JP2009145955A - 電子メールの添付ファイル誤送信防止システム、方法、およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子メール送信時に添付ファイルの宛先の妥当性を送信側のみで自動判定する機能を提供する。
【解決手段】電子メールに添付する添付電子ファイル３１９に対して、電子メールの送信先アドレスが記述された参照許可宛先情報ファイル３２０の括り付けを行い、添付電子ファイル３１９を添付した電子メール３１８の送信操作を実行時、括り付けた電子メールの参照許可宛先情報ファイル３２０を元に、電子メールに指定した電子メールの送信先電子メールアドレス３２１が添付電子ファイル３１９の参照を許可された送信先アドレスであるかを自動判定する。判定の結果、電子メール３１８に添付した添付電子ファイル３１９が誤った宛先に送信実行される場合に事前に送信者に宛先誤りとして通知することで、送信側ＰＣからの電子ファイル３１９を添付した添付電子メール３１８の誤送信を抑止し、添付電子ファイル３１９の情報漏洩を防止できるようにする。
【選択図】 図３（ｂ）

Description

本発明は、電子メールの添付ファイル誤送信防止技術に関する。

電子メールの誤送信を防止する従来の方式としては、『送信側ＰＣの電子メール送信操作実行直後に電子メールの送信先アドレスを一覧表示し、送信者が目視により確認する方式』、『送信側ＰＣの電子メール送信操作実行直後にネットワーク上の認証サーバとの通信の遣り取りの結果により、送信可否を決する方式』（特許文献１）、『送信側ＰＣの電子メール送信処理後、電子メールが送信されたネットワーク上のメールサーバあるいは送信先のコンピュータとの通信の遣り取りの結果により、送信可否を決する方式』（特許文献２、３）、『電子メールアドレスを公開鍵で暗号化して通信する方式』（特許文献４）等が知られている。

特開２００７−１０２３３４号公報 特開２００６−０５９２９７号公報 特開２００３−２４８６４６号公報 特開２００５−０９２５２５号公報

上述の従来の方式において、送信者が目視あるいは手動の操作により、送信先の電子メールアドレスの確認を要する方式では、送信先の電子メールアドレスや添付する電子ファイルが複数存在する場合に見落としや、添付する電子ファイル自体の添付を誤るリスクが高くなり、誤送信による電子ファイルの漏洩を防止することができなかった。

また、電子メールおよび添付電子ファイルの参照可否を判定するために、送信処理の前後で送信先のコンピュータやネットワーク上のメールサーバあるいは認証サーバとネットワークを介した通信の遣り取りを要する方式では、電子ファイルの暗号化を行う場合も含め、電子ファイルそのものおよびその認証情報（電子ファイルを参照するためのパスワード等）のネットワーク上での第３者による盗聴機会が増加し、なりすましによる電子ファイルの漏洩リスクが高くなることから、電子ファイルの漏洩を回避することは困難であった。

本発明は上記問題を解決し、電子メールが送信操作直後、ネットワーク上で通信される前に電子メールの送信先アドレスが電子ファイルの送信先として妥当か否かを自動判定し、妥当と判定した宛先のみに送信処理を実行する機能を提供するものであり、送信者による送信側ＰＣで行う操作における操作ミスによる添付ファイルの情報漏洩を防ぐことを目的とした技術である。本発明により、電子メール受信側のコンピュータ上でのアカウント管理の不備等によるなりすましを除き、電子メールの添付電子ファイルの漏洩を送信側ＰＣのチェックで予防することが可能である。

本明細書において開示される発明のうち、代表的なものの概要を簡単に説明すれば、以下のとおりである。

第１の発明は、送信者のコンピュータは、電子メールに添付する添付電子ファイルに対して、前記添付電子ファイルの参照を許可する電子メールの送信先アドレスが記述された参照許可宛先情報ファイルの括り付けを行う添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段と、送信者のコンピュータ上で送信者が電子メールに前記参照許可宛先情報ファイルが括り付けられた添付電子ファイルを添付して送信操作を実行したとき、前記送信者のコンピュータ上で前記添付電子ファイルに括り付けられた前記参照許可宛先情報ファイルを元に、送信時の電子メールに指定した電子メールの送信先アドレスが前記添付電子ファイルの参照を許可された送信先アドレスであるかを判定する送信先アドレス判定手段と、指定した電子メールの送信先アドレスが前記添付電子ファイルの参照を許可された送信先アドレスでない場合に送信者に宛先誤りとして通知する宛先誤り通知手段と、を有することを特徴とする。

第２の発明は、第１の発明において、前記送信先アドレス判定手段は、前記電子メールの送信先アドレスが前記添付電子ファイルの参照を許可された送信先アドレスであると判定したとき、前記電子メールに、前記参照許可宛先情報ファイルが括り付けられた添付電子ファイルに換えて、前記添付電子ファイルを添付して、前記電子メールの送信を許可することを特徴とする。

第３の発明は、第１または第２の発明において、管理者のコンピュータは、添付電子ファイルを作成するための電子ファイルに対して、前記参照許可宛先情報ファイルの括り付けを行う電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段を有し、前記送信者のコンピュータは、前記参照許可宛先情報ファイルが括り付けられた前記添付電子ファイルを作成するための電子ファイルから、前記添付電子ファイルを作成するための電子ファイルを抽出する電子ファイル抽出手段を有し、前記添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段は、前記添付電子ファイルを作成するための電子ファイルを編集して作成した添付電子ファイルに対して、前記参照許可宛先情報ファイルの括り付けを行うことを特徴とする。

第４の発明は、第３の発明において、前記電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段は、自動実行型の合成プログラムが、前記添付電子ファイルを作成するための電子ファイルと、前記参照許可宛先情報ファイルと、前記合成プログラムと、を一つの電子ファイルとした合成ファイルを作成することにより実現され、前記電子ファイル抽出手段は、前記合成ファイルに含まれる前記自動実行型の合成プログラムが、前記合成ファイルから前記添付電子ファイルを作成するための電子ファイルを抽出することにより実現され、前記添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段は、前記合成ファイルに含まれる前記自動実行型の合成プログラムが、前記添付電子ファイルを作成するための電子ファイルを編集して作成した添付電子ファイルと、前記参照許可宛先情報ファイルと、前記合成プログラムと、を一つの電子ファイルとした再合成ファイルを作成することにより実現され、前記送信先アドレス判定手段は、送信者のコンピュータ上で送信者が電子メールに前記再合成ファイルを添付して送信操作を実行したとき、前記再合成ファイルから前記参照許可宛先情報ファイルを取得し、取得した参照許可宛先情報ファイルを元に、送信時の電子メールに指定した電子メールの送信先アドレスが前記添付電子ファイルの参照を許可された送信先アドレスであるかを判定することを特徴とする。

第５の発明は、第４の発明において、前記送信先アドレス判定手段は、前記電子メールの送信先アドレスが前記添付電子ファイルの参照を許可された送信先アドレスであると判定したとき、前記電子メールに、前記再合成ファイルに換えて、前記再合成ファイルから取得した前記添付電子ファイルを添付して、前記電子メールの送信を許可することを特徴とする。

第６の発明は、第４または第５の発明において、前記電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段は、前記合成ファイルにパスワードを設定し、前記電子ファイル抽出手段は、入力されたパスワードが正しい場合のみ前記添付電子ファイルを作成するための電子ファイルを抽出し、前記添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段は、入力されたパスワードが正しい場合のみ添付電子ファイルに対して参照許可宛先情報ファイルの括り付けを行う、ことを特徴とする。

第７の発明は、第４〜第６の発明において、前記電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段は、前記参照許可宛先情報ファイルに前記電子ファイルのファイル名を記述し、前記添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段は、前記添付電子ファイルのファイル名が前記参照許可宛先情報ファイルに記述された電子ファイルのファイル名と一致した場合のみ、前記再合成ファイルを作成する、ことを特徴とする。

本発明によれば、ネットワーク上のメールサーバを介することなく、電子メールの添付ファイル誤送信をメール送信時に宛先の妥当性を自動判定することができ、電子メールの添付ファイル誤送信による電子ファイルの情報漏洩を未然に防止することが可能となる。

以下、図面を参照して本発明の実施例を詳細に説明する。なお、実施例を説明するための全図において、同一機能を有するものは同一符号を付け、その繰り返しの説明は省略する。
先ず、本発明の適用範囲となる電子メールの送受信システムについて、図１〜図２を用いて概略を示す。

図１は、本発明の前提となる電子ファイルの添付機能を有する電子メールの送受信システムの周辺環境・機能概略を示す図である。図１において、１００はコンピュータ（以下、ＰＣという。）であり、送信側で電子メール１０１の作成／電子ファイル１０２の添付／送信の操作を行う送信側のＰＣである。送信側ＰＣ１００で電子ファイル１０２を添付した電子メール１０１の送信操作が実行された後、ネットワークによる通信を介して、送信側のメールサーバ１０３に送信される。送信側のメールサーバ１０３では、通信網１０４から電子メール１０１の宛先の電子メールアドレスを探し、電子メール１０１の転送を行う。図１においては、電子メールアドレスが受信側のメールサーバ１０５で見つかり転送されたものとしている。転送後、受信側のメールサーバ１０５では受信側のＰＣ１０６から受信者の権限を持つユーザーがメールサーバ１０５に対し、電子メールの受信操作を実行するまで電子メール１０１を保管する。受信側のＰＣ１０６からメールサーバ１０５に対し、電子メールの受信操作を実行されると電子メール１０１は受信側のＰＣ１０６に送信される。１０７は、受信側のＰＣ１０６で受け取った電子メールであり、電子メール１０１と同内容である。電子メール１０７を開封すると、添付電子ファイル１０８を取得・参照することができる。電子ファイル１０８は、送信側のＰＣで添付した電子ファイル１０２と同内容である。

本発明の実施例の電子メールの添付ファイル誤送信防止システムは、送信側のＰＣがネットワークおよびメールサーバを介して受信側のＰＣに接続され、送信側のＰＣから電子メールおよびその添付電子ファイルが送信される電子メールの送受信システムにおいて、送信側のＰＣに対して適用される。

図２は、本発明の実施例に示す電子メールの添付ファイル誤送信防止方法を実行する送信側ＰＣと、周辺環境のメールサーバおよび受信側ＰＣのハードウェア構成を示すブロック図である。

２００はコンピュータ（以下、ＰＣという。）であり、ＰＣ２００は、通信回線２０１と、トランスミッタ／レシーバ２０２と、制御部２０３と、主記憶部（ＲＡＭ）２０４と、キーボード部２０５と、補助記憶部（ＨＤＤ）２０６と、電源部２０７とで構成される。２０８は管理サーバであり、管理サーバ２０８は、通信回線２０９と、トランスミッタ／レシーバ２１０と、制御部２１１と、主記憶部（ＲＡＭ）２１２と、キーボード部２１３と、補助記憶部（ＨＤＤ）２１４と、電源部２１５とで構成される。

図３（ａ）は、本発明の実施例の電子メールの添付ファイル誤送信防止システムを適用前の通常の電子メールの送受信システムにおける添付ファイルの扱いを示す図である。図３（ａ）において、３００は管理部門における管理者を示すが、電子メールの送信者３０１が送信する電子メール３０２に指定する宛先の電子メールアドレス情報３０３および添付電子ファイル３０４といった電子メールの宛先や送信内容についての監査は一切行っていない。この図３（ａ）では、電子メールアドレス情報３０３に電子メールの宛先として妥当でない電子メールアドレスを誤って指定し、送信処理を実行してしまった場合、送信側のメールサーバ３０５、通信網３０６、受信側メールサーバ３０７を介し、受信者に電子メール３０２が送信されるケースを示している。前述の“宛先として妥当でない電子メールアドレス”とは、例えば、“あるプロジェクトメンバーのみ参照可能である添付電子ファイルの宛先に誤って指定したプロジェクト外のメンバーの電子メールアドレス”を指す。

図３（ａ）に例示する誤送信において、宛先として妥当な受信者３０８が受信した電子メール３０９から添付電子ファイル３１０を取得するのと同様に、宛先として妥当でない受信者３１１も誤送信された電子メール３１２から参照できないはずの添付電子ファイル３１３を取得してしまい、その結果、情報漏洩が生じる。

図３（ｂ）は、本発明の実施例の電子メールの添付ファイル誤送信防止システムを適用後の電子メールの送受信システムにおける添付ファイルの扱いを示す図である。

本発明の実施例の電子メールの添付ファイル誤送信防止システムは、電子メールの添付電子ファイル３１９に対し、添付電子ファイル３１９の参照を許可する電子メールアドレス情報（以下、参照許可宛先情報３２０という。）を事前に括り付け、電子メールの添付ファイルとして添付電子ファイル３１９を送信する操作を実行したとき、送信者３１７のＰＣ上で、送信処理の実行前に添付電子ファイル３１９の参照が許可された電子メールの送信先アドレスであるか否かを参照許可宛先情報３２０を元に自動判定し、添付電子ファイル３１９の参照が許可されていない電子メールの送信先アドレスへの送信を抑止することにより、添付電子ファイル３１９の漏洩を防止することが可能とするものである。

図３（ｂ）に示すように、管理者３１４は予め電子メールに添付する電子ファイルのフォーマットファイル３１５と電子ファイルの参照許可宛先情報３１６の括り付けを行い、括り付けを行った電子ファイルを送信者３１７に配布する。送信者は配布されたフォーマットファイル３１５に対し編集を行い、電子メール３１８に添付する電子ファイル３１９を作成する。送信者は参照許可宛先情報３２０に対しては編集等の操作を行うことはできず、３１５の編集前後で参照許可宛先情報３２０の電子メールアドレス情報が更新されることはない。

送信者３１７が電子メール３１８に電子ファイル３１９を添付し、送信操作を実行したとき、送信側の送信者３１７のＰＣ上において、電子ファイル３１９に括り付いている参照許可宛先情報３２０の電子メールアドレス情報と、電子メール３１８に指定した宛先の電子メールアドレス情報３２１の文字列比較を行い、参照許可宛先情報３２０に存在しない電子メールアドレスが３２１に含まれていた場合、そのアドレスを宛先として妥当でない電子メールアドレス３２２として判定し、電子メールアドレスの指定ミスとして、送信者３１７にＰＣの画面上にメッセージを表示する等の通知を行う。参照許可宛先情報３２０と電子メールアドレス情報３２１の電子メールアドレスが一致する電子メールアドレスについては、宛先として妥当な電子メールアドレス３２３として判定され、その電子メールアドレスに対して、参照許可宛先情報３２０の括り付けを解除した電子ファイル３１９のみが添付された状態で電子メール３１８の送信処理が実行される。

電子メール３１８の送信処理実行後は、本発明の実施例の電子メールの添付ファイル誤送信防止システムを適用前の通常の電子メールの送受信システムと同様に、送信側のメールサーバ３２４、通信網３２５、受信側のメールサーバ３２６を介し、受信者に電子メールが送信される。受信者３２７は、電子メール３２８を受信し、添付電子ファイル３２９を取得する。送信側のＰＣ上において、前述の電子メールアドレスの判定が行われているため、受信側は必ず宛先として管理者３１４が指定した妥当な電子メールアドレスを持つ受信者３２７となるため、誤送信は発生しないため、情報漏洩は生じない。

図４、５では図３（ｂ）における本発明の実施例の電子メールの添付ファイル誤送信防止方法を詳細化した図・フローを示す。

図４（ａ）は添付電子ファイルと参照許可宛先情報の括り付け（以下、合成という。）を説明する図である。４００は、電子メールに添付する電子ファイルもしくは電子メールに添付する電子ファイルを作成するためのフォーマットの電子ファイルであり、４０１は、参照許可宛先情報を保持するテキストファイル（以下、参照許可宛先情報ファイルという。）である。一方、４０２は、複数の電子ファイルを暗号・圧縮し、一つの電子ファイルに生成する機能を持つ自動実行型のプログラムファイル（以下、合成プログラムという。）である。具体的な暗号・圧縮の方式については公知の既存方式で実現する。４００および４０１の電子ファイルをプログラム４０２に指定し実行することで、内部に電子ファイル４００，４０１および自身のプログラムファイル４０２を保持する１つの電子ファイルが作成される。この作成されたファイルを合成ファイル４０３と称する。合成ファイル４０３を作成により、添付電子ファイルと参照許可宛先情報の括り付けを実現する。

図４（ｂ）は、合成ファイルからの電子ファイルの取り出し（以下、抽出という。）を説明する図である。電子メールに添付する電子ファイルもしくは電子メールに添付する電子ファイルを作成するためのフォーマットの電子ファイルである４０６、参照許可宛先情報ファイル４０５、および合成プログラム４０４を内部に保持する合成ファイル４０７から、合成プログラム４０４を操作することにより、４００だけを復号化・解凍することができる。図中に示した４０８は、復号化・解凍した電子ファイルであり、合成前の電子ファイルと互換性を持つ。なお、４０８は自由に編集することが可能である。

図４（ｃ）は、抽出・編集した電子ファイル４０９の参照許可宛先情報との再括り付け（以下、再合成という。）を説明する図である。合成プログラム４１０、参照許可宛先情報ファイル４１１、抽出前の電子ファイル４１２を内部に保持している合成ファイル４１３に対し、合成ファイル４１３を抽出元とする電子ファイル４０９を合成プログラム４１０に指定し実行することで、４０９と４１２の電子ファイルが同一名称であることを前提に、合成ファイル４１３内の電子ファイル４１２を編集後の電子ファイルである４０９に置き換える。図中では、置き換え後の電子ファイルを４１５で示している。なお、４０９と４１２の電子ファイルが別名称の場合は、４１２は置き換えられない。

図４（ｄ）は電子メールへの合成ファイルの添付を説明する図である。電子メール４１６の添付内容４１７として、合成ファイル４１８を他の電子ファイルと同様に指定することができる。図中では、電子メール４１６に添付した合成ファイル４１８の中身として、合成プログラム４１９、電子メールに添付する電子ファイル４２０、参照許可宛先情報ファイル４２１を保持していることを示している。

図４（ｅ）は、電子メールの送信操作実行直後、宛先の電子メールアドレスを自動判定する直前に合成ファイル４２２（合成プログラム４２３、参照許可宛先情報ファイル４２４、添付電子ファイル４２５を内部に保持する）から参照許可宛先情報ファイル４２４と添付電子ファイル４２５のみを取得する処理（以下、分解という。）を説明する図である。分解後には、合成ファイル４２２に替わり、添付電子ファイル４２７と参照許可宛先情報ファイル４２８のみが存在する。

図４（ｆ）は、電子メールに指定した電子メールアドレスと参照許可宛先情報の電子メールアドレスとの文字列判定による処理を説明する図である。分解処理の直後、電子メール４２９には電子メールアドレス４３０が指定されており、電子メールの添付内容４３１については、分解後に取得したファイル４３２（電子ファイル４３３と参照許可宛先情報ファイル４３４）が指定されている。電子メール４２９に指定した電子メールアドレス４３０と参照許可宛先情報ファイル４３４に記述された参照許可宛先情報４３５との文字列判定を分解直後に自動で行う。判定処理の結果、文字列が一致する場合は宛先として妥当な電子メールアドレスとして、電子メール４３６に添付される内容４３７としては電子ファイル４３８のみが添付された状態で送信処理が実行される。文字列が一致しない場合は宛先として妥当でない電子メールアドレスとして送信処理は実行されず、送信側のＰＣ上で宛先指定ミスの通知を画面上に行う。

図４（ｇ）は、合成プログラムの操作例を示す。操作例は合成プログラムをコマンドプロンプトでのコマンドラインで操作する例であり、４３９は合成する場合の書式、４４０は抽出する場合の書式、４４１は再合成する場合の書式をそれぞれ示している。
図４（ｈ）は、参照許可宛先情報ファイルのフォーマット例である。

図５（ａ）は、本発明の実施例の参照許可宛先情報との括り付け（合成）処理フローを説明する図である。５００〜５０３は、コマンドラインの入力で指定したオプションの入力チェックを行うための処理ブロックである。５００は、合成後に抽出・再合成を行うとき、合成ファイルの内容の改竄を防止する目的で入力要求するパスワード文字列の指定をチェックする処理ブロックである。５０１は、合成ファイル作成後のファイル名の指定をチェックする処理ブロックである。５０２は、参照可能宛先情報ファイルのパスの指定をチェックする処理ブロックである。５０３は、メールに添付する電子ファイルの名称の指定（複数指定可）をチェックする処理ブロックである。５００〜５０３の処理ブロックで書式不正等のパラメタエラーに該当しない場合、参照可能宛先情報ファイルへの入力情報書き込み処理および電子ファイルと参照可能宛先情報ファイルとの括り付け処理を行う処理ブロック５０４を実行し、合成処理を終了する。なお、５０４で参照可能宛先情報ファイルに書き込む入力情報とは、５０１で指定したパスワード文字列および５０３で入力した電子ファイル名称である。５００〜５０３のいずれかの処理ブロックで書式不正等のパラメタエラーに該当した場合は５０５のエラー処理を行い、処理を中止する。

図５（ｂ）は、本発明の実施例の括り付け後のファイルの編集（抽出）処理フローを説明する図である。５０６は、コマンドラインの入力で指定したパスワードをチェックする処理ブロックである。５０６で書式不正等のエラーを検知した場合は、パラメタエラーの処理ブロック５０７を実行し、抽出処理を中止する。５０６においてパラメタエラーを検知しなかった場合は、パスワードの認証処理ブロック５０８を実行する。５０８のパスワード認証では、合成時に合成ファイル内の参照可能宛先情報ファイルに書き込んだパスワード文字列と一致するか否かで認証を行う。５０８でパスワードが不正だった場合は、パスワード不正のエラー処理ブロック５０９を実行し、抽出処理を中止する。５０８でパスワードが正しかった場合は、合成ファイルから電子ファイルのみを取り出す抽出の処理ブロック５１０を実行し、抽出処理を終了する。

図５（ｃ）は、本発明の実施例の括り付け後のファイルの編集（再合成）処理フローを説明する図である。５１１は、コマンドラインの入力で指定したパスワードをチェックする処理ブロックである。５１１で書式不正等のエラーを検知した場合は、パラメタエラーの処理ブロック５１２を実行し、再合成処理を中止する。５１１においてパラメタエラーを検知しなかった場合は、パスワードの認証処理ブロック５１３を実行する。５１３のパスワード認証では、合成時に合成ファイル内の参照可能宛先情報ファイルに書き込んだパスワード文字列と一致するか否かで認証を行う。５１３でパスワードが不正だった場合は、パスワード不正のエラー処理ブロック５１４を実行し、再合成処理を中止する。５１３でパスワードが正しかった場合は、再合成する電子ファイル名称のコマンドラインでの指定をチェックする処理ブロック５１５を実行する。５１５で書式不正等のエラーを検知した場合は、パラメタエラーの処理ブロック５１６を実行し、再合成処理を中止する。５１５においてパラメタエラーを検知しなかった場合は、コマンドラインで指定した電子ファイル名称と、合成時に合成ファイル内の参照可能宛先情報ファイルに書き込んだ電子ファイル名称の文字列比較を行う処理ブロック５１７を実行する。５１７において電子ファイル名が一致しなかった場合は、指定ファイルの不正エラー処理ブロック５１８を実行し、再合成処理を中止する。５１７において電子ファイル名が一致する場合は、再合成処理ブロック５１９を実行し、コマンドラインで指定した電子ファイル名称と同一名称の合成ファイル内の電子ファイルを差し替え、再合成処理を終了する。

図５（ｄ）は、本発明の実施例の電子メールの添付ファイル誤送信防止方式における、電子メールの送信先アドレスの自動判定処理フローを説明する図である。５２０はメール送信操作を検知する処理ブロックである。５２０で送信操作の実行を検知後、送信対象の電子メールに添付ファイルの指定があるか否かをチェックする処理ブロック５２１を実行する。添付ファイルに合成ファイルの指定がある場合は、合成ファイルを添付電子ファイル本体と参照可能宛先情報ファイルに分解し、参照可能宛先情報ファイルから電子メールの宛先として妥当な電子メールアドレスの一覧情報を取得する処理ブロック５２２を実行する。電子メールの宛先に指定した電子メールアドレスが５２２で取得した参照可能宛先情報ファイルの電子メールアドレスと一致するかの判定を５２３の処理ブロックで行い、一致しない場合は５２４の送信先指定エラーの表示処理ブロックを実行し、処理を中断する。５２３の判定結果が一致する場合は、電子メールの添付内容から参照可能宛先情報ファイルを取り除く処理ブロック５２５を実行し、電子メールに電子ファイル本体のみが添付された状態にしてから、電子メールの送信を実行する処理ブロック５２６を実行し、電子メールの送信を完了する。なお、５２１で添付ファイルがなかった場合は、そのまま５２６の処理ブロックを実行し、電子メールの送信を完了する。

図６に本発明の実施例の電子メールの添付ファイル誤送信防止システムのシステム構成図を示す。
６００は電子メールの添付ファイル誤送信防止システム、６１０は送信者のコンピュータ、６２０は管理者のコンピュータである。６１１は電子ファイル抽出手段、６１２は添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段、６１３は送信アドレス判定手段、６１４は宛先誤り通知手段、６２１は電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段である。これらの手段は、管理者のコンピュータまたは送信者のコンピュータがプログラムを実行することによって実現できる。なお、送信者のコンピュータ６１０および管理者のコンピュータ６２０は、図６に示す電子メールの添付ファイル誤送信防止システム６００のほかに、電子メールソフト、電子ファイル作成編集ソフト等を有している。

図６では、電子メールの添付ファイル誤送信防止システム６００は送信者のコンピュータ６１０と管理者のコンピュータ６２０にまたがっているが、最小構成では、送信者のコンピュータ内の添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段６１２と送信アドレス判定手段６１３と宛先誤り通知手段６１４だけで、電子メールの添付ファイル誤送信防止システム６００を構成することができる。

まず、この最小構成の場合を説明する。添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段６１２は、電子メール（図３（ｂ）の３１８）に添付する添付電子ファイル（図３（ｂ）の３１９）に対して、添付電子ファイル３１９の参照を許可する電子メールの送信先アドレスが記述された参照許可宛先情報ファイル（図３（ｂ）の３２０）の括り付けを行う。送信アドレス判定手段６１３は、送信者のコンピュータ６１０上で送信者が電子メール３１８に参照許可宛先情報ファイル３２０が括り付けられた添付電子ファイル３１９を添付して送信操作を実行したとき、送信者のコンピュータ６１０上で添付電子ファイル３１９に括り付けられた参照許可宛先情報ファイル３２０を元に、送信時の電子メール３１８に指定した電子メールの送信先アドレス（図３（ｂ）の３２１）が添付電子ファイル３１９の参照を許可された送信先アドレスであるかを判定する。宛先誤り通知手段６１４は、指定した電子メール３１８の送信先アドレス３２１が添付電子ファイル３１９の参照を許可された送信先アドレスでない場合に送信者に宛先誤りとして通知する。また、送信先アドレス判定手段６１３は、電子メール３１９の送信先アドレス３２１が添付電子ファイル３１９の参照を許可された送信先アドレスであると判定したとき、電子メール３１８に、参照許可宛先情報ファイル３２０が括り付けられた添付電子ファイル３１９に換えて、添付電子ファイル３１９を添付して、電子メールの送信を許可する。これにより、電子メールの添付ファイル誤送信をメール送信時に宛先の妥当性を自動判定することができ、電子メールの添付ファイル誤送信による電子ファイルの情報漏洩を未然に防止することが可能となる。

図６では、以上説明した最小構成に加えて、管理者のコンピュータ６２０が電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段６２１を有し、送信者のコンピュータ６１０が電子ファイル抽出手段６１１を有する。管理者のコンピュータ６２０が有する電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段６２１は、添付電子ファイル３１９を作成するための電子ファイル（図３（ｂ）の３１５）に対して、参照許可宛先情報ファイル（図３（ｂ）の３１６）の括り付けを行う。そして、送信者のコンピュータ６１０は、参照許可宛先情報ファイル３１６が括り付けられた添付電子ファイルを作成するための電子ファイル３１５から、添付電子ファイルを作成するための電子ファイル３１５を抽出する。そして、添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段６１２は、添付電子ファイルを作成するための電子ファイル３１５を編集して作成した添付電子ファイル３１９に対して、参照許可宛先情報ファイル３２０の括り付けを行う。これにより、管理者が指定した妥当な電子メールアドレスを持つ受信者にのみ送信することができる。

次に、図４、図５を用いて説明した合成プログラムを用いる場合について説明する。この場合は、管理者のコンピュータ６２０が有する電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段６２１は、自動実行型の合成プログラム（図３（ａ）の４０２）が、添付電子ファイルを作成するための電子ファイル（図４（ａ）の４００）と、参照許可宛先情報ファイル（図４（ａ）の４０１）と、合成プログラム４０２と、を一つの電子ファイルとした合成ファイル４０３を作成することにより実現される。また、電子ファイル抽出手段６１１は、合成ファイル４０３に含まれる自動実行型の合成プログラム（図４（ｂ）の４０４）が、合成ファイル４０３から添付電子ファイルを作成するための電子ファイル（図４（ｂ）の４０８）を抽出することにより実現される。また、添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段６１２は、合成ファイル（図４（ｃ）の４１３）に含まれる自動実行型の合成プログラム（図４（ｃ）の４１０）が、添付電子ファイルを作成するための電子ファイルを編集して作成した添付電子ファイル（図４（ｃ）の４０９）と、参照許可宛先情報ファイル（図４（ｃ）の４１１）と、合成プログラム４１０と、を一つの電子ファイルとした再合成ファイル（図４（ｃ）の４１４）を作成することにより実現される。送信先アドレス判定手段６１３は、送信者のコンピュータ６１０上で送信者が電子メール（図４（ｄ）の４１６）に再合成ファイル（図４（ｄ）の４１７）を添付して送信操作を実行したとき、再合成ファイル（図４（ｅ）の４２２）から参照許可宛先情報ファイル（図４（ｅ）の４２８）を取得し、取得した参照許可宛先情報ファイル（図４（ｆ）の４３４）を元に、送信時の電子メール（図４（ｆ）の４２９）に指定した電子メールの送信先アドレス（図４（ｆ）の４３０）が添付電子ファイル（図４（ｆ）の４３３）の参照を許可された送信先アドレスであるかを判定する。そして、送信先アドレス判定手段６１３は、電子メール４２９の送信先アドレス４３０が添付電子ファイル４３３の参照を許可された送信先アドレスであると判定したとき、電子メール４２９に、再合成ファイルに換えて、再合成ファイルから取得した添付電子ファイル４３３を添付して、電子メール４２９の送信を許可する。これにより、管理者のコンピュータ６２０が有する電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段６２１と、送信者のコンピュータ６１０が有する電子ファイル抽出手段６１１および添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段６１２を、自動実行型の合成プログラムによって実現することができる。

また、電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段６２１が、合成ファイルにパスワードを設定し、電子ファイル抽出手段６１１が、入力されたパスワードが正しい場合のみ添付電子ファイルを作成するための電子ファイルを抽出し、添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段６１２が、入力されたパスワードが正しい場合のみ添付電子ファイルに対して参照許可宛先情報ファイルの括り付けを行うようにしてもよい。

また、電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段６２１が、参照許可宛先情報ファイルに電子ファイルのファイル名を記述し、添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段６１２が、添付電子ファイルのファイル名が参照許可宛先情報ファイルに記述された電子ファイルのファイル名と一致した場合のみ、再合成ファイルを作成するようにしてもよい。

以上、本発明者によってなされた発明を、前記実施例に基づき具体的に説明したが、本発明は、前記実施例に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において種々変更可能であることは勿論である。

電子ファイルの添付機能を有する電子メールの送受信システムの周辺環境・機能概略を示す図である。 本発明の実施例に示す電子メールの添付ファイル誤送信防止方式を実行する送信側ＰＣと、周辺環境のメールサーバおよび受信側ＰＣのハードウェア構成を示すブロック図である。 本発明の実施例の電子メールの添付ファイル誤送信防止システムを適用前の電子メールの送受信システムにおける添付ファイルの扱いを示す図である。 本発明の実施例の電子メールの添付ファイル誤送信防止システムを適用後の電子メールの送受信システムにおける添付ファイルの扱いを示す図である。 電子ファイルと電子メール送信先アドレス一覧ファイルの括り付け（合成ファイルの作成）を説明する図である。 合成ファイルからの電子ファイルの取り出し（抽出）を説明する図である。 抽出後・編集した電子データと電子メール送信先アドレス一覧ファイルとの再括り付け（合成ファイルの再作成）を説明する図である。 電子メールへの合成ファイルの添付を説明する図である。 電子メールの送信操作実行後の自動判定準備処理（分解）を説明する図である。 電子メールに指定した電子メールアドレスと電子メール送信先アドレス一覧ファイルに事前登録されている電子メールアドレスとの文字列判定による突合せの自動判定処理を説明する図である。 参照許可宛先情報ファイルとの括り付け等を行うための合成プログラムの操作例である。 参照許可宛先情報ファイルの記録・管理形式を説明する図である。 本発明の実施例の参照許可宛先情報との括り付け（合成）処理フローを説明する図である。 本発明の実施例の括り付け後のファイルの編集（抽出）処理フローを説明する図である。 本発明の実施例の括り付け後のファイルの編集（再合成）処理フローを説明する図である。 本発明の実施例の電子メールの添付ファイル誤送信防止方法における、電子メールの送信先アドレスの自動判定処理フローを説明する図である。 本発明の実施例の電子メールの添付ファイル誤送信防止システムのシステム構成図である。

符号の説明

１００ 送信側のコンピュータ
１０１，１０７ 電子メール
１０２，１０８ 電子ファイル（電子メールの添付ファイル）
１０３ 送信側のメールサーバ
１０４ 通信網
１０５ 受信側のメールサーバ
１０６ 受信側のコンピュータ
２００ コンピュータ
２０１，２０９ 通信回線
２０２，２１０ トランスミッタ／レシーバ
２０３，２１１ 制御部
２０４，２１２ 主記憶部（ＲＡＭ）
２０５，２１３ キーボード部
２０６，２１４ 補助記憶部（ＨＤＤ）
２０７，２１５ 電源部
２０８ メールサーバ
３００，３１４ 管理者
３０１，３１７ 電子メールの送信者
３０２，３０９，３１２，３１８，３２８ 電子メール
３０３，３２１ 電子メールの宛先に指定した電子メールアドレス情報
３０４，３１０，３１３，３１９，３２９ 電子メールの添付電子ファイル
３０５，３２４ 送信側のメールサーバ
３０６，３２５ 通信網
３０７，３２６ 受信側のメールサーバ
３０８，３２７ 電子メールの宛先として妥当な受信者
３１１ 電子メールの宛先として妥当でない受信者
３１５ 管理者が作成したフォーマットの電子ファイル
３１６，３２０ 管理者が電子ファイルに括り付けた参照許可宛先情報
３２２ 宛先誤りの電子メールアドレス
３２３ 宛先として妥当な電子メールアドレス
４００，４０６，４０８，４２０，４２５，４２７，４３３，４３８ 添付電子ファイル
４０１，４０５，４１１，４２１，４２４，４２８，４３４ 参照許可宛先情報を保持するテキストファイル（参照許可宛先情報ファイル）
４０２，４０４，４１０，４１９，４２３，４２８ 添付電子メールと参照許可宛先情報ファイルの括り付けを行うプログラムファイル（合成プログラム）
４０３，４０７，４１３，４１４，４１８，４２２ 添付電子メールと参照許可宛先情報ファイルを括り付けたファイル（合成ファイル）
４０９，４１５ 合成ファイルから取り出した電子ファイルを編集した電子ファイル
４１２ 合成ファイルから取り出し、編集する前の電子ファイル
４１６，４２９，４３６ 電子メール
４１７，４３１ 電子メールの添付ファイルとして指定する内容
４２６，４３２ 合成ファイルを分解後のイメージ
４３０ 電子メールの宛先として指定した電子メールアドレス情報
４３５ 参照許可宛先情報
４３７ 電子メールを開いたときに取得できる電子メールの添付内容
４３９ 合成する場合の書式
４４０ 抽出する場合の書式
４４１ 再合成する場合の書式
５００ パスワードの入力チェック処理ブロック
５０１ 合成ファイル名の入力チェック処理ブロック
５０２ 宛先定義ファイル名の入力チェック処理ブロック
５０３，５１５ 添付電子ファイル名の入力チェック処理ブロック
５０４，５０７，５１２，５１６ 入力情報不正エラーの表示処理ブロック
５０５ 合成ファイルの生成処理ブロック
５０６，５１１ 確認パスワードの入力チェック処理ブロック
５０８，５１３ パスワード認証処理ブロック
５０９，５１４ パスワード不正エラーの表示処理ブロック
５１０ 合成ファイルから添付電子ファイルの抽出処理ブロック
５１７ 合成ファイル内のファイル有無確認処理ブロック
５１８ 指定ファイルの不正エラー処理ブロック
５１９ ファイル差換え処理ブロック
５２０ メール送信操作の検知処理ブロック
５２１ 添付電子ファイルの有無確認処理ブロック
５２２ 送信先メールアドレス一覧取り出し（分解）処理ブロック
５２３ 送信先メールアドレスと送信先アドレス情報の比較処理ブロック
５２４ 送信先指定エラーの表示処理ブロック
５２５ 電子メール添付内容からの参照可能宛先情報ファイル削除処理ブロック
５２６ 実メール送信処理ブロック
６００ 電子メールの添付ファイル誤送信防止システム
６１０ 送信者のコンピュータ
６２０ 管理者のコンピュータ
６１１ 電子ファイル抽出手段
６１２ 添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段
６１３ 送信アドレス判定手段
６１４ 宛先誤り通知手段
６２１ 電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段

Claims (9)

1. 送信者のコンピュータは、
   電子メールに添付する添付電子ファイルに対して、前記添付電子ファイルの参照を許可する電子メールの送信先アドレスが記述された参照許可宛先情報ファイルの括り付けを行う添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段と、
   送信者のコンピュータ上で送信者が電子メールに前記参照許可宛先情報ファイルが括り付けられた添付電子ファイルを添付して送信操作を実行したとき、前記送信者のコンピュータ上で前記添付電子ファイルに括り付けられた前記参照許可宛先情報ファイルを元に、送信時の電子メールに指定した電子メールの送信先アドレスが前記添付電子ファイルの参照を許可された送信先アドレスであるかを判定する送信先アドレス判定手段と、
   指定した電子メールの送信先アドレスが前記添付電子ファイルの参照を許可された送信先アドレスでない場合に送信者に宛先誤りとして通知する宛先誤り通知手段と、
   を有することを特徴とする電子メールの添付ファイル誤送信防止システム。
2. 請求項１に記載の電子メールの添付ファイル誤送信防止システムであって、
   前記送信先アドレス判定手段は、前記電子メールの送信先アドレスが前記添付電子ファイルの参照を許可された送信先アドレスであると判定したとき、前記電子メールに、前記参照許可宛先情報ファイルが括り付けられた添付電子ファイルに換えて、前記添付電子ファイルを添付して、前記電子メールの送信を許可することを特徴とする電子メールの添付ファイル誤送信防止システム。
3. 請求項１または２に記載の電子メールの添付ファイル誤送信防止システムであって、
   管理者のコンピュータは、添付電子ファイルを作成するための電子ファイルに対して、前記参照許可宛先情報ファイルの括り付けを行う電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段を有し、
   前記送信者のコンピュータは、前記参照許可宛先情報ファイルが括り付けられた前記添付電子ファイルを作成するための電子ファイルから、前記添付電子ファイルを作成するための電子ファイルを抽出する電子ファイル抽出手段を有し、
   前記添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段は、前記添付電子ファイルを作成するための電子ファイルを編集して作成した添付電子ファイルに対して、前記参照許可宛先情報ファイルの括り付けを行う
   ことを特徴とする電子メールの添付ファイル誤送信防止システム。
4. 請求項３に記載の電子メールの添付ファイル誤送信防止システムであって、
   前記電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段は、自動実行型の合成プログラムが、前記添付電子ファイルを作成するための電子ファイルと、前記参照許可宛先情報ファイルと、前記合成プログラムと、を一つの電子ファイルとした合成ファイルを作成することにより実現され、
   前記電子ファイル抽出手段は、前記合成ファイルに含まれる前記自動実行型の合成プログラムが、前記合成ファイルから前記添付電子ファイルを作成するための電子ファイルを抽出することにより実現され、
   前記添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段は、前記合成ファイルに含まれる前記自動実行型の合成プログラムが、前記添付電子ファイルを作成するための電子ファイルを編集して作成した添付電子ファイルと、前記参照許可宛先情報ファイルと、前記合成プログラムと、を一つの電子ファイルとした再合成ファイルを作成することにより実現され、
   前記送信先アドレス判定手段は、送信者のコンピュータ上で送信者が電子メールに前記再合成ファイルを添付して送信操作を実行したとき、前記再合成ファイルから前記参照許可宛先情報ファイルを取得し、取得した参照許可宛先情報ファイルを元に、送信時の電子メールに指定した電子メールの送信先アドレスが前記添付電子ファイルの参照を許可された送信先アドレスであるかを判定する
   ことを特徴とする電子メールの添付ファイル誤送信防止システム。
5. 請求項４に記載の電子メールの添付ファイル誤送信防止システムであって、
   前記送信先アドレス判定手段は、前記電子メールの送信先アドレスが前記添付電子ファイルの参照を許可された送信先アドレスであると判定したとき、前記電子メールに、前記再合成ファイルに換えて、前記再合成ファイルから取得した前記添付電子ファイルを添付して、前記電子メールの送信を許可することを特徴とする電子メールの添付ファイル誤送信防止システム。
6. 請求項４または５に記載の電子メールの添付ファイル誤送信防止システムであって、
   前記電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段は、前記合成ファイルにパスワードを設定し、
   前記電子ファイル抽出手段は、入力されたパスワードが正しい場合のみ前記添付電子ファイルを作成するための電子ファイルを抽出し、
   前記添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段は、入力されたパスワードが正しい場合のみ添付電子ファイルに対して参照許可宛先情報ファイルの括り付けを行う、
   ことを特徴とする電子メールの添付ファイル誤送信防止システム。
7. 請求項４ないし６のうちいずれか１項に記載の電子メールの添付ファイル誤送信防止システムであって、
   前記電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段は、前記参照許可宛先情報ファイルに前記電子ファイルのファイル名を記述し、
   前記添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段は、前記添付電子ファイルのファイル名が前記参照許可宛先情報ファイルに記述された電子ファイルのファイル名と一致した場合のみ、前記再合成ファイルを作成する、
   ことを特徴とする電子メールの添付ファイル誤送信防止システム。
8. 電子メールの添付ファイル誤送信防止システムにおける電子メールの添付ファイル誤送信防止方法であって、
   前記電子メールの添付ファイル誤送信防止システムは、送信者のコンピュータに添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段と送信先アドレス判定手段と宛先誤り通知手段とを有し、
   前記添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段が、電子メールに添付する添付電子ファイルに対して、前記添付電子ファイルの参照を許可する電子メールの送信先アドレスが記述された参照許可宛先情報ファイルの括り付けを行い、
   前記送信先アドレス判定手段が、送信者のコンピュータ上で送信者が電子メールに前記参照許可宛先情報ファイルが括り付けられた添付電子ファイルを添付して送信操作を実行したとき、前記送信者のコンピュータ上で前記添付電子ファイルに括り付けられた前記参照許可宛先情報ファイルを元に、送信時の電子メールに指定した電子メールの送信先アドレスが前記添付電子ファイルの参照を許可された送信先アドレスであるかを判定し、
   前記宛先誤り通知手段が、指定した電子メールの送信先アドレスが前記添付電子ファイルの参照を許可された送信先アドレスでない場合に送信者に宛先誤りとして通知する、
   ことを特徴とする電子メールの添付ファイル誤送信防止方法。
9. 送信者のコンピュータを、
   電子メールに添付する添付電子ファイルに対して、前記添付電子ファイルの参照を許可する電子メールの送信先アドレスが記述された参照許可宛先情報ファイルの括り付けを行う添付電子ファイル・参照許可宛先情報ファイル括り付け手段と、
   送信者のコンピュータ上で送信者が電子メールに前記参照許可宛先情報ファイルが括り付けられた添付電子ファイルを添付して送信操作を実行したとき、前記送信者のコンピュータ上で前記添付電子ファイルに括り付けられた前記参照許可宛先情報ファイルを元に、送信時の電子メールに指定した電子メールの送信先アドレスが前記添付電子ファイルの参照を許可された送信先アドレスであるかを判定する送信先アドレス判定手段と、
   指定した電子メールの送信先アドレスが前記添付電子ファイルの参照を許可された送信先アドレスでない場合に送信者に宛先誤りとして通知する宛先誤り通知手段として機能させるための電子メールの添付ファイル誤送信防止プログラム。

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