JP2007058622A - 文書管理装置及び文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 オリジナル文書と回覧者によって付加されたコメントの集約管理を柔軟かつ効率的にできると共に、確実にコメントを抽出することができる文書管理装置及び文書管理方法を提供する。
【解決手段】 文書管理装置は、複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーに従って回覧された文書と、前記回覧者によって前記文書に付加された付加情報とを管理する文書管理装置であって、前記回覧ツリーは、少なくとも第１グループ及び第２グループを含み、前記回覧ツリーの回覧者に所定の文書データを閲覧可能にする文書回覧手段と、前記回覧者によって付加された付加情報を電子データとして認識する認識手段と、前記付加情報を、前記回覧者の属するグループごとに決められた文書データと関連づけて管理する付加情報管理手段とを備える。
【選択図】 図２

Description

本発明は、ネットワーク上で閲覧者に回覧される文書及び閲覧者によって該文書に付加される付加情報を管理する文書管理装置及び文書管理方法に関する。

文書データをネットワーク上で自動的に回覧するための様々な回覧システムや、電子承認システムが提案されている。また、書面審議におけるワークフローにおいて、審議要求者が審議文書を審議者に回覧し、各審議者がオリジナル文書にコメントを書き込み、各コメントを手書き認識システムにより集計する使用事例がある。このようにオリジナル文書に書き込まれたコメントを認識するための技術としては、元の電子ファイルの画像データを膨張処理して加筆された印刷物との位置合わせを行い、排他的論理和により差分情報を抽出して元の文書データと差分情報とを保存させる技術がある（例えば、特許文献１参照。）。また、印刷物からコード情報を読み取ってオリジナルデータを読み出し、これと印刷物とを差分である手書きメモ部を抽出し、メモ部のみ／オリジナルのみ／両方をそれぞれ選択的に出力可能とする技術がある（例えば、特許文献２参照。）。さらに、手書きデータと印刷データとを合成して表示させ、該表示画面で手書きデータを編集させ、合成した印刷データと手書きデータとを関連づけて保存する技術がある（例えば、特許文献３参照。）。またさらに、原稿のファイル名領域にファイル名を手書きで書き込み、スキャンすると該ファイル名で電子ファイルが自動生成される技術がある（例えば、特許文献４参照）。

特開２００４−３９１９１４号公報 特開２００４−８０６０１号公報 特開２００４−３２８４５１号公報 特開２００２−７４３２１号公報

上記の従来技術は、回覧システム、手書き認識システムといった個別のシステムで、それら個別の専用アプリをＰＣにインストールしてシステムを構築する必要があり、実際に使用するためには準備が大変であった。さらに、個別の独立したシステムのため、文書の初期登録や進捗管理も個別に行わなければならないという多くの工数に加えて、担当するユーザにとっても個別のシステムやアプリに沿った対応をしなければならず、操作性が悪いという課題があった。

また、前記従来技術での使用事例において、回覧されてくる文書に付加されたコメントを抽出し、該文書に対応づけて管理する場合、元の文書に全てのコメントを対応付けて管理する方法が考えられる。

しかし、この場合、元の文書を複数のグループ単位で回覧させるなどの回覧形態を採用すると個別のグループに依らず全てのコメントが元の文書に対応づけられるため、どのグループからのコメントか整理がつかず、コメントの管理が非効率的になってしまうという課題があった。また、回覧されてくる文書毎に管理していたのでは、管理が複雑になる上に一元管理することが出来ない。

本発明の目的は、オリジナル文書と回覧者によって付加されたコメントの集約管理を柔軟かつ効率的にできる文書管理装置及び文書管理方法を提供することである。

本発明に係る文書管理装置は、複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーに従って回覧された文書と、前記回覧者によって前記文書に付加された付加情報とを管理する文書管理装置であって、
前記回覧ツリーは、少なくとも第１グループ及び第２グループを含み、
前記回覧ツリーの回覧者に所定の文書データを閲覧可能にする文書回覧手段と、
前記回覧者によって付加された付加情報を電子データとして認識する認識手段と、
前記付加情報を、前記回覧者の属するグループごとに決められた文書データと関連づけて管理する付加情報管理手段と
を備えることを特徴とする。

また、前記文書回覧手段は、少なくとも一方のグループの第１番の回覧者に回覧される文書を第０世代の文書データとする場合に、前記第０世代の文書データに、前記第１グループの前記第１番の回覧者から第ｎ−１番（ｎは２以上の整数）の回覧者によってそれぞれ付加された第１番の付加情報から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを前記グループの第ｎ番の回覧者に閲覧可能にしてもよい。

さらに、前記文書回覧手段は、前記回覧ツリーの第ｍ番（ｍは１以上の整数）の回覧者に回覧される文書を第ｍ−１世代の文書データとする場合に、前記第ｍ−１世代の文書データに、前記回覧ツリーの前記第ｍ番の回覧者から第ｎ−１番（ｎはｍより大きい２以上の整数）の回覧者によってそれぞれ付加された第ｍ番の付加情報から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを前記回覧ツリーの第ｎ番の回覧者に閲覧可能にしてもよい。

またさらに、この文書管理装置は、前記第０世代の文書データ、前記第０世代の文書データに前記第１番の回覧者によって付加された第１番の付加情報を含む第１世代の文書データ、前記第２世代の文書データから前記第ｎ世代の文書データを記録する記録手段を、さらに備えてもよい。

また、前記認識手段は、前記回覧者が付加した前記付加情報を含む文書データと前記回覧者に回覧された文書データとの差分に基づいて前記付加情報を認識できるものとしてもよい。

さらに、前記認識手段は、前記付加情報が文書データとして付加されている場合には文書データとして認識し、前記付加情報が画像データとして付加されている場合には画像データとして認識できるものとしてもよい。

本発明に係る文書管理方法は、複数の回覧者に回覧順を表す回覧ツリーに従って回覧される文書と、前記回覧者によって前記文書に付加された付加情報とを管理する文書管理方法であって、
前記回覧ツリーは、少なくとも第１グループ及び第２グループを含み、
前記回覧ツリーの回覧者に所定の文書データを閲覧可能にするステップと、
前記回覧者によって付加された付加情報を電子データとして認識するステップと、
前記付加情報を、前記回覧者の属するグループごとに決められた文書データと関連づけて管理するステップと
を含むことを特徴とする。

また、前記文書データを閲覧可能にするステップでは、少なくとも一方のグループの第１番の回覧者に回覧される文書を第０世代の文書データとする場合に、前記第０世代の文書データに、前記第１グループの前記第１番の回覧者から第ｎ−１番（ｎは２以上の整数）の回覧者によってそれぞれ付加された第１番の付加情報から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを前記グループの第ｎ番の回覧者に閲覧可能にするようにしてもよい。

さらに、前記文書データを閲覧可能にするステップでは、前記回覧ツリーの第ｍ番（ｍは１以上の整数）の回覧者に回覧される文書を第ｍ−１世代の文書データとする場合に、前記第ｍ−１世代の文書データに、前記回覧ツリーの前記第ｍ番の回覧者から第ｎ−１番（ｎはｍより大きい２以上の整数）の回覧者によってそれぞれ付加された第ｍ番の付加情報から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを前記回覧ツリーの第ｎ番の回覧者に閲覧可能にするようにしてもよい。

またさらに、この文書管理方法は、前記第０世代の文書データ、前記第０世代の文書データに前記第１番の回覧者によって付加された第１番の付加情報を含む第１世代の文書データ、前記第２世代の文書データから前記第ｎ世代の文書データを記録するステップを、さらに含んでもよい。

また、前記認識ステップでは、前記回覧者が付加した前記付加情報を含む文書データと前記回覧者に回覧された文書データとの差分に基づいて前記付加情報を認識するようにしてもよい。

さらに、前記認識ステップでは、前記付加情報が文書データとして付加されている場合には文書データとして認識し、前記付加情報が画像データとして付加されている場合には画像データとして認識するようにしてもよい。

またさらに、前記文書管理方法をコンピュータに実行させる文書管理プログラムとして構成してもよい。また、この文書管理プログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納してもよい。

本発明に係る文書管理装置及び文書管理方法によれば、配布された子コピーや孫コピーに対して加筆された情報を複数のグループごとに任意の世代の文書に関連づけて集中管理することができる。しかも、集中管理する世代を任意に選択できるので、柔軟な集約管理が可能になり、様々な種類の付加情報の集約管理に対応することができ、汎用性が高い。

本発明の実施の形態に係る文書管理装置及び文書管理方法について、添付図面を用いて説明する。なお、図面において実質的に同一の部材には同一の符号を付している。

実施の形態１
図１は、本発明の実施の形態１に係る文書管理装置１０の物理的な構成を示すブロック図である。この文書管理装置１０は、回覧者Ａ２１、回覧者Ｂ２２、回覧者Ｃ２３、回覧者Ｄ２４、回覧者Ｅ２５、回覧者Ｆ２６とネットワーク２０を介して接続されている。また、この文書管理装置１０は、ＣＰＵ１、ＲＯＭ２、ＲＡＭ３、ＨＤＤ４、入力部５、表示部６、プリント部７、スキャナ部８、ネットワーク・コントローラ部９を備える。

図２は、この文書管理装置１０の機能的な構成を示すブロック図である。この文書管理装置１０は、機能的な観点によれば、ＨＤＤ４、プリント部７、スキャナ部８、ネットワーク・コントローラ部９、制御部１１、操作パネル部１７、ＰＤＬ解析部１８、Ｅ−ｍａｉｌ送受信部１９を備える。さらに、この制御部１１は、文書回覧部１２、認識部１３、回覧情報管理部１５及び付加情報管理部１６を備える。なお、回覧情報管理部１５及び付加情報管理部１６は、情報管理部１４を構成している。

次に、この文書管理装置１０の各構成部材について説明する。
まず、プリント部７では、文書データを用紙に印字する。スキャナ部８は、紙原稿を読み取って、電子データとしての画像データを得る。また、ネットワーク・コントローラ部９は、ＬＡＮ等のネットワーク上のパケットデータを送受信する。ＰＤＬ（プリンタ記述言語）解析部１８は、プリントデータを解析し、画像データに変換する。Ｅ−ｍａｉｌ送受信部１９は、各回覧者の端末２１、２２、２３からＥ−ｍａｉｌで送信されてきた審議後のコメント付き文書を画像データに変換する。操作パネル部１７は、図１の入力部５及び表示部６を複合化したものであって、ログイン画面やＢＯＸ画面を表示すると共に、ワーク設定のキー入力等を受け付ける。また、制御部１１は、回覧文書及び回覧者によって付加された付加情報の管理を行い、回覧等のワーク制御を行う。さらに、制御部１１の文書回覧部１２では、第０世代の文書データに、複数のグループを含む回覧ツリーの第１番の回覧者から第ｎ−１番（ｎは２以上の整数）の回覧者によってそれぞれ付加された第１番の付加情報から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを回覧ツリーの第ｎ番の回覧者に閲覧可能にする。認識部１３では、第ｎ番の回覧者によって付加された第ｎ番の付加情報を電子データとして認識する。回覧情報管理部１５では、複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーを設定する。また、付加情報管理部１６では、認識された第ｎ番の付加情報を回覧者が属するグループに応じてあらかじめ設定された世代の文書データと関連づけて管理する。

図３は、この文書管理装置１０と、ネットワーク２０を介して接続された回覧者（Ａさん、Ｂさん、Ｃさん）のそれぞれのユーザ端末２１、２２、２３と、他の文書管理装置１０ａとを含む文書管理システムの構成を示す概略図である。文書管理装置１０から、あらかじめ設定された回覧順（図３では、閲覧ユーザリスト）に沿って、回覧文書を各回覧者に閲覧可能にする。各回覧者は、回覧文書を紙文書に印字するか、あるいは電子文書として閲覧する。さらに回覧者は、回覧文書に付加情報（例えば、「意味不明！」、「差異は？」等のコメント）を付加した後、付加情報を含む文書を文書管理装置１０に送付する。なお、図３では、回覧者Ａさんは、回覧文書を紙文書として、そこに手書きで付加情報を加筆している。そこで、文書管理装置１０ａでスキャン機能によって付加情報を含む紙文書を画像データに変換して、文書管理装置１０に送信している。文書管理装置１０では、送付された付加情報を含む文書とその回覧者に閲覧可能とされた直前の回覧文書との差分に基づいて付加情報を抽出し、オリジナル文書に関連づけて管理する。その後、文書管理装置１０では、次の回覧者に回覧文書を閲覧可能にし、同様の手順で付加情報を抽出し、オリジナル文書に関連づけて管理する。なお、図３では、「回覧」ではなく、「審議」とし、「回覧文書」を「審議文書」としている。

図４は、図３の文書管理システムにおいて、グループＡ及びグループＢの各回覧者に回覧される回覧文書と、付加情報の抽出を示す概略図である。この図４を用いて、グループＡの回覧者Ａから回覧者Ｂを経由して回覧者Ｃへと回覧され、その後、グループＢの回覧者Ｄから回覧者Ｆまで回覧される場合の回覧文書と付加情報との関係について説明する。
（ａ）まず、グループＡの先頭の回覧者Ａには、オリジナル文書である第０世代文書が回覧される。なお、ここでは、グループＡ及びグループＢのいずれにおいても付加情報は、第０世代文書に関連づけて管理される。
（ｂ）回覧者Ａは、第０世代文書にコメントを付加する。この第０世代文書に回覧者Ａのコメントが付加された文書が第１世代文書である。
（ｃ）第１世代文書と第０世代文書との差分に基づいて回覧者Ａのコメントが付加情報として抽出される。
（ｄ）この回覧者Ａの付加情報がオリジナル文書である第０世代文書に関連づけて管理される。
（ｅ）次に、回覧者Ｂには、第１世代文書が回覧される。
（ｆ）回覧者Ｂは、第１世代文書にコメントを付加する。この第１世代文書に回覧者Ｂのコメントが付加された文書が第２世代文書である。
（ｇ）第２世代文書と第１世代文書との差分に基づいて回覧者Ｂのコメントが付加情報として抽出される。
（ｈ）この回覧者Ｂの付加情報が第０世代文書に関連づけて管理される。
（ｉ）次に、回覧者Ｃには、第２世代文書が回覧される。
（ｊ）回覧者Ｃは、第２世代文書にコメントを付加する。この第２世代文書に回覧者Ｃのコメントが付加された文書が第３世代文書である。
（ｋ）第３世代文書と第２世代文書との差分に基づいて回覧者Ｃのコメントが付加情報として抽出される。
（ｌ）この回覧者Ｃの付加情報が第０世代文書に関連づけて管理される。

（ａ）次に、グループＢの先頭の回覧者Ｄには、第３世代文書が回覧される。
（ｂ）回覧者Ｄは、第３世代文書にコメントを付加する。この第３世代文書に回覧者Ｄのコメントが付加された文書が第４世代文書である。
（ｃ）第４世代文書と第３世代文書との差分に基づいて回覧者Ｄのコメントが付加情報として抽出される。
（ｄ）この回覧者Ｄの付加情報は、第４世代文書に関連づけて管理される。
（ｅ）次に、回覧者Ｅには、第４世代文書が回覧される。
（ｆ）回覧者Ｅは、第４世代文書にコメントを付加する。この第４世代文書に回覧者Ｅのコメントが付加された文書が第５世代文書である。
（ｇ）第５世代文書と第４世代文書との差分に基づいて回覧者Ｅのコメントが付加情報として抽出される。
（ｈ）この回覧者Ｅの付加情報が第４世代文書に関連づけて管理される。
（ｉ）次に、回覧者Ｆには、第５世代文書が回覧される。
（ｊ）回覧者Ｆは、第５世代文書にコメントを付加する。この第５世代文書に回覧者Ｆのコメントが付加された文書が第６世代文書である。
（ｋ）第６世代文書と第５世代文書との差分に基づいて回覧者Ｆのコメントが付加情報として抽出される。
（ｌ）この回覧者Ｆの付加情報が第４世代文書に関連づけて管理される。
以上によって、回覧者Ａから回覧者Ｆまで累積的にコメントが付加された文書が２つのグループにまたがって次の回覧者に回覧される。また、回覧前後の文書の差分に基づいて各回覧者によって付加されたコメントをそれぞれ抽出し、オリジナル文書に関連づけて管理される。

図５は、本発明の実施の形態１に係る文書管理方法のフローチャートである。
（ａ）まず、複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーを設定する（Ｓ０１）。
（ｂ）回覧ツリーの第１番の回覧者に第０世代の文書データを閲覧可能にする（Ｓ０２）。この場合の閲覧可能にする方法は、特に限定されない。例えば、第１番の回覧者に第０世代の文書データを送信してもよい。あるいは、ファイルサーバに格納された第０世代の文書データの格納場所を第１番の回覧者に通知し、第１番の回覧者による閲覧を許可してもよい。なお、回覧者が第０世代の文書データを紙文書として印字するか、又は、電子文書として表示させるか、いずれによってもよい。
（ｃ）第１番の回覧者によって付加された第１番の付加情報を電子データとして認識する（Ｓ０３）。この認識ステップＳ０３についてはＳ０６と共に詳細については後述する。
（ｄ）認識された第１番の付加情報を第０世代の文書データと関連づけて管理する（Ｓ０４）。
（ｅ）第２番以降の回覧者について、第０世代の文書データに、第１番から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１（ｎは２以上の整数）世代の文書データを第ｎ番の回覧者に閲覧可能にする（Ｓ０５）。例えば、第２番目の回覧者には、第０世代の文書データに第１番の回覧者による第１番の付加情報が付加された第１世代の文書データを閲覧可能にする。また、第３番の回覧者には、第０世代の文書データに第１番の回覧者による第１番の付加情報と第２番の回覧者による第２番の回覧者による第２番の付加情報とを累積的に付加した第２世代の文書データを閲覧可能にする。
（ｆ）第ｎ番の回覧者によって付加された第ｎ番の付加情報を電子データとして認識する（Ｓ０６）。この認識ステップＳ０６についてはＳ０３と共に詳細については後述する。
（ｇ）認識された第ｎ番の付加情報を第０世代の文書データと関連づけて管理する（Ｓ０７）。
（ｈ）最後の回覧者か否か判断する（Ｓ０８）。最後の回覧者であった場合には、終了する。一方、最後の回覧者でなかった場合には、ステップＳ０５に移行して、次の第ｎ＋１番の回覧者に第ｎ世代の文書を閲覧可能にする。
以上によって、回覧文書及び回覧者による付加情報の集中管理を行うことができる。

また、図８は、上記ステップＳ０３及びステップＳ０６、並びに、図７のステップＳ１３及びＳ１７の認識ステップの詳細を示すフローチャートである。
（ａ）まず、回覧者によって付加された付加情報を含む文書を受け付ける（Ｓ２１）。
（ｂ）文書は、紙文書か、電子データか、を判断する（Ｓ２２）。
（ｃ）文書が紙文書であった場合には、その紙文書をスキャナ部で読み取り、画像データとしての第ｎ世代の文書データを得る（Ｓ２３）。一方、文書が電子データであった場合には、その電子データの文書を第ｎ世代の文書データとする（Ｓ２５）。
（ｄ）第ｎ世代の文書データと回覧された文書データとの差分に基づいて付加情報を抽出する（Ｓ２４）。この場合、差分は画像データとして得ることができるので、この画像データを付加情報とすることができる。
以上によって付加情報を電子データとして認識できる。その後リターンする。

実施の形態２
本発明の実施の形態２に係る文書管理方法は、実施の形態１に係る文書管理方法と比較すると、グループＢの回覧者に回覧する回覧文書が直前の世代の文書ではなく、グループＢの親の世代の文書である点で相違する。また、これに伴って、付加情報を抽出するための差分をとる対象文書がグループＢの親の世代の文書となる。図６は、図３の文書管理システムにおいて、グループＡ及びグループＢの各回覧者に回覧される回覧文書と、付加情報の抽出を示す概略図である。この図６を用いて、グループＡの回覧者Ａから回覧者Ｂを経由して回覧者Ｃへと回覧され、その後、グループＢの回覧者Ｄから回覧者Ｆまで回覧される場合の回覧文書と付加情報との関係について説明する。
（ａ）まず、グループＡの先頭の回覧者Ａには、オリジナル文書である第０世代文書が回覧される。
（ｂ）回覧者Ａは、第０世代文書にコメントを付加する。この第０世代文書に回覧者Ａのコメントが付加された文書が第１世代文書である。
（ｃ）第１世代文書と第０世代文書との差分に基づいて回覧者Ａのコメントが付加情報として抽出される。
（ｄ）この回覧者Ａの付加情報がオリジナル文書である第０世代文書に関連づけて管理される。
（ｅ）次に、回覧者Ｂには、第１世代文書が回覧される。
（ｆ）回覧者Ｂは、第１世代文書にコメントを付加する。この第１世代文書に回覧者Ｂのコメントが付加された文書が第２世代文書である。
（ｇ）第２世代文書と第１世代文書との差分に基づいて回覧者Ｂのコメントが付加情報として抽出される。
（ｈ）この回覧者Ｂの付加情報が第０世代文書に関連づけて管理される。
（ｉ）次に、回覧者Ｃには、第２世代文書が回覧される。
（ｊ）回覧者Ｃは、第２世代文書にコメントを付加する。この第２世代文書に回覧者Ｃのコメントが付加された文書が第３世代文書である。
（ｋ）第３世代文書と第２世代文書との差分に基づいて回覧者Ｃのコメントが付加情報として抽出される。
（ｌ）この回覧者Ｃの付加情報が第０世代文書に関連づけて管理される。

（ａ）次に、第２グループの先頭の回覧者Ｄには、第３世代文書が回覧される。
（ｂ）回覧者Ｄは、第３世代文書にコメントを付加する。この第３世代文書に回覧者Ｄのコメントが付加された文書が第４世代文書である。グループＢでは、各回覧者による付加情報は、先頭の回覧者Ｄ（親）による付加情報を含む第４世代文書（親世代文書）に関連づけて管理される。
（ｃ）第４世代文書と第３世代文書との差分に基づいて回覧者Ｄのコメントが付加情報として抽出される。
（ｄ）この回覧者Ｄの付加情報は、第４世代文書に関連づけて管理される。
（ｅ）次に、回覧者Ｅには、第４世代文書が回覧される。
（ｆ）回覧者Ｅは、第４世代文書にコメントを付加する。この第４世代文書に回覧者Ｅのコメントが付加された文書が第５世代文書である。
（ｇ）第５世代文書と第４世代文書との差分に基づいて回覧者Ｅのコメントが付加情報として抽出される。
（ｈ）この回覧者Ｅの付加情報が第４世代文書に関連づけて管理される。
（ｉ）次に、回覧者Ｆには、第４世代文書が回覧される。
（ｊ）回覧者Ｆは、第４世代文書にコメントを付加する。この第４世代文書に回覧者Ｆのコメントが付加された文書が第６世代文書である。
（ｋ）第６世代文書と第４世代文書との差分に基づいて回覧者Ｆのコメントが付加情報として抽出される。
（ｌ）この回覧者Ｆの付加情報が第４世代文書に関連づけて管理される。
以上によって、グループＡでは、回覧者Ａから回覧者Ｃまで、累積的にコメントが付加された文書が次の回覧者に回覧される。一方、グループＢでは、先頭の回覧者Ｄには
また、回覧前後の文書の差分に基づいて各回覧者によって付加されたコメントをそれぞれ抽出し、グループＡではオリジナル文書に関連づけて管理され、グループＢでは、各付加情報は先頭の回覧者Ｄの付加情報を含む第４世代の文書データに関連づけて管理される。

図７は、本発明の実施の形態２に係る文書管理方法のフローチャートである。
（ａ）まず、複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーを設定する（Ｓ１１）。
（ｂ）回覧ツリーの第１番の回覧者に第０世代の文書データを閲覧可能にする（Ｓ１２）。
（ｃ）第１番の回覧者によって付加された第１番の付加情報を電子データとして認識する（Ｓ１３）。この認識ステップＳ１３についてはＳ１７と共に詳細については、図８について上述した通りである。
（ｄ）認識された第１番の付加情報を第０世代の文書データと関連づけて管理する（Ｓ１４）。
（ｅ）第２番以降の回覧者について、回覧する文書は、直前世代の文書か否か判断する（Ｓ１５）。どの世代の文書を回覧文書とするかについては、回覧順を示す回覧ツリーに設定しておく。例えば、グループＡでは、直前世代の文書を回覧文書とし、グループＢでは、グループ親の世代の文書を回覧文書とする。

（ｆ）直前世代の文書を回覧文書とする場合には、第０世代の文書データに、第１番から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを第ｎ番の回覧者に閲覧可能にする（Ｓ１６）。
（ｇ）所定の世代の文書を回覧文書とする場合には、設定された所定の世代の文書データを第ｎ番の回覧者に閲覧可能にする（Ｓ２０）。
（ｈ）第ｎ番の回覧者によって付加された第ｎ番の付加情報を電子データとして認識する（Ｓ１７）。この認識ステップＳ１７についてはＳ１３と共に詳細については図８で上述した通りである。
（ｉ）認識された第ｎ番の付加情報を所定の世代の文書データと関連づけて管理する（Ｓ１８）。例えば、グループＡでは、第０世代の文書に関連づけて管理される。一方、グループＢでは、グループ親の世代の文書に関連づけて管理される。
（ｊ）最後の回覧者か否か判断する（Ｓ１９）。最後の回覧者であった場合には、終了する。一方、最後の回覧者でなかった場合には、ステップＳ１５に移行して、次の第ｎ＋１番の回覧者に回覧する文書を判断する。
以上によって、回覧文書及び回覧者による付加情報の集中管理を行うことができる。

なお、上記文書管理方法は、コンピュータにおいて実行できるようにコンピュータプログラムによって文書管理プログラムとして構成してもよい。さらに、この文書管理プログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納してもよい。

実施例１
図９は、本発明の実施例１に係る文書管理装置の制御部１１のパラメータの処理に関する詳細な構成を示すブロック図である。この制御部１１には、ワーク処理入力部３１、文書入力部３２、ログイン入力部３３、ログイン認証管理部３４、ワーク情報管理部３５、ＢＯＸ表示部３６、文書差分検出部３７、ワーク処理属性判断＆属性処理起動部３８、審議ワーク処理部３９、蓄積文書管理部４０、ワーク処理ステータス管理部４１、Ｗｅｂサーバ部４２、文書保存場所検索処理部４３、外部蓄積文書アクセス処理部４４を備える。なお、この図９では、パラメータの処理ごとに機能を細分化して各部材を構成している。一方、図２では、個々のパラメータの処理ではなく、文書データの処理に関する機能ごとに各構成部材を構成している。そのため、図９の各部材と図２の各構成部材とは１対１に対応しない。図９における各部材の処理内容については、上記文書管理装置を含む文書管理システムにおける各処理において説明する。

まず、文書管理システムにおける管理者が、回覧文書である審議文書を文書管理装置に登録する方法について説明する。
（１）管理者は、文書管理装置１０の操作パネル部１７を介して、ワーク処理入力部３１から、処理属性として「審議モード」を入力し、下記表１の閲覧ユーザリストとして「審議先リスト」を入力し、かつ、「審議開始指示」を入力する。なお、この閲覧ユーザリストは、実施の形態２の図６に示す回覧文書及び付加情報の関係に基づくものである。
（２）管理者は、「審議開始指示」の入力を行うと共に、紙文書の場合には、文書管理装置１０のスキャナ部８を介して画像データに変換して入力し、文書が電子データの場合には、ＰＤＬ解析部１８を介して文書データとして入力する。文書管理装置では、文書入力部で入力された文書を「審議文書」として受け付ける。
（３）文書管理装置のワーク情報管理部３５では、前記一連の「審議文書」等のデータを関連付けて管理するために、ワーク処理入力部３１から「審議開始指示」を受けると、各審議ごとにユニークな値の「ワークＩＤ」を発行する。
（４）このとき、ワーク情報管理部３５では、前記入力された情報を基にして「閲覧ユーザリスト」を作成し、内部メモリに記憶しておく。
（５）ワーク情報管理部３５は、発行した「ワークＩＤ」と「ワーク処理起動要求」をワーク処理属性判断＆属性処理起動部３８に通知する。また、続けて「ワークＩＤ」と、入力された「文書データ」とを文書差分検出部３７に送る。

（６）ワーク処理属性判断＆属性処理起動部３８は、「ワークＩＤ」と「ワーク処理起動要求」を受けると、表１の「閲覧ユーザリスト」を参照し、「ワークＩＤ」に対応する「ワーク属性」に応じて、ワーク処理部の何れかを起動する。この場合は、審議ワーク処理部が起動される。
（７）起動された審議ワーク処理部３９は、以降、ワーク処理ステータス管理部４１からのイベントによりワーク処理を進める。
（８）文書差分検出部３７は、受け取った「ワークＩＤ」に対応するオリジナル文書が既に存在しているかを蓄積文書管理部４０に問い合わせを行い、この場合、オリジナル文書はまだ無いので、無いと言う応答が返ってくるため、「ワークＩＤ」と「文書データ」を蓄積文書管理部４０に送る。
（９）蓄積文書管理部４０は、受け取った「ワークＩＤ」に関連付けたワーク文書の蓄積場所に「文書データ」を下記表２に示すワーク文書として蓄積する。このとき受け取った「ワークＩＤ」に関連つけられた文書を始めて蓄積するので、ワーク文書のカレント世代Ｎｏ．を「０」にし、かつ世代Ｎｏ．＝０の場所に蓄積しておく。この第０世代（世代Ｎｏ．０）のワーク文書を「オリジナル文書」とする。
（１０）蓄積文書管理部４０は、ワーク情報管理部３５からオリジナル文書の登録の要求があると、「ワークＩＤ」と「ワーク開始ステータス」をワーク処理ステータス管理部４１に通知する。

（１１）ワーク処理ステータス管理部４１は、「ワーク開始ステータス」を受けると「ワークＩＤ」と「閲覧ユーザリスト」とから、下記表３の「ステータスリスト」を作成する。
（１２）次に、ワーク処理ステータス管理部４１は、作成した「ステータスリスト」の最初のユーザＩＤのステータスを「閲覧中」にし、「ステータス変化通知」を対応した属性のワーク処理部である審議ワーク処理部３９に通知する。
（１３）審議ワーク処理部３９は、「ステータス変化通知」を受けるとステータスリストを参照し、ステータス変化のあったユーザに対して「閲覧許可通知」をするようメール送信部に通知する。
（１４）メール送信部１９ｂは、該当ユーザのメールアドレスに「閲覧許可メール」を送信する。
以上によって、管理者は、審議文書を文書管理装置に登録することができる。

次に、「閲覧許可メール」を受信した回覧者であるユーザの処理において、審議文書を紙文書として印字出力する方法について説明する。
（１）まず、回覧者であるユーザは、端末のＰＣのＷｅｂブラウザを介して、文書管理装置１０のＷｅｂサーバ部４２に「ユーザ名」と「パスワード」を入力する。
（２）文書管理装置１０のＷｅｂサーバ部４２は、入力された「ユーザ名」と「パスワード」をログイン認証管理部に通知する。
（３）ログイン認証管理部３４は、外部認証サーバに「ユーザ名」と「パスワード」を送り、使用許可ユーザであるか否かの確認を行い、「認証結果」をＷｅｂサーバ部に通知する。
（４）そして、許可ユーザであるなら、ワーク情報管理部３５に許可ユーザの「ユーザＩＤ」と「入力手段：Ｗｅｂ入力」を通知する。
（５）ワーク情報管理部３５は、蓄積文書管理部４０に「文書アクセス要求」と「ユーザＩＤ」を通知すると、蓄積文書管理部４０は、閲覧ユーザリストを参照し、「ユーザＩＤ」から「ワークＩＤ」を得て、「ワークＩＤ」に関連付けられているワーク文書内のカレント世代Ｎｏ．の文書データの「文書保存場所」を返す。

（６）ワーク情報管理部３５は、通知された「文書保存場所」を「入力手段：Ｗｅｂ入力」に従い、Ｗｅｂサーバ部４２に通知する。
（７）Ｗｅｂサーバ部４２は、「認証結果」がアクセス許可ＯＫでかつ、「文書保存場所」の応答があったなら、文書アクセス要求Ｐａｇｅに画面を遷移させる。
（８）Ｗｅｂブラウザで表示されている文書保存先のＢＯＸにある文書を指定し、文書印字キーを押下すると、Ｗｅｂサーバ部に「文書印字要求」が通知される。
（９）Ｗｅｂサーバ部４２は、「文書印字要求」を受けると蓄積文書管理部４０に「最新文書印字要求」を通知する。
（１０）蓄積文書管理部４０は、「最新文書印字要求」を受けると「最新文書の文書データ」をプリント部７に送ると共に「ユーザＩＤ」と「印字済みステータス」をワーク処理ステータス管理部に通知する。

（１１）プリント部７は、受け取った「文書データ」を用紙に印字する。
（１２）ワーク処理ステータス管理部４１は、「印字済みステータス」を受けるとユーザＩＤが登録されているステータスリストのユーザＩＤに対応したステータスを「印字済み」に変更し、「ステータス変化通知」を対応した属性のワーク処理部である審議ワーク処理部３９に通知する。
（１３）審議ワーク処理部３９は、「ステータス変化通知」を受けるとステータスリストを参照し、ステータスが「印字済み」であるので、ワーク処理ステータス管理部４１にステータス変化があったユーザのステータスを「審議待ち」に変更するようにワーク処理ステータス管理部４１に通知する。
（１４）ワーク処理ステータス管理部４１は、指定されたユーザＩＤのステータスを「審議待ち」に変更する。
以上によって、ユーザは、審議文書を紙文書に印字することができる。

次に、ユーザが、印字した紙文書に手書き等でコメント等の付加情報を追加し、その付加情報を含む紙文書を審議結果として入力する方法について以下に説明する。
（１）文書管理装置１０の操作パネル部１７を介して、ログイン入力部３３に「ユーザ名」と「パスワード」を入力する。
（２）ログイン入力部３３は、入力された「ユーザ名」と「パスワード」をログイン認証管理部３４に通知する。
（３）ログイン認証管理部３４は、外部認証サーバに「ユーザ名」と「パスワード」を送り、使用許可ユーザであるか否かの確認を行い、「認証結果」をログイン入力部３３に通知する。そして、許可ユーザであるなら、ワーク情報管理部３５に許可ユーザの「ユーザＩＤ」と「入力手段：デバイス入力」を通知する。
（４）ワーク情報管理部３５は、蓄積文書管理部４０に「文書アクセス要求：ステータス確認」と「ユーザＩＤ」を通知すると、蓄積文書管理部４０は、閲覧ユーザリストを参照し、「ユーザＩＤ」をパラメータとした「ステータス確認要求」をワーク処理ステータス管理部４１に要求する。
（５）ワーク処理ステータス管理部４１は、「ステータス確認要求」を受けると閲覧ユーザリストを参照し、「ユーザＩＤ」に対応した「ワークＩＤ」を得て、「ワークＩＤ」に対応したステータスリストから指定された「ユーザＩＤ」に対応した現在のステータス（この場合は、「審議待ち」）を応答として返す。

（６）蓄積文書管理部４０は、応答結果が「審議待ち」であるため、「ワークＩＤ」に対応した「審議文書保存場所」をワーク情報管理部３５に通知する。
（７）ワーク情報管理部３５は、通知された「審議文書保存場所」を「入力手段：デバイス入力」に従い、ＢＯＸ表示部３６に通知する。
（８）ログイン入力部３３は、「認証結果」がアクセス許可ＯＫであるため、デバイスの操作画面をＢＯＸ表示画面に遷移させる。
（９）ユーザは、ＢＯＸ表示部３６で表示されている審議保存先のＢＯＸを指定し、手書きコメント付きの審議文書をスキャン読み取り位置にセットし、文書管理装置１０の操作パネル部１７のスキャン開始キーを押下すると、スキャン部８は、審議文書を読み取り、文書入力部３２に「コメント付き文書」が通知される。
（１０）文書入力部３２は、ワーク情報管理部３５に「コメント付き文書データ」を渡す。

（１１）ワーク情報管理部３５は、閲覧ユーザリストを参照し、スキャナ入力したユーザの「ユーザＩＤ」から「ワークＩＤ」を得て、その「ワークＩＤ」と「ユーザＩＤ」と「コメント付き文書データ」を文書差分検出部に送る。
（１２）文書差分検出部３７は、受け取った「ワークＩＤ」に対応するオリジナル文書（世代Ｎｏ．＝０の文書）が既に存在しているかを蓄積文書管理部４０に問い合わせを行い、この場合は世代Ｎｏ．＝０の文書データは既に存在していると言う応答が返ってくるため、「コメント付き文書データ」と「差分比較基文書」と比較し、コメント部分を抽出する。
（１３）ここで、差分比較文書は、受信「ワークＩＤ」に対応する閲覧ユーザリストの中の受信「ユーザＩＤ」に中で設定されている差分比較階層を参照し、その値が「直前／オリジナル／グループ親／指定ユーザ」の何れかであるため、その値に従ったワーク文書の中の「文書データ」を「差分比較基文書」とする。但し、指定された値の文書が存在していなかった場合は、「直前」が指定されたものとして文書比較を行う。本実施例では、ユーザＩＤ：ＸＸ（ユーザＡ）の場合は「直前」となっているため、カレント世代Ｎｏ．の文書を「差分比較基文書」とする。一方、ユーザＩＤ：ｑｑ（ユーザＥ）の場合は「グループ親」となっているため、ユーザＥ（ユーザＩＤ：ｑｑ）が属しているグループである「グループＢ」の親ユーザの「ユーザＩＤ：ｐｐ」（ユーザＤ）の文書を「差分比較基文書」とする。
（１４）抽出された「コメントデータ」は、「ワークＩＤ」と「ユーザＩＤ」と共に蓄積文書管理部４０に送信する。また、受け取った「コメント付き文書データ」も一緒に蓄積文書管理部４０に送信する。
（１５）蓄積文書管理部４０は、閲覧ユーザリストを参照し、「ユーザＩＤ」の「グループ」と「ワークＩＤ」とから「ワークコメント」を分類して、グループＡのユーザのワークコメントは、下記の表４のワークコメントにリストし、グループＢのユーザのワークコメントは下記の表５のワークコメントにリストしておき、所定の保存場所に保存しておく。このとき、カレント世代Ｎｏ．を「１」インクリメントして上記ワーク文書を更新して下記表６のワーク文書にリストしておき、所定の保管場所に蓄積する。

（１６）蓄積文書管理部４０は、ワーク情報管理部３５からコメント文書の蓄積の要求があると、「ワークＩＤ」と「ワーク文書蓄積ステータス」をワーク処理ステータス管理部４１に通知する。
（１７）ワーク処理ステータス管理部４１は、「ワーク文書蓄積ステータス」を受けると該当「ワークＩＤ」に関連付けられている「ステータスリスト」の「ユーザＩＤ」のステータスを「文書登録」にし、「ステータス変化通知」を対応した属性のワーク処理部である審議ワーク処理部３９に通知する。
（１８）審議ワーク処理部３９は、「ステータス変化通知」を受けるとステータスリストを参照し、ステータスが「文書登録」であるので、ワーク処理ステータス管理部４１にステータス変化があったユーザのステータスを「審議終了」に変更し、かつ、次の閲覧順のユーザＩＤのステータスを「閲覧中」にするようにワーク処理ステータス管理部４１に通知する。
（１９）ワーク処理ステータス管理部４１は、指定されたユーザＩＤのステータスを通知されたステータスに変更する。もし、次の閲覧順のユーザが無い場合は、審議ワーク処理部３９に「回覧終了」を通知する。
（２０）審議ワーク処理部３９は、「閲覧中」ステータスのユーザに対して「閲覧許可通知」をするようメール送信部に通知する。
（２１）審議ワーク処理部３９は、審議終了通知をワーク処理ステータス管理部４１から受けた場合は、閲覧ユーザリストを参照し、最終処理に従った処理を行う。例えば、最終処理が「審議依頼者への通知」であった場合は、メール送信部１９ｂに対して、審議依頼者への審議終了メール送信を指示する。
以上によって、ユーザが紙文書に手書き等でコメント等の付加情報を追加した場合に、その付加情報を含む紙文書を審議結果として入力することができる。

実施例２
本発明の実施例２に係る文書管理システムでは、実施例１の文書管理システムと比較すると、ユーザ（回覧者）が電子文書で審議を行って、コメントを電子データとして添付する点で相違する。

まず、「閲覧許可メール」を受信したユーザの処理において、審議文書を取得する手順について説明する。
（１）ユーザは、端末のＷｅｂブラウザを介して、文書管理装置１０のＷｅｂサーバ部４２に「ユーザ名」と「パスワード」を入力する。
（２）文書管理装置１０のＷｅｂサーバ部４２は、入力された「ユーザ名」と「パスワード」をログイン認証管理部に通知する。
（３）ログイン認証管理部３４は、外部認証サーバに「ユーザ名」と「パスワード」を送り、使用許可ユーザであるか否かの確認を行い、「認証結果」をＷｅｂサーバ部４２に通知する。そして、許可ユーザであるなら、ワーク情報管理部３５に許可ユーザの「ユーザＩＤ」と「入力手段：Ｗｅｂ入力」を通知する。
（４）ワーク情報管理部３５は、蓄積文書管理部４０に「文書アクセス要求」と「ユーザＩＤ」を通知すると、蓄積文書管理部４０は、閲覧ユーザリストを参照し、「ユーザＩＤ」から「ワークＩＤ」を得て、「ワークＩＤ」に関連付けられているワーク文書内のカレント世代Ｎｏ．の文書データの「文書保存場所」を返す。
（５）ワーク情報管理部３５は、通知された「文書保存場所」を「入力手段：Ｗｅｂ入力」に従い、Ｗｅｂサーバ部４２に通知する。

（６）Ｗｅｂサーバ部４２は、「認証結果」がアクセス許可ＯＫで、かつ、「文書保存場所」の応答があったなら、文書アクセス要求Ｐａｇｅに画面を遷移させる。
（７）ユーザがＷｅｂブラウザで表示されている文書保存先のＢＯＸにある文書を指定し、文書取得キーを押下すると、Ｗｅｂサーバ部４２に「文書取得要求」が通知される。
（８）Ｗｅｂサーバ部４２は、「文書取得要求」を受けると蓄積文書管理部４０に「最新文書取得要求」を通知する。
（９）蓄積文書管理部４０は、「最新文書取得要求」を受けると「最新文書の文書データ」をＷｅｂサーバ部４２に送ると共に「ユーザＩＤ」と「送信済みステータス」をワーク処理ステータス管理部４１に通知する。
（１０）ワーク処理ステータス管理部４１は、「送信済みステータス」を受けるとユーザＩＤが登録されているステータスリストのユーザＩＤに対応したステータスを「送信済み」に変更し、「ステータス変化通知」に対応した属性のワーク処理部である審議ワーク処理部３９に通知する。

（１１）審議ワーク処理部３９は、「ステータス変化通知」を受けるとステータスリストを参照し、ステータスが「送信済み」であるので、ワーク処理ステータス管理部４１にステータス変化があったユーザのステータスを「審議待ち」に変更するようにワーク処理ステータス管理部４１に通知する。
（１２）ワーク処理ステータス管理部４１は、指定されたユーザＩＤのステータスを「審議待ち」に変更する。
以上によって、ユーザは、審議文書を端末で受信することができる。

次に、ユーザが、電子データである審議文書に電子データによる付加情報を追加し、その付加情報を含む文書データを審議結果として入力する方法について以下に説明する。
（１）Ｅ−ｍａｉｌ受信部１９ａは、受信したメールに添付されている「ユーザ名」と「パスワード」をログイン認証管理部３４に通知する。
（２）ログイン認証管理部３４は、外部認証サーバに「ユーザ名」と「パスワード」を送り、使用許可ユーザであるか否かの確認を行い、「認証結果」をＥ−ｍａｉｌ受信部１９ａに通知する。そして、許可ユーザであるなら、ワーク情報管理部３５に許可ユーザの「ユーザＩＤ」と「入力手段：Ｅ−ｍａｉｌ入力」を通知する。
（３）ワーク情報管理部３５は、蓄積文書管理部４０に「文書アクセス要求：ステータス確認」と「ユーザＩＤ」を通知すると、蓄積文書管理部４０は閲覧ユーザリストを参照し、「ユーザＩＤ」をパラメータとした「ステータス確認要求」をワーク処理ステータス管理部４１に通知する。
（４）ワーク処理ステータス管理部４１は、「ステータス確認要求」を受けると閲覧ユーザリストを参照し、「ユーザＩＤ」に対応した「ワークＩＤ」を得て、「ワークＩＤ」に対応したステータスリストから指定された「ユーザＩＤ」に対応した現在のステータス（この場合は、「審議待ち」）を応答として返す。
（５）蓄積文書管理部４０は、応答結果が「審議待ち」であるため、「ワークＩＤ」に対応した「審議文書保存場所」をワーク情報管理部３５に通知する。

（６）ワーク情報管理部３５は、通知された「審議文書保存場所」を「入力手段：Ｅ−ｍａｉｌ入力」に従い、Ｅ−ｍａｉｌ受信部１９ａに通知する。
（７）Ｅ−ｍａｉｌ受信部１９ａは、「認証結果」がアクセス許可ＯＫであるため、「審議文書保存場所」を指定し、メール添付のコメント付き文書を文書入力部３２に「コメント付き文書」を通知する。
（８）文書入力部３２は、ワーク情報管理部３５に「コメント付き文書データ」を渡す。
（９）ワーク情報管理部３５は、閲覧ユーザリストを参照し、Ｅ−ｍａｉｌ受信したユーザの「ユーザＩＤ」から「ワークＩＤ」を得て、その「ワークＩＤ」と「ユーザＩＤ」と「コメント付き文書データ」を文書差分検出部３７に送る。
なお、以降の処理は「閲覧許可メール」を受信したユーザの処理において、紙文書で審議を行う場合において、審議文書結果文書の入力の（１２）以降の処理と同様であるので説明を省略する。
また、文書差分検出部３７は、通知されたコメント付き文書に応じて、電子文書上のコメント分離または手書きコメント分離を行う。

実施例３
本発明の実施例３に係る文書管理方法は、実施例１及び２に係る文書管理方法と比較すると、閲覧ユーザリストの作成方法において、処理属性の設定について特徴を有する。図１０は、実施例３に係る文書管理方法における閲覧ユーザリストの作成方法のフローチャートである。
（ａ）まず、ワーク処理入力画面表示中であるか否か判断する（Ｓ３１）。ワーク処理入力画面でない場合には、その後終了する。
（ｂ）新規ワーク処理入力キーＯＫか否か判断する（Ｓ３２）。入力キーＯＫでない場合には再度入力キーＯＫを待つ。入力キーＯＫの場合には次のステップＳ３３に移行する。
（ｃ）新規閲覧ユーザリストを作成する（Ｓ３３）。
（ｄ）生成した閲覧ユーザリストのワークＩＤに新規生成したワークＩＤを設定する（Ｓ３４）。ワークＩＤは、閲覧ユーザリストごとに設定される。
（ｅ）生成した閲覧ユーザリストのワーク属性に「審議」を設定する（Ｓ３５）。なお、「審議」は、意見の付加、又は、承認を受けるものであることを意味するワーク属性である。
（ｆ）生成した閲覧ユーザリストにユーザＩＤとユーザ名を審議順に設定する（Ｓ３６）。これによって、例えば、上記表１に示すように閲覧ユーザリストが作成される。
（ｇ）閲覧ユーザ入力完了か否か判断する（Ｓ３７）。全ての閲覧ユーザの入力が完了すれば次のステップＳ３８に移行し、また未入力の閲覧ユーザがあればステップＳ３６に戻る。

（ｈ）処理属性の入力があったか否か判断する（Ｓ３８）。未入力の場合には処理属性の入力を待つ。入力があれば、次のステップＳ３９に移行する。
（ｉ）処理属性格納エリアに入力値をセットする（Ｓ３９）。
（ｊ）グループ数の入力を受け付ける（Ｓ４０）。
（ｋ）グループ数が単数か、複数かを判断する（Ｓ４１）。
（ｌ）グループが複数の場合には、閲覧ユーザリストにセットしたユーザ毎にグループ名を設定する（Ｓ４２）。一方、グループが単数の場合には、閲覧ユーザリストにセットしたユーザ全てに特定のグループ名を設定する（Ｓ４８）。ここでは、一つの閲覧ユーザリストについて、複数のグループを有する場合に、各グループごとに所定の文書データに付加情報を関連づけて管理する。
（ｍ）処理属性は「ポリシー指定」であるか否か判断する（Ｓ４３）。ポリシー指定の場合には、ステップＳ４９に移行する。一方、ポリシー指定でない場合には、ステップＳ４４に移行する。
（ｎ）ポリシー指定でない場合には、各グループの審議順が先頭のユーザを親ユーザに設定する（Ｓ４４）。
（ｏ）処理属性は「承認」であるか「意見」であるか判断する（Ｓ４５）。「承認」の場合にはステップＳ４６に移行し、「意見」の場合にはステップＳ４７に移行する。
（ｐ）処理属性が「承認」の場合には、各ユーザの差分検出世代を「グループ親」に設定する（Ｓ４６）。なお、「差分検出世代」とは、付加情報を抽出する際の差分検出の対象となる文書を意味する。その後、閲覧ユーザリストの作成を終了する。
（ｑ）処理属性が「意見」の場合には、各ユーザの差分検出世代を「直前」に設定する（Ｓ４７）。その後、閲覧ユーザリストの作成を終了する。

（ｒ）処理属性が「ポリシー指定」の場合には、グループの各ユーザ個々に、親ユーザを設定する（Ｓ４９）。
（ｓ）全グループについて設定済みか否か判断する（Ｓ５０）。未設定のグループがある場合にはステップＳ４９に戻る。
（ｑ）グループの各ユーザ個々に、差分検出世代を設定する（Ｓ５１）。
（ｒ）全ユーザ設定済みか否か判断する（Ｓ５２）。未設定のユーザがある場合にはステップＳ５１に戻る。全ユーザについて設定済みの場合には、閲覧ユーザリストの作成を終了する。
以上によって、「閲覧ユーザリスト」を作成することができる。

本発明に係る文書管理装置は、ネットワーク上で閲覧者に順に回覧される文書及び閲覧者によって該文書に付加される付加情報を管理する装置として利用できる。

本発明の実施の形態１に係る文書管理装置の物理的な構成を示すブロック図である。 本発明の実施の形態１に係る文書管理装置の機能的な構成を示すブロック図である。 本発明の実施の形態１に係る文書管理装置を含む文書管理システムの一例を示す概略図である。 本発明の実施の形態１に係る文書管理方法における回覧文書及び付加情報の世代管理の一例を示す概略図である。 本発明の実施の形態１に係る文書管理方法のフローチャートである。 本発明の実施の形態２に係る文書管理方法における回覧文書及び付加情報の世代管理の一例を示す概略図である。 本発明の実施の形態２に係る文書管理方法のフローチャートである。 図５のステップＳ０３及びＳ０６、図７のステップＳ１３及びＳ１７の詳細なフローチャートである。 本発明の実施例１に係る文書管理装置の制御部のパラメータ処理に関する構成を示すブロック図である。 本発明の実施例３に係る閲覧ユーザリストの作成方法のフローチャートである。

符号の説明

１ ＣＰＵ、２ ＲＯＭ、３ ＲＡＭ、４ ＨＤＤ、５ 入力部、６ 表示部、７ プリント部、８ スキャナ部、９ ネットワーク・コントローラ部、１０、１０ａ 文書管理装置、１１ 制御部、１２ 文書回覧部、１３ 認識部、１４ 情報管理部、１５ 回覧情報管理部、１６ 付加情報管理部、１７ 操作パネル部、１８ ＰＤＬ解析部、１９ Ｅ−ｍａｉｌ送受信部、１９ａ Ｅ−ｍａｉｌ受信部、１９ｂ メール送信部、２０ ネットワーク、２１、２２、２３、２４、２５、２６ 回覧者、３１ ワーク処理入力部、３２ 文書入力部、３３ ログイン入力部、３４ ログイン認証管理部、３５ ワーク情報管理部、３６ ＢＯＸ表示部、３７ 文書差分検出部、３８ ワーク処理属性判断＆属性処理起動部、３９ 審議ワーク処理部、４０ 蓄積文書管理部、４１ ワーク処理ステータス管理部、４２ Ｗｅｂサーバ部、４３ 文書保存場所検索処理部、４４ 外部蓄積文書アクセス処理部

Claims (14)

1. 複数の回覧者の回覧順を表す回覧ツリーに従って回覧された文書と、前記回覧者によって前記文書に付加された付加情報とを管理する文書管理装置であって、
   前記回覧ツリーは、少なくとも第１グループ及び第２グループを含み、
   前記回覧ツリーの回覧者に所定の文書データを閲覧可能にする文書回覧手段と、
   前記回覧者によって付加された付加情報を電子データとして認識する認識手段と、
   前記付加情報を、前記回覧者の属するグループごとに決められた文書データと関連づけて管理する付加情報管理手段と
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記文書回覧手段は、少なくとも一方のグループの第１番の回覧者に回覧される文書を第０世代の文書データとする場合に、前記第０世代の文書データに、前記第１グループの前記第１番の回覧者から第ｎ−１番（ｎは２以上の整数）の回覧者によってそれぞれ付加された第１番の付加情報から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを前記グループの第ｎ番の回覧者に閲覧可能にすることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記文書回覧手段は、前記回覧ツリーの第ｍ番（ｍは１以上の整数）の回覧者に回覧される文書を第ｍ−１世代の文書データとする場合に、前記第ｍ−１世代の文書データに、前記回覧ツリーの前記第ｍ番の回覧者から第ｎ−１番（ｎはｍより大きい２以上の整数）の回覧者によってそれぞれ付加された第ｍ番の付加情報から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを前記回覧ツリーの第ｎ番の回覧者に閲覧可能にすることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記第０世代の文書データ、前記第０世代の文書データに前記第１番の回覧者によって付加された第１番の付加情報を含む第１世代の文書データ、前記第２世代の文書データから前記第ｎ世代の文書データを記録する記録手段を、さらに備えることを特徴とする請求項２又は３に記載の文書管理装置。
5. 前記認識手段は、前記回覧者が付加した前記付加情報を含む文書データと前記回覧者に回覧された文書データとの差分に基づいて前記付加情報を認識することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
6. 前記認識手段は、前記付加情報が文書データとして付加されている場合には文書データとして認識し、前記付加情報が画像データとして付加されている場合には画像データとして認識することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
7. 複数の回覧者に回覧順を表す回覧ツリーに従って回覧される文書と、前記回覧者によって前記文書に付加された付加情報とを管理する文書管理方法であって、
   前記回覧ツリーは、少なくとも第１グループ及び第２グループを含み、
   前記回覧ツリーの回覧者に所定の文書データを閲覧可能にするステップと、
   前記回覧者によって付加された付加情報を電子データとして認識するステップと、
   前記付加情報を、前記回覧者の属するグループごとに決められた文書データと関連づけて管理するステップと
   を含むことを特徴とする文書管理方法。
8. 前記文書データを閲覧可能にするステップでは、少なくとも一方のグループの第１番の回覧者に回覧される文書を第０世代の文書データとする場合に、前記第０世代の文書データに、前記第１グループの前記第１番の回覧者から第ｎ−１番（ｎは２以上の整数）の回覧者によってそれぞれ付加された第１番の付加情報から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを前記グループの第ｎ番の回覧者に閲覧可能にすることを特徴とする請求項７に記載の文書管理方法。
9. 前記文書データを閲覧可能にするステップでは、前記回覧ツリーの第ｍ番（ｍは１以上の整数）の回覧者に回覧される文書を第ｍ−１世代の文書データとする場合に、前記第ｍ−１世代の文書データに、前記回覧ツリーの前記第ｍ番の回覧者から第ｎ−１番（ｎはｍより大きい２以上の整数）の回覧者によってそれぞれ付加された第ｍ番の付加情報から第ｎ−１番の付加情報を累積的に含む第ｎ−１世代の文書データを前記回覧ツリーの第ｎ番の回覧者に閲覧可能にすることを特徴とする請求項７に記載の文書管理方法。
10. 前記第０世代の文書データ、前記第０世代の文書データに前記第１番の回覧者によって付加された第１番の付加情報を含む第１世代の文書データ、前記第２世代の文書データから前記第ｎ世代の文書データを記録するステップを、さらに含むことを特徴とする請求項８又は９に記載の文書管理方法。
11. 前記認識ステップでは、前記回覧者が付加した前記付加情報を含む文書データと前記回覧者に回覧された文書データとの差分に基づいて前記付加情報を認識することを特徴とする請求項７に記載の文書管理方法。
12. 前記認識ステップでは、前記付加情報が文書データとして付加されている場合には文書データとして認識し、前記付加情報が画像データとして付加されている場合には画像データとして認識することを特徴とする請求項７に記載の文書管理方法。
13. 請求項７から１２のいずれか一項に記載の前記文書管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
14. 請求項１３に記載の前記文書管理プログラムを格納したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
    

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