JP5371524B2 - 文書管理システム - Google Patents
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Description
本発明の第1の実施形態について図1乃至図11に基づき説明する。
図1は、本発明の第1の実施形態に係る文書管理システムのシステム構成図である。文書管理システムは、クライアントPC10、Webアプリケーションサーバ(Webサーバ)20、ユーザ管理サービスサーバ30、文書管理サービスサーバ40、複合機50がネットワークを介して接続されている。
図2は、本実施形態に係る文書管理システムを構成するクライアントPCおよび各サーバのハードウェア構成図であり、図3は、本実施形態に係る文書管理システムを構成する複合機のハードウェア構成図である。図2および図3に示されるハードウェア構成図は一般的な情報処理装置および複合機のハードウェア構成図であり、本実施形態のクライアントPC、サーバおよび複合機には一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
図4は、本実施形態に係る文書管理システムのソフトウェア構成図である。Webアプリケーションサーバ20、ユーザ管理サービスサーバ30、及び文書管理サービスサーバ40内のソフトウェア構成を示している。
図5は、本実施形態に係る文書管理システムにおいてスキャン文書が格納される様子を示した概念図であり、図6はスキャン文書を格納する処理のフローチャートである。以下、図5および図6を用いて詳細に説明する。
本発明によってスキャン文書は複数のフォルダ(格納対象フォルダ)に自動的に格納され、ユーザはそのまま使用を継続してもよい。特にショートカットの場合には、実用上の問題はほとんど生じない。しかし、ユーザがスキャン文書に対して何らかの操作を行うためにいずれかのフォルダのショートカットを使用した時点で、当該スキャン文書にアクセスするためにはどのフォルダを開けばよいかをユーザは認識できている。また、スキャンを行ったユーザとスキャン文書にアクセスしたユーザが異なっていたとしても、両ユーザ間には何らかの繋がりがあるはずであるから、どのフォルダにあるショートカットを使用したかについての情報をユーザ間で共有することも可能である。したがって、あるショートカットが使用された時点で、それ以降は、同一スキャン文書にアクセスするためのショートカットを他のフォルダに残しておく必要性は小さくなる。また、テンポラリフォルダの容量も有限であることからすれば、スキャン文書の実体を適宜テンポラリフォルダから移すことが望ましい。
ステップ200で、クライアントPC10は、ログインしようとするユーザ(ユーザA)のユーザ情報(たとえば、ユーザIDやパスワード)をキーボード107を介して受け付け、Webアプリケーションサーバ20に対する接続およびログイン認証を行う。ログイン認証の詳細は、図6の格納処理の場合と異なるところがないので省略するが、ユーザAについてのログインが許可されたものとする。
本発明の第2の実施形態について図1乃至図12に基づき説明する。第1の実施形態と異なるのは、スキャンされた文書の格納先を決定する際に利用される文書の格納履歴が、格納回数ではなく格納日時であるという点である。以下、第1の実施形態との差異点を中心に説明する。
図9は本実施形態に係る文書管理システムにおいてスキャン文書が格納される様子を示した概念図であり、図10はスキャン文書を格納する処理のフローチャートである。以下、図9および図10を用いて詳細に説明するが、第1の実施形態と共通する点については簡略化あるいは省略する。
次に、第2の実施形態におけるショートカット等を整理する処理について説明する。
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム(実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム)を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
Claims (8)
- クライアント装置と、サーバ装置と、スキャナ装置とがネットワークで接続された文書管理システムであって、
前記サーバ装置は、
前記スキャナ装置でスキャンされたスキャン文書を受信する受信手段と、
前記受信したスキャン文書をテンポラリフォルダに格納する格納手段と、
過去のスキャン文書のユーザ毎の格納履歴に基づいて、過去のスキャン文書を格納した回数が閾値以上であるフォルダすべてを格納対象フォルダとして決定する決定手段と、
前記格納手段によって前記テンポラリフォルダに格納されたスキャン文書のショートカットを、前記決定手段で決定されたすべての格納対象フォルダに作成するショートカット作成手段と、
前記クライアント装置がユーザの指示に基づいて、前記作成されたショートカットの1つを使用して前記テンポラリフォルダに格納されているスキャン文書にアクセスした場合に、当該アクセスされたスキャン文書のコピーを、当該使用されたショートカットが存在するフォルダに作成するコピー作成手段と、
前記コピー作成手段により前記スキャン文書のコピーが当該使用されたショートカットが存在するフォルダに作成された場合、前記ショートカット作成手段により作成された該スキャン文書のすべてのショートカットおよび前記テンポラリフォルダに格納されたスキャン文書を削除する削除手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。 - 前記サーバ装置は、
前記過去のスキャン文書のユーザ毎の格納履歴として、ユーザ毎にフォルダ別の格納回数を保存する手段をさらに備え、
前記決定手段は、前記スキャン装置のユーザのフォルダ別の格納履歴に基づいて、過去のスキャン文書を格納した回数が前記閾値以上であるフォルダすべてを前記格納対象フォルダとして決定する、
ことを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。 - 過去のスキャン文書を格納した回数が前記閾値以上であるフォルダが存在しない場合、前記テンポラリフォルダに前記受信したスキャン文書が格納されたことをユーザに通知する通知手段をさらに備えたことを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。
- クライアント装置と、サーバ装置と、スキャナ装置とがネットワークで接続された文書管理システムであって、
前記サーバ装置は、
過去のスキャン文書のユーザ毎の格納履歴として、過去のスキャン日時と格納先を保存する格納履歴保存手段と、
前記スキャナ装置でスキャンされたスキャン文書を受信する受信手段と、
前記受信したスキャン文書をテンポラリフォルダに格納する格納手段と、
前記格納履歴保存手段に保存されている前記格納履歴から前記過去のスキャン日時と格納先を抽出し、当該抽出された前記過去のスキャン日時と格納先を解析することにより、間隔と日付と時間の少なくともいずれかに関して予め設定された基準を満たすパターンを取得し、当該取得したパターンのうち、前記格納手段により前記テンポラリフォルダに格納された前記スキャン文書のスキャン日時が合致するすべてのパターンに基づいて格納対象フォルダを決定する決定手段と、
前記格納手段によって前記テンポラリフォルダに格納されたスキャン文書のショートカットを、前記決定手段で決定されたすべての格納対象フォルダに作成するショートカット作成手段と、
前記クライアント装置がユーザの指示に基づいて、前記作成されたショートカットの1つを使用して前記テンポラリフォルダに格納されているスキャン文書にアクセスした場合に、当該アクセスされたスキャン文書のコピーを、当該使用されたショートカットが存在するフォルダに作成するコピー作成手段と、
前記コピー作成手段により前記スキャン文書のコピーが当該使用されたショートカットが存在するフォルダに作成された場合、前記ショートカット作成手段により作成された該スキャン文書のすべてのショートカットおよび前記テンポラリフォルダに格納されたスキャン文書を削除する削除手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。 - 間隔と日付と時間の少なくともいずれかに関して予め設定された基準を満たすパターンが取得できない場合、または前記テンポラリフォルダに格納された前記スキャン文書の前記スキャン日時が前記取得したパターンのいずれにも合致しない場合に、前記テンポラリフォルダに前記受信したスキャン文書が格納されたことをユーザに通知する通知手段をさらに備えた
ことを特徴とする請求項4に記載の文書管理システム。 - 前記スキャナ装置は、
ブラウザ機能を有するユーザインタフェースと、
前記ブラウザ機能を介して前記サーバ装置から取得したスキャンボタンを前記ユーザインタフェースの画面に表示する手段と、
前記ユーザインタフェースの画面に表示されたスキャンボタンをユーザが選択した時に文書をスキャンして前記サーバ装置にスキャン文書を送信する手段と、
を備えたことを特徴とする請求項1乃至5のいずれか1項に記載の文書管理システム。 - クライアント装置と、サーバ装置と、スキャナ装置とがネットワークで接続された文書管理システムの制御方法であって、
前記サーバ装置において、
前記スキャナ装置でスキャンされたスキャン文書を受信する受信ステップと、
前記受信したスキャン文書をテンポラリフォルダに格納する格納ステップと、
過去のスキャン文書のユーザ毎の格納履歴に基づいて、過去のスキャン文書を格納した回数が閾値以上であるフォルダすべてを格納対象フォルダとして決定する決定ステップと、
前記テンポラリフォルダに格納したスキャン文書のショートカットを、前記決定ステップで決定された全ての格納対象フォルダに作成するショートカット作成ステップと、
前記クライアント装置がユーザの指示に基づいて、前記作成されたショートカットの1つを使用して前記テンポラリフォルダに格納されているスキャン文書にアクセスした場合に、当該アクセスされたスキャン文書のコピーを、当該使用されたショートカットが存在するフォルダに作成するコピー作成ステップと、
前記コピー作成ステップで前記スキャン文書のコピーが当該使用されたショートカットが存在するフォルダに作成された場合、前記ショートカット作成ステップで作成された該スキャン文書のすべてのショートカットおよび前記テンポラリフォルダに格納されたスキャン文書を削除する削除ステップと、
を含むことを特徴とする文書管理システムの制御方法。 - コンピュータに、請求項7に記載の方法を実行させるためのプログラム。
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