JPH04361445A - メールボックス操作方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、メールボックスを切り
換え／変更するメールボックス操作方式に関するもので
ある。電子メールシステムにおいて、１人の利用者がア
クセスできるメールボックスは自分の所有するメールボ
ックス１個のみであった。業務の拡張や多様化に伴い、
業務毎に管理できるメールボックスが必要となってきた
。これに合せて各業務に関係する利用者の全てが該当メ
ールボックスをアクセスする必要も生まれてきた。この
ように複数のメールボックスを複数の利用者が共用でき
る電子メールシステムにおいて、各利用者が自分の業務
や目的に合せてメールボックスを選択して切り換える機
能が要求されている。

【０００２】また、電子メール利用者のニーズの多様化
に伴い、１つのメールボックスとして管理する情報も年
々多様化すると共に、業務の拡張に伴いメールボックス
の数や種類も増加傾向にある。従来のメールボックスの
情報はシステム管理者１人で管理できる程の情報量であ
ったが、上述した事情によりもはやシステム管理者１人
では管理しきれなくなっている。このため、個々の利用
者が自己が所有するメールボックスの情報（定義情報）
を管理する機能が望まれている。

【０００３】

【従来の技術】従来の電子メールシステムは、１利用者
に１つのメールボックスを所有させ、自分の所有するメ
ールボックスのみをアクセスしてメールの発信、受信を
行うようにしていた。また、従来の電子メールシステム
の環境の定義は、全てシステム管理者に委ねられ、当該
システム管理者が運用管理機能を使用して全ての環境を
管理していた。特にメールボックスの定義情報も例外で
なく、定義から変更に至るまでシステム管理者に一任さ
れていた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】従来の電子メールシス
テムは、利用者のアクセスできるメールボックスを利用
者に対して１対１で管理していたため、利用者が複数の
メールボックスを所有および共用したりすることができ
ない。従って、業務毎にメールボックスを対応させて運
用する電子メールシステムの場合でも、各業務に関係す
る利用者の全てが自由に該当メールボックスをアクセス
できないという問題が生じていた。このため、業務の必
要から、他の利用者が所有するメールボックスをアクセ
スするためには、当該利用者の利用者識別子を使用して
メールボックスをアクセスせざるを得なかった。。

【０００５】また、従来の電子メールシステムにおける
メールボックスの定義情報などは、上述したようにシス
テム管理者に全て委ねられていたため、多数のメールボ
ックスの情報を１人で管理することは大きな負担となり
、この大きな負荷を抱えたシステム管理者の操作完了を
待たなければならず、即時に変更できないという問題が
あった。

【０００６】本発明は、利用者が現在利用しているメー
ルボックスを管理する利用者管理情報およびメールボッ
クス定義情報を設け、利用者が利用者管理情報を変更し
てアクセスできるメールボックスを任意に切り換えたり
、メールボックス定義情報を任意に変更したりし、メー
ルボックスの操作性の向上を図ることを目的としている
。

【０００７】

【課題を解決するための手段】図１および図３を参照し
て課題を解決するための手段を説明する。図１および図
３において、利用者管理情報１２は、利用者が現在アク
セスするメールボックスを設定するものである。メール
ボックス定義情報１５は、メールボックスの所有者、共
用者、アクセス権を予め定義するものである。

【０００８】メールボックス管理機能１３は、利用者管
理情報１２やメールボックス定義情報１５を管理するも
のである。

【０００９】

【作用】本発明は、図１に示すように、利用者からのメ
ールボックスの切り換え要求に対応して、メールボック
ス管理機能１３が切り換え要求のあったメールボックス
のメールボックス定義情報１５中に当該利用者が所有者
あるいは共用者として定義されていたときにこの定義さ
れていたアクセス権を取り出して利用者管理情報１２に
切り換え要求のあったメールボックスおよびこの取り出
したアクセス権を設定して切り換え、このアクセス権の
範囲でメールボックスをアクセスして発信、受信処理を
行うようにしている。また、図３に示すように、利用者
からのメールボックスの変更要求に対応して、メールボ
ックス管理機能１３が変更要求のあったメールボックス
のメールボックス定義情報１５中に当該利用者が所有者
として定義されていたときに、この利用者からの変更要
求を受け付けてメールボックス定義情報１５を変更する
ようにしている。

【００１０】従って、利用者が利用者管理情報１２を変
更してアクセスできるメールボックスを任意に切り換え
たり、メールボックス定義情報１５を任意に変更したり
し、メールボックスの操作性の向上を図ることが可能と
なる。

【００１１】

【実施例】次に、図１から図４を用いて本発明の実施例
の構成および動作を順次詳細に説明する。図１において
、メールボックス管理機構１１は、メールボックスを管
理するものであって、利用者管理情報１２、メールボッ
クス管理機能１３、セキュリティ監視機能１４などから
構成されるものである。

【００１２】利用者管理情報１２は、利用者が現在アク
セスするメールボックスおよびアクセス権を設定するも
のである。この利用者管理情報１２は、利用者１、２、
３などに対応づけて設け、ここに設定したアクセス権の
範囲内で設定したメールボックスをアクセスすることが
できる。メールボックス管理機能１３は、利用者からの
要求に対応して、現在アクセスするメールボックスおよ
びアクセス権限を設定する機能である。

【００１３】セキュリティ監視機能１４は、利用者がメ
ールボックスをアクセスして発信処理や受信処理を行う
際に、そのアクセス権と照合して権限のあるもののみを
許可してセキュリティ監視するものである。メールボッ
クス定義情報１５は、メールボックスの所有者、共用者
、アクセス権を予め定義するものである。

【００１４】メールボックス１６は、受信したメールを
格納したり、メールを格納して発信したりするためのも
のである。次に、図１の構成を説明する。 （１）　　図１のメールボックス定義情報１５から判明
するように、（１−１）　　利用者１はメールボックス
ａを所有し、メールボックスｂを共用（アクセス権：発
信、受信）し、メールボックスｃを共用（アクセス権：
受信）する。

【００１５】（１−２）　　利用者２はメールボックス
ｂおよびメールボックスｃを所有する。 （１−３）　　利用者３はメールボックスｃを所有し、
メールボックスｂを共用（アクセス権：発信、受信）す
る。 （２）　　図１の利用者管理情報１２に記載したように
、（２−１）　　利用者１は、現アクセスメールボック
スがメールボックスａで、アクセス権が全権である。こ
れは、利用者１が現在、アクセスしているメールボック
スがａであって、このメールボックスａの所有者である
のでアクセス権が全権であると設定したものである（メ
ールボックスａのメールボックス定義情報１５参照）。

【００１６】（２−２）　　利用者２は、現アクセスメ
ールボックスがメールボックスｂで、アクセス権が全権
である。これは、利用者２が現在、アクセスしているメ
ールボックスがｂであって、このメールボックスｂの所
有者であるのでアクセス権が全権であると設定したもの
である（メールボックスｂのメールボックス定義情報１
５参照）。

【００１７】（２−３）　　利用者３は、現アクセスメ
ールボックスがメールボックスｂで、アクセス権が発信
、受信である。これは、利用者３が現在、アクセスして
いるメールボックスがｂであって、このメールボックス
ｂの共用者であってアクセス権が発信、受信であると設
定したものである（メールボックスｂのメールボックス
定義情報１５参照）。

【００１８】次に、図２を用いて、図１の利用者管理情
報１２に設定した状態で、利用者１が、アクセスするメ
ールボックスをａ、ｂ、ｃと順次切り換え、アクセスし
て処理を行うときの動作を詳細に説明する。この図２の
例は、利用者１が自分の個人用のメールボックスａを所
有し、利用者２が所有する係のメールボックスｂを共用
し、利用者３が長期出張することになったため、当該利
用者１が利用者３の代行者として利用者３の所有する個
人用のメールボックスｃを共用することとなった例であ
る。

【００１９】図２において、■は、図１の利用者１の状
態であって、利用者１が自分の個人用のメールボックス
ａをアクセスしてメール業務を終える。■は、■の状態
で利用者管理情報１２について、利用者１がメールボッ
クスｂに切り換え要求を通知して切り換えた状態であっ
て、利用者１が係のメールボックスｂに切り換えてメー
ル業務（発信、受信）を終える。

【００２０】■は、■の状態で利用者管理情報１２につ
いて、利用者１がメールボックスｃに切り換え要求を通
知して切り換えた状態であって、利用者１が利用者３の
所有するメールボックスｃに切り換えてメール業務（受
信、代行受信）を終える。以上の■、■、■のメール業
務について、利用者１は従来のように他の利用者の識別
子を使用することなく、利用者管理情報１２に現在アク
セスするメールボックスをａ、ｂ、ｃと順次設定すると
いう簡単な操作によって切り換えてメール業務を順次行
うことが可能となる。

【００２１】図３は、本発明の他の実施例構成図を示す
。これは、利用者が自己が所有するメールボックスのメ
ールボックス定義情報１５を変更可能にした実施例の構
成である。図３において、メールボックス管理機能１３
は、利用者からの変更要求に対応して、所有するメール
ボックスのメールボックス定義情報１５を変更するもの
である。この変更は、共用者の変更と、アクセス権の変
更とがある。

【００２２】メールボックス定義情報１５は、メールボ
ックスの所有者、共用者、アクセス権を予め定義するも
のである。メールボックス１６は、メールを格納して発
信したり、受信したメールを格納したりするためのもの
である。次に、図４を用いて、図３の構成の動作を詳細
に説明する。

【００２３】図４において、■は、メールボックス定義
情報１５に、係のメールボクス１６の所有者が利用者２
で、共用者が利用者１、３、４で、これら共用者のアク
セス権が受信（全共用者）と設定されている状態を示す
。■は、■の状態で、共用者の利用者３を利用者５に変
更し、利用者５が秘書であるので発信のみのアクセス権
を与えるように変更要求を行う。

【００２４】■は、■の要求を利用者２から受け付けた
メールボックス管理機能１３が、この利用者２が係のメ
ールボックス１６の所有者であるとメールボクス定義情
報１５を参照して判明したので要求のあった変更を行っ
た状態を示す。変更した後の状態は、 所有者：利用者２ 共用者：利用者１、５、４ アクセス権：受信（利用者１、４） 発信（利用者５） となる。

【００２５】以上の■のメールボックス定義情報１５に
ついて、当該メールボックスの所有者である利用者２か
ら■の変更要求に対応して、■のメールボックス定義情
報１５に示すように変更する。これにより、従来のよう
にシステム管理者が全てのメールボックス定義情報１５
を変更したときに、メールボックス定義情報１５が非常
に多くなってしまうと、変更処理が遅れてしまう事態が
発生するが、本実施例では利用者が直接に簡単な操作に
よって即時に自己が所有するメールボックスのメールボ
ックス定義情報１５を変更することが可能となる。

【００２６】尚、メールボックス管理機能１３がメール
ボックス定義情報１５を変更するものとして下記のもの
がある。 ・メールボックスの表題の設定／変更 ・メールボックスの所有者の変更 ・メールを識別するための識別子にプレフィックスを設
定／変更 ・メールボックスのアクセス権限の範囲を変更・発信者
の自由形式名の設定／変更 ・受信簿のリスト状態の通知範囲の変更・メールボック
スの共用者の設定／変更

【００２７】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
利用者が利用者管理情報１２を変更してアクセスできる
メールボックスを任意に切り換えたり、利用者が所有す
るメールボックスのメールボックス定義情報１５を任意
に変更したりする構成を採用しているため、メールボッ
クスの操作性の向上を大幅に図ることができる。これに
より、 （１）　　各利用者がアクセスしてメール業務を行うメ
ールボックスを自由に切り換えることができると共に、
切り換え操作と切り換え後のメール業務を一連の操作と
して簡単に行うことができ、メールの操作性を大幅に向
上させることができる。

【００２８】（２）　　各利用者が所有するメールボッ
クスのメールボック定義情報１５を自由に変更すること
ができると共に、システム管理者の負荷を軽減でき、し
かもメールボックス定義情報１５のうちの変更したい情
報（共用者、アクセス権）を即時に簡単に変更すること
ができ、メールの操作性を大幅に向上させることができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の１実施例構成図である。

【図２】本発明に係るメールボックスの切換説明図であ
る。

【図３】本発明の他の実施例構成図である。

【図４】本発明に係る共用者／アクセス権の変更説明図
である。

【符号の説明】

１、２、３：利用者 １１：メールボックス管理機構 １２：利用者管理情報 １３：メールボックス管理機能 １４：セキュリティ監視機能 １５：メールボックス定義情報 １６：メールボックス

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　メールボックスを切り換えるメールボ
   ックス操作方式において、利用者が現在アクセスするメ
   ールボックスを設定する利用者管理情報（１２）と、メ
   ールボックスの所有者、共用者、アクセス権を予め定義
   するメールボックス定義情報（１５）とを備え、利用者
   からのメールボックスの切り換え要求に対応して、切り
   換え要求のあったメールボックスのメールボックス定義
   情報（１５）中に当該利用者が所有者あるいは共用者と
   して定義されていたときにこの定義されていたアクセス
   権を取り出して上記利用者管理情報（１２）にメールボ
   ックスおよびこの取り出したアクセス権を設定して切り
   換え、このアクセス権の範囲でメールボックスをアクセ
   スして発信、受信処理を行うように構成したことを特徴
   とするメールボックス操作方式。
2. 【請求項２】　　メールボックスを変更するメールボッ
   クス操作方式において、メールボックスの所有者、共用
   者、アクセス権を予め定義するメールボックス定義情報
   （１５）を備え、利用者からのメールボックスの変更要
   求に対応して、変更要求のあったメールボックスのメー
   ルボックス定義情報（１５）中に当該利用者が所有者と
   して定義されていたときに、この利用者からの変更要求
   を受け付けて当該メールボックス定義情報（１５）を変
   更するように構成したことを特徴とするメールボックス
   操作方式。