JPH06332906A

JPH06332906A - 会議スケジュール調整方法

Info

Publication number: JPH06332906A
Application number: JP12111493A
Authority: JP
Inventors: Kotaro Takemoto; 光太郎竹本; Masaru Kanemaru; 優印丸; Takeshi Ishizaki; 健史石▲崎▼; Yoshiyuki Nakayama; 良幸中山
Original assignee: Hitachi Microcomputer System Ltd; Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Microcomputer System Ltd; Hitachi Ltd
Priority date: 1993-05-24
Filing date: 1993-05-24
Publication date: 1994-12-02

Abstract

(57)【要約】【構成】遠隔地に存在する会議関係者の各端末装置と、
分散した各端末装置を統合するネットワークと、会議関
係者の各端末装置に配置した会議スケジュール調整プロ
グラムから構成され、会議スケジュール調整プログラム
間の各種フレーム交換により、最適な会議開催日時を導
出する。【効果】分散環境における複数の会議関係者に対し、迅
速、かつ、効率的な会議開催日時を決定できる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、遠隔分散した任意複数
の会議関係者間で、電子会議の開催スケジュールを調整
する方法に係り、特に、遠隔地に分散した任意複数の端
末装置（あるいはワークステーション）間で、最適な会
議開催日程を決定する方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の会議日程をスケジューリングする
技術は、特開昭60−103479号公報に記載されているよう
な、ホスト計算機に蓄積された会議出席予定者の予定表
から開催日時を決定し、会議開催通知を伝達する会合ス
ケジューリング方法がある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術は、ホス
ト計算機に蓄積された会議出席予定者の予定表をもと
に、会議開催主催者が会議開催日時を決定し、会合通知
を各主席者に配布するものであるが、主催者の通知した
開催日時に対し、実際に参加可能なのか不可能なのか、
あるいは、遅れてなら参加可能なのか、それとも不在中
なので代理者を出席させるのか等、参加予定者の意志を
反映させる方法は与えられていない。

【０００４】さらに、従来技術は、近年の通信ネットワ
ークの発達、及びマルチウィンドウ機能をもつワークス
テーションの普及を背景とした、図２に示すような分散
環境に対応できないという問題点がある。

【０００５】本発明の目的は、最適な会議日程を決定す
る会議スケジューリング調整方法を提供することにあ
る。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明による会議スケジューリング調整方法は、会
議開催を主催する任意会議主催者の画面に日程調整ウィ
ンドウを表示し、ウィンドウの各項目に対応する入力操
作をもとに、予定表フレームと参加予定者テーブルを作
成し、予定表フレームを参加予定者に回覧し、回覧した
予定表フレームを回収することにより参加予定者全員の
空き時間を自動的に検出し、会議開催を主催する任意会
議主催者の画面に候補日時ウィンドウを表示し、検出し
た任意複数の空き日時をもとに、候補日時フレームを作
成し、時間を参加予定者全員に送出し、各参加予定者の
承諾結果を回収し、回収結果から最適な会議日時を決定
し、決定した会議日時を参加予定者全員に送出し、各参
加予定者の予定表に会議日時を書き込むことを特徴とす
る。

【０００７】本発明の他の側面は、会議参加予定者が予
定表フレームを受信した場合に、自予定表を呼び出し、
予定テーブルに空き時間を書き込み、予定表フレームを
参加予定者テーブルに記載の回覧先に送出し、会議参加
予定者が予定表フレームを受信した場合に、候補日時ウ
ィンドウを表示し、会議開催に対する承諾結果を会議主
催者に送出し、会議参加予定者が開催通知フレームを受
信した場合に、開催通知を表示し、自予定表に開催日時
を書き込むようにしたことにある。

【０００８】また、本発明の他の側面は、任意会議参加
予定者が不在の場合に、代理出席者リストから代理者Ｉ
Ｄを獲得し、代理者の予定表を呼び出し、予定テーブル
に代理者の空き時間を書き込み、参加予定者テーブルを
代理者に書き換えるようにしたことにある。

【０００９】

【作用】本発明では、会議開催を希望する任意会議主催
者が、分散した任意複数の会議関係者の所有する予定表
から空き時間を検出するために、予定表フレームを回覧
する順序を示す参加予定者テーブルと、予定表フレーム
を受信した各参加予定者の空き時間を書き込む予定テー
ブルから構成される予定表フレームを作成し、第１番目
の参加予定者に送出する。このフレームを受信した第１
番目の参加予定者は、自予定表の空き時間を予定テーブ
ルに書き込み、第２番目の参加予定者に予定表フレーム
を送出する。このように、予定表フレームは、参加予定
者テーブルに格納されている回覧順に順次渡されて行
き、最終的に、会議主催者へと戻ってくることになる。
この処理により、会議主催者は、予定表フレームを受信
した時点で参加予定者全員の空き時間を知ることができ
る。

【００１０】次に、参加予定者全員の空き時間をもとに
候補日時フレームを作成し、このフレームを参加予定者
全員に送出する。参加予定者各位は、このフレームを受
信すると、候補日時に対する承諾、あるいは希望する開
催日時に対する意志を入力して、会議主催者に返送す
る。会議主催者は、参加予定者から返送された候補日時
フレームを受信し、各参加予定者の意志を考慮した上
で、最適な会議開催日時を決定することができる。さら
に、決定した開催通知を参加予定者全員に送出すること
により、全員の承諾を得た会議日時を通知することがで
きる。

【００１１】また、任意参加予定者が不在のときでも、
代理者の予定表から空き日時を検出し、代理者に会議に
出席してもらうように要請することもできる。

【００１２】この方法を実施すれば、分散環境に対処し
た効率的な会議日時を決定することが可能となる。

【００１３】

【実施例】図２は、本発明の一実施例を示すシステムの
ブロック図である。図２において、２０１（２０１Ａ〜
２０１Ｄ）は遠隔地に存在する任意複数の会議関係者の
端末装置（ワークステーション）、２０２（２０２Ａ〜
２０２Ｂ）は事業所や部署毎にローカルに構築されるＬ
ＡＮ(Local Area Network)、２０３はＬＡＮ２０２を統
合するＷＡＮ(Wide Area Network)を示す。

【００１４】図３は、各参加者の端末装置２０１（２０
１Ａ〜２０１Ｄ）の基本的な構成を示すブロック図であ
る。図３において、３０７は予定表や会議候補日程等の
データであり、各種プログラムとともに記憶装置３０６
に格納される。３０１は記憶装置３０６から読み出した
プログラム命令に従いデータ処理を実行する中央処理装
置（ＣＰＵ）、３０５はＣＰＵ３０１の命令に従い、デ
ータ処理結果を出力するディスプレイ(出力装置)、３０
３は入力装置の一つであるキーボード、３０４は入力装
置の一つであるマウスである。

【００１５】３０２は通信ネットワーク２０２を介して
データ交換を行うための通信インタフェース装置であ
り、各端末装置は通信インタフェース装置３０２を介し
て各種フレームを交換する。

【００１６】図４は、会議を主催する任意端末装置のデ
ィスプレイ画面３０５に表示される日程調整ウィンドウ
４０１の一例である。この日程調整ウィンドウ４０１
は、会議主催者がキーボード３０３から会議スケジュー
ルを調整するスケジューリングプロセス、あるいは、タ
スクを起動させるコマンドをキー入力するか、あるいは
マウス３０４を操作して前述のプロセス、あるいはタス
クを起動させる機能をもつアイコンを選択するかのいず
れかの方法により呼び出される。

【００１７】新規に会議開催日程を調整する場合、まず
入力装置であるキーボード３０３、あるいはマウス３０
４の呼び出し操作により、会議スケジュール調整プロセ
スが起動し、日程調整ウィンドウ４０１が会議主催者の
ディスプレイ画面３０５に表示される。表示される日程
調整ウィンドウ４０１は、会議名をキー入力するエリア
４０２，期日、及び期間をキー入力するエリア４０３，
会議参加可能者の一覧リスト４０４，会議参加予定者名
とアドレスをキー入力するエリア４０５，了解ボタン４
０６から構成される。

【００１８】会議主催者は、最初に日程調整ウィンドウ
４０１の会議名入力エリア４０２に会議名称をキー入力
する。次に期日、及び期間をキー入力するエリア４０３
に開催希望期日をキー入力する。期間を指定する場合
は、開催開始日と終了日の両方を指定すればよいし、開
始日あるいは終了日のいずれか片方のみを指定した場合
は、指定した期日がスケジューリングの対象期間とな
る。

【００１９】次に会議参加予定者を指定する。会議参加
可能者は、日程調整ウィンドウ401の参加可能者リスト
４０４に登録されている者に対しては、会議参加可能者
リスト４０４から参加予定者名の項目をマウス３０４で
選択することにより指定することができる。選択された
リスト項目は、会議参加予定者名をキー入力するエリア
４０５に自動的に反映される。このときの参加可能者リ
スト４０４は、マウス３０４で選択された項目を反転、
あるいは選択項目の背景色を変化させる等の方法で選択
されたことを視覚的に理解できるようになっている。ま
た、参加可能者リスト４０４に記載されていない者と会
議を行いたい場合は、会議参加予定者名をキー入力する
エリア４０５に参加者名とアドレスをキー入力する。こ
のエリア４０５に入力された名前とアドレスは、自動的
に参加可能者リスト４０４に登録される。また、参加可
能者リスト４０４に登録されている者をキー入力で指定
することもできる。

【００２０】会議主催者が、日程調整ウィンドウ４０１
に対するこの操作を行い、了解ボタン４０６をマウス３
０４で選択すると、予定表フレーム５０１と、回覧する
順番を示す参加予定者テーブル５０６を生成する。

【００２１】図５は、会議参加予定者に送出する予定表
フレーム５０１の構造である。この予定表フレーム５０
１は、会議主催者が日程調整ウィンドウ４０１に会議
名，期日あるいは期間，参加予定者名とアドレスを指定
した後で、了解ボタン４０６が選択されると、会議スケ
ジュール調整プロセスにより自動的に生成され、第１番
目の会議参加予定者に送出される。

【００２２】図５において、５０２は会議名を識別する
ＩＤを格納する会議ＩＤフィールド、５０３はフレーム
の種類を識別するＩＤを格納する種別ＩＤフィールド、
504は送信元を識別するＩＤを格納する送信元ＩＤフィ
ールド、５０５は送信先を識別するＩＤを格納する送信
先ＩＤフィールド、５０６は予定表フレーム５０１の回
覧順序を示す参加予定者テーブルであり、会議出席予定
者の参加者ＩＤ５０８，参加予定者の名前５０９，参加
予定者のアドレス５１０の各項から構成される。また、
５０７は各会議参加予定者の予定を書き込む予定テーブ
ルを示す。

【００２３】参加予定者テーブル５０６は、日程調整ウ
ィンドウ４０１の参加予定者名入力エリア４０５に指定
した参加予定者の一覧であり、予定表フレーム５０１を
回覧する順番を示している。そのため、日程調整ウィン
ドウ４０１の参加予定者名入力エリア４０５に、「Ｂ
氏」，「Ｃ氏」，「Ｄ氏」の順に入力した場合、参加予
定者テーブル５０６は、「会議主催者」，「Ｂ氏」，
「Ｃ氏」，「Ｄ氏」の順序で格納される。このときの参
加予定テーブル５０６の先頭は必ず会議主催者である。
この例における予定表フレーム５０１の回覧順序を図６
を用いて説明する。

【００２４】図６は、予定表フレーム５０１を遠隔地に
分散する任意会議参加者に回覧する一例を示したもので
ある。図６のように、会議主催者Ａから送出された予定
表フレーム５０１は、第１番目の参加予定者Ｂに送出さ
れる(ステップ６０１)。つぎに、参加予定者Ｂは受信し
た予定表フレーム５０１の参加予定者テーブル５０６を
参照して、第２番目の参加予定者である参加予定者Ｃに
予定表フレーム５０１を送出する（ステップ６０２）。
予定表フレーム５０１を受信した参加予定者Ｃも同様
に、参加予定者Ｄに予定表フレームを送出し（ステップ
６０３）、テーブル５０６の最後に格納された第３番目
の参加予定者Ｄは、テーブル５０６の先頭に格納されて
いる会議主催者Ａに予定表フレーム５０１を送出する
（ステップ６０４）。この方法で予定表フレーム５０１
を回覧することにより、予定表フレーム５０１は、会議
主催者Ａ，参加予定者Ｂ，参加予定者Ｃ，参加予定者Ｄ
の順に回覧され、最終的に会議主催者Ａへと一巡する。

【００２５】図７は、予定表フレーム５０１に付加され
る予定テーブル５０７の構造を示す。図７において、７
０１は時間帯を、７０２は日付を示している。図７で
は、時間帯７０１を午前８：００から午後７：００まで
の３０分刻で描画しているが、この時間帯に制限はな
く、２４時間を扱うことができ、１０分刻みでも１５分
刻みでも対応することができる。また、テーブル内部の
値は、空き時間は「０」、それ以外の予定が既に決まっ
ている時間帯は「１」で表記する。

【００２６】予定テーブル５０７は、会議主催者が第１
番目の参加予定者に予定表フレーム５０１を送出時に、
会議主催者の予定表１１０１をもとに作成される。つま
り、会議主催者が参加予定者に予定表フレーム５０１を
送出する時の予定テーブル５０７の内容は、会議主催者
のスケジュールと同一である。

【００２７】図１１に、会議主催者、及び参加予定者各
位が所有する予定表１１０１の一例を示す。図１１にお
いて、１１０２は年月を示すタイトルラベル、１１０３
は日付、１１０４は時間帯を示す。この図でも、図７の
予定表フレーム５０１の説明と同様に、時間帯に制限は
ない。また、予定表１１０１の内部は、空き時間は空
欄、それ以外の予定が既に決まっている時間帯は横線で
表記する。

【００２８】第１番目の参加予定者サイトのスケジュー
リングプロセスが予定表フレーム５０１を受信すると、
参加予定者の予定表１１０１を呼び出し、第１番目の参
加予定者の空き時間を予定テーブル５０７に書き込む。
予定テーブル５０７への書き込み処理終了後、予定表フ
レーム５０１の送信元ＩＤフィールドを第１番目の参加
予定者ＩＤに、送信先ＩＤフィールドを第２番目の参加
予定者ＩＤにそれぞれ変更し、第２番目の参加予定者宛
に予定表フレーム５０１を自動的に送出する。第２番目
以降の参加予定者サイトのスケジューリングプロセス
は、第１番目の参加予定者と同様の処理を実行する。こ
の予定表フレーム５０１の送受信処理は、会議主催者が
予定表フレーム５０１を受信するまで続けられる。この
結果、会議主催者サイトのスケジューリングプロセスが
予定表フレーム５０１を受信した時の予定テーブル５０
７には、参加予定者全員のスケジュールが反映されてい
ることになり、このときの予定テーブル内で「０」の値
が設定されている時間帯が、会議開催候補日時となる。

【００２９】会議開催候補日時の検出は、このように各
端末装置のスケジューリングプロセスにより自動的に行
われるため、会議主催者以外は人手を介する必要はな
い。従って、遠隔地に分散する参加予定者の在席，離席
にかかわらず開催候補日程を抽出することが可能とな
る。

【００３０】会議開催主催者は、予定表フレーム５０１
の受け渡し方法により、参加予定者全員の都合の良い日
時を獲得する。

【００３１】図８は、会議主催者サイトのスケジューリ
ングプロセスが参加予定者全員の予定を反映した予定表
フレーム５０１を受信後に、主催者の端末装置２０１の
ディスプレイ画面３０５に表示する会議開催候補日時ウ
ィンドウ８０１の一例である。図８の例は、会議主催者
が予定表フレーム５０１を受信後、予定テーブル507に
複数の候補日時が存在した場合の例を示している。図８
では、候補日時の表示を５箇所として記載しているが、
検出された候補日時を全て表示することができる。但
し、全ての候補日時を一度に表示すると、ディスプレイ
画面３０５の表示範囲を越えてしまう恐れがあるため、
可視表示エリアは５項目に設定し、会議主催者はスクロ
ールバー８０５をキーボード３０３の矢印キーで操作す
るか、あるいはマウス３０４を操作して候補日時をスク
ロールさせ、全ての候補日時を確認することができる。
図８において、８０２は開催候補日、８０３は開催時
間、８０４は開催候補日時に対する承諾をキー入力する
エリア、８０５は候補日時をスクロールさせるスクロー
ルバー、８０６は議題内容を表示するコメント表示フィ
ールド、８０７は開催日時に対する各会議参加予定者の
承諾結果を会議主催者宛に送出するためのボタンであ
る。

【００３２】会議主催者は、このウィンドウ画面８０１
に表示された候補日時の中から最適な会議開催日時を決
定するために、開催候補日時を参加予定者全員に通知し
て、開催に関する承諾応答、及び優先を希望する日時が
あれば優先度を記載するように懇請する。この処理は、
会議開催日時を参加予定者全員の意見を反映させた上で
決定するという意図をもつ。つまり、参加予定者各位の
保持する予定表に対する記載漏れや急用等の事情によ
り、参加予定者の予定が予定表とは異なる場合が存在す
ることを想定して、参加予定者各位の意志を会議日程の
調整に適応させる。

【００３３】会議主催者は、ディスプレイ画面８０１に
表示された複数の候補日時の中から、都合の良い日時に
対し優先順位を示す数字をキー入力する。例えば、候補
日時が５箇所検出されていた場合は、最も適切と思われ
る項目の承認入力エリア804に「１」をキー入力する。
残りの項目に対してもこの操作と同様に「２」〜「５」の
優先順を示す数字をキー入力する。ここで、どの日程で
もよい場合は、優先順を示す数字を入力する必要はな
い。また、都合により参加できない日程の項目について
は、「０」をキー入力することにより、不参加の意志表
示を行うことができる。スケジューリングプロセスは、
承認入力エリア８０４に「０」が入力されていない限
り、その項目（候補日時）に対する参加予定者の開催承
認が得られたと解釈する。また、会議優先順を示す数字
が入力されていない空白の項目が複数存在した場合は、
優先度が同じもの、即ち、どの候補日時でもよいという
解釈をする。

【００３４】会議主催者が、候補日時ウィンドウ８０１
の承認入力エリア８０４に対し入力操作を行い、了解ボ
タン８０６をマウス３０４で選択すると、スケジューリ
ングプロセスは、図９に示す候補日時フレーム９０１を
作成し、参加予定者全員に送出する。

【００３５】図９は、候補日時フレームの構成を示した
ものである。図９において、９０２は会議名を識別する
ＩＤを格納する会議ＩＤフィールド、９０３はフレーム
の種類を識別するＩＤを格納する種別ＩＤフィールド、
９０４は送信元を識別するＩＤを格納する送信元ＩＤフ
ィールド、９０５は送信元アドレスフィールド、９０６
は開催候補テーブルを示す。

【００３６】各参加予定者サイトのスケジューリングプ
ロセスは、開催日時フレーム９０１を受信すると、図８
に示した会議開催候補日時ウィンドウ８０１を、参加予
定者のディスプレイ画面３０５に表示する。各参加予定
者の候補日時ウィンドウ801に対する操作は、上述した
会議主催者の操作と同一であり、会議開催に対する承
諾、及び優先を希望する日時があれば優先度の意志表示
を行うことができる。各参加者の候補日時ウィンドウ８
０１の承認入力エリア８０４に対する入力操作は、了解
ボタン８０６をマウス３０４で選択したときに、候補日
時フレーム９０１の開催候補テーブル９０６に書き込ま
れる。次に、スケジューリングプロセスは、候補日時フ
レーム９０１の送信元フィールドに格納されているアド
レス（会議主催者宛）に候補日時フレーム９０１を送出
する。

【００３７】会議主催者のスケジューリングプロセス
は、各参加予定者から送出された候補日時フレーム９０
１を受信すると集計テーブルを作成する。各参加予定者
からの候補日時フレーム９０１が会議主催者に送出され
るのは、参加予定者各位の応答時間に依存されてしまう
ため、参加予定者毎に異なった時間帯となる。そのた
め、集計テーブルは、会議主催者のスケジューリングプ
ロセスが候補日時フレーム９０１を受信する度に更新さ
れる。

【００３８】ここで、最適な開催日時を決定するには、
会議主催者のスケジューリングプロセスが、参加予定者
全員の候補日時フレーム９０１を受信した時点で、参加
予定者全員からの回答を集計し、最適な開催日時を決定
することが望ましい。しかし、上述した通り、各参加予
定者からの候補日時フレーム９０１が会議主催者に送出
されるのは、参加予定者各位の応答時間に依存している
ため、もし参加予定者のうちの一人でも、候補日時に対
する回答を返送しなければ、会議主催者サイトのスケジ
ューリングプロセスは、無限に候補日時に対する回答を
待ち続けることになる。そこで、規定人数の候補日時に
対する回答を受信した時点で、最適な開催日時を決定す
る。この方法により、緊急な会議開催に対する日程調整
にも対応することができる。

【００３９】会議主催者のスケジューリングプロセス
は、決定した日時を含む会議開催通知を参加予定者全員
に送出し、会議主催者の予定表に開催日時を書き込む。

【００４０】図１は、開催主催者サイトにおける会議ス
ケジュール調整プログラムの処理手順を示すフローチャ
ートである。

【００４１】任意会議主催者サイトの会議スケジュール
調整プログラムは、最初に、会議開催日程を調整するた
めに日程調整ウィンドウ４０１を表示し、会議名，開催
期日あるいは期間、そして参加予定者名とアドレスの各
入力要求を会議主催者に懇請する（ステップ１０１）。
会議主催者がこの情報の入力終了後、日程調整ウィンド
ウ４０１の了解ボタン４０６をマウス３０４で選択する
と、会議主催者の予定表を呼び出し（ステップ１０
２）、入力情報と会議主催者の予定表をもとに、予定表
フレーム５０１と、予定表フレーム５０１の回覧順序を
示す参加予定者テーブル５０６を作成する（ステップ１
０３）。そして、ステップ１０３で作成した予定表フレ
ーム５０１を、第１番目の参加予定者宛に送出する(ス
テップ１０４）。会議主催者サイトの会議スケジュール
調整プログラムは、ステップ１０４終了後、予定表フレ
ーム５０１の待ち状態（ステップ１０５）となる。

【００４２】ステップ１０５で待つフレームは、ステッ
プ１０４で送出した予定表フレーム５０１、あるいは候
補日時フレーム９０１のいずれかである。フレーム種別
の判定は、各フレームに格納されている種別フィールド
のＩＤで識別する。もし、フレーム以外のフレームを受
信した場合は、エラーメッセージを表示し（ステップ１
１５）、ステップ１０５のフレーム待ち状態になる。

【００４３】ステップ１０５で、予定表フレーム５０１
を受信した場合は（ステップ１０６)、受信した予定表
フレーム５０１の予定テーブル５０６の内容から開催候
補日時を取り出し、候補日時ウィンドウ９０１を会議主
催者のディスプレイ画面３０５に表示し、候補日時に対
する承諾、及び優先順位の入力要求を会議主催者に懇請
する（ステップ１０７）。会議主催者の候補日時に対す
る入力終了後、会議スケジュール調整プログラムは、候
補日時フレーム９０１を作成する（ステップ108)。そし
て、ステップ１０９でステップ１０８で作成した候補日
時フレーム９０１を参加予定者全員に送出する。会議主
催者サイトの会議スケジュール調整プログラムは、ステ
ップ１０９終了後、候補日時フレーム９０１の待ち状態
（ステップ１０５）となる。

【００４４】ステップ１０５で、候補日時フレーム９０
１を受信した場合は（ステップ110)、各参加予定者から
の候補日時フレーム９０１を受信する度に、集計テーブ
ルを更新する（ステップ１１１）。ステップ１１２の条
件で、規定人数からの候補日時フレーム１０９を受信し
たかどうかを判定し、受信した候補日時フレームの数が
規定人数を満たしている場合は、次のステップ１１３に
進み、そうでない場合はステップ１０５のフレーム待ち
状態となる。

【００４５】ステップ１１３は、受信した候補日時フレ
ームの数が規定人数を満たしている場合の処理であり、
集計テーブルから最適な会議日時を決定し、参加予定者
全員に決定した開催時間を明記した会議開催通知を送出
する。ステップ１１３で開催通知を参加予定者全員に送
出後、開催日時を会議主催者の予定表１１０１に書き込
み（ステップ１１４）、処理を終了する。

【００４６】図１０は、参加予定者サイトにおける会議
スケジュール調整プログラムの処理手順を示すフローチ
ャートである。

【００４７】任意会議参加予定者サイトの会議スケジュ
ール調整プログラムは、ステップ１００１で、各種フレ
ームの待ち状態になっている。ステップ１００１で待つ
フレームは、予定表フレーム５０１，候補日時フレーム
９０１，開催通知フレームのいずれかである。フレーム
種別の判定は、各フレームに格納されている種別フィー
ルドのＩＤで識別する。もし、前述のフレーム以外のフ
レームを受信した場合は、エラーメッセージを表示し
（ステップ１０２１）、ステップ１００１のフレーム待
ち状態になる。

【００４８】ステップ１００１で、予定表フレーム５０
１を受信した場合（ステップ1002）の処理は、自予定表
１１０１を呼び出して、予定表フレーム５０１の予定テ
ーブル５０６に空き日程を書き込む処理を実行する。ス
テップ１００２の後のステップ１００３は、予定テーブ
ル５０６を更新の終了を判定する処理である。ステップ
１００３、及びステップ１００６の期日変数は、予定テ
ーブル５０６の更新処理におけるループカウンタであ
り、日程調整を行う期間を示す値が格納されている。こ
の判定ステップ１００３で、期日変数が「０」のとき、
ステップ１００７に進む。会議参加予定者サイトの会議
スケジュール調整プログラムは、ステップ１００４で自
予定表１１０１を読み出し、ステップ１００５で予定テ
ーブル506を更新する。次に、ステップ１００６で期日
変数をデクリメントし、ステップ１００３の判定処理へ
進む。ステップ１００３からステップ１００６までの処
理は、期日変数が「０」になるまで続けられる。

【００４９】ステップ１００３の判定処理で、期日変数
が「０」の場合は、ステップ1007の処理に進む。このス
テップ１００７は、参加予定者が出張や急用等の理由に
より、予定表に空き時間が存在しない場合の判定処理で
ある。

【００５０】ステップ１００７で、参加予定者の予定表
に空き時間が存在しないと判定された場合は、参加予定
者が出張や急用等の理由により、会議に出席できない状
態であり、その場合は代理出席可能な者を検索し、代理
出席者の予定表から空き日程を検出する処理を実行す
る。まず、代理出席可能者のリストを検索し（ステップ
１００８）、代理出席者のＩＤを獲得する（ステップ１
００９）。次に、ステップ１０１０で期日変数に期間を
設定し、ステップ１００３の判定処理へ進む。ステップ
１００３の判定処理の後、ステップ１００４で代理者Ｉ
Ｄから代理者の予定表を読み出し、代理者の予定に空き
時間があれば、予定テーブル５０６を更新する。ステッ
プ１０１１は、予定テーブル５０６を更新した予定表が
参加予定者のものなのか、あるいは代理出席者のものな
のかを判定する処理である。この判定処理の結果、代理
出席者と判定された場合は、予定表フレーム５０１の参
加予定者テーブル５０６の参加者ＩＤ５０８，名前５０
９，アドレス５１０の各項をそれぞれ代理出席者のもの
に更新する（ステップ１０１２）。

【００５１】次に、予定表フレーム５０１の送信元ＩＤ
フィールドに自ＩＤを、送信先ＩＤフィールドに予定表
フレーム５０１を送出する相手ＩＤを設定し(ステップ1
013)、予定表フレーム５０１を予定表フレーム５０１の
参加予定者テーブル５０５に格納されている次の参加予
定者宛に送出する（ステップ１０１４）。参加予定者サ
イトの会議スケジュール調整プログラムは、ステップ１
０１４で、予定表フレーム５０１を送出した後、ステッ
プ１００１のフレーム待ち状態になる。

【００５２】ステップ１００１で、候補日時フレーム９
０１を受信した場合(ステップ1015)、会議参加予定者サ
イトの会議スケジュール調整プログラムは、候補日時ウ
ィンドウ８０１を参加予定者のディスプレイ画面３０５
に表示し、会議開催に対する承諾応答、及び優先順位の
入力要求を会議参加予定者に懇請する(ステップ1016)。
会議主催者が情報の入力終了後、候補日時ウィンドウ８
０１の了解ボタン８０６をマウス３０４で選択すると、
受信した候補日時フレーム９０１の候補テーブル９０５
に入力結果を書き込み、送信元（会議主催者宛）に候補
日時フレーム９０１を送出する（ステップ１０１７）。
会議参加予定者サイトの会議スケジュール調整プログラ
ムは、ステップ１０１７の後、ステップ１００１のフレ
ーム待ち状態になる。

【００５３】ステップ１００１で、開催通知フレームを
受信した場合(ステップ１０１８)、会議参加予定者サイ
トの会議スケジュール調整プログラムは、開催案内を参
加予定者のディスプレイ画面３０５に表示し（ステップ
１０１９）、開催日を自予定表１１０１に書き込み（ス
テップ１０２０）、処理を終了する。

【００５４】

【発明の効果】本発明の会議スケジュール調整方法によ
れば、分散した会議関係者の各端末装置に会議スケジュ
ール調整プログラムと各自予定表を配置しているため、
会議関係者の在席，離席に係らず、自動的に会議開催日
時を検出することができる。また、会議関係者に会議開
催に関する意志を送付，回収する機能をもつため、開催
日時の決定を関係者各位の意志を反映させた上で決める
ことができる。さらに、会議関係者が不在の場合は、代
理者出席者に会議に参加してもらうこともでき、分散環
境に対応した、効率的な会議の日程調整を行うことがで
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】会議主催者側の会議スケジュール調整プログラ
ムの処理手順を示すフローチャート。

【図２】本発明を適用する分散システムの構成例を示す
ブロック図。

【図３】本発明を適用する分散システムの端末装置（ワ
ークステーション）のブロック図。

【図４】会議主催者のワークステーション画面に表示さ
れる本発明による日程調整ウィンドウの一例を示す説明
図。

【図５】会議スケジュール調整時に参加予定者間に回覧
する予定表フレームの説明図。

【図６】予定表フレームを分散した会議関係者に回覧す
る一例を示した説明図。

【図７】会議スケジュール調整時に各参加予定者の予定
を書き込む予定テーブルの説明図。

【図８】会議関係者全員のワークステーション画面に表
示される本発明による候補日時の一例を示す説明図。

【図９】会議スケジュール調整時に参加予定者全員に通
知される候補日時フレームの構成を示す説明図。

【図１０】会議参加予定者側の会議スケジュール調整プ
ログラムの処理手順を示すフローチャート。

【図１１】会議関係者全員が所有する予定表の一例を示
す説明図。

【符号の説明】

２０１…端末装置、２０２…ＬＡＮ、２０３…ＷＡＮ、
３０３…入力装置。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者石▲崎▼ 健史神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地株式会社日立製作所システム開発研究所内 (72)発明者中山良幸神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地株式会社日立製作所システム開発研究所内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】ネットワークを介して接続されたマルチウ
ィンドウ機能を有する複数の端末装置からなる分散シス
テムで、遠隔地に分散する任意複数の会議関係者に対し
て会議開催日程を調整する場合に、会議開催を希望する
任意主催者の仮想端末装置の画面上に会議名，開催希望
期日あるいは期間、及び参加予定者名とアドレスの入力
を可能とするウィンドウを表示する第１のステップと、
前記入力の情報から予定表フレーム、及び前記予定表フ
レームの回覧順を示す参加予定者テーブルを作成する第
２のステップと、前記予定表フレームを参加予定者に送
出する第３のステップと、参加予定者全員の予定を反映
した予定テーブルを含む予定表フレームを受信する第４
のステップと、会議主催者の仮想端末装置の画面上に会
議開催候補日時を示すウィンドウを表示する第５のステ
ップと、前記予定テーブルから候補日時フレームを作成
する第６のステップと、前記候補日時フレームを参加予
定者全員に送出する第７のステップと、各参加予定者の
承諾結果を受信し、集計テーブルを作成する第８のステ
ップと、回収結果から、最適な会議開催日程を含む開催
通知を参加予定者全員に送出する第９のステップと、会
議開催日程を予定表に自動的に書き込む第１０のステッ
プとを合わせもつことを特徴とする会議スケジュール調
整方法。
【請求項２】請求項１において、参加予定者が主催者か
ら送出された予定表フレームを受信した場合に自予定表
を呼び出し、受信した予定表フレームの予定テーブルに
空き時間を書き込む第１のステップと、予定表フレーム
の参加予定者テーブルに記載されている回覧先に、前記
予定表フレームを送出する第２のステップと、参加予定
者が主催者から送出された開催候補日時フレームを受信
した場合に、会議開催候補日時を表示するエリアと、参
加予定者の承諾を入力可能とするエリアを含むウィンド
ウを前記参加予定者の仮想端末装置の画面上に表示する
第３のステップと、前記承諾エリアに対する入力結果
を、会議主催者に送出する第４のステップと、参加予定
者が主催者から送出された開催通知を受信した場合に、
開催通知を参加予定者の仮想端末装置の画面上に表示す
る第５のステップと、自予定表に開催日時を自動的に書
き込む第６のステップを合わせもつことを特徴とする会
議スケジューリング調整方法。
【請求項３】請求項１において、各参加予定者が、各々
が所有する予定表の空き時間に優先度を示す記号、ある
いは数字を予め入力していた場合、前記第４のステップ
は、参加予定者全員の予定、及び空き優先度を書き込ん
だ予定表フレームを受信し、参加予定者全員の空き時間
の中から優先度の最も高い時間帯を検出し、前記検出し
た会議開催日時を含む開催通知を参加予定者全員に送出
し、会議開催日時を自予定表に書き込む会議スケジュー
リング調整方法。
【請求項４】請求項２において、緊急な会議の開催が必
要で、任意参加予定者が長期出張等の理由で不在の場合
に対する、前記第１のステップは、代理出席者リストを
参照し、代理者ＩＤを獲得し、代理者の予定表を呼び出
し、予定表フレームの予定テーブルに代理者の空き日程
を書き込み、予定表フレームの参加予定者名テーブルを
代理出席者名に書き換える会議スケジュール調整方法。