JP2009123022A - 文書管理装置、文書管理方法、プログラム及び記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 通常フォルダで管理していた文書及びフォルダツリーを、容易に検索フォルダでの管理環境に移行すること。
【解決手段】 フォルダツリーによって管理されている文書の管理を、検索フォルダでの管理に変換する文書管理装置は、変換元となるフォルダツリーの各階層に含まれる文書の属性を新たに定義する。そして、フォルダツリーに属する各文書に対し、文書を格納する上位の階層のフォルダ名称を、定義された属性の属性値として付与する。そして、フォルダツリーを構成する各フォルダを、フォルダの名称を検索条件とし属性値が付与された文書の検索が可能な検索フォルダに変換する。
【選択図】 図３

Description

本発明は文書管理技術に関する。

従来、電子文書を管理する際、フォルダツリーを用いて文書を分類・整理することが一般的であった。（以降、この従来のフォルダを、「通常フォルダ」と呼ぶ）。ツリー構造の分類体系の中に文書を配置することで、文書の探索を容易にするというものである。分類体系はひとつであり、文書は一箇所に分類されていた。しかし、文書をひとつの分類体系で分類することは困難である。様々な意図を持って探索することに対応するためにも、文書は複数の分類体系に関連付けられていることが好ましい。これを実現する技術として、仮想フォルダ技術がある。仮想フォルダ技術では、仮想フォルダによって複数のフォルダツリーを構築し、その複数のフォルダツリーに文書を配置できる。中でも、仮想フォルダの一種である検索フォルダは、文書を特定するための検索条件を持ち、その条件に適合する文書をフォルダの要素とすることができる（例えば、特許文献１を参照）。ユーザが明示的にフォルダツリー中に文書を配置しなくても、自動的に文書が配置されるという利点を持つ。検索条件には、文書の属性情報が用いられる。検索フォルダによる管理を行う場合、この属性情報をどのようにしてユーザの負担無く与えるかという問題があり、例えばフォルダの名称を利用する技術がある（例えば、特許文献２を参照）。
特開２０００−０５７１２８号公報 特開平１０−２６９１２１号公報

しかしながら、従来、通常フォルダツリーで管理していた文書を、検索フォルダで管理する環境に移行するには、上記の技術だけでは解決できない問題がある。検索フォルダの検索条件はどう与えるのか、通常フォルダツリーで階層を利用して分類していた情報を移行の際にどのように利用するかといった問題である。

そこで本発明は、通常フォルダツリーで管理していた文書及びフォルダツリーを、検索フォルダでの管理環境に移行することを可能にする文書管理技術の提供を目的とする。

本発明に係る文書管理装置は、フォルダツリーによって管理されている文書の管理を、検索フォルダでの管理に変換する文書管理装置であって、
変換元となる前記フォルダツリーの各階層に含まれる文書の属性を新たに定義する文書属性定義手段と、
前記フォルダツリーに属する各文書に対し、当該文書を格納する上位の階層のフォルダの名称を、前記文書属性定義手段で定義された属性の属性値として付与する文書属性値付与手段と、
前記フォルダツリーを構成する各フォルダを、当該フォルダの名称を検索条件とし前記属性値が付与された文書の検索が可能な検索フォルダに変換するフォルダ変換手段と、を有することを特徴とする。

あるいは、本発明にかかる文書管理方法は、フォルダツリーによって管理されている文書の管理を、検索フォルダでの管理に変換する文書管理方法であって、
文書属性定義手段が、変換元となる前記フォルダツリーの各階層に含まれる文書の属性を新たに定義する文書属性定義工程と、
文書属性値付与手段が、前記フォルダツリーに属する各文書に対し、当該文書を格納する上位の階層のフォルダの名称を、前記文書属性定義工程で定義された属性の属性値として付与する文書属性値付与工程と、
フォルダ変換手段が、前記フォルダツリーを構成する各フォルダを、当該フォルダの名称を検索条件とし前記属性値が付与された文書の検索が可能な検索フォルダに変換するフォルダ変換工程と、を有することを特徴とする。

本発明によれば、通常フォルダで管理していた文書及びフォルダツリーを、容易に検索フォルダでの管理環境に移行することが可能になる。

以下、図面を参照して、本発明の好適な実施形態を例示的に詳しく説明する。ただし、この実施の形態に記載されている構成要素はあくまで例示であり、本発明の技術的範囲は、特許請求の範囲によって確定されるのであって、以下の個別の実施形態によって限定されるわけではない。

＜第１実施形態＞
本実施形態の情報処理装置１００の構成について、図１のブロック図を用いて説明する。１０１は情報処理装置１００全体を制御するCentral Processing Unit（ＣＰＵ）である。１０２は変更を必要としないプログラムやパラメータを格納するRead Only Memory（ＲＯＭ）である。１０３は外部装置などから供給されるプログラムやデータを一時記憶するRandom Access Memory（ＲＡＭ）である。外部記憶装置１０４は情報処理装置１００に固定して設置されたハードディスクやメモリカードを含む。あるいは、外部記憶装置１０４は、情報処理装置１００から着脱可能なフレキシブルディスク（ＦＤ）やCompact Disc（ＣＤ）等の光ディスク、磁気や光カード、ＩＣカード、メモリカードなどを含む。１０５はユーザの操作を受け、データを入力するポインティングデバイスやキーボード１０８などの入力デバイスとのインターフェイスである。１０６は情報処理装置１００の保持するデータや供給されたデータを表示するためのモニタ１０９とのインターフェイスである。１０７は１０１〜１０６の各ユニットを通信可能に接続するシステムバスである。

本実施形態では、本発明の内容を含む文書管理プログラムが外部記憶装置１０４に格納されており、ＣＰＵ１０１によって実行される。ユーザはポインティングデバイス・キーボード１０８を用いて操作し、モニタ１０９からレスポンスを得る。文書管理プログラムは、ＲＯＭ１０２に格納されていてもよい。

図２はモニタ１０９に出力される文書管理画面である。２０１はマウスカーソルであり、ユーザはポインティングデバイス・キーボード１０８の一種であるマウスを使ってこのマウスカーソル２０１を操作し、文書管理プログラムに指示する。２０２は操作メニューであり、文書・フォルダに対して行いたい操作をここで指示する。２０３はフォルダのツリー構造を表示するツリービューである。フォルダはアイコンと名前で表され、ツリー構造はその配置及び間を結ぶ線で表される。このツリービューでの操作によっても文書・フォルダに対する指示は行える。２０４は指定フォルダのフォルダ要素を表示するリストビューである。フォルダの指定はツリービュー２０３で行う。フォルダ要素である文書・フォルダはアイコンと名前で表される。このリストビューの操作によっても文書・フォルダに対する指示は行える。

文書管理プログラムに行える指示としては、通常、検索フォルダの作成や削除や内容の修正、文書の作成や削除や内容の修正、外部装置・外部プログラムからの文書・フォルダのインポート・エクスポートなどがある。通常フォルダツリーから検索フォルダツリーへの変換方法は、通常フォルダや文書の内容修正処理のひとつとして実現されており、また、外部装置・外部プログラムからの文書・フォルダのインポート処理のひとつとしても実現されている。

図３は、情報処理装置のＣＰＵ１０１、プログラムにより実現されるフォルダツリー変換処理部３００及び文書属性登録処理部３１０の機能構成を示すブロック図である。３０１から３０７は、フォルダツリー変換処理部３００の機能構成を示す。３０８は文書属性登録処理部３１０の機能構成を示す。ここでは各構成要素の概要のみを説明し、詳細は後述する。

変換フォルダ群指定部３０１は、変換する通常フォルダ・文書群の指定をユーザに要求し、ユーザからの指示を受け付ける。

文書属性定義部３０２は、通常フォルダ・文書群を変換する際、新たな文書属性を定義するための処理を実行する。

文書属性選択部３０３は、通常フォルダ・文書群を変換する際、既存の文書属性を用いるための処理を実行する。

文書属性処理分岐部３０４は、文書属性定義部３０２の処理に基づいて、文書属性を新たに定義するか、文書属性選択部３０３の処理に基づいて既存の文書属性を利用するか、ユーザに選択を促す処理を実行する。

文書属性確認部３０５は、既存の属性のうち文書属性選択部３０３で選択可能な属性を調べる処理を実行する。

フォルダ変換部３０６は、通常フォルダを検索フォルダに変換する処理を実行する。

文書属性値付与部３０７は、変換対象である文書に対して、文書属性定義部３０２、文書属性選択部３０３で特定された属性値を付与する処理を実行する。

属性値入力要求部３０８は、新規文書を登録する際や、外部文書をインポートする際、既存の文書の属性を変更する際、文書属性定義部３０２で登録された属性の属性値の付与をユーザに促す。

図４は、以降フォルダツリーの変換処理の詳細を述べるにあたり、例として用いるフォルダツリーの内容を示す図である。このフォルダツリーは、文書管理プログラムが管理しているフォルダツリーのサブツリーである。このサブツリーの最上位フォルダは名称が「写真」というフォルダである。（以降、例の中の特定のフォルダを指す際は、その名前を前置して記載する。文書も同様とする。例えば、「写真」フォルダと記載する）。「写真」フォルダのフォルダ要素としては、「２００４」フォルダ、「２００５」フォルダ、「未整理」フォルダの３つがある。「２００４」フォルダのフォルダ要素としては、「運動会」フォルダ、「ピクニック」フォルダの２つがある。「２００５」フォルダのフォルダ要素としては、「運動会」フォルダ、「海水浴」フォルダの２つがある。「２００４」フォルダ以下の「運動会」フォルダのフォルダ要素としては、「１００メートル走．ｊｐｇ」文書、「２人３脚．ｊｐｇ」文書がある。「ピクニック」フォルダのフォルダ要素としては、「山.ｊｐｇ」文書、「湖.ｊｐｇ」文書の２つがある。「２００５」フォルダ以下の「運動会」フォルダのフォルダ要素としては、「障害物競走.ｊｐｇ」文書、「綱引き.ｊｐｇ」文書の２つがある。「海水浴」フォルダのフォルダ要素としては「灯台.ｊｐｇ」文書がある。「未整理」フォルダのフォルダ要素としては「ハムスター.ｊｐｇ」文書がある。

図５は文書管理画面のツリービュー２０３でユーザが「写真」フォルダを選択し、フォルダ変換処理を要求する操作を行っている画面である。この指示によって、文書管理プログラムはフォルダツリー変換処理を開始する。図６は、図５でのユーザの操作によって新たにモニタ１０９に表示されるフォルダツリー変換ウィザード画面である。フォルダツリー変換ウィザード画面は、変換処理に必要な情報の入力をユーザに順次要求する操作画面である。図６はウィザードの最初の画面（第１画面）であり、まず変換範囲の指定をユーザに要求している。本変換処理は、フォルダツリーの同一階層を同じ分類粒度の別項目とみなして分類する、一般的なフォルダツリーでの文書分類・整理がなされているフォルダツリーを変換対象としている。しかし、実際にはその分類が徹底されていない場合がある。例えば、図４の「未整理」フォルダは、同一階層の「２００４」フォルダ、「２００５」フォルダと同じ分類体系で分類されていない。このようなフォルダを変換範囲から取り除く指定をユーザに求める画面が図６である。６０１には変換元のフォルダツリーが表示されており、フォルダを選択すると、そのフォルダ以下のサブフォルダツリーが変換対象外となる。図４の例の変換では、「未整理」フォルダを変換対象外に指定して、６０２のボタンを押下し、変換ステップを先に進める。

図７はフォルダツリー変換ウィザード画面の第２画面である。ボタン６０２の押下によって表示される。図７、図８、図１０、図１１は変換元のフォルダツリーの各階層に対応する文書属性を決定するための画面である。図７は、第１階層用の文書属性を決定するための画面である。７０１には変換元のフォルダツリーが表示されており、対象となる第１階層のフォルダである「写真」フォルダが強調表示されている。７０２は第１階層に対応する文書属性を新たに作成するか、既存の文書属性を利用するか、のいずれかを選択するボタンである。本画面ではまずいずれかを選択し、その上で更に詳細設定を行う。新たな文書属性の作成を選択した際の詳細設定に関しては図１１で説明する。既存の文書属性の利用を選択した場合には、７０３に表示されている既存の文書属性の属性名のリストから、利用する文書属性を選択する。７０３で選択すると、７０４には、変換元のフォルダツリーに属する文書群に付与されている、７０３で選択した文書属性の属性値のリストが表示される。フォルダツリー内の全ての文書に属性値が未設定の場合は、フォルダ名を属性値として与えるという表示がなされる。

７０３の属性名の前に表示される警告マークは、その文書属性を利用した際、変換に問題が生じる可能性があることを示すものである。対象階層でのフォルダによる分類と、各フォルダ以下（直下だけではなく、変換対象範囲の最下層までを含む）の全文書のその属性値による分類が一致していなければ、問題ありとなる。第１階層では、それ以下の文書とは、つまりフォルダツリーに属する全ての文書のことになるため、その全ての文書が、全て同じ属性値を持つか、全て属性値を持たない属性のみ、変換に用いて問題のない属性となる。

図７の場合、全ての文書のジャンルという属性の値は未設定であったため、利用可能な属性となっている。これに対して、名前、作成日時、サイズという属性は、全ての文書で同じ属性値ではなかったため、警告マークが表示されている。第２階層であれば、「２００４」フォルダと「２００５」フォルダの二つのフォルダがある。「２００４」フォルダ以下の文書のその属性の値が全て同じで、かつ「２００５」フォルダ以下の文書のその属性の値が全て同じである属性のみ、警告マークは表示されない。警告マークのある属性をそのまま利用しようとした場合には、次の決定が求められる。各フォルダ以下の文書属性値で、最も使用頻度の高い属性値を使用するか、全ての属性値を許容するか（変換後の検索フォルダの検索条件を各属性値の論理和とするか）の決定が求められる。最も使用頻度の高い属性値の利用を選択した場合には、その属性値を持たない文書は変換後の検索フォルダツリーに含まれなくなる。

７０５は、警告マークのある属性を利用可能にする高度な設定を行うための設定画面を呼び出すボタンである。高度な設定については、第２階層の属性の決定時に説明する。図７の例において、第１階層では既存の「ジャンル」属性を選んで７０６のボタンを押下し、図８の第２階層の属性設定画面に移行する。

図８は第２階層に対応する文書属性を設定するための画面である。対象とする階層が異なる以外は図７と同じである。８０１は図７の７０１に対応し、第２階層のフォルダである「２００４」フォルダ、「２００５」フォルダが強調表示されている。８０２は、図７の７０２に対応する文書属性を新たに作成するか、既存の文書属性を利用するかのいずれかを選択するボタンである。この例では、既存属性の利用を選択する。８０３は図７の７０３に対応する属性名のリストであり、この例では、作成日時の属性を選択する。８０４は図７の７０４に対応し、作成日時の属性値のリストが表示される。８０３では作成日時の属性には警告マークが表示されている。作成日時の属性値が「２００４」フォルダ以下でユニークな値、かつ「２００５」フォルダ以下でユニークな値になっていないからである。作成日時の属性は秒までの精度を持つ時刻属性であり、この例では文書毎にその属性値が異なっている。この作成日時属性を利用するために、図７の７０５に対応するボタン８０５を押下し、高度な設定を行う。ボタン８０６の押下により次の画面に進む。

図９はボタン８０５の押下によって表示される高度な設定画面である。８０３で作成日時属性を選択している状態でボタン８０５を押下したので、作成日時に関する設定が表示されている。作成日時は日付型の属性であるため、属性値から切り出せる年や月といった情報を分類に利用する設定がここで行える。また、既存の属性値を同じ値で統一することで利用可能とする設定もここで行える。９０１は既存の属性値を加工して用いるか、属性値を与えた値で統一するかを選択するボタンである。９０２は９０１で既存の属性値を加工して用いる選択をしたとき、利用する部分を選択するチェックボックスである。９０３は９０１で属性値を統一する選択をしたとき、統一する値を入力する領域である。この例では既存の属性の加工を選択し、年の部分にチェックを入れて、９０４のＯＫボタンを押下し、図８の設定画面に戻る。高度な設定画面は、８０３で選択している属性の型によって異なる。文字列型の場合は、既存の属性値を利用する場合は文字列のどの部分をどう加工して用いるか正規表現で指定できる正規表現入力欄が表示される。数値型の場合は、既存の属性値を利用する場合は同一視する数値の範囲を指定する画面となる。

図１０は、図９での設定後戻ってきたときの図８の画面である。８０３、８０４の部分が、それぞれ１００３、１００４のように変化している。１００３では、作成日時の属性の警告マークが警告解除マーク「＊」に変わっている。これは、図９の画面で行った設定によって、作成日時属性が利用可能になったことを表すマークである。これは、「２００４」フォルダ以下の文書の作成日時属性の年の部分だけを見ると、全ての文書で同じ値「２００４」であり、「２００５」フォルダ以下の文書の作成日時属性の年の部分だけを見ると、全ての文書で同じ値「２００５」であることを示している。１００４にはその２つの属性値が表示されている。例の場合、以上の設定を行った上で１００６のボタンを押下し、図１１の第三階層の属性設定画面に移行する。

図１１は第３階層に対応する文書属性を設定するための画面である。対象とする階層が異なる以外は図７と同じである。１１０１は７０１に対応し、第３階層のフォルダである「２００４」フォルダの下の「運動会」フォルダ、「ピクニック」フォルダ、「２００５」フォルダの下の「運動会」フォルダ、「海水浴」フォルダが強調表示されている。１１０２は、７０２に対応する文書属性を新たに作成するか、既存の文書属性を利用するかのいずれかを選択するボタンである。この例では新たな文書属性の作成を選択する。１１０７は作成する文書属性の名前を入力する欄である。この例では「イベント」とする。１１０８は、文書に付与される属性値のリストである。これは、現在属性を決定しようとしている階層、例では第３階層に存在するフォルダの名前のリストでもある。第３階層のフォルダ以下にある文書には、「イベント」という属性の属性値として、それが格納されているフォルダの名前が付与される。１１０９は、付与する属性値をフォルダの名前そのままとせず、加工して用いる場合の高度な設定画面を呼び出すボタンである。高度な設定画面では、何型の属性とするか、元の文字列をどのように加工するかを指定する。この例では高度な設定は用いない。以上の設定が終わったら１１０６のボタンを押下して図１２の最後の設定画面に移行する。

図１２は変換によってどう変化するかを確認するプレビュー画面である。その表示内容、操作は図２の文書管理画面とほぼ同じ構成であり、変換後の検索フォルダツリーのみが表示されていること、文書の操作が行えないことが異なる。１２０３は２０３に対応するフォルダのツリー構造を表示するツリービューである。変換元のフォルダツリーと同じ構造のフォルダツリーが表示されるが、各フォルダは検索フォルダに変換されている。変換範囲の設定で変換除外としたフォルダがある場合は、変換元と同じ構造のフォルダツリーで、その除外フォルダのみ含まれるツリーが作られる。また、変換前のフォルダツリーには含まれていたが、変換後のフォルダツリーには含まれなくなる文書がある場合には、その文書情報も表示される。含まれなくなる文書は、各階層に対応する属性の決定の際、既存属性で警告マークのある属性を利用した場合に発生する。１２０４は２０４に対応する指定フォルダのフォルダ要素を表示するリストビューである。フォルダの指定はツリービュー１２０３で行う。リストビューでは、文書の名前と、変換に関係する属性の値が表示される。この例では、フォルダツリーの第１階層に対応する属性である「ジャンル」属性、第２階層に対応する属性である「作成日時」属性、第３階層に対応する「イベント」属性の値が表示される。１２０５は、１２０３で選択した検索フォルダの検索条件が表示される部分である。これらの表示内容を確認し、問題がなければ１２０６のボタンを押下することで、実際の変換が行われる。

図１３は、変換後の検索フォルダの検索条件と、変換で変更のあった文書の属性、属性値を表す図である。「２００４」フォルダの検索条件「Ｙｅａｒ（作成日時）＝２００４」は、作成日時の年が２００４である、という検索条件である。「ジャンル」属性は、既存の属性だが、各文書の属性値が変換によって付与されている。作成日時は属性、属性値ともに変化は無い。検索フォルダの検索条件に用いられているため記載した。「イベント」属性は新たに定義され、その属性値も新たに付与されている。なお、検索フォルダは、その親フォルダが検索フォルダの場合は、親フォルダの検索条件で絞り込まれた文書を検索対象とする。下位階層の検索フォルダは、上位階層の検索フォルダの検索条件と論理積になった検索条件が適用されると考えてもよい。例えば、「海水浴」フォルダの検索条件は「イベント＝海水浴」である。また、「海水浴」フォルダに適用される検索条件は、上位階層の「写真」フォルダ及び「２００５」フォルダの検索条件も加わり、「ジャンル＝写真 かつ Ｙｅａｒ（作成日時）＝２００５ かつ イベント＝海水浴」となる。また、検索フォルダが階層構造をなしている場合、文書は、下位階層の検索フォルダの検索条件に合致するならば、上位階層の検索フォルダの直接の要素とはならない。例えば、「山.ｊｐｇ」文書は、「写真」フォルダ、「２００４」フォルダの検索条件にも合致するが、それらより下位階層の「ピクニック」フォルダの検索条件に合致するため、「写真」フォルダや「２００４」フォルダ直下には現れない。

図５で指定されたサブフォルダツリーと、図６で指定された変換除外範囲から、変換すべきフォルダ群を求めるのが、変換フォルダ群指定部３０１である。変換フォルダ群指定部３０１は、フォルダツリーの一部の構成を変換対象として指定する。７０２、８０２、１１０２の選択を受けて、対応する文書属性定義部３０２もしくは文書属性選択部３０３のいずれか一方を用いるのが文書属性処理分岐部３０４である。７０２、８０２、１１０２で新たな文書属性の作成が選択された場合、１１０７で与えられる属性名を用いて文書属性を定義するのが文書属性定義部３０２である。７０２、８０２、１１０２で既存の文書属性の利用が選択された場合、７０３、８０３、１００３で選択された文書属性を保持するのが文書属性選択部３０３である。既存の属性の値を調べ、その属性が検索フォルダに格納する文書の属性として利用できるか否か（選択可能か否か）を調べるのが文書属性確認部３０５であり、その確認結果は７０３、８０３、１００３の警告マーク、警告解除マークで表示される。１２０６の押下により、３０１で定まった各変換元フォルダに対応する、３０２もしくは３０３で定まった属性が属性値であるという検索条件を持つ検索フォルダを生成するのが３０６である。また、文書属性定義部３０２もしくは文書属性選択部３０３で定まった属性値を文書に付与するのが文書属性値付与部３０７である。

図１４は、外部記憶装置１０４に格納されている文書を、新たに文書管理プログラムで管理するように指示した際、表示される文書の登録画面である。１４０１は文書の属性値を設定する領域である。登録されている文書属性が表示され、それぞれの属性値を設定する。外部記憶装置１０４に記録されている属性値は、変換されて初期値としてあらかじめ設定されている。「名前」、「作成日時」、「サイズ」属性の値は、そうして初期値があらかじめ設定されている。図１４は、上の説明で使用したフォルダツリーの変換後に文書登録を行った際の登録画面であるため、フォルダツリーの変換によって定義された「イベント」属性が表示されている。「ジャンル」属性や「イベント」属性は、既に管理している文書群の属性値として付与されているものがリストとして示され、その値から選択することもできるし、新たな値を入力することもできる。既存の属性値を選択した場合、その文書は検索条件に合致する検索フォルダ以下に存在する状態になる。例えば、図１４のように「草原.ｊｐｇ」文書の属性値を、作成日時＝２００５．１１．１５ ８：４０：１１、ジャンル＝写真、イベント＝旅行、と設定する。この状態で登録実行ボタン１４０２を押下すると、文書の登録がなされ、図１３のフォルダツリーの「２００５」フォルダの下に「草原.ｊｐｇ」が存在する状態になる。

文書登録の際、変換時に登録された文書属性を提示し、その属性値の入力を求める処理を担うのが属性値入力要求部３０８である。

なお、ここで説明したユーザインターフェースは一例であり、本発明の実現方法として、これに限定されるものではない。例えば、キャラクターユーザインターフェースであってもよい。

本実施形態に拠れば、通常フォルダで管理していた文書及びフォルダツリーを、容易に検索フォルダでの管理環境に移行することが可能になる。

＜第２実施形態＞
第１実施形態では、フォルダツリーを、検索フォルダのツリーに変換したが、本実施形態は、検索フォルダの階層構造が実現できない文書管理プログラムでの変換について説明する。変換に関する設定画面、ユーザによる設定は第１実施形態と同じである。第１実施形態とは変換結果のみが異なる。第１実施形態と同じフォルダツリーの変換結果を図１５に示す。第１実施形態での変換結果図１３との違いは、最下層のフォルダ以外は検索フォルダではなく、通常フォルダであること、最下層の検索フォルダの検索条件が、図１３では上位層の検索フォルダの検索条件だったものの論理積となっていることである。第１実施形態と比べると、上位階層のフォルダが検索フォルダではない。そのため、変換元の上位階層フォルダ直下に文書が存在する場合、その文書は変換後のフォルダツリーの同位置に位置しても、属性により自動分類されるわけでなく、変換前と同じくフォルダに静的に関連付けられるだけである。また、上位階層のフォルダが検索フォルダではないため、変換後、上位階層のみの検索条件に適合する文書が自動的に格納されないといった制限がある。

（他の実施形態）
なお、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録したコンピュータ可読の記憶媒体を、システムあるいは装置に供給することによっても、達成されることは言うまでもない。また、システムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどを用いることができる。

また、コンピュータが読出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現される。また、プログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

実施形態にかかる情報処理装置の構成を示すブロック図である。 文書管理画面を例示する図である。 フォルダツリー変換処理及び文書属性登録処理を実行する機能構成を説明する図である。 フォルダツリーの内容を例示する図である。 フォルダ変換処理を要求する操作画面を例示する図である。 変換範囲の設定画面を例示する図である。 第１階層の属性決定画面を例示する図である。 第２階層の属性決定画面を例示する図である。 既存の属性用の高度な設定画面を例示する図である。 高度な設定後の第２階層の属性決定画面を例示する図である。 第３階層の属性決定画面を例示する図である。 変換内容の確認画面を例示する図である。 変換後の検索フォルダの検索条件と、変換で変更のあった文書の属性、属性値を示す図である。 文書登録画面を例示する図である。 第１実施形態での、変換後の検索フォルダの検索条件と、変換で変更のあった文書の属性、属性値を示す図である。

符号の説明

１００ 情報処理装置
１０１ ＣＰＵ
１０２ ＲＯＭ
１０３ ＲＡＭ
１０４ 外部記憶装置
１０５ 入力デバイスインタフェース
１０６ 出力デバイスインタフェース
１０７ システムバス
３０１ 変換フォルダ群指定部
３０２ 文書属性定義部
３０３ 文書属性選択部
３０４ 文書属性処理分岐部
３０５ 文書属性確認部
３０６ フォルダ変換部
３０７ 文書属性値付与部
３０８ 属性値入力要求部

Claims (10)

1. フォルダツリーによって管理されている文書の管理を、検索フォルダでの管理に変換する文書管理装置であって、
   変換元となる前記フォルダツリーの各階層に含まれる文書の属性を新たに定義する文書属性定義手段と、
   前記フォルダツリーに属する各文書に対し、当該文書を格納する上位の階層のフォルダの名称を、前記文書属性定義手段で定義された属性の属性値として付与する文書属性値付与手段と、
   前記フォルダツリーを構成する各フォルダを、当該フォルダの名称を検索条件とし前記属性値が付与された文書の検索が可能な検索フォルダに変換するフォルダ変換手段と、
   を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記フォルダツリーの一部の構成を変換対象として指定する変換フォルダ群指定手段を更に有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 文書を新規に登録する際に、前記文書属性定義手段で定義された前記属性の入力を要求する属性値入力要求手段を更に有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記フォルダツリーの各階層に含まれる文書に設定されている既存の属性のうち、前記検索フォルダに格納する文書の属性として選択可能か否かを確認する文書属性確認手段と、
   前記文書属性確認手段の確認結果に基づき、前記既存の属性を選択する文書属性選択手段と、
   前記文書属性定義手段により新たに属性を定義するか、または、前記文書属性選択手段により前記既存の属性を利用するかの選択を受け付ける文書属性処理分岐手段と、を更に備え、
   前記文書属性値付与手段は、前記文書属性処理分岐手段が受け付けた選択に基づき、前記フォルダツリーに属する各文書に対して、属性値を付与することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
5. フォルダツリーによって管理されている文書の管理を、検索フォルダでの管理に変換する文書管理方法であって、
   文書属性定義手段が、変換元となる前記フォルダツリーの各階層に含まれる文書の属性を新たに定義する文書属性定義工程と、
   文書属性値付与手段が、前記フォルダツリーに属する各文書に対し、当該文書を格納する上位の階層のフォルダの名称を、前記文書属性定義工程で定義された属性の属性値として付与する文書属性値付与工程と、
   フォルダ変換手段が、前記フォルダツリーを構成する各フォルダを、当該フォルダの名称を検索条件とし前記属性値が付与された文書の検索が可能な検索フォルダに変換するフォルダ変換工程と、
   を有することを特徴とする文書管理方法。
6. 変換フォルダ群指定手段が、前記フォルダツリーの一部の構成を変換対象として指定する変換フォルダ群指定工程を更に有することを特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
7. 属性値入力要求手段が、文書を新規に登録する際に、前記文書属性定義工程で定義された前記属性の入力を要求する属性値入力要求工程を更に有することを特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
8. 文書属性確認手段が、前記フォルダツリーの各階層に設定されている既存の属性のうち、前記検索フォルダに格納する文書の属性として選択可能か否かを確認する文書属性確認工程と、
   文書属性選択手段が、前記文書属性確認工程での確認結果に基づき、前記既存の属性を選択する文書属性選択工程と、
   文書属性処理分岐手段が、前記文書属性定義工程により新たに属性を定義するか、または、前記文書属性選択工程により前記既存の属性を利用するかの選択を受け付ける文書属性処理分岐工程と、を更に備え、
   前記文書属性値付与工程では、前記文書属性処理分岐工程が受け付けた選択に基づき、前記フォルダツリーに属する各文書に対して、属性値を付与することを特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
9. 請求項５乃至請求項８のいずれか１項に記載の文書管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
10. 請求項９に記載のプログラムを格納したことを特徴とするコンピュータ可読の記憶媒体。

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