JP2015002526A - 会議システムおよび通信端末装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 各拠点に設けられる会議用端末装置と多地点接続装置との接続を簡略化するとともに、会議に用いる端末装置を会議開催時点で柔軟に選択可能な会議システムを提供する。
【解決手段】 会議システム（１）は、拠点毎に設けられる会議用端末装置（１０）と、各拠点の会議用端末装置（１０）が遠隔会議の為に接続されるＭＣＵ（３０１）と、会議予約を受け付け、会議の開催日時と認証情報とを含む接続情報を生成する予約サーバ（３０２）と、少なくとも一の拠点に設けられ、自拠点に設けられている会議用端末装置（１０）と通信可能なユーザ端末装置（２０）とを含み、ユーザ端末装置（２０）は、予約サーバ（３０２）により生成された接続情報を記憶する接続情報記憶部（２１１）と、現在時刻が開催日時になると、接続情報に含まれる認証情報を用いて、自拠点の会議用端末装置（１０）をＭＣＵ（３０１）に接続させる接続制御部（３０２）とを有する。
【選択図】 図１０

Description

本発明は、複数の拠点間を結んで行われる遠隔会議を実現する会議システムおよび通信端末装置に関する。

近年、ネットワーク接続可能なデバイスが多様に存在している。また、このようなデバイスで利用することができるシステム・サービスも、多様に存在している。そのようなシステムのひとつに、複数の拠点間を結んで遠隔会議を行うための多地点会議システムがある。

多地点会議システムは、各拠点において、他の拠点の様子を撮影した映像や会議で用いられる資料を画面表示させつつ、拠点間での音声によるディスカッションを可能にすることで、音声だけで行われる電話会議よりも質の高い環境を提供することができる。

このような多地点会議システムの一つに、各拠点において会議室ごとに設置される会議用端末装置と、各拠点の会議用端末装置が通信ネットワークを介して遠隔会議のために接続され、接続された各会議用端末装置から送信される映像データおよび音声データを中継する多地点接続装置（ＭＣＵ；Multipoint Control Unit）と、遠隔会議の予約を受け付け、予約状況を管理する機能を有する予約サーバとを含んで構成されるものがある。

このように予約サーバを備える多地点会議システムにおいては、従来から、遠隔会議を予約する際に、遠隔会議に利用する会議用端末装置についても予め設定しておき、遠隔会議の開催日時になると、多地点接続装置が予め設定された会議用端末装置に自動的に接続する形式のもの、および、遠隔会議を予約する際には、会議用端末装置を設定することなく、遠隔会議の開催日程および参加者などを設定しておくに留まり、遠隔会議の開催日時の時点で遠隔会議に利用可能な会議用端末装置のうち、任意の会議用端末装置を用い、多地点接続装置にアクセスして、会議用端末装置を多地点接続装置に接続するために必要な接続情報をユーザが入力することで、会議用端末装置と多地点接続装置とを接続する形式のものがある。

前者の形式のものは、遠隔会議の開催日時になると、予め設定しておいた会議用端末装置と多地点接続装置とが自動的に接続されるので、後者の形式のものに比べ、ユーザにとって、接続情報を入力する手間を省くことができるという利点がある。しかしながら、この前者の形式のものでは、遠隔会議に用いる会議用端末装置を予約の時点で決めておく必要がある。すなわち、会議室についても予め決めておく必要がある。

したがって、遠隔会議の予約を行った後に、緊急に別の会議のために、予め決めておいた会議室を明け渡す必要が生じてしまうと、予め決めておいた会議用端末装置とは別の会議用端末装置を用いて遠隔会議を行うことができるように、遠隔会議の予約内容を変更しなければならず、運用上の柔軟性に欠けるという問題がある。

一方、後者の形式のものは、接続情報さえ正しく入力すれば、会議の開催時点において空いている会議用端末装置の中から任意の会議用端末装置を用いて遠隔会議を行うことができるので、前記のような問題が生じないという利点がある。しかしながら、この後者の形式のものでは、会議用端末装置を多地点接続装置に接続するためには、ユーザが接続情報を手動で入力しなければならず、ユーザに面倒な操作を強いることとなってしまうという問題がある。

たとえば特許文献１には、会議システムにおけるユーザ設定操作を簡略化する方法として、会議サーバが、無線ネットワークに接続するための認証キーを含む会議参加用設定情報を会議開催通知メールに添付して会議参加予定者の端末装置へ配信し、会議の予定日時になると、自動的に会議サーバと端末装置とが通信可能に接続される技術が開示されている。

しかしながら、この特許文献１に記載される技術は、無線ネットワークに接続するための接続方式として、１０ｍ以内の短距離通信方式であるＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）を利用するものである。すなわち、一つの会議室内において、そこに設置された会議サーバまたは無線アクセスポイントと、会議の参加者がそれぞれ操作する複数の端末装置との接続を自動的に行うものであり、空間的に離れた複数の拠点間を結んで遠隔会議を行う多地点会議システムに適用し得るものではない。

特開２００４−９６４９５号公報

本発明の目的は、空間的に離れた複数の拠点間を結んで遠隔会議を行うための会議システムにおいて、各拠点に設けられる会議用端末装置と多地点接続装置との接続を簡略化するとともに、会議に用いる会議用端末装置を遠隔会議の開催時点で柔軟に選択することができる会議システムおよび通信端末装置を提供することである。

本発明は、複数の拠点に設けられ、通信ネットワークを介して映像データおよび音声データを送受信可能な会議用端末装置と、
各拠点の前記会議用端末装置が、通信ネットワークを介して遠隔会議のために接続される多地点接続装置であって、接続するために認証情報を必要とする多地点接続装置と、
遠隔会議の予約を受け付ける会議予約管理装置であって、該遠隔会議の開催日時を示す日時情報と認証情報とを含む接続情報を生成する会議予約管理装置と、
少なくとも一の拠点に設けられ、自拠点に設けられている会議用端末装置と通信可能な通信端末装置とを含み、
前記通信端末装置は、
前記会議予約管理装置によって生成された接続情報を記憶する接続情報記憶部と、
現在時刻が、前記接続情報記憶部に記憶されている接続情報に含まれる日時情報が示す開催日時になると、該接続情報に含まれる認証情報を用いて、自拠点に設けられている会議用端末装置を前記多地点接続装置に接続させる接続制御部とを有することを特徴とする会議システムである。

また本発明は、前記接続制御部は、自拠点に複数の会議用端末装置が設けられている場合、現在時刻が開催日時になると、各会議用端末装置について、その時点において遠隔会議に利用可能であるか否かを判定し、遠隔会議に利用可能な一の会議用端末装置を前記多地点接続装置に接続させることを特徴とする。

また本発明は、前記接続制御部は、判定の結果、遠隔会議に利用可能な会議用端末装置が複数存在する場合、自装置または遠隔会議に利用可能な会議用端末装置を介して一の会議用端末装置がユーザに選択されたか否かを判定し、ユーザによって選択されたと判定すると、該一の会議用端末装置を前記多地点接続装置に接続させることを特徴とする。

また本発明は、前記接続制御部は、判定の結果、利用可能な会議用端末装置が存在しない場合、自装置が通信ネットワークを介して映像データおよび音声データを送受信可能に構成されているか否かを判定し、送受信可能に構成されていると判定すると、自装置を前記多地点接続装置に接続させることを特徴とする。
また本発明は、前記会議システムにおける通信端末装置である。

本発明によれば、空間的に離れた複数の拠点間を結んで遠隔会議を行うための会議システムにおいて、各拠点に設けられる会議用端末装置と多地点接続装置との接続を簡略化するとともに、会議に用いる会議用端末装置を遠隔会議の開催時点で柔軟に選択することができる

本発明の一実施形態に係る会議システム１の構成の一例を示す図である。 会議用端末装置１０の構成の一例を示すブロック図である。 ユーザ端末装置２０の構成の一例を示すブロック図である。 予約サーバ３０２の機能的構成の一例を示す機能ブロック図である。 接続情報生成部３１３によって生成される接続情報３２１の一例を示す図である。 会議参加者宛に送信される会議案内メール３２２の一例を示す図である。 遠隔会議の予約の流れを示すフローチャートである。 遠隔会議の予約の完了を表示するＷｅｂ画面３２３の一例を示す図である。 遠隔会議ソフトｐ１における会議予約のインターフェース３２６の一例を示す図である。 会議システム１における自動接続のシーケンスを示す図である。 ユーザ端末装置２０の表示部２０１に表示される選択画面４０１の一例を示す図である。 遠隔会議に利用可能な各端末装置の表示部１０５，２０１に表示される選択画面４０２の一例を示す図である。 拠点Ａにおけるネットワーク構成の一例を示す図である。 ユーザ端末装置２０と会議用端末装置１０との接続の他の例を示す図である。 ユーザ端末装置２０と会議用端末装置１０との接続のさらに他の例を示す図である。

図１は、本発明の一実施形態に係る会議システム１の構成の一例を示す図である。会議システム１は、空間的に離れた場所にある複数の拠点間を結んで遠隔会議を行うためのシステムである。図１では一例として、２つの拠点（拠点Ａ，Ｂ）のみを示しているが、拠点の数は３つ以上であってもよい。

本実施形態に係る会議システム１は、各拠点に設けられる会議用端末装置１０およびユーザ端末装置２０（通信端末装置）と、ＬＡＮ（Local Area Network）２およびインターネット３などの通信ネットワークを介して、各拠点に設けられている会議用端末装置１０およびユーザ端末装置２０と通信可能に設けられる会議サーバ３０とを含んで構成される。

図２は、会議用端末装置１０の構成の一例を示すブロック図である。会議用端末装置１０は、テレビ会議を行えるように構成された端末装置であり、図１に示すように、各拠点においてＬＡＮ２に接続される。会議用端末装置１０は、各拠点において、会議室などの会議スペースごとに設置される。会議用端末装置１０は、通信ネットワークを介して会議サーバ３０における後述の多地点接続装置３０１に接続されることによって、他の拠点との遠隔会議を可能にする。

本実施形態に係る会議用端末装置１０は、撮像部１０１と、映像エンコード部１０２と、音声入力部１０３と、音声エンコード部１０４と、表示部１０５と、映像デコード部１０６と、音声出力部１０７と、音声デコード部１０８と、通信部１０９と、操作部１１０と、制御部１１１と、記憶部１１２とを含んで構成される。

撮像部１０１は、被写体像を取り込むための対物レンズを含む光学系および該光学系により結像された被写体の像を電子化する固体撮像素子を備える撮像装置を含んで構成される。固体撮像素子には、たとえばＣＣＤ（Charge Coupled Device）またはＣＭＯＳ（Complementary Metal Oxide Semiconductor）などが用いられる。撮像部１０１は、制御部１１１の制御により、被写体を撮影して、撮影により得られたアナログ映像データを映像エンコード部１０２へ出力する。映像エンコード部１０２は、撮像部１０１から与えられる非圧縮のアナログ映像データを、デジタルデータに変換するとともに所定の圧縮形式で圧縮処理して、制御部１１１へ出力する。

音声入力部１０３は、話者の音声を入力するためのマイクを含んで構成される。音声入力部１０３は、制御部１１１の制御により、マイクを介して入力された音声のアナログ音声データを音声エンコード部１０４へ出力する。音声エンコード部１０４は、音声入力部１０３から与えられる非圧縮のアナログ音声データを、デジタルデータに変換するとともに所定の圧縮形式で圧縮処理して、制御部１１１へ出力する。

表示部１０５は、たとえば液晶パネルおよびバックライトを備える液晶ディスプレイ装置や、有機ＥＬ（Electro-Luminescence）ディスプレイ装置などの公知の表示装置を含んで構成される。表示部１０５は、制御部１１１の制御により、映像デコード部１０６から与えられる映像データに基づいて、表示装置の表示面に映像を表示する。映像デコード部１０６は、制御部１１１から与えられる圧縮処理された映像データを伸張処理して、表示部１０５へ出力する。

音声出力部１０７は、音声データを出力するためのスピーカを含んで構成される。音声出力部１０７は、制御部１１１の制御により、音声デコード部１０８から与えられる音声データに基づいて、音声を出力する。音声デコード部１０８は、制御部１１１から与えられる圧縮処理された音声データを伸張処理して、音声出力部１０７へ出力する。

通信部１０９は、通信に必要なプロトコルスタックおよびネットワークインターフェイスカード（ＮＩＣ）を含んで構成される。通信部１０９は、制御部１１１の制御により、制御部１１１から与えられる圧縮された映像データおよび音声データを、通信ネットワークを介して会議サーバ３０へ送信する。また、通信部１０９は、会議サーバ３０から圧縮処理された映像データおよび音声データを受信すると、受信したこれらのデータを制御部１１１へ出力する。

操作部１１０は、操作ボタン、表示部１０５における表示装置の表示面に重畳されたタッチセンサ、リモコン信号受光部、ポインティングデバイスなどを含んで構成される。操作部１１０は、ユーザによる操作を受け付け、入力されたデータや命令を制御部１１１へ与える。

制御部１１１は、たとえばＣＰＵ（Central Processing Unit）によって実現され、記憶部１１２に記憶されるプログラムを実行することにより、会議用端末装置１０における各部の動作を制御する。

記憶部１１２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）およびＲＡＭ（Random Access Memory）によって実現される主記憶部と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などによって実現される補助記憶部とを有し、基本ソフトウェアであるＯＳ（Operating System）のほか、本実施形態に係る会議システム１を実現するための遠隔会議ソフトｐ１などのソフトウェアプログラム、ならびにプログラムを実行する際に用いられるデータなどを記憶する。

本実施形態では、制御部１１１は、遠隔会議ソフトｐ１を実行することで、ユーザ端末装置２０から与えられる接続指令に基づいて、接続指令とともに与えられた後述の認証情報を用いて、自装置１０を、通信ネットワークを介して会議サーバ３０における後述の多地点接続装置３０１に接続する処理を実行する。この処理については後述する。

図３は、ユーザ端末装置２０の構成の一例を示すブロック図である。ユーザ端末装置２０は、汎用のＰＣ（Personal Computer）によって実現される個人用の端末装置であり、図１に示すように、各拠点においてＬＡＮ２に接続される。すなわち、ユーザ端末装置２０は、自拠点に設けられている会議用端末装置１０とＬＡＮ２を介して通信可能である。

本実施形態に係るユーザ端末装置２０は、表示部２０１と、通信部２０２と、操作部２０３と、記憶部２０４と、制御部２０５とを含んで構成される。表示部２０１は、液晶ディスプレイ装置や有機ＥＬディスプレイ装置などの公知の表示装置を含んで構成され、制御部２０５の制御により、画像データに応じた画像を表示装置の表示面に表示する。

通信部２０２は、通信に必要なプロトコルスタックおよびネットワークインターフェイスカードを含んで構成され、ＬＡＮ２を介して自拠点に設けられている会議用端末装置１０との間で通信を行うとともに、ＬＡＮ２およびインターネット３を介して、会議サーバ３０との間で通信を行う。操作部２０３は、キーボード、ポインティングデバイスなどを含んで構成され、ユーザによる操作を受け付け、入力されたデータや命令を制御部２０５へ与える。

記憶部２０４は、ＲＯＭおよびＲＡＭによって実現される主記憶部と、ＨＤＤなどによって実現される補助記憶部とを有し、基本ソフトウェアであるＯＳのほか、本実施形態に係る会議システム１を実現するための遠隔会議ソフトｐ１、電子メール機能を実現するためのメールソフトｐ２、およびＷｅｂブラウジング機能を実現するためのブラウザソフトｐ３などのソフトウェアプログラム、ならびにプログラムを実行する際に用いられるデータなどを記憶する。

制御部２０５は、たとえばＣＰＵによって実現され、記憶部２０４に記憶されるプログラムを実行することにより、ユーザ端末装置２０における各部の動作を制御する。本実施形態では、制御部２０５は、遠隔会議ソフトｐ１を実行することにより、接続情報記憶部２１１および接続制御部２１２として機能する。

接続情報記憶部２１１は、後述する接続情報を記憶する。接続制御部２１２は、接続情報記憶部２１１に記憶されている接続情報に基づいて、遠隔会議の開催日時になると、自拠点に設けられている会議用端末装置１０の中から、開催日時の時点において遠隔会議に利用可能な会議用端末装置１０を判定し、遠隔会議に利用可能な一の会議用端末装置１０に対して、多地点接続装置３０１に接続する旨の接続指令と、その接続の際に必要となる後述の認証情報を与える。

再び図１を参照して、会議サーバ３０は、多地点接続装置（ＭＣＵ；Multipoint Control Unit）３０１と、予約サーバ３０２（会議予約管理装置）とを含んで構成される。

多地点接続装置３０１は、通信ネットワークを介して接続された各拠点の会議用端末装置１０から送信される映像データおよび音声データを中継することにより、それらの会議用端末装置１０間で遠隔会議を実現する装置である。

多地点接続装置３０１は、具体的には、接続された各拠点の会議用端末装置１０から圧縮処理された映像データおよび音声データを受信し、受信した映像データおよび音声データを伸張処理する。そして、各拠点の伸張処理後の映像データをレイアウトして１つの映像データに合成し、合成後の映像データを所定の圧縮形式で圧縮処理する。同様に、各拠点の伸張処理後の音声データを１つの音声データに合成し、合成後の音声データを所定の圧縮形式で圧縮処理する。そして、圧縮処理した映像データおよび音声データを、自装置３０１に接続されている各拠点の会議用端末装置１０へ配信する。

なお、遠隔会議を行うために、会議用端末装置１０をこの多地点接続装置３０１に接続する際には、後述の認証情報が必要であり、多地点接続装置３０１では、会議用端末装置１０から与えられる認証情報に基づいて、接続を許可するか拒否するかが判断される。接続が許可されることにより、会議用端末装置１０と多地点接続装置３０１とが接続される。

図４は、予約サーバ３０２の機能的構成の一例を示す機能ブロック図である。予約サーバ３０２は、遠隔会議の予約を管理する機能を有するサーバ装置であり、ユーザ端末装置２０からアクセス可能に設けられている。

本実施形態に係る予約サーバ３０２は、予約受付部３１１と、予約状況管理データベース３１２と、接続情報生成部３１３と、会議案内生成部３１４と、利用者情報管理データベース３１５と、会議案内配信部３１６とを含んで構成される。

予約受付部３１１は、遠隔会議の予約を受け付ける。遠隔会議の予約は、たとえば予約サーバ３０２にアクセスしてきたユーザ端末装置２０によって行われる。予約受付部３１１は、遠隔会議の予約を受け付ける際に、遠隔会議の開催日時、会議参加者を示す情報（以下、「参加者情報」と称する）、遠隔会議に用いられる会議用端末装置１０を多地点接続装置３０１に接続するために必要な認証情報、会議名、議題、および会議参加者へ会議の開催を案内する案内文などの情報を入力するように、そのユーザ端末装置２０を操作している会議予約者に求める。予約受付部３１１は、これらの情報が入力されることによって遠隔会議の予約が完了すると、会議予約者によって入力された情報に基づいて、予約状況管理データベース３１２を更新する。

予約状況管理データベース３１２は、遠隔会議の予約状況および各拠点における会議スペースの予約状況を示すデータを管理するデータベースである。会議スペースの予約状況を示すデータは、たとえば各拠点から与えられるデータに基づいて随時更新される。

接続情報生成部３１３は、予約受付部３１１が遠隔会議の予約を受け付けると、その遠隔会議の開催日時を示す日時情報と認証情報とを含む接続情報を生成する。図５は、接続情報生成部３１３によって生成される接続情報３２１の一例を示す図である。

なお、本実施形態では、前記のように、遠隔会議を予約する際に認証情報の入力を求めているが、他の実施形態では、会議予約者に認証情報の入力を求めることなく、予約サーバ３０２において自動的に認証情報を設定するように構成してもよい。この場合、接続情報生成部３１３が、認証情報を自動的に設定して、その認証情報と日時情報とを含む接続情報する。

会議案内生成部３１４は、接続情報生成部３１３によって接続情報が生成されると、会議の開催を会議参加者に案内するためのＥメール（以下、「会議案内メール」と称する。）を作成する。この会議案内メールには、接続情報生成部３１３によって生成された接続情報が添付されるとともに、会議予約者によって入力された会議名、議題、案内文などの情報が含まれる。

利用者情報管理データベース３１５は、会議システム１を利用し得る者について、その者を示す情報（氏名、識別番号など）、その者の所属している拠点、その者に付与されているメールアドレスなどを関連付けて記憶するデータベースである。

会議案内配信部３１６は、会議案内生成部３１４によって会議案内メールが作成されると、会議予約者によって入力された参加者情報に基づいて、利用者情報管理データベース３１５から会議参加者のメールアドレスを取得し、会議参加者宛にその会議案内メールを送信する。図６は、会議参加者宛に送信される会議案内メール３２２の一例を示す図であり、会議案内メール３２２には、接続情報３２１が添付されている。

図７は、遠隔会議の予約の流れを示すフローチャートである。
ステップｓ１で、会議予約者が、ユーザ端末装置２０を操作して予約サーバ３０２へアクセスする。予約サーバ３０２へのアクセスは、たとえば遠隔会議ソフトｐ１を実行することにより行われる。なお、予約サーバ３０２が、Ｗｅｂサーバとして構成されている場合には、ブラウザソフトｐ３を実行することによりアクセスしてもよい。

ステップｓ２で、会議予約者は、遠隔会議の予約状況および各拠点における会議スペースの予約状況を把握するために、ユーザ端末装置２０を操作して、これらの予約状況を示すデータを予約サーバ３０２に要求する。予約サーバ３０２では、該要求を受け付けると、予約受付部３１１が、予約状況管理データベース３１２に格納されているデータをユーザ端末装置２０へ送信する。そして、ユーザ端末装置２０が、予約サーバ３０２から予約状況を示すデータを受信することにより、表示部２０１に、予約状況の確認画面が表示される。

ステップｓ３で、会議予約者は、ユーザ端末装置２０を操作して、遠隔会議の予約を行うための入力画面を表示部２０１に表示させ、予約状況の確認画面において確認した遠隔会議の予約状況および各拠点における会議スペースの予約状況を考慮して、その入力画面に、遠隔会議の開催日時を入力する。

ステップｓ４で、会議予約者は、ユーザ端末装置２０を操作して、表示部２０１に表示される入力画面に、その遠隔会議に参加する会議参加者の参加者情報を入力する。なお、本実施形態では、予約サーバ３０２には、利用者情報管理データベース３１５が設けられているので、予約サーバ３０２では、入力された参加者情報に基づいて、会議参加者のメールアドレスを特定することができるように構成されているが、予約サーバ３０２に利用者情報管理データベース３１５が設けられていない場合には、参加者情報とともに、参加者のメールアドレスを入力するための欄が入力画面に設けられる。

ステップｓ５で、会議予約者は、ユーザ端末装置２０を操作して、表示部２０１に表示される入力画面に、遠隔会議に用いられる会議用端末装置１０を多地点接続装置３０１に接続するために必要な認証情報を入力する。なお、前記のように、予約サーバ３０２において認証情報が自動的に設定される場合には、このステップｓ５は不要である。

ステップｓ６で、会議予約者は、ユーザ端末装置２０を操作して、表示部２０１に表示される入力画面に、その遠隔会議の会議名、議題および案内文を入力する。ステップｓ７で、会議予約者は、ユーザ端末装置２０を操作して、表示部２０１に表示される入力画面に、最大接続拠点数などその他のオプション情報を入力する。

ステップｓ８で、会議予約者は、ユーザ端末装置２０を操作して、入力内容を確定する。これにより、入力内容が予約サーバ３０２に送信され、遠隔会議の予約が完了する。遠隔会議の予約が完了すると、ステップｓ９で、受信した入力内容に基づいて、予約サーバ３０２の接続情報生成部３１３が接続情報を生成し、さらに、会議案内生成部３１４が接続情報を添付した会議案内メールを作成する。

ステップｓ１０で、会議案内配信部３１６は、入力内容に含まれる参加者情報に基づいて、利用者情報管理データベース３１５から会議参加者のメールアドレスを取得し、会議参加者宛に会議案内メールを送信する。これにより、一連の予約処理が終了する。

このように、一連の予約処理が終了すると、各会議参加者は、会議案内メールを介して、接続情報を取得することができる。接続情報を取得した各会議参加者は、後述する自動接続処理を実行させるために、ユーザ端末装置２０を操作して、取得した接続情報を接続情報記憶部２１１に記憶させる。

接続情報を接続情報記憶部２１１に記憶させる方法としては、たとえば、遠隔会議ソフトｐ１用に予め設けられている接続情報格納用のフォルダ内へ、接続情報のファイルを格納することによって行われてもよい。あるいは、接続情報のファイルを、遠隔会議ソフトｐ１のアイコンへドラッグ＆ドロップ操作すると、遠隔会議ソフトｐ１が、自動的に接続情報を接続情報記憶部２１１に記憶させるように構成してもよい。

なお、本実施形態では、予約サーバ３０２から各会議参加者に対して、接続情報が添付された会議案内メールが送信されるように構成されているが、他の実施形態では、予約サーバ３０２から各会議参加者に対して、接続情報を予約サーバ３０２からダウンロードすることを要求する旨の内容が記載された会議案内メールが送信されるように構成されてもよい。この場合には、会議案内メールを受信した各会議参加者が、自身のユーザ端末装置２０を操作して、予約サーバ３０２にアクセスし、予約サーバ３０２からダウンロードすることで、接続情報が取得される。

また、他の実施形態として、予約サーバ３０２が、Ｗｅｂサーバとして構成され、ブラウザソフトｐ３を実行して遠隔会議の予約を行う場合には、遠隔会議の予約の完了を表示するＷｅｂ画面３２３から、接続情報生成部３１３によって生成された接続情報をダウンロードできるようにしてもよい。

図８は、遠隔会議の予約の完了を表示するＷｅｂ画面３２３の一例を示す図である。図８に示すように、Ｗｅｂ画面３２３には、ダウンロード用のボタン３２４と、会議案内送付用のボタン３２５とが設けられ、会議予約者は、ボタン３２４を操作することで、接続情報を取得することができる。また、会議予約者が、ボタン３２５を操作することで、予約サーバ３０２から、会議予約者を除く会議参加者へ、接続情報が添付された会議案内メールが送信される。

また、さらに他の実施形態として、遠隔会議ソフトｐ１自体に会議予約のインターフェース３２６を持たせてもよい。図９は、遠隔会議ソフトｐ１における会議予約のインターフェース３２６の一例を示す図である。この場合、同一アプリケーション内での操作であるため、接続情報を接続情報記憶部２１１に記憶させるために特別な操作を行うことなく、接続情報が取得されると自動的に接続情報記憶部２１１に格納される。

接続情報記憶部２１１に格納された接続情報は、以下に説明するように、遠隔会議の開催日時になったときに、接続制御部２１２が、遠隔会議に利用可能な会議用端末装置１０を、多地点接続装置３０１に自動接続する際に用いられる。なお、接続情報記憶部２１１に格納された接続情報は、上記の用途のほかに、遠隔会議ソフトｐ１によって参照され、会議予定スケジュールの閲覧のために用いられてもよい。

図１０は、会議システム１における自動接続のシーケンスを示す図である。接続情報記憶部２１１に接続情報が格納されたユーザ端末装置２０において、接続制御部２１２が、現在時刻が接続情報に含まれる日時情報が示す開催日時になったと判定すると、自動接続の処理が開始され、ステップｓ１１に進む。

なお、以下の説明では、接続情報記憶部２１１に接続情報が格納されたユーザ端末装置２０自体が、会議用端末装置１０と同様の構成を備え、すなわち、遠隔会議に用いることができるように構成されているものとする。

ステップｓ１１で、ユーザ端末装置２０の接続制御部２１２は、自拠点に設けられている、ＬＡＮ２を介して通信可能な会議用端末装置１０に対して、遠隔会議に利用可能であるか否かを問い合わせる。会議用端末装置１０がこの問合せを受け取ると、ステップｓ１２に進む。

ステップｓ１２で、ユーザ端末装置２０から問合せを受けた会議用端末装置１０は、自装置が現在、別の遠隔会議に利用されているか否かに基づいて、その問合せを送信したユーザ端末装置２０に対して、遠隔会議に利用可能か否かを示す情報を返答する。ユーザ端末装置２０が会議用端末装置１０から返答を受け取ると、ステップｓ１３に進む。

ステップｓ１３で、ユーザ端末装置２０の接続制御部２１２は、会議用端末装置１０からの返答により、遠隔会議に利用可能な会議用端末装置１０が存在している場合には、自装置２０を含む、利用可能な複数の端末装置の中から、遠隔会議に用いる一の端末装置を会議参加者に決定させる。

遠隔会議に用いる端末装置を会議参加者に決定させる方法としては、自装置２０を含む、遠隔会議に利用可能な端末装置の一覧を、表示部２０１を介して会議参加者に提示し、操作部２０３を介して会議参加者に選択させるようにしてもよい。

図１１は、ユーザ端末装置２０の表示部２０１に表示される選択画面４０１の一例を示す図である。この場合、会議参加者により、選択画面４０１において、遠隔会議に利用可能な端末装置の中から一の端末装置が選択されると、ステップｓ１４に進む。

また、遠隔会議に用いる端末装置を会議参加者に決定させる別の方法としては、自装置２０を含む、遠隔会議に利用可能な全ての端末装置の表示部１０５，２０１に、当該端末装置を用いるか否かの選択画面４０２を表示させ、会議参加者により、遠隔会議に用いる一の端末装置における操作部１１０または操作部２０３を介して決定させるようにしてもよい。

図１２は、遠隔会議に利用可能な各端末装置の表示部１０５，２０１に表示される選択画面４０２の一例を示す図である。この場合、会議参加者により、一の端末装置において、操作部１１０または操作部２０３を介して遠隔会議へ用いることが決定されると、ステップｓ１４に進む。

なお、ステップｓ１３において、遠隔会議に利用可能な会議用端末装置１０が存在していない場合については後述する。また、本実施形態では、遠隔会議に利用可能な端末装置が複数存在している場合に、遠隔会議に用いる端末装置を、会議参加者に決定させるように構成されているが、他の実施形態では、ユーザ端末装置２０の接続制御部２１２が、予め定められた優先順位に基づいて、遠隔会議に用いる端末装置を自動的に決定するように構成してもよい。

ステップｓ１４で、ユーザ端末装置２０の接続制御部２１２は、ステップｓ１３において、遠隔会議に用いる端末装置として一の会議用端末装置１０がユーザにより選択された場合には、その会議用端末装置１０に対し、接続情報記憶部２１１に格納された接続情報に含まれる認証情報および接続指令を送信する。会議用端末装置１０が認証情報および接続指令を受け取ると、ステップｓ１５に進む。なお、ステップｓ１３において、遠隔会議に用いる端末装置として自装置２０が選択された場合については後述する。

ステップｓ１５で、認証情報および接続指令を受け取った会議用端末装置１０は、その認証情報を多地点接続装置３０１に送信することで接続要求を行う。多地点接続装置３０１が認証情報を受け取ると、ステップｓ１６に進む。

ここで、ステップｓ１３において、遠隔会議に用いる端末装置として自装置２０が選択された場合には、接続制御部２１２は、接続情報記憶部２１１に格納された接続情報に含まれる認証情報を、多地点接続装置３０１に直接送信することで接続要求を行う。多地点接続装置３０１が認証情報を受け取ると、ステップｓ１６に進む。

また、ステップｓ１３において、遠隔会議に利用可能な会議用端末装置１０が存在していない場合には、接続制御部２１２は、自装置２０が遠隔会議に用いることができるように構成されているか否かを判定し、遠隔会議に用いることができるように構成されていれば、接続情報記憶部２１１に格納された接続情報に含まれる認証情報を、多地点接続装置３０１に直接送信することで接続要求を行う。多地点接続装置３０１が認証情報を受け取ると、ステップｓ１６に進む。

ステップｓ１６において、認証情報を受け取った多地点接続装置３０１は、その認証情報に基づいて、接続処理を実行する。接続処理が終了すると、ステップｓ１７に進み、多地点接続装置３０１は、接続要求が許可されたか拒否されたかを示す接続結果を、接続要求を行った会議用端末装置１０へ送信する。会議用端末装置１０が接続結果を受け取ると、ステップｓ１８に進む。

ステップｓ１８で、接続結果を受け取った会議用端末装置１０は、表示部１０５に、接続結果に応じた画面を表示する。たとえば、接続要求が許可された場合には、遠隔会議の実行画面が表示され、接続要求が拒否された場合には、エラーメッセージが表示される。そして、ステップｓ１９で、該会議用端末装置１０は、多地点接続装置３０１から受け取った接続結果を、接続指令を送信してきたユーザ端末装置２０へ送信する。ユーザ端末装置２０が接続結果を受け取ると、ステップｓ２０に進む。

なお、多地点接続装置３０１は、ユーザ端末装置２０から直接接続要求があった場合には、接続処理を行った後、接続結果をそのユーザ端末装置２０へ送信し、ユーザ端末装置２０が接続結果を受け取ると、ステップｓ２０に進む。

ステップｓ２０で、ユーザ端末装置２０の接続制御部２１２は、表示部２０１に、接続結果に応じた画面を表示する。たとえば、接続要求が拒否された場合には、遠隔会議に用いる一の端末装置を会議参加者に再度決定させるために、図１１に示すような選択画面４０１が表示される。これにより、会議システム１における一連の自動接続処理が終了する。

以上のように、本実施形態によれば、遠隔会議の開催日時になると、ユーザ端末装置２０の接続制御部２１２が動作することによって、遠隔会議に用いる一の端末装置と多地点接続装置３０１とが自動的に接続されるので、ユーザにとって、認証情報を入力する手間を省くことができる。また、遠隔会議の開催日時の時点において遠隔会議に利用可能な端末装置の中から選ばれた一の端末装置を多地点接続装置３０１に接続するように構成されているので、システム運用において柔軟に対応することができる。

上記の実施形態では、遠隔会議に利用可能な会議用端末装置１０を判定する際に、ＬＡＮ２を介して通信可能な全ての会議用端末装置１０を判定対象としているが、この場合、拠点の規模が大きければ、遠く離れた会議室に設けられている会議用端末装置１０も判定対象となってしまい、そのような会議用端末装置１０が、図１１に示すような選択画面４０１において、選択候補の一つとして挙げられるのは好ましくない。

そこで、このような不都合を回避するために、たとえば、会議用端末装置１０がマスターとして形成している無線通信ネットワークにユーザ端末装置２０が接続していることを条件とすることで、判定対象の会議用端末装置１０の候補を絞ってもよい。ここで、無線通信ネットワークとしては、１０ｍ以内の近距離無線通信方式であるＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）を採用してもよいし、会議用端末装置１０がアクセスポイントとして構成する無線ＬＡＮを採用してもよい。

図１３は、拠点Ａにおけるネットワーク構成の一例を示す図であり、会議室Ａに設けられている会議用端末装置１０ａ、ならびに、会議室Ｂに設けられているユーザ端末装置２０および会議用端末装置１０ｂはＬＡＮ２に接続されている。また、図中の仮想線αは、会議用端末装置１０ａがマスターとして形成している無線通信ネットワークの範囲を示し、仮想線βは、会議用端末装置１０ｂがマスターとして形成している無線通信ネットワークの範囲を示しているものとする。

前記のように、ＬＡＮ２を介して通信可能な全ての会議用端末装置１０を判定対象とする場合、図１３に示す例では、会議室Ｂに設けられているユーザ端末装置２０にとって、会議室Ａに設けられている会議用端末装置１０ａおよび会議室Ｂに設けられている会議用端末装置１０ｂが判定対象に含まれることとなる。

そこで、会議用端末装置１０ｂがマスターとして形成している無線通信ネットワークを条件とした場合、会議室Ｂに設けられているユーザ端末装置２０にとって、仮想線βの範囲外にある会議用端末装置１０ａが判定対象から除外されるため、判定対象の会議用端末装置１０の候補を絞ることができる。

上記の実施形態では、ＬＡＮ２を介してユーザ端末装置２０と会議用端末装置１０とが接続されていたが、ユーザ端末装置２０と会議用端末装置１０との接続は、他の通信手段を介して行われてもよい。

図１４は、ユーザ端末装置２０と会議用端末装置１０との接続の他の例を示す図である。複数の会議用端末装置１０がＬＡＮ２に接続されており、遠隔会議の開催日時において複数の会議用端末装置１０が遠隔会議に利用可能である場合、上記の実施形態では、ユーザは、その複数の会議用端末装置１０の中から一の会議用端末装置１０を選択するための操作を行う必要がある。そこで、このような操作を省略するために、図１４に示すように、会議用端末装置１０とユーザ端末装置２０とに予めＮＦＣ（Near Field Communication：近距離無線通信手段）４０を設けておき、多地点接続装置３０１に接続させたい会議用端末装置１０のＮＦＣ４０に対して、ユーザ端末装置２０から認証情報や接続指令を送信するようにしてもよい。これにより、接続させる必要のある会議用端末装置１０のみを容易に接続させることができる。

図１５は、ユーザ端末装置２０と会議用端末装置１０との接続のさらに他の例を示す図である。図１５に示す例では、図１４に示す例におけるＮＦＣ４０に替えて、ＩＥＥＥ８０２．１１ａ／ｂ／ｇ／ｎ規格に準拠した無線ルータ５０を設け、ユーザ端末装置２０を、特定の会議用端末装置１０にのみ接続可能に構成している。このように構成するためには、ユーザ端末装置２０とその特定の会議用端末装置１０に対して、無線ルータ５０に対応する共通のＳＳＩＤ（Service Set Identifier）およびパスワードを設定することで通信可能にしておけばよい。この場合においても、図１４の場合と同様に、接続させる必要のある会議用端末装置１０のみを容易に接続させることができる。

１ 会議システム
１０ 会議用端末装置
２０ ユーザ端末装置
３０ 会議サーバ
２１１ 接続情報記憶部
２１２ 接続制御部
３０１ 多地点接続装置
３０２ 予約サーバ

Claims (5)

1. 複数の拠点に設けられ、通信ネットワークを介して映像データおよび音声データを送受信可能な会議用端末装置と、
   各拠点の前記会議用端末装置が、通信ネットワークを介して遠隔会議のために接続される多地点接続装置であって、接続するために認証情報を必要とする多地点接続装置と、
   遠隔会議の予約を受け付ける会議予約管理装置であって、該遠隔会議の開催日時を示す日時情報と認証情報とを含む接続情報を生成する会議予約管理装置と、
   少なくとも一の拠点に設けられ、自拠点に設けられている会議用端末装置と通信可能な通信端末装置とを含み、
   前記通信端末装置は、
   前記会議予約管理装置によって生成された接続情報を記憶する接続情報記憶部と、
   現在時刻が、前記接続情報記憶部に記憶されている接続情報に含まれる日時情報が示す開催日時になると、該接続情報に含まれる認証情報を用いて、自拠点に設けられている会議用端末装置を前記多地点接続装置に接続させる接続制御部とを有することを特徴とする会議システム。
2. 前記接続制御部は、自拠点に複数の会議用端末装置が設けられている場合、現在時刻が開催日時になると、各会議用端末装置について、その時点において遠隔会議に利用可能であるか否かを判定し、遠隔会議に利用可能な一の会議用端末装置を前記多地点接続装置に接続させることを特徴とする請求項１に記載の会議システム。
3. 前記接続制御部は、判定の結果、遠隔会議に利用可能な会議用端末装置が複数存在する場合、自装置または遠隔会議に利用可能な会議用端末装置を介して一の会議用端末装置がユーザに選択されたか否かを判定し、ユーザによって選択されたと判定すると、該一の会議用端末装置を前記多地点接続装置に接続させることを特徴とする請求項２に記載の会議システム。
4. 前記接続制御部は、判定の結果、利用可能な会議用端末装置が存在しない場合、自装置が通信ネットワークを介して映像データおよび音声データを送受信可能に構成されているか否かを判定し、送受信可能に構成されていると判定すると、自装置を前記多地点接続装置に接続させることを特徴とする請求項２に記載の会議システム。
5. 請求項１〜４のいずれか１つに記載の通信端末装置。