JPH1146249A - 郵便番号を用いた自動資料請求受付システム及び顧客特定方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 自動資料請求受付システムにおいて、請求者
の特定をはかり、毎回登録の手間を省く 【解決手段】 電話による顧客の要求に応じて自動音声
応答手段により資料請求を受付するシステムにおいて、
資料情報データベース部分、再利用顧客認識部分、初回
情報獲得部分、郵便番号データベース部分、郵便番号割
り出しデータ音声化部分からなる自動音声応答システム
部、及び、顧客データベース部分、顧客データベース部
分から情報を取り出し、今回発送データ作成部分、及び
資料送付用宛名ラベルを出力するプリント部分からなる
基幹システム部を備える

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、通信、特に電話に
よる顧客の資料請求に対して、郵便番号と暗証番号を用
いることにより確実に個人の特定を図り、資料提供会社
毎の顧客コードを必要とせず利用者が電話による自動資
料請求受付システムに対して、同一の郵便番号と暗証番
号の組み合わせを提供することで毎回登録の手間を省く
ことができる顧客特定方法及びそのシステムに関するも
のである。

【０００２】

【従来の技術】従来、電話による顧客からの資料請求に
対して受付するシステムについては以下の様な方法が用
いられていた。

【０００３】例１：顧客が広告等に記載されている資料
請求等の受付先に電話し、住所・氏名をオペレータに告
げたり、もしくは自動音声応答システムに応答すること
により登録して送付を要求するものであり、かつ１回限
りのものである。 例２：顧客が一度利用した資料請求等の受付先に電話
し、初回利用の際に登録した電話番号を、自動音声応答
システムに応答して入力することにより送付を要求する
もの。 例３：顧客が広告等に記載されている資料請求等の受付
先に電話し、予め資料請求等の受付先によって決められ
た番号（例えば、通信販売におけるお客様番号）を告げ
ることにより送付を要求するもの。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記例１の場合、顧客
は資料請求の都度、それがたとえ同じ会社・受付先であ
っても、その都度、住所氏名等の請求人のすべての情報
を告知あるいは入力しなければならない。これは請求す
る側にとって非常に手間であり再請求の意欲を失わせる
ものである。次に例２の場合、顧客の特定は電話番号で
行われているが、電話番号は一般家庭においては一世帯
ごとに一つの電話番号を共用しているため、ひとつの電
話番号に複数の顧客が存在する可能性が高い。また企業
や各種団体において、初回請求した顧客とは違う顧客が
同一の電話番号を使って資料請求すると、初回請求した
顧客に送付されてしまい、本来請求した顧客に届かない
という問題点があった。次に例３の場合、顧客に関係な
く、相手企業でそれぞればらばらに付与された番号は顧
客本人にとり何ら根拠のない番号であり、かつ日常生活
において頻繁に使用する番号ではないため、記憶してお
くことは困難であり、多くの番号を管理するだけでも大
変である。従って利用の際には当該番号が必ず手元にな
ければならないという不便さがあった。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記した課題を解決する
ため、本発明の自動資料請求受付システムは、電話によ
る顧客の要求に応じて自動音声応答手段により資料請求
を受付するシステムにおいて、資料情報データベース部
分、再利用顧客認識部分、初回情報獲得部分、郵便番号
データベース部分、郵便番号割り出しデータ音声化部分
からなる自動音声応答システム部、及び、顧客データベ
ース部分、顧客データベース部分から情報を取り出し、
今回発送データ作成部分、資料送付用宛名ラベルを出力
するプリント部分からなる基幹システム部を備えたこと
と、また、本発明の顧客を特定する方法は、電話による
顧客の要求に応じて資料請求を受付するシステムにおい
て、初回利用の際に登録した郵便番号と顧客採用の暗証
番号をＩＤ化し、顧客データベースに取り込み、次回以
降の利用に際して、郵便番号と暗証番号の情報提供によ
り当該顧客を特定することを要旨とするものである。

【０００６】

【発明の実施の形態】本発明の自動資料請求受付システ
ムの流れを説明する。顧客が広告等で知り得た資料請求
等の受付先に電話をかけると図１のフロー図に示すよう
に、資料番号（２）及び郵便番号（３）を顧客から獲得
し、既登録暗証番号（４）を獲得できければ再利用者と
して認識し、顧客が失念あるいは初回のため既登録暗証
番号（４）を獲得できなければ初回登録者と判断して追
加情報を要求し（５）初回情報の格納（郵便番号と暗証
番号のＩＤ化）を行い、再利用者については、（３）
（４）の２つの情報から初回登録データを検索して必要
な情報を獲得し、初回利用の顧客の初回登録データと合
わせて資料請求情報をプリント手段へ送り、要求資料ご
とに送付用の宛名ラベルを出力するものである。なお本
発明は電話による資料請求を中心に説明しているが、あ
らゆる通信手段による資料請求にも応用可能であり、電
話に限定されるものではないことはいうまでもない。

【０００７】

【実施例】

実施例１ 本発明の実施例を図１〜２を用いて説明する。図１は本
発明のシステム側の動作手順の概念構成を示すフローチ
ャート。図２は本発明のシステムの概念構成を示すブロ
ック図である。本システムはまず自動音声応答システム
部（Ｘ）と基幹システム部（Ｙ）とから構成される。顧
客Ａはあるソフト会社が発売するゲームに興味があり、
２か月おきに発売されるゲームについての資料を請求し
たいと考えている。このような顧客Ａが本発明を利用す
る場合を例として本システムを説明する。初めて顧客Ａ
が資料を請求する場合は、図２に示すように、電話をか
けて自動音声応答システム部の指示に従って、欲しい資
料の番号を入力する（ａ）。入力されたデータは資料情
報データベース部分（Ａ）として格納される。次に自動
音声応答システム部の指示に従って、郵便番号（ｂ）を
入力する。

【０００８】初回登録の場合は暗証番号（ｄ）を入力す
る。この際に、同一郵便番号において既に登録済の暗証
番号か否か再利用顧客認識部分（Ｂ）に照会する。既登
録暗証番号の場合には、暗証番号を選定し直してもらい
重複を避けるというチェック機能を有する。次に、補足
データ（ｅ）を提供することにより初回情報が獲得され
る（Ｃ）。この時先に告げられた郵便番号（ｂ）により
郵便データベース部分（Ｅ）から郵便番号該当住所が割
り出され音声化され（Ｆ）て顧客該当住所までを確認す
るとともに、それ以降の細かい番地等を顧客に提供させ
るものである。顧客Ａより伝達された補足データはシス
テム側の顧客データベース部分（Ｄ）に格納されるとと
もにＩＤ化され、再度の利用に際して、郵便番号と暗証
番号の伝達のみで顧客の特定が可能となる。そしてこれ
らの情報は資料の請求番号とともに今回発送データとし
て（Ｇ）プリント部分に送られ、宛名ラベルとして打ち
出される（Ｉ）。このとき郵便番号データベース部分
（Ｅ）より郵便番号該当住所が割り出され顧客データベ
ース部分への格納に利用されるのは言うまでもない。

【０００９】再度この顧客Ａが同一ゲーム会社の２か月
後の資料を請求しようとする場合は同様の流れのなか
で、図２で示す郵便番号（ｂ）と既登録暗証番号（ｃ）
を入力することによりシステム側が再利用顧客として認
識し（Ｂ）、ただちにその情報を請求資料番号とともに
顧客データベース部分（Ｄ）に送り、検索し、発送に必
要な情報を抽出し、今回発送データとして（Ｇ）プリン
ト部分に送られ、宛名ラベルとして打ち出される
（Ｉ）。すなわち顧客Ａは資料受付先に再度電話をかけ
て、郵便番号と暗証番号を入力する。その情報より自動
的に顧客データ格納部分Ｄから顧客Ａを確認し宛名ラベ
ルを印刷する。

【００１０】このようなシステムであれば、顧客Ａは一
度自己の内容を自己が選んだ暗証番号と共に登録すれ
ば、２回目以降は郵便番号と暗証番号を入力するのみで
資料請求ができるので非常に手間がかからず便利であ
る。この時郵便番号を忘れることは先ず無いうえ、暗証
番号も自己が選んだものであるため、勝手に押しつけら
れたお客様番号あるいはコード（多くは桁数が非常に多
い）よりは覚え安く顧客にとり便利である。現在、郵便
番号は最大５桁であり、暗証番号を４桁とすると両番号
の組み合わせで１０⁹ 通り のＩＤ付与が可能であ
る。また、平成１０年２月度からは郵便番号が７桁にな
り１０¹¹ 通り のＩＤ付与が可能であり、資料請求
者の特定にとり十分であると思われる。

【００１１】実施例２ 本発明の第２の実施例を図１〜２を用いて説明する。顧
客Ｂは実施例１の顧客Ａと同じゲーム会社に初めて資料
請求を行ったが、次には別の会社の資料を請求するため
電話をかけた。この場合も流れは実施例１の再請求と同
じ流れで新たな資料の請求が可能となる。すなわち別の
会社の資料を請求するにあたっても、本発明を使用した
同一の受付先では資料の再請求として把握することが可
能で、顧客Ｂは資料番号と郵便番号と暗証番号を入力す
れば、システム上で、顧客データベース部を検索の上、
自動的に送付用の宛名ラベルがプリントされる。

【００１２】実施例３ 本発明の第３の実施例を図１〜２を用いて説明する。顧
客Ｃと顧客Ｄは同じ会社である。電話番号で顧客管理し
ている資料請求受付先に顧客Ｃが１度資料請求したた
め、顧客Ｄが次に資料請求して電話番号を告げると、電
話番号が同一なため、自動的に前回の請求者、すなわち
顧客Ｃに資料が送付されてしまい非常に不便であった。
この場合も本発明であれば、暗証番号を個別に採用する
ため、このような問題はおこらず、顧客Ｄは初回の受付
がなされることとなる。

【００１３】なお、このような方法の資料請求受付シス
テムであれば、特定企業の資料請求に限らず、あらゆる
企業の資料請求に統一的にこのシステム及び顧客特定方
法が利用できる。顧客は企業毎のお客様番号を絶えず管
理・準備する必要はなく、また電話セールスの不安を感
じつつ電話番号を告げる必要がなくなる。また、郵便番
号を採用したことで、システム内の顧客情報の獲得にお
いても郵便番号から割り出せる行政区画までの情報は顧
客が提供せずとも郵便番号データベースから取り出せる
ので、顧客にとっても手間がはぶけ、システム側として
も自動化が図れる。

【００１４】

【発明の効果】本発明のシステムであれば、顧客は一度
自己の情報を自己が選んだ暗証番号と共に登録すれば、
２回目以降は郵便番号と暗証番号を入力するのみで資料
請求が可能となり手間がかからず非常に便利である。郵
便番号も暗証番号も一般の人にとり忘れることは殆ど無
く、暗証番号も特に自己が選定したものであるため、忘
れることは殆ど無いと考えて良い。郵便番号と暗証番号
の組み合わせにおいては最大１０¹¹通りの組み合わせで
ＩＤ付与が可能であり、資料請求者の特定にとり十分で
あると思われる。なお、このような方法の資料請求受付
システムであれば、特定企業の資料請求に限らず、あら
ゆる企業の資料請求に統一的にこのシステム及び顧客特
定方法が利用できる。顧客は企業毎のお客様番号を絶え
ず管理・準備する必要はなく、また、電話セールスの不
安を感じつつ電話番号を告げる必要がなくなる。また、
郵便番号を採用したことで、システム内の顧客情報の獲
得においても郵便番号から割り出せる行政区画までの情
報は顧客から提供せずとも郵便番号データベースから取
り出せるので、顧客にとっても手間がはぶけ、システム
側としても自動化が図れる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のシステム側の動作手順の概念構成を示
すフローチャート。

【図２】本発明のシステムの概念構成を示すブロック図
である。

【符号の説明】

Ａ 資料情報データベース部分 Ｂ 再利用顧客認識部分 Ｃ 初回情報獲得部分 Ｄ 顧客データベース部分 Ｅ 郵便番号データベース部分 Ｆ 郵便番号割り出しデータ音声化部分 Ｇ 今回発送データ作成部分 Ｉ 宛名ラベル Ｘ 自動音声応答システム部 Ｙ 基幹システム部

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電話による顧客の要求に応じて自動音声
   応答手段により資料請求を受付するシステムにおいて、
   資料情報データベース部分、再利用顧客認識部分、初回
   情報獲得部分、郵便番号データベース部分、郵便番号割
   り出しデータ音声化部分からなる自動音声応答システム
   部、及び、顧客データベース部分、顧客データベース部
   分から情報を取り出し、今回発送データ作成部分、資料
   送付用宛名ラベルを出力するプリント部分からなる基幹
   システム部を備えた自動資料請求受付システム。
2. 【請求項２】 電話による顧客の要求に応じて資料請求
   を受付するシステムにおいて、初回利用の際に登録した
   郵便番号と顧客採用の暗証番号をＩＤ化し、顧客データ
   ベースに取り込み、次回以降の利用に際して、郵便番号
   と暗証番号の情報提供により当該顧客を特定する方法。