こんにちは、BECK（@beck1240）です。
情報管理の基礎を取り扱う「情報管理のベーシックレシピ」を今回からスタートします。
前回までは「自己管理のベーシックレシピ」ということで、以下の様な内容について紹介してきました。
自己管理のベーシックレシピ
- 自己管理の仕組みを作ろう
- 予定を管理しよう＜基本編＞
- 予定を管理しよう＜実践編＞
- やること<タスク>を管理しよう
- 予定とやることを書き出して時間を管理しよう
- 行動の記録を残そう
- 目標の考え方と立て方
- 目標を行動に落とし込む
これから始める「情報管理のベーシックレシピ」では、書いてる内に色々付け加えたくなるかも知れませんが、ひとまず次の様な構成で進めていこうと思います。
情報管理のベーシックレシピ
- 管理する情報を絞り込む←イマココ
- 情報管理の仕組みを作ろう
- 情報の収集／整理／活用の3フェーズを考える
- 情報の記録方法とインボックスを定義する
- 頭の中だけにある情報を洗い出す
- 取り漏らしのないメモ環境を構築する
- 紙を電子化して捨てる
- 情報はインボックス／アクティブ／アーカイブで分類する
- 情報の分類にプロジェクトの概念を加える
- 情報の分類にペルソナの概念を加える
- 情報の整理／見返しを行うタイミングを決める
- タグとフォルダの概念で情報を捌く
- メール管理もインボックス／アクティブ／アーカイブで捌く
- アウトプットのために情報を整理・活用する
- アイデア発想のために情報を整理・活用する
- EvernoteとDropboxを用いた情報管理テクニック
- 会社でEvernoteが使えない人の為の情報管理テクニックーアナログ編
- 会社でEvernoteが使えない人の為の情報管理テクニックーデジタル編
隔週で書いていくと4ヶ月ぐらい掛かると想いますが、お付き合い頂ければと想います。
■管理する情報を絞り込む
■情報とどう向き合うかというスタンスを固める
インターネットが普及するに従って「情報過多の時代」と呼ばれる様になった現代。沢山の方が多すぎる情報との付き合い方に四苦八苦しています。
この記事を読まれていると言うことは、あなたもきっと何らか情報管理に課題、或いは興味を持たれているのであろうと推察します。
本連載は情報管理について述べていきますが、一番の目的としては「情報とどう向き合って行くか」という自分なりのスタンスを固めるお手伝いであり、その先に「情報との向き合い方」という具体的な方法論を置いていきます。
「自分にとって周囲の情報はどういう存在か？」などと考える機会はそうそうあるものではありませんが、恐らくこの質問に答えを出す事自体はそれほど難しくはないでしょう。
例えば、情報を組み合わせて新たな考えや発明を生み出す仕事をしている人にとって、最新の技術動向や他の人が発表した論文といった情報はビジネスの源泉でしょう。逆に、そういった仕事とは関係しない、興味もない事柄はその人にとっては無価値ですし、実際そういった情報の大半は存在すら認識せずに一生を終える可能性の方が高いのです。
つまり、様々な「情報」を個別的に評価していけば、各情報の必要性や重要性を見極めていく事自体はさほど難しい事ではありません。
■その情報は「重要か？」「興味があるか？」
情報と自分との相対的な位置づけを決めるに当たり、評価軸というのは色々存在すると思います。興味関心や重要度、好きか嫌いか、お金を生むか生まないかなどなど。
しかしながら、そういった諸々の評価軸をおおらかにグルーピングしてやると、「重要か？」「興味があるか？」という二つの質問で、最も根源的な情報に対する評価ができてしまいます。（勿論程度問題は残りますが）
重要な情報というのも色々程度があると思いますが、例えば競合他社の動向、自分が開発に携わっている製品に使用する技術に関連する特許、意中の人の趣味嗜好、家族旅行先の候補地に関する観光情報など、価値を生んだり社会的地位に関わったりするものが重要と言えそうです。
興味がある情報というのはそのままですが、その情報そのものの重要性にかかわらず、自分が好きだったり欲しかったり気になっていたりするものを指します。例えば、仕事や家庭生活には必要がなくても、ゴシップが好きだったり、アニメが好きだったり、ゴルフに関する情報が兎に角大好物だったり・・様々あると思います。
そして、既にお気づきの事と思いますが、「重要でなく、興味も無い」情報は管理を諦めるべき、或いは接触頻度すらも下げるべき情報です。
まずは、このマトリックスに自分が触れる情報をばーっと分類してみるのが良いのですが、その洗い出しと分類が難しかったりします。具体的な方法論は「情報の記録方法とインボックスを定義する」の会で詳しく紹介しますので、ここでは考え方だけ押さえておいて貰うと良いと思います。
■まずは管理を諦める情報を見つける
情報管理について考える際に、一番最初に取り組むべきことが「捨てる情報」を決める事です。
例えば、ポストやメールボックスに届くDM・チラシの類や、まったく面白くもない惰性で付けたままのTV番組、既に興味を失ってしまった趣味に関する情報等々。
最初から無価値だけどやってきてしまう場合もあれば、かつては重要だったか興味があったものがそのどちらの価値も喪失してしまっている場合もあります。そういった情報は管理しないことは勿論、可能であれば接触その物を絶ちましょう。
この先の回で登場する、情報を一時的に受け止めておくインボックスという考え方があるのですが、ここにすら入れないことが重要です。
■その興味は消費だけか、或いは生産もするのか
もう一つ、管理対象となる情報を減らすためのポイントとして「重要でないが、興味はある」領域の情報が挙げられます。この領域は、要するに趣味の世界です。
趣味の世界の情報というのは、「触れているだけで幸せ」な場合と「ただ触れているだけでは物足りない」場合に分けられます。
誰かにこの感動を熱く語りたい、研究してその成果をブログに書きたい、上達して皆に認められたい・・・等々、動機やアクションは何でも良いのですが、ただ消費するだけで無く生産したい場合には多少なりとも情報管理を行う必要が出てきます。
趣味の領域については「消費だけか、生産もするのか？」という自問をぶつけながら、情報管理の要否を見極めていきましょう。
インターネットでつながりやチャンスを得やすくなった昨今、趣味と言えども侮れません。得がたき同好の士を得て、毎日が非常に楽しくなるかも知れませんし、趣味が長じてちょっとした収入に結びつくかも知れません。大手を振って趣味に関する情報を管理していきましょう。
■本当に管理する必要がある情報だけを管理する
さて、ここまでであなたが触れる周囲の情報の内、管理が必要な情報が明確になったことでしょう。（まぁ、そんなに簡単には切り捨てられないのが常ですが、ここでは一旦本当に必要なものに絞り込めたと仮定します）
図示するとこんな感じですね。
実の所、多くの人が言われるまでも無くこの状態に近い状態で、溢れんばかりの情報量やとっちらかったフォルダやらメールやらをどうしたらいいのか・・というお悩みをお持ちと思います。
ただ、「重要で無く興味も無い」情報や、消費だけで良かったストックする必要がない情報というのは、棚卸しをやってみると存外紛れ込んでいたりしますので、是非一度確認してみて下さい。
■最後に
今回紹介した「管理する情報を絞り込む」は情報管理における「ノイズ」の除去を目的としています。
今後、情報管理の具体的な話に進めて行く前に、可能な限り以下の観点で棚卸しをし、ノイズを無くしておくことをお奨めします。
- 「重要で無く興味もない」情報は管理対象から外し、可能であれば接触の機会もなくす
- 「重要でないが興味はある」情報は、消費と生産に分類し、消費であれば情報管理の対象から外す
今回紹介した内容自体はごく初歩的でシンプルなものですが、先々の回で紹介するテクニック、考え方は全て「本当に管理すべき情報だけに絞りこんでいく」という思想をバックボーンにしています。これからの連載記事を読まれる際、是非このことを頭の片隅に置いておいて頂ければと思います。
参考書籍
ベックです！
横浜在住大阪人。本職SE。ガジェット、文具、手帳、ライフハック、モバイルが大好物な30代男性。BLOG「Hacks for Creative Life!」が主戦場です！。『EVERNOTE情報整理術』『クラウド「超」活用術』著者。勉強会『東京ライフハック研究会』の主宰者でもあります。
BLOG：Hacks for Creative Life!
Twitter：@beck1240
