■PDF公開はいらない

https://www.digital.go.jp/posts/kMccIpBR

この記事のブコメがまぁまぁひどい。

論点は

「デジタル庁ともあろうものが役員人事の情報をPDFだけで公開するのはどうしたものか」

という点なんだけど、やたらPDF擁護派が目立つ。

そもそもデジタル化（デジタライゼーション）とは

これまで紙文書として管理していたものをWordやExcelにPDFにして管理することで

無駄なプリンターでの印刷や紙媒体の保存などから脱却する、というのはデジタル化ではなくて単にペーパーレス化

デジタル化というのはそれらの文書管理されていた情報を構造化されたデータに統一し

検索可能にしたり統計処理可能にしたりすることで業務効率化や解析による知見の発見を目指すもの

単に人事情報をPDF化したり、それをHTML化したりしてもまったくデジタル化ではない

「大手企業とか政府とかならPDFやHTMLになる前にシステムに投入してるんでしょ？」

と思う人が多いかもしれないが、実体としては大手企業や政府ほどそういうシステム導入がされておらず

実質的に共有フォルダに置かれたPDFファイルで管理されていたりする

これには定期的な人事異動が関連していて、システムを導入するとシステム操作の習熟という引き継ぎが発生してしまうために業務効率が悪い

それよりも一般常識化しつつある共有フォルダに設置されたPDFやPPTを閲覧してもらったり編集して貰う方が誰でもできるし効率的、という現実があるためだったりする

この辺がPDF擁護派が本来主張しなければいけない部分

デジタル化の肝

こういった状況の大手企業や政府に対してデジタル化を推進してもらうために取るべき方策は下記の通り

• 慣例的に文書管理されているものやそもそも文書化されているものを業務単位で見直す
• 全社（全国）で統一的なシステムを入れることで統一的なデータ構造化を行う
• データ構造化によるメリットをシステム利用者・顧客（市民）に提示する

この3つを全て進めていかないとデジタル化はただのペーパーレス化になる

よくあるのは2つ目だけが行われ、慣例的に文書管理されているPDFファイルを共有フォルダではなくシステム投入するだけのデジタル化だ

結局データ解析できないからそのPDFをOCRしようとかいう謎のムーブメントを見せたりするが

PDFに書かれている内容が構造化されていないので当然ながらデータ化できず、解析もできない

よくある領収書とか請求書とかは解析ができたりするがそういうのはそもそも電子的にやりとりされていてやる必要が無く

社員による立て替え払いの時だけ発生していたのがデジタル化されてお茶を濁される

PDFを公開することの何がダメか

「内部でPDF管理しているんだから公開するときはそのファイルをリンクすればいいよね」

という安易な考え方に基づいてるのがPDFファイルのWeb公開

つまり1つ目の業務単位での見直しができていないし、2つ目のデータ構造化も行われていないだろうということが予想できる

また3つ目の利用者メリットのことを考えてみても、この役員人事の情報をPDFで貰わないと困る一般人など存在しない

どうしても印刷したい人とか、どうしても自分で管理している共有フォルダに置きたい人、なんかはいるのかもしれないが

それにしてもHTML表示されているものを保存するなり印刷すればよい

それよりもスマホで見ているのにA4縦の形式で表示される方がよっぽど不利益が大きい

デジタル化することで構造的なデータにさえなれば、表示する媒体に合わせてレイアウトを変えることは難しくない（大変ではあるが）

また、もしかしたら別の省庁や地方自治体とかがPDF保存している、というのは2つ目の統一的なシステム化ができていないことを意味する

まぁそもそもそれが本当に必要かという話にはなるだろう

「PDFであれば改変ができないので公文書には最適」

などという意見もあったりするが、そもそもPDFであれば改変できないというわけではないし

今時なら画面キャプチャしてOCRをかければほぼ同じものが出来てしまうのでほぼ無意味である

それよりもTLS化されているURLで改変されていないことを保証することの方が何倍も役に立つ

結局のところPDFでこの手の情報を公開することには何のメリットもないが、ペーパーレス化のレベルで止まってしまうとPDFのメリットばかりを主張しがちになってしまう

今回のPDF公開は何がダメか

結論から言うと別にダメではない

発足したばかりの組織が上記の3つをいきなり解決できるわけがない

これから少しずつデジタル化していくのだろう

ただ、一番大変なのは「業務見直し」である

この慣例的に行われているPDFファイル公開をやめる・やめさせるのは大変に骨が折れる

単純に「やめなさい」と下達的に言うだけなら簡単だが

そうなると結局はPDF管理とHTML編集の2倍の工数がかかって実務者の反発しか生まない

更にはPDFとHTMLの二重管理になってしまって不整合が発生する、なんていうのも想像できる

業務を見直し、システムを入れ、利用者・作業者にメリットを与える、という3つを同時に進めないと上手くいかない

大きな組織でこれをやるのは非常に骨が折れるだろうが頑張って欲しい

PDF公開が無くなったときにはこれほどの大きな調整が行われたのだ、と素直に喜びたい

Permalink | 記事への反応(2) | 08:41

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