JP2010067064A - 情報処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザの権限情報に応じてデータに対するアクセスの実行が異なる情報処理装置において、ユーザの利便性を向上させることが可能な情報処理装置を提供する。
【解決手段】権限レベル変更ユーザ選択画面を表示する（ステップＳ４０）。権限レベル変更ユーザ選択画面において、権限レベルを変更することを求める選択入力が有ったかどうかを判断する（ステップＳ４１）。ステップＳ４１において、権限レベル選択画面において、権限レベルを変更することを求める選択入力が有った場合には、次に、変更詳細画面を表示する（ステップＳ４２）。変更詳細画面において、権限レベルの変更を詳細に設定する選択入力が有ったかどうかを判断する。変更詳細画面において、権限レベルの変更を詳細に設定する選択入力が有る場合には、選択入力に従って権限情報を変更する（ステップＳ４４）。
【選択図】図１１

Description

本発明は、情報処理装置に関し、取得した会議資料等の文書データ等を格納する情報処理装置に関する。

従来より、企業等の組織で行われる会議を円滑に進めるため、会議で用いられる会議資料等を事前にプリントあるいは配布する方式や、あるいは改竄を防止する方式等、種々のシステムが提案されている。

例えば、特開２００６−２４４３５８号公報においては、ＩＤカードに情報を登録し、ＩＤカードを用いて本人認証が実行された場合に、会議資料の印刷を実行する会議資料配布システムが提案されている。

また、特開２００５−２２２１１８号公報においては、会議の出席者全員が議事録の内容を確認して、認証した場合に、議事録に対する改竄を防止するシステムが提案されている。

また、特開２００７−２１７７７号公報においては、会議資料を画像形成装置等に格納して、ユーザが画像形成装置を操作して、自己で会議資料をプリントすることによりユーザの利便性を向上させる方式が提案されている。

また、特開２００６−２５２５１９号公報においては、会議等において参加していない人に関連する宛先に、簡易に文書データを送信する方式が提案されている。

また、特開２００２−１３２８３７号公報においては、会議資料をサーバで一括管理して、サーバにアクセスすることによりペーパレス会議を実現するシステムが提案されている。
特開２００６−２４４３５８号公報 特開２００５−２２２１１８号公報 特開２００７−２１７７７号公報 特開２００６−２５２５１９号公報 特開２００２−１３２８３７号公報

一方、会議には、会社の上司、部下といった立場が異なる者が出席する可能性があり、機密資料等、社内の立場あるいは役職等毎に配布される資料が異なる場合がある。

この点で、従来の方式では、会議に参加する人に一律に同一の会議資料を配布するか、あるいは、アクセスを制限して立場の高い上司のみに機密資料を配布することも可能であるが、例えば、立場の高い上司が会議に出席できないような場合に、代わりの部下が機密資料を含む会議資料を当該システムを利用して閲覧しようとした場合であっても、代わりの部下は立場が低いため、アクセスが制限され上司の代わりに当該会議資料を閲覧あるいは取得することはできなかった。

したがって、会議の進行の妨げとなる場合が生じ、ユーザの利便性に欠ける可能性があった。

本発明は、上記のような問題を解決するためになされたものであって、ユーザの権限情報に応じてデータに対するアクセスの実行が異なる情報処理装置において、ユーザの利便性を向上させることが可能な情報処理装置を提供することを目的とする。

本発明に係る情報処理装置は、記憶手段と、指示に応答して、取得した会議の情報データを格納するための記憶手段における所定領域を確保して、格納するデータ格納制御手段と、会議に参加したユーザの情報と記憶手段における所定領域とを対応付けて管理するとともに、各ユーザのデータのアクセスに関する権限情報を管理する管理手段と、管理手段で管理されている会議に参加したユーザの権限情報に基づいて、所定領域に格納された会議の情報データのアクセスを実行するアクセス制御手段と、指示に応答して、管理手段で管理されている会議に参加したユーザの権限情報を変更する権限情報変更手段とを備える。

好ましくは、管理手段は、指示に応答して記憶手段における所定領域に格納されたデータの機密度合を示す機密レベルをさらに管理し、アクセス制御手段は、管理手段で管理されているユーザの権限情報および機密レベルに基づいて、所定領域に格納された会議の情報データのアクセスを実行する。

特に、管理手段は、ユーザの権限情報および機密レベルに基づいて設定されるアクセス権限テーブルを有し、アクセス制御手段は、アクセス権限テーブルに従って、所定領域に格納された会議の情報データのアクセスを実行する。

特に、アクセス権限テーブルは、ユーザの権限情報に含まれる権限レベルに応じた情報データの参照および取り出しの許可／不許可の情報を有する。

特に、情報データは、機密データを含み、アクセス権限テーブルは、ユーザの権限情報に含まれる権限レベルに応じた機密データのアクセスの許可／不許可の情報を有する。

好ましくは、権限情報変更手段は、指示に応答して、管理手段で管理されている会議に参加したユーザの権限情報を変更した場合に、変更された権限情報の期間を設定する。

好ましくは、権限情報変更手段は、ユーザの権限情報に含まれる権限レベルが高いユーザの指示に従って、権限レベルが低いユーザの権限情報を変更する。

本発明に係る情報処理装置は、管理手段で管理されている会議に参加したユーザの権限情報に基づいて、所定領域に格納された会議の情報データのアクセスを実行するアクセス制御手段と、指示に応答して、管理手段で管理されている会議に参加したユーザの権限情報を変更する権限情報変更手段とを設ける。したがって、ユーザの権限情報を変更することにより、会議の情報データのアクセスを実行することが可能となるため、ユーザの権限情報に応じてデータに対するアクセスの実行が異なる情報処理装置において、ユーザの利便性を向上させることができる。

以下、図面を参照しつつ本発明の実施の形態について説明する。以下の説明において同一の部品および構成要素には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同一であるものとする。

図１は、本発明の実施の形態に従う情報処理装置を含む情報処理システムについて説明する概略図である。

図１を参照して、本発明の実施の形態に従う情報処理システム１は、情報処理装置の一種であるＭＦＰ（Multi Function Peripheral）２０と、複数の端末装置であるＰＣ（Personal Computer）１０と、会議システム３０とが設けられ、それぞれはネットワーク１５と互いに接続されており、互いにデータの送受信が可能なように接続されている。なお、ネットワーク１５は、ＬＡＮ（Local Area Network）であってもよいし、公衆回線等を用いたＷＡＮ（Wide Area Network）であってもよい。

この情報処理システム１において、例えば、ＭＦＰ２０は、プリント処理を実行するプリンタ機能、ファクシミリ送受信の実行が可能なファクシミリ機能、コピー処理の実行が可能なコピー機能、スキャニング処理の実行が可能なスキャナ機能等の複数の機能が設けられているものとする。

したがって、ＰＣ１０で処理された文書データや画像データ等のジョブデータをＭＦＰ２０に送信して、ＭＦＰ２０側でプリントしたり、ＭＦＰ２０で原稿を読み取ることにより作成された画像データを、ＰＣ１０へ送信して、ＰＣ１０側で表示または格納することが可能であるものとする。

また、会議システム３０に設けられている複数のＰＣ１０において、会議資料を閲覧したり、リアルタイムにＭＦＰ２０に送信することが可能であるものとする。

なお、特に図示しないが、ネットワーク１５はインターネットにも接続されているものとする。したがって、ＭＦＰ２０は、原稿に基づき作成した画像データを例えば、他のネットワーク上にある遠隔の端末へインターネット経由で送信したり、ジョブデータを遠隔の端末からインターネット経由で受信して、プリント出力等を実行することが可能であるものとする。

さらに、ネットワーク１５は、図示しないが種々のサーバ等とも接続可能であり、プロキシサーバ、メールサーバ、ルータ等が接続されている構成とすることも可能である。

本発明の実施の形態においては、例えば会議議事録を含む会議資料等のデータをネットワーク１５で接続されている複数のＰＣ１０の少なくとも１つからＭＦＰ２０の予め設けられた記憶領域であるボックスを指定して、当該ボックスに対して配信することが可能な構成であるものとする。

そして、会議に関係するユーザは、後述する自己の権限の範囲内においてＭＦＰ２０の予め設けられた記憶領域であるボックスに格納された会議資料等のデータにアクセスして、閲覧（読み出し）あるいはプリント等のジョブを実行するものとする。

本発明の実施の形態においては、主にボックスの作成に関係する処理について説明し、閲覧（読み出し）あるいはプリント等のジョブの実行については一般的であるのでその詳細な説明は省略する。

図２は、本発明の実施の形態に従うＭＦＰ２０の概略機能ブロック図である。
図２を参照して、本発明の実施の形態に従うＭＦＰ２０は、プリント処理あるいはコピー処理における印字動作を実行する印字部２１と、原稿を読み取った画像データを作成するスキャナ部２２と、記憶部２５に予め設けられた記憶領域であるボックスを管理しているＢＯＸ管理部２３と、ユーザ管理部２４と、記憶部２５と、制御部２６と、操作部２７と、ネットワークＩ／Ｆ部２８とを含む。

制御部２６は、データ格納制御部４０と、アクセス制御部４２と、権限情報変更部４４とを含む。

データ格納制御部４０は、指示に応答して、記憶部２５において、所定の記憶領域（ＢＯＸ）を確保するとともに、ネットワーク１５を介してＰＣ等から送信された会議資料等を取得した場合に、確保した所定の記憶領域（ＢＯＸ）に格納する。なお、所定の記憶領域（ＢＯＸ）を確保する際、後述するが当該所定の記憶領域（ＢＯＸ）の機密度合を設定するものとする。本例においては、一例として機密度合として、高、中、低の３種類に分類される場合について説明する。機密度合が高の場合には、当該所定の記憶領域（ＢＯＸ）の機密度合が高い場合を示すものとする。また、機密度合が中の場合には、当該所定の記憶領域（ＢＯＸ）の機密度合が中程度である場合を示すものとする。また、機密度合が低の場合には、当該所定の記憶領域（ＢＯＸ）の機密度合が低い場合を示すものとする。

アクセス制御部４２は、ＢＯＸ管理部２３で管理している所定の記憶領域（ＢＯＸ）に対するアクセス権限テーブルに基づいて指定された所定の記憶領域（ＢＯＸ）へのアクセスを制御する。

権限情報変更部４４は、指示に応答してアクセス権限テーブルの内容を変更する。
ユーザ管理部２４は、ＭＦＰ２０を操作可能なユーザ情報を管理し、操作部２７の操作入力に従ってユーザの認証処理を実行するものとする。そして、ユーザの認証処理を実行して、認証が成功したユーザに対してＭＦＰ２０に対する操作を可能に設定する。

ユーザ管理部２４に格納されているユーザ情報は予め登録されているものとする。具体的には、ユーザの認証処理に用いる認証コードとともに、ユーザの権限レベルを決定するために用いる役職情報等が格納されているものとする。

例えば、ユーザが、一例として役職として部長以上の立場であれば、ユーザの権限レベルは高に設定される。また、ユーザが一例として役職として課長の立場であれば、ユーザの権限レベルは中に設定される。また、ユーザが一例として、一般の社員の立場であれば、ユーザの権限レベルは低に設定される。

ＢＯＸ管理部２３は、記憶部２５に予め設けられた記憶領域であるボックスを管理し、データ格納制御部４０により確保された所定の記憶領域（ＢＯＸ）と、ユーザ管理部２４で管理されているユーザ情報とを対応付ける。

具体的には、ＢＯＸ管理部２３は、ＰＣ１０から会議資料等のデータとともにネットワークＩ／Ｆを介して入力される会議に関係するユーザの情報の入力に基づいて、所定の記憶領域（ＢＯＸ）と、ユーザ情報とを対応付ける。

そして、ユーザ情報および所定の記憶領域（ＢＯＸ）に設定された機密度合に基づいてアクセス権限テーブルを設定する。アクセス権限テーブルについては後述する。

上述したように、ＭＦＰ２０において、所定の記憶領域（ＢＯＸ）が確保された場合に、他のＰＣ１０からネットワーク１５を介して確保された所定の記憶領域（ＢＯＸ）に会議資料等のデータが送信されるものとする。なお、会議資料等のデータとともに会議に関係するユーザのデータも送信されるものとする。

また、会議が終了した場合には、会議システム３０からネットワーク１５を介して、会議の終了を示す情報がＭＦＰ２０に送信されるものとする。これにより、ＭＦＰ２０は、会議の終了があったことを検知するものとする。

図３は、本発明の実施の形態に従うアクセス権限テーブルを説明する図である。
図３を参照して、ここでは、会議ＢＯＸ名称として、「製品Ｂ評価内容打合せ」として登録されている場合が示されている。また、本例においては、「製品Ｂ評価内容打合せ」の名称を有する所定の記憶領域（会議ＢＯＸ）と、「ＫＩＴＡ」、「ＡＲＡＫＩ」、「ＩＮＯＵＥ」、「ＭＯＲＩ」、「ＮＡＫＡＴＡ」、「ＦＵＪＩＩ」、「ＳＡＧＡ」のユーザ名をそれぞれ有するユーザ情報とが対応付けられている。当該ユーザ情報は、ユーザ管理部２４に登録されているものとする。そして、登録した際の役職に応じて権限レベルが設定されるものとする。本例においては、一例として「ＫＩＴＡ」、「ＡＲＡＫＩ」のユーザが役職として、部長であり、「ＩＮＯＵＥ」、「ＦＵＪＩＩ」、「ＳＡＧＡ」のユーザが一般の社員であり、「ＭＯＲＩ」、「ＮＡＫＡＴＡ」のユーザが役職として課長である旨の情報がユーザ情報として登録されているものとする。

したがって、「ＫＩＴＡ」、「ＡＲＡＫＩ」の権限レベルは高に設定され、「ＩＮＯＵＥ」、「ＦＵＪＩＩ」、「ＳＡＧＡ」のユーザの権限レベルは低に設定され、「ＭＯＲＩ」、「ＮＡＫＡＴＡ」の権限レベルは中に設定されるものとする。

また、本例において、当該会議ＢＯＸの機密度合を示す機密レベルは「低」に設定されているものとする。この機密レベルの設定は、後述するが会議ＢＯＸを作成する際に設定されるものとする。この機密レベルと、各ユーザが有する権限レベルに従ってアクセス権限テーブルが設定される。すなわち、会議ＢＯＸに保存された会議データの機密レベルが低ければ、機密度合は高くないため権限レベルに依らず、閲覧、取り出し等が自由に可能であるものとする。

具体的には、各ユーザに対応付けられて、アクセスに対する許可／不許可が設定される。

本例においては、「ＫＩＴＡ」は、権限変更が「なし」、権限レベルが「高」、閲覧が「許可」、取り出しが「許可」、機密事項制限が「なし」、時間制限が「なし」とされている場合が示されている。アクセス権限テーブルに含まれる権限変更の項目は、権限の変更が有るかどうかを示す項目である。また、権限レベルの項目は、本例においては役職に応じて設定されるレベルを示す。閲覧の項目は、閲覧の可否を判断する項目である。取り出しの項目は、例えばプリント処理あるいは送信処理等の可否を判断する項目である。また、機密事項制限の項目は、機密事項として処理するべきデータが会議資料に含まれている場合に、当該機密事項のデータに対するアクセス制限の有無があるかどうかを判断する項目である。また、時間制限の項目は、権限の変更が有る場合に、権限が変更されている期間の制限が有るかどうかを判断する項目である。ここで、「ＡＲＡＫＩ」についても「ＫＩＴＡ」と同様の内容である。

「ＩＮＯＵＥ」は、権限変更が「なし」、権限レベルが「低」、閲覧が「許可」、取り出しが「許可」、機密事項制限が「なし」、時間制限が「なし」とされている場合が示されている。また、「ＦＵＪＩＩ」、「ＳＡＧＡ」についても「ＩＮＯＵＥ」と同様の内容である。

また、「ＭＯＲＩ」は、権限変更が「なし」、権限レベルが「中」、閲覧が「許可」、取り出しが「許可」、機密事項制限が「なし」、時間制限が「なし」とされている場合が示されている。また、「ＮＡＫＡＴＡ」についても「ＭＯＲＩ」と同様の内容である。

図４は、本発明の実施の形態に従う別のアクセス権限テーブルを説明する図である。
図４を参照して、ここでは、会議ＢＯＸ名称として、「新製品Ａ開発提案」として登録されている場合が示されている。

そして、会議ＢＯＸの機密度合を示す機密レベルは「中」に設定されているものとする。この機密レベルと、各ユーザが有する権限レベルに従ってデータのアクセス等に関するアクセス権限テーブルが設定される。すなわち、会議ＢＯＸに保存された会議データの機密レベルが３段階で中程度ある場合には、機密度合もある程度必要であり、権限レベルとの相対関係に従って、閲覧、取り出し等が可能であるものとする。具体的には、各ユーザが有する権限レベルが「中」あるいは「高」であれば、制限は無く、閲覧、取り出し等が可能であるものとする。

一方、権限レベルが「低」である場合には、権限を制限する必要がある。本例においては、閲覧のみが可能であり、「取り出し」、「機密事項制限」の制約が課されるものとする。

具体的には、「ＫＩＴＡ」は、権限変更が「なし」、権限レベルが「高」、閲覧が「許可」、取り出しが「許可」、機密事項制限が「なし」、時間制限が「なし」とされている場合が示されている。また、「ＡＲＡＫＩ」についても「ＫＩＴＡ」と同様の内容である。

「ＩＮＯＵＥ」は、権限変更が「なし」、権限レベルが「低」、閲覧が「不許可」、取り出しが「不許可」、機密事項制限が「なし」、時間制限が「なし」とされている場合が示されている。また、「ＦＵＪＩＩ」、「ＳＡＧＡ」についても「ＩＮＯＵＥ」と同様の内容である。

また、「ＭＯＲＩ」は、権限変更が「なし」、権限レベルが「中」、閲覧が「許可」、取り出しが「許可」、機密事項制限が「なし」、時間制限が「なし」とされている場合が示されている。また、「ＮＡＫＡＴＡ」についても「ＭＯＲＩ」と同様の内容である。

図５は、本発明の実施の形態に従うさらに別のアクセス権限テーブルを説明する図である。

図５を参照して、ここでは、会議ＢＯＸ名称として、「新製品Ａ開発提案」として登録されている場合が示されている。

そして、会議ＢＯＸの機密度合を示す機密レベルは「高」に設定されているものとする。すなわち、会議ＢＯＸに保存された会議データの機密レベルが３段階で最も高い場合には、機密性を確保する必要があり、権限レベルとの相対関係に従って、閲覧、取り出し等が可能であるものとする。具体的には、各ユーザが有する権限レベルが「高」であれば、制限は無く、閲覧、取り出し等が可能であるものとする。一方、権限レベルが「中」あるいは「低」である場合には、権限を制限する必要がある。本例においては、権限レベルが「中」の場合には閲覧のみが可能であり、「取り出し」、「機密事項制限」、「時間制限」の制約が課されるものとする。権限レベルが「低」の場合には、いずれも制限されてアクセス不可となっている。

具体的には、「ＫＩＴＡ」は、権限変更が「なし」、権限レベルが「高」、閲覧が「許可」、取り出しが「許可」、機密事項制限が「なし」、時間制限が「なし」とされている場合が示されている。また、「ＡＲＡＫＩ」についても「ＫＩＴＡ」と同様の内容である。

「ＩＮＯＵＥ」は、権限変更が「あり」、権限レベルが「低」、閲覧が「不許可」、取り出しが「不許可」、機密事項制限が「あり」、時間制限が「なし」とされている場合が示されている。なお、後述するが「ＩＮＯＵＥ」については、一例として権限情報が変更されるものとする。また、「ＦＵＪＩＩ」、「ＳＡＧＡ」についても「ＩＮＯＵＥ」と同様の内容である。

また、「ＭＯＲＩ」は、権限変更が「なし」、権限レベルが「中」、閲覧が「許可」、取り出しが「不許可」、機密事項制限が「あり」、時間制限が「あり」とされている場合が示されている。また、「ＮＡＫＡＴＡ」についても「ＭＯＲＩ」と同様の内容である。

図６は、本発明の実施の形態に従う各種モードを説明するフロー図である。
図６を参照して、まず、初期画面が表示される（ステップＳ０）。

図７は、本発明の実施の形態に従う初期画面５０を説明する図である。
図７を参照して、ここでは、初期画面５０として、操作部２７に設けられた表示ディスプレイに初期画面が表示された場合が示されている。表示ディスプレイには、一例としてタッチパネルが設けられているものとする。なお、初期画面および以下に説明する画面は、記憶部２５に予め格納された所定のプログラムを制御部２６で実行することにより指示に応答して操作部２７の表示ディスプレイにおいて表示されるものとする。

初期画面５０には、選択ボタンとして、「コピー」ボタン５１、「スキャナ」ボタン５２、「ＢＯＸ作成」ボタン５３、「保存」ボタン５４、「読み出し」ボタン５５が設けられている場合が示されている。

そして、初期画面には、上記ボタンとともに「希望する処理のボタンを選択してください」が表示されている案内画面５６が示されている。

ユーザは、初期画面に設けられている各種ボタンを押下することにより、各種モードに移行する。

再び、図６を参照して、コピーボタン５１を押下したかどうかを判断する（ステップＳ１）。

ステップＳ１において、コピーボタン５１を押下した場合には、次に、コピー動作を実行するための操作画面であるコピーモード設定画面を表示する（ステップＳ６）。

一方、ステップＳ１において、コピーボタン５１を押下しない場合には、スキャナボタン５２を押下したかどうかを判断する（ステップＳ２）。

ステップＳ２において、スキャナボタン５２を押下した場合には、次に、スキャナ動作を実行するための操作画面であるスキャンモード設定画面を表示する（ステップＳ７）。

一方、ステップＳ２において、スキャナボタン５２を押下しない場合には、ＢＯＸ作成ボタン５３を押下したかどうかを判断する（ステップＳ３）。

ステップＳ３において、ＢＯＸ作成ボタン５３を押下した場合には、次に、ＢＯＸ作成モード画面を表示する（ステップＳ８）。これにより、ＢＯＸ作成モードに移行する。

制御部２６のデータ格納制御部４０は、ＢＯＸ作成モードにおいて、記憶部２５における会議資料等のデータを格納する所定の記憶領域（ＢＯＸ）を確保するとともに、当該記憶領域の機密度を設定して、確保した所定の記憶領域に関する情報をＢＯＸ管理部２３に出力する。

図８は、本発明の実施の形態に従うＢＯＸ作成モード画面を説明する図である。
図８を参照して、ＢＯＸ作成モード画面６０において、選択ボタンとして、上部に「コピー」ボタン５１、「スキャナ」ボタン５２、「ＢＯＸ作成」ボタン５３、「保存」ボタン５４、「読み出し」ボタン５５が設けられている。

そして、作成する会議ＢＯＸの機密レベルを選択する、「会議ＢＯＸ機密レベル高」ボタン６１、「会議ＢＯＸ機密レベル中」ボタン６２、「会議ＢＯＸ機密レベル低」ボタン６３が設けられている。

また、権限レベルの変更に関する、「権限レベル変更あり」ボタン６４が設けられている。

また、個人ＢＯＸの作成が可能な「個人ＢＯＸ」ボタン６６が設けられている。
そして、「作成するＢＯＸの種類を選択してください」が表示されている案内画面５６が示されている。

また、「Ｃａｎｃｅｌ」ボタン６７、「ＯＫ」ボタン６８が設けられている。
ユーザは、ＢＯＸ作成モード画面において、希望する会議ＢＯＸの機密レベルを選択可能であるとともに、権限レベルの変更の選択も可能であるものとする。また、個人ＢＯＸの作成をすることも可能であるものとする。

なお、「Ｃａｎｃｅｌ」ボタン６７を押下することにより、処理が終了して、初期画面に移行する。また、「ＯＫ」ボタン６８を押下することにより、ＢＯＸ作成モードにおける次の処理に進むものとする。

再び、図６を参照して、ステップＳ３において、ＢＯＸ作成ボタン５３を押下しない場合には、保存ボタン５４を押下したかどうかを判断する（ステップＳ４）。

ステップＳ４において、保存ボタン５４を押下した場合には、次に、登録された個人ＢＯＸ等に対してデータを格納する処理を実行するための操作画面であるＢＯＸ保存モード画面を表示する（ステップＳ９）。なお、会議ＢＯＸに対してもデータを格納することは当然に可能である。

一方、ステップＳ４において、保存ボタン５４を押下しない場合には、読み出しボタン５５を押下したかどうかを判断する（ステップＳ５）。

ステップＳ５において、読み出しボタン５５を押下した場合には、次に、登録されたＢＯＸからデータの読み出し処理を実行するための操作画面であるＢＯＸ読み出しモード画面を表示する（ステップＳ１０）。

ステップＳ５において、読み出しボタン５５を押下しない場合には、処理を終了する（エンド）。すなわち、何も操作しないものとして初期画面を維持する。

図９は、ＢＯＸ作成モードにおける処理を説明する図である。
図９を参照して、まず、ＢＯＸ作成モード画面６０において、会議ＢＯＸボタンが押下されたかどうかを判断する（ステップＳ２０）。具体的には、図８で説明した「会議ＢＯＸ機密レベル高」ボタン６１、「会議ＢＯＸ機密レベル中」ボタン６２、「会議ＢＯＸ機密レベル低」ボタン６３のいずれかが押下されたかどうかを判断する。

ステップＳ２０において、会議ＢＯＸボタンが押下された場合には、次に、権限レベル変更ありボタンが押下されたかどうかを判断する（ステップＳ２１）。

次に、ステップＳ２１において、権限レベル変更ありボタンが押下された場合には、次に、会議ＢＯＸ名称入力画面を表示する（ステップＳ２２）。

図１０は、会議ＢＯＸ名称入力画面を説明する図である。
図１０を参照して、本発明の実施の形態に従う会議ＢＯＸ名称入力画面７０において、選択ボタンとして、「コピー」ボタン５１、「スキャナ」ボタン５２、「ＢＯＸ作成」ボタン５３、「保存」ボタン５４、「読み出し」ボタン５５が設けられている。

案内画面５６には、「会議ＢＯＸ機密レベル高が登録されました」「下記キーボードで名称入力してください」が表示されている。すなわち、図８のＢＯＸ作成モード画面６０において、「会議ＢＯＸ機密レベル高」の選択ボタン６１が押下された場合であることを示している。

そして、キーボード入力可能なキーボード領域７２と、キーボード入力に従って会議ＢＯＸの名称が表示される名称表示領域７１とが設けられている。

ユーザは、キーボード領域７２に表示されている文字キー等を押下することにより、押下された文字が名称表示領域７１に表示されて、会議ＢＯＸの名称を設定することが可能である。

また、「Ｃａｎｃｅｌ」ボタン７３、「ＯＫ」ボタン７４が設けられており、「Ｃａｎｃｅｌ」ボタン７３を押下することにより処理が終了するものとする（エンド）。また、「ＯＫ」ボタン７４を押下することにより、会議ＢＯＸ名称入力を終了して次の処理に進むものとする。

再び、図９を参照して、会議ＢＯＸ名称入力画面において、入力が有るかどうかを判断する（ステップＳ２３）。具体的には、名称表示領域７１にキーボード領域７２を用いて名称入力の実行が有るとともに、「ＯＫ」ボタン７４の押下があったかどうかを判断する。

ステップＳ２３において、会議ＢＯＸ名称入力画面７０において、入力が有ったと判断される場合には、入力された名称を設定する（ステップＳ２４）。ステップＳ２３において、入力が無い場合には、処理を終了する（エンド）。

そして、次に、権限レベル選択入力モードに移行する（ステップＳ２５）。
そして、処理を終了する（エンド）。権限レベル選択入力モードについては後述する。

一方、ステップＳ２１において、権限レベル変更ボタンの押下が無い場合には、次に、会議ＢＯＸ名称入力画面を表示（ステップＳ２６）し、入力が有るかどうか判断する（ステップＳ２７）。そして、ステップＳ２７において、入力が有る場合には、名称を設定する（ステップＳ２８）。そして、処理を終了する。この点については、上記のステップＳ２２〜Ｓ２４で説明したのと同様であるのでその詳細な説明は繰り返さない。

ステップＳ２０において、会議ＢＯＸボタンの押下が無いと判断される場合には、次に、個人ＢＯＸボタンの押下があるかどうかを判断する（ステップＳ３０）。

ステップＳ３０において、個人ＢＯＸボタンの押下が有る場合には、次に個人ＢＯＸ名称入力画面を表示する（ステップＳ３１）。図示しないが、個人ＢＯＸ名称入力画面におついても、図１０で説明したのと同様の画面が表示されて、ユーザは、キーボード領域を操作することにより個人ＢＯＸの名称の入力が可能であるものとする。

そして、個人ＢＯＸ名称入力画面において、入力が有るかどうかを判断する（ステップＳ３２）。そして、ステップＳ３２において、個人ＢＯＸ名称入力画面において、入力が有ったと判断される場合には、入力された名称を設定する（ステップＳ３３）。ステップＳ３２において、入力が無い場合には、処理を終了する（エンド）。

当該フローを実行することにより、制御部２６のデータ格納制御部４０は、記憶部２５における、設定された名称に対応する所定の記憶領域（会議ＢＯＸ）を確保するとともに、当該会議ＢＯＸの機密レベルを設定する。

そして、ＢＯＸ管理部２３は、データ格納制御部４０により設定された会議ＢＯＸの機密レベルおよびユーザ管理部２４で管理されている会議に関係するユーザの権限情報に基づいて上述したアクセス権限テーブルを設定する。

次に、権限レベル選択入力モードについて説明する。当該権限レベル選択入力モードは、図８のＢＯＸ作成モード画面６０において、「権限レベル変更あり」ボタン６４が押下された場合に移行するモードである。制御部２６の権限情報変更部４４は、権限レベル選択入力モードにおいて、ＢＯＸ管理部２３で管理されているアクセス権限テーブルの内容を変更する。

図１１は、本発明の実施の形態に従う権限レベル選択入力モードのフローを説明する図である。

図１１を参照して、まず、権限レベル変更ユーザ選択画面を表示する（ステップＳ４０）。

図１２は、本発明の実施の形態に従う権限レベル選択画面を説明する図である。
図１２を参照して、本発明の実施の形態に従う権限レベル選択画面８０は、選択ボタンとして、「コピー」ボタン５１、「スキャナ」ボタン５２、「ＢＯＸ作成」ボタン５３、「保存」ボタン５４、「読み出し」ボタン５５が設けられている。

また、案内画面５６には、「新製品Ａ提案会議に対する権限レベルの変更が必要なユーザを選択してください」「ログインユーザ名 ＫＩＴＡ：権限レベル高」が表示されている。すなわち、図８のＢＯＸ作成モード画面６０において、「権限レベル変更あり」ボタン６４が押下された場合であることを示している。また、どのユーザが権限レベルの変更を要求したかが示されている。本例においては、ログインユーザ名「ＫＩＴＡ」が操作していることを示している。なお、権限レベルの変更が可能なユーザは、自己の権限レベル以下のユーザに対して変更が可能であるものとする。

ここでは、権限レベルが高である「ＫＩＴＡ」がログインユーザとして操作しているため、権限レベルが高以下のユーザに対して権限レベルの変更が可能である。

具体的には、「ＡＲＡＫＩ：権限レベル高」選択ボタン８１、「ＩＮＯＵＥ：権限レベル低」選択ボタン８２、「ＭＯＲＩ：権限レベル中」選択ボタン８３、「ＮＡＫＡＴＡ：権限レベル中」選択ボタン８４、「ＦＵＪＩＩ：権限レベル低」選択ボタン８５、「ＳＡＧＡ：権限レベル低」選択ボタン８６が設けられている場合が示されている。

そして、「Ｃａｎｃｅｌ」ボタン８７、「ＯＫ」ボタン８８が設けられており、「Ｃａｎｃｅｌ」ボタン８７を押下することにより処理が終了するものとする。また、「ＯＫ」ボタン８８を押下することにより、選択入力を受け付けて次の処理に進むものとする。

本例においては、一例として、「ＩＮＯＵＥ：権限レベル低」選択ボタン８２を押下した場合について説明する。

再び、図１１を参照して、次に、選択入力が有ったかどうかを判断する（ステップＳ４１）。

ステップＳ４１において、権限レベル選択画面において、選択入力が有った場合には、次に、変更詳細画面を表示する（ステップＳ４２）。

図１３は、本発明の実施の形態に従う変更詳細画面を説明する図である。
図１３を参照して、本発明の実施の形態に従う変更詳細画面９０において、選択ボタンとして、「コピー」ボタン５１、「スキャナ」ボタン５２、「ＢＯＸ作成」ボタン５３、「保存」ボタン５４、「読み出し」ボタン５５が設けられている。

また、案内画面５６には、「ＩＮＯＵＥに対する権限レベルの変更詳細を選択してください」が表示されている。すなわち、図１２の権限レベル選択画面８０において、「ＩＮＯＵＥ：権限レベル低」選択ボタン８２を押下した場合であることを示している。

そして、「権限レベル高」選択ボタン９１、「権限レベル中」選択ボタン９２、「権限レベル低」選択ボタン９３、「アクセス時間制限なし」選択ボタン９４、「会議中のみアクセス可能」選択ボタン９５が設けられている。

「権限レベル高」選択ボタン９１、「権限レベル中」選択ボタン９２、「権限レベル低」選択ボタン９３は、権限レベルを変更する選択ボタンである。「アクセス時間制限なし」選択ボタン９４は、権限レベルを変更した場合に、権限レベルが変更されている期間について制限を設けないことを選択するボタンである。「会議中のみアクセス可能」選択ボタン９５は、権限レベルを変更した場合に、権限レベルが変更されている期間について会議中のみアクセスを許可することを選択するボタンである。

本例においては、「ＩＮＯＵＥ」に対して「権限レベル中」選択ボタン９２を押下するとともに、「会議中のみアクセス可能」選択ボタン９５を押下した場合について説明する。

そして、「Ｃａｎｃｅｌ」ボタン９７、「ＯＫ」ボタン９８が設けられており、「Ｃａｎｃｅｌ」ボタン９７を押下することにより処理が終了するものとする。また、「ＯＫ」ボタン９８を押下することにより、選択入力を受け付けて次の処理に進むものとする。

再び、図１１を参照して、ステップＳ４３において、変更詳細画面９０において、選択入力が有ったかどうかを判断する。

そして、ステップＳ４３において、変更詳細画面９０において、選択入力が有る場合には、権限情報を変更する（ステップＳ４４）。具体的には、制御部２６の権限情報変更部４４は、ＢＯＸ管理部２３で管理されているアクセス権限テーブルに格納されている権限情報を変更する。そして、終了する（エンド）。

再び、図５を参照して、アクセス権限テーブルにおいて、「ＩＮＯＵＥ」に対応する権限情報が変更されている場合が示されている。上述したように、権限レベルが低から中に変更され、閲覧の項目が不許可から許可に変更され、時間制限なしから時間制限ありに変更された場合が示されている。

これにより、ユーザ名「ＩＮＯＵＥ」がＭＦＰ２０に対して、ユーザ認証処理を実行して、ＭＦＰ２０を操作する場合において、「新製品Ａ開発提案」に対応する会議ＢＯＸに格納されている会議資料に対するアクセスを実行する場合には、会議が終了するまでは閲覧が可能な状態となっている。

当該方式により、登録された権限レベルに応じて、会議資料等のアクセスが制限される場合であっても、権限情報変更部４４により権限レベルを変更することにより、会議資料等のアクセスが可能となる。

従来の方式では、例えば、権限の高い上司が会議に出席できないような場合に、代わりの部下が機密資料を含む会議資料を当該システムを利用して閲覧しようとした場合であっても、代わりの部下は権限が低いため上司の代わりに当該会議資料を閲覧あるいは取得することはできなかったが、本願方式により、権限の高い上司が権限の低い部下の権限レベルを変更することにより、部下が会議資料を閲覧することが可能となり、ユーザの利便性を向上させて、会議の進行を円滑に進めることが可能となる。

なお、上記においては、権限レベル選択画面において、自己の権限以下のユーザに対して変更が可能である場合について説明したが、これに限られず、例えば、自己の権限よりも低いユーザのみに対して変更するようにしても良いし、特定のユーザのみに対して変更可能とすることも可能である。

また、上記においては、会議ＢＯＸを作成する際の機密レベルと権限レベルとの組み合わせに基づいてアクセス権限テーブルを設定する場合について説明したが、権限レベルのみに基づいてデータに対するアクセスの実行が異なるアクセス権限テーブルを設定するようにすることも可能である。

また、本例においては、閲覧、取り出し等のアクセスについてアクセス権限テーブルにおいて、許可、不許可を設定する場合について説明したが、一例として、ジョブ毎に許可、不許可を設定することも可能であるし、特にアクセスに関連する処理であれば特に限定されない。

また、権限レベルあるいは機密レベルについて「高」、「中」、「低」の３種類について説明したが、複数種類であれば、特に、個数は限定されない。

また、本例においては、一例としてユーザ情報に含まれている役職情報に基づいて権限レベルを設定する方式について説明したが、特にこの方式に限られず、他の情報に基づいて権限レベルを設定することも可能であるし、ユーザ情報に機密レベルを予め設定するようにすることも可能である。

また、本例においては、情報処理装置の一種として、ＭＦＰについて説明したが、ＭＦＰに限られず、プリンタ、ファクシミリ等に対しても同様に適用可能である。

なお、情報処理装置を制御する各部について、コンピュータを機能させて、上述のフローで説明したような制御を実行させるプログラムを提供することもできる。このようなプログラムは、コンピュータに付属するフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk-Read Only Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）およびメモリカードなどのコンピュータ読取り可能な記録媒体にて記録させて、プログラム製品として提供することもできる。あるいは、コンピュータに内蔵するハードディスクなどの記録媒体にて記録させて、プログラムを提供することもできる。また、ネットワークを介したダウンロードによって、プログラムを提供することもできる。

なお、本発明にかかるプログラムは、コンピュータのオペレーションシステム（ＯＳ）の一部として提供されるプログラムモジュールのうち、必要なモジュールを所定の配列で所定のタイミングで呼出して処理を実行させるものであってもよい。その場合、プログラム自体には上記モジュールが含まれずＯＳと協働して処理が実行される。このようなモジュールを含まないプログラムも、本発明にかかるプログラムに含まれ得る。

また、本発明にかかるプログラムは他のプログラムの一部に組込まれて提供されるものであってもよい。その場合にも、プログラム自体には上記他のプログラムに含まれるモジュールが含まれず、他のプログラムと協働して処理が実行される。このような他のプログラムに組込まれたプログラムも、本発明にかかるプログラムに含まれ得る。

提供されるプログラム製品は、ハードディスクなどのプログラム格納部にインストールされて実行される。なお、プログラム製品は、プログラム自体と、プログラムが記録された記録媒体とを含む。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

本発明の実施の形態に従う情報処理装置を含む情報処理システムについて説明する概略図である。 本発明の実施の形態に従うＭＦＰ２０の概略機能ブロック図である。 本発明の実施の形態に従うアクセス権限テーブルを説明する図である。 本発明の実施の形態に従う別のアクセス権限テーブルを説明する図である。 本発明の実施の形態に従うさらに別のアクセス権限テーブルを説明する図である。 本発明の実施の形態に従う各種モードを説明するフロー図である。 本発明の実施の形態に従う初期画面５０を説明する図である。 本発明の実施の形態に従うＢＯＸ作成モード画面を説明する図である。 ＢＯＸ作成モードにおける処理を説明するフロー図である。 会議ＢＯＸ名称入力画面を説明する図である。 本発明の実施の形態に従う権限レベル選択入力モードのフローを説明する図である。 本発明の実施の形態に従う権限レベル選択画面を説明する図である。 本発明の実施の形態に従う変更詳細画面を説明する図である。

符号の説明

１ 情報処理システム、１０ ＰＣ、１５ ネットワーク、２０ ＭＦＰ、２１ 印字部、２２ スキャナ部、２３ ＢＯＸ管理部、２４ ユーザ管理部、２５ 記憶部、２６ 制御部、２７ 操作部、２８ ネットワークＩ／Ｆ部、３０ 会議システム。

Claims (7)

1. 記憶手段と、
   指示に応答して、取得した会議の情報データを格納するための前記記憶手段における所定領域を確保して、格納するデータ格納制御手段と、
   前記会議に参加したユーザの情報と前記記憶手段における前記所定領域とを対応付けて管理するとともに、各ユーザのデータのアクセスに関する権限情報を管理する管理手段と、
   前記管理手段で管理されている会議に参加したユーザの権限情報に基づいて、前記所定領域に格納された会議の情報データのアクセスを実行するアクセス制御手段と、
   指示に応答して、前記管理手段で管理されている会議に参加したユーザの権限情報を変更する権限情報変更手段とを備える、情報処理装置。
2. 前記管理手段は、指示に応答して前記記憶手段における前記所定領域に格納されたデータの機密度合を示す機密レベルをさらに管理し、
   前記アクセス制御手段は、前記管理手段で管理されているユーザの権限情報および機密レベルに基づいて、前記所定領域に格納された会議の情報データのアクセスを実行する、請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記管理手段は、前記ユーザの権限情報および機密レベルに基づいて設定されるアクセス権限テーブルを有し、
   前記アクセス制御手段は、前記アクセス権限テーブルに従って、前記所定領域に格納された会議の情報データのアクセスを実行する、請求項２記載の情報処理装置。
4. 前記アクセス権限テーブルは、前記ユーザの権限情報に含まれる権限レベルに応じた情報データの参照および取り出しの許可／不許可の情報を有する、請求項３記載の情報処理装置。
5. 前記情報データは、機密データを含み、
   前記アクセス権限テーブルは、前記ユーザの権限情報に含まれる権限レベルに応じた前記機密データのアクセスの許可／不許可の情報を有する、請求項３記載の情報処理装置。
6. 前記権限情報変更手段は、指示に応答して、前記管理手段で管理されている会議に参加したユーザの権限情報を変更した場合に、変更された権限情報の期間を設定する、請求項１記載の情報処理装置。
7. 前記権限情報変更手段は、ユーザの権限情報に含まれる権限レベルが高いユーザの指示に従って、権限レベルが低いユーザの権限情報を変更する、請求項１記載の情報処理装置。

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