JP4261683B2 - 情報処理システムと情報処理方法 - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、例えばデジタル複写機等のデジタルスキャナ等が接続されたドキュメントファイリング等のサーバシステムなどの情報処理システムと情報処理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来のネットワークスキャナシステムによれば、読み込み文書画像を複数のアプリケーションシステムに自動登録する事例がみられる。
【０００３】
しかしデジタル複写機等をベースとしたネットワークスキャナシステムでは簡単操作を重視するために操作環境に制限があった。この制限には、キーボードなどの文字入力環境やディスプレイなどの表示環境が含まれる。登録する文書に設定できる文書属性（タイトル情報）は限定的でかつ固定的であった。この制限により、例えば転送先システム別に全く別のソフトウェアをインストールする必要があったり、読み込んで自動登録した文書画像に対するアクセス権を一旦全員共有とする必要があるなど、オフィス文書の管理およびハンドリングとしては改善が求められていた。
【０００４】
このように制限された操作環境下で、転送先のアプリケーションシステムとの親和性を高めてユーザにとっての文書の扱いやすさを向上させるためには、転送先のアプリケーションシステムでの操作環境をネットワークスキャナシステムの操作環境に生かすことが重要となる。
【０００５】
上述したような従来技術においては、 次の問題があった。
【０００６】
デジタル複写機の入力装置がテンキー程度に限定されているため、転送先システムに直接ログインすることが困難であった。デジタル複写機を不特定多数のユーザで共有するにもかかわらず、直接ログインできないために転送先システム内からみてユーザを特定できなかった。
【０００７】
また、ユーザ間で共有するのにもかかわらずユーザを特定できないために、入力／転送登録後の文書はまず一旦全員で共有する必要があり、読み取り文書に対するプライバシーを守れる使い方が困難だった。
【０００８】
また、ボタンの定義として文書の転送登録先に関する情報を設定する際に、そのシステム依存の情報を設定することが困難であると共に、同時に複数のシステムに転送する場合、登録情報管理が煩雑になっていた。
【０００９】
さらに、デジタル複写機が他のシステムと転送する際に、転送先のシステムにおけるユーザ管理との対応を維持できるようにデジタル複写機側で独自のユーザ管理をせねばならず管理が面倒であった。
【００１０】
また、デジタル複写機から取り込んだ文書画像を転送先システムのデータベースに直接格納する場合にデジタル複写機に対応した専用ユーザを設定し、そのユーザ権限でネットワーク上の複数のデータベースに文書を自動登録する場合、そのユーザによる各データベースへのアクセス権を設定する必要があり、事実上不特定多数の利用者が共有するユーザＩＤによるアクセス権限を全データベースに設定することはセキュリティ上問題があった。
【００１１】
また、従来のデジタル複写機の操作ボタンでは、操作時に得られるメタデータが、例えば操作時刻や読み取り設定値などにごく限られていて、文書画像をデータベースに登録する際のタイトルに利用しにくかった。さらに、これらの情報を転送先システムに登録する文書の属性として対応づける手段が貧弱で操作しにくかった。
【００１２】
【発明が解決しようとする課題】
上記したように、デジタル複写機等のデジタルスキャナが接続されたネットワークにおいて、デジタル複写機の入力装置がテンキー程度に限定されているため転送先システムに直接ログインすることが困難であった。デジタル複写機を不特定多数のユーザで共有するにもかかわらず直接ログインできないために転送先システム内からみてユーザを特定できなかった。ユーザ間で共有するのにもかかわらずユーザを特定できないために入力／転送登録後の文書はまず一旦全員で共有する必要があり、読み取り文書に対するプライバシーを守れる使い方が困難だった。ボタンの定義として文書の転送登録先に関する情報を設定する際に、そのシステム依存の情報を設定することが困難であると共に、同時に複数のシステムに転送する場合、登録情報管理が煩雑になっていた。デジタル複写機が他のシステムと転送する際に転送先のシステムにおけるユーザ管理との対応を維持できるようにデジタル複写機側で独自のユーザ管理をせねばならず管理が面倒であった。デジタル複写機から取り込んだ文書画像を転送先システムのデータベースに直接格納する場合にデジタル複写機に対応した専用ユーザを設定し、そのユーザ権限でネットワーク上の複数のデータベースに文書を自動登録する場合、そのユーザによる各データベースへのアクセス権を設定する必要があり、事実上不特定多数の利用者が共有するユーザＩＤによるアクセス権限を全データベースに設定することはセキュリティ上問題があった。従来のデジタル複写機の操作ボタンでは、操作時に得られるメタデータが限られていて文書画像をデータベースに登録する際のタイトルに利用しにくかった。これらの情報を転送先システムに登録する文書の属性として対応づける手段が貧弱で操作しにくかった。といった共有入出力デバイスを利用した環境で使い勝手が悪いという問題があった。
【００１３】
そこで、この発明は、デジタル複写機等のデジタルスキャナが接続されたネットワークにおける共有入出力デバイスを利用した環境で使い勝手の良い文書等の情報を処理することのできる情報処理システムと情報処理方法を提供することを目的とする。
【００１４】
【課題を解決するための手段】
この発明の情報処理システムは、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理システムにおいて、上記サーバが、上記画像形成装置で行わせる機能を設定する上記表示入力手段に表示するボタン情報を作成する作成手段と、この作成手段で作成された機能を設定するボタン情報を上記画像形成装置へ送信する送信手段とを有し、上記画像形成装置が、上記送信手段から送信された機能を設定するボタン情報を登録する登録手段と、この登録手段に登録された機能を設定するボタン情報に基づいて上記表示入力手段にボタンを表示する制御を行う制御手段とから構成されている。
【００１５】
この発明の情報処理システムは、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理システムにおいて、上記サーバが、上記画像形成装置で行わせる機能を設定する上記表示入力手段に表示するボタン情報と、このボタンの利用権を認証するための情報とを作成する作成手段と、この作成手段で作成された機能を設定するボタン情報と、このボタンの利用権を認証するための情報とを上記画像形成装置へ送信する送信手段とを有し、上記画像形成装置が、上記送信手段から送信された機能を設定するボタン情報と、このボタンの利用権を認証するための情報とを登録する登録手段と、この登録手段に登録された機能を設定するボタン情報に基づいて上記表示入力手段にボタンを表示する制御を行う制御手段と、この制御手段で上記表示入力手段に表示されたボタンの入力があった際、上記登録手段に登録された上記ボタンの利用権を認証するための情報を用いて利用権の有無の認証を行う認証手段と、この認証手段で利用権有りと認証された際、上記入力されたボタンで設定される所望機能を実行する実行手段とから構成されている。
【００１６】
この発明の情報処理システムは、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理システムにおいて、上記画像形成装置が、予め登録された転送情報に基づいて読み取った画像情報を転送する制御を行う制御手段を有し、上記サーバが、上記画像形成装置から転送される画像情報を一時記憶する記憶手段と、この記憶手段に記憶された画像情報を予め記憶している転送処理情報に基づいて転送処理する処理手段とから構成されている。
【００１７】
この発明の情報処理システムは、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理システムにおいて、上記サーバが、上記画像形成装置から転送される画像情報と転送識別情報とを一時記憶する第１の記憶手段と、この第１の記憶手段に転送される画像情報の転送識別情報に対応する転送処理情報を記憶する第２の記憶手段と、上記第１の記憶手段に記憶された転送識別情報を用いて上記第２の記憶手段に記憶されている転送処理情報を検索し、この検索された転送処理情報に基づいて上記第１の記憶手段に記憶された画像情報の転送を処理する処理手段とから構成されている。
【００１８】
この発明の情報処理方法は、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理方法であって、上記サーバが、上記画像形成装置で行わせる機能を設定する上記表示入力手段に表示するボタン情報を作成し、この作成された機能を設定するボタン情報を上記画像形成装置へ送信し、上記画像形成装置が、上記サーバから送信された機能を設定するボタン情報を登録し、この登録された機能を設定するボタン情報に基づいて上記表示入力手段にボタンを表示する制御を行うようにしたことを特徴とする。
【００１９】
この発明の情報処理方法は、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理方法であって、上記サーバが、上記画像形成装置で行わせる機能を設定する上記表示入力手段に表示するボタン情報と、このボタンの利用権を認証するための情報とを作成し、この作成された機能を設定するボタン情報と、このボタンの利用権を認証するための情報とを上記画像形成装置へ送信し、上記画像形成装置が、上記送信手段から送信された機能を設定するボタン情報と、このボタンの利用権を認証するための情報とを登録し、この登録された機能を設定するボタン情報に基づいて上記表示入力手段にボタンを表示する制御を行い、この表示入力手段に表示されたボタンの入力があった際、上記登録された上記ボタンの利用権を認証するための情報を用いて利用権の有無の認証を行い、利用権有りと認証された際、上記ボタンで設定される機能を実行するようにしたことを特徴とする。
【００２０】
この発明の情報処理方法は、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理方法であって、上記画像形成装置が、予め登録された転送情報に基づいて読み取った画像情報を転送する制御を行い、上記サーバが、上記画像形成装置から転送される画像情報を一時記憶し、この記憶された画像情報を予め記憶している転送処理情報に基づいて転送処理するようにしたことを特徴とする。
【００２１】
この発明の情報処理方法は、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理方法であって、上記サーバが、上記画像形成装置から転送される画像情報と転送識別情報とを一時記憶し、転送識別情報に対応する転送処理情報を記憶していて、上記一時記憶された転送識別情報を用いて上記記憶している転送処理情報を検索し、この検索された転送処理情報に基づいて上記一時記憶された画像情報の転送を処理するようにしたことを特徴とする。
【００２２】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の一実施の形態について図面を参照して説明する。
【００２３】
図１は、この発明の情報処理システムの概略構成を示すものである。
【００２４】
すなわち、クライアントパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１０ａ、操作パネル１ａを有するデジタルコピー機１１ａ、ドキュメントファイリングサーバ１２ａ、電子メールサーバ１３ａ、グループウエアサーバ１４ａとがハブ（ＨＵＢ）１５ａに接続され、クライアントパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１０ｂ、操作パネル１ｂを有するデジタルコピー機１１ｂ、ドキュメントファイリングサーバ１２ｂ、電子メールサーバ１３ｂ、グループウエアサーバ１４ｂとがハブ（ＨＵＢ）１５ｂに接続され、そしてハブ１５ａとハブ１５ｂとがイントラネット１７で接続されて構成されている。なお、操作パネル１ａ，１ｂは、タッチパネルを内蔵して液晶表示器に表示される各種ボタンにより操作するものである。
【００２５】
クライアントＰＣ１０ａ，１０ｂは、ユーザがドキュメント（文書画像）や電子メールを表示して利用する。
【００２６】
デジタルコピー機１１ａ，１１ｂは、紙の文書をコピーすることに加えてデジタル文書画像を紙メディアに印刷出力したり、紙メディアの文書を入力するためのスキャナとしても用いられる。
【００２７】
ドキュメントファイリングサーバ１２ａ，１２ｂは、文書を管理する。
【００２８】
電子メールサーバ１３ａ，１３ｂは、電子メールの送受信を管理する。
【００２９】
グループウエアサーバ１４ａ，１４ｂは、電子掲示板やスケジュール管理環境を提供する。
【００３０】
図２は、この発明の第１実施例によるシステムモジュール構成を示すものである。
【００３１】
デジタルスキャナ側は、デジタルスキャナとしてのデジタルコピー機１１ａまたは１１ｂで入力する文書画像２００、デジタルコピー機１１ａ，１１ｂ上の操作パネル１ａ，１ｂに表示する操作ボタンの表示制御を行うそれぞれに設けられた操作ボタン管理部２０１、操作ボタン１ａ，１ｂの表示を管理するそれぞれに設けられた操作ボタン管理データベース（ＤＢ）２０２、操作者が操作ボタン１ａ，１ｂのボタンを押して文書画像２００を入力した際にそれを登録先システムの転送中継データベース２０４に転送するスキャン画像転送処理モジュール２０３がある。
【００３２】
また、登録先システムとしては、クライアントＰＣ１０ａ，１０ｂ、ドキュメントファイリングサーバ１２ａ，１２ｂ、電子メールサーバ１３ａ，１３ｂ、グループウエアサーバ１４ａ，１４ｂ等である。
【００３３】
この登録先システム側は、スキャン画像転送処理モジュール２０３によって文書画像が格納されるかを転送中継データベース２０４に定期的に確認して、格納された文書画像を取出して登録対象となっているデータベースに登録する転送先文書転送処理部２０５がある。さらに、転送中継データベース２０４から画像を取出して転送先データベースの実施例として、電子メールデータベース２０６、経理情報データベース２０７、技術情報データベース２０８がある。転送先システム文書転送処理部２０５は、転送中継データベース２０４にある文書について転送仕様を定義した転送プロファイルデータベース２０９を参照し、転送する文書画像と共に指定されている転送プロファイルデータを検索する。そして、その転送プロファイルデータに基づいて文書を他のデータベースに登録する。
【００３４】
ここで、この発明に係るデジタルスキャナとしてのデジタルコピー機１１ａ，１１ｂの操作パネル１ａ，１ｂ上に表示する操作ボタンを作成するに先立ち、ユーザまたはアプリケーションシステム管理者は、転送プロファイル設定部２１０を利用して転送プロファイルを作成する。この作成される転送プロファイルは、転送プロファイルデータベース２０９に格納される。この転送プロファイルでは、後述のフィールドマップ情報が含まれ、文書画像の読み込み属性および操作ボタン属性をこのアプリケーションシステムでの文書管理体系下でどのようにマップするかが定義される。
【００３５】
利用者が操作パネル１ａ，１ｂ上に表示する操作ボタンを作成する時には、デジタルコピー機１１ａ，１１ｂの操作ボタン機能設定部２１１を利用する。ここでは、操作ボタンの表示場所、表示に利用するアイコン、文字列やスキャナ読込み属性を設定すると共に、転送先のアプリケーションシステムへの転送プロファイル識別子を格納する。登録先システム側の転送プロファイル設定部２１０とデジタルスキャナ側の操作ボタン機能設定部２１１とは例えばＷｅｂリンク（ＨＴＭＬによるアンカー等）で簡単な操作でそれぞれの情報を参照することが可能になっている。
【００３６】
次に、この発明における操作パネル１ａ，１ｂ上に表示する操作ボタンの表示例を図３に示す。図においては、週報の登録「加藤」ボタン３１、技術情報ボタン３２、スタートボタン３３、リセットボタン３５、及び案内表示３４が表示されている。案内表示３４は、この例で「処理を指定してスタートボタンを押して下さい。」と表示案内している。
【００３７】
表示例において、文書画像をスキャンする場合、ユーザはまずデジタルコピー機１１ａまたは１１ｂ上に文書をセットし、ボタン３１またはボタン３２のうちの１つを押し、そしてスタートボタン３３を押す。するとデジタルコピー機１１ａまたは１１ｂは文書画像を読み取る。そして選択されたボタンに設定されている処理が文書画像に対して実行される。
【００３８】
図４は、操作ボタン管理データベース２０２に登録されたデータベースの構成例である。
【００３９】
例えば、図３の表示例では、画面番号＃１、ボタン番号＃１が選択表示されている。画面番号＃１，ボタン番号＃１は、転送先システムがファイリングＡ、タイトルが週報の登録 加藤、スキャンが２００ＤＰＩ、属性が白黒、ユーザがAlice、プロファイルＩＤが１００１、暗証番号が１２３４である。
【００４０】
次に、図２において、図３に表示したボタンが押され、スタートボタン３３が押された際、スキャン画像転送処理モジュール２０３により転送中継データベース２０４に転送されるデータについて説明する。
【００４１】
図５は、転送中継データベース２０４の構成例を示すものである。例えば、中継文書番号＃１は、プロファイルＩＤが１００１、スキャン日時が１９９９−０５−１５＠１０：１５、利用された画面番号＃／ボタン番号＃が１／１である。
【００４２】
図６は、転送中継データベース２０４の他の構成例を示すものである。例えば、
中継文書番号＃１は、プロファイルＩＤが１００１、スキャン日時が１９９９−０５−１５＠１０：１５、利用された画面番号＃／ボタン番号＃が１／１で、さらにユーザ名がAlice、画像ＩＤが１として情報を付加している。
【００４３】
次に、図２において、転送中継データベース２０４のデータを転送先システム文書転送処理部２０５で、電子メールデータベース２０６、経理週報データベース２０７、技術情報データベース２０８へ転送する。
【００４４】
図７は、経理週報データベース２０７の構成例を示すものである。例えば、文書番号＃１は、作成日が１９９９−０５−１５＠１０：１５、登録者がAlice、タイトルが「（極秘）週報の登録 加藤１９９９−０５−１５」、本文が（添付画像）となっている。
【００４５】
図８は、ネットワークスキャナ上の操作ボタンと各アプリケーションシステムでの転送プロファイルとの関係を示す。例えば、デジタルコピー機１１ａがネットワークスキャナ１、デジタルコピー機１１ｂがネットワークスキャナ２とし、アプリケーションシステムＡがグループウェアサーバ１４ａ、アプリケーションシステムＢがグループウェアサーバ１４ｂとする。例えば、ネットワークスキャナ１における画面番号が画面１の場合、ボタン番号がボタン１であるとアプリケーションシステムＡの転送プロファイル１に対応し、ボタン番号がボタン２であるとアプリケーションシステムＢの転送プロファイル２に対応して構成される。
【００４６】
次に、図２において、転送先システム文書転送処理部２０５が用いる転送プロファイル設定部２１０について説明する。
【００４７】
図９は、転送プロファイル設定部２１０に設定された転送プロファイルのフィールドマップの例を示すものである。例えば、図９の（ａ）においては、プロファイルＩＤ＝１００１、転送先データベース（ＤＢ）＝経理週報データベース、フィールドマップ：作成日＝％ＤＡＴＥ％、登録者＝％ＵＳＥＲ％、本文＝％文書画像％、タイトル＝（極秘）％ボタン名％％ＤＡＴＥ％、文書登録ファイルフォーマット：ペースト、メール通知：「はい」foo@bar.co.jpと設定される。
【００４８】
次に、転送先システムでのユーザＩＤの利用について説明する。
【００４９】
本実施例では、デジタルスキャナ用として１つユーザＩＤが必要となる。ユーザＩＤを個人に対してのみ発行してセキュリティ管理を徹底したい場合には、共有デバイスに対してユーザＩＤを発行することは困難であった。特にユーザＩＤを複数の担当者間で共有することを禁止していることが多い。本実施例では、このユーザＩＤはあくまでもスキャン入力操作用として利用し、このユーザＩＤを使ってアクセス可能なデータベースを１つに限定している。予め決められたデータベースのみにアクセスする。
【００５０】
まず、転送先のシステムで転送処理パターンを設定する。その時、操作ボタンを作成するユーザは、転送先として設定するデータベースに対するアクセス権が必要となる。
【００５１】
ここで文書をスキャンする時の処理／操作について説明する。
【００５２】
まず、デジタルコピー機１１ａまたは１１ｂでスキャンした文書画像を、一旦、転送中継データベース２０４に格納する時には、上記デバイスに割り当てたデータを利用する。転送先システム文書転送処理部２０５は、転送中継データベース２０４に一時格納されている文書画像をサーバ権限で移動する。転送先システム文書転送処理部２０５は、転送中継データベース２０４に新たに文書画像が格納されることを検出するために一定時間ごとにポーリングする。
【００５３】
また、応用実施例として、転送中継データベース２０４に文書画像を格納直後にスキャン画像転送処理モジュール２０３が転送先システム文書転送処理部２０５を起動するように、サーバエージェント処理要求を出して「オン・デマンド」で起動させることも可能である。
【００５４】
次に、このような構成においてデジタルコピー機１１ａ，１１ｂの操作パネル１ａ，１ｂ上に表示する操作ボタンを作成する操作を図１０のフローチャートを参照して説明する。
【００５５】
まず、ユーザが転送先システムの転送プロファイル設定ツールを起動し（Ｓ１００）、転送プロファイルの新規作成を選択する（Ｓ１０１）。
【００５６】
ユーザは、転送プロファイルについて登録先のデータベースと、タイトル、フィールドマップ情報を作成する（Ｓ１０２）。それによって、ユーザによるデータベースへのアクセス権を確認し、アクセス可能な場合に限り転送プロファイルが転送プロファイル設定部２１０に登録される（Ｓ１０３）。なお、アクセス不可の場合はエラーとして終了する。
【００５７】
続いて、ユーザはデジタルコピー機１１ａまたは１１ｂの操作ボタン機能設定部２１１を起動し（Ｓ１０４）、操作ボタンに適用する転送プロファイル名を選択する（Ｓ１０５）。さらにユーザは、登録者としてのユーザ名、文書画像の添付形式や文書登録時の画像フォーマットを設定し（Ｓ１０６）、操作ボタンの表示用アイコンとボタン名を入力する（Ｓ１０７）。操作ボタン管理部２０１を介して操作ボタン管理データベース２０２に操作ボタンを登録し、操作ボタン機能設定部２１１を終了する（Ｓ１０８）。
【００５８】
次に、文書スキャン時の操作を図１１のフローチャートを参照して説明する。
【００５９】
まず、ユーザは、読み取り文書２００をデジタルコピー機１１ａまたは１１ｂにセットし（Ｓ１１０）、画面番号を指定する（Ｓ１１１）。例えば、画面１が指定されたものとする。
【００６０】
デジタルコピー機１１ａまたは１１ｂの操作ボタン管理部２０１は、画面１に関する属性情報を操作ボタン管理部２０２から読み出し、操作パネル１ａまたは１ｂに操作ボタンを表示する（Ｓ１１２）。
【００６１】
ここで、ユーザが操作ボタンの技術情報ボタン３２を押して指定し（Ｓ１１３）、この操作ボタンに関する暗証番号を入力し、暗証番号の認証に問題がない場合のみ処理を続ける（Ｓ１１４）。なお、問題がある場合は、「承認エラー」、「再入力」、または「取り消し」等の処理を行う。
【００６２】
処理が続けられた場合にスタートボタン３３が押され（Ｓ１１５）、操作ボタン管理部２０１は、登録指定ボタンの属性を操作ボタン管理ＤＢ２０２から読み出し、スキャン画像転送処理モジュール２０３に渡す（Ｓ１１６）。
【００６３】
スキャン画像転送処理モジュール２０３は、読み取り文書画像を読み取り、画像データをプロファイルＩＤと共に転送先システム文書の転送中継データベース２０４に渡す（Ｓ１１７）。この時、モジュール動作専用ユーザ権限でデータを渡す。
【００６４】
転送先システム文書転送処理部２０５は、転送中継データベース２０４の状態を監視し、新たに一時格納した文書画像とプロファイルＩＤを特定し、画像と共に受け取った文書転送プロファイルＩＤをもとに転送先システム文書の転送プロファイルデータベース２０９を検索し、文書画像の転送処理の内容を特定する（Ｓ１１８）。
【００６５】
転送先システム文書転送処理部２０５は、予め操作ボタンにより指定された転送先文書格納データベース、例えば経理週報データベース２０７にサーバ権限で文書画像を登録する（Ｓ１１９）。
【００６６】
転送先システム文書転送処理部２０５は、登録した文書の所有者をボタン属性で指定されたユーザに設定する（Ｓ１２０）。
【００６７】
次に、多連携先システムの場合について説明する。
【００６８】
図１２は、多連携先システムの場合のシステムモジュールの構成を示すものである。
【００６９】
デジタルスキャナ側は、デジタルスキャナとしてのデジタルコピー機１１ａまたは１１ｂで入力する文書画像２００、デジタルコピー機１１ａ，１１ｂ上の操作パネル１ａ，１ｂに表示する操作ボタンの表示制御を行うそれぞれに設けられた操作ボタン管理部２０１、操作ボタン１ａ，１ｂの表示を管理するそれぞれに設けられた操作ボタン管理データベース（ＤＢ）２０２、操作者が操作ボタン１ａ，１ｂのボタンを押して文書画像２００を入力した際にそれを登録先システムの転送中継データベース２０４に転送するスキャン画像転送処理モジュール２０３があるのは図２で示したのと同じである。
【００７０】
図２の構成に対して、転送先を多く設定した場合、連携先システムドメインＡ、Ｂ、Ｃにスキャン画像転送処理モジュール２０３から、文書画像とプロファイルＩＤ、画像スキャン処理属性が転送される。
【００７１】
連携先システムドメインＡは、図示しないが転送中継データベース２０４Ａ、転送先システム文書転送処理部２０５Ａ、電子メールデータベース２０６Ａ、経理情報データベース２０７Ａ、技術情報データベース２０８Ａ、転送プロファイルデータベース２０９Ａ、及び転送プロファイル設定部２１０Ａを有している。
【００７２】
連携先システムドメインＢは、図示しないが同様に２０４Ｂ〜２１０Ｂを有している。
【００７３】
連携先システムドメインＣも、図示しないが同様に２０４Ｃ〜２１０Ｃを有している。
【００７４】
図１３は、多連携先システムの応用例としてのシステムモジュールの構成を示すものである。このシステムは、文書画像２０、操作ボタン管理部２２、操作ボタン管理データベース（ＤＢ）２１、スキャン入力画像転送処理モジュール２３、及び連携先システムドメインＡ、Ｂ、Ｃとから構成されている。連携先システムドメインＡ、Ｂ、Ｃは、図１２と同様の構成であるので同符号を付して説明を省略する。
【００７５】
図１３では、予め転送プロファイルを作成する時に、そのプロファイルの利用を許可するユーザ名リストをプロファイルと共に格納しておく。操作ボタンを作成する時には、それらのユーザ名リストのなかから１つを選択する。文書登録時には、スキャン入力画像転送処理モジュール２３は、文書画像と共にそのユーザ名を転送中継データベースに格納する。そして、そのユーザ名を登録者として利用し、転送先システム文書転送処理部２０５Ａ，２０５Ｂ，２０５Ｃは、そのユーザにその登録文書の編集権限を与えるように設定する。これにより、ネットワークスキャナを利用する時に利用者が直接的にアプリケーションシステムにログインしなくても、特定の利用者（登録者）にその文書の編集権限を与えることが可能になる。
【００７６】
次に、このような構成において操作ボタンを作成する処理を図１４のフローチャートを参照して説明する。
【００７７】
まず、ユーザ（または管理者）は、転送先アプリケーションのログインをし（Ｓ２００）、転送プロファイル設定部２１０を起動し（Ｓ２０１）、新規プロファイル作成を選択する（Ｓ２０２）。
【００７８】
続いてユーザは、プロファイルの属性を設定する（Ｓ２０３）。例えば、アクセス権、データベース名等、文書格納先の指定、また、各フィールドマップ、利用可能なユーザ名、画面番号、及びメール通知などのオプション機能である。
【００７９】
ここで、登録相手先へのアクセス権があるか否かが確認され（Ｓ２０４）、アクセス権がない場合は、処理ストップとなる。
【００８０】
ステップＳ２０４でアクセス権があった場合、ユーザが転送プロファイルを保存する（Ｓ２０５）。
【００８１】
ユーザはリンクボタンによりネットワークスキャナとしてのデジタルコピー機１１ａまたは１１ｂの操作ボタン機能設定部２１１に接続し（Ｓ２０６）、操作ボタン機能設定部２１１は指定された画面番号にあるボタン一覧を操作パネル１ａまたは１ｂに表示する（Ｓ２０７）。
【００８２】
ユーザは、操作ボタンの新規作成を選択し（Ｓ２０８）、操作ボタンの属性を設定する（Ｓ２０９）。例えば、使用する転送プロファイルを選択、ボタンの表示属性、画像読み取り設定、ボタン暗証番号である。ここでユーザは、操作ボタンの保存を選択する（Ｓ２１０）。
【００８３】
操作ボタン機能設定部２１１は、操作ボタン管理部２０１に対してボタン属性データを保存するよう要求する（Ｓ２１１）。このとき、転送プロファイル番号もボタン属性として渡す。
【００８４】
操作ボタン管理部２０１は、操作ボタンを操作ボタン管理ＤＢ２０２に設定する（Ｓ２１２）。
【００８５】
以上説明したように上記発明の実施の形態によれば、デジタルスキャナが読み込んだ文書画像を1つ以上のアプリケーションシステムに送信して転送する場合、転送先のシステム内で転送登録プロファイルを作成し、デジタルスキャナの操作ボタンにそのプロファイル番号を割り当てることができる（転送登録プロファイルには、デジタルスキャナ上の画像読込みボタンを押して読み込んだ文書画像属性と転送先システムで文書画像を管理するために必要な文書属性情報とのマッピングテーブルがある）。
【００８６】
また、スキャン時には、文書画像と共にそのプロファイル番号が転送先システムの転送中継データベースに一時的にスキャナ専用ユーザ権限で格納され、スキャナ専用ユーザは転送先システム内で転送中継データベースのみにアクセス可能とすることができる。そして、一旦中継データベースに格納すると、今後はサーバ権限で動作する第2のプログラムが画像の格納を検出し、それに対応するプロファイルの内容を参照し、その内容に沿ってサーバ権限で転送処理を完了することができる。
【００８７】
また、プロファイル作成者に文書の編集権限を与えることができる（ユーザ名をボタンに割り当てない。誰が入力してもその時に利用したボタンに割り付けられたプロファイルの作成者にその文書の編集権限を与える）。
【００８８】
さらに、転送登録プロファイルには、そのプロファイルの利用を制限するためのユーザリストを格納し、デジタル複写機の操作ボタンとプロファイルを割り当てる場合には、そのなかから１つのユーザを選択し、入力／転送登録される文書画像と共にそのユーザＩＤを送り、転送登録時にそのユーザ対して文書の編集権限を与えることができる（入力者のみが文書を編集できる）。
【００８９】
また、転送先システム内で転送登録プロファイルを作成する際、プロファイル作成者による転送登録先データベースへのアクセス権を確認し、アクセス可能な場合のみ作成可能にする。
【００９０】
また、転送先システム内で転送登録プロファイルを作成する際、そのプロファイルを割り当て可能な操作ボタンを指定し、デジタルスキャナの操作ボタンに機能を割り当てる時にはそのボタンで利用可能とされているプロファイルのみを対応づけられ、さらにボタンに暗証番号を付与する。
【００９１】
また、転送先システム内で転送登録プロファイルを作成する際、そのプロファイルを割り当て可能な操作パネル画面を指定し、デジタルスキャナの操作ボタンに機能を割り当てる時にはそのボタンが含まれている画面で利用可能とされているプロファイルのみを対応づけられる。さらに画面に暗証番号を付与する。
【００９２】
【発明の効果】
以上詳述したようにこの発明によれば、デジタル複写機等のデジタルスキャナが接続されたネットワークにおける共有入出力デバイスを利用した環境で使い勝手の良い文書等の情報を処理することのできる情報処理システムと情報処理方法を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の情報処理システムの概略構成を示すブロック図。
【図２】第1の実施例によるシステムモジュール構成を示す図。
【図３】操作パネルの表示例を示す図。
【図４】操作ボタン管理データベースの構成例を示す図。
【図５】転送中継データベースの構成例を示す図。
【図６】転送中継データベースの構成例を示す図。
【図７】経理週報データベースの構成例を示す図。
【図８】ネットワークスキャナ上の操作ボタンと各アプリケーションシステムでの転送プロファイルとの関係を示す図。
【図９】転送プロファイルのフィールドマップ例を示す図。
【図１０】操作ボタンを作成する操作を説明するためのフローチャート。
【図１１】文書スキャン時の操作を説明するためのフローチャート。
【図１２】多連携先システムの場合のシステムモジュール構成を示す図。
【図１３】多連携先システムの場合のシステムモジュール構成を示す図。
【図１４】操作ボタンを作成する処理を説明するためのフローチャート。
【符号の説明】
１ａ，１ｂ…操作パネル（表示入力手段）
１０ａ，１０ｂ…クライアントパーソナルコンピュータ
１１ａ，１１ｂ…デジタルコピー機（画像形成装置）
１２ａ，１１ｂ…ドキュメントファイリングサーバ
１３ａ，１３ｂ…電子メールサーバ
１４ａ，１４ｂ…グループサーバ
１５ａ，１５ｂ…ハブ
１７…イントラネット
２０１…操作ボタン管理部（制御手段、認証手段）
２０２…操作ボタン管理データベース（登録手段）
２０３…スキャン画像転送処理モジュール（実行手段）
２０４…転送中継データベース（記憶手段、第１の記憶手段）
２０５…転送先システム文書転送処理部（処理手段）
２０６…電子メールデータベース
２０７…経理週報データベース
２０８…技術情報データベース
２０９…転送プロファイルデータベース（第２の記憶手段）
２１０…転送プロファイル設定部（作成手段、送信手段）
２１１…操作ボタン機能設定部（登録手段）
【発明の属する技術分野】
この発明は、例えばデジタル複写機等のデジタルスキャナ等が接続されたドキュメントファイリング等のサーバシステムなどの情報処理システムと情報処理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来のネットワークスキャナシステムによれば、読み込み文書画像を複数のアプリケーションシステムに自動登録する事例がみられる。
【０００３】
しかしデジタル複写機等をベースとしたネットワークスキャナシステムでは簡単操作を重視するために操作環境に制限があった。この制限には、キーボードなどの文字入力環境やディスプレイなどの表示環境が含まれる。登録する文書に設定できる文書属性（タイトル情報）は限定的でかつ固定的であった。この制限により、例えば転送先システム別に全く別のソフトウェアをインストールする必要があったり、読み込んで自動登録した文書画像に対するアクセス権を一旦全員共有とする必要があるなど、オフィス文書の管理およびハンドリングとしては改善が求められていた。
【０００４】
このように制限された操作環境下で、転送先のアプリケーションシステムとの親和性を高めてユーザにとっての文書の扱いやすさを向上させるためには、転送先のアプリケーションシステムでの操作環境をネットワークスキャナシステムの操作環境に生かすことが重要となる。
【０００５】
上述したような従来技術においては、 次の問題があった。
【０００６】
デジタル複写機の入力装置がテンキー程度に限定されているため、転送先システムに直接ログインすることが困難であった。デジタル複写機を不特定多数のユーザで共有するにもかかわらず、直接ログインできないために転送先システム内からみてユーザを特定できなかった。
【０００７】
また、ユーザ間で共有するのにもかかわらずユーザを特定できないために、入力／転送登録後の文書はまず一旦全員で共有する必要があり、読み取り文書に対するプライバシーを守れる使い方が困難だった。
【０００８】
また、ボタンの定義として文書の転送登録先に関する情報を設定する際に、そのシステム依存の情報を設定することが困難であると共に、同時に複数のシステムに転送する場合、登録情報管理が煩雑になっていた。
【０００９】
さらに、デジタル複写機が他のシステムと転送する際に、転送先のシステムにおけるユーザ管理との対応を維持できるようにデジタル複写機側で独自のユーザ管理をせねばならず管理が面倒であった。
【００１０】
また、デジタル複写機から取り込んだ文書画像を転送先システムのデータベースに直接格納する場合にデジタル複写機に対応した専用ユーザを設定し、そのユーザ権限でネットワーク上の複数のデータベースに文書を自動登録する場合、そのユーザによる各データベースへのアクセス権を設定する必要があり、事実上不特定多数の利用者が共有するユーザＩＤによるアクセス権限を全データベースに設定することはセキュリティ上問題があった。
【００１１】
また、従来のデジタル複写機の操作ボタンでは、操作時に得られるメタデータが、例えば操作時刻や読み取り設定値などにごく限られていて、文書画像をデータベースに登録する際のタイトルに利用しにくかった。さらに、これらの情報を転送先システムに登録する文書の属性として対応づける手段が貧弱で操作しにくかった。
【００１２】
【発明が解決しようとする課題】
上記したように、デジタル複写機等のデジタルスキャナが接続されたネットワークにおいて、デジタル複写機の入力装置がテンキー程度に限定されているため転送先システムに直接ログインすることが困難であった。デジタル複写機を不特定多数のユーザで共有するにもかかわらず直接ログインできないために転送先システム内からみてユーザを特定できなかった。ユーザ間で共有するのにもかかわらずユーザを特定できないために入力／転送登録後の文書はまず一旦全員で共有する必要があり、読み取り文書に対するプライバシーを守れる使い方が困難だった。ボタンの定義として文書の転送登録先に関する情報を設定する際に、そのシステム依存の情報を設定することが困難であると共に、同時に複数のシステムに転送する場合、登録情報管理が煩雑になっていた。デジタル複写機が他のシステムと転送する際に転送先のシステムにおけるユーザ管理との対応を維持できるようにデジタル複写機側で独自のユーザ管理をせねばならず管理が面倒であった。デジタル複写機から取り込んだ文書画像を転送先システムのデータベースに直接格納する場合にデジタル複写機に対応した専用ユーザを設定し、そのユーザ権限でネットワーク上の複数のデータベースに文書を自動登録する場合、そのユーザによる各データベースへのアクセス権を設定する必要があり、事実上不特定多数の利用者が共有するユーザＩＤによるアクセス権限を全データベースに設定することはセキュリティ上問題があった。従来のデジタル複写機の操作ボタンでは、操作時に得られるメタデータが限られていて文書画像をデータベースに登録する際のタイトルに利用しにくかった。これらの情報を転送先システムに登録する文書の属性として対応づける手段が貧弱で操作しにくかった。といった共有入出力デバイスを利用した環境で使い勝手が悪いという問題があった。
【００１３】
そこで、この発明は、デジタル複写機等のデジタルスキャナが接続されたネットワークにおける共有入出力デバイスを利用した環境で使い勝手の良い文書等の情報を処理することのできる情報処理システムと情報処理方法を提供することを目的とする。
【００１４】
【課題を解決するための手段】
この発明の情報処理システムは、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理システムにおいて、上記サーバが、上記画像形成装置で行わせる機能を設定する上記表示入力手段に表示するボタン情報を作成する作成手段と、この作成手段で作成された機能を設定するボタン情報を上記画像形成装置へ送信する送信手段とを有し、上記画像形成装置が、上記送信手段から送信された機能を設定するボタン情報を登録する登録手段と、この登録手段に登録された機能を設定するボタン情報に基づいて上記表示入力手段にボタンを表示する制御を行う制御手段とから構成されている。
【００１５】
この発明の情報処理システムは、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理システムにおいて、上記サーバが、上記画像形成装置で行わせる機能を設定する上記表示入力手段に表示するボタン情報と、このボタンの利用権を認証するための情報とを作成する作成手段と、この作成手段で作成された機能を設定するボタン情報と、このボタンの利用権を認証するための情報とを上記画像形成装置へ送信する送信手段とを有し、上記画像形成装置が、上記送信手段から送信された機能を設定するボタン情報と、このボタンの利用権を認証するための情報とを登録する登録手段と、この登録手段に登録された機能を設定するボタン情報に基づいて上記表示入力手段にボタンを表示する制御を行う制御手段と、この制御手段で上記表示入力手段に表示されたボタンの入力があった際、上記登録手段に登録された上記ボタンの利用権を認証するための情報を用いて利用権の有無の認証を行う認証手段と、この認証手段で利用権有りと認証された際、上記入力されたボタンで設定される所望機能を実行する実行手段とから構成されている。
【００１６】
この発明の情報処理システムは、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理システムにおいて、上記画像形成装置が、予め登録された転送情報に基づいて読み取った画像情報を転送する制御を行う制御手段を有し、上記サーバが、上記画像形成装置から転送される画像情報を一時記憶する記憶手段と、この記憶手段に記憶された画像情報を予め記憶している転送処理情報に基づいて転送処理する処理手段とから構成されている。
【００１７】
この発明の情報処理システムは、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理システムにおいて、上記サーバが、上記画像形成装置から転送される画像情報と転送識別情報とを一時記憶する第１の記憶手段と、この第１の記憶手段に転送される画像情報の転送識別情報に対応する転送処理情報を記憶する第２の記憶手段と、上記第１の記憶手段に記憶された転送識別情報を用いて上記第２の記憶手段に記憶されている転送処理情報を検索し、この検索された転送処理情報に基づいて上記第１の記憶手段に記憶された画像情報の転送を処理する処理手段とから構成されている。
【００１８】
この発明の情報処理方法は、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理方法であって、上記サーバが、上記画像形成装置で行わせる機能を設定する上記表示入力手段に表示するボタン情報を作成し、この作成された機能を設定するボタン情報を上記画像形成装置へ送信し、上記画像形成装置が、上記サーバから送信された機能を設定するボタン情報を登録し、この登録された機能を設定するボタン情報に基づいて上記表示入力手段にボタンを表示する制御を行うようにしたことを特徴とする。
【００１９】
この発明の情報処理方法は、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理方法であって、上記サーバが、上記画像形成装置で行わせる機能を設定する上記表示入力手段に表示するボタン情報と、このボタンの利用権を認証するための情報とを作成し、この作成された機能を設定するボタン情報と、このボタンの利用権を認証するための情報とを上記画像形成装置へ送信し、上記画像形成装置が、上記送信手段から送信された機能を設定するボタン情報と、このボタンの利用権を認証するための情報とを登録し、この登録された機能を設定するボタン情報に基づいて上記表示入力手段にボタンを表示する制御を行い、この表示入力手段に表示されたボタンの入力があった際、上記登録された上記ボタンの利用権を認証するための情報を用いて利用権の有無の認証を行い、利用権有りと認証された際、上記ボタンで設定される機能を実行するようにしたことを特徴とする。
【００２０】
この発明の情報処理方法は、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理方法であって、上記画像形成装置が、予め登録された転送情報に基づいて読み取った画像情報を転送する制御を行い、上記サーバが、上記画像形成装置から転送される画像情報を一時記憶し、この記憶された画像情報を予め記憶している転送処理情報に基づいて転送処理するようにしたことを特徴とする。
【００２１】
この発明の情報処理方法は、各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、この通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理方法であって、上記サーバが、上記画像形成装置から転送される画像情報と転送識別情報とを一時記憶し、転送識別情報に対応する転送処理情報を記憶していて、上記一時記憶された転送識別情報を用いて上記記憶している転送処理情報を検索し、この検索された転送処理情報に基づいて上記一時記憶された画像情報の転送を処理するようにしたことを特徴とする。
【００２２】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の一実施の形態について図面を参照して説明する。
【００２３】
図１は、この発明の情報処理システムの概略構成を示すものである。
【００２４】
すなわち、クライアントパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１０ａ、操作パネル１ａを有するデジタルコピー機１１ａ、ドキュメントファイリングサーバ１２ａ、電子メールサーバ１３ａ、グループウエアサーバ１４ａとがハブ（ＨＵＢ）１５ａに接続され、クライアントパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１０ｂ、操作パネル１ｂを有するデジタルコピー機１１ｂ、ドキュメントファイリングサーバ１２ｂ、電子メールサーバ１３ｂ、グループウエアサーバ１４ｂとがハブ（ＨＵＢ）１５ｂに接続され、そしてハブ１５ａとハブ１５ｂとがイントラネット１７で接続されて構成されている。なお、操作パネル１ａ，１ｂは、タッチパネルを内蔵して液晶表示器に表示される各種ボタンにより操作するものである。
【００２５】
クライアントＰＣ１０ａ，１０ｂは、ユーザがドキュメント（文書画像）や電子メールを表示して利用する。
【００２６】
デジタルコピー機１１ａ，１１ｂは、紙の文書をコピーすることに加えてデジタル文書画像を紙メディアに印刷出力したり、紙メディアの文書を入力するためのスキャナとしても用いられる。
【００２７】
ドキュメントファイリングサーバ１２ａ，１２ｂは、文書を管理する。
【００２８】
電子メールサーバ１３ａ，１３ｂは、電子メールの送受信を管理する。
【００２９】
グループウエアサーバ１４ａ，１４ｂは、電子掲示板やスケジュール管理環境を提供する。
【００３０】
図２は、この発明の第１実施例によるシステムモジュール構成を示すものである。
【００３１】
デジタルスキャナ側は、デジタルスキャナとしてのデジタルコピー機１１ａまたは１１ｂで入力する文書画像２００、デジタルコピー機１１ａ，１１ｂ上の操作パネル１ａ，１ｂに表示する操作ボタンの表示制御を行うそれぞれに設けられた操作ボタン管理部２０１、操作ボタン１ａ，１ｂの表示を管理するそれぞれに設けられた操作ボタン管理データベース（ＤＢ）２０２、操作者が操作ボタン１ａ，１ｂのボタンを押して文書画像２００を入力した際にそれを登録先システムの転送中継データベース２０４に転送するスキャン画像転送処理モジュール２０３がある。
【００３２】
また、登録先システムとしては、クライアントＰＣ１０ａ，１０ｂ、ドキュメントファイリングサーバ１２ａ，１２ｂ、電子メールサーバ１３ａ，１３ｂ、グループウエアサーバ１４ａ，１４ｂ等である。
【００３３】
この登録先システム側は、スキャン画像転送処理モジュール２０３によって文書画像が格納されるかを転送中継データベース２０４に定期的に確認して、格納された文書画像を取出して登録対象となっているデータベースに登録する転送先文書転送処理部２０５がある。さらに、転送中継データベース２０４から画像を取出して転送先データベースの実施例として、電子メールデータベース２０６、経理情報データベース２０７、技術情報データベース２０８がある。転送先システム文書転送処理部２０５は、転送中継データベース２０４にある文書について転送仕様を定義した転送プロファイルデータベース２０９を参照し、転送する文書画像と共に指定されている転送プロファイルデータを検索する。そして、その転送プロファイルデータに基づいて文書を他のデータベースに登録する。
【００３４】
ここで、この発明に係るデジタルスキャナとしてのデジタルコピー機１１ａ，１１ｂの操作パネル１ａ，１ｂ上に表示する操作ボタンを作成するに先立ち、ユーザまたはアプリケーションシステム管理者は、転送プロファイル設定部２１０を利用して転送プロファイルを作成する。この作成される転送プロファイルは、転送プロファイルデータベース２０９に格納される。この転送プロファイルでは、後述のフィールドマップ情報が含まれ、文書画像の読み込み属性および操作ボタン属性をこのアプリケーションシステムでの文書管理体系下でどのようにマップするかが定義される。
【００３５】
利用者が操作パネル１ａ，１ｂ上に表示する操作ボタンを作成する時には、デジタルコピー機１１ａ，１１ｂの操作ボタン機能設定部２１１を利用する。ここでは、操作ボタンの表示場所、表示に利用するアイコン、文字列やスキャナ読込み属性を設定すると共に、転送先のアプリケーションシステムへの転送プロファイル識別子を格納する。登録先システム側の転送プロファイル設定部２１０とデジタルスキャナ側の操作ボタン機能設定部２１１とは例えばＷｅｂリンク（ＨＴＭＬによるアンカー等）で簡単な操作でそれぞれの情報を参照することが可能になっている。
【００３６】
次に、この発明における操作パネル１ａ，１ｂ上に表示する操作ボタンの表示例を図３に示す。図においては、週報の登録「加藤」ボタン３１、技術情報ボタン３２、スタートボタン３３、リセットボタン３５、及び案内表示３４が表示されている。案内表示３４は、この例で「処理を指定してスタートボタンを押して下さい。」と表示案内している。
【００３７】
表示例において、文書画像をスキャンする場合、ユーザはまずデジタルコピー機１１ａまたは１１ｂ上に文書をセットし、ボタン３１またはボタン３２のうちの１つを押し、そしてスタートボタン３３を押す。するとデジタルコピー機１１ａまたは１１ｂは文書画像を読み取る。そして選択されたボタンに設定されている処理が文書画像に対して実行される。
【００３８】
図４は、操作ボタン管理データベース２０２に登録されたデータベースの構成例である。
【００３９】
例えば、図３の表示例では、画面番号＃１、ボタン番号＃１が選択表示されている。画面番号＃１，ボタン番号＃１は、転送先システムがファイリングＡ、タイトルが週報の登録 加藤、スキャンが２００ＤＰＩ、属性が白黒、ユーザがAlice、プロファイルＩＤが１００１、暗証番号が１２３４である。
【００４０】
次に、図２において、図３に表示したボタンが押され、スタートボタン３３が押された際、スキャン画像転送処理モジュール２０３により転送中継データベース２０４に転送されるデータについて説明する。
【００４１】
図５は、転送中継データベース２０４の構成例を示すものである。例えば、中継文書番号＃１は、プロファイルＩＤが１００１、スキャン日時が１９９９−０５−１５＠１０：１５、利用された画面番号＃／ボタン番号＃が１／１である。
【００４２】
図６は、転送中継データベース２０４の他の構成例を示すものである。例えば、
中継文書番号＃１は、プロファイルＩＤが１００１、スキャン日時が１９９９−０５−１５＠１０：１５、利用された画面番号＃／ボタン番号＃が１／１で、さらにユーザ名がAlice、画像ＩＤが１として情報を付加している。
【００４３】
次に、図２において、転送中継データベース２０４のデータを転送先システム文書転送処理部２０５で、電子メールデータベース２０６、経理週報データベース２０７、技術情報データベース２０８へ転送する。
【００４４】
図７は、経理週報データベース２０７の構成例を示すものである。例えば、文書番号＃１は、作成日が１９９９−０５−１５＠１０：１５、登録者がAlice、タイトルが「（極秘）週報の登録 加藤１９９９−０５−１５」、本文が（添付画像）となっている。
【００４５】
図８は、ネットワークスキャナ上の操作ボタンと各アプリケーションシステムでの転送プロファイルとの関係を示す。例えば、デジタルコピー機１１ａがネットワークスキャナ１、デジタルコピー機１１ｂがネットワークスキャナ２とし、アプリケーションシステムＡがグループウェアサーバ１４ａ、アプリケーションシステムＢがグループウェアサーバ１４ｂとする。例えば、ネットワークスキャナ１における画面番号が画面１の場合、ボタン番号がボタン１であるとアプリケーションシステムＡの転送プロファイル１に対応し、ボタン番号がボタン２であるとアプリケーションシステムＢの転送プロファイル２に対応して構成される。
【００４６】
次に、図２において、転送先システム文書転送処理部２０５が用いる転送プロファイル設定部２１０について説明する。
【００４７】
図９は、転送プロファイル設定部２１０に設定された転送プロファイルのフィールドマップの例を示すものである。例えば、図９の（ａ）においては、プロファイルＩＤ＝１００１、転送先データベース（ＤＢ）＝経理週報データベース、フィールドマップ：作成日＝％ＤＡＴＥ％、登録者＝％ＵＳＥＲ％、本文＝％文書画像％、タイトル＝（極秘）％ボタン名％％ＤＡＴＥ％、文書登録ファイルフォーマット：ペースト、メール通知：「はい」foo@bar.co.jpと設定される。
【００４８】
次に、転送先システムでのユーザＩＤの利用について説明する。
【００４９】
本実施例では、デジタルスキャナ用として１つユーザＩＤが必要となる。ユーザＩＤを個人に対してのみ発行してセキュリティ管理を徹底したい場合には、共有デバイスに対してユーザＩＤを発行することは困難であった。特にユーザＩＤを複数の担当者間で共有することを禁止していることが多い。本実施例では、このユーザＩＤはあくまでもスキャン入力操作用として利用し、このユーザＩＤを使ってアクセス可能なデータベースを１つに限定している。予め決められたデータベースのみにアクセスする。
【００５０】
まず、転送先のシステムで転送処理パターンを設定する。その時、操作ボタンを作成するユーザは、転送先として設定するデータベースに対するアクセス権が必要となる。
【００５１】
ここで文書をスキャンする時の処理／操作について説明する。
【００５２】
まず、デジタルコピー機１１ａまたは１１ｂでスキャンした文書画像を、一旦、転送中継データベース２０４に格納する時には、上記デバイスに割り当てたデータを利用する。転送先システム文書転送処理部２０５は、転送中継データベース２０４に一時格納されている文書画像をサーバ権限で移動する。転送先システム文書転送処理部２０５は、転送中継データベース２０４に新たに文書画像が格納されることを検出するために一定時間ごとにポーリングする。
【００５３】
また、応用実施例として、転送中継データベース２０４に文書画像を格納直後にスキャン画像転送処理モジュール２０３が転送先システム文書転送処理部２０５を起動するように、サーバエージェント処理要求を出して「オン・デマンド」で起動させることも可能である。
【００５４】
次に、このような構成においてデジタルコピー機１１ａ，１１ｂの操作パネル１ａ，１ｂ上に表示する操作ボタンを作成する操作を図１０のフローチャートを参照して説明する。
【００５５】
まず、ユーザが転送先システムの転送プロファイル設定ツールを起動し（Ｓ１００）、転送プロファイルの新規作成を選択する（Ｓ１０１）。
【００５６】
ユーザは、転送プロファイルについて登録先のデータベースと、タイトル、フィールドマップ情報を作成する（Ｓ１０２）。それによって、ユーザによるデータベースへのアクセス権を確認し、アクセス可能な場合に限り転送プロファイルが転送プロファイル設定部２１０に登録される（Ｓ１０３）。なお、アクセス不可の場合はエラーとして終了する。
【００５７】
続いて、ユーザはデジタルコピー機１１ａまたは１１ｂの操作ボタン機能設定部２１１を起動し（Ｓ１０４）、操作ボタンに適用する転送プロファイル名を選択する（Ｓ１０５）。さらにユーザは、登録者としてのユーザ名、文書画像の添付形式や文書登録時の画像フォーマットを設定し（Ｓ１０６）、操作ボタンの表示用アイコンとボタン名を入力する（Ｓ１０７）。操作ボタン管理部２０１を介して操作ボタン管理データベース２０２に操作ボタンを登録し、操作ボタン機能設定部２１１を終了する（Ｓ１０８）。
【００５８】
次に、文書スキャン時の操作を図１１のフローチャートを参照して説明する。
【００５９】
まず、ユーザは、読み取り文書２００をデジタルコピー機１１ａまたは１１ｂにセットし（Ｓ１１０）、画面番号を指定する（Ｓ１１１）。例えば、画面１が指定されたものとする。
【００６０】
デジタルコピー機１１ａまたは１１ｂの操作ボタン管理部２０１は、画面１に関する属性情報を操作ボタン管理部２０２から読み出し、操作パネル１ａまたは１ｂに操作ボタンを表示する（Ｓ１１２）。
【００６１】
ここで、ユーザが操作ボタンの技術情報ボタン３２を押して指定し（Ｓ１１３）、この操作ボタンに関する暗証番号を入力し、暗証番号の認証に問題がない場合のみ処理を続ける（Ｓ１１４）。なお、問題がある場合は、「承認エラー」、「再入力」、または「取り消し」等の処理を行う。
【００６２】
処理が続けられた場合にスタートボタン３３が押され（Ｓ１１５）、操作ボタン管理部２０１は、登録指定ボタンの属性を操作ボタン管理ＤＢ２０２から読み出し、スキャン画像転送処理モジュール２０３に渡す（Ｓ１１６）。
【００６３】
スキャン画像転送処理モジュール２０３は、読み取り文書画像を読み取り、画像データをプロファイルＩＤと共に転送先システム文書の転送中継データベース２０４に渡す（Ｓ１１７）。この時、モジュール動作専用ユーザ権限でデータを渡す。
【００６４】
転送先システム文書転送処理部２０５は、転送中継データベース２０４の状態を監視し、新たに一時格納した文書画像とプロファイルＩＤを特定し、画像と共に受け取った文書転送プロファイルＩＤをもとに転送先システム文書の転送プロファイルデータベース２０９を検索し、文書画像の転送処理の内容を特定する（Ｓ１１８）。
【００６５】
転送先システム文書転送処理部２０５は、予め操作ボタンにより指定された転送先文書格納データベース、例えば経理週報データベース２０７にサーバ権限で文書画像を登録する（Ｓ１１９）。
【００６６】
転送先システム文書転送処理部２０５は、登録した文書の所有者をボタン属性で指定されたユーザに設定する（Ｓ１２０）。
【００６７】
次に、多連携先システムの場合について説明する。
【００６８】
図１２は、多連携先システムの場合のシステムモジュールの構成を示すものである。
【００６９】
デジタルスキャナ側は、デジタルスキャナとしてのデジタルコピー機１１ａまたは１１ｂで入力する文書画像２００、デジタルコピー機１１ａ，１１ｂ上の操作パネル１ａ，１ｂに表示する操作ボタンの表示制御を行うそれぞれに設けられた操作ボタン管理部２０１、操作ボタン１ａ，１ｂの表示を管理するそれぞれに設けられた操作ボタン管理データベース（ＤＢ）２０２、操作者が操作ボタン１ａ，１ｂのボタンを押して文書画像２００を入力した際にそれを登録先システムの転送中継データベース２０４に転送するスキャン画像転送処理モジュール２０３があるのは図２で示したのと同じである。
【００７０】
図２の構成に対して、転送先を多く設定した場合、連携先システムドメインＡ、Ｂ、Ｃにスキャン画像転送処理モジュール２０３から、文書画像とプロファイルＩＤ、画像スキャン処理属性が転送される。
【００７１】
連携先システムドメインＡは、図示しないが転送中継データベース２０４Ａ、転送先システム文書転送処理部２０５Ａ、電子メールデータベース２０６Ａ、経理情報データベース２０７Ａ、技術情報データベース２０８Ａ、転送プロファイルデータベース２０９Ａ、及び転送プロファイル設定部２１０Ａを有している。
【００７２】
連携先システムドメインＢは、図示しないが同様に２０４Ｂ〜２１０Ｂを有している。
【００７３】
連携先システムドメインＣも、図示しないが同様に２０４Ｃ〜２１０Ｃを有している。
【００７４】
図１３は、多連携先システムの応用例としてのシステムモジュールの構成を示すものである。このシステムは、文書画像２０、操作ボタン管理部２２、操作ボタン管理データベース（ＤＢ）２１、スキャン入力画像転送処理モジュール２３、及び連携先システムドメインＡ、Ｂ、Ｃとから構成されている。連携先システムドメインＡ、Ｂ、Ｃは、図１２と同様の構成であるので同符号を付して説明を省略する。
【００７５】
図１３では、予め転送プロファイルを作成する時に、そのプロファイルの利用を許可するユーザ名リストをプロファイルと共に格納しておく。操作ボタンを作成する時には、それらのユーザ名リストのなかから１つを選択する。文書登録時には、スキャン入力画像転送処理モジュール２３は、文書画像と共にそのユーザ名を転送中継データベースに格納する。そして、そのユーザ名を登録者として利用し、転送先システム文書転送処理部２０５Ａ，２０５Ｂ，２０５Ｃは、そのユーザにその登録文書の編集権限を与えるように設定する。これにより、ネットワークスキャナを利用する時に利用者が直接的にアプリケーションシステムにログインしなくても、特定の利用者（登録者）にその文書の編集権限を与えることが可能になる。
【００７６】
次に、このような構成において操作ボタンを作成する処理を図１４のフローチャートを参照して説明する。
【００７７】
まず、ユーザ（または管理者）は、転送先アプリケーションのログインをし（Ｓ２００）、転送プロファイル設定部２１０を起動し（Ｓ２０１）、新規プロファイル作成を選択する（Ｓ２０２）。
【００７８】
続いてユーザは、プロファイルの属性を設定する（Ｓ２０３）。例えば、アクセス権、データベース名等、文書格納先の指定、また、各フィールドマップ、利用可能なユーザ名、画面番号、及びメール通知などのオプション機能である。
【００７９】
ここで、登録相手先へのアクセス権があるか否かが確認され（Ｓ２０４）、アクセス権がない場合は、処理ストップとなる。
【００８０】
ステップＳ２０４でアクセス権があった場合、ユーザが転送プロファイルを保存する（Ｓ２０５）。
【００８１】
ユーザはリンクボタンによりネットワークスキャナとしてのデジタルコピー機１１ａまたは１１ｂの操作ボタン機能設定部２１１に接続し（Ｓ２０６）、操作ボタン機能設定部２１１は指定された画面番号にあるボタン一覧を操作パネル１ａまたは１ｂに表示する（Ｓ２０７）。
【００８２】
ユーザは、操作ボタンの新規作成を選択し（Ｓ２０８）、操作ボタンの属性を設定する（Ｓ２０９）。例えば、使用する転送プロファイルを選択、ボタンの表示属性、画像読み取り設定、ボタン暗証番号である。ここでユーザは、操作ボタンの保存を選択する（Ｓ２１０）。
【００８３】
操作ボタン機能設定部２１１は、操作ボタン管理部２０１に対してボタン属性データを保存するよう要求する（Ｓ２１１）。このとき、転送プロファイル番号もボタン属性として渡す。
【００８４】
操作ボタン管理部２０１は、操作ボタンを操作ボタン管理ＤＢ２０２に設定する（Ｓ２１２）。
【００８５】
以上説明したように上記発明の実施の形態によれば、デジタルスキャナが読み込んだ文書画像を1つ以上のアプリケーションシステムに送信して転送する場合、転送先のシステム内で転送登録プロファイルを作成し、デジタルスキャナの操作ボタンにそのプロファイル番号を割り当てることができる（転送登録プロファイルには、デジタルスキャナ上の画像読込みボタンを押して読み込んだ文書画像属性と転送先システムで文書画像を管理するために必要な文書属性情報とのマッピングテーブルがある）。
【００８６】
また、スキャン時には、文書画像と共にそのプロファイル番号が転送先システムの転送中継データベースに一時的にスキャナ専用ユーザ権限で格納され、スキャナ専用ユーザは転送先システム内で転送中継データベースのみにアクセス可能とすることができる。そして、一旦中継データベースに格納すると、今後はサーバ権限で動作する第2のプログラムが画像の格納を検出し、それに対応するプロファイルの内容を参照し、その内容に沿ってサーバ権限で転送処理を完了することができる。
【００８７】
また、プロファイル作成者に文書の編集権限を与えることができる（ユーザ名をボタンに割り当てない。誰が入力してもその時に利用したボタンに割り付けられたプロファイルの作成者にその文書の編集権限を与える）。
【００８８】
さらに、転送登録プロファイルには、そのプロファイルの利用を制限するためのユーザリストを格納し、デジタル複写機の操作ボタンとプロファイルを割り当てる場合には、そのなかから１つのユーザを選択し、入力／転送登録される文書画像と共にそのユーザＩＤを送り、転送登録時にそのユーザ対して文書の編集権限を与えることができる（入力者のみが文書を編集できる）。
【００８９】
また、転送先システム内で転送登録プロファイルを作成する際、プロファイル作成者による転送登録先データベースへのアクセス権を確認し、アクセス可能な場合のみ作成可能にする。
【００９０】
また、転送先システム内で転送登録プロファイルを作成する際、そのプロファイルを割り当て可能な操作ボタンを指定し、デジタルスキャナの操作ボタンに機能を割り当てる時にはそのボタンで利用可能とされているプロファイルのみを対応づけられ、さらにボタンに暗証番号を付与する。
【００９１】
また、転送先システム内で転送登録プロファイルを作成する際、そのプロファイルを割り当て可能な操作パネル画面を指定し、デジタルスキャナの操作ボタンに機能を割り当てる時にはそのボタンが含まれている画面で利用可能とされているプロファイルのみを対応づけられる。さらに画面に暗証番号を付与する。
【００９２】
【発明の効果】
以上詳述したようにこの発明によれば、デジタル複写機等のデジタルスキャナが接続されたネットワークにおける共有入出力デバイスを利用した環境で使い勝手の良い文書等の情報を処理することのできる情報処理システムと情報処理方法を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の情報処理システムの概略構成を示すブロック図。
【図２】第1の実施例によるシステムモジュール構成を示す図。
【図３】操作パネルの表示例を示す図。
【図４】操作ボタン管理データベースの構成例を示す図。
【図５】転送中継データベースの構成例を示す図。
【図６】転送中継データベースの構成例を示す図。
【図７】経理週報データベースの構成例を示す図。
【図８】ネットワークスキャナ上の操作ボタンと各アプリケーションシステムでの転送プロファイルとの関係を示す図。
【図９】転送プロファイルのフィールドマップ例を示す図。
【図１０】操作ボタンを作成する操作を説明するためのフローチャート。
【図１１】文書スキャン時の操作を説明するためのフローチャート。
【図１２】多連携先システムの場合のシステムモジュール構成を示す図。
【図１３】多連携先システムの場合のシステムモジュール構成を示す図。
【図１４】操作ボタンを作成する処理を説明するためのフローチャート。
【符号の説明】
１ａ，１ｂ…操作パネル（表示入力手段）
１０ａ，１０ｂ…クライアントパーソナルコンピュータ
１１ａ，１１ｂ…デジタルコピー機（画像形成装置）
１２ａ，１１ｂ…ドキュメントファイリングサーバ
１３ａ，１３ｂ…電子メールサーバ
１４ａ，１４ｂ…グループサーバ
１５ａ，１５ｂ…ハブ
１７…イントラネット
２０１…操作ボタン管理部（制御手段、認証手段）
２０２…操作ボタン管理データベース（登録手段）
２０３…スキャン画像転送処理モジュール（実行手段）
２０４…転送中継データベース（記憶手段、第１の記憶手段）
２０５…転送先システム文書転送処理部（処理手段）
２０６…電子メールデータベース
２０７…経理週報データベース
２０８…技術情報データベース
２０９…転送プロファイルデータベース（第２の記憶手段）
２１０…転送プロファイル設定部（作成手段、送信手段）
２１１…操作ボタン機能設定部（登録手段）
Claims (10)
- 各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段を有する画像形成装置が通信回線に接続され、前記通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理システムにおいて、
前記サーバが、
前記画像形成装置で読み取られた画像情報に対する格納先および前記画像情報に設定する属性とを関連付けた転送処理情報を作成する作成手段と、
前記作成手段で作成された前記転送処理情報を前記画像形成装置へ送信する送信手段とを有し、
前記画像形成装置が、
前記送信手段から送信された前記転送処理情報を登録する登録手段と、
前記登録手段に登録された前記転送処理情報に基づいて前記表示入力手段に前記ボタンを表示する制御を行う表示制御手段と、
を具備したことを特徴とする情報処理システム。 - 前記サーバは、前記作成手段で作成された前記転送処理情報を格納する格納手段をさらに有することを特徴とする請求項１記載の情報処理システム。
- 前記画像形成装置は、前記ボタンが選択された場合、選択された前記ボタンに関係付けられた識別子を基に前記格納手段から前記転送処理情報を検索して前記格納先を特定する制御手段をさらに有することを特徴とする請求項２記載の情報処理システム。
- 各種ボタンを表示して入力することのできる画像形成装置が通信回線に接続され、前記通信回線に接続されるサーバとの間で情報を処理する情報処理方法において、
前記サーバが、前記画像形成装置で読み取られた画像情報に対する格納先および前記画像情報に設定する属性とを関連付けた転送処理情報を作成し、この作成された前記転送処理情報を前記画像形成装置へ送信し、
前記画像形成装置が、前記サーバから送信された前記転送処理情報を登録し、この登録された前記転送処理情報に基づいて前記ボタンを表示する制御を行うようにした
ことを特徴とする情報処理方法。 - 前記サーバは、作成された前記転送処理情報を格納することを特徴とする請求項４記載の情報処理方法。
- 前記画像形成装置は、前記ボタンが選択された場合、選択された前記ボタンに関係付けられた識別子を基に前記転送処理情報を検索して前記格納先を特定することを特徴とする請求項５記載の情報処理方法。
- 画像形成装置で読み取られた画像情報に対する格納先および前記画像情報に設定する属性とを関連付けた転送処理情報を作成し、前記転送処理情報を前記画像形成装置へ送信するサーバと接続された前記画像形成装置において、
各種ボタンを表示して入力することのできる表示入力手段と、
前記サーバから送信される前記転送処理情報を登録する登録手段と、
前記登録手段に登録された前記転送処理情報に基づいて前記表示入力手段に前記ボタンを表示する制御を行う表示制御手段と、
を具備したことを特徴とする画像形成装置。 - 前記ボタンが選択された場合、選択された前記ボタンに関係付けられた識別子を基に前記サーバに格納されている前記転送処理情報を検索して前記格納先を特定する制御手段を さらに有することを特徴とする請求項７記載の画像形成装置。
- 画像形成装置で読み取られた画像情報に対する格納先および前記画像情報に設定する属性とを関連付けた転送処理情報を作成し、前記転送処理情報を前記画像形成装置へ送信するサーバと接続された前記画像形成装置に適用されるプログラムにおいて、
前記サーバから送信される前記転送処理情報を登録する機能と、
登録された前記転送処理情報に基づいて表示入力手段に前記ボタンを表示する機能と、
を具備したことを特徴とする情報処理プログラム。 - 前記ボタンが選択された場合、選択された前記ボタンに関係付けられた識別子を基に前記サーバに格納されている前記転送処理情報を検索して前記格納先を特定する機能をさらに有することを特徴とする請求項９記載の情報処理プログラム。
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