JP2006146427A - 情報提供装置および情報提供プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 送信先を誤った場合でも、誤送先のユーザに提供データを提供することなく、正しい送信先のユーザに提供データを提供する。
【解決手段】 情報提供装置は、情報提供の対象となる提供データを他のコンピュータからアクセス可能な状態にし、提供データにアクセスするためのアクセス情報を第１送信先に送信する電子メール送信部２０１と、第１送信先に送信した後に、アクセス情報を第２送信先に送信し直す指示を受付け、指示の受付に応じて、アクセス情報を変更し、変更されたアクセス情報を第２送信先に送信する誤送取消部２０５とを備える。
【選択図】 図４

Description

この発明は、情報提供装置および情報提供プログラムに関し、特に、ネットワークを介してデータを送信する情報提供装置、およびその情報提供装置をコンピュータで実現するためにコンピュータで実行される情報提供プログラムに関する。

近年、画像のデジタル化技術の進展およびネットワークの普及により、原稿を読取ってデジタルの電子データに変換した画像データを、電子メールに添付ファイルとして添付して送信することがなされている。また、画像データそのものを送信するのではなく、画像データに付されたＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒｓ）を電子メールで送信する技術が知られている。

特開２００２−１３２６８２号公報（特許文献１）には、インターネット経由で画像を転送する画像通信装置において、送信側が、送信端末をＷｅｂサーバとし、所定の画像を前記送信端末内に保存し、送信先には電子メールのかたちでＵＲＬとパスワードを送信し、受信側が、前記ＵＲＬにアクセスし、前記画像をｊｐｇ、ｇｉｆ（ＧＩＦ）などの形式にし、ＨＴＭＬのＩＭＧ ＳＲＣで自動的に指定することにより、ブラウザを利用して前記画像を表示可能としたことを特徴とする画像通信装置が記載されている。

また、特開２００１−３５０７０３号公報（特許文献２）には、電子メ−ルおよび画像ファイルを送信する通信端末装置と、前記画像ファイルを記憶するサ−バ専用機と、前記電子メ−ルを記憶してクライアントデ−タ処理装置に配信するメ−ルサ−バと、前記メ−ルサ−バ及びサ−バ専用機にアクセスするクライアントデ−タ処理装置とが、それぞれインタ−フェイスを介してネットワ−ク通信網に接続されるネットワ−ク通信システムであって、前記電子メ−ルには前記画像ファイルのアクセス情報が記述されており、クライアントデ−タ処理装置は電子メ−ルから当該アクセス情報を取得してサ−バ専用機にアクセスし、前記画像ファイルを入手することを特徴とするネットワ−ク通信システムが記載されている。

しかしながら、特開２００２−１３２６８２号公報および特開２００１−３５０７０３号公報に記載の技術は、ユーザが宛先を誤って電子メールで送信した場合には、ユーザの意図していない者が、画像データを閲覧可能となってしまうといった問題がある。さらに、ユーザが、誤送先に誤送であることを伝えるお詫びのメッセージを電子メールで送信しなければならず、ユーザの負担が増えてしまうといった問題がある。
特開２００２−１３２６８２号公報 特開２００１−３５０７０３号公報

この発明は上述した問題点を解決するためになされたもので、この発明の目的の１つは、送信先を誤った場合でも、誤送先のユーザに提供データを提供することなく、正しい送信先のユーザに提供データを提供することが可能な情報提供装置を提供することである。

また、この発明の他の目的は、誤送した場合のユーザの負担を軽減することが可能な情報提供装置を提供することである。

この発明のさらに他の目的は、送信先を誤った場合でも、誤送先のユーザに提供データを提供することなく、正しい送信先のユーザに提供データを提供することが可能な情報提供装置および情報提供プログラムを提供することである。

上述した目的を達成するためにこの発明のある局面によれば、情報提供装置は、情報提供の対象となる提供データを他のコンピュータからアクセス可能な状態にする提供データ準備手段と、提供データにアクセスするためのアクセス情報を第１送信先に送信する第１送信手段と、第１送信先に送信した後に、アクセス情報を第２送信先に送信し直す指示を受付ける指示受付手段と、指示の受付に応じて、アクセス情報を変更するアクセス情報変更手段と、変更されたアクセス情報を第２送信先に送信する第２送信手段とを備える。

この発明によれば、情報提供の対象となる提供データが他のコンピュータからアクセス可能な状態とされる。そして、提供データにアクセスするためのアクセス情報が第１送信先に送信される。その後、アクセス情報を第２送信先に送信し直す指示が受付けられると、アクセス情報が変更される。これにより、変更前のアクセス情報を用いて提供データにアクセスすることができなくなる。変更されたアクセス情報が第２送信先に送信されるので、第２の送信先のユーザは、変更されたアクセス情報を用いて提供データにアクセスすることが可能となる。その結果、送信先を誤った場合でも、誤送先のユーザに提供データを提供することなく、正しい送信先のユーザに提供データを提供することが可能な情報提供装置を提供することができる。

好ましくは、アクセス情報変更手段によりアクセス情報が変更された後に、変更後のアクセス情報が誤送されたことを伝えるメッセージを第１送信先に送信する第３送信手段をさらに含む。

この発明に従えば、誤送先に自動的にメッセージが送信されるので、ユーザの負担を軽減することができる。

好ましくは、提供データへのアクセスがあったことを検出するアクセス検出手段をさらに備え、指示受付手段は、アクセス検出手段により提供データへのアクセスが検出されるまで指示を受付ける。

この発明に従えば、提供データへのアクセスが検出されるまで第２送信先に送信し直す指示が受付けられるので、誤送先のユーザが提供データにアクセスする前に、提供データへのアクセスが禁止される。このため、誤送先のユーザに提供データが提供されるのを確実に防止することができる。

好ましくは、アクセス情報が第１送信先で受信されたことを検出する受信検出手段をさらに備え、指示受付手段は、受信検出手段によりアクセス情報が受信されたことが検出されるまで、指示を受付ける。

この発明に従えば、第１送信先でアクセス情報が受信されるまで第２送信先に送信し直す指示が受付けられるので、誤送先のユーザが提供情報にアクセス可能になる前に、提供データへのアクセスが禁止される。このため、誤送先のユーザに提供データが提供されるのを確実に防止することができる。

好ましくは、指示受付手段により指示が受付けられたことに応じて、第１送信先を記憶しておく履歴記憶手段と、第１送信手段にアクセス情報を第１送信先に送信させる指示が入力されたとき、履歴記憶手段に第１送信先が記憶されていることを条件に、警告を出力する警告出力手段とをさらに備える。

この発明に従えば、誤送信の再発を防止することができる。

好ましくは、通信網を介して接続されたサーバと通信するための通信手段をさらに備え、提供データ準備手段は、提供データをサーバに送信する送信手段と、サーバから提供データにアクセスするためのアクセス情報を受信するアクセス情報受信手段とを含み、アクセス情報変更手段は、サーバに受信されたアクセス情報の変更を指示する変更指示手段と、変更されたアクセス情報を受信する変更後アクセス情報受信手段とを含む。

この発明に従えば、提供データがサーバに記憶されるので、提供データを送信する負荷を低減することができる。

以下、図面を参照しつつ本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。

＜第１の実施の形態＞
図１は、本発明の実施の形態の１つにおけるネットワークシステムの全体概要を示す図である。図１を参照して、ネットワークシステム１０は、ネットワーク６にそれぞれ接続された複合機（以下、「ＭＦＰ」という）１Ａ，１Ｂ，１Ｃと、ユーザ用コンピュータ２，３Ａ，３Ｂと、メールサーバ４とを含む。

メールサーバ４は、一般的なコンピュータで構成され、ネットワークシステムにおいて、電子メールの送受信を管理する。メールサーバ４は、電子メールの送信を管理するＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバであり、電子メールの受信を管理するＰＯＰ（Ｐｏｓｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）３サーバである。

ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１Ａ，１Ｂ，１Ｃは、原稿を読取るためのスキャナ、ネットワークに接続された他の機器と通信するためのネットワークコントローラ、画像データに基づいて紙などの記録媒体に画像を形成するための画像形成装置、ファクシミリ、およびハードディスクを含み、画像読取機能、電子メール送受信機能、ファイル転送機能、複写機能、ファクシミリ送受信機能、データをプリントするプリント機能、ファイル蓄積機能を備えている。ＭＦＰ１Ａ，１Ｂ，１Ｃの機能はすべて同じであるので、ここでは特に言及しない限りＭＦＰ１Ａを例に説明する。

なお、ユーザ用コンピュータ２，３Ａ，３Ｂ、メールサーバ４、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂ，１Ｃの台数は図１に示す台数に限定されることはない。

ＭＦＰ１Ａには、着脱可能なフラッシュＲＯＭ９が装着される。このフラッシュＲＯＭ９に記憶された情報提供プログラムが、ＭＦＰ１Ａが備える中央演算装置（ＣＰＵ）で実行される。なお、プログラムを、フラッシュＲＯＭ９から読み出すのに代えて、ＥＥＰＲＯＭ（electrically erasable/programable read only memory）に記憶するようにしてもよい。ＭＦＰ１Ａは、ＥＥＰＲＯＭに記憶されたプログラムをＣＰＵで実行する。またこのＥＥＰＲＯＭは、記憶内容を書換えるまたは追加して書込みすることが可能なので、ネットワーク６に接続された他のコンピュータが、ＭＦＰ１ＡのＥＥＰＲＯＭに記憶されたプログラムを書換えたり、新たなプログラムを追加して書込んだりするようにしてもよい。さらに、ＭＦＰ１Ａが、ネットワーク６に接続されたユーザ用コンピュータ２，３Ａ，３Ｂからプログラムをダウンロードして、そのプログラムをＥＥＰＲＯＭに記憶するようにしてもよい。

ネットワーク６は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）である。ネットワークは、インターネットまたは一般公衆回線であってもよく、有線または無線を問わない。

なお、ＭＦＰ１Ａで実行されるプログラムはフラッシュＲＯＭ９に記憶されて流通される例を示すが、他の記録媒体、たとえば、フレキシブルディスク、カセットテープ、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc - Read Only Memory）、ハードディスク、光ディスク（ＭＯ（Magnetic Optical Disc）／ＭＤ（Mini Disc）／ＤＶＤ（Digital Versatile Disc））、ＩＣカード（メモリカードを含む）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭなどの半導体メモリ等の固定的にプログラムを担持する媒体でもよい。さらに、ネットワーク６を介して他の装置からダウンロードされる場合であってもよい。

また、ここでいうプログラムは、ＣＰＵにより直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム形式のプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。

図２は、本実施の形態におけるＭＦＰの概略構成を示す機能ブロック図である。図２を参照して、ＭＦＰ１Ａは、ＭＦＰ１Ａの全体を制御するための制御部１００と、制御部１００にそれぞれ接続された、原稿を光学的に読取って画像データを出力するスキャナ１０１と、ハードディスク等の記憶装置である記憶部１０８と、ユーザによる操作を受付ける操作パネル１０６と、制御部１００をネットワーク６に接続するためのネットワークコントローラ１０３と、電子メール（Ｅ−ｍａｉｌ）送受信部１０４と、プリンタ記述言語（ＰＤＬ）解析部１０５と、紙などの記録媒体に画像を形成するためのプリンタ１０７とを備える。

スキャナ１０１は、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）等の光電変換素子を含み、原稿を光学的に読取って、画像データとしての電子データを出力する。スキャナ１０１から出力される画像データは、記憶部１０８に出力される。この際、ユーザＩＤおよびパスワードが入力されると、そのユーザＩＤに対応して記憶部１０８に設けられたボックスにその画像データが記憶される。

ＦＡＸ１０２は、ファクシミリ装置であり、電話回線等の一般公衆回線と接続される。ＦＡＸ１０２で受信されたデータは、記憶部１０８に記憶されるか、プリンタ１０７より出力される。

ネットワークコントローラ１０３は、ネットワーク６と接続され、ＭＦＰ１Ａをネットワーク６と接続するための通信インターフェイスである。ネットワークコントローラ１０３は、制御部１００、ＰＤＬ解析部１０５および電子メール送受信部１０４と接続される。制御部１００から入力されたデータをネットワーク６に送出し、ネットワーク６から受信されたデータを制御部に出力する。また、ネットワークコントローラ１０３は、ネットワーク６を介して受信されたプリントデータをＰＤＬ解析部１０５に出力する。さらに、ネットワークコントローラ１０３は、ネットワーク６を介して受信された電子メールを電子メール送受信部１０４に出力し、電子メール送受信部１０４から入力された電子メールをネットワーク６に送出する。

操作パネル１０６は、ユーザによる操作の入力を受付けるための入力部と、情報を表示するための表示部とを含む。

記憶部１０８は、ハードディスク等の記憶装置である。記憶部１０８に、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）等の半導体メモリを用いてもよい。記憶部１０８は、スキャナで読取られた画像データ、ネットワークコントローラ１０３で受信されたデータ、ＰＤＬ解析部１０５で解析されたプリントデータ、電子メール送受信部１０４で受信されたデータなど、ＭＦＰ１Ａに入力されるデータを記憶する。記憶部１０８に記憶されるデータは、電子メールに添付するファイルとすることが可能である。また、記憶部１０８は、ＭＦＰ１Ａから送信した電子メール（送信済電子メール）を記憶する。

プリンタ１０７は、スキャナ１０１で読取られた画像データ、ネットワークコントローラ１０３により他のコンピュータから受信されたデータ、記憶部１０８に記憶されたデータを、紙などの記録媒体に可視化する。

図３は、操作パネル１０６の平面図である。図３を参照して操作パネル１０６には、液晶タッチパネル１５０と、テンキー１５１と、セットされた数値を初期値に戻すためのクリアキー１５２と、割込コピーを実行するための割込キー１５３と、画像読取り開始を指示するためのスタートボタン１５４とが設けられている。液晶タッチパネル１５０は、液晶表示装置上に、透明な部材からなるタッチパネルを積載してなる。液晶表示装置は、表示部に相当する。タッチパネル、テンキー１５１、クリアキー１５２、割込キー１５３およびスタートボタン１５４が入力部に相当する。液晶表示装置に指示ボタンを表示させ、タッチパネルでそのボタンの指示を検出することで、種々の操作の入力が可能となる。操作パネル１０６は、ＭＦＰ１Ａにユーザによるログイン操作を受付けるためのログイン画面を表示し、ユーザＩＤとパスワードの入力を受付ける。

ＭＦＰ１Ａは、入力処理と出力処理とを実行する。入力処理は、電子メールによりデータを受信する電子メール受信処理、ファクシミリによりファクシミリデータを受信するファクシミリ受信処理、ファイル転送によりデータを受信するファイル受信処理、スキャナで画像を読取ることによりデータを入力するスキャン処理、プリントデータを外部の装置から受信するプリントデータ受信処理、記憶部１０８等の記録媒体からデータを読出す読出処理を含む。出力処理は、電子メールによりデータを送信する電子メール送信処理、ファイル転送によりデータを送信するファイル送信処理、ファクシミリによりファクシミリデータを送信するファクシミリ送信処理、記憶部１０８などの記録媒体にデータを格納する蓄積処理、プリンタ１０７で紙などの記録媒体に画像を形成する印刷処理を含む。

入力処理のうちスキャン処理と、出力処理のすべては、ユーザが操作パネル１０６を操作して入力する指示に従って実行される。ユーザがユーザ用コンピュータ２からＭＦＰ１Ａを遠隔操作して実行することも可能である。例えば、ＭＦＰ１ＡがＷｅｂサーバとなり、ユーザ用コンピュータ２でブラウジングプログラムを実行するようにして遠隔制御を実現することができる。

ＭＦＰ１Ａでは、入力処理または出力処理を指示したユーザを特定するために、指示を受付ける前の段階でユーザのログイン処理が実行される。ユーザのログイン処理においては、操作パネル１０６の液晶タッチパネル１５０にログイン画面が表示され、ユーザがテンキー１５１等を用いて、ログイン画面に従ってユーザＩＤとパスワードとを入力する。これにより、ユーザ認証が行なわれる。ユーザ認証されたユーザと、ユーザ認証されなかったユーザとで、ＭＦＰ１Ａに実行させる処理を異ならせることができる。なお、ユーザ用コンピュータ２でＭＦＰ１Ａを遠隔制御する場合には、ログイン画面がＷｅｂページとして送信され、ユーザＩＤとパスワードとがネットワーク６を介して受信される。

図４は、制御部の機能の概略を示す機能ブロック図である。図４を参照して、制御部１００は、電子メール管理部２００と、ファイル管理部２１０とを含む。電子メール管理部は、送信するための電子メールを作成するための電子メール作成部２０３と、電子メールを送信するための電子メール送信部２０１と、誤送された電子メールを取消す指示に応じて誤送取消処理を実行する誤送取消部２０５とを含む。

ファイル管理部２１０は、記憶部１０８に記憶されている画像データ２２３を管理する。ファイル管理部２１０は、記憶部１０８に記憶されている画像データ２２３のファイル名を変更するためのファイル名変更部２１３と、外部からの要求に応じて画像データ２２３をネットワークコントローラ１０３を介して送信するファイル送信部２１５とを含む。

ファイル送信部２１５は、外部のコンピュータが出力するアクセス情報を、ネットワークコントローラを介して受信すると、そのアクセス情報に含まれるＵＲＬで特定されるファイルを記憶部１０８から読出し、アクセス情報を出力したコンピュータに送信する。アクセス情報が画像データ２２３のＵＲＬを含む場合には、画像データ２２３が送信される。この際、画像データ２２３には、アクセスがあったことを示す既読情報が付加される。なお、既読情報を画像データ２２３に付加するのではなく、画像データ２２３のＵＲＬとアクセスがあったことを記す情報とを関連付けたテーブルを記憶するようにしてもよい。

ＭＦＰ１Ａは、ファイル管理部２１０を有することにより、Ｗｅｂサーバまたはファイルサーバが実現される。ＨＴＴＰまたはＦＴＰのプロトコルにしたがって、画像データ２２３を要求に応じて出力する。この際、画像データ２２３をそのまま出力するのではなく、画像データ２２３に基づいて、ＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）で記載されたＷｅｂページを作成し、そのＷｅｂページを出力するようにしても良い。

電子メール作成部２０３には、電子メールを作成するために必要な情報が入力される。これらの情報は、操作パネル１０６またはユーザ用コンピュータ２から入力され、送信先アドレスと、本文と、添付するファイル名とを含む。送信先アドレスは、電子メールアドレスである。添付ファイルは、記憶部１０８に記憶されているデータである。ここでは、画像データ２２３を添付ファイルとする場合を例に説明する。添付ファイルは、スキャナ１０１から出力される画像データであってもよい。この場合、スキャナ１０１から出力される画像データは、記憶部１０８に画像データ２２３として記憶される。

電子メール作成部２０３では、入力された情報に基づいて送信用の電子メールを作成する。この際、電子メールは、画像データ２２３それ自体を含むことなく、画像データ２２３に外部からアクセスするためのアクセス情報を含む。アクセス情報は、画像データ２２３のネットワーク上の位置を示す位置情報（ＵＲＬ）を少なくとも含む。位置情報は、ＭＦＰ１Ａのネットワーク６上の位置情報（ドメイン名）と、ＭＦＰ１Ａにおける画像データ２２３の記憶位置とを含む。記憶位置は、例えば、画像データ２２３を直接パスで示したファイル名である。

また、アクセス情報は、外部から画像データ２２３をアクセスすることが可能なように、画像データにアクセスするためのプロトコルを指定することができる。具体的には、プロトコルがＦＴＰの場合には、アクセス情報は、「ｆｔｐ：／／（ＭＦＰ１Ａのドメイン名）／（画像データ２２３の直接パス名）」で示され、プロトコルがＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）の場合には、アクセス情報は、「ｈｔｔｐ：／／（ＭＦＰ１Ａのドメイン名）／（画像データ２２３の直接パス名）」で示される。

電子メール送信部２０１は、電子メールをメールサーバ４に送信する。電子メール作成部２０３により作成され、電子メール送信部２０１により送信された電子メールは、記憶部１０８に送信済電子メール２２１として記憶される。

誤送取消部２０５には、送信済電子メール２２１のうち１つの指定と、新たに画像データ２２３を送信するための新たな送信先アドレスとが操作パネル１０６またはユーザ用コンピュータ２から入力される。ここで指定された送信済電子メールは、誤送された電子メールである。以下、送信済電子メール２２１のうちから指定された電子メールを誤送電子メールという。誤送取消部２０５は、誤送電子メールを読出して、送信先アドレスと、アクセス情報とを抽出する。ここでは、説明のため、送信済電子メールが送信された送信先アドレスを誤送アドレスといい、新たな送信先アドレスを再送アドレスという。

誤送取消部２０５は、アクセス情報からＵＲＬを抽出して、ファイル管理部２１０のファイル名変更部２１３に出力する。ファイル名変更部２１３は、ＵＲＬが入力されると、そのＵＲＬで特定される画像データ２２３が既にアクセスされたものか否かを判断する。この判断は、画像データ２２３にアクセスがあった場合に、ファイル送信部２１５により画像データ２２３に付される情報に基づき判断される。ファイル名変更部２１３は、画像データ２２３が既にアクセスされたものである場合には既読情報を誤送取消部２０５に出力する。一方、ファイル名変更部２１３は、画像データ２２３が未だアクセスされていない場合には、ＵＲＬで特定される画像データ２２３のファイル名を変更し、ファイル名が変更された画象データ２２３のＵＲＬを誤送取消部２０５に出力する。ここでは、ファイル名が変更された画象データ２２３のＵＲＬを「新ＵＲＬ」という。

誤送取消部２０５は、ファイル名変更部２１３から既読情報を受信すると、画像データ２２３が既にアクセスされた旨をユーザに知らせるためのメッセージを出力する。一方、誤送取消部２０５は、ファイル名変更部２１３から新ＵＲＬを受信すると、指定された送信済電子メール２２１の送信先アドレスを再送アドレスとし、本文に含まれるＵＲＬを新ＵＲＬとした新たな電子メールを作成して、電子メール送信部２０１に出力する。電子メール送信部２０１は、受信した電子メールを、ネットワークコントローラ１０３を介してメールサーバ４に送信する。

また、誤送取消部２０５は、本文に電子メールを誤送したことを伝えるためのメッセージを含む、誤送アドレス宛ての電子メールを作成して、電子メール送信部２０１に出力する。電子メール送信部２０１は、受信した電子メールを、ネットワークコントローラ１０３を介してメールサーバ４に送信する。

さらに、誤送取消部２０５は、誤送電子メールを指定したユーザを特定するためのユーザＩＤと、誤送アドレスとを関連付けたデータを、履歴データとして記憶部１０８に記憶する。この履歴データは、電子メール作成部２０３で参照される。電子メール作成部２０３では、新たに電子メールを作成する際に、作成を指示したユーザのユーザＩＤと、入力される送信先アドレスとの組が、履歴データに記憶されているか否かを判定する。記憶されている場合には、過去にそのユーザが誤送先アドレスで特定されるユーザに誤送した実績があることを示す。この場合には、電子メール作成部２０３は、操作パネル１０６に警告メッセージを出力する。これにより、再度、誤送されるのを防止することができる。

図５は、制御部で実行される電子メール作成処理の流れを示すフローチャートである。ここでは、ユーザがＭＦＰ１Ａの操作パネル１０６を操作する場合を例に説明する。また、この電子メール作成処理が実行される前の段階で、ログイン処理が実行されており、ＭＦＰ１Ａを操作するユーザのユーザＩＤが取得されている。

図５を参照して、まず、これから作成する電子メールの送信先アドレスが取得される（ステップＳ０１）。送信先アドレスは、操作パネル１０６から直接入力される。また、記憶部１０８にユーザ名と送信先アドレスとを関連付けたアドレス帳を記憶しておき、このアドレス帳を操作パネル１０６に一覧表示して、ユーザに選択させるようにしてもよい。そして、履歴データ２２２が検索され（ステップＳ０２）、取得された送信先アドレスと操作するユーザのユーザＩＤとの組が、履歴データ２２２に存在するか否かが判断される（ステップＳ０３）。履歴データ２２２に存在する場合にはステップＳ０４に進み、存在しない場合にはステップＳ０４をスキップしてステップＳ０５に進む。ステップＳ０４では、ユーザに注意を促すために、過去に誤送した送信先アドレスである旨を伝えるメッセージを出力する。例えば、操作パネル１０６に「過去に誤送したアドレスです。」のメッセージを表示する、または、それとは別にもしくはそれに加えて、別に設けられたスピーカから音声でメッセージを出力するようにしてもよい。

ステップＳ０５では、電子メールの本文が作成される。本文は、ユーザにより操作パネル１０６から入力される。また、予め準備された定型文書をユーザが指定するようにしても良い。

次のステップＳ０６では、添付ファイルの有無が判断される。この判断は、添付ファイルのファイル名が操作パネル１０５に入力されたか否かにより判断される。添付ファイルがあると判断された場合にはステップＳ０７に進み、そうでない場合にはステップＳ０７をスキップしてステップＳ０８に進む。ステップＳ０７では、入力された添付ファイル名と、ＭＦＰ１Ａのネットワーク上の位置情報（例えばドメイン名）と、添付ファイルの直接パス名と、通信プロトコルとから、アクセス情報が作成され、作成されたアクセス情報がステップＳ０５で作成された本文に追加される。

そして、ステップＳ０１で取得された送信先アドレスと、ステップＳ０５で作成されステップＳ０７でアクセス情報が追加された本文とを含む電子メールが作成される（ステップＳ０８）。作成した電子メールを、ネットワークコントローラ１０３を介してメールサーバ４に送信する（ステップＳ０９）。さらに、作成した電子メールを送信済電子メール２２１として記憶部１０８に記憶する（ステップＳ１０）。

図６は、制御部で実行される誤送取消処理の流れを示すフローチャートである。この誤送取消処理は、ユーザが電子メール作成処理で作成した電子メールを送信した後に、送信先を誤ったことに気付いた場合に、そのユーザの指示により実行される処理である。したがって、誤送取消処理は、電子メール作成処理が実行された後に実行される処理である。さらに、この誤送取消処理が実行される前の段階で、ログイン処理が実行されており、ＭＦＰ１Ａを操作するユーザのユーザＩＤが取得されている。

図６を参照して、まず、記憶部１０８に記憶されている送信済電子メール２２１のうちから１つが指定される（ステップＳ２１）。制御部１００は、操作パネル１０６に送信済電子メール２２１のうち、ログイン処理で得られたユーザＩＤで送信された送信済電子メ−ルの送信先アドレス一覧を表示する。したがって、誤送取消処理を実行可能なユーザは、送信済電子メール２２１を作成したユーザに限られる。ユーザの利便性を考慮して、送信先アドレスの表示に加えて、送信済電子メール２２１の題名、送信日時および時刻を併せて表示するようにしても良い。そして、表示された送信済電子メール２２１のうちから１つを指定する指示がユーザによる入力されると、指定された送信済電子メール２２１を特定する。そして、指定された送信済電子メール２２１を記憶部１０８から読出す（ステップＳ２２）。読出した送信済電子メール２２１から送信先アドレス（誤送アドレス）を取得し（ステップＳ２３）、本文中からアクセス情報を取得する（ステップＳ２４）。このアクセス情報は、画像データ２２３にアクセスするための情報であり、画像データ２２３のＵＲＬを含む。

そして、ステップＳ２５では、取得したアクセス情報で特定される画像データ２２３がアクセスされたか否かが判断される。未だアクセスされていない場合にはステップＳ２６に進み、既にアクセスされている場合には処理を終了する。すなわち、誤送取消処理は、アクセス情報で特定される画像データ２２３が、未だアクセスされていない場合に実行され、既にアクセスされた場合には実行されない。アクセスの有無の判断は、画像データ２２３に既読情報が付されている場合にアクセスされたと判断する。また、このアクセスの有無は、ユーザＩＤごとに判断するようにしてもよい。この場合、上述したファイル送信部２１５で、アクセスが要求された際にログイン処理を実行して、ユーザ認証したユーザＩＤを既読情報に付与するようにすれば、送信先アドレスに関連付けられたユーザＩＤでアクセスされたか否かを判断することができる。

なお、画像データ２２３へのアクセスの有無を検出するのに代えて、送信済電子メール２２１がメールサーバ４からユーザ用コンピュータ３Ａ，３Ｂに送信されたか否かを検出するようにしてもよい。例えば、送信済電子メール２２１の送信先アドレスが割当てられたユーザが、ユーザ用コンピュータ３Ａを操作して、メールサーバ４から受信メールをダウンロードする行為が相当する。ダウンロードは、電子メールが開封されたことを示す。そして、電子メールのダウンロードが実行された時点で、メールサーバ４は、ダウンロードされたことを示す情報を、送信元であるＭＦＰ１Ａに送信する。また、ユーザ用コンピュータ３Ａで、受信した電子メールを閲覧した時点で、閲覧したことを示す返信メールを、ＭＦＰ１Ａに割当てられた電子メールアドレスに当てて送信するようにしてもよい。

ステップＳ２６では、ステップＳ２１で指定された送信済電子メール２２１を誤送電子メールとして取消す指示が、ユーザにより操作パネル１０６から入力されたか否かが判断される。そのような指示が入力された場合にはステップＳ２７に進み、そうでない場合には処理を終了する。

ステップＳ２７では、アクセス情報を変更する。具体的には、画像データ２２３のファイル名を変更する。これにより、画像データ２２３のＵＲＬが変更される。このため、変更前のアクセス情報を用いて、画像データ２２３にアクセスすることができなくなる。変更前のアクセス情報に含まれるＵＲＬでは、画像データ２２３を特定することができないからである。

そして、ステップＳ２１で指定された送信済電子メールの本文に含まれているアクセス情報を、ステップＳ２７で変更されたアクセス情報に置換える（ステップＳ２８）。そして、再送アドレスが取得される（ステップＳ２９）。再送アドレスは、ユーザにより操作パネル１０６から直接入力される。また、記憶部１０８にユーザ名と送信先アドレスとを関連付けたアドレス帳を記憶しておき、このアドレス帳を操作パネル１０６に一覧表示して、ユーザに選択させるようにしてもよい。

次に、送信済電子メールの送信先を再送アドレスに置換える（ステップＳ３０）。そして、アクセス情報および送信先を置換えた送信済電子メールをメールサーバ４に送信し（ステップＳ３１）、記憶部１０８に送信済電子メールとして記憶する（ステップＳ３２）。

次に、送信先を誤送アドレスとし、本文を予め定められた通知メッセージとする電子メールを作成する（ステップＳ３３）。通知メッセージは、電子メールを誤送したことを伝えるためのメッセージである。

そして、ステップＳ３３で作成された電子メールをメールサーバ４に送信し（ステップＳ３４）、記憶部１０８に送信済電子メールとして記憶する（ステップＳ３５）。さらに、誤送した履歴を記憶するために、誤送アドレスと誤送取消処理の実行を指示したユーザのユーザＩＤとを関連付けたデータを履歴データ２２２として記憶部１０８に記憶する（ステップＳ３６）。

以上説明したように第１の実施の形態におけるＭＦＰ１Ａによれば、情報提供の対象となる画像データ２２３がネットワーク６に接続された他のコンピュータからアクセス可能な状態とされる。そして、画像データ２２３にアクセスするためのアクセス情報が誤送アドレスに送信される。その後、誤送取消指示が入力されると、アクセス情報が変更されるので、変更前のアクセス情報を用いて画像データ２２３にアクセスすることができなくなる。変更されたアクセス情報が再送アドレスに送信されるので、再送アドレスの割当てられたユーザは、変更されたアクセス情報を用いて画像データ２２３にアクセスすることが可能となる。

また、誤送アドレスに自動的に誤送したことを示すメッセージが送信されるので、誤送したことを伝えるための電子メールを新たに作成する必要がなく、ユーザの負担を軽減することができる。

また、誤送取消指示は、誤送アドレスが割当てられたユーザが画像データを閲覧するまで受付けられるので、誤送先のユーザが画像データを閲覧する前に閲覧を禁止させることができる。

さらに、誤送取消指示は、誤送した電子メールが誤送先で受信、または、開封されるまで受付けられるので、誤送先のユーザが画像データにアクセス可能になる前に閲覧を禁止させることができる。

さらに、過去に誤送した電子メールの誤送アドレスを記憶しておき、電子メールを作成する際に入力される送信先アドレスが、誤送アドレスとして記憶されている場合には、警告を出力するので、誤送信の再発を防止することができる。

＜第２の実施の形態＞
次に第２の実施の形態におけるネットワークシステムについて説明する。図７は、第２の実施の形態におけるネットワークシステムの全体概要を示す図である。図７を参照して、第２の実施の形態におけるネットワークシステム１０において、第１の実施の形態におけるネットワークシステム１０と異なるところは、ネットワーク６に接続されたファイルサーバ４Ａが追加された点である。

第１の実施の形態におけるネットワークシステム１０は、ＭＦＰ１Ａから画像データ２２３を送信するようにしたが、第２の実施の形態におけるネットワークシステム１０Ａでは、画像データ２２３をファイルサーバ４Ａから送信するようにしたものである。その他の構成は、第１の実施の形態におけるネットワークシステム１０と同様であるので、ここでは説明を繰返さない。

ファイルサーバ４Ａは、一般的なコンピュータで実現され、ＦＴＰまたはＨＴＴＰなどのプロトコルで、ネットワーク６に接続された、ユーザ用コンピュータ２，３Ａ，３Ｂ、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂ，１Ｃと通信することが可能である。

図８は、第２の実施の形態におけるＭＦＰ１Ａが備える制部部１００の機能の概略を示すブロック図である。図８を参照して、制御部１００Ａは、電子メール管理部２００Ａを含む。電子メール管理部２００Ａは、送信するための電子メールを作成するための電子メール作成部２０３Ａと、電子メールを送信するための電子メール送信部２０１と、誤送された電子メールを取消す指示に応じて誤送取消処理を実行する誤送取消部２０５Ａとを含む。

電子メール作成部２０３Ａには、電子メールを作成するために必要な情報が入力される。これらの情報は、操作パネル１０６またはユーザ用コンピュータ２から入力され、送信先アドレスと、本文と、添付するファイル名とを含む。送信先アドレスは、電子メールアドレスである。添付ファイルは、記憶部１０８に記憶されているデータである。ここでは、画像データ２２３を添付ファイルとする場合を例に説明する。添付ファイルは、スキャナ１０１から出力される画像データであってもよい。この場合、スキャナ１０１から出力される画像データは、記憶部１０８に画像データ２２３として記憶される。電子メール作成部２０３Ａは、入力されたファイル名で特定される画像データを、ネットワークコントローラ１０３を介してファイルサーバ４Ａに送信する。画像データ２２３をファイルサーバ４Ａに送信した後は、画像データ２２３を記憶部１０８から削除するようにしてもよい。ファイルサーバ４Ａは、受信した画像データ２２３を、ファイルサーバ４Ａが備えるハードディスク等の記憶装置に、他のコンピュータからアクセス可能な状態で記憶する。そして、画像データ２２３にアクセスするためのアクセス情報をＭＦＰ１Ａに送信する。ＭＦＰ１Ａでは、ファイルサーバ４Ａが送信するアクセス情報を、ネットワークコントローラ１０３を介して受信する。

電子メール作成部２０３Ａでは、入力された情報に基づいて送信用の電子メールを作成する。この際、電子メールは、画像データ２２３それ自体を含むことなく、ファイルサーバ４Ａから受信されたアクセス情報を含む。アクセス情報は、ファイルサーバ４Ａのネットワーク６上の位置情報（ドメイン名）と、ファイルサーバ４Ａにおける画像データ２２３の記憶位置と、通信プロトコルとを含む。具体的には、プロトコルがＦＴＰの場合には、アクセス情報は、「ｆｔｐ：／／（ファイルサーバ４Ａのドメイン名）／（画像データ２２３の直接パス名）」で示され、プロトコルがＨＴＴＰの場合には、アクセス情報は、「ｈｔｔｐ：／／（ファイルサーバ４Ａのドメイン名）／（画像データ２２３の直接パス名）」で示される。

電子メール送信部２０１は、電子メールをメールサーバ４に送信する。電子メール作成部２０３で作成され、電子メール送信部２０１で送信された電子メールは、記憶部１０８に送信済電子メール２２１として記憶される。

誤送取消部２０５Ａには、送信済電子メール２２１のうち１つの指定と、新たに画像データ２２３を送信するための新たな送信先アドレスとが入力される。ここで指定された送信済電子メールは、誤送された電子メール（誤送電子メール）である。誤送取消部２０５Ａは、誤送電子メールを読出して、誤送アドレスと、アクセス情報とを抽出する。

誤送取消部２０５は、抽出したアクセス情報と、そのアクセス情報を変更する指示とをファイルサーバ４Ａに送信する。ファイルサーバ４Ａでは、それらを受信すると、アクセス情報からＵＲＬを抽出して、画像データ２２３を特定し、画像データ２２３が既にアクセスされたものか否かを判断する。この判断は、画像データ２２３にアクセスがあった場合にファイル送信部２１５により付される情報に基づき判断される。ファイルサーバ４Ａは、画像データ２２３が既にアクセスされたものである場合には既読情報をＭＦＰ１Ａに送信する。一方、ファイルサーバ４Ａは、画像データ２２３が未だアクセスされていない場合には、画像データ２２３のファイル名を変更し、ファイル名が変更された画象データ２２３にアクセスするためのアクセス情報をＭＦＰ１Ａに送信する。ここでは、ファイル名が変更された画象データ２２３のアクセス情報を「新アクセス情報」という。なお、ファイルサーバ４Ａでは、画像データ２２３がアクセスされたことに応じて、画像データ２２３を送信するが、送信後に画像データ２２３を削除するようにしてもよい。

誤送取消部２０５Ａは、ファイルサーバ４Ａから既読情報を受信すると、画像データ２２３が既にアクセスされた旨をユーザに知らせるためのメッセージを出力する。一方、誤送取消部２０５Ａは、ファイルサーバ４Ａから新アクセス情報を受信すると、指定された送信済電子メール２２１の送信先アドレスを再送アドレスとし、本文に含まれるアクセス情報を新アクセス情報とした新たな電子メールを作成して、電子メール送信部２０１に出力する。電子メール送信部２０１は、受信した電子メールを、ネットワークコントローラ１０３を介してメールサーバ４に送信する。

また、誤送取消部２０５は、本文に電子メールを誤送したことを伝えるためのメッセージを含む、誤送アドレス宛ての電子メールを作成して、電子メール送信部２０１に出力する。電子メール送信部２０１は、受信した電子メールをネットワークコントローラ１０３を介してメールサーバ４に送信する。

さらに、誤送取消部２０５は、誤送電子メールを指定したユーザを特定するためのユーザＩＤと、誤送アドレスとを関連付けたデータを、履歴データとして記憶部１０８に記憶する。この履歴データは、電子メール作成部２０３で参照される。電子メール作成部２０３では、新たに電子メールを作成する際に、作成を指示したユーザのユーザＩＤと、入力される送信先アドレスとの組が、履歴データに記憶されているか否かを判定する。記憶されている場合には、過去にそのユーザが誤送先アドレスで特定されるユーザに誤送した実績があることを示す。この場合には、電子メール作成部２０３は、操作パネル１０６に警告メッセージを出力する。これにより、再度、誤送されるのを防止することができる。

第２の実施の形態におけるＭＦＰ１Ａが備える制御部１００Ａでは、図５に示した電子メール作成処理が実行される。また、図６に示した誤送取消処理と同様の処理が実行される。ただし、ステップＳ２５においては、画像データ２２３へのアクセスの有無の判断は、ファイルサーバ４Ａにアクセス情報を送信して、それに応じて受信される情報が、既読情報であるのか新アクセス情報であるのかによって判断される。また、第１の実施の形態の場合と同様に、画像データ２２３へのアクセスの有無の判断に代えて、送信済電子メールが、送信先アドレスのユーザによりダウンロードされたこと、または、送信済電子メールが開封されたことを検出することにより、ステップＳ２６以降の処理を実行するか否かを判断するようにしてもよい。

第２の実施の形態におけるＭＦＰ１Ａにおいては、画像データ２２３がファイルサーバ４Ａに記憶されるので、ＭＦＰ１Ａから画像データ２２３を送信する必要がなく、ＭＦＰ１Ａの負荷を低減することができる。

なお、第１および第２の実施の形態においては、画像データ２２３へのアクセス情報を電子メールの本文に含める例を説明したが、電子メールの主題に含めるようにしてもよいし、添付部分に含めるようにしてもよい。

（付記）上述した実施の形態には、以下の発明概念が含まれる。

（１） 操作するユーザを識別するユーザ認証手段とをさらに備え、
前記指示受付手段は、前記第１送信手段による送信を指示したユーザと同一のユーザにより入力されることを条件に、前記指示を受付ける、請求項１に記載の情報提供装置。

（２） 前記提供データ準備手段は、前記提供データを記憶する記憶手段を含む、請求項１に記載の情報提供装置。

（３）（２）において、前記アクセス情報は、前記記憶された提供データの位置を示す位置情報（ＵＲＬ）である。

（４）（３）において、前記位置情報の受信に応じて、前記記憶された提供データを前記位置情報を送信してきたコンピュータに送信する提供データ送信手段をさらに備える。

（５） 前記提供データ準備手段は、前記提供データをＨＴＭＬ形式のフォーマットに変換する変換手段と、
前記フォーマット変換された提供データを記憶する記憶手段とを含む、請求項１に記載の情報提供装置。

（６）（５）において、前記アクセス情報は、前記記憶された提供データの位置を示す位置情報（ＵＲＬ）である。

（７）（６）において、前記位置情報の受信に応じて、前記記憶された提供データを前記位置情報を送信してきたコンピュータに送信する提供データ送信手段をさらに備える。

（８） 原稿を読取り画像データを出力する読取手段をさらに備え、
前記提供データ準備手段は、前記出力された画像データを提供データとして記憶する画像データ記憶手段とを含む、請求項１に記載の情報提供装置。

（９） 前記アクセス情報の受信に応じて、前記記憶された提供データを前記アクセス情報を送信してきたコンピュータに送信する提供データ送信手段をさらに備えた、請求項１に記載の情報提供装置。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

本発明の第１の実施の形態におけるネットワークシステムの全体概要を示す図である。 本実施の形態におけるＭＦＰの概略構成を示す機能ブロック図である。 操作パネル１０６の平面図である。 制御部の機能の概略を示す機能ブロック図である。 制御部で実行される電子メール作成処理の流れを示すフローチャートである。 制御部で実行される誤送取消処理の流れを示すフローチャートである。 第２の実施の形態におけるネットワークシステムの全体概要を示す図である。 第２の実施の形態におけるＭＦＰ１Ａが備える制部部の機能の概略を示すブロック図である。

符号の説明

２，３Ａ，３Ｂ ユーザ用コンピュータ、４ メールサーバ、４Ａ ファイルサーバ、６ ネットワーク、１０，１０Ａ ネットワークシステム、１００，１００Ａ 制部部、１０１ スキャナ、１０３ ネットワークコントローラ、１０４ 電子メール送受信部、１０５ ＰＤＬ解析部、１０６ 操作パネル、１０７ プリンタ、１０８ 記憶部、２００，２００Ａ 電子メール管理部、２０１ 電子メール送信部、２０３，２０３Ａ 電子メール作成部、２０５，２０５Ａ 誤送取消部、２１０ ファイル管理部、２１３ ファイル名変更部、２１５ ファイル送信部、２２１ 送信済電子メール、２２２ 履歴データ。

Claims (7)

1. 情報提供の対象となる提供データを他のコンピュータからアクセス可能な状態にする提供データ準備手段と、
   前記提供データにアクセスするためのアクセス情報を第１送信先に送信する第１送信手段と、
   前記第１送信先に送信した後に、前記アクセス情報を第２送信先に送信し直す指示を受付ける指示受付手段と、
   前記指示の受付に応じて、前記アクセス情報を変更するアクセス情報変更手段と、
   前記変更されたアクセス情報を前記第２送信先に送信する第２送信手段とを備えた、情報提供装置。
2. 前記アクセス情報変更手段によりアクセス情報が変更された後に、前記変更前のアクセス情報が誤送されたことを伝えるメッセージを前記第１送信先に送信する第３送信手段をさらに含む、請求項１に記載の情報提供装置。
3. 前記提供データへのアクセスがあったことを検出するアクセス検出手段をさらに備え、
   前記指示受付手段は、前記アクセス検出手段により前記提供データへのアクセスが検出されるまで前記指示を受付ける、請求項１に記載の情報提供装置。
4. 前記アクセス情報が前記第１送信先で受信されたことを検出する受信検出手段をさらに備え、
   前記指示受付手段は、前記受信検出手段により前記アクセス情報が受信されたことが検出されるまで前記指示を受付ける、請求項１に記載の情報提供装置。
5. 前記指示受付手段により前記指示が受付けられたことに応じて、前記第１送信先を記憶しておく履歴記憶手段と、
   前記第１送信手段にアクセス情報を前記第１送信先に送信させる指示が入力されたとき、前記履歴記憶手段に前記第１送信先が記憶されていることを条件に、警告を出力する警告出力手段とをさらに備えた、請求項１に記載の情報提供装置。
6. 通信網を介して接続されたサーバと通信するための通信手段をさらに備え、
   前記提供データ準備手段は、提供データを前記サーバに送信する送信手段と、
   前記サーバから前記提供データにアクセスするためのアクセス情報を受信するアクセス情報受信手段とを含み、
   前記アクセス情報変更手段は、前記サーバに前記受信されたアクセス情報の変更を指示する変更指示手段と、
   変更されたアクセス情報を受信する変更後アクセス情報受信手段とを含む、請求項１に記載の情報提供装置。
7. 情報提供の対象となる提供データを他のコンピュータからアクセス可能な状態にするステップと、
   前記提供データにアクセスするためのアクセス情報を第１送信先に送信するステップと、
   前記第１送信情報を送信した後に、前記アクセス情報を第２送信先に送信し直す指示を受付けるステップと、
   前記指示の受付に応じて、前記アクセス情報を変更するステップと、
   前記変更されたアクセス情報を前記第２送信先に送信するステップとをコンピュータに実行させる、情報提供プログラム。

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