JP2002334093A - 電子ドキュメントにおけるインデックスファイル作成システム及びインデックスファイル作成方法 - Google Patents
電子ドキュメントにおけるインデックスファイル作成システム及びインデックスファイル作成方法Info
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Abstract
作成された電子ドキュメントを管理、検索するためのイ
ンデックスファイル作成システム及びインデックスファ
イル作成方法に関し、電子ドキュメントを短時間で検索
可能とすることを目的とする。 【解決手段】入力されるPDFファイル17の各PDF
ドキュメントに表記されたID番号を固有データ読込手
段13が読み込み、頁情報特定手段15AがID番号毎
の頁数、ファイル全頁における先頭頁位置を特定し、フ
ァイル作成手段15Bが少なくともID番号、PDFフ
ァイル名、開始頁及び頁数を関連付けたインデックスフ
ァイルを作成してインデックスファイル格納手段16に
格納させる構成とする。
Description
帳票等に基づいて作成された電子ドキュメントを管理、
検索するためのインデックスファイル作成システム及び
インデックスファイル作成方法に関する。
や、電話等の通信事業、またガス、水道等の公共事業に
おいては、各顧客に対して月単位、期単位または年単位
で利用明細等を印刷して発行するのが殆どであり、発行
した明細は保存する必要がある。この保存される各顧客
毎の明細は、紙媒体で保存するよりも当該発行した印刷
形態と同様の形態の電子ドキュメントとするのが望まし
く、再発行や問い合わせ等に対して対処が容易となる。
通知事項を印刷して発行するに際して、当該通知事項
を、印刷元データに基づいて直接印刷処理して一部を顧
客に発行すると共に、控えを保存する場合と、印刷形態
フォーマットの例えば米国アドビシステムズ社が提唱す
るPDF(Portable Document Fo
rmat)形式のドキュメントファイルに変換してから
印刷処理し、当該PDFドキュメントファイルの状態で
保存する場合がある。例えばPDFドキュメントファイ
ルとして印刷処理して各顧客に発送すると同時に、この
形式とすることで印刷物と同一の形態で保存することが
できる。
団体、通信事業、公共事業において、それぞれの顧客に
対して上記のように月単位、期単位または年単位で利用
明細等を印刷して発行する場合、少ない場合でも年間5
0万通を越え、多い場合で年間1000万通を越える場
合も少なくない。このような場合に、PDF形式のドキ
ュメントファイルとして保存しておくことは、該当顧客
のドキュメントの検索、抽出を行うことに多大な時間を
要するという問題がある。
もので、電子ドキュメントを短時間で検索可能とするイ
ンデックスファイル作成システム及びインデックスファ
イル作成方法を提供することを目的とする。
に、請求項1の発明では、個別毎に所定数作製される所
定印刷物と同じ表示形態で個別毎の固有データが表記さ
れて作成された汎用電子ドキュメントを管理、検索する
ためのインデックスファイル作成システムであって、所
定頁数分の前記汎用電子ドキュメントを一のファイルと
して所定数提供され、当該ファイルの各汎用電子ドキュ
メントに表記された前記固有データを読み込む固有デー
タ読込手段と、前記読み込んだ固有データ毎の頁数を特
定し、それぞれの前記ファイルの全頁における当該固有
データに対応する汎用電子ドキュメントの先頭頁位置を
特定する頁情報特定手段と、前記個別毎の所定数の汎用
電子ドキュメントに対して、少なくとも前記固有デー
タ、ファイル名、開始頁及び頁数を関連付けたインデッ
クス情報を作成してファイル化するファイル作成手段
と、前記ファイル化されたインデックスファイルを格納
する格納手段と、を有する構成とする。
段は、前記個別毎の汎用電子ドキュメントが複数種類の
ときに、種類毎に作成されたインデックス情報を、個別
毎のインデックス情報に丁合する構成である。
される所定印刷物と同じ表示形態で個別毎の固有データ
が表記されて作成された汎用電子ドキュメントを管理、
検索するためのインデックスファイル作成方法であっ
て、所定頁数分の前記汎用電子ドキュメントを一のファ
イルとして所定数提供され、当該ファイルの各汎用電子
ドキュメントに表記された前記固有データを読み込むス
テップと、前記読み込んだ固有データ毎の頁数を特定す
るステップと、それぞれの前記ファイルの全頁における
当該固有データに対応する汎用電子ドキュメントの先頭
頁位置を特定するステップと、前記個別毎の所定数の汎
用電子ドキュメントに対して、少なくとも前記固有デー
タ、ファイル名、開始頁及び頁数を関連付けたインデッ
クス情報を作成してファイル化するステップと、前記フ
ァイル化されたインデックスファイルを格納するステッ
プと、を含む構成とする。
子ドキュメントが複数種類のときに、種類毎に作成され
たインデックス情報を、個別毎のインデックス情報に丁
合するステップを含む構成である。
ントに表記された固有データを読み込み、固有データ毎
の頁数、ファイル全頁における先頭頁位置を特定し、少
なくとも固有データ、ファイル名、開始頁及び頁数を関
連付けたインデックス情報を作成すると共に、適宜、固
有データ毎の複数種のインデックス情報を丁合してファ
イルを作成する。すなわち、汎用電子ドキュメントが作
成された後に、表記された固有データを読み込むことで
容易にインデックス情報を作成することが可能であり、
インデックスファイルを作成することで、汎用電子ドキ
ュメントを短時間で検索可能とすることが可能となるも
のである。
を図により説明する。本発明は、少なくとも、所定数の
顧客に対応して個別毎に所定数作製される所定印刷物と
同じ表示形態で個別毎の固有データが表記されて作成さ
れた汎用電子ドキュメントを管理、検索するためのもの
であって、ここでは銀行、保険会社等の各種金融団体
や、電話等の通信事業、またガス、水道等の公共事業等
が、各顧客に対して利用明細等を印刷した通知印刷物を
発行する際の、保存等のために作成される汎用電子ドキ
ュメントを対象として適用させた場合を示しているが、
適宜比較的大量の汎用電子ドキュメントを管理、検索す
る場合においても適用できるものである。
ル作成システムの一例のブロック構成図を示す。図1に
おいて、インデックスファイル作成システム11は、個
別(顧客)毎に所定数作製される所定印刷物と同じ表示
形態で個別毎の固有データが表記されて作成された汎用
電子ドキュメントを管理、検索するためのものであっ
て、データ入出力手段12、固有データ読込手段13、
インデックスファイル作成手段14、当該インデックス
ファイル作成手段14を構成する頁情報特定手段15A
およびファイル作成手段15Bを適宜備える。また、本
システム11とは別にインデックスファイル格納手段1
6が設けられるが、本システム11内に構成してもよ
い。
汎用電子ドキュメント(以下、PDFドキュメントとす
る)を一のPDFファイル17として所定数提供される
もので、これを順次入力する。上記固有データ読込手段
13は、入力されたPDFファイル17を順次PDFド
キュメント毎に展開し、当該一のPDFファイルで展開
された各PDFドキュメントに表記された固有データを
読み込むもので、提供されるPDFファイルの総てにつ
いてそれぞれのPDFドキュメントに表記された固有デ
ータを読み込む。
PDFドキュメントが作成される個別(顧客)毎に付さ
れた識別子(ここでは、ID番号であり、ID記号等で
もよい)とする。すなわち、識別子が表記されたPDF
ドキュメントは、当該識別子が表記される位置が座標で
定義されて作成されるもので、当該固有データ読込手段
13に読み込む座標を設定することで対象の固有データ
が読み込まれるものである。なお、本実施形態におい
て、氏名や電話番号が個別毎に重複しない場合には、固
有データを氏名や電話番号としてもよい。
構成する頁情報特定手段15Aは、上記固有データ読込
手段13で読み込んだID番号(識別子)のうち、当該
PDFファイルにおける各ID番号毎の頁数を特定し、
当該PDFファイルの全頁における当該ID番号に対応
するPDFドキュメントの先頭頁位置を特定する。これ
を全PDFファイル毎に行う。
構成するファイル作成手段14は、顧客毎の所定数のP
DFドキュメントに対して、少なくとも識別子(ID番
号)、ファイル名、開始頁及び頁数を関連付けたインデ
ックス情報を作成してファイル化するもので、当該ファ
イル名は出力ファイル設定によって付される。そして、
上記インデックスファイル格納手段16は、ファイル化
されたインデックスファイルを格納するものである。
ス作成の説明図する。図2(A)は一のPDFファイル
に収められている顧客毎のPDFドキュメントを示した
もので、図2(B)は作成されたインデックスファイル
を示したものである。図2(A)において、一のPDF
ファイル17に収められている顧客毎の各PDFドキュ
メントには、座標指定の定義により対象顧客のID番号
がそれぞれ表記されるもので、該当顧客に対応するPD
Fドキュメントが複数頁の場合にはそれぞれに同一のI
D番号が付される。
例えば銀行の利用明細書の右下端に当該顧客を特定する
ID番号(ID:0001〜)がそれぞれ付されてお
り、一の顧客分が複数頁である場合には各PDFドキュ
メントに同一のID番号が表記される。また、上記例で
は、銀行の利用明細書の場合であり、例えば当該顧客へ
の表紙面を有する等の複数種類で構成される場合もあ
る。
に対応する当該PDFファイル17に収められている上
記PDFドキュメントに表記されたID番号を読み込ん
で作成されたのが、インデックスファイル18である。
このインデックスファイル18は、例えば図に示すよう
にテキストによるCSV形式のファイルとして作成され
る。一例を説明すると、インデックスファイル(000
1.csv)の最上において、顧客ID番号(000
1)のPDFドキュメントは、PDFファイル名(a−
0001.pdf)の第1頁(開始頁)から3頁分(頁
数)であることを意味する。
ファイル作成のフローチャートを示す。図3において、
まず、インデックス作成システム11におけるデータ入
力手段12が提供される所定数のPDFファイル17を
取得する(ステップ(S)1)。これを、固有データ読
込手段13が一のPDFファイル17の各ページ毎に展
開し(S2)、各PDFドキュメントに対して設定され
た座標に配置されたID番号の文字コードを当該PDF
ファイル17の全頁に対して読み込む(S3)。
づいて、インデックスファイル作成手段14における頁
情報特定手段15Aが、ID番号毎の頁数を特定し、そ
の先頭頁が当該PDFファイル17の全頁における何頁
より開始されているかを特定する(S4)。この頁情報
に基づき、ファイル作成手段15Bが、ID番号、PD
Fファイル名、開始頁および頁数の情報を含む対応イン
デックスファイル18を、出力ファイル設定で指定され
るファイル名で作成する(S5)。
る一の対応インデックスファイル18としてインデック
スファイル格納手段16に格納させる(S6)。そし
て、取得した総てのPDFファイル17に対応するイン
デックスファイル18を、ステップS2〜S6を繰り返
すことにより作成してインデックスファイル格納手段1
6に格納させるものである(S7)。
成された後に、表記されたID番号を読み込むことで容
易にインデックスファイル18を作成することができ、
当該インデックスファイル18を作成することで、PD
Fファイル17に収められている対象顧客のPDFドキ
ュメントを短時間で検索可能とすることができるもので
ある。
いて、所定の顧客に対応するデータが固定長である場合
には当該元データより頁割付け可能で元データよりイン
デックスファイルを作成することは可能であるが、所定
の顧客に対応するデータが可変長である場合には元デー
タからの頁割付けが煩雑であることから、本発明のよう
に作成されたPDFファイルよりインデックス情報を得
ることにより、容易にインデックスファイルを作成する
ことができるものである。
ス作成の丁合への適用例の説明図を示す。図4におい
て、印刷元データ21の表紙面元データ21Aおよび明
細面(明細書)元データ21Bをデータ入力編集手段2
2が入力する。上記表紙面元データ21Aには、所定数
の対象顧客毎の住所、氏名、顧客ID、ID番号等のデ
ータが含まれる。明細面元データ21Bは、所定数の対
象顧客毎の例えばクレジットカードによる取引日時と金
額等の通知詳細事項のデータである。
紙面元データ21Aおよび明細面元データ21Bは、そ
れぞれデータ変換編集手段23で例えばページ記述言語
の印刷用データに変換されると共に、対象の顧客のID
番号を所定位置に含ませる編集が行われ、対応するそれ
ぞれのデータ格納手段24(24A,24B)に一旦格
納される。
4B)に一旦格納されたN通の表紙面データおよびN通
の明細面データは、PDFファイル作成手段25におい
て、上記印刷用データよりPDF形式にデータ変換され
てN通の表紙面PDFドキュメント17AおよびN通の
明細面PDFドキュメント17Bとなる。このN通の表
紙面PDFドキュメント17AおよびN通の明細面PD
Fドキュメント17Bについて、インデックス作成シス
テム11が、付されたID番号を読み込んでPDFファ
イル名、開始頁、頁数を関連付けたインデックスを作成
して表紙面インデックス情報18Aおよび明細面インデ
ックス情報18Bを得る。
クス情報18Aおよび明細面インデックス情報18Bに
基づいて、顧客ID番号毎に抽出、並べ替えを行って丁
合し、当該顧客毎に連続したPDFドキュメントを特定
するものとして、PDFファイル名、開始頁、頁数を関
連付けたインデックスファイル18を作成してインデッ
クスファイル格納手段であるINDEXDB16に格納
するものである。
て、表紙面PDFドキュメント17Aおよび明細面PD
Fドキュメント17Bを、顧客ID番号毎に抽出、並べ
替えを行って丁合し、当該顧客毎に連続した表紙面PD
Fドキュメントおよび明細面PDFドキュメントのPD
Fドキュメント27A,27B,27C,・・・として
所定人数分を一のPDFファイル17を構成させ、PD
FDB28に格納する。
を示す。図5において、上記PDFファイル作成手段2
5で作成された例えば表紙PDFドキュメント17A、
およびインデックス作成システム11で作成された例え
ば表紙インデックス情報18Aが丁合手段26に入力さ
れ、対応する明細PDFドキュメント17Bおよび明細
インデックス情報18Bが当該丁合手段26に入力され
る。丁合手段26では、丁合条件として例えば上下関係
のパラメータにしたがって丁合を行う。
明細PDFドキュメント17Bとが各顧客毎に連続させ
て丁合した結果として一の例えばPDFファイル17が
作成されてPDFDB28に格納され、表紙インデック
ス情報18Aと明細インデックス情報18Bとが各顧客
毎に連続させて丁合した結果として対応の例えばインデ
ックスファイル18が作成されてインデックスDB16
に格納される。この場合、インデックスファイル18
は、図2に示すように、上記PDFファイル17の全体
頁構成から各顧客に対応するPDFドキュメントの開始
頁、頁数が再度識別されて関連付けられるものである。
イル作成システムで作成されたインデックスファイルの
適用例の説明図を示す。図6において、ドキュメントフ
ァイル配信システム31は、LAN(Local Ar
ea Network)、インターネット、イントラネ
ット等のコンピュータネットワーク32に接続されるも
ので、当該コンピュータネットワーク32には所定数の
クライアント端末(所定事業体のコールセンタの端末、
顧客端末等)33(33A〜33N)が接続される。
1は、システム全体を制御する図示しない制御手段の他
に、適宜、データ入出力手段41、DB管理手段42、
ファイル名抽出手段43、PDFドキュメント切出手段
44および配信手段45を備える。データ入出力手段4
1は、所定のクライアント端末33からの対象顧客にお
けるPDFドキュメントの閲覧要求の情報等を入力し、
配信手段45で作成された所定の画面ファイルやPDF
DB28より切り出した対象のPDFドキュメントファ
イルを当該クライアント端末33に送信する。
ァイル作成手段25で作成されたPDFファイル17が
格納されたPDFDB28、およびインデックスファイ
ル作成システム11で作成されたインデックスファイル
18が格納されたINDEXDB16を管理するもの
で、適宜データ更新やデータベースへのアクセスを管理
する。上記ファイル名抽出手段43は、入力された顧客
ID番号に基づいてINDEXDB16の該当インデッ
クスファイル18より該当のPDFドキュメントが格納
されているPDFファイル名、開始頁、頁数を抽出す
る。
抽出された当該PDFファイル名でPDFDB28に格
納されているPDFファイル17を特定し、当該PDF
ファイル17の開始頁のPDFドキュメントから頁数分
のPDFドキュメントを切り出す。そして、配信手段4
5は、適宜顧客ID番号を取得するための画面ファイル
を作成して該当のクライアント端末33に送信させ、上
記PDFドキュメント切出手段44で切り出した該当の
PDFドキュメントの送信ファイルを作成して要求のあ
ったクライアント端末33に送信させる。
例のフローチャートを示す。ここでは所定のクライアン
ト端末33からのPDFドキュメント閲覧要求に対して
アクセス者の認証を行うことは省略する。図7におい
て、まず、正規のクライアント端末33よりデータ入出
力手段41が閲覧対象の顧客ID番号を取得する(S1
1)。
顧客ID番号の情報を入力したときに、ファイル名抽出
手段43が、INDEXDB16を参照して該当のイン
デックスファイル18を特定してインデックスを展開
し、取得した顧客ID番号に対応したPDFファイル、
およびその開始頁、頁数の情報を抽出して取得する(S
12)。
に基づいてPDFドキュメント切出手段44が、PDF
DB28を参照して、まずPDFファイル名より該当の
PDFファイルを特定して展開し、開始頁より頁数分の
PDFドキュメントを切り出す(S13)。そして、切
り出した当該顧客対応のPDFドキュメントについて配
信手段45が送信ファイルを作成し、対象クライアント
端末33に送信するものである(14)。
に対応したインデックスファイル18を用いて、PDF
DB28に格納されている該当のPDFドキュメントが
所属するファイル名を特定し、当該ファイルの配置位置
(開始頁から頁数)より当該PDFドキュメントを切り
出すことで、対象顧客のPDFドキュメントを短時間で
検索することができるものである。
た汎用電子ドキュメントに表記された固有データを読み
込み、固有データ毎の頁数、ファイル全頁における先頭
頁位置を特定し、少なくとも固有データ、ファイル名、
開始頁及び頁数を関連付けたインデックス情報を作成す
ると共に、適宜、固有データ毎の複数種のインデックス
情報を丁合してファイルを作成することにより、容易に
インデックス情報を作成することができ、インデックス
ファイルを作成することで、汎用電子ドキュメントを短
時間で検索可能とすることができるものである。
ムの一例のブロック構成図である。
る。
チャートである。
例の説明図である。
作成されたインデックスファイルの適用例の説明図であ
る。
ある。
ステム 13 固有データ読込手段 14 インデックスファイル作成手
段 15A 頁情報特定手段 15B ファイル作成手段 16 インデックスファイル格納手
段 17 PDFファイル 18 インデックスファイル 25 PDFファイル作成手段 28 PDFDB 31 PDFファイル配信システム
Claims (4)
- 【請求項1】個別毎に所定数作製される所定印刷物と同
じ表示形態で個別毎の固有データが表記されて作成され
た汎用電子ドキュメントを管理、検索するためのインデ
ックスファイル作成システムであって、 所定頁数分の前記汎用電子ドキュメントを一のファイル
として所定数提供され、当該ファイルの各汎用電子ドキ
ュメントに表記された前記固有データを読み込む固有デ
ータ読込手段と、 前記読み込んだ固有データ毎の頁数を特定し、それぞれ
の前記ファイルの全頁における当該固有データに対応す
る汎用電子ドキュメントの先頭頁位置を特定する頁情報
特定手段と、 前記個別毎の所定数の汎用電子ドキュメントに対して、
少なくとも前記固有データ、ファイル名、開始頁及び頁
数を関連付けたインデックス情報を作成してファイル化
するファイル作成手段と、 前記ファイル化されたインデックスファイルを格納する
格納手段と、 を有することを特徴とするインデックスファイル作成シ
ステム。 - 【請求項2】請求項1記載のインデックスファイル作成
システムであって、前記ファイル作成手段は、前記個別
毎の汎用電子ドキュメントが複数種類のときに、種類毎
に作成されたインデックス情報を、個別毎のインデック
ス情報に丁合することを特徴とするインデックスファイ
ル作成システム。 - 【請求項3】個別毎に所定数作製される所定印刷物と同
じ表示形態で個別毎の固有データが表記されて作成され
た汎用電子ドキュメントを管理、検索するためのインデ
ックスファイル作成方法であって、 所定頁数分の前記汎用電子ドキュメントを一のファイル
として所定数提供され、当該ファイルの各汎用電子ドキ
ュメントに表記された前記固有データを読み込むステッ
プと、 前記読み込んだ固有データ毎の頁数を特定するステップ
と、 それぞれの前記ファイルの全頁における当該固有データ
に対応する汎用電子ドキュメントの先頭頁位置を特定す
るステップと、 前記個別毎の所定数の汎用電子ドキュメントに対して、
少なくとも前記固有データ、ファイル名、開始頁及び頁
数を関連付けたインデックス情報を作成してファイル化
するステップと、 前記ファイル化されたインデックスファイルを格納する
ステップと、 を含むことを特徴とするインデックスファイル作成方
法。 - 【請求項4】請求項3記載のインデックスファイル作成
方法であって、前記個別毎の汎用電子ドキュメントが複
数種類のときに、種類毎に作成されたインデックス情報
を、個別毎のインデックス情報に丁合するステップを含
むことを特徴とするインデックスファイル作成方法。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2001141399A JP4530576B2 (ja) | 2001-05-11 | 2001-05-11 | 電子ドキュメントにおけるインデックスファイル作成システム及びインデックスファイル作成方法 |
Applications Claiming Priority (1)
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Publications (2)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JP2002334093A true JP2002334093A (ja) | 2002-11-22 |
JP4530576B2 JP4530576B2 (ja) | 2010-08-25 |
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Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
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Country Status (1)
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- 2001-05-11 JP JP2001141399A patent/JP4530576B2/ja not_active Expired - Lifetime
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