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JP2015072654A - 情報処理装置及び情報処理プログラム - Google Patents

情報処理装置及び情報処理プログラム Download PDF

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Tokuyuki Shimokawa
徳之 下川
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Abstract

【課題】社外で出力が可能として設定された文書を、利用者が社外であることを確認してから出力するようにした情報処理装置を提供する。【解決手段】情報処理装置の確認手段は、利用者の位置が該利用者の社内ではないことを確認し、提示手段は、前記利用者の位置が社内ではないと確認された場合は、該利用者が社内ではない場所において、出力が可能な文書を示す情報を提示し、選択手段は、提示された文書を、前記利用者の操作によって選択し、取得手段は、選択された文書を社内にある文書管理装置から取得し、提供手段は、取得された文書を、該文書を出力する出力装置に提供する。【選択図】図1

Description

本発明は、情報処理装置及び情報処理プログラムに関する。
特許文献1には、顧客の社内LAN又はWAN等のクローズなネットワークに対して、公衆ネットワークを介してオンラインで帳票データを検索、閲覧し、そのデータを加工及び印刷、転送、さらに文書管理を実行することができるようにすることを課題とし、画像形成装置は、画像を印刷出力する画像形成手段と、インターネット接続手段と、インターネットを介して所定のLAN/WANのサーバ装置に接続するLAN/WAN接続手段と、そのサーバ装置に対して、LAN/WAN内の所定の記憶手段に記憶された帳票データの出力を指示するデータ出力指示手段と、帳票データのレイアウト等の情報を記憶する出力フォーム記憶手段とを有し、そして、データ加工手段で加工されたあるいは未加工の受信データを、画像形成手段が出力フォーム記憶手段に記憶されたレイアウト情報に基づいて出力することが開示されている。
特開2005−025544号公報
本発明は、社外で出力が可能として設定された文書を、利用者が社外であることを確認してから出力するようにした情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することを目的としている。
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
請求項1の発明は、利用者の位置が該利用者の社内ではないことを確認する確認手段と、前記確認手段によって前記利用者の位置が社内ではないと確認された場合は、該利用者が社内ではない場所において、出力が可能な文書を示す情報を提示する提示手段と、前記提示手段によって提示された文書を、前記利用者の操作によって選択する選択手段と、前記選択手段によって選択された文書を社内にある文書管理装置から取得する取得手段と、前記取得手段によって取得された文書を、該文書を出力する出力装置に提供する提供手段を具備することを特徴とする情報処理装置である。
請求項2の発明は、前記確認手段は、入退室検知装置が検知した前記利用者の入退室に関する情報に基づいて、利用者の位置を確認することを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置である。
請求項3の発明は、前記確認手段は、前記利用者が所持している携帯端末装置内の位置検出装置が検知した位置情報に基づいて、利用者の位置を確認することを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置である。
請求項4の発明は、前記出力装置から文書が出力されたことの通知を受けた後に、該文書を前記情報処理装置から削除する削除手段をさらに具備することを特徴とする請求項1から3のいずれか一項に記載の情報処理装置である。
請求項5の発明は、前記取得手段は、(1)出力可能回数、(2)取得可能時間帯、(3)利用者の位置、のいずれか1つ又はこれらの組み合わせが、前記文書に定められた取得の条件に合致した場合に、該文書を取得することを特徴とする請求項1から4のいずれか一項に記載の情報処理装置である。
請求項6の発明は、前記確認手段は、さらに、前記利用者の予定を管理する予定管理装置からの情報、又は該利用者の勤怠を管理する勤怠管理装置からの情報のいずれか一方又はこれらの組み合わせから、該利用者の位置を確認することを特徴とする請求項1から5のいずれか一項に記載の情報処理装置である。
請求項7の発明は、前記確認手段は、利用者の位置が該利用者の社内ではないこと、及び前記出力装置の位置が予め定められた位置にあることを確認することを特徴とする請求項1から6のいずれか一項に記載の情報処理装置である。
請求項8の発明は、コンピュータを、利用者の位置が該利用者の社内ではないことを確認する確認手段と、前記確認手段によって前記利用者の位置が社内ではないと確認された場合は、該利用者が社内ではない場所において、出力が可能な文書を示す情報を提示する提示手段と、前記提示手段によって提示された文書を、前記利用者の操作によって選択する選択手段と、前記選択手段によって選択された文書を社内にある文書管理装置から取得する取得手段と、前記取得手段によって取得された文書を、該文書を出力する出力装置に提供する提供手段として機能させるための情報処理プログラムである。
請求項1の情報処理装置によれば、社外で出力が可能として設定された文書を、利用者が社外であることを確認してから出力することができる。
請求項2の情報理装置によれば、入退室検知装置が検知した利用者の入退室に関する情報に基づいて、利用者の位置を確認することができる。
請求項3の情報理装置によれば、利用者が所持している携帯端末装置内の位置検出装置が検知した位置情報に基づいて、利用者の位置を確認することができる。
請求項4の情報理装置によれば、出力された文書を情報処理装置から削除することができる。
請求項5の情報理装置によれば、文書に定められた取得の条件に合致した場合に、その文書を取得することができる。
請求項6の情報理装置によれば、予定管理装置からの情報又は勤怠管理装置からの情報をも用いて、利用者の位置を確認することができる。
請求項7の情報理装置によれば、出力装置の位置をも用いて、利用者の位置を確認することができる。
請求項8の情報処理プログラムによれば、社外で出力が可能として設定された文書を、利用者が社外であることを確認してから出力することができる。
本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図である。 本実施の形態を実現するためのシステム構成例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。 文書管理テーブルのデータ構造例を示す説明図である。 フォルダ、文書のツリー構造の例を示す説明図である。 仮同期情報テーブルのデータ構造例を示す説明図である。 ツリーテーブルのデータ構造例を示す説明図である。 位置情報テーブルのデータ構造例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。 本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。 本実施の形態を実現するコンピュータのハードウェア構成例を示すブロック図である。
以下、図面に基づき本発明を実現するにあたっての好適な一実施の形態の例を説明する。
図1は、本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図を示している。
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア(コンピュータ・プログラム)、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはコンピュータ・プログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。それゆえ、本実施の形態は、それらのモジュールとして機能させるためのコンピュータ・プログラム(コンピュータにそれぞれの手順を実行させるためのプログラム、コンピュータをそれぞれの手段として機能させるためのプログラム、コンピュータにそれぞれの機能を実現させるためのプログラム)、システム及び方法の説明をも兼ねている。ただし、説明の都合上、「記憶する」、「記憶させる」、これらと同等の文言を用いるが、これらの文言は、実施の形態がコンピュータ・プログラムの場合は、記憶装置に記憶させる、又は記憶装置に記憶させるように制御するの意である。また、モジュールは機能に一対一に対応していてもよいが、実装においては、1モジュールを1プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを1プログラムで構成してもよく、逆に1モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは1コンピュータによって実行されてもよいし、分散又は並列環境におけるコンピュータによって1モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。なお、1つのモジュールに他のモジュールが含まれていてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続(データの授受、指示、データ間の参照関係等)の場合にも用いる。「予め定められた」とは、対象としている処理の前に定まっていることをいい、本実施の形態による処理が始まる前はもちろんのこと、本実施の形態による処理が始まった後であっても、対象としている処理の前であれば、そのときの状況・状態に応じて、又はそれまでの状況・状態に応じて定まることの意を含めて用いる。「予め定められた値」が複数ある場合は、それぞれ異なった値であってもよいし、2以上の値(もちろんのことながら、全ての値も含む)が同じであってもよい。また、「Aである場合、Bをする」という意味を有する記載は、「Aであるか否かを判断し、Aであると判断した場合はBをする」の意味で用いる。ただし、Aであるか否かの判断が不要である場合を除く。
また、システム又は装置とは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク(一対一対応の通信接続を含む)等の通信手段で接続されて構成されるほか、1つのコンピュータ、ハードウェア、装置等によって実現される場合も含まれる。「装置」と「システム」とは、互いに同義の用語として用いる。もちろんのことながら、「システム」には、人為的な取り決めである社会的な「仕組み」(社会システム)にすぎないものは含まない。
また、各モジュールによる処理毎に又はモジュール内で複数の処理を行う場合はその処理毎に、対象となる情報を記憶装置から読み込み、その処理を行った後に、処理結果を記憶装置に書き出すものである。したがって、処理前の記憶装置からの読み込み、処理後の記憶装置への書き出しについては、説明を省略する場合がある。なお、ここでの記憶装置としては、ハードディスク、RAM(Random Access Memory)、外部記憶媒体、通信回線を介した記憶装置、CPU(Central Processing Unit)内のレジスタ等を含んでいてもよい。
本実施の形態である情報処理装置100は、社内に格納されている文書を社外で出力するものであって、図1の例に示すように、仮同期処理モジュール110、ログイン処理モジュール120、利用者位置確認モジュール130、仮同期情報提示モジュール140、文書取得モジュール150、文書提供モジュール160、文書削除モジュール170を有している。情報処理装置100は、例えば、クラウドサービスを実現するサーバである。「社外で出力」として、プリンタ、複合機(スキャナ、プリンタ、複写機、ファックス等のいずれか2つ以上の機能を有している画像処理装置)等で印刷することの他に、液晶ディスプレイ等の表示装置に表示すること等を含む。以下、複合機で印刷することを例示する。「社内に格納されている文書」とは、社内にある文書管理装置に格納されていることであり、「社内にある」とは、イントラネット内部にあることであり、セキュリティの観点からファイアウォールを設けて、社外から社内のイントラネットに接続されている機器(前述の文書管理装置等)には直接アクセスできないようにしているのが一般的である。一方、例えば、社外の顧客に対してプレゼンテーション等を行う際に、文書の印刷をその顧客に近い場所にある複合機(例えば、コンビニエンスストアに設置されている複合機)を用いて印刷したい場合がある。その場合、社外からの指示にしたがって、社内に格納されている文書を社外にある複合機で印刷する必要がある。なお、情報処理装置100は、社外(イントラネット外)に設置されている。
仮同期処理モジュール110は、社内にある文書管理装置と通信を行って、対象としている利用者が社内ではない場所において、出力が可能な文書を示す情報を生成する。ここで、「出力が可能な文書を示す情報」とは、文書の実体(内容)は含まず、その文書を特定できる情報をいう。文書を特定できる情報としては、例えば、文書名(ファイル名)、文書識別子、階層構造における位置、作成日時(年、月、日、時、分、秒、秒以下、又はこれらの組み合わせであってもよい)、文書の種類(ファイルの拡張子等)等のうちいずれか1つ又はこれらの組み合わせがある。文書の実体は、社内にある文書管理装置に格納されている。つまり、イントラネット内にある文書管理装置に文書の実体が格納されており、社外で文書を出力するまでは、社外の情報処理装置100には格納されていない。そして、社外で文書を出力する場合に、文書取得モジュール150が文書管理装置から情報処理装置100内にその文書を格納する。
文書管理装置は、対象としている利用者又は利用者以外の者(利用者に対して社外で出力すべき文書を指定する者、具体的には、その利用者の上司等)の操作に基づいて、その利用者が社外で出力する文書を指定する。そして、その指定された文書を示す情報を生成し、その情報を情報処理装置100の仮同期処理モジュール110へ送信する。
ログイン処理モジュール120は、情報処理装置100が提供するサービス(本実施の形態が提供する機能を含む)に、利用者が登録されていることを確認(ログイン処理)する。例えば、利用者によってキーボード等が操作され、利用者ID(IDentification、ユーザIDともいう)、パスワード等を受け付けて、予め登録されたものと照合するようにしてもよいし、ICカードリーダー等を用いて利用者が所持しているICカードを読み取り、ICカード内に記憶されている情報を照合するようにしてもよいし、その他、指紋等の生体認証を用いるようにしてもよい。
利用者位置確認モジュール130は、利用者の位置がその利用者の社内ではないことを確認する。例えば、利用者位置確認モジュール130は、入退室検知装置(以下、フラッパーゲートともいう)が検知した利用者の入退室に関する情報に基づいて、利用者の位置を確認するようにしてもよい。入退室検知装置は、例えば、利用者がゲートを通る際に所持しているICカードをICカードリーダーにかざして、そのICカード内に記憶されている利用者IDを読み取り、方向(社内から社外へ、社外から社内へ)、通過日時、通過したフラッパーゲートを識別する情報(フラッパーゲートID)等を記録する。
また、利用者位置確認モジュール130は、利用者が所持している携帯端末装置(以下、モバイル端末ともいう)内の位置検出装置が検知した位置情報に基づいて、利用者の位置を確認するようにしてもよい。位置検出装置としては、例えば、GPS(Global Positioning System(汎地球測位システム))が出力する位置情報、携帯電話網に用いられている基地局の位置情報を用いればよい。また、携帯端末装置としては、スマートフォン等を含む携帯電話等が該当する。
また、利用者位置確認モジュール130は、さらに、利用者の予定(スケジュール)を管理する予定管理装置からの情報、又はその利用者の勤怠を管理する勤怠管理装置からの情報のいずれか一方又はこれらの組み合わせから、その利用者の位置を確認するようにしてもよい。つまり、この場合、(1)利用者の位置がその利用者の社内ではないこと、その日(時、分等を含めてもよい、以下同様)のスケジュールにおいても社内ではないことの2つの条件に合致していること、(2)利用者の位置がその利用者の社内ではないこと、その日の勤怠でも社内ではないことの2つの条件に合致していること、(3)利用者の位置がその利用者の社内ではないこと、その日のスケジュールにおいても社内ではないこと、その日の勤怠でも社内ではないことの3つの条件に合致していること、の3例がある。例えば、予定管理装置からの情報として、対象としている利用者におけるその日時(文書を取得しようとしている日時)の予定を取得し、その予定が外出であることを確認すればよい。勤怠管理装置からの情報として、対象としている利用者におけるその日時(文書を取得しようとしている日時)の勤怠情報を取得し、その勤怠情報が外出であることを確認すればよい。
また、利用者位置確認モジュール130は、利用者の位置がその利用者の社内ではないこと、及び出力装置の位置が予め定められた位置(領域)にあることを確認するようにしてもよい。例えば、出力装置の識別情報とその出力装置の位置情報を対応して予め記憶しており、利用者が利用しようとしている出力装置の識別情報を取得して、その出力装置の位置情報を取得すればよい。
仮同期情報提示モジュール140は、利用者位置確認モジュール130によって利用者の位置が社内ではないと確認された場合は、その利用者が社内ではない場所において、出力が可能な文書を示す情報を提示する。仮同期処理モジュール110によって生成された情報を、利用者が利用している出力装置に提示する。ここで、提示には、出力装置に備え付けられている液晶ディスプレイ等の表示装置に表示すること、スピーカー等の音声出力装置から出力すること等がある。
文書取得モジュール150は、仮同期情報提示モジュール140によって提示された文書を、利用者の操作によって選択する。例えば、キーボード、マウス、タッチパネル等に対する利用者の操作を検知すればよい。
そして、文書取得モジュール150は、選択された文書を社内にある文書管理装置から取得する。社外(イントラネット外)にある情報処理装置100から社内(イントラネット内)にある文書管理装置にアクセスするためには、例えば、まず、情報処理装置100から文書管理装置に対して、選択された文書を特定する情報を内容に含む電子メールを送信し、文書管理装置は受信した電子メールを解析して、文書を取得し、その文書を情報処理装置100に対して送信すればよい。なお「選択された文書を特定する情報」として、文書を検索する式であってもよい。
また、文書取得モジュール150は、(1)出力可能回数、(2)取得可能時間帯、(3)利用者の位置、のいずれか1つ又はこれらの組み合わせが、文書に定められた取得の条件に合致した場合に、その文書を取得するようにしてもよい。これらの条件に合致するか否かについては、文書取得モジュール150が判断してもよいし、文書管理装置側が判断するようにしてもよい。(1)出力可能回数を条件とするとは、文書毎に出力回数をカウントし、出力可能回数に達したか否かを判断すればよい。(2)取得可能時間帯を条件とするとは、文書取得モジュール150によって文書が取得される日時が取得可能時間帯に含まれているか否かを判断すればよい。(3)利用者の位置を条件とするとは、社内でないという条件だけではなく、利用者が予め定められた位置(領域)にいるか否かを判断すればよい。
さらに利用者の位置に応じて、出力可能な内容をレベル分けしてもよい。つまり、文書取得モジュール150は、利用者の位置に応じた条件を満たす文書だけを取得するようにしてもよい。例えば、文書は機密度に応じたレベル分けが行われており、文書取得モジュール150は、会社からの距離が遠くなるほど機密度の高い文書は取得できないようにしてもよい。また、県、市等の領域に機密度のレベルを対応付けており、文書取得モジュール150は、利用者がいる領域に応じた機密度のレベルの文書を取得するようにしてもよい。
文書提供モジュール160は、文書取得モジュール150によって取得された文書を、その文書を出力する出力装置に提供する。この後、その出力装置は文書を出力する。そして、出力装置は文書を出力したことの通知を情報処理装置100の文書削除モジュール170へ送信する。
文書削除モジュール170は、出力装置から文書が出力されたことの通知を受けた後に、その文書を情報処理装置100から削除する。この処理は、文書が情報処理装置100内に記憶されている期間を短くするために行う。
図2は、本実施の形態を実現するためのシステム構成例を示す説明図である。文書管理装置210、検証装置220は、社内に設置されており、イントラネット内である。情報処理装置100、位置情報確認装置230、画像出力装置240は、社外に設置されており、イントラネット外(例えば、インターネットに接続)である。
文書管理装置210は、文書を管理する装置であり、オンプレミスに位置する(自社運用としての)サーバである。
検証装置220は、情報処理装置100から取得した情報を解析/検証する装置である。例えば、利用者ID、画像出力装置240のデバイス証明書(電子証明書)等を検証する。つまり、利用者290がその会社の社員であること、画像出力装置240が信頼に足る装置であること等の確認をする。
情報処理装置100は、クラウド上(イントラネット外)のサーバであり、文書を記憶する装置(クラウドストレージ)である。
画像出力装置240は、プリンタ、複合機等である。
位置情報確認装置230は、利用者290が外出している(社内ではない)か否かの情報を保持する装置である。
利用者290は、画像出力装置240に対して文書を出力させる操作を行う。情報処理装置100は、位置情報確認装置230を介して利用者290が社内ではない位置にいることを確認し、文書管理装置210から、その文書を取り出し、画像出力装置240に渡す。画像出力装置240は、その文書を出力する。その後、情報処理装置100は、文書を削除する。
図3は、本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。利用者290、文書管理装置210、画像出力装置240、情報処理装置100、位置情報確認装置230、フラッパーゲート310間で行われる処理例について説明する。
ステップS302では、利用者290の操作に応じて、文書管理装置210が文書を登録する。ここで登録する文書は、画像出力装置240が出力する文書が含まれる。
ステップS304からS306までの処理は、文書管理装置210から情報処理装置100に仮同期する処理(事前作業)である。仮同期とは、前述した「出力が可能な文書を示す情報」を生成し、情報処理装置100に記憶することである。つまり、社外にある画像出力装置240で出力可能な文書を、文書管理装置210と情報処理装置100の間で同期を行うものであるが、同期する内容として文書の実体(内容)は含まず、その文書を特定できる情報だけを同期対象とする。したがって、この時点では文書管理装置210で管理している文書の実体は情報処理装置100側では記憶せず、フォルダやファイルの木構造等を同期対象とする。また、仮同期した内容は定期的(間隔は設定可能)に、文書管理装置210から情報処理装置100に送信される。
ステップS304では、利用者290の操作に応じて、文書管理装置210が情報処理装置100と連携する。具体的には、利用者290のアカウント情報、利用者290の操作によるフォルダ指定等を情報処理装置100の間で共有する。フォルダ指定とは、仮同期する文書群を指定することである。
ここで文書管理装置210は、例えば、文書管理テーブル400を生成する。図4は、文書管理テーブル400のデータ構造例を示す説明図である。文書管理テーブル400は、文書管理装置ユーザID欄410、情報処理装置ユーザID欄420、文書管理装置側の起点となるフォルダ情報欄430、情報処理装置側の起点となるフォルダ情報欄440、仮同期する種類欄450を有している。文書管理装置ユーザID欄410は、本実施の形態において、文書管理装置210におけるユーザを一意に識別するための情報(文書管理装置ユーザID)を記憶している。情報処理装置ユーザID欄420は、本実施の形態において、情報処理装置100におけるユーザを一意に識別するための情報(情報処理装置ユーザID)を記憶している。つまり、同一ユーザに対して、文書管理装置ユーザID欄410の文書管理装置ユーザID、情報処理装置ユーザID欄420の情報処理装置ユーザIDを有している。文書管理装置側の起点となるフォルダ情報欄430は、文書管理装置210側において、仮同期の起点となるフォルダ情報を記憶している。このフォルダ情報で示されるフォルダ以下にある文書、フォルダが仮同期の対象となる。情報処理装置側の起点となるフォルダ情報欄440は、情報処理装置100側において、仮同期の起点となるフォルダ情報を記憶している。このフォルダ情報で示されるフォルダが、文書管理装置側の起点となるフォルダ情報欄430で示されるフォルダに対応するフォルダとなる。仮同期する種類欄450は、仮同期する種類を記憶している。種類として、例えば、表示名(文書名、フォルダ名等)がある。
ここで、文書管理装置ユーザIDがfxXXXXXである利用者290の操作によって指定された仮同期対象のフォルダ(オブジェクトID:Folder−456)の構成を、図5の例を用いて示す。図5は、フォルダ、文書のツリー構造の例を示す説明図である。フォルダ510以下には、文書512、文書514、フォルダ516が含まれている。フォルダ516には、文書518が含まれている。フォルダ510は、オブジェクトIDは「Folder−456」であり、表示名として「456」を有している。文書512は、オブジェクトIDは「Doc−abc」であり、表示名として「abc」を有している。文書514は、オブジェクトIDは「Doc−def」であり、表示名として「def」を有している。フォルダ516は、オブジェクトIDは「Folder−321」であり、表示名として「321」を有している。文書518は、オブジェクトIDは「Doc−ghi」であり、表示名として「ghi」を有している。
ステップS306では、文書管理装置210と情報処理装置100の間で、仮同期処理を行う。つまり、文書管理装置210が情報処理装置100に対して、フォルダ構成、文書情報(ファイル名)等を渡し、情報処理装置100の仮同期処理モジュール110が、利用者290が社内ではない場所において、出力が可能な文書を示す情報を生成する。ステップS306の処理の詳細については、図9の例を用いて後述する。
ここで情報処理装置100の仮同期処理モジュール110は、例えば、仮同期情報テーブル600、ツリーテーブル700を生成する。図6は、仮同期情報テーブル600のデータ構造例を示す説明図である。仮同期情報テーブル600は、情報処理装置ユーザID欄610、情報処理装置オブジェクト情報欄620、文書管理装置オブジェクト情報欄630、仮同期した情報欄640、実データ(バイナリデータ)欄650を有している。情報処理装置ユーザID欄610は、情報処理装置ユーザIDを記憶している。文書管理テーブル400の情報処理装置ユーザID欄420に該当する。情報処理装置オブジェクト情報欄620は、情報処理装置オブジェクト情報を記憶している。文書管理テーブル400の情報処理装置側の起点となるフォルダ情報欄440に該当する。文書管理装置オブジェクト情報欄630は、文書管理装置オブジェクト情報を記憶している。文書管理テーブル400の文書管理装置側の起点となるフォルダ情報欄430に該当する。仮同期した情報欄640は、仮同期した情報を記憶している。図6の例では、文書管理装置オブジェクト情報欄630内のフォルダ、文書の表示名を示している。実データ(バイナリデータ)欄650は、実データ(バイナリデータ)を記憶している。実体の同期(取得、ステップS334の処理)が行われるまではnull(空)であり、実体の同期を行うと実体(実データ)が書き込まれる。
図7は、ツリーテーブル700のデータ構造例を示す説明図である。ツリーテーブル700は、親フォルダ欄710、子オブジェクト欄720を有している。親フォルダ欄710は、親フォルダを記憶している。子オブジェクト欄720は、親フォルダ欄710の親フォルダに含まれている子オブジェクトを記憶している。親フォルダ欄710、子オブジェクト欄720ともに、仮同期情報テーブル600の情報処理装置オブジェクト情報欄620のオブジェクトIDを用いている。図7の例は、図5に例示した構成に対応するものである。
ステップS308では、利用者290が、社外へ外出する。フラッパーゲート310は、利用者290が外出したことを検知する。利用者290は、入退室時に所持しているICカードをフラッパーゲート310にかざす。フラッパーゲート310は、例えば、位置情報テーブル800を生成する。図8は、位置情報テーブル800のデータ構造例を示す説明図である。位置情報テーブル800は、ゲートにかざすカードID欄810、文書管理装置ユーザID欄820、情報処理装置ユーザID欄830、外出した時刻欄840、社内に入った時刻欄850を有している。ゲートにかざすカードID欄810は、本実施の形態において、ゲートにかざしたICカードを一意に識別するための情報(カードID)を記憶している。文書管理装置ユーザID欄820は、文書管理装置210におけるユーザIDを記憶している。情報処理装置ユーザID欄830は、情報処理装置100におけるユーザIDを記憶している。外出した時刻欄840は、外出した日時を記憶している。社内に入った時刻欄850は、社内に入った日時を記憶している。図8に例示する位置情報テーブル800の外出した時刻欄840と社内に入った時刻欄850の関係によって、以下のことが判定する。
・fxYYYYYは、3/18に退社(外出)後、出社していない。
・fxXXXXXは、3/19AMに出社後、PMに外出(退社)して、現在は社外にいる。
・fxZZZZZは、3/19AMに出社後、社内にいる。
ステップS310では、フラッパーゲート310が位置情報確認装置230に対して、利用者290の外出したことを示す外出通知を行う。
ステップS312では、利用者290は外出先で画像出力装置240に対して、ログインする。ここでのログインは、例えば、情報処理装置100のアカウント情報(ユーザID、パスワード)の入力、ICカードによる認証等がある。
ステップS314では、画像出力装置240が情報処理装置100に対して、ログインする。つまり、ステップS312で取得した情報処理装置100のアカウント情報を情報処理装置100に渡す。情報処理装置100のログイン処理モジュール120は、ログイン処理を行う。
ステップS316では、情報処理装置100の利用者位置確認モジュール130が、位置情報確認装置230に対して、利用者の位置の確認を行う。
ステップS318では、位置情報確認装置230が、情報処理装置100の利用者位置確認モジュール130に対して、利用者290の位置は社外である旨を通知する。
ステップS320では、情報処理装置100の仮同期情報提示モジュール140が、画像出力装置240が備える表示装置に、仮同期した構成(利用者290が社内ではない場所において、出力が可能な文書を示す情報)を表示するように指示する。もしも、ステップS318で利用者290の位置は社内である旨の通知があれば、仮同期した構成は表示しない。
ステップS322では、画像出力装置240が、利用者290に対して、仮同期した構成を表示する。
ステップS324では、利用者290の操作に応じて画像出力装置240が印刷すべき文書を選択する。もちろんのことながら、選択され得る文書は、仮同期した文書オブジェクトである。
ステップS326では、画像出力装置240が情報処理装置100に対して、ステップS324で選択した文書の取得指示を行う。
ステップS328では、情報処理装置100の文書取得モジュール150が文書管理装置210に対して、電子メールを送信する。例えば、電子メール内の内容として、文書管理装置210のデバイス証明書、情報処理装置100における利用者290のアカウント情報、選択された文書情報等がある。また、これらを記述する形式として、XML(eXtensible Markup Language)による記述、文書の添付等を用いてもよい。
ステップS330では、文書管理装置210が、検証装置220に対して画像出力装置240のデバイス証明書と利用者290のアカウント情報を検証する。
ステップS332では、ステップS330の検証された後に(検証の結果がOKである場合に)、文書管理装置210が文書を取得する。文書を取得する先は、文書管理装置210が記憶している文書であってもよいし、イントラネット内の他の文書管理装置が記憶している文書であってもよい。
ステップS334では、文書管理装置210が、情報処理装置100の文書取得モジュール150に対して、ステップS324で選択された文書をアップロードする。このアップロードする際に、文書を暗号化等の変換処理を施してもよい。
ステップS336では、情報処理装置100の文書提供モジュール160が、画像出力装置240に対して、文書を提供する。暗号化等の変換処理が施された文書の場合は、復号処理等を行う。
ステップS338では、画像出力装置240が、ステップS336で提供された文書を印刷する。
ステップS340では、利用者290は、画像出力装置240が印刷した文書を取得する。
ステップS342では、画像出力装置240が情報処理装置100に対して、印刷完了を通知する。
ステップS344では、情報処理装置100の文書削除モジュール170が、画像出力装置240に提供した文書(実体)を削除する。なお、仮同期した内容は、削除対象としない。
図9は、本実施の形態による処理(仮同期処理)例を示すフローチャートである。図3に例示したフローチャート内のステップS306の処理を詳述したものである。
ステップS902では、文書管理装置210側の起点はフォルダであるか否かを判断し、フォルダである場合はステップS904へ進み、それ以外の場合はステップS922へ進む。
ステップS904では、情報処理装置100側の起点はフォルダであるか否かを判断し、フォルダである場合はステップS906へ進み、それ以外の場合はステップS922へ進む。
ステップS906では、文書管理装置210側の情報を情報処理装置100側のデータ構造に書き込む。
ステップS908では、書き込んだ文書管理装置210側のフォルダにオブジェクト(文書、フォルダ)が格納されているか否かを判断し、格納されている場合はステップS910へ進み、それ以外の場合は処理を終了する(ステップS999)。
ステップS910では、文書管理装置210側のフォルダに格納されているオブジェクトの情報をリストに追加する。
ステップS912では、リストは空であるか否かを判断し、空である場合は処理を終了し(ステップS999)、それ以外の場合はステップS914へ進む。
ステップS914では、リストから仮同期する情報を取得する。
ステップS916では、ステップS914で取得した情報を用いて、情報処理装置100側にオブジェクトを作成する。
ステップS918では、文書管理装置210側の情報を情報処理装置100側のデータ構造に書き込み、リストから削除する。
ステップS920では、作成したオブジェクトはフォルダであるか否かを判断し、フォルダである場合はステップS910へ戻り、それ以外の場合はステップS912へ戻る。
ステップS922では、エラーを利用者290に通知する。
図10は、本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。利用者290、文書管理装置210、画像出力装置240、情報処理装置100、位置情報確認装置230、モバイル端末1010間で行われる処理例について説明する。図3と同等の処理を行うが、フラッパーゲート310の代わりに利用者290が所持しているモバイル端末1010を用いる。
ステップS1002では、利用者290の操作に応じて、文書管理装置210が文書を登録する。ここで登録する文書は、画像出力装置240が出力する文書が含まれる。
ステップS1004からS1006までの処理は、文書管理装置210から情報処理装置100に仮同期する処理(事前作業)である。仮同期とは、前述した「出力が可能な文書を示す情報」を生成し、情報処理装置100に記憶することである。つまり、社外にある画像出力装置240で出力可能な文書を、文書管理装置210と情報処理装置100の間で同期を行うものであるが、同期する内容として文書の実体(内容)は含まず、その文書を特定できる情報だけを同期対象とする。したがって、この時点では文書管理装置210で管理している文書の実体は情報処理装置100側では記憶せず、フォルダやファイルの木構造等を同期対象とする。また、仮同期した内容は定期的(間隔は設定可能)に、文書管理装置210から情報処理装置100に送信される。
ステップS1004では、利用者290の操作に応じて、文書管理装置210が情報処理装置100と連携する。具体的には、利用者290のアカウント情報、利用者290の操作によるフォルダ指定等を情報処理装置100の間で共有する。フォルダ指定とは、仮同期する文書群を指定することである。
ステップS1006では、文書管理装置210と情報処理装置100の間で、仮同期処理を行う。つまり、文書管理装置210が情報処理装置100に対して、フォルダ構成、文書情報(ファイル名)等を渡し、情報処理装置100の仮同期処理モジュール110が、利用者290が社内ではない場所において、出力が可能な文書を示す情報を生成する。
ステップS1008では、利用者290は外出先で画像出力装置240に対して、ログインする。ここでのログインは、例えば、情報処理装置100のアカウント情報(ユーザID、パスワード)の入力、ICカードによる認証等がある。
ステップS1010では、画像出力装置240が情報処理装置100に対して、ログインする。つまり、ステップS1008で取得した情報処理装置100のアカウント情報を情報処理装置100に渡す。情報処理装置100のログイン処理モジュール120は、ログイン処理を行う。
ステップS1012では、情報処理装置100の利用者位置確認モジュール130が、位置情報確認装置230に対して、利用者の位置の確認を行う。
ステップS1014では、位置情報確認装置230が、利用者290が所持しているモバイル端末1010に対して、利用者290の位置確認を行う。具体的には、モバイル端末1010のGPSの出力を要求する。
ステップS1016では、モバイル端末1010が、位置情報確認装置230に対して、利用者290(モバイル端末1010)の位置情報を通知する。
ステップS1018では、位置情報確認装置230が、情報処理装置100の利用者位置確認モジュール130に対して、利用者290の位置は社外である旨を通知する。例えば、ステップS1016で取得した利用者290(モバイル端末1010)の位置情報が、社内の領域(緯度、経度等で規定された領域)に含まれていない場合は社外であると判断し、社内の領域に含まれている場合は社内であると判断する。
ステップS1020では、情報処理装置100の仮同期情報提示モジュール140が、画像出力装置240が備える表示装置に、仮同期した構成(利用者290が社内ではない場所において、出力が可能な文書を示す情報)を表示するように指示する。もしも、ステップS1018で利用者290の位置は社内である旨の通知があれば、仮同期した構成は表示しない。
ステップS1022では、画像出力装置240が、利用者290に対して、仮同期した構成を表示する。
ステップS1024では、利用者290の操作に応じて画像出力装置240が印刷すべき文書を選択する。もちろんのことながら、選択され得る文書は、仮同期した文書オブジェクトである。
ステップS1026では、画像出力装置240が情報処理装置100に対して、ステップS1024で選択した文書の取得指示を行う。
ステップS1028では、情報処理装置100の文書取得モジュール150が文書管理装置210に対して、電子メールを送信する。例えば、電子メール内の内容として、文書管理装置210のデバイス証明書、情報処理装置100における利用者290のアカウント情報、選択された文書情報等がある。また、これらを記述する形式として、XML(eXtensible Markup Language)による記述、文書の添付等を用いてもよい。
ステップS1030では、文書管理装置210が、検証装置220に対して画像出力装置240のデバイス証明書と利用者290のアカウント情報を検証する。
ステップS1032では、ステップS1030の検証された後に(検証の結果がOKである場合に)、文書管理装置210が文書を取得する。文書を取得する先は、文書管理装置210が記憶している文書であってもよいし、イントラネット内の他の文書管理装置が記憶している文書であってもよい。
ステップS1034では、文書管理装置210が、情報処理装置100の文書取得モジュール150に対して、ステップS1024で選択された文書をアップロードする。このアップロードする際に、文書を暗号化等の変換処理を施してもよい。
ステップS1036では、情報処理装置100の文書提供モジュール160が、画像出力装置240に対して、文書を提供する。暗号化等の変換処理が施された文書の場合は、復号処理等を行う。
ステップS1038では、画像出力装置240が、ステップS1036で提供された文書を印刷する。
ステップS1040では、利用者290は、画像出力装置240が印刷した文書を取得する。
ステップS1042では、画像出力装置240が情報処理装置100に対して、印刷完了を通知する。
ステップS1044では、情報処理装置100の文書削除モジュール170が、画像出力装置240に提供した文書(実体)を削除する。なお、仮同期した内容は、削除対象としない。
なお、本実施の形態(情報処理装置100、文書管理装置210、検証装置220、位置情報確認装置230、画像出力装置240)としてのプログラムが実行されるコンピュータのハードウェア構成は、図11に例示するように、一般的なコンピュータであり、具体的にはパーソナルコンピュータ、サーバとなり得るコンピュータ等である。つまり、具体例として、処理部(演算部)としてCPU1101を用い、記憶装置としてRAM1102、ROM1103、HD1104を用いている。HD1104として、例えばハードディスクを用いてもよい。仮同期処理モジュール110、ログイン処理モジュール120、利用者位置確認モジュール130、仮同期情報提示モジュール140、文書取得モジュール150、文書提供モジュール160、文書削除モジュール170等のプログラムを実行するCPU1101と、そのプログラムやデータを記憶するRAM1102と、本コンピュータを起動するためのプログラム等が格納されているROM1103と、補助記憶装置(フラッシュメモリ等であってもよい)であるHD1104と、キーボード、マウス、タッチパネル等に対する利用者の操作に基づいてデータを受け付ける受付装置1106と、CRT、液晶ディスプレイ等の出力装置1105と、ネットワークインタフェースカード等の通信ネットワークと接続するための通信回線インタフェース1107、そして、それらをつないでデータのやりとりをするためのバス1108により構成されている。これらのコンピュータが複数台互いにネットワークによって接続されていてもよい。
前述の実施の形態のうち、コンピュータ・プログラムによるものについては、本ハードウェア構成のシステムにソフトウェアであるコンピュータ・プログラムを読み込ませ、ソフトウェアとハードウェア資源とが協働して、前述の実施の形態が実現される。
なお、図11に示すハードウェア構成は、1つの構成例を示すものであり、本実施の形態は、図11に示す構成に限らず、本実施の形態において説明したモジュールを実行可能な構成であればよい。例えば、一部のモジュールを専用のハードウェア(例えばASIC等)で構成してもよく、一部のモジュールは外部のシステム内にあり通信回線で接続しているような形態でもよく、さらに図11に示すシステムが複数互いに通信回線によって接続されていて互いに協調動作するようにしてもよい。また、特に、パーソナルコンピュータの他、情報家電、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ、複合機などに組み込まれていてもよい。
前述の実施の形態においては、図3の例で、入退室検知装置が検知した利用者の入退室に関する情報に基づいて、利用者の位置を確認することを示し、図10の例で、利用者が所持している携帯端末装置内の位置検出装置が検知した位置情報に基づいて、利用者の位置を確認することを示したが、これらを組み合わせもよい。つまり、入退室検知装置が検知した利用者の入退室に関する情報及び利用者が所持している携帯端末装置内の位置検出装置が検知した位置情報に基づいて、利用者の位置を確認するようにしてもよい。具体的には、入退室検知装置が、利用者が社内ではないことを検知し、さらに利用者が所持している携帯端末装置内の位置検出装置が検知した位置情報は社内ではないことを条件として、利用者は社内ではないと判断してもよい。
なお、説明したプログラムについては、記録媒体に格納して提供してもよく、また、そのプログラムを通信手段によって提供してもよい。その場合、例えば、前記説明したプログラムについて、「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」の発明として捉えてもよい。
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク(DVD)であって、DVDフォーラムで策定された規格である「DVD−R、DVD−RW、DVD−RAM等」、DVD+RWで策定された規格である「DVD+R、DVD+RW等」、コンパクトディスク(CD)であって、読出し専用メモリ(CD−ROM)、CDレコーダブル(CD−R)、CDリライタブル(CD−RW)等、ブルーレイ・ディスク(Blu−ray(登録商標) Disc)、光磁気ディスク(MO)、フレキシブルディスク(FD)、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ(ROM)、電気的消去及び書換可能な読出し専用メモリ(EEPROM(登録商標))、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ(RAM)、SD(Secure Digital)メモリーカード等が含まれる。
そして、前記のプログラム又はその一部は、前記記録媒体に記録して保存や流通等させてもよい。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク(LAN)、メトロポリタン・エリア・ネットワーク(MAN)、ワイド・エリア・ネットワーク(WAN)、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにこれらの組み合わせ等の伝送媒体を用いて伝送させてもよく、また、搬送波に乗せて搬送させてもよい。
さらに、前記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。また、複数の記録媒体に分割して
記録されていてもよい。また、圧縮や暗号化など、復元可能であればどのような態様で記録されていてもよい。
100…情報処理装置
110…仮同期処理モジュール
120…ログイン処理モジュール
130…利用者位置確認モジュール
140…仮同期情報提示モジュール
150…文書取得モジュール
160…文書提供モジュール
170…文書削除モジュール
210…文書管理装置
220…検証装置
230…位置情報確認装置
240…画像出力装置
290…利用者

Claims (8)

  1. 利用者の位置が該利用者の社内ではないことを確認する確認手段と、
    前記確認手段によって前記利用者の位置が社内ではないと確認された場合は、該利用者が社内ではない場所において、出力が可能な文書を示す情報を提示する提示手段と、
    前記提示手段によって提示された文書を、前記利用者の操作によって選択する選択手段と、
    前記選択手段によって選択された文書を社内にある文書管理装置から取得する取得手段と、
    前記取得手段によって取得された文書を、該文書を出力する出力装置に提供する提供手段
    を具備することを特徴とする情報処理装置。
  2. 前記確認手段は、入退室検知装置が検知した前記利用者の入退室に関する情報に基づいて、利用者の位置を確認する
    ことを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。
  3. 前記確認手段は、前記利用者が所持している携帯端末装置内の位置検出装置が検知した位置情報に基づいて、利用者の位置を確認する
    ことを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。
  4. 前記出力装置から文書が出力されたことの通知を受けた後に、該文書を前記情報処理装置から削除する削除手段
    をさらに具備することを特徴とする請求項1から3のいずれか一項に記載の情報処理装置。
  5. 前記取得手段は、(1)出力可能回数、(2)取得可能時間帯、(3)利用者の位置、のいずれか1つ又はこれらの組み合わせが、前記文書に定められた取得の条件に合致した場合に、該文書を取得する
    ことを特徴とする請求項1から4のいずれか一項に記載の情報処理装置。
  6. 前記確認手段は、さらに、前記利用者の予定を管理する予定管理装置からの情報、又は該利用者の勤怠を管理する勤怠管理装置からの情報のいずれか一方又はこれらの組み合わせから、該利用者の位置を確認する
    ことを特徴とする請求項1から5のいずれか一項に記載の情報処理装置。
  7. 前記確認手段は、利用者の位置が該利用者の社内ではないこと、及び前記出力装置の位置が予め定められた位置にあることを確認する
    ことを特徴とする請求項1から6のいずれか一項に記載の情報処理装置。
  8. コンピュータを、
    利用者の位置が該利用者の社内ではないことを確認する確認手段と、
    前記確認手段によって前記利用者の位置が社内ではないと確認された場合は、該利用者が社内ではない場所において、出力が可能な文書を示す情報を提示する提示手段と、
    前記提示手段によって提示された文書を、前記利用者の操作によって選択する選択手段と、
    前記選択手段によって選択された文書を社内にある文書管理装置から取得する取得手段と、
    前記取得手段によって取得された文書を、該文書を出力する出力装置に提供する提供手段
    として機能させるための情報処理プログラム。
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