JP4225712B2 - 業務情報管理システム、情報管理サーバ、業務情報管理方法及びプログラム - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、業務に関する情報を記録する業務情報管理システムに係り、特に、契約情報等の業務に関する情報を統合的に管理することができる業務情報管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業における法務部や総務部といった法務管理部門が携わる業務として、契約の締結にあたっての契約内容の検討、契約期間の管理等がある。
これらの業務に関する情報を、コンピュータ等を用いて電磁的に記録し、管理することが考えられる。
こうした業務情報を管理する際には、使用される用語を統一したり、繰り返しの入力を簡素化したりすることが要求される。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、業務に関して使用される用語は、システムの導入先によって区々であり、各用語が使用される頻度も導入先に応じて大きく異なることがある。また、業務情報を管理する方式や業務の参加者等も、導入先に応じて異なるものとなり、導入先ごとの設定が必要となる。
従来では、こうした用語の統一や入力の簡素化等を実現するためには、導入先に対応したシステムを構築するための動作プログラムを、導入先ごとに作成しなければならなかった。このため、開発工程が増大し、システムの導入に多くの時間と手間を要するという問題があった。
【０００４】
この発明は、上記実状に鑑みてなされたものであり、容易に導入可能で、導入先に応じた設定を簡単に行うことができる業務情報管理システムを、提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、この発明の第１の観点に係る業務情報管理システムは、
契約を締結するための協議を依頼する契約協議依頼情報と、契約を締結するための依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報とを記録する契約相談データベースと、
締結した契約に関する事項を示す締結契約情報を記録する契約管理データベースと、
端末装置により契約が締結された旨の指示が入力されると、前記契約相談データベースに記録されている契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報に基づいて締結契約情報を作成し、前記契約管理データベースに記録して、端末装置からの指示に応じて当該端末装置に出力させる情報管理サーバと、
システムの導入先に対応したシステム設定を示すシステム設定情報を、変更可能に記録するシステム設定記録手段とを備え、
前記情報管理サーバは、前記システム設定記録手段に記録されているシステム設定情報を用いて契約を管理するための処理を実行する、
ことを特徴とする。
【０００６】
この発明によれば、システムの導入先に対応したシステム設定を示すシステム設定情報が、システム設定記録手段に変更可能に記録され、情報管理サーバは、システム設定記録手段に記録されているシステム設定情報を用いて契約を管理するための処理を実行する。
これにより、汎用性の高いシステムを構築して開発工程を低減し、システムを簡単に導入可能とすると共に、システムの導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。
【０００７】
また、前記情報管理サーバは、端末装置により入力された情報を前記システム設定記録手段に記録することにより、システム設定情報を変更してもよい。
【０００８】
例えば、人名及び／又は会社名を含むアドレス情報を記録するアドレス帳データベースを備え、
前記情報管理サーバは、前記アドレス帳データベースに記録されているアドレス情報を取得するための情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録することが望ましい。
【０００９】
前記情報管理サーバは、前記契約相談データベースに記録される契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報と、前記契約管理データベースに記録される締結契約情報とに付加する識別番号のフォーマットを規定する情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１０】
前記情報管理サーバは、業務の参加者を登録して連絡用の電子メールを送信するための設定を示す情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１１】
前記情報管理サーバは、端末装置にて情報が入力される際に、所定の項目についてキーワードからの選択入力を可能とする情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１２】
前記情報管理サーバは、端末装置にて入力される情報における必須の入力項目を設定するための情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１３】
前記情報管理サーバは、システムの導入先における参照権限を設定するための情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１４】
前記情報管理サーバは、自己の管理外となるデータベースに管理期間が満了した契約に関する情報を保管するための設定を示す情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１５】
前記情報管理サーバは、契約を管理するために送信する電子メールの送付先と送付時期を示す情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１６】
前記情報管理サーバは、システムの導入先にて追加される項目を示す情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１７】
この発明の第２の観点に係る情報管理サーバは、
ネットワークを介して端末装置と接続された情報管理サーバであって、
契約を締結するための協議を依頼する契約協議依頼情報と、契約を締結するための依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報とを記録する契約相談情報記録手段と、締結した契約に関する事項を示す締結契約情報を記録する契約管理情報記録手段と、
導入先に対応した設定を示す設定情報を、変更可能に記録するシステム設定記録手段とを備え、
前記端末装置により契約が締結された旨の指示が入力されると、前記契約相談情報記録手段に記録されている契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報に基づいて締結契約情報を作成し、前記契約管理情報記録手段に記録して、前記端末装置からの指示に応じて前記端末装置に出力させ、また、前記システム設定記録手段に記録されているシステム設定情報を用いて契約を管理するための処理を実行する、
ことを特徴とする。
【００１８】
この発明によれば、導入先に対応した設定を示す設定情報を、システム設定記録手段に変更可能に記録し、システム設定記録手段に記録されている情報を用いて契約を管理するための処理を実行する。
これにより、簡単に導入可能とし、導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。
【００１９】
この発明の第３の観点に係る業務情報管理方法は、
ネットワークを介して接続された端末装置と情報管理サーバとを備える業務情報管理システムによる業務情報管理方法であって、
システムの導入先に対応したシステム設定を示すシステム設定情報を前記情報管理サーバに変更可能に記録し、契約を締結するための協議を依頼する契約協議依頼情報と、契約協議依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報とを、契約相談データベースに記録し、前記端末装置により契約が締結された旨の指示が入力されると、前記情報管理サーバが、前記契約相談データベースに記録されている契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報に基づいて、締結した契約に関する事項を示す締結契約情報を作成し、作成した締結契約情報を契約管理データベースに記録し、前記端末装置からの指示に応じて、前記契約相談データベースに記録されている情報及び／又は前記契約管理データベースに記録されている情報を前記端末装置に出力させ、また、前記情報管理サーバが、記録されているシステム設定情報を用いて契約を管理するための処理を実行する、
ことを特徴とする。
【００２０】
この発明の第４の観点に係るプログラムは、
コンピュータを、
契約を締結するための協議を依頼する契約協議依頼情報と、契約を締結するための依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報とを記録する契約相談情報記録手段と、締結した契約に関する事項を示す締結契約情報を記録する契約管理情報記録手段と、
導入先に対応した設定を示す設定情報を、変更可能に記録するシステム設定記録手段とを備え、
端末装置により契約が締結された旨の指示が入力されると、前記契約相談情報記録手段に記録されている契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報に基づいて締結契約情報を作成し、前記契約管理情報記録手段に記録して、端末装置からの指示に応じて当該端末装置に出力させ、また、前記システム設定記録手段に記録されているシステム設定情報を用いて契約を管理するための処理を実行する情報管理サーバ、として機能させる。
【００２１】
【発明の実施の形態】
以下に、図面を参照して、この発明の実施の形態に係る業務情報管理システムについて詳細に説明する。
【００２２】
図１は、この発明の実施の形態に係る業務情報管理システムの構成の一例を示す図である。
図示するように、この業務情報管理システムは、管理サーバ１と、ＬＡＮ（Local Area Network）等を用いて管理サーバ１に接続された事業部端末２と、法務管理部端末３と、契約相談データベース４と、契約管理データベース５と、文書管理データベース６と、サンプルデータベース７と、画像データ管理データベース８と、アドレス帳データベース９と、蓄積データベース１０ａを備えたホスト１０と、を備えている。
【００２３】
管理サーバ１は、ワークステーション等のサーバ用コンピュータから構成され、この業務情報管理システム全体を管理するためのものである。すなわち、管理サーバ１は、事業部端末２及び法務管理部端末３から業務に関する情報の入力・変更等の指示を受け、各データベース４〜９に記録されている情報の更新等の処理を実行し、業務に関する情報を管理する。
このような処理を実行するため、管理サーバ１は、図２（ａ）に示すように、通信制御部１１と、処理制御部１２と、データ記憶部１３とを備えている。
【００２４】
通信制御部１１は、事業部端末２や法務管理部端末３との間で通信することにより、各種の情報を伝達するためのものである。
【００２５】
処理制御部１２は、管理サーバ１全体の動作を制御するためのものである。
【００２６】
データ記憶部１３は、半導体メモリ、磁気ディスク記録装置等から構成され、管理サーバ１の動作を規定するプログラムや各種のデータを記録する。
ここで、データ記憶部１３は、システム設定記録領域１４を備えている。
【００２７】
システム設定記録領域１４は、この業務情報管理システムの導入先に対応した設定を示すシステム設定情報を変更可能に記録する。
例えば、システム設定記録領域１４は、図２（ｂ）に示すように、漢字名取得情報１４−１と、採番情報１４−２と、ワークフロー情報１４−３と、キーワード情報１４−４と、必須項目情報１４−５と、参照情報１４−６と、アーカイブ情報１４−７と、期間管理情報１４−８と、追加項目情報１４−９とからなるシステム設定情報を記録する。
【００２８】
ここで、漢字名取得情報１４−１は、アドレス帳データベース９の漢字項目名や検索方法（ビュー名）等を示す情報である。
採番情報１４−２は、契約書の管理番号体系を示す情報である。
ワークフロー情報１４−３は、業務の参加者を登録し、連絡メールの送付あり／なしといった、契約に関する業務情報を管理する方式を、業務の参加者ごとに設定するための情報である。
キーワード情報１４−４は、契約協議依頼情報等の各種の情報に含まれる項目を入力する際に利用可能なキーワードを、事前に登録するための情報である。
必須項目情報１４−５は、各種の情報を入力する際に必ず入力しなければならない項目を設定するための情報である。
参照情報１４−６は、導入先に応じた特別な参照権限を設定するための情報である。
アーカイブ情報１４−７は、契約に関する情報の管理期間が満了したのちの情報を保管するための設定に関する情報である。
期間管理情報１４−８は、締結契約情報等により登録された案件の期間管理に関する詳細な設定を示す情報である。
追加項目情報１４−９は、契約に関する情報以外に追加される項目を示す情報である。
【００２９】
事業部端末２は、各事業部に設置されるパーソナルコンピュータ等から構成され、各事業部の構成員により入力される契約に関する情報の入力・変更等の指示を受け付け、管理サーバ１にアクセスして情報を処理するためのものである。
例えば、事業部端末２は、契約の相手方と契約交渉を行う事業部の事案担当者から、事業部の法務担当者や法務管理部の構成員（以下、法務管理部員という。）に契約の協議を依頼する契約協議依頼情報の入力を受け付ける。
この他、事業部端末２は、契約協議依頼情報について、各事業部の法務担当者による事案担当者への回答を示す情報の入力を受け付ける等、事業部の事案担当者や法務担当者により入力される様々な指示・情報を受け付ける。
【００３０】
また、事業部端末２は、管理サーバ１から受けた情報に応じた画像を表示して、事業部の構成員（事案担当者、法務担当者等。以下、事業部員という。）から閲覧を要求された情報を提示（出力）する。
このような処理を実行するため、事業部端末２は、図３に示すように、通信制御部１５と、処理制御部１６と、データ記憶部１７と、入力処理部１８と、表示処理部１９とを備えている。
【００３１】
通信制御部１５は、処理制御部１６の制御により、管理サーバ１にアクセスして各種の情報を伝達するためのものである。
【００３２】
処理制御部１６は、入力処理部１８から入力された指示に従って、通信制御部１５を介して管理サーバ１と通信し、各種の情報を送受信する。また、処理制御部１６は管理サーバ１から受けた情報に従った画像を表示するための画像情報を作成し、表示処理部１９に供給する。
【００３３】
データ記憶部１７は、半導体メモリ、磁気ディスク記録装置等から構成され、管理サーバ１から取得した各種の情報や事業部端末２の動作を規定するプログラムを記録する。
【００３４】
入力処理部１８は、キーボード、ポインティングデバイス等から構成され、事業部員がこの業務情報管理システムに所定の処理を実行させる旨の指示を入力するためのものである。
【００３５】
表示処理部１９は、ディスプレイ装置、ビデオメモリ等から構成され、処理制御部１６から供給された画像情報に従った画像を表示して、管理サーバ１から受けた情報等を事業部員に提示（出力）する。
【００３６】
また、事業部端末２には、図１に示すように、ＯＣＲ（Optical Character Reader）等から構成され、紙製の契約書を読み取る読取装置２０を結合してもよい。
ここで、事業部端末２は、読取装置２０により読み取った契約書を、例えばＰＤＦ（Portable Document Format）方式の画像ファイルに画像データとして格納し、管理サーバ１に送る。管理サーバ１に送られた契約書の画像データは、画像データ管理データベース８に記録される。
【００３７】
法務管理部端末３は、例えば法務部や総務部といった、法務管理部門に設置されるパーソナルコンピュータ等から構成され、法務管理部員により入力される契約や紛争に関する情報の入力・変更等の指示を受け付け、管理サーバ１にアクセスして情報を処理するためのものである。
例えば、法務管理部端末３は、事業部の事案担当者からの依頼を割り振られた法務管理部員が、事案担当者により入力された契約協議依頼情報についての回答を入力すると、これを受け付けて契約に関する協議依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報を変更するなどの処理を実行する。
【００３８】
このような処理を実行するため、法務管理部端末３は、図４に示すように、通信制御部２１と、処理制御部２２と、データ記憶部２３と、入力処理部２４と、表示処理部２５とを備えている。
【００３９】
通信制御部２１は、処理制御部２２の制御により、管理サーバ１にアクセスして各種の情報を伝達するためのものである。
【００４０】
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された指示に従って通信制御部２１を介して管理サーバ１と通信し、各種の情報を送受信する。また、処理制御部２２は管理サーバ１から受けた情報を表示するための画像情報を作成し、表示処理部２５に供給する。
【００４１】
データ記憶部２３は、半導体メモリ、磁気ディスク記録装置等から構成され、管理サーバ１から取得した各種の情報や法務管理部端末３の動作を規定するプログラムを記録する。
【００４２】
入力処理部２４は、キーボード、ポインティングデバイス等から構成され、法務管理部員がこの業務情報管理システムに所定の処理を実行させる旨の指示を入力するためのものである。
【００４３】
表示処理部２５は、ディスプレイ装置、ビデオメモリ等から構成され、処理制御部２２から供給された画像情報に従った画像を表示して、管理サーバ１から受けた情報等を法務管理部員に提示（出力）する。
【００４４】
図１に戻って、契約相談データベース４は、事業部の事案担当者が契約の相手方と契約を結ぶにあたっての基本情報である契約協議依頼情報と、その情報の詳細を示す契約依頼詳細情報とを記録するためのものである。
【００４５】
図５は、契約協議依頼情報の構成の一例を示す図である。
図示するように、契約協議依頼情報は、例えば、契約相手方名称や契約相手方担当者名や契約相手方連絡先等を示す契約相手方情報、取引の内容（売買、リース等の区別）や契約金額や物件の設置場所等を示す契約情報、事案担当者や事業部の法務担当者や法務管理部にて協議の依頼を割り当てられた担当者等を示す担当者情報、案件の進捗状況を示す案件進捗情報等から構成される。
【００４６】
また、図６は、契約依頼詳細情報の構成の一例を示す図である。
図示するように、契約依頼詳細情報は、事案担当者からの依頼の詳細や、それに対する法務担当者及び法務管理部員の回答や、契約協議の依頼を事案担当者に差し戻す際の差し戻し理由等を示すコメント等を示す情報から構成される。
【００４７】
図１に示す契約管理データベース５は、締結された契約に関する事項を示す締結契約情報を記録するためのものである。
【００４８】
図７は、締結契約情報の構成の一例を示す図である。
図示するように、締結契約情報は、例えば、契約の管理番号等を示す管理情報、契約の相手方に関する事項（地域、名称、所在地等）を示す契約相手方情報、契約の種類や内容及び対象物等を示す契約情報、契約期間等を示す期間情報、契約の担当者を示す担当者情報等から構成される。
【００４９】
また、契約管理データベース５は、締結契約情報に関連する情報を、覚書として関連付けて記録可能であり、事業部端末２に締結契約情報を提供する際に、締結契約情報に示される契約についての覚書を読み出して事業部端末２に提供することができる。
【００５０】
文書管理データベース６は、契約相談データベース４及び契約管理データベース５に記録されている情報の、より詳細な内容を示す情報を、文書型式のファイル（以下、文書ファイルという。）に格納して記録するためのものである。
より具体的には、文書管理データベース６は、契約相談データベース４に記録されている契約依頼詳細情報に関連して、事案担当者からのより詳細な依頼内容を示す文字情報や、依頼に対する法務担当者及び法務管理部員の回答の全文を示す文字情報を、文書ファイルに格納して記録する。
また、文書管理データベース６は、契約管理データベース５に記録されている締結契約情報についての覚書の詳細を示す文字情報を、文書ファイルに格納して記録する。
【００５１】
サンプルデータベース７は、文書管理データベース６に記録された文字情報のうちで契約書のサンプルを示すサンプル情報となるものを文書ファイルに格納して記録する。
なお、サンプルデータベース７に記録されている文字情報等は、原則として法務管理部員のみが編集・閲覧可能とし、参照制限の設定が変更された場合に法務管理部員以外の者も閲覧可能とし、法務管理部のシステム管理者のみが削除可能とすることで、内容を保全するようにしてもよい。
【００５２】
画像データ管理データベース８は、読取装置２０が契約書を読み取ることにより生成された画像データを、画像ファイルに格納して記録するためのものである。
【００５３】
アドレス帳データベース９は、例えば人名や会社名などの漢字名称や、所在地、連絡先といった、住所録に含まれるアドレス情報となるデータを記録する。
なお、アドレス帳データベース９は、この業務情報管理システム専用に設けられたものでなくてもよく、このシステムが含まれるネットワーク環境下の記録装置等に設けられて公開されているものであればよい。
【００５４】
ホスト１０は、例えばＲＤＢ（Relational DataBase）を用いて各データベース４〜８に記憶されている情報を取得し、蓄積データとして蓄積データベース１０ａに記録する。
例えば、ホスト１０は、契約相談データベース４に記録されている契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報や、契約管理データベース５に記録されている締結契約情報のうち、管理期間が満了した契約に対応する情報を取得して記録する。
【００５５】
以下に、この発明の実施の形態に係る業務情報管理システムの動作を説明する。
この業務情報管理システムは、例えば、事業部員が、事業部に設置された事業部端末２の表示処理部１９が表示する起動用アイコンを、入力処理部１８により選択することで起動する。また、この業務情報管理システムは、例えば、法務管理部員が、法務管理部門に設置された法務管理部端末３の表示処理部２５が表示する起動用アイコンを、入力処理部２４により選択することで起動する。
【００５６】
事業部端末２が備える処理制御部１６は、入力処理部１８により起動用アイコンが選択されたことに応答して、通信制御部１５により管理サーバ１にアクセスし、ログイン処理等の初期処理を実行したのち、図８に例示するような初期画面を表示処理部１９に表示させる。
また、法務管理部端末３が備える処理制御部２２は、入力処理部２４により起動用アイコンが選択されたことに応答して、処理制御部１６と同様の動作により、図８に示すような初期画面を表示処理部２５に表示させる。
【００５７】
この初期画面に表示された「契約相談」アイコンを選択することで、契約協議依頼情報や契約依頼詳細情報を入力するための画面が表示され、これらの情報を入力することができる。
例えば、事業部端末２にて入力された契約協議依頼情報や契約依頼詳細情報は、管理サーバ１に送られたのち、識別番号が付加されて契約相談データベース４に記録される。この際、管理サーバ１は、契約協議依頼情報に含まれる契約の種類を示す情報に基づいて、参照制限を設定する。
【００５８】
また、管理サーバ１は、事業部端末２から通知を受けた識別番号等に基づいて、締結された契約に対応する契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報を特定し、締結された契約の内容等を示す締結契約情報を作成する。管理サーバ１は、契約協議依頼情報の識別番号とは異なる体系で管理された識別番号を締結契約情報に付加したのち、作成した締結契約情報を契約管理データベース５に記録する。この際、管理サーバ１は、契約協議依頼情報等と同様にして、締結契約情報の参照制限を設定する。
【００５９】
こうして契約相談データベース４や契約管理データベース５に記録された情報は、事業部端末２や法務管理部端末３からの指示に応答して動作する管理サーバ１により読み出され、閲覧の指示を発信した事業部端末２や法務管理部端末３に転送されて、閲覧可能に出力される。
【００６０】
また、管理サーバ１は、例えばログイン処理を実行する際に法務管理部端末３により指定されたアカウントがシステム設定用のアカウントである場合、アクセスを受けた法務管理部端末３に制御情報を送り、図９に例示するようなシステム設定画面を表示させる。
このシステム設定画面では、漢字名取得情報や採番情報、ワークフロー情報、キーワード情報、必須項目情報、参照情報、アーカイブ情報、期間管理情報、追加項目情報といった、システム設定に関する情報を入力するためのメニュー３０〜３８が表示される。
【００６１】
例えば、法務管理部端末３にて漢字名取得情報を設定する際には、入力処理部２４から「漢字名取得情報」メニュー３０の選択が指示されたことに応答して、図１０に示すような入力欄３０ａをプルダウン表示する。
法務管理部端末３が備える処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報を、入力フィールド３０ｂに表示するなどして、漢字名取得情報の設定を可能とする。
【００６２】
また、例えば法務管理部端末３にて採番情報を設定する際には、入力処理部２４から「採番情報」メニュー３１の選択が指示されたことに応答して、図１１に示すような入力欄３１ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報を、入力フィールド３１ｂに表示するなどして、採番情報の設定を可能とする。
【００６３】
例えば法務管理部端末３にてワークフロー情報を設定する際には、入力処理部２４から「ワークフロー情報」メニュー３２の選択が指示されたことに応答して、図１２に示すような入力欄３２ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報を、レコード３２ｂに表示するなどして、ワークフロー情報の設定を可能とする。
【００６４】
例えば法務管理部端末３にてキーワード情報を設定する際には、入力処理部２４から「キーワード情報」メニュー３３の選択が指示されたことに応答して、図１３に示すような入力欄３３ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報を、レコード３３ｂに表示するなどして、キーワード情報の設定を可能とする。
【００６５】
例えば法務管理部端末３にて必須項目情報を設定する際には、入力処理部２４から「必須項目情報」メニュー３４の選択が指示されたことに応答して、図１４に示すような入力欄３４ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報をフィールド３４ｂに表示するなどして、必須項目情報の設定を可能とする。
【００６６】
例えば法務管理部端末３にて参照情報を設定する際には、入力処理部２４から「参照情報」メニュー３５の選択が指示されたことに応答して、図１５に示すような入力欄３５ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報をフィールド３５ｂに表示するなどして、参照情報の設定を可能とする。
【００６７】
例えば法務管理部端末３にてアーカイブ情報を設定する際には、入力処理部２４から「アーカイブ情報」メニュー３６の選択が指示されたことに応答して、図１６に示すような入力欄３６ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報をフィールド３６ｂに表示するなどして、アーカイブ情報の設定を可能とする。
【００６８】
例えば法務管理部端末３にて期間管理情報を設定する際には、入力処理部２４から「期間管理情報」メニュー３７の選択が指示されたことに応答して、図１７に示すような入力欄３７ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報をフィールド３７ｂに表示するなどして、期間管理情報の設定を可能とする。
【００６９】
例えば法務管理部端末３にて追加項目情報を設定する際には、入力処理部２４から「追加項目情報」メニュー３８の選択が指示されたことに応答して、図１８に示すような入力欄３８ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報をレコード３８ｂに表示するなどして、追加項目情報の設定を可能とする。
【００７０】
処理制御部２２は、入力処理部２４からシステム設定に関する情報の保存が指示されると、入力された情報を管理サーバ１に送る。
管理サーバ１は、例えば法務管理部端末３から送られたシステム設定に関する情報を、データ記憶部１３のシステム設定記録領域１４に記録する。
すなわち、管理サーバ１は、図１０に示すような入力欄３０ａにて入力された情報を、漢字名取得情報１４−１として記録する。また、管理サーバ１は、図１１に示すような入力欄３１ａにて入力された情報を、採番情報１４−２として記録する。管理サーバ１は、図１２に示すような入力欄３２ａにて入力された情報を、ワークフロー情報１４−３として記録する。管理サーバ１は、図１３に示すような入力欄３３ａにて入力された情報を、キーワード情報１４−４として記録する。管理サーバ１は、図１４に示すような入力欄３４ａにて入力された情報を、必須項目情報１４−５として記録する。管理サーバ１は、図１５に示すような入力欄３５ａにて入力された情報を、参照情報１４−６として記録する。管理サーバ１は、図１６に示すような入力欄３６ａにて入力された情報を、アーカイブ情報１４−７として記録する。管理サーバ１は、図１７に示すような入力欄３７ａにて入力された情報を、期間管理情報１４−８として記録する。管理サーバ１は、図１８に示すような入力欄３８ａにて入力された情報を、追加項目情報１４−９として記録する。
このようにして、システムの導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。
【００７１】
管理サーバ１は、システム設定記録領域１４に記録されている情報を利用することで、この業務情報管理システムの導入先に応じて契約を管理するための処理を実行する。
【００７２】
例えば、管理サーバ１は、漢字名取得情報１４−１を利用することにより、事業部端末２にて契約協議依頼情報や契約依頼詳細情報が入力される際に、人名や会社名、所在地、連絡先等を示す情報について、アドレス帳データベース９に記録されているアドレス情報からの選択入力を可能とする。
【００７３】
すなわち、例えば契約協議依頼情報における契約相手方名称を入力する際、事業部端末２は、管理サーバ１から送られた制御情報に従って、図１９（ａ）に示すように、選択ボタン４０ｂと、新規ボタン４０ｃとを含んだ契約相手方名称入力欄４０ａを表示処理部１９に表示する。
【００７４】
ここで、事案担当者が入力処理部１８を操作して選択ボタン４０ｂの押下を指示すると、事業部端末２は、管理サーバ１に対して、アドレス帳データベース９に記録されたアドレス情報の取得を要求する。
管理サーバ１は、事業部端末２からの要求に応答して、システム設定記録領域１４に記録されている漢字名取得情報１４−１を参照することによりアドレス帳データベース９にアクセスし、アドレス情報を取得する。管理サーバ１は、取得したアドレス情報を、要求を発信した事業部端末２に送って選択可能に表示させる。例えば、事業部端末２は、管理サーバ１から受けたアドレス情報にて人名や会社名を示す情報を、表示処理部１９にリスト表示して、入力処理部１８による選択入力を可能とする。
【００７５】
この際、処理制御部１６は、管理サーバ１から送られたアドレス情報を用いて、契約相手方所在地や契約相手方連絡先を特定するようにしてもよい。すなわち、処理制御部１６は、入力処理部１８により選択が指示された人名や会社名に対応する所在地や連絡先を、アドレス情報から抽出する。処理制御部１６は、抽出した所在地や連絡先を、それぞれ契約相手方所在地や契約相手方連絡先として、契約協議依頼情報に自動的に取り込む。これにより、契約協議依頼情報の入力を簡単に行うことができる。
契約依頼詳細情報にて相手先会社名や事案担当者漢字名を入力する際などにも、同様にして、アドレス帳データベース９に記録されているアドレス情報に含まれる会社名や人名の選択入力機能を実現することができる。
【００７６】
このように、管理サーバ１は、システム設定記録領域１４に記録されている漢字名取得情報１４−１を参照してアドレス帳データベース９にアクセスすることで、アドレス情報を取得することができる。従って、この業務情報管理システムの導入先に応じたアドレス帳データベース９へのアクセス方法を簡単に定義することができ、システムを簡単に導入可能とすると共に、システムの導入先に応じた各種の情報の入力を簡単化することができる。
【００７７】
また、管理サーバ１は、システム設定記録領域１４に記録された採番情報１４−２を利用することにより、契約協議依頼情報や契約依頼詳細情報、締結契約情報等に対して、システムの導入先に合わせた識別番号を付加することができる。
【００７８】
すなわち、管理サーバ１は、契約協議依頼情報や契約依頼詳細情報を契約相談データベース４に記録する際に、採番情報１４−２により指定されたフォーマットの識別番号を付加する。また、管理サーバ１は、締結契約情報を契約管理データベース５に記録する際に、採番情報１４−２により指定されたフォーマットの識別番号を付加する。
これにより、契約協議依頼情報等に付加する識別番号を、この業務情報管理システムの導入先に応じて簡単に設定することができ、システムを簡単に導入可能とし、導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。
【００７９】
また、管理サーバ１は、システム設定記録領域１４に記録されたワークフロー情報１４−３を利用することにより、業務の参加者の登録や、連絡メールの送信設定といった、契約の管理に関しての設定を行うことができる。
【００８０】
すなわち、管理サーバ１は、例えば、締結契約情報を契約管理データベース５に記録して契約期間の管理を開始する際に、ワークフロー情報１４−３に示される設定を選択可能とし、選択された設定に従った契約の管理を可能とする。
例えば、ワークフロー情報１４−３では、契約の登録、延長、終了といった業務ごとに独立して参加者を登録することができる。また、ワークフロー情報１４−３では、連絡メールの送付あり／なし、期限管理の実施あり／なし、期限管理を行う場合の警告期間等を設定することができる。
管理サーバ１は、例えば事業部端末２から締結された契約に対応する契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報の識別番号が通知されると、当該通知を発信した事業部端末２に制御情報を送り、ワークフロー情報１４−３に示される設定を選択するための画面を表示させる。
このようにして、管理サーバ１は、ワークフロー情報１４−３に示される設定を選択可能として契約を管理することで、契約の管理についての設定を、システムの導入先に応じて容易に定義することができる。これにより、システムを簡単に導入可能とし、導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。
【００８１】
また、管理サーバ１は、キーワード情報１４−４を利用することにより、例えば事業部端末２にて契約協議依頼情報等が入力される際に、予め指定した項目について、キーワードからの選択入力を可能とする。
【００８２】
すなわち、例えば契約協議依頼情報における契約相手方地域を入力する際、事業部端末２は、管理サーバ１から送られた制御情報に従って、図１９（ｂ）に示すように、『日本』と『海外』とを選択可能にリスト表示する。このリスト表示されたキーワード『日本』と『海外』は、図１３に示すような入力欄３３ａにて指定され、キーワード情報１４−４としてシステム設定記録領域１４に記録されている。
【００８３】
このように、管理サーバ１は、システム設定記録領域１４に記録されているキーワード情報１４−４を利用して各種の情報に含まれる項目におけるキーワードの選択入力を可能とすることで、システムの導入先に応じて統一された用語を簡単に入力することができる。すなわち、この業務情報管理システムの導入先に応じた用語を容易に定義して、システムを簡単に導入可能とすると共に、システムの導入先に応じた各種の情報の入力を簡単化することができる。
【００８４】
また、管理サーバ１は、必須項目情報１４−５を利用することにより、例えば事業部端末２にて契約協議依頼情報等が入力される際に、入力漏れがある項目をチェックすることができる。
【００８５】
すなわち、必須項目情報１４−５では、契約協議依頼情報等を入力する際に必須の項目が指定されている。
管理サーバ１は、例えば事業部端末２から契約協議依頼情報を受けると、必須項目情報１４−５に基づいて、契約協議依頼情報に含まれる項目のうちで必須の項目に、入力漏れがあるか否かを判別する。
管理サーバ１は、入力漏れがあると判別すると、例えば、契約協議依頼情報を発信した事業部端末２に制御情報を送り、再入力を促すメッセージを出力させる。一方、管理サーバ１は、入力漏れがないと判別すると、事業部端末２から受けた契約依頼詳細情報を契約相談データベース４に記録する。
契約依頼詳細情報や締結契約情報を記録する際などにも、同様にして、必須の項目に入力漏れがないかをチェックすることができる。
【００８６】
このように、管理サーバ１は、システム設定記録領域１４に記録されている必須項目情報１４−５を利用して必須の項目をシステムの導入先ごとに設定し、各種の情報を記録する際に入力漏れをチェックすることができる。これにより、システムの導入先に応じて入力が必要な項目を簡単に設定可能とし、システムを簡単に導入可能とすると共に、入力漏れを防止することができる。
【００８７】
また、管理サーバ１は、参照情報１４−６を利用することにより、システムの導入先に応じた参照権限を設定する。
【００８８】
すなわち、参照情報１４−６では、例えば社長や役員といった、登録内容に関係なく参照権限が必要な人が登録されている。
管理サーバ１は、参照情報１４−６に登録されている人に割り当てられたアカウントでのログインを許可した場合等に、契約協議依頼情報や契約依頼詳細情報などに対して個別に設定した参照制限とは関わりなく、各種の情報を閲覧可能とする。
これにより、システムの導入先に応じて参照権限を容易に設定することができ、システムを簡単に導入可能とすると共に、必要な情報を漏れなく閲覧させることができる。
【００８９】
また、管理サーバ１は、アーカイブ情報１４−７を利用することにより、管理外である蓄積データベース１０ａに保管する情報を、システムの導入先に応じて設定することができる。
【００９０】
すなわち、管理サーバ１は、契約相談データベース４や契約管理データベース５を検索して、管理期間が満了した契約に対応する契約協議依頼情報や契約依頼詳細情報、締結契約情報等を抽出する。管理サーバ１は、アーカイブ情報１４−７により、情報を保管する蓄積データベース１０ａの所在を特定し、契約管理データベース５等から抽出した情報をホスト１０に転送する。この際、管理サーバ１は、抽出した情報を契約管理データベース５等から削除してよい。
ホスト１０は、管理サーバ１から受けた情報を蓄積データベース１０ａに記録することで、管理サーバ１の管理外にて、管理期間が満了した契約に対応する情報を保管する。
また、管理サーバ１は、ホスト１０に定期的にアクセスするなどして、アーカイブ情報１４−７にて指定されたアーカイブ対象を外れた情報の削除を要求する。
【００９１】
このようにして、管理サーバ１は、システム設定記録領域１４に記録されているアーカイブ情報１４−７を利用して管理期間が満了した契約に関する情報を、システムの導入先に応じて保管可能とする。すなわち、この業務情報管理システムの導入先に応じて、管理対象となる案件の情報のみを管理できると共に、過去の案件の情報を保管させることができる。
【００９２】
また、管理サーバ１は、期間管理情報１４−８を利用することにより、登録案件の期間管理に関する詳細な設定を行うことができる。
【００９３】
すなわち、期間管理情報１４−８では、期間管理用の連絡メールを送付する送付先やメール形式（契約１件毎に１通送るか、対象案件を集約して１通送るか、など）、送付時期、警告メールのあり／なし等が設定されている。
管理サーバ１は、期間管理情報１４−８にて指定された内容に応じた電子メールを作成して送信することで、例えば契約担当者や契約管理担当者等に、適切な時期に適切な形式の連絡メール等を送付して、契約を管理することができる。
これにより、システムの導入先に応じて期間管理についての詳細な設定を行うことができ、システムを簡単に導入可能とすると共に、システムの導入先に応じた契約の管理を簡単に行うことができる。
【００９４】
また、管理サーバ１は、追加項目情報１４−９を利用することにより、各種の情報に追加する項目をシステムの導入先に応じて設定することができる。
すなわち、管理サーバ１は、例えば事業部端末２にて契約協議依頼情報等が入力される際に、追加項目情報１４−９にて指定された項目を追加して、各種の情報の入力を可能とする。
これにより、システムの導入先に応じて独自に設定した項目の入力を可能とし、契約相談データベース４等に記録することができる。
【００９５】
以上説明したように、この発明によれば、システム設定記録領域１４に記録した各種の情報により、導入先に応じたシステム設定を行うことができる。
すなわち、例えば法務管理部端末３といった端末装置から送られた情報をシステム設定記録領域１４に記録して、契約を管理するための動作についてのシステム設定を変更することができる。
これにより、汎用性の高いシステムを構築して開発工程を低減し、システムを簡単に導入可能とすると共に、システムの導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。
【００９６】
なお、各データベース４〜９の全部又は一部は、管理サーバ１内に設けてもよく、管理サーバ１により制御可能な単一のコンピュータに集中して、又は、複数のコンピュータに分散して、設けるようにしてもよい。
【００９７】
システム設定記録領域１４に記録される情報は、法務管理部端末３から入力されなければならないものではなく、例えば、事業部端末２から入力されてもよいし、管理サーバ１が備える所定の入力処理部等から入力されてもよい。
【００９８】
また、事業部端末２と法務管理部端末３は、１台の端末装置のみでも実現可能であり、ログイン時のアカウントにより、事業部員であるか法務管理部員であるかを識別してもよい。さらに、管理サーバ１、事業部端末２及び法務管理部端末３を、１台のコンピュータで実現してもよい。
【００９９】
また、この業務情報管理システムは、紛争を解決するための協議を依頼する紛争協議情報や、紛争を解決するための依頼の詳細を示す紛争依頼詳細情報を記録する紛争相談データベースを備えていてもよい。さらに、この業務情報管理システムは、業務についての相談事項を示す業務相談情報を記録する業務相談データベースを備えていてもよい。
【０１００】
システム設定記録領域１４は、管理サーバ１が備えるデータ記憶部１３に備えられるものとして説明したが、これに限定されず、管理サーバ１が利用可能な任意の記録装置等に設けてもよい。
【０１０１】
事業部端末２や法務管理部端末３と管理サーバ１との間を接続するネットワークは、公衆回線、インターネット、高速ディジタル回線等を利用して接続を可能とする広域ネットワークであってもよく、ＬＡＮ等のネットワークに限定されるものではない。
【０１０２】
管理サーバ１、事業部端末２、法務管理部端末３及びホスト１０は、専用の装置によらず、通常のコンピュータを用いて実現可能である。すなわち、記録媒体（ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＩＣメモリー等）に格納されたプログラムを配布してコンピュータにインストールしたのち、ＯＳ（オペレーティングシステム）上で動作させることにより、管理サーバ１、事業部端末２、法務管理部端末３及びホスト１０として機能させることが可能である。
【０１０３】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明は、システムの導入先に対応したシステム設定を示す情報を変更可能に記録し、当該情報を用いて契約を管理するための処理を実行する。
これにより、システムを簡単に導入可能とし、導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施の形態に係る業務情報管理システムの構成の一例を示す図である。
【図２】管理サーバの構成と、システム設定記録領域に記録されるシステム設定情報を示す図である。
【図３】事業部端末の構成を示す図である。
【図４】法務管理部端末の構成を示す図である。
【図５】契約協議依頼情報の構成の一例を示す図である。
【図６】契約依頼詳細情報の構成の一例を示す図である。
【図７】締結契約情報の構成の一例を示す図である。
【図８】初期画面を例示する図である。
【図９】システム設定画面を例示する図である。
【図１０】「漢字名取得情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１１】「採番情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１２】「ワークフロー情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１３】「キーワード情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１４】「必須項目情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１５】「参照情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１６】「アーカイブ情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１７】「期間管理情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１８】「追加項目情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１９】システム設定記録領域に記録されているシステム設定情報を利用した動作を説明するための図である。
【符号の説明】
１ 管理サーバ
２ 事業部端末
３ 法務管理部端末
４ 契約相談データベース
５ 契約管理データベース
６ 文書管理データベース
７ サンプルデータベース
８ 画像データ管理データベース
９ アドレス帳データベース
１０ ホスト
１０ａ 蓄積データベース
１１、１５、２１ 通信制御部
１２、１６、２２ 処理制御部
１３、１７、２３ データ記憶部
１４ システム設定記録領域
１４−１ 漢字名取得情報
１４−２ 採番情報
１４−３ ワークフロー情報
１４−４ キーワード情報
１４−５ 必須項目情報
１４−６ 参照情報
１４−７ アーカイブ情報
１４−８ 期間管理情報
１４−９ 追加項目情報
１８、２４ 入力処理部
１９、２５ 表示処理部
２０ 読取装置
【発明の属する技術分野】
この発明は、業務に関する情報を記録する業務情報管理システムに係り、特に、契約情報等の業務に関する情報を統合的に管理することができる業務情報管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業における法務部や総務部といった法務管理部門が携わる業務として、契約の締結にあたっての契約内容の検討、契約期間の管理等がある。
これらの業務に関する情報を、コンピュータ等を用いて電磁的に記録し、管理することが考えられる。
こうした業務情報を管理する際には、使用される用語を統一したり、繰り返しの入力を簡素化したりすることが要求される。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、業務に関して使用される用語は、システムの導入先によって区々であり、各用語が使用される頻度も導入先に応じて大きく異なることがある。また、業務情報を管理する方式や業務の参加者等も、導入先に応じて異なるものとなり、導入先ごとの設定が必要となる。
従来では、こうした用語の統一や入力の簡素化等を実現するためには、導入先に対応したシステムを構築するための動作プログラムを、導入先ごとに作成しなければならなかった。このため、開発工程が増大し、システムの導入に多くの時間と手間を要するという問題があった。
【０００４】
この発明は、上記実状に鑑みてなされたものであり、容易に導入可能で、導入先に応じた設定を簡単に行うことができる業務情報管理システムを、提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、この発明の第１の観点に係る業務情報管理システムは、
契約を締結するための協議を依頼する契約協議依頼情報と、契約を締結するための依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報とを記録する契約相談データベースと、
締結した契約に関する事項を示す締結契約情報を記録する契約管理データベースと、
端末装置により契約が締結された旨の指示が入力されると、前記契約相談データベースに記録されている契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報に基づいて締結契約情報を作成し、前記契約管理データベースに記録して、端末装置からの指示に応じて当該端末装置に出力させる情報管理サーバと、
システムの導入先に対応したシステム設定を示すシステム設定情報を、変更可能に記録するシステム設定記録手段とを備え、
前記情報管理サーバは、前記システム設定記録手段に記録されているシステム設定情報を用いて契約を管理するための処理を実行する、
ことを特徴とする。
【０００６】
この発明によれば、システムの導入先に対応したシステム設定を示すシステム設定情報が、システム設定記録手段に変更可能に記録され、情報管理サーバは、システム設定記録手段に記録されているシステム設定情報を用いて契約を管理するための処理を実行する。
これにより、汎用性の高いシステムを構築して開発工程を低減し、システムを簡単に導入可能とすると共に、システムの導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。
【０００７】
また、前記情報管理サーバは、端末装置により入力された情報を前記システム設定記録手段に記録することにより、システム設定情報を変更してもよい。
【０００８】
例えば、人名及び／又は会社名を含むアドレス情報を記録するアドレス帳データベースを備え、
前記情報管理サーバは、前記アドレス帳データベースに記録されているアドレス情報を取得するための情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録することが望ましい。
【０００９】
前記情報管理サーバは、前記契約相談データベースに記録される契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報と、前記契約管理データベースに記録される締結契約情報とに付加する識別番号のフォーマットを規定する情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１０】
前記情報管理サーバは、業務の参加者を登録して連絡用の電子メールを送信するための設定を示す情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１１】
前記情報管理サーバは、端末装置にて情報が入力される際に、所定の項目についてキーワードからの選択入力を可能とする情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１２】
前記情報管理サーバは、端末装置にて入力される情報における必須の入力項目を設定するための情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１３】
前記情報管理サーバは、システムの導入先における参照権限を設定するための情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１４】
前記情報管理サーバは、自己の管理外となるデータベースに管理期間が満了した契約に関する情報を保管するための設定を示す情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１５】
前記情報管理サーバは、契約を管理するために送信する電子メールの送付先と送付時期を示す情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１６】
前記情報管理サーバは、システムの導入先にて追加される項目を示す情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録してもよい。
【００１７】
この発明の第２の観点に係る情報管理サーバは、
ネットワークを介して端末装置と接続された情報管理サーバであって、
契約を締結するための協議を依頼する契約協議依頼情報と、契約を締結するための依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報とを記録する契約相談情報記録手段と、締結した契約に関する事項を示す締結契約情報を記録する契約管理情報記録手段と、
導入先に対応した設定を示す設定情報を、変更可能に記録するシステム設定記録手段とを備え、
前記端末装置により契約が締結された旨の指示が入力されると、前記契約相談情報記録手段に記録されている契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報に基づいて締結契約情報を作成し、前記契約管理情報記録手段に記録して、前記端末装置からの指示に応じて前記端末装置に出力させ、また、前記システム設定記録手段に記録されているシステム設定情報を用いて契約を管理するための処理を実行する、
ことを特徴とする。
【００１８】
この発明によれば、導入先に対応した設定を示す設定情報を、システム設定記録手段に変更可能に記録し、システム設定記録手段に記録されている情報を用いて契約を管理するための処理を実行する。
これにより、簡単に導入可能とし、導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。
【００１９】
この発明の第３の観点に係る業務情報管理方法は、
ネットワークを介して接続された端末装置と情報管理サーバとを備える業務情報管理システムによる業務情報管理方法であって、
システムの導入先に対応したシステム設定を示すシステム設定情報を前記情報管理サーバに変更可能に記録し、契約を締結するための協議を依頼する契約協議依頼情報と、契約協議依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報とを、契約相談データベースに記録し、前記端末装置により契約が締結された旨の指示が入力されると、前記情報管理サーバが、前記契約相談データベースに記録されている契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報に基づいて、締結した契約に関する事項を示す締結契約情報を作成し、作成した締結契約情報を契約管理データベースに記録し、前記端末装置からの指示に応じて、前記契約相談データベースに記録されている情報及び／又は前記契約管理データベースに記録されている情報を前記端末装置に出力させ、また、前記情報管理サーバが、記録されているシステム設定情報を用いて契約を管理するための処理を実行する、
ことを特徴とする。
【００２０】
この発明の第４の観点に係るプログラムは、
コンピュータを、
契約を締結するための協議を依頼する契約協議依頼情報と、契約を締結するための依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報とを記録する契約相談情報記録手段と、締結した契約に関する事項を示す締結契約情報を記録する契約管理情報記録手段と、
導入先に対応した設定を示す設定情報を、変更可能に記録するシステム設定記録手段とを備え、
端末装置により契約が締結された旨の指示が入力されると、前記契約相談情報記録手段に記録されている契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報に基づいて締結契約情報を作成し、前記契約管理情報記録手段に記録して、端末装置からの指示に応じて当該端末装置に出力させ、また、前記システム設定記録手段に記録されているシステム設定情報を用いて契約を管理するための処理を実行する情報管理サーバ、として機能させる。
【００２１】
【発明の実施の形態】
以下に、図面を参照して、この発明の実施の形態に係る業務情報管理システムについて詳細に説明する。
【００２２】
図１は、この発明の実施の形態に係る業務情報管理システムの構成の一例を示す図である。
図示するように、この業務情報管理システムは、管理サーバ１と、ＬＡＮ（Local Area Network）等を用いて管理サーバ１に接続された事業部端末２と、法務管理部端末３と、契約相談データベース４と、契約管理データベース５と、文書管理データベース６と、サンプルデータベース７と、画像データ管理データベース８と、アドレス帳データベース９と、蓄積データベース１０ａを備えたホスト１０と、を備えている。
【００２３】
管理サーバ１は、ワークステーション等のサーバ用コンピュータから構成され、この業務情報管理システム全体を管理するためのものである。すなわち、管理サーバ１は、事業部端末２及び法務管理部端末３から業務に関する情報の入力・変更等の指示を受け、各データベース４〜９に記録されている情報の更新等の処理を実行し、業務に関する情報を管理する。
このような処理を実行するため、管理サーバ１は、図２（ａ）に示すように、通信制御部１１と、処理制御部１２と、データ記憶部１３とを備えている。
【００２４】
通信制御部１１は、事業部端末２や法務管理部端末３との間で通信することにより、各種の情報を伝達するためのものである。
【００２５】
処理制御部１２は、管理サーバ１全体の動作を制御するためのものである。
【００２６】
データ記憶部１３は、半導体メモリ、磁気ディスク記録装置等から構成され、管理サーバ１の動作を規定するプログラムや各種のデータを記録する。
ここで、データ記憶部１３は、システム設定記録領域１４を備えている。
【００２７】
システム設定記録領域１４は、この業務情報管理システムの導入先に対応した設定を示すシステム設定情報を変更可能に記録する。
例えば、システム設定記録領域１４は、図２（ｂ）に示すように、漢字名取得情報１４−１と、採番情報１４−２と、ワークフロー情報１４−３と、キーワード情報１４−４と、必須項目情報１４−５と、参照情報１４−６と、アーカイブ情報１４−７と、期間管理情報１４−８と、追加項目情報１４−９とからなるシステム設定情報を記録する。
【００２８】
ここで、漢字名取得情報１４−１は、アドレス帳データベース９の漢字項目名や検索方法（ビュー名）等を示す情報である。
採番情報１４−２は、契約書の管理番号体系を示す情報である。
ワークフロー情報１４−３は、業務の参加者を登録し、連絡メールの送付あり／なしといった、契約に関する業務情報を管理する方式を、業務の参加者ごとに設定するための情報である。
キーワード情報１４−４は、契約協議依頼情報等の各種の情報に含まれる項目を入力する際に利用可能なキーワードを、事前に登録するための情報である。
必須項目情報１４−５は、各種の情報を入力する際に必ず入力しなければならない項目を設定するための情報である。
参照情報１４−６は、導入先に応じた特別な参照権限を設定するための情報である。
アーカイブ情報１４−７は、契約に関する情報の管理期間が満了したのちの情報を保管するための設定に関する情報である。
期間管理情報１４−８は、締結契約情報等により登録された案件の期間管理に関する詳細な設定を示す情報である。
追加項目情報１４−９は、契約に関する情報以外に追加される項目を示す情報である。
【００２９】
事業部端末２は、各事業部に設置されるパーソナルコンピュータ等から構成され、各事業部の構成員により入力される契約に関する情報の入力・変更等の指示を受け付け、管理サーバ１にアクセスして情報を処理するためのものである。
例えば、事業部端末２は、契約の相手方と契約交渉を行う事業部の事案担当者から、事業部の法務担当者や法務管理部の構成員（以下、法務管理部員という。）に契約の協議を依頼する契約協議依頼情報の入力を受け付ける。
この他、事業部端末２は、契約協議依頼情報について、各事業部の法務担当者による事案担当者への回答を示す情報の入力を受け付ける等、事業部の事案担当者や法務担当者により入力される様々な指示・情報を受け付ける。
【００３０】
また、事業部端末２は、管理サーバ１から受けた情報に応じた画像を表示して、事業部の構成員（事案担当者、法務担当者等。以下、事業部員という。）から閲覧を要求された情報を提示（出力）する。
このような処理を実行するため、事業部端末２は、図３に示すように、通信制御部１５と、処理制御部１６と、データ記憶部１７と、入力処理部１８と、表示処理部１９とを備えている。
【００３１】
通信制御部１５は、処理制御部１６の制御により、管理サーバ１にアクセスして各種の情報を伝達するためのものである。
【００３２】
処理制御部１６は、入力処理部１８から入力された指示に従って、通信制御部１５を介して管理サーバ１と通信し、各種の情報を送受信する。また、処理制御部１６は管理サーバ１から受けた情報に従った画像を表示するための画像情報を作成し、表示処理部１９に供給する。
【００３３】
データ記憶部１７は、半導体メモリ、磁気ディスク記録装置等から構成され、管理サーバ１から取得した各種の情報や事業部端末２の動作を規定するプログラムを記録する。
【００３４】
入力処理部１８は、キーボード、ポインティングデバイス等から構成され、事業部員がこの業務情報管理システムに所定の処理を実行させる旨の指示を入力するためのものである。
【００３５】
表示処理部１９は、ディスプレイ装置、ビデオメモリ等から構成され、処理制御部１６から供給された画像情報に従った画像を表示して、管理サーバ１から受けた情報等を事業部員に提示（出力）する。
【００３６】
また、事業部端末２には、図１に示すように、ＯＣＲ（Optical Character Reader）等から構成され、紙製の契約書を読み取る読取装置２０を結合してもよい。
ここで、事業部端末２は、読取装置２０により読み取った契約書を、例えばＰＤＦ（Portable Document Format）方式の画像ファイルに画像データとして格納し、管理サーバ１に送る。管理サーバ１に送られた契約書の画像データは、画像データ管理データベース８に記録される。
【００３７】
法務管理部端末３は、例えば法務部や総務部といった、法務管理部門に設置されるパーソナルコンピュータ等から構成され、法務管理部員により入力される契約や紛争に関する情報の入力・変更等の指示を受け付け、管理サーバ１にアクセスして情報を処理するためのものである。
例えば、法務管理部端末３は、事業部の事案担当者からの依頼を割り振られた法務管理部員が、事案担当者により入力された契約協議依頼情報についての回答を入力すると、これを受け付けて契約に関する協議依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報を変更するなどの処理を実行する。
【００３８】
このような処理を実行するため、法務管理部端末３は、図４に示すように、通信制御部２１と、処理制御部２２と、データ記憶部２３と、入力処理部２４と、表示処理部２５とを備えている。
【００３９】
通信制御部２１は、処理制御部２２の制御により、管理サーバ１にアクセスして各種の情報を伝達するためのものである。
【００４０】
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された指示に従って通信制御部２１を介して管理サーバ１と通信し、各種の情報を送受信する。また、処理制御部２２は管理サーバ１から受けた情報を表示するための画像情報を作成し、表示処理部２５に供給する。
【００４１】
データ記憶部２３は、半導体メモリ、磁気ディスク記録装置等から構成され、管理サーバ１から取得した各種の情報や法務管理部端末３の動作を規定するプログラムを記録する。
【００４２】
入力処理部２４は、キーボード、ポインティングデバイス等から構成され、法務管理部員がこの業務情報管理システムに所定の処理を実行させる旨の指示を入力するためのものである。
【００４３】
表示処理部２５は、ディスプレイ装置、ビデオメモリ等から構成され、処理制御部２２から供給された画像情報に従った画像を表示して、管理サーバ１から受けた情報等を法務管理部員に提示（出力）する。
【００４４】
図１に戻って、契約相談データベース４は、事業部の事案担当者が契約の相手方と契約を結ぶにあたっての基本情報である契約協議依頼情報と、その情報の詳細を示す契約依頼詳細情報とを記録するためのものである。
【００４５】
図５は、契約協議依頼情報の構成の一例を示す図である。
図示するように、契約協議依頼情報は、例えば、契約相手方名称や契約相手方担当者名や契約相手方連絡先等を示す契約相手方情報、取引の内容（売買、リース等の区別）や契約金額や物件の設置場所等を示す契約情報、事案担当者や事業部の法務担当者や法務管理部にて協議の依頼を割り当てられた担当者等を示す担当者情報、案件の進捗状況を示す案件進捗情報等から構成される。
【００４６】
また、図６は、契約依頼詳細情報の構成の一例を示す図である。
図示するように、契約依頼詳細情報は、事案担当者からの依頼の詳細や、それに対する法務担当者及び法務管理部員の回答や、契約協議の依頼を事案担当者に差し戻す際の差し戻し理由等を示すコメント等を示す情報から構成される。
【００４７】
図１に示す契約管理データベース５は、締結された契約に関する事項を示す締結契約情報を記録するためのものである。
【００４８】
図７は、締結契約情報の構成の一例を示す図である。
図示するように、締結契約情報は、例えば、契約の管理番号等を示す管理情報、契約の相手方に関する事項（地域、名称、所在地等）を示す契約相手方情報、契約の種類や内容及び対象物等を示す契約情報、契約期間等を示す期間情報、契約の担当者を示す担当者情報等から構成される。
【００４９】
また、契約管理データベース５は、締結契約情報に関連する情報を、覚書として関連付けて記録可能であり、事業部端末２に締結契約情報を提供する際に、締結契約情報に示される契約についての覚書を読み出して事業部端末２に提供することができる。
【００５０】
文書管理データベース６は、契約相談データベース４及び契約管理データベース５に記録されている情報の、より詳細な内容を示す情報を、文書型式のファイル（以下、文書ファイルという。）に格納して記録するためのものである。
より具体的には、文書管理データベース６は、契約相談データベース４に記録されている契約依頼詳細情報に関連して、事案担当者からのより詳細な依頼内容を示す文字情報や、依頼に対する法務担当者及び法務管理部員の回答の全文を示す文字情報を、文書ファイルに格納して記録する。
また、文書管理データベース６は、契約管理データベース５に記録されている締結契約情報についての覚書の詳細を示す文字情報を、文書ファイルに格納して記録する。
【００５１】
サンプルデータベース７は、文書管理データベース６に記録された文字情報のうちで契約書のサンプルを示すサンプル情報となるものを文書ファイルに格納して記録する。
なお、サンプルデータベース７に記録されている文字情報等は、原則として法務管理部員のみが編集・閲覧可能とし、参照制限の設定が変更された場合に法務管理部員以外の者も閲覧可能とし、法務管理部のシステム管理者のみが削除可能とすることで、内容を保全するようにしてもよい。
【００５２】
画像データ管理データベース８は、読取装置２０が契約書を読み取ることにより生成された画像データを、画像ファイルに格納して記録するためのものである。
【００５３】
アドレス帳データベース９は、例えば人名や会社名などの漢字名称や、所在地、連絡先といった、住所録に含まれるアドレス情報となるデータを記録する。
なお、アドレス帳データベース９は、この業務情報管理システム専用に設けられたものでなくてもよく、このシステムが含まれるネットワーク環境下の記録装置等に設けられて公開されているものであればよい。
【００５４】
ホスト１０は、例えばＲＤＢ（Relational DataBase）を用いて各データベース４〜８に記憶されている情報を取得し、蓄積データとして蓄積データベース１０ａに記録する。
例えば、ホスト１０は、契約相談データベース４に記録されている契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報や、契約管理データベース５に記録されている締結契約情報のうち、管理期間が満了した契約に対応する情報を取得して記録する。
【００５５】
以下に、この発明の実施の形態に係る業務情報管理システムの動作を説明する。
この業務情報管理システムは、例えば、事業部員が、事業部に設置された事業部端末２の表示処理部１９が表示する起動用アイコンを、入力処理部１８により選択することで起動する。また、この業務情報管理システムは、例えば、法務管理部員が、法務管理部門に設置された法務管理部端末３の表示処理部２５が表示する起動用アイコンを、入力処理部２４により選択することで起動する。
【００５６】
事業部端末２が備える処理制御部１６は、入力処理部１８により起動用アイコンが選択されたことに応答して、通信制御部１５により管理サーバ１にアクセスし、ログイン処理等の初期処理を実行したのち、図８に例示するような初期画面を表示処理部１９に表示させる。
また、法務管理部端末３が備える処理制御部２２は、入力処理部２４により起動用アイコンが選択されたことに応答して、処理制御部１６と同様の動作により、図８に示すような初期画面を表示処理部２５に表示させる。
【００５７】
この初期画面に表示された「契約相談」アイコンを選択することで、契約協議依頼情報や契約依頼詳細情報を入力するための画面が表示され、これらの情報を入力することができる。
例えば、事業部端末２にて入力された契約協議依頼情報や契約依頼詳細情報は、管理サーバ１に送られたのち、識別番号が付加されて契約相談データベース４に記録される。この際、管理サーバ１は、契約協議依頼情報に含まれる契約の種類を示す情報に基づいて、参照制限を設定する。
【００５８】
また、管理サーバ１は、事業部端末２から通知を受けた識別番号等に基づいて、締結された契約に対応する契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報を特定し、締結された契約の内容等を示す締結契約情報を作成する。管理サーバ１は、契約協議依頼情報の識別番号とは異なる体系で管理された識別番号を締結契約情報に付加したのち、作成した締結契約情報を契約管理データベース５に記録する。この際、管理サーバ１は、契約協議依頼情報等と同様にして、締結契約情報の参照制限を設定する。
【００５９】
こうして契約相談データベース４や契約管理データベース５に記録された情報は、事業部端末２や法務管理部端末３からの指示に応答して動作する管理サーバ１により読み出され、閲覧の指示を発信した事業部端末２や法務管理部端末３に転送されて、閲覧可能に出力される。
【００６０】
また、管理サーバ１は、例えばログイン処理を実行する際に法務管理部端末３により指定されたアカウントがシステム設定用のアカウントである場合、アクセスを受けた法務管理部端末３に制御情報を送り、図９に例示するようなシステム設定画面を表示させる。
このシステム設定画面では、漢字名取得情報や採番情報、ワークフロー情報、キーワード情報、必須項目情報、参照情報、アーカイブ情報、期間管理情報、追加項目情報といった、システム設定に関する情報を入力するためのメニュー３０〜３８が表示される。
【００６１】
例えば、法務管理部端末３にて漢字名取得情報を設定する際には、入力処理部２４から「漢字名取得情報」メニュー３０の選択が指示されたことに応答して、図１０に示すような入力欄３０ａをプルダウン表示する。
法務管理部端末３が備える処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報を、入力フィールド３０ｂに表示するなどして、漢字名取得情報の設定を可能とする。
【００６２】
また、例えば法務管理部端末３にて採番情報を設定する際には、入力処理部２４から「採番情報」メニュー３１の選択が指示されたことに応答して、図１１に示すような入力欄３１ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報を、入力フィールド３１ｂに表示するなどして、採番情報の設定を可能とする。
【００６３】
例えば法務管理部端末３にてワークフロー情報を設定する際には、入力処理部２４から「ワークフロー情報」メニュー３２の選択が指示されたことに応答して、図１２に示すような入力欄３２ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報を、レコード３２ｂに表示するなどして、ワークフロー情報の設定を可能とする。
【００６４】
例えば法務管理部端末３にてキーワード情報を設定する際には、入力処理部２４から「キーワード情報」メニュー３３の選択が指示されたことに応答して、図１３に示すような入力欄３３ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報を、レコード３３ｂに表示するなどして、キーワード情報の設定を可能とする。
【００６５】
例えば法務管理部端末３にて必須項目情報を設定する際には、入力処理部２４から「必須項目情報」メニュー３４の選択が指示されたことに応答して、図１４に示すような入力欄３４ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報をフィールド３４ｂに表示するなどして、必須項目情報の設定を可能とする。
【００６６】
例えば法務管理部端末３にて参照情報を設定する際には、入力処理部２４から「参照情報」メニュー３５の選択が指示されたことに応答して、図１５に示すような入力欄３５ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報をフィールド３５ｂに表示するなどして、参照情報の設定を可能とする。
【００６７】
例えば法務管理部端末３にてアーカイブ情報を設定する際には、入力処理部２４から「アーカイブ情報」メニュー３６の選択が指示されたことに応答して、図１６に示すような入力欄３６ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報をフィールド３６ｂに表示するなどして、アーカイブ情報の設定を可能とする。
【００６８】
例えば法務管理部端末３にて期間管理情報を設定する際には、入力処理部２４から「期間管理情報」メニュー３７の選択が指示されたことに応答して、図１７に示すような入力欄３７ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報をフィールド３７ｂに表示するなどして、期間管理情報の設定を可能とする。
【００６９】
例えば法務管理部端末３にて追加項目情報を設定する際には、入力処理部２４から「追加項目情報」メニュー３８の選択が指示されたことに応答して、図１８に示すような入力欄３８ａをプルダウン表示する。
処理制御部２２は、入力処理部２４から入力された情報をレコード３８ｂに表示するなどして、追加項目情報の設定を可能とする。
【００７０】
処理制御部２２は、入力処理部２４からシステム設定に関する情報の保存が指示されると、入力された情報を管理サーバ１に送る。
管理サーバ１は、例えば法務管理部端末３から送られたシステム設定に関する情報を、データ記憶部１３のシステム設定記録領域１４に記録する。
すなわち、管理サーバ１は、図１０に示すような入力欄３０ａにて入力された情報を、漢字名取得情報１４−１として記録する。また、管理サーバ１は、図１１に示すような入力欄３１ａにて入力された情報を、採番情報１４−２として記録する。管理サーバ１は、図１２に示すような入力欄３２ａにて入力された情報を、ワークフロー情報１４−３として記録する。管理サーバ１は、図１３に示すような入力欄３３ａにて入力された情報を、キーワード情報１４−４として記録する。管理サーバ１は、図１４に示すような入力欄３４ａにて入力された情報を、必須項目情報１４−５として記録する。管理サーバ１は、図１５に示すような入力欄３５ａにて入力された情報を、参照情報１４−６として記録する。管理サーバ１は、図１６に示すような入力欄３６ａにて入力された情報を、アーカイブ情報１４−７として記録する。管理サーバ１は、図１７に示すような入力欄３７ａにて入力された情報を、期間管理情報１４−８として記録する。管理サーバ１は、図１８に示すような入力欄３８ａにて入力された情報を、追加項目情報１４−９として記録する。
このようにして、システムの導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。
【００７１】
管理サーバ１は、システム設定記録領域１４に記録されている情報を利用することで、この業務情報管理システムの導入先に応じて契約を管理するための処理を実行する。
【００７２】
例えば、管理サーバ１は、漢字名取得情報１４−１を利用することにより、事業部端末２にて契約協議依頼情報や契約依頼詳細情報が入力される際に、人名や会社名、所在地、連絡先等を示す情報について、アドレス帳データベース９に記録されているアドレス情報からの選択入力を可能とする。
【００７３】
すなわち、例えば契約協議依頼情報における契約相手方名称を入力する際、事業部端末２は、管理サーバ１から送られた制御情報に従って、図１９（ａ）に示すように、選択ボタン４０ｂと、新規ボタン４０ｃとを含んだ契約相手方名称入力欄４０ａを表示処理部１９に表示する。
【００７４】
ここで、事案担当者が入力処理部１８を操作して選択ボタン４０ｂの押下を指示すると、事業部端末２は、管理サーバ１に対して、アドレス帳データベース９に記録されたアドレス情報の取得を要求する。
管理サーバ１は、事業部端末２からの要求に応答して、システム設定記録領域１４に記録されている漢字名取得情報１４−１を参照することによりアドレス帳データベース９にアクセスし、アドレス情報を取得する。管理サーバ１は、取得したアドレス情報を、要求を発信した事業部端末２に送って選択可能に表示させる。例えば、事業部端末２は、管理サーバ１から受けたアドレス情報にて人名や会社名を示す情報を、表示処理部１９にリスト表示して、入力処理部１８による選択入力を可能とする。
【００７５】
この際、処理制御部１６は、管理サーバ１から送られたアドレス情報を用いて、契約相手方所在地や契約相手方連絡先を特定するようにしてもよい。すなわち、処理制御部１６は、入力処理部１８により選択が指示された人名や会社名に対応する所在地や連絡先を、アドレス情報から抽出する。処理制御部１６は、抽出した所在地や連絡先を、それぞれ契約相手方所在地や契約相手方連絡先として、契約協議依頼情報に自動的に取り込む。これにより、契約協議依頼情報の入力を簡単に行うことができる。
契約依頼詳細情報にて相手先会社名や事案担当者漢字名を入力する際などにも、同様にして、アドレス帳データベース９に記録されているアドレス情報に含まれる会社名や人名の選択入力機能を実現することができる。
【００７６】
このように、管理サーバ１は、システム設定記録領域１４に記録されている漢字名取得情報１４−１を参照してアドレス帳データベース９にアクセスすることで、アドレス情報を取得することができる。従って、この業務情報管理システムの導入先に応じたアドレス帳データベース９へのアクセス方法を簡単に定義することができ、システムを簡単に導入可能とすると共に、システムの導入先に応じた各種の情報の入力を簡単化することができる。
【００７７】
また、管理サーバ１は、システム設定記録領域１４に記録された採番情報１４−２を利用することにより、契約協議依頼情報や契約依頼詳細情報、締結契約情報等に対して、システムの導入先に合わせた識別番号を付加することができる。
【００７８】
すなわち、管理サーバ１は、契約協議依頼情報や契約依頼詳細情報を契約相談データベース４に記録する際に、採番情報１４−２により指定されたフォーマットの識別番号を付加する。また、管理サーバ１は、締結契約情報を契約管理データベース５に記録する際に、採番情報１４−２により指定されたフォーマットの識別番号を付加する。
これにより、契約協議依頼情報等に付加する識別番号を、この業務情報管理システムの導入先に応じて簡単に設定することができ、システムを簡単に導入可能とし、導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。
【００７９】
また、管理サーバ１は、システム設定記録領域１４に記録されたワークフロー情報１４−３を利用することにより、業務の参加者の登録や、連絡メールの送信設定といった、契約の管理に関しての設定を行うことができる。
【００８０】
すなわち、管理サーバ１は、例えば、締結契約情報を契約管理データベース５に記録して契約期間の管理を開始する際に、ワークフロー情報１４−３に示される設定を選択可能とし、選択された設定に従った契約の管理を可能とする。
例えば、ワークフロー情報１４−３では、契約の登録、延長、終了といった業務ごとに独立して参加者を登録することができる。また、ワークフロー情報１４−３では、連絡メールの送付あり／なし、期限管理の実施あり／なし、期限管理を行う場合の警告期間等を設定することができる。
管理サーバ１は、例えば事業部端末２から締結された契約に対応する契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報の識別番号が通知されると、当該通知を発信した事業部端末２に制御情報を送り、ワークフロー情報１４−３に示される設定を選択するための画面を表示させる。
このようにして、管理サーバ１は、ワークフロー情報１４−３に示される設定を選択可能として契約を管理することで、契約の管理についての設定を、システムの導入先に応じて容易に定義することができる。これにより、システムを簡単に導入可能とし、導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。
【００８１】
また、管理サーバ１は、キーワード情報１４−４を利用することにより、例えば事業部端末２にて契約協議依頼情報等が入力される際に、予め指定した項目について、キーワードからの選択入力を可能とする。
【００８２】
すなわち、例えば契約協議依頼情報における契約相手方地域を入力する際、事業部端末２は、管理サーバ１から送られた制御情報に従って、図１９（ｂ）に示すように、『日本』と『海外』とを選択可能にリスト表示する。このリスト表示されたキーワード『日本』と『海外』は、図１３に示すような入力欄３３ａにて指定され、キーワード情報１４−４としてシステム設定記録領域１４に記録されている。
【００８３】
このように、管理サーバ１は、システム設定記録領域１４に記録されているキーワード情報１４−４を利用して各種の情報に含まれる項目におけるキーワードの選択入力を可能とすることで、システムの導入先に応じて統一された用語を簡単に入力することができる。すなわち、この業務情報管理システムの導入先に応じた用語を容易に定義して、システムを簡単に導入可能とすると共に、システムの導入先に応じた各種の情報の入力を簡単化することができる。
【００８４】
また、管理サーバ１は、必須項目情報１４−５を利用することにより、例えば事業部端末２にて契約協議依頼情報等が入力される際に、入力漏れがある項目をチェックすることができる。
【００８５】
すなわち、必須項目情報１４−５では、契約協議依頼情報等を入力する際に必須の項目が指定されている。
管理サーバ１は、例えば事業部端末２から契約協議依頼情報を受けると、必須項目情報１４−５に基づいて、契約協議依頼情報に含まれる項目のうちで必須の項目に、入力漏れがあるか否かを判別する。
管理サーバ１は、入力漏れがあると判別すると、例えば、契約協議依頼情報を発信した事業部端末２に制御情報を送り、再入力を促すメッセージを出力させる。一方、管理サーバ１は、入力漏れがないと判別すると、事業部端末２から受けた契約依頼詳細情報を契約相談データベース４に記録する。
契約依頼詳細情報や締結契約情報を記録する際などにも、同様にして、必須の項目に入力漏れがないかをチェックすることができる。
【００８６】
このように、管理サーバ１は、システム設定記録領域１４に記録されている必須項目情報１４−５を利用して必須の項目をシステムの導入先ごとに設定し、各種の情報を記録する際に入力漏れをチェックすることができる。これにより、システムの導入先に応じて入力が必要な項目を簡単に設定可能とし、システムを簡単に導入可能とすると共に、入力漏れを防止することができる。
【００８７】
また、管理サーバ１は、参照情報１４−６を利用することにより、システムの導入先に応じた参照権限を設定する。
【００８８】
すなわち、参照情報１４−６では、例えば社長や役員といった、登録内容に関係なく参照権限が必要な人が登録されている。
管理サーバ１は、参照情報１４−６に登録されている人に割り当てられたアカウントでのログインを許可した場合等に、契約協議依頼情報や契約依頼詳細情報などに対して個別に設定した参照制限とは関わりなく、各種の情報を閲覧可能とする。
これにより、システムの導入先に応じて参照権限を容易に設定することができ、システムを簡単に導入可能とすると共に、必要な情報を漏れなく閲覧させることができる。
【００８９】
また、管理サーバ１は、アーカイブ情報１４−７を利用することにより、管理外である蓄積データベース１０ａに保管する情報を、システムの導入先に応じて設定することができる。
【００９０】
すなわち、管理サーバ１は、契約相談データベース４や契約管理データベース５を検索して、管理期間が満了した契約に対応する契約協議依頼情報や契約依頼詳細情報、締結契約情報等を抽出する。管理サーバ１は、アーカイブ情報１４−７により、情報を保管する蓄積データベース１０ａの所在を特定し、契約管理データベース５等から抽出した情報をホスト１０に転送する。この際、管理サーバ１は、抽出した情報を契約管理データベース５等から削除してよい。
ホスト１０は、管理サーバ１から受けた情報を蓄積データベース１０ａに記録することで、管理サーバ１の管理外にて、管理期間が満了した契約に対応する情報を保管する。
また、管理サーバ１は、ホスト１０に定期的にアクセスするなどして、アーカイブ情報１４−７にて指定されたアーカイブ対象を外れた情報の削除を要求する。
【００９１】
このようにして、管理サーバ１は、システム設定記録領域１４に記録されているアーカイブ情報１４−７を利用して管理期間が満了した契約に関する情報を、システムの導入先に応じて保管可能とする。すなわち、この業務情報管理システムの導入先に応じて、管理対象となる案件の情報のみを管理できると共に、過去の案件の情報を保管させることができる。
【００９２】
また、管理サーバ１は、期間管理情報１４−８を利用することにより、登録案件の期間管理に関する詳細な設定を行うことができる。
【００９３】
すなわち、期間管理情報１４−８では、期間管理用の連絡メールを送付する送付先やメール形式（契約１件毎に１通送るか、対象案件を集約して１通送るか、など）、送付時期、警告メールのあり／なし等が設定されている。
管理サーバ１は、期間管理情報１４−８にて指定された内容に応じた電子メールを作成して送信することで、例えば契約担当者や契約管理担当者等に、適切な時期に適切な形式の連絡メール等を送付して、契約を管理することができる。
これにより、システムの導入先に応じて期間管理についての詳細な設定を行うことができ、システムを簡単に導入可能とすると共に、システムの導入先に応じた契約の管理を簡単に行うことができる。
【００９４】
また、管理サーバ１は、追加項目情報１４−９を利用することにより、各種の情報に追加する項目をシステムの導入先に応じて設定することができる。
すなわち、管理サーバ１は、例えば事業部端末２にて契約協議依頼情報等が入力される際に、追加項目情報１４−９にて指定された項目を追加して、各種の情報の入力を可能とする。
これにより、システムの導入先に応じて独自に設定した項目の入力を可能とし、契約相談データベース４等に記録することができる。
【００９５】
以上説明したように、この発明によれば、システム設定記録領域１４に記録した各種の情報により、導入先に応じたシステム設定を行うことができる。
すなわち、例えば法務管理部端末３といった端末装置から送られた情報をシステム設定記録領域１４に記録して、契約を管理するための動作についてのシステム設定を変更することができる。
これにより、汎用性の高いシステムを構築して開発工程を低減し、システムを簡単に導入可能とすると共に、システムの導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。
【００９６】
なお、各データベース４〜９の全部又は一部は、管理サーバ１内に設けてもよく、管理サーバ１により制御可能な単一のコンピュータに集中して、又は、複数のコンピュータに分散して、設けるようにしてもよい。
【００９７】
システム設定記録領域１４に記録される情報は、法務管理部端末３から入力されなければならないものではなく、例えば、事業部端末２から入力されてもよいし、管理サーバ１が備える所定の入力処理部等から入力されてもよい。
【００９８】
また、事業部端末２と法務管理部端末３は、１台の端末装置のみでも実現可能であり、ログイン時のアカウントにより、事業部員であるか法務管理部員であるかを識別してもよい。さらに、管理サーバ１、事業部端末２及び法務管理部端末３を、１台のコンピュータで実現してもよい。
【００９９】
また、この業務情報管理システムは、紛争を解決するための協議を依頼する紛争協議情報や、紛争を解決するための依頼の詳細を示す紛争依頼詳細情報を記録する紛争相談データベースを備えていてもよい。さらに、この業務情報管理システムは、業務についての相談事項を示す業務相談情報を記録する業務相談データベースを備えていてもよい。
【０１００】
システム設定記録領域１４は、管理サーバ１が備えるデータ記憶部１３に備えられるものとして説明したが、これに限定されず、管理サーバ１が利用可能な任意の記録装置等に設けてもよい。
【０１０１】
事業部端末２や法務管理部端末３と管理サーバ１との間を接続するネットワークは、公衆回線、インターネット、高速ディジタル回線等を利用して接続を可能とする広域ネットワークであってもよく、ＬＡＮ等のネットワークに限定されるものではない。
【０１０２】
管理サーバ１、事業部端末２、法務管理部端末３及びホスト１０は、専用の装置によらず、通常のコンピュータを用いて実現可能である。すなわち、記録媒体（ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＩＣメモリー等）に格納されたプログラムを配布してコンピュータにインストールしたのち、ＯＳ（オペレーティングシステム）上で動作させることにより、管理サーバ１、事業部端末２、法務管理部端末３及びホスト１０として機能させることが可能である。
【０１０３】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明は、システムの導入先に対応したシステム設定を示す情報を変更可能に記録し、当該情報を用いて契約を管理するための処理を実行する。
これにより、システムを簡単に導入可能とし、導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施の形態に係る業務情報管理システムの構成の一例を示す図である。
【図２】管理サーバの構成と、システム設定記録領域に記録されるシステム設定情報を示す図である。
【図３】事業部端末の構成を示す図である。
【図４】法務管理部端末の構成を示す図である。
【図５】契約協議依頼情報の構成の一例を示す図である。
【図６】契約依頼詳細情報の構成の一例を示す図である。
【図７】締結契約情報の構成の一例を示す図である。
【図８】初期画面を例示する図である。
【図９】システム設定画面を例示する図である。
【図１０】「漢字名取得情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１１】「採番情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１２】「ワークフロー情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１３】「キーワード情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１４】「必須項目情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１５】「参照情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１６】「アーカイブ情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１７】「期間管理情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１８】「追加項目情報」メニューの選択が指示された際のシステム設定画面を例示する図である。
【図１９】システム設定記録領域に記録されているシステム設定情報を利用した動作を説明するための図である。
【符号の説明】
１ 管理サーバ
２ 事業部端末
３ 法務管理部端末
４ 契約相談データベース
５ 契約管理データベース
６ 文書管理データベース
７ サンプルデータベース
８ 画像データ管理データベース
９ アドレス帳データベース
１０ ホスト
１０ａ 蓄積データベース
１１、１５、２１ 通信制御部
１２、１６、２２ 処理制御部
１３、１７、２３ データ記憶部
１４ システム設定記録領域
１４−１ 漢字名取得情報
１４−２ 採番情報
１４−３ ワークフロー情報
１４−４ キーワード情報
１４−５ 必須項目情報
１４−６ 参照情報
１４−７ アーカイブ情報
１４−８ 期間管理情報
１４−９ 追加項目情報
１８、２４ 入力処理部
１９、２５ 表示処理部
２０ 読取装置
Claims (14)
- 契約を締結するための協議を依頼する契約協議依頼情報と、契約を締結するための依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報とを記録する契約相談データベースと、
締結した契約に関する事項を示す締結契約情報を記録する契約管理データベースと、
端末装置により契約が締結された旨の指示が入力されると、前記契約相談データベースに記録されている契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報に基づいて締結契約情報を作成し、前記契約管理データベースに記録して、端末装置からの指示に応じて当該端末装置に出力させる情報管理サーバと、
システムの導入先に対応したシステム設定を示すシステム設定情報を、変更可能に記録するシステム設定記録手段とを備え、
前記情報管理サーバは、前記システム設定記録手段に記録されているシステム設定情報を用いて契約を管理するための処理を実行する、
ことを特徴とする業務情報管理システム。 - 前記情報管理サーバは、端末装置により入力された情報を前記システム設定記録手段に記録することにより、システム設定情報を変更する、
ことを特徴とする請求項１に記載の業務情報管理システム。 - 人名及び／又は会社名を含むアドレス情報を記録するアドレス帳データベースを備え、
前記情報管理サーバは、前記アドレス帳データベースに記録されているアドレス情報を取得するための情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録する、
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の業務情報管理システム。 - 前記情報管理サーバは、前記契約相談データベースに記録される契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報と、前記契約管理データベースに記録される締結契約情報とに付加する識別番号のフォーマットを規定する情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録する、
ことを特徴とする請求項１、２又は３に記載の業務情報管理システム。 - 前記情報管理サーバは、業務の参加者を登録して連絡用の電子メールを送信するための設定を示す情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録する、
ことを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の業務情報管理システム。 - 前記情報管理サーバは、端末装置にて情報が入力される際に、所定の項目についてキーワードからの選択入力を可能とする情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録する、
ことを特徴とする請求項１から５のいずれか１項に記載の業務情報管理システム。 - 前記情報管理サーバは、端末装置にて入力される情報における必須の入力項目を設定するための情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録する、
ことを特徴とする請求項１から６のいずれか１項に記載の業務情報管理システム。 - 前記情報管理サーバは、システムの導入先における参照権限を設定するための情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録する、
ことを特徴とする請求項１から７のいずれか１項に記載の業務情報管理システム。 - 前記情報管理サーバは、自己の管理外となるデータベースに管理期間が満了した契約に関する情報を保管するための設定を示す情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録する、
ことを特徴とする請求項１から８のいずれか１項に記載の業務情報管理システム。 - 前記情報管理サーバは、契約を管理するために送信する電子メールの送付先と送付時期を示す情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録する、
ことを特徴とする請求項１から９のいずれか１項に記載の業務情報管理システム。 - 前記情報管理サーバは、システムの導入先にて追加される項目を示す情報を含むシステム設定情報を、前記システム設定記録手段に記録する、
ことを特徴とする請求項１から１０のいずれか１項に記載の業務情報管理システム。 - ネットワークを介して端末装置と接続された情報管理サーバであって、
契約を締結するための協議を依頼する契約協議依頼情報と、契約を締結するための依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報とを記録する契約相談情報記録手段と、
締結した契約に関する事項を示す締結契約情報を記録する契約管理情報記録手段と、
導入先に対応した設定を示す設定情報を、変更可能に記録するシステム設定記録手段とを備え、
前記端末装置により契約が締結された旨の指示が入力されると、前記契約相談情報記録手段に記録されている契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報に基づいて締結契約情報を作成し、前記契約管理情報記録手段に記録して、前記端末装置からの指示に応じて前記端末装置に出力させ、また、前記システム設定記録手段に記録されているシステム設定情報を用いて契約を管理するための処理を実行する、
ことを特徴とする情報管理サーバ。 - ネットワークを介して接続された端末装置と情報管理サーバとを備える業務情報管理システムによる業務情報管理方法であって、
システムの導入先に対応したシステム設定を示すシステム設定情報を前記情報管理サーバに変更可能に記録し、契約を締結するための協議を依頼する契約協議依頼情報と、契約協議依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報とを、契約相談データベースに記録し、前記端末装置により契約が締結された旨の指示が入力されると、前記情報管理サーバが、前記契約相談データベースに記録されている契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報に基づいて、締結した契約に関する事項を示す締結契約情報を作成し、作成した締結契約情報を契約管理データベースに記録し、前記端末装置からの指示に応じて、前記契約相談データベースに記録されている情報及び／又は前記契約管理データベースに記録されている情報を前記端末装置に出力させ、また、前記情報管理サーバが、記録されているシステム設定情報を用いて契約を管理するための処理を実行する、
ことを特徴とする業務情報管理方法。 - コンピュータを、
契約を締結するための協議を依頼する契約協議依頼情報と、契約を締結するための依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報とを記録する契約相談情報記録手段と、
締結した契約に関する事項を示す締結契約情報を記録する契約管理情報記録手段と、
導入先に対応した設定を示す設定情報を、変更可能に記録するシステム設定記録手段とを備え、
端末装置により契約が締結された旨の指示が入力されると、前記契約相談情報記録手段に記録されている契約協議依頼情報及び契約依頼詳細情報に基づいて締結契約情報を作成し、前記契約管理情報記録手段に記録して、端末装置からの指示に応じて当該端末装置に出力させ、また、前記システム設定記録手段に記録されているシステム設定情報を用いて契約を管理するための処理を実行する情報管理サーバ、として機能させるためのプログラム。
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Applications Claiming Priority (1)
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2001
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