JP4212797B2 - セキュリティシステム及びセキュリティ管理方法 - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、セキュリティシステム及びセキュリティ管理方法に関し、詳細には、記録出力、スキャナ処理及びコピー処理等を行う文書にセキュリティ・タグを添付してオフィス機器で処理される文書のセキュリティ管理を行うセキュリティシステム及びセキュリティ管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、ファクシミリ装置、コピー装置、プリンタ装置等のオフィス機器においては、セキュリティ制御は、個々の機器毎に行われている。
【０００３】
すなわち、従来のオフィス機器においては、個別にパスワード等の入力を条件に機器の利用を許可することで、利用者制限によるセキュリティ対策が行われている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、このような従来の技術にあっては、文書のセキュリティ管理を向上させる上で改良の必要があった。
【０００５】
すなわち、従来のオフィス機器においては、セキュリティ制御は、個々の機器毎に行われているが、今日、オフィス機器は、ネットワーク化され、また、コンピュータに接続されて、複数のユーザが共用するようになってきており、このような、状況においては、機器個別にセキュリティ管理を行うことは、電子文書が一旦紙文書として出力されてしまうと、セキュリティを確保することが困難となり、適切なセキュリティを行うには、電子文書の状態で適切にセキュリティを確保する必要がある。
【０００７】
そこで、本発明は、オフィス機器を通過する文書のイメージデータをセキュリティ・タグとともに管理サーバに蓄積してセキュリティ管理し、一旦出力された文書がコピーされた場合などに紙を含む文書データを、セキュリティ・タグに基づいて、複数のオフィス機器にまたがって連携してセキュリティ管理を行うことのできるセキュリティシステムを提供することを目的としている。
【００１３】
【課題を解決するための手段】
請求項１記載の発明のセキュリティシステムは、ネットワークに、少なくとも、セキュリティ・データを取り扱うとともに文書の記録出力処理、スキャナ処理、コピー出力処理の１つの処理を行うオフィス機器と、ネットワークの管理を行う管理サーバと、前記オフィス機器に文書の出力指示操作等の各種操作を行うユーザ端末と、が接続されているセキュリティシステムであって、前記管理サーバは、文書のイメージデータ及びセキュリティ・データを記憶手段に格納してセキュリティ管理を行い、前記オフィス機器は、前記処理する文書のイメージデータに対してセキュリティ管理者が設定した追跡、印刷、コピー禁止というセキュリティ処理を管理するためのセキュリティ・タグをセキュリティセキュリティ・データとして添付するとともに当該セキュリティ・タグ及び前記文書のイメージデータを前記管理サーバに送信し、前記管理サーバは、当該送信されてきたイメージデータ及び前記セキュリティ・タグと前記記憶手段に格納されているイメージデータ及びセキュリティ・データを照合して、当該照合結果を前記オフィス機器に送信するとともに、前記オフィス機器で処理される文書の追跡管理を行い、前記オフィス機器は、当該照合結果に基づいて前記文書の記録出力処理、スキャナ処理およびコピー出力処理のうちの１つの処理について許可・拒否を行うことにより、上記目的を達成している。
【００１４】
上記構成によれば、ネットワークに、少なくとも、セキュリティ・データを取り扱うとともに文書の記録出力処理、スキャナ処理、コピー出力処理等を行うプリンタ装置、コピー装置等のオフィス機器と、ネットワークの管理を行う管理サーバと、前記オフィス機器に文書の出力指示操作等の各種操作を行うユーザ端末と、が接続されている場合に、管理サーバが、文書のイメージデータ及びセキュリティ・データを記憶手段に格納してセキュリティ管理を行い、オフィス機器が、処理する紙文書及び文書のイメージデータに対して当該文書をセキュリティ管理するためのセキュリティ・データとしてセキュリティ・タグを添付するとともに当該セキュリティ・タグ及び文書のイメージデータを管理サーバに送信し、管理サーバが、当該送信されてきたイメージデータ及びセキュリティ・タグと記憶手段に格納されているイメージデータ及びセキュリティ・データを照合して、当該照合結果をオフィス機器に送信するとともに、オフィス機器で処理される文書の追跡管理を行い、オフィス機器が、当該照合結果に基づいて文書の処理の許可・拒否を行うので、オフィス機器を通過する文書のイメージデータをセキュリティ・タグとともに管理サーバに蓄積してセキュリティ管理することができ、一旦出力された文書がコピーされた場合などに紙を含む文書データを、セキュリティ・タグに基づいて、複数のオフィス機器にまたがって連携してセキュリティ管理を行うことができる。
【００１５】
この場合、例えば、請求項２に記載するように、前記管理サーバは、前記文書のイメージデータを圧縮データとして前記記憶手段に蓄積し、前記オフィス機器は、前記処理する文書のイメージデータを圧縮して前記管理サーバに送信するものであってもよい。
【００１６】
上記構成によれば、管理サーバが、文書のイメージデータを圧縮データとして記憶手段に蓄積し、オフィス機器が、処理する文書のイメージデータを圧縮して管理サーバに送信するので、文書のセキュリティをより一層向上させることができるとともに、記憶手段の容量の削減及びネットワークを介した文書データの送信時間の短縮を図って、利用性を向上させることができる。
【００１７】
また、例えば、請求項３に記載するように、前記管理サーバは、前記記憶手段に課金テーブルを記憶し、前記オフィス機器を通過する前記文書データに対して前記課金テーブルに基づいて課金処理を行うものであってもよい。
【００１８】
上記構成によれば、管理サーバが、記憶手段に課金テーブルを記憶し、オフィス機器を通過する文書データに対して課金テーブルに基づいて課金処理を行うので、オフィス機器を通過した文書の通過枚数、使用機能等の課金情報を管理サーバに蓄積して、セキュリティ処理に対する種々の課金形態を可能とすることができ、セキュリティシステムの運営を適切に行うことができる。
【００１９】
さらに、例えば、請求項４に記載するように、前記管理サーバは、前記文書のイメージデータ及び前記セキュリティ・データを前記ユーザ端末のユーザＩＤに関連付けて管理し、前記セキュリティ管理処理または前記課金処理を当該ユーザＩＤに基づいて処理するものであってもよい。
あるいは、請求項５に記載するように、ネットワークに、少なくとも、セキュリティ・データを取り扱うとともに文書の記録出力処理、スキャナ処理、コピー出力処理の１つの処理を行うオフィス機器と、ネットワークの管理を行う管理サーバと、前記オフィス機器に文書の出力指示操作等の各種操作を行うユーザ端末と、が接続されているセキュリティシステムにおけるセキュリティ管理方法であって、前記管理サーバは、文書のイメージデータ及びセキュリティ・データを記憶手段に格納してセキュリティ管理を行い、前記オフィス機器は、前記処理する文書のイメージデータに対してセキュリティ管理者が設定した追跡、印刷、コピー禁止というセキュリティ処理を管理するためのセキュリティ・タグをセキュリティセキュリティ・データとして添付するとともに当該セキュリティ・タグ及び前記文書のイメージデータを前記管理サーバに送信し、前記管理サーバは、当該送信されてきたイメージデータ及び前記セキュリティ・タグと前記記憶手段に格納されているイメージデータ及びセキュリティ・データを照合して、当該照合結果を前記オフィス機器に送信するとともに、前記オフィス機器で処理される文書の追跡管理を行い、前記オフィス機器は、当該照合結果に基づいて前記文書の記録出力処理、スキャナ処理およびコピー出力処理のうちの１つの処理について許可・拒否を行うように構成することもできる。
【００２０】
上記構成によれば、管理サーバが、文書のイメージデータ及びセキュリティ・データをユーザ端末のユーザＩＤに関連付けて管理し、セキュリティ管理処理または課金処理を当該ユーザＩＤに基づいて処理するので、ユーザ毎にセキュリティ管理処理を行うことができ、セキュリティ管理処理及び課金処理を適切に行うことができる。
【００２１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施の形態を添付図面に基づいて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施の形態は、本発明の好適な実施の形態であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。
【００２２】
図１〜図６は、本発明のセキュリティシステムの一実施の形態を示す図であり、図１は、本発明のセキュリティシステムの一実施の形態を適用したセキュリティシステム１のシステム構成図である。
【００２３】
図１において、セキュリティシステム１は、ネットワークにセキュリティ管理用サーバ２、セキュリティ管理者用端末３、複数のオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎ及び複数のユーザ端末４が接続されており、セキュリティ・タグＴｇを使用したセキュリティ機能及びセキュリティ課金を行う。
【００２４】
セキュリティ管理者用端末３は、セキュリティ管理者用クライアントであり、パーソナルコンピュータ等のディスプレイ（表示装置）付の情報処理装置である。セキュリティ管理用端末３は、セキュリティ管理用サーバ２にアクセスして、ユーザ毎のセキュリティ指定及び課金情報等をディスプレイに表示する。
【００２５】
セキュリティ管理用サーバ（管理サーバ）２は、ネットワークサーバとして機能するとともに、セキュリティ管理を行い、セキュリティファイル２１と課金ファイル２２を大容量メモリ等の記憶手段に格納している。セキュリティ管理用サーバ２は、セキュリティ管理者用端末３からの指示により、セキュリティ管理データの制御を行い、各オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎから送信されてくる文書のイメージ情報（イメージデータ）とタグ情報を蓄積して、セキュリティ管理を行う。
【００２６】
セキュリティファイル２１としては、図２から図４に示すように、セキュリティ・タグ・テーブル２３、セキュリティ・テーブル２４及びユーザ管理テーブル２５を備えており、図２に示すセキュリティ・タグ・テーブル２３には、２種類のセキュリティＩＤ、作成／更新日、ユーザＩＤ、機器ＩＤ、作成／更新内容等が登録される。図３に示すセキュリティ・テーブル２４には、セキュリティＩＤ、作成／更新日、セキュリティ・レベル及び文書のイメージ(圧縮)等が登録され、図４に示すユーザ管理テーブル２６には、所属ＩＤ、ユーザＩＤ及び複数のセキュリティ権限等が登録される。
【００２７】
また、課金ファイル２２は、図５に示す課金テーブル２６を備えており、課金テーブル２６には、セキュリティＩＤ、所属ＩＤ、ユーザＩＤ及び課金金額等が登録される。
【００２８】
ユーザ端末４は、ユーザー用クライアントであり、パーソナルコンピュータ等のディスプレイ(表示装置）付の機器である。ユーザ端末４は、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎに出力指示等の各種指示を行う。
【００２９】
オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、セキュリティ・ゲートウェイ機能を有し、プリンタ装置ＦＭ１、コピー装置ＦＭ２、ファクシミリ装置ＦＭ３等である。オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、セキュリティ・ゲートウェイとして、文書にセキュリティ・タグＴｇを添付し、印刷・コピー・イメージ情報をセキュリティ管理用サーバ２と交信する等の機能を有している。
【００３０】
次に、本実施の形態の作用を説明する。本実施の形態のセキュリティシステム１は、セキュリティ管理者用端末３からユーザ権限、セキュリティ管理用サーバ２及びオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎの機能に関する指定を行うと、セキュリティ管理用サーバ２が、ユーザ権限をユーザ管理テーブル２５のセキュリティ権限フィールドに格納する。
【００３１】
いま、ユーザ端末４から印刷機能を有するオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎ、例えば、プリンタ装置であるオフィス機器ＦＭ１に出力指示を行うと、セキュリティ・ゲートウェイとしてのオフィス機器ＦＭ１は、印刷イメージ（文書イメージ）を圧縮してセキュリティ管理用サーバ２に送り、セキュリティ管理用サーバ２は、図３に示したセキュリティ・テーブル２４からイメージを検索して、同一のイメージが登録されていると判断すると、セキュリティに対するアクションを表すセキュリティ・レベル・フィールドの指示に従って、その文書の認証データをオフィス機器ＦＭ１に返す。
【００３２】
また、セキュリティ・ゲートウェイとしてのオフィス機器ＦＭ１は、キー入力、磁気カード、ＩＣカード、指紋認証等の方法により、ユーザ認証情報を取得し、セキュリティ管理用サーバ２に送信する。
【００３３】
セキュリティ管理用サーバ２は、ユーザ認証情報が送信されてくると、図に示したユーザ管理テーブル２５を参照して、ユーザ認証データをセキュリティ・ゲートウェイとしてのオフィス機器ＦＭ１に送信する。
【００３４】
オフィス機器ＦＭ１は、文書の認証データとユーザ認証データを使用して、正当なユーザによる出力指示であると認証すると、印刷機能動作を行い、また、正当なユーザによる出力指示ではないと認証すると、警告、動作停止、通報等の認証拒否処理を行う。
【００３５】
また、いま、コピー機能を有するオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎ、例えば、コピー装置あるオフィス機器ＦＭ２で、印刷機能動作の行われたセキュリティ・タグＴｇの添付されていない文書のコピー処理を行うと、オフィス機器ＦＭ２は、当該コピーした文書にセキュリティ・タグＴｇを付ける。
【００３６】
また、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎで一度印刷されてセキュリティ・タグＴｇの付与されている文書を、コピー機能を有するオフィス機器ＦＭ２で、コピーされたり、オフィス機器ＦＭ３等で再コピーされると、当該文書に添付されているセキュリティ・タグＴｇのタグ情報の内容を更新する。
【００３７】
このセキュリティ・タグＴｇのタグ情報は、コードまたはパターンの印刷、磁気、電子記録等を文書を出力する紙上に埋め込むことで、紙文書上に記録されるとともに、セキュリティ管理用サーバ２に各オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎから送信され、セキュリティ管理用サーバ２で、図２に示したセキュリティ・タグ・テーブル２３に登録される。
【００３８】
オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎの処理を詳細に説明すると、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、図６に示すように、文書の出力が指示されると、当該文書のセキュリティ・タグＴｇを読み取り（ステップＳ１０１）、さらに、文書イメージを読み取って圧縮し（ステップＳ１０２）、読み取ったセキュリティ・タグＴｇと圧縮したイメージをセキュリティ管理用サーバ２に送信する（ステップＳ１０３）。
【００３９】
セキュリティ管理用サーバ２から認証データが送信されてくると、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、当該認証データを受信して（ステップＳ１０４）、認証がＯＫであったか否かチェックし（ステップＳ１０５）、認証がＮＧであると、警告、動作停止、通報等の認証拒否処理を行って、処理を終了する（ステップＳ１０６）。
【００４０】
ステップＳ１０５で、認証がＯＫであると、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、キー入力、磁気カード、ＩＣカード、指紋認証等の方法により、ユーザ認証情報を取得し（ステップＳ１０７）、セキュリティ管理用サーバ２に送信する（ステップＳ１０８）。
【００４１】
オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、セキュリティ管理用サーバ２からの認証結果がＯＫであるかチェックし（ステップＳ１０９）、認証結果がＮＧであると、警告、動作停止、通報等の認証拒否処理を行って、処理を終了する（ステップＳ１０６）。
【００４２】
ステップＳ１０９で、認証結果がＯＫであると、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、要求された機能の動作処理を行い（ステップＳ１１０）、セキュリティ・タグＴｇの添付または既に添付されているセキュリティ・タグＴｇの更新処理を行って、処理を終了する（ステップＳ１１１）。
【００４３】
また、、セキュリティシステム１は、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎを通過する全ての文書データに対して、図５に示したセキュリティ管理用サーバ２の課金テーブルに蓄積して、課金処理を行う。この課金データの処理方法は、セキュリティ管理者用端末４の指示によってセキュリティ管理用サーバ２が行い、データ量、出力・コピー・ページ等による使用実績による従量制課金を行うようにしてもよい。
【００４４】
このように、本実施の形態のセキュリティシステム１のオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、文書の記録出力処理、スキャナ処理、コピー出力処理等を行うに際して、処理する紙文書及び文書のイメージデータに対して、当該文書をセキュリティ管理するためのセキュリティ・タグＴｇを添付している。
【００４５】
したがって、最初に出力または入力される文書に、セキュリティ・タグＴｇをつけて、既にセキュリティ・タグＴｇの付いている文書の場合には、セキュリティ管理者の設定した、追跡、印刷、コピー禁止等のセキュリティ処理を行うことができ、一旦出力された文書がコピーされた場合などに紙を含む文書データを、セキュリティ・タグＴｇに基づいて、複数のオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎにまたがって連携してセキュリティ管理を行うことができる。
【００４６】
また、本実施の形態のセキュリティシステム１は、セキュリティ管理用サーバ２が、文書のイメージデータ及びセキュリティ・データを大容量メモリに格納してセキュリティ管理を行い、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎが、処理する紙文書及び文書のイメージデータに対して当該文書をセキュリティ管理するためのセキュリティ・タグＴｇを添付するとともにセキュリティ・タグＴｇ及び文書のイメージデータをセキュリティ管理用サーバ２に送信し、セキュリティ管理用サーバ２が、当該送信されてきたイメージデータ及びセキュリティ・タグＴｇと大容量メモリに格納されているイメージデータ及びセキュリティ・タグＴｇを照合して、当該照合結果をオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎに送信するとともに、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎで処理される文書の追跡管理を行い、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎが、当該照合結果に基づいて文書の処理の許可・拒否を行っている。
【００４７】
したがって、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎを通過する文書のイメージデータをセキュリティ・タグＴｇとともにセキュリティ管理用サーバ２に蓄積してセキュリティ管理することができ、一旦出力された文書がコピーされた場合などに紙を含む文書データを、セキュリティ・タグＴｇに基づいて、複数のオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎにまたがって連携してセキュリティ管理を行うことができる。
【００４８】
さらに、本実施の形態のセキュリティシステム１は、セキュリティ管理用サーバ２が、文書のイメージデータを圧縮データとして大容量メモリに蓄積し、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎが、処理する文書のイメージデータを圧縮してセキュリティ管理用サーバ２に送信している。
【００４９】
したがって、文書のセキュリティをより一層向上させることができるとともに、大容量メモリの容量の削減及びネットワークを介した文書データの送信時間の短縮を図って、利用性を向上させることができる。
【００５０】
また、本実施の形態のセキュリティシステム１は、セキュリティ管理用サーバ２バが、大容量メモリに課金テーブル２６を記憶し、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎを通過する文書データに対して課金テーブル２６に基づいて課金処理を行っている。
【００５１】
したがって、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎを通過した文書の通過枚数、使用機能等の課金情報をセキュリティ管理用サーバ２に蓄積して、セキュリティ処理に対する種々の課金形態を可能とすることができ、セキュリティシステムの運営を適切に行うことができる。
【００５２】
また、本実施の形態のセキュリティシステム１は、セキュリティ管理用サーバ２が、文書のイメージデータ及びセキュリティ・データをユーザ端末のユーザＩＤに関連付けて管理し、セキュリティ管理処理または課金処理を当該ユーザＩＤに基づいて処理している。
【００５３】
したがって、ユーザ毎にセキュリティ管理処理を行うことができ、セキュリティ管理処理及び課金処理を適切に行うことができる。
【００５４】
以上、本発明者によってなされた発明を好適な実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。
【００５５】
【発明の効果】
本発明によれば、オフィス機器を通過する文書のイメージデータをセキュリティ・タグとともに管理サーバに蓄積してセキュリティ管理することができ、一旦出力された文書がコピーされた場合などに文書データを、セキュリティ・タグに基づいて、複数のオフィス機器にまたがって連携してセキュリティ管理を行うことができる。
また、文書のセキュリティをより一層向上させることができるとともに、記憶手段の容量の削減及びネットワークを介した文書データの送信時間の短縮を図って、利用性を向上させることができる。
また、オフィス機器を通過した文書の通過枚数、使用機能等の課金情報を管理サーバに蓄積して、セキュリティ処理に対する種々の課金形態を可能とすることができ、セキュリティシステムの運営を適切に行うことができる。
更に、ユーザ毎にセキュリティ管理処理を行うことができ、セキュリティ管理処理及び課金処理を適切に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のオフィス機器及びセキュリティシステムの一実施の形態を適用したセキュリティシステムのシステム構成図。
【図２】図１のセキュリティ管理用サーバのセキュリティファイルに格納されているセキュリティ・タグ・テーブルの一例を示す図。
【図３】図１のセキュリティ管理用サーバのセキュリティファイルに格納されているセキュリティ・テーブルの一例を示す図。
【図４】図１のセキュリティ管理用サーバのセキュリティファイルに格納されているユーザ管理テーブルの一例を示す図。
【図５】図１のセキュリティ管理用サーバの課金ファイルに格納されている課金テーブルの一例を示す図。
【図６】図１のオフィス機器によるセキュリティ管理処理を示すフローチャート。
【符号の説明】
１ セキュリティシステム
２ セキュリティ管理用サーバ
３ セキュリティ管理者用端末
４ ユーザ端末
ＦＭ１〜ＦＭｎ オフィス機器
２１ セキュリティファイル
２２ 課金ファイル
２３ セキュリティ・タグ・テーブル
２４ セキュリティ・テーブル
２５ ユーザ管理テーブル
２６ 課金テーブル
【発明の属する技術分野】
本発明は、セキュリティシステム及びセキュリティ管理方法に関し、詳細には、記録出力、スキャナ処理及びコピー処理等を行う文書にセキュリティ・タグを添付してオフィス機器で処理される文書のセキュリティ管理を行うセキュリティシステム及びセキュリティ管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、ファクシミリ装置、コピー装置、プリンタ装置等のオフィス機器においては、セキュリティ制御は、個々の機器毎に行われている。
【０００３】
すなわち、従来のオフィス機器においては、個別にパスワード等の入力を条件に機器の利用を許可することで、利用者制限によるセキュリティ対策が行われている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、このような従来の技術にあっては、文書のセキュリティ管理を向上させる上で改良の必要があった。
【０００５】
すなわち、従来のオフィス機器においては、セキュリティ制御は、個々の機器毎に行われているが、今日、オフィス機器は、ネットワーク化され、また、コンピュータに接続されて、複数のユーザが共用するようになってきており、このような、状況においては、機器個別にセキュリティ管理を行うことは、電子文書が一旦紙文書として出力されてしまうと、セキュリティを確保することが困難となり、適切なセキュリティを行うには、電子文書の状態で適切にセキュリティを確保する必要がある。
【０００７】
そこで、本発明は、オフィス機器を通過する文書のイメージデータをセキュリティ・タグとともに管理サーバに蓄積してセキュリティ管理し、一旦出力された文書がコピーされた場合などに紙を含む文書データを、セキュリティ・タグに基づいて、複数のオフィス機器にまたがって連携してセキュリティ管理を行うことのできるセキュリティシステムを提供することを目的としている。
【００１３】
【課題を解決するための手段】
請求項１記載の発明のセキュリティシステムは、ネットワークに、少なくとも、セキュリティ・データを取り扱うとともに文書の記録出力処理、スキャナ処理、コピー出力処理の１つの処理を行うオフィス機器と、ネットワークの管理を行う管理サーバと、前記オフィス機器に文書の出力指示操作等の各種操作を行うユーザ端末と、が接続されているセキュリティシステムであって、前記管理サーバは、文書のイメージデータ及びセキュリティ・データを記憶手段に格納してセキュリティ管理を行い、前記オフィス機器は、前記処理する文書のイメージデータに対してセキュリティ管理者が設定した追跡、印刷、コピー禁止というセキュリティ処理を管理するためのセキュリティ・タグをセキュリティセキュリティ・データとして添付するとともに当該セキュリティ・タグ及び前記文書のイメージデータを前記管理サーバに送信し、前記管理サーバは、当該送信されてきたイメージデータ及び前記セキュリティ・タグと前記記憶手段に格納されているイメージデータ及びセキュリティ・データを照合して、当該照合結果を前記オフィス機器に送信するとともに、前記オフィス機器で処理される文書の追跡管理を行い、前記オフィス機器は、当該照合結果に基づいて前記文書の記録出力処理、スキャナ処理およびコピー出力処理のうちの１つの処理について許可・拒否を行うことにより、上記目的を達成している。
【００１４】
上記構成によれば、ネットワークに、少なくとも、セキュリティ・データを取り扱うとともに文書の記録出力処理、スキャナ処理、コピー出力処理等を行うプリンタ装置、コピー装置等のオフィス機器と、ネットワークの管理を行う管理サーバと、前記オフィス機器に文書の出力指示操作等の各種操作を行うユーザ端末と、が接続されている場合に、管理サーバが、文書のイメージデータ及びセキュリティ・データを記憶手段に格納してセキュリティ管理を行い、オフィス機器が、処理する紙文書及び文書のイメージデータに対して当該文書をセキュリティ管理するためのセキュリティ・データとしてセキュリティ・タグを添付するとともに当該セキュリティ・タグ及び文書のイメージデータを管理サーバに送信し、管理サーバが、当該送信されてきたイメージデータ及びセキュリティ・タグと記憶手段に格納されているイメージデータ及びセキュリティ・データを照合して、当該照合結果をオフィス機器に送信するとともに、オフィス機器で処理される文書の追跡管理を行い、オフィス機器が、当該照合結果に基づいて文書の処理の許可・拒否を行うので、オフィス機器を通過する文書のイメージデータをセキュリティ・タグとともに管理サーバに蓄積してセキュリティ管理することができ、一旦出力された文書がコピーされた場合などに紙を含む文書データを、セキュリティ・タグに基づいて、複数のオフィス機器にまたがって連携してセキュリティ管理を行うことができる。
【００１５】
この場合、例えば、請求項２に記載するように、前記管理サーバは、前記文書のイメージデータを圧縮データとして前記記憶手段に蓄積し、前記オフィス機器は、前記処理する文書のイメージデータを圧縮して前記管理サーバに送信するものであってもよい。
【００１６】
上記構成によれば、管理サーバが、文書のイメージデータを圧縮データとして記憶手段に蓄積し、オフィス機器が、処理する文書のイメージデータを圧縮して管理サーバに送信するので、文書のセキュリティをより一層向上させることができるとともに、記憶手段の容量の削減及びネットワークを介した文書データの送信時間の短縮を図って、利用性を向上させることができる。
【００１７】
また、例えば、請求項３に記載するように、前記管理サーバは、前記記憶手段に課金テーブルを記憶し、前記オフィス機器を通過する前記文書データに対して前記課金テーブルに基づいて課金処理を行うものであってもよい。
【００１８】
上記構成によれば、管理サーバが、記憶手段に課金テーブルを記憶し、オフィス機器を通過する文書データに対して課金テーブルに基づいて課金処理を行うので、オフィス機器を通過した文書の通過枚数、使用機能等の課金情報を管理サーバに蓄積して、セキュリティ処理に対する種々の課金形態を可能とすることができ、セキュリティシステムの運営を適切に行うことができる。
【００１９】
さらに、例えば、請求項４に記載するように、前記管理サーバは、前記文書のイメージデータ及び前記セキュリティ・データを前記ユーザ端末のユーザＩＤに関連付けて管理し、前記セキュリティ管理処理または前記課金処理を当該ユーザＩＤに基づいて処理するものであってもよい。
あるいは、請求項５に記載するように、ネットワークに、少なくとも、セキュリティ・データを取り扱うとともに文書の記録出力処理、スキャナ処理、コピー出力処理の１つの処理を行うオフィス機器と、ネットワークの管理を行う管理サーバと、前記オフィス機器に文書の出力指示操作等の各種操作を行うユーザ端末と、が接続されているセキュリティシステムにおけるセキュリティ管理方法であって、前記管理サーバは、文書のイメージデータ及びセキュリティ・データを記憶手段に格納してセキュリティ管理を行い、前記オフィス機器は、前記処理する文書のイメージデータに対してセキュリティ管理者が設定した追跡、印刷、コピー禁止というセキュリティ処理を管理するためのセキュリティ・タグをセキュリティセキュリティ・データとして添付するとともに当該セキュリティ・タグ及び前記文書のイメージデータを前記管理サーバに送信し、前記管理サーバは、当該送信されてきたイメージデータ及び前記セキュリティ・タグと前記記憶手段に格納されているイメージデータ及びセキュリティ・データを照合して、当該照合結果を前記オフィス機器に送信するとともに、前記オフィス機器で処理される文書の追跡管理を行い、前記オフィス機器は、当該照合結果に基づいて前記文書の記録出力処理、スキャナ処理およびコピー出力処理のうちの１つの処理について許可・拒否を行うように構成することもできる。
【００２０】
上記構成によれば、管理サーバが、文書のイメージデータ及びセキュリティ・データをユーザ端末のユーザＩＤに関連付けて管理し、セキュリティ管理処理または課金処理を当該ユーザＩＤに基づいて処理するので、ユーザ毎にセキュリティ管理処理を行うことができ、セキュリティ管理処理及び課金処理を適切に行うことができる。
【００２１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施の形態を添付図面に基づいて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施の形態は、本発明の好適な実施の形態であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。
【００２２】
図１〜図６は、本発明のセキュリティシステムの一実施の形態を示す図であり、図１は、本発明のセキュリティシステムの一実施の形態を適用したセキュリティシステム１のシステム構成図である。
【００２３】
図１において、セキュリティシステム１は、ネットワークにセキュリティ管理用サーバ２、セキュリティ管理者用端末３、複数のオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎ及び複数のユーザ端末４が接続されており、セキュリティ・タグＴｇを使用したセキュリティ機能及びセキュリティ課金を行う。
【００２４】
セキュリティ管理者用端末３は、セキュリティ管理者用クライアントであり、パーソナルコンピュータ等のディスプレイ（表示装置）付の情報処理装置である。セキュリティ管理用端末３は、セキュリティ管理用サーバ２にアクセスして、ユーザ毎のセキュリティ指定及び課金情報等をディスプレイに表示する。
【００２５】
セキュリティ管理用サーバ（管理サーバ）２は、ネットワークサーバとして機能するとともに、セキュリティ管理を行い、セキュリティファイル２１と課金ファイル２２を大容量メモリ等の記憶手段に格納している。セキュリティ管理用サーバ２は、セキュリティ管理者用端末３からの指示により、セキュリティ管理データの制御を行い、各オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎから送信されてくる文書のイメージ情報（イメージデータ）とタグ情報を蓄積して、セキュリティ管理を行う。
【００２６】
セキュリティファイル２１としては、図２から図４に示すように、セキュリティ・タグ・テーブル２３、セキュリティ・テーブル２４及びユーザ管理テーブル２５を備えており、図２に示すセキュリティ・タグ・テーブル２３には、２種類のセキュリティＩＤ、作成／更新日、ユーザＩＤ、機器ＩＤ、作成／更新内容等が登録される。図３に示すセキュリティ・テーブル２４には、セキュリティＩＤ、作成／更新日、セキュリティ・レベル及び文書のイメージ(圧縮)等が登録され、図４に示すユーザ管理テーブル２６には、所属ＩＤ、ユーザＩＤ及び複数のセキュリティ権限等が登録される。
【００２７】
また、課金ファイル２２は、図５に示す課金テーブル２６を備えており、課金テーブル２６には、セキュリティＩＤ、所属ＩＤ、ユーザＩＤ及び課金金額等が登録される。
【００２８】
ユーザ端末４は、ユーザー用クライアントであり、パーソナルコンピュータ等のディスプレイ(表示装置）付の機器である。ユーザ端末４は、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎに出力指示等の各種指示を行う。
【００２９】
オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、セキュリティ・ゲートウェイ機能を有し、プリンタ装置ＦＭ１、コピー装置ＦＭ２、ファクシミリ装置ＦＭ３等である。オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、セキュリティ・ゲートウェイとして、文書にセキュリティ・タグＴｇを添付し、印刷・コピー・イメージ情報をセキュリティ管理用サーバ２と交信する等の機能を有している。
【００３０】
次に、本実施の形態の作用を説明する。本実施の形態のセキュリティシステム１は、セキュリティ管理者用端末３からユーザ権限、セキュリティ管理用サーバ２及びオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎの機能に関する指定を行うと、セキュリティ管理用サーバ２が、ユーザ権限をユーザ管理テーブル２５のセキュリティ権限フィールドに格納する。
【００３１】
いま、ユーザ端末４から印刷機能を有するオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎ、例えば、プリンタ装置であるオフィス機器ＦＭ１に出力指示を行うと、セキュリティ・ゲートウェイとしてのオフィス機器ＦＭ１は、印刷イメージ（文書イメージ）を圧縮してセキュリティ管理用サーバ２に送り、セキュリティ管理用サーバ２は、図３に示したセキュリティ・テーブル２４からイメージを検索して、同一のイメージが登録されていると判断すると、セキュリティに対するアクションを表すセキュリティ・レベル・フィールドの指示に従って、その文書の認証データをオフィス機器ＦＭ１に返す。
【００３２】
また、セキュリティ・ゲートウェイとしてのオフィス機器ＦＭ１は、キー入力、磁気カード、ＩＣカード、指紋認証等の方法により、ユーザ認証情報を取得し、セキュリティ管理用サーバ２に送信する。
【００３３】
セキュリティ管理用サーバ２は、ユーザ認証情報が送信されてくると、図に示したユーザ管理テーブル２５を参照して、ユーザ認証データをセキュリティ・ゲートウェイとしてのオフィス機器ＦＭ１に送信する。
【００３４】
オフィス機器ＦＭ１は、文書の認証データとユーザ認証データを使用して、正当なユーザによる出力指示であると認証すると、印刷機能動作を行い、また、正当なユーザによる出力指示ではないと認証すると、警告、動作停止、通報等の認証拒否処理を行う。
【００３５】
また、いま、コピー機能を有するオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎ、例えば、コピー装置あるオフィス機器ＦＭ２で、印刷機能動作の行われたセキュリティ・タグＴｇの添付されていない文書のコピー処理を行うと、オフィス機器ＦＭ２は、当該コピーした文書にセキュリティ・タグＴｇを付ける。
【００３６】
また、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎで一度印刷されてセキュリティ・タグＴｇの付与されている文書を、コピー機能を有するオフィス機器ＦＭ２で、コピーされたり、オフィス機器ＦＭ３等で再コピーされると、当該文書に添付されているセキュリティ・タグＴｇのタグ情報の内容を更新する。
【００３７】
このセキュリティ・タグＴｇのタグ情報は、コードまたはパターンの印刷、磁気、電子記録等を文書を出力する紙上に埋め込むことで、紙文書上に記録されるとともに、セキュリティ管理用サーバ２に各オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎから送信され、セキュリティ管理用サーバ２で、図２に示したセキュリティ・タグ・テーブル２３に登録される。
【００３８】
オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎの処理を詳細に説明すると、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、図６に示すように、文書の出力が指示されると、当該文書のセキュリティ・タグＴｇを読み取り（ステップＳ１０１）、さらに、文書イメージを読み取って圧縮し（ステップＳ１０２）、読み取ったセキュリティ・タグＴｇと圧縮したイメージをセキュリティ管理用サーバ２に送信する（ステップＳ１０３）。
【００３９】
セキュリティ管理用サーバ２から認証データが送信されてくると、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、当該認証データを受信して（ステップＳ１０４）、認証がＯＫであったか否かチェックし（ステップＳ１０５）、認証がＮＧであると、警告、動作停止、通報等の認証拒否処理を行って、処理を終了する（ステップＳ１０６）。
【００４０】
ステップＳ１０５で、認証がＯＫであると、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、キー入力、磁気カード、ＩＣカード、指紋認証等の方法により、ユーザ認証情報を取得し（ステップＳ１０７）、セキュリティ管理用サーバ２に送信する（ステップＳ１０８）。
【００４１】
オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、セキュリティ管理用サーバ２からの認証結果がＯＫであるかチェックし（ステップＳ１０９）、認証結果がＮＧであると、警告、動作停止、通報等の認証拒否処理を行って、処理を終了する（ステップＳ１０６）。
【００４２】
ステップＳ１０９で、認証結果がＯＫであると、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、要求された機能の動作処理を行い（ステップＳ１１０）、セキュリティ・タグＴｇの添付または既に添付されているセキュリティ・タグＴｇの更新処理を行って、処理を終了する（ステップＳ１１１）。
【００４３】
また、、セキュリティシステム１は、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎを通過する全ての文書データに対して、図５に示したセキュリティ管理用サーバ２の課金テーブルに蓄積して、課金処理を行う。この課金データの処理方法は、セキュリティ管理者用端末４の指示によってセキュリティ管理用サーバ２が行い、データ量、出力・コピー・ページ等による使用実績による従量制課金を行うようにしてもよい。
【００４４】
このように、本実施の形態のセキュリティシステム１のオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎは、文書の記録出力処理、スキャナ処理、コピー出力処理等を行うに際して、処理する紙文書及び文書のイメージデータに対して、当該文書をセキュリティ管理するためのセキュリティ・タグＴｇを添付している。
【００４５】
したがって、最初に出力または入力される文書に、セキュリティ・タグＴｇをつけて、既にセキュリティ・タグＴｇの付いている文書の場合には、セキュリティ管理者の設定した、追跡、印刷、コピー禁止等のセキュリティ処理を行うことができ、一旦出力された文書がコピーされた場合などに紙を含む文書データを、セキュリティ・タグＴｇに基づいて、複数のオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎにまたがって連携してセキュリティ管理を行うことができる。
【００４６】
また、本実施の形態のセキュリティシステム１は、セキュリティ管理用サーバ２が、文書のイメージデータ及びセキュリティ・データを大容量メモリに格納してセキュリティ管理を行い、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎが、処理する紙文書及び文書のイメージデータに対して当該文書をセキュリティ管理するためのセキュリティ・タグＴｇを添付するとともにセキュリティ・タグＴｇ及び文書のイメージデータをセキュリティ管理用サーバ２に送信し、セキュリティ管理用サーバ２が、当該送信されてきたイメージデータ及びセキュリティ・タグＴｇと大容量メモリに格納されているイメージデータ及びセキュリティ・タグＴｇを照合して、当該照合結果をオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎに送信するとともに、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎで処理される文書の追跡管理を行い、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎが、当該照合結果に基づいて文書の処理の許可・拒否を行っている。
【００４７】
したがって、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎを通過する文書のイメージデータをセキュリティ・タグＴｇとともにセキュリティ管理用サーバ２に蓄積してセキュリティ管理することができ、一旦出力された文書がコピーされた場合などに紙を含む文書データを、セキュリティ・タグＴｇに基づいて、複数のオフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎにまたがって連携してセキュリティ管理を行うことができる。
【００４８】
さらに、本実施の形態のセキュリティシステム１は、セキュリティ管理用サーバ２が、文書のイメージデータを圧縮データとして大容量メモリに蓄積し、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎが、処理する文書のイメージデータを圧縮してセキュリティ管理用サーバ２に送信している。
【００４９】
したがって、文書のセキュリティをより一層向上させることができるとともに、大容量メモリの容量の削減及びネットワークを介した文書データの送信時間の短縮を図って、利用性を向上させることができる。
【００５０】
また、本実施の形態のセキュリティシステム１は、セキュリティ管理用サーバ２バが、大容量メモリに課金テーブル２６を記憶し、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎを通過する文書データに対して課金テーブル２６に基づいて課金処理を行っている。
【００５１】
したがって、オフィス機器ＦＭ１〜ＦＭｎを通過した文書の通過枚数、使用機能等の課金情報をセキュリティ管理用サーバ２に蓄積して、セキュリティ処理に対する種々の課金形態を可能とすることができ、セキュリティシステムの運営を適切に行うことができる。
【００５２】
また、本実施の形態のセキュリティシステム１は、セキュリティ管理用サーバ２が、文書のイメージデータ及びセキュリティ・データをユーザ端末のユーザＩＤに関連付けて管理し、セキュリティ管理処理または課金処理を当該ユーザＩＤに基づいて処理している。
【００５３】
したがって、ユーザ毎にセキュリティ管理処理を行うことができ、セキュリティ管理処理及び課金処理を適切に行うことができる。
【００５４】
以上、本発明者によってなされた発明を好適な実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。
【００５５】
【発明の効果】
本発明によれば、オフィス機器を通過する文書のイメージデータをセキュリティ・タグとともに管理サーバに蓄積してセキュリティ管理することができ、一旦出力された文書がコピーされた場合などに文書データを、セキュリティ・タグに基づいて、複数のオフィス機器にまたがって連携してセキュリティ管理を行うことができる。
また、文書のセキュリティをより一層向上させることができるとともに、記憶手段の容量の削減及びネットワークを介した文書データの送信時間の短縮を図って、利用性を向上させることができる。
また、オフィス機器を通過した文書の通過枚数、使用機能等の課金情報を管理サーバに蓄積して、セキュリティ処理に対する種々の課金形態を可能とすることができ、セキュリティシステムの運営を適切に行うことができる。
更に、ユーザ毎にセキュリティ管理処理を行うことができ、セキュリティ管理処理及び課金処理を適切に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のオフィス機器及びセキュリティシステムの一実施の形態を適用したセキュリティシステムのシステム構成図。
【図２】図１のセキュリティ管理用サーバのセキュリティファイルに格納されているセキュリティ・タグ・テーブルの一例を示す図。
【図３】図１のセキュリティ管理用サーバのセキュリティファイルに格納されているセキュリティ・テーブルの一例を示す図。
【図４】図１のセキュリティ管理用サーバのセキュリティファイルに格納されているユーザ管理テーブルの一例を示す図。
【図５】図１のセキュリティ管理用サーバの課金ファイルに格納されている課金テーブルの一例を示す図。
【図６】図１のオフィス機器によるセキュリティ管理処理を示すフローチャート。
【符号の説明】
１ セキュリティシステム
２ セキュリティ管理用サーバ
３ セキュリティ管理者用端末
４ ユーザ端末
ＦＭ１〜ＦＭｎ オフィス機器
２１ セキュリティファイル
２２ 課金ファイル
２３ セキュリティ・タグ・テーブル
２４ セキュリティ・テーブル
２５ ユーザ管理テーブル
２６ 課金テーブル
Claims (5)
- ネットワークに、少なくとも、セキュリティ・データを取り扱うとともに文書の記録出力処理、スキャナ処理、コピー出力処理の１つの処理を行うオフィス機器と、ネットワークの管理を行う管理サーバと、前記オフィス機器に文書の出力指示操作等の各種操作を行うユーザ端末と、が接続されているセキュリティシステムであって、
前記管理サーバは、文書のイメージデータ及びセキュリティ・データを記憶手段に格納してセキュリティ管理を行い、
前記オフィス機器は、前記処理する文書のイメージデータに対してセキュリティ管理者が設定した追跡、印刷、コピー禁止というセキュリティ処理を管理するためのセキュリティ・タグをセキュリティセキュリティ・データとして添付するとともに当該セキュリティ・タグ及び前記文書のイメージデータを前記管理サーバに送信し、
前記管理サーバは、当該送信されてきたイメージデータ及び前記セキュリティ・タグと前記記憶手段に格納されているイメージデータ及びセキュリティ・データを照合して、当該照合結果を前記オフィス機器に送信するとともに、前記オフィス機器で処理される文書の追跡管理を行い、
前記オフィス機器は、当該照合結果に基づいて前記文書の記録出力処理、スキャナ処理およびコピー出力処理のうちの１つの処理について許可・拒否を行うことを特徴とするセキュリティシステム。 - 前記管理サーバは、前記文書のイメージデータを圧縮データとして前記記憶手段に蓄積し、前記オフィス機器は、前記処理する文書のイメージデータを圧縮して前記管理サーバに送信することを特徴とする請求項１記載のセキュリティシステム。
- 前記管理サーバは、前記記憶手段に課金テーブルを記憶し、前記オフィス機器を通過する前記文書データに対して前記課金テーブルに基づいて課金処理を行うことを特徴とする請求項１または請求項２記載のセキュリティシステム。
- 前記管理サーバは、前記文書のイメージデータ及び前記セキュリティ・データを前記ユーザ端末のユーザＩＤに関連付けて管理し、前記セキュリティ管理処理または前記課金処理を当該ユーザＩＤに基づいて処理することを特徴とする請求項１ないし３のいずれか１項に記載のセキュリティシステム。
- ネットワークに、少なくとも、セキュリティ・データを取り扱うとともに文書の記録出力処理、スキャナ処理、コピー出力処理の１つの処理を行うオフィス機器と、ネットワークの管理を行う管理サーバと、前記オフィス機器に文書の出力指示操作等の各種操作を行うユーザ端末と、が接続されているセキュリティシステムにおけるセキュリティ管理方法であって、
前記管理サーバは、文書のイメージデータ及びセキュリティ・データを記憶手段に格納してセキュリティ管理を行い、
前記オフィス機器は、前記処理する文書のイメージデータに対してセキュリティ管理者が設定した追跡、印刷、コピー禁止というセキュリティ処理を管理するためのセキュリティ・タグをセキュリティセキュリティ・データとして添付するとともに当該セキュリティ・タグ及び前記文書のイメージデータを前記管理サーバに送信し、
前記管理サーバは、当該送信されてきたイメージデータ及び前記セキュリティ・タグと前記記憶手段に格納されているイメージデータ及びセキュリティ・データを照合して、当該照合結果を前記オフィス機器に送信するとともに、前記オフィス機器で処理される文書の追跡管理を行い、
前記オフィス機器は、当該照合結果に基づいて前記文書の記録出力処理、スキャナ処理およびコピー出力処理のうちの１つの処理について許可・拒否を行うことを特徴とするセキュリティシステムにおけるセキュリティ管理方法。
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