射によって読み取り可能なようにデータが記録された光ディスクや、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等の持ち運び可能な記録媒体に記録されたデータの読み取りを行う。例えば、ドライブ装置１０６が光学ドライブ装置である場合、レーザ光等を利用して、光ディスク２００に記録されたデータの読み取りを行う。光ディスク２００には、Ｂｌｕ－ｒａｙ（登録商標）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＤＶＤ－ＲＡＭ、ＣＤ－ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）、ＣＤ－Ｒ（Recordable）／ＲＷ（ReWritable）等が挙げられる。
　通信インタフェース１０７は、ネットワーク５０に接続されている。通信インタフェース１０７は、ネットワーク５０を介して、他のコンピュータまたは通信機器との間でデータを送受信する。
　以上のようなハードウェア構成によって、本実施の形態の処理機能を実現することができる。なお、図３には請求書管理装置１のハードウェア構成を示したが、端末装置２ａ等、他のコンピュータも同様のハードウェア構成で実現することができる。
　図３に示すようなハードウェア構成の請求書管理装置１内には、以下のような機能が設けられる。
　図４は、実施の形態の請求書管理装置の機能を示すブロック図である。
　請求書管理装置１は、データ処理部１１と、請求書データ記憶部１２と、フォーマット記憶部１３と、ｐｄｆデータ記憶部１４とを有している。
　データ処理部１１は、経理担当者の操作に応じて図２に示す管理画面１１０を端末装置２ａ等に表示する。データ処理部１１は、管理画面１１０を介して行われる請求書データのやり取りに応じた処理を実行する。例えば、データ処理部１１は、請求書管理装置１が受信した請求書データや、経理担当者が作成した社外連絡やメモ等を各記憶部に振り分けて記憶させる。
　請求書データ記憶部１２には、請求書管理装置１が受信した請求書データが、経理担当者毎（具体的には、経理担当者のメールアドレス毎）に記憶される。請求書管理装置１が受信する請求書データは、請求元の経理担当者が請求先の経理担当者宛に送信した請求書データや、請求元の経理担当者（発行者）が下書きとして作成した請求書データが含まれる。
　図５は、請求書データの一例を説明する図である。
　本実施の形態ではデータがテーブル化されて記憶されている。
　請求書データ管理テーブルＴ１には、請求書ＩＤ、送受信、送受信日時、担当者ステータス、相手ステータス、担当者アドレス、担当者名、および相手アドレスの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
　請求書ＩＤの欄には、請求書データを管理するための請求書データ固有のＩＤが記憶されている。この請求書ＩＤは、請求書管理装置１が請求書データを受信した時点でデータ処理部１１が請求書データに割り振る。
　送受信の欄には、当該経理担当者から見て当該請求書データが、受信した請求書データなのか送信した請求書データなのかを示す区分が設定される。具体的には、受信した請求書データであれば「受信」、送信した請求書データであれば「送信」が設定される。
　送受信日時の欄には、当該請求書データを送受信した日時のうち、最新の日時が格納される。
　担当者ステータスの欄には、当該経理担当者から見た請求書データのステータス（処理に関する進捗）が設定される。
　相手ステータスの欄には、当該請求書データをやり取りをする相手の経理担当者から見た請求書データのステータスが設定される。
　担当者ステータスの欄および相手ステータスの欄に設定されるステータスには、「未開封」、「返送中」、「先方破棄」、「確認済」、「支払済」、「保管箱」、「送信済」、「返送戻り」、「破棄済」、「入金済」がある。各ステータスの内容については、後に詳述する。
　担当者アドレスの欄には、当該経理担当者のメールアドレスが格納される。
　担当者名の欄には、当該経理担当者の所属および名前が格納される。
　相手アドレスの欄には、当該請求書データをやり取りする相手の経理担当者のメールアドレスが格納される。
　請求金額の欄には、当該請求書の請求金額が格納される。
　ｐｄｆファイルの欄には、オリジナルフォーマット（後述）により作成された当該請求書データのｐｄｆファイルのファイル名が格納される。なお、当該ｐｄｆファイルの欄にユニークなＩＤを設定し、このＩＤによりファイルを特定するようにしてもよい。
　なお、請求書データ管理テーブルに記憶される情報としては、図示した情報以外にも、当該経理担当者の会社名、当該請求書データをやり取りする相手の経理担当者の会社名、各会社の郵便番号、住所、所属、口座番号等、一般的な請求書に記載される情報が含まれる。
　フォーマット記憶部１３には、管理画面１１０に請求書を表示する際の共通フォーマット（第１のフォーマット）および各社がそれぞれ独自に用意した請求書のオリジナルフォーマット（第２のフォーマット）が記憶されている。
　共通フォーマットは、請求書表示部１１４に表示される請求書のフォーマットである。共通フォーマットの表示項目（どこに何が表示されるのか）は固定化されており、経理担当者は内容を改変することができないようになっている。
　オリジナルフォーマットはオリジナル表示部１１７に表示される請求書のフォーマットである。オリジナルフォーマットの表示項目は固定化されておらず、経理担当者はフォーマットカスタマイズ画面（図示せず）にてフォーマットの内容を改変することができる。
　このフォーマットカスタマイズ画面にて作成されたオリジナルフォーマットは、経理担当者のメールアドレスに関連づけてフォーマット記憶部１３に記憶される。なお、一人の経理担当者が複数のオリジナルフォーマットを作成することもできる。この場合、各オリジナルフォーマットが経理担当者のメールアドレスに関連づけてフォーマット記憶部１３に記憶される。
　経理担当者が後述するオリジナル表示ボタンを選択すると、データ処理部１１が対応するオリジナルフォーマットをフォーマット記憶部１３から読み出し、管理画面１１０に表示させる。
　ｐｄｆデータ記憶部１４には、オリジナルフォーマットにより作成された請求書データがｐｄｆ形式で記憶されている。なお、ファイル形式は、ｐｄｆファイルに限定されない。
　＜管理画面＞
　データ処理部１１は、経理担当者の操作に応じて図２に示す管理画面１１０を端末装置２ａ等に表示する。
　管理画面１１０には、利用者情報表示部１１１、ステータス表示部１１２、概要表示部１１３、請求書表示部１１４、新規請求書作成ボタン１１５、オリジナル表示ボタン１１６およびオリジナル表示部１１７が表示されている。
　利用者情報表示部１１１には、請求書管理システムにログインしている経理担当者に関する情報（利用者情報）が表示される。図２では一例として経理担当者が所属する会社名、部署名、名字、および経理担当者のメールアドレスが表示されている。
　ステータス表示部１１２には、請求書管理システムにログインしている経理担当者が取り扱う請求書データの数がステータス毎に表示される。
　大きく分けて、ステータス表示部１１２には受信ＢＯＸ、下書き、送信ＢＯＸおよび送受信ＢＯＸの欄が設けられている。
　データ処理部１１は、経理担当者のメールアドレスを宛先とする請求書データを受信ＢＯＸに割り振る。
　経理担当者が受信ＢＯＸを選択すると、データ処理部１１は、請求書データ管理テーブルＴ１を参照する。そして、担当者アドレスが「bbb@xxmail.co.jp」に一致する請求書データのうち、送受信の欄が「受信」の請求書データの概要を概要表示部１１３に表示する。
　図２に示すように、受信ＢＯＸに割り振られた請求書データのステータスの内訳は、「未開封」、「返送中」、「先方破棄」、「確認済」、「支払済」、「保管箱」がある。
　「未開封」のステータスは、受信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、経理担当者が未確認の請求書データに対してデータ処理部１１が、割り振るステータスである。
　「返送中」のステータスは、受信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、経理担当者が請求元の経理担当者に返送した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　「先方破棄」のステータスは、受信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、受信した請求書データを経理担当者が請求元の経理担当者に返送した後に、請求元の経理担当者が破棄した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　「確認済」のステータスは、受信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、経理担当者が閲覧し、確認ボタン（後述）を選択した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　「支払済」のステータスは、受信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、経理担当者が入金（支払）を行い、請求書表示部１１４に表示される支払済ボタンを選択した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　経理担当者は、支払済のステータスの請求書データを集計することで、入金明細（支払明細）を把握することができる。
　「保管箱」のステータスは、ステータスが「支払済」の請求書データのうち、経理担当者が任意のタイミングで保管箱に移した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　ステータス表示部１１２に表示される数字は、それぞれ、割り振られたステータスの数が表示されている。
　例えば、ステータス表示部１１２の未開封の欄には、受信した請求書データのうち、経理担当者が未確認の請求書データの数が表示される。
　なお、ステータス表示部１１２の保管箱の欄には、特に数字は表示されない。
　「未開封」、「返送中」、「先方破棄」、「確認済」、「支払済」、「保管箱」の各ＢＯＸに割り振られている請求書データの内容を経理担当者が閲覧する場合には、ステータス表示部１１２の該当箇所を選択すればよい。
　例えば、経理担当者が受信ＢＯＸを選択すると、データ処理部１１は、請求書データ管理テーブルＴ１を参照する。そして、データ処理部１１は、担当者アドレスが「bbb@xxmail.co.jp」に一致する請求書データのうち、担当者ステータスが未開封の請求書データの概要を、概要表示部１１３に表示する。
　データ処理部１１は、経理担当者が作成し、保存したが、送信先の経理担当者に未送信の請求書データを下書きに割り振る。
　データ処理部１１は、経理担当者が送信した請求書データを送信ＢＯＸに割り振る。
　経理担当者が送信ＢＯＸを選択すると、データ処理部１１は、請求書データ管理テーブルＴ１を参照する。そして、担当者アドレスが「bbb@xxmail.co.jp」に一致する請求書データのうち、送受信の欄が「送信」の請求書データの概要を概要表示部１１３に表示する。
　図２に示すように、送信ＢＯＸに割り振られた請求書データのステータスの内訳には、「送信済」、「返送戻り」、「破棄済」、「入金済」、「保管箱」がある。
　「送信済」のステータスは、送信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、請求先の経理担当者が支払処理を行っていない請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　「返送戻り」のステータスは、送信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、請求先の経理担当者から戻ってきた請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。経理担当者は、請求先から戻ってきた請求書データについての処理（訂正もしくは破棄）が可能となる。
　「破棄済」のステータスは、請求先の経理担当者から戻ってきた請求書データのうち、請求元の経理担当者が破棄した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　「入金済」のステータスは、送信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、請求元の経理担当者が入金を確認し、入金ボタン（後述）を選択した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　「保管箱」のステータスは、ステータスが「入金済」の請求書データのうち、経理担当者が任意のタイミングで保管箱に移した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　ステータス表示部１１２の保管箱の欄には、特に数字は表示されない。
　「送信済」、「返送戻り」、「破棄済」、「入金済」、「保管箱」の各ＢＯＸに入っている請求書データの内容を閲覧する場合には、その箇所を選択すればよい。
　概要表示部１１３には、前述したように、経理担当者がステータス表示部１１２にて選択したステータスに対応する請求書データの概要が表示される。概要としては、受信した請求書データであれば、請求元の会社名、件名、支払日時、および送信側、受信側のステータスが表示される。
　これらのステータスは、請求書データを送受信した双方の経理担当者の管理画面上にそれぞれ同じものが表示される。
　図６および図７は、概要表示部に表示される情報を説明する図である。
　図６では、請求先の経理担当者が閲覧する管理画面１１０の概要表示部１１３に表示される請求書データの概要１１３ａと、請求元の経理担当者が閲覧する管理画面１１０の概要表示部１１３に表示される概要１１３ｂとを図示している。
　すなわち、図６に示す請求元が株式会社ＡＢＣであり、件名が○○ｗｏｒｋの請求書データＤ１については、請求元の経理担当者が操作する端末装置の管理画面上ではステータス表示部の「送信済」に入っている。請求元の経理担当者がステータス表示部の「送信済」を選択した際には、請求書データＤ１について、請求先が□□株式会社、件名が○○ｗｏｒｋ、請求元の経理担当者のステータスが「送信済」、請求先の経理担当者のステータスが「未開封」である旨が概要表示部１１３に表示される。
　また、ステータスの遷移を確認することにより、請求元の経理担当者は容易に請求先の経理担当者の処理の進捗を確認することができる。このため、双方の経理担当者が、各請求書データについて今どのような状態にあるのかを、リアルタイムに確認することができる。
　図７（ａ）に示す概要１１３ｃ、１１３ｄ、１１３ｅは、いずれも請求書データＤ２についての概要を示している。
　請求先の経理担当者が請求書データＤ２を閲覧し、確認ボタン（後述）を選択すると、データ処理部１１は、請求元の経理担当者が操作する端末装置の管理画面１１０の概要表示部１１３に表示される情報を概要１１３ｃから概要１１３ｄに変更する。
　その後、請求先の経理担当者が請求書データＤ２の支払処理を行い、支払済ボタン（後述）を選択すると、データ処理部１１は、請求元の経理担当者が操作する端末装置の管理画面１１０の概要表示部１１３に表示される情報を概要１１３ｄから概要１１３ｅに変更する。
　また、他の例として、図７（ｂ）に示す概要１１３ｆ、１１３ｇは、いずれも請求書データＤ３についての概要を示している。
　請求先の経理担当者が請求書データＤ３を閲覧し、返送ボタン（後述）を選択すると、データ処理部１１は、請求先の経理担当者が操作する端末装置の管理画面の概要表示部１１３に表示される情報を概要１１３ｆから概要１１３ｇに変更する。
　再び図２に戻って説明する。
　概要表示部１１３に表示された請求書データの概要が経理担当者により選択されると、データ処理部１１は、共通フォーマット形式の請求書データを請求書表示部１１４に表示する。具体的には、データ処理部１１は、請求書データ管理テーブルＴ１を参照する。そして、該当するレコードの請求書データを抽出し、各内容を請求書表示部１１４の対応する項目に配置する。
　請求書表示部１１４に表示される請求書は、印鑑の押印が省略されている。印鑑の押印を省略しても、前述したように、電子上で請求書原本そのもの電子化し、処理しているので、特に不都合は生じない。なお、請求書表示部１１４に表示される請求書データの内容（項目）自体は、アドレス表示部１１４ａおよび後述する各種ボタンを備えること以外は、既存の（紙やＰＤＦベースの）請求書と同じである。
　経理担当者が受信ＢＯＸに割り振られた請求書データを閲覧する場合には、データ処理部１１は、送信元の経理担当者（ｆｒｏｍ）のメールアドレスをアドレス表示部１１４ａに表示する。
　また、経理担当者が下書きまたは送信ＢＯＸに割り振られた請求書データを閲覧する場合には、データ処理部１１は、送信先の経理担当者（ｔｏ）のメールアドレスを表示する。
なお、データ処理部１１は、請求書データの請求書ＩＤを請求書表示部１１４に表示するようにしてもよい。
　経理担当者は、管理画面１１０上にて請求書表示部１１４に表示されている請求書の処理が可能である。
　具体的には、請求書データのステータスに応じて、請求書を処理するためのボタンが請求書表示部１１４に表示される。
　図２では、ステータスが未開封の請求書データを選択したときに表示されるボタンを示している。
　請求書表示部１１４には、確認ボタン１１４ｂ、返送ボタン１１４ｃおよびコピーボタン１１４ｄが設けられている。
　経理担当者により確認ボタン１１４ｂが選択されると、データ処理部１１は、請求書データ管理テーブルＴ１を参照する。そして、請求書表示部１１４に表示されている請求書データの担当者ステータスを「確認済」に変更する。また、データ処理部１１は、ステータス表示部１１２の「未開封」の数字を１つ減らし、「確認済」の数字を１つ増やす。
　経理担当者により返送ボタン１１４ｃが選択されると、データ処理部１１は、請求書データ管理テーブルＴ１を参照する。そして、請求書表示部１１４に表示されている請求書データの担当者ステータスを「返送中」に変更し、相手ステータスを「返送戻り」に変更する。また、データ処理部１１は、ステータス表示部１１２の「未開封」の数字を１つ減らし、「返送中」の数字を１つ増やす。
　返送された請求書データを受信した経理担当者の管理画面上では、ステータス表示部１１２の「送信済」の数字を１つ減らし、「返送戻り」の数字を１つ増やす。
　経理担当者によりコピーボタン１１４ｄが選択されると、データ処理部１１は、当該請求書データの請求元と請求先の社名および住所が入れ替えられた新たな請求書データを作成する。そして、データ処理部１１は、請求書データ管理テーブルＴ１に作成した請求書データに関する情報を格納する。このとき、当該請求書データの担当者ステータスは、「下書き」、相手ステータスは空欄となる。
　＜返送戻り処理＞
　図８は、返送戻りの請求書データの処理を説明する図である。
　経理担当者がステータスが返送戻りを選択し、概要表示部１１３に表示された請求書の
概要を選択すると、データ処理部１１は、選択された請求書の概要に対応する請求書データを請求書表示部１１４に表示する。この場合、アドレス表示部１１４ａには、請求先の経理担当者のメールアドレスが表示される。
　請求書表示部１１４には、訂正ボタン１１４ｅ、および破棄ボタン１１４ｆが設けられている。
　経理担当者により訂正ボタン１１４ｅが選択されると、データ処理部１１は、請求書表示部１１４に表示されている請求書データのステータスを「破棄済」に変更する。また、データ処理部１１は、ステータス表示部１１２の「返送戻り」の数字を１つ減らす。また、履歴情報が追加される。
　経理担当者により破棄ボタン１１４ｆが選択されると、データ処理部１１は、請求書表示部１１４に表示されている請求書データのステータスを「破棄済」に変更する。これにより、ステータス表示部１１２の「送信ＢＯＸ」および「返送戻り」の数字が１つ減る。
　なお、請求元の経理担当者および請求先の経理担当者は破棄された請求書データについて、破棄後も閲覧することができる。
　具体的には、請求元の経理担当者はステータス表示部１１２の「破棄済」を選択することにより、破棄された請求書データを閲覧することができる。また、請求先の経理担当者はステータス表示部１１２の「先方破棄」を選択することにより、破棄された請求書データを閲覧することができる。
　再び図２に戻って説明する。
　送受信ＢＯＸには、受信ＢＯＸおよび送信ＢＯＸに入っている全ての請求書データのうち、破棄された請求書データと保管箱に割り振られた請求書データと下書きに割り振られた請求書データを除くデータが割り振られている。
　次に、処理の流れを説明する。以下の説明では、請求元の経理担当者が□□株式会社の斉藤さんであり、請求先の経理担当者が株式会社ＡＢＣの鈴木さんであるものとして説明する。
　図９および図１０は、新規請求書を作成するときの管理画面を説明する図である。
　図９に示す管理画面１１０は、請求元の経理担当者が操作する端末装置に表示される画面である。
　請求元の経理担当者により新規請求書作成ボタン１１５が選択されると、データ処理部１１は、ステータス「下書き」が割り振られた請求書データを作成する。そして、データ処理部１１は、フォーマット記憶部１３を参照し、共通フォーマット形式の請求書データを請求書表示部１１４に表示する。このとき各項目は空欄になっている。
　なお、既に作成された請求書に基づき新たな請求書を作成したい場合には、送信ＢＯＸに入っている請求書データを請求書表示部１１４に表示させ、コピーボタン１１４ｄを選択するようにしてもよい。これによりデータ処理部１１は、支払方法、支払日、金融機関等、一部の情報を引き継いだ請求書データを請求書表示部１１４に表示する。
　請求書表示部１１４には、送信ボタン１１４ｇ、および削除ボタン１１４ｈが設けられている。
　図１０に示すように、請求元の経理担当者により請求書表示部１１４に項目が記入され、送信ボタン１１４ｇが選択されると、データ処理部１１は、項目が入力された請求書データを請求書データ管理テーブルＴ１に記憶する。また、データ処理部１１は、フォーマット記憶部１３を参照し、請求元の経理担当者のメールアドレスに関連づけられたオリジナルフォーマットを用いて、項目が入力された請求書データのｐｄｆファイルを作成する。そして、データ処理部１１は作成したｐｄｆファイルをｐｄｆデータ記憶部１４に記憶する。
　請求元の経理担当者により削除ボタン１１４ｈが選択されると、データ処理部１１は、下書き内容を削除する。
　また、請求書表示部１１４に請求書データが表示されている状態で請求元の経理担当者によりオリジナル表示ボタン１１６が選択されると、データ処理部１１は、請求書表示部１１４に表示されている請求書データに対応するオリジナルフォーマット形式のｐｄｆファイルをｐｄｆデータ記憶部１４から読み出し、オリジナル表示部１１７に表示する。
　図１１は、オリジナル表示部に表示された請求書を示す図である。
　オリジナル表示部１１７には、印刷ボタン１１４ｉが表示されている。請求元の経理担当者により印刷ボタン１１４ｉが選択されると、データ処理部１１は、オリジナル表示部１１７に表示されている請求書データを印刷する印刷画面（図示せず）をモニタに表示する。
　図１２は、請求先の経理担当者が操作する端末装置に表示される管理画面を示す図である。
　概要表示部１１３に表示された請求書データの概要が請求先の経理担当者により選択されると、データ処理部１１は、共通フォーマット形式の請求書データを請求書表示部１１４に表示する。また、請求書表示部１１４に請求書データが表示されている状態で請求先の経理担当者によりオリジナル表示ボタン１１６が選択されると、データ処理部１１は、請求書表示部１１４に表示されている請求書データに対応するオリジナルフォーマット形式のｐｄｆファイルをｐｄｆデータ記憶部１４から読み出し、オリジナル表示部１１７に表示する。
　以上述べたように、請求書管理システム１０によれば、請求書表示部１１４に共通フォーマットの請求書データを表示し、オリジナル表示部１１７にオリジナルフォーマットの請求書データを表示するようにした。これにより、請求書表示部１１４に各社毎のオリジナルフォーマットを表示する場合に比べ、請求書管理装置１が実行する処理を簡単にすることができる。
　また、管理画面１１０内にオリジナル表示部１１７を設けてオリジナル表示部１１７にオリジナルフォーマットの請求書データを表示するようにした。これにより、１画面に２つの請求書を表示することができる。従って、画面遷移をなくすことができる。
　なお、請求書表示部１１４に表示される内容が多く１画面に表示しきれない場合は、請求書表示部１１４の請求明細をスクロールさせることで、残りの内容を表示させることができる。このときオリジナル表示部１１７も、請求書表示部１１４の請求明細の表示箇所に応じてスクロールさせることで、ｐｄｆファイルの対応する表示箇所をオリジナル表示部１１７に表示するようにしてもよい。
　なお、本実施の形態では、オリジナル表示部１１７は、オリジナルフォーマットの請求書データを表示する専用のスペースとしたが、これに限らず、他の情報を表示できる兼用のスペースであってもよい。
　また、本実施の形態では、請求元の経理担当者により送信ボタン１１４ｇが選択されたときに、データ処理部１１が、項目が入力された請求書データのｐｄｆファイルを作成した。しかし、ｐｄｆファイルの作成タイミングは、これに限らず、例えばオリジナル表示ボタン１１６が選択されたときにｐｄｆファイルを作成するようにしてもよい。
　また、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃ間で請求書データを直接やりとりするのではなく、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃで作成され、請求先に送信された全ての請求書データは請求書管理装置１が保管し共有データのような取扱いとなる。このため、請求先の経理担当者は、請求書データをプリントアウトすることで請求書の原本を入手することができる。
　また、電子署名処理やタイムスタンプ処理等を施さなくてもよいので、税務調査のために紙の請求書をＰＤＦ化する等の手間を削減することができる。
　請求書データを送信した時点で請求書データ管理テーブルＴ１に情報が記憶され、その後のやり取りのステータスは、この請求書データ管理テーブルＴ１上で管理される。このため、経理担当者は、手入力により請求書をデータシートにまとめ直す作業から開放される。
　なお、請求書管理装置１が行った処理が、複数の装置によって分散処理されるようにしてもよい。
　また、本実施の形態では、請求書管理装置１が請求書データ記憶部１２等各記憶部を備える構成としたが、これに限らず、各記憶部はクラウド化され、データ処理部１１と別個の場所に設けられていても良い。
　以上、本発明の情報処理装置、表示方法およびプログラムを、図示の実施の形態に基づいて説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、各部の構成は、同様の機能を有する任意の構成のものに置換することができる。また、本発明に、他の任意の構成物や工程が付加されていてもよい。
　なお、上記の処理機能は、コンピュータによって実現することができる。その場合、請求書管理装置１が有する機能の処理内容を記述したプログラムが提供される。そのプログラムをコンピュータで実行することにより、上記処理機能がコンピュータ上で実現される。処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録しておくことができる。コンピュータで読み取り可能な記録媒体としては、磁気記憶装置、光ディスク、光磁気記録媒体、半導体メモリ等が挙げられる。磁気記憶装置には、ハードディスクドライブ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ等が挙げられる。光ディスクには、ＤＶＤ、ＤＶＤ－ＲＡＭ、ＣＤ－ＲＯＭ／ＲＷ等が挙げられる。光磁気記録媒体には、ＭＯ（Magneto-Optical disk）等が挙げられる。
　プログラムを流通させる場合には、例えば、そのプログラムが記録されたＤＶＤ、ＣＤ－ＲＯＭ等の可搬型記録媒体が販売される。また、プログラムをサーバコンピュータの記憶装置に格納しておき、ネットワークを介して、サーバコンピュータから他のコンピュータにそのプログラムを転送することもできる。
　プログラムを実行するコンピュータは、例えば、可搬型記録媒体に記録されたプログラムもしくはサーバコンピュータから転送されたプログラムを、自己の記憶装置に格納する。そして、コンピュータは、自己の記憶装置からプログラムを読み取り、プログラムに従った処理を実行する。なお、コンピュータは、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み取り、そのプログラムに従った処理を実行することもできる。また、コンピュータは、ネットワークを介して接続されたサーバコンピュータからプログラムが転送される毎に、逐次、受け取ったプログラムに従った処理を実行することもできる。
　また、上記の処理機能の少なくとも一部を、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）、ＰＬＤ（Programmable Logic Device）等の電子回路で実現することもできる。
　１　請求書管理装置
　２ａ、２ｂ、２ｃ　端末装置
　１０　請求書管理システム
　１１　データ処理部
　１２　請求書データ記憶部
　１３　フォーマット記憶部
　１４　ｐｄｆデータ記憶部
　１１０　管理画面
　Ｔ１　請求書データ管理テーブル

Claims (5)

  1. 　ビジネス文書に関する文書データを記憶する記憶部と、
    　表示項目が固定化された第１のフォーマットと、ユーザの要求に応じて表示項目を改変可能な第２のフォーマットとを記憶する記憶部と、
    　前記文書データの表示要求に応じて前記第１のフォーマットを用いて記述される前記文書データと、前記第２のフォーマットを用いて記述される前記文書データとを表示する表示部と、
    　を有することを特徴とする情報処理装置。
  2. 　前記表示部は、前記第１のフォーマットを用いて記述される前記文書データと、前記第２のフォーマットを用いて記述される前記文書データとを同一画面内に表示する請求項１に記載の情報処理装置。
  3. 　前記第１のフォーマットを用いて記述される前記文書データの画面内のスクロールに応じて前記第２のフォーマットを用いて記述される前記文書データがスクロールする請求項１または２に記載の情報処理装置。
  4. 　ビジネス文書に関する文書データを記憶する記憶部と、
    　表示項目が固定化された第１のフォーマットと、ユーザの要求に応じて表示項目を改変可能な第２のフォーマットとを記憶する記憶部と、を備えるコンピュータが、
    　前記文書データの表示要求に応じて前記第１のフォーマットを用いて記述される前記文書データと、前記第２のフォーマットを用いて記述される前記文書データとを表示する、
    　ことを特徴とする表示方法。
  5. 　ビジネス文書に関する文書データを記憶する記憶部と、
    　表示項目が固定化された第１のフォーマットと、ユーザの要求に応じて表示項目を改変可能な第２のフォーマットとを記憶する記憶部と、を備えるコンピュータに、
    　前記文書データの表示要求に応じて前記第１のフォーマットを用いて記述される前記文書データと、前記第２のフォーマットを用いて記述される前記文書データとを表示する、
    　処理を実行させることを特徴とするプログラム。
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