JP2006039810A - 分類支援装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 分類に関する評価を提示し、分類体系の設計やドキュメントの分類を支援できる分類支援装置を提供する。
【解決手段】 ドキュメントを、複数の分類のいずれかに関連づけて保持する保持手段に対してアクセス可能に接続される分類支援装置であって、上記分類のいずれかに関連づけられているドキュメントへの利用者のアクセス履歴を記録し、この記録したアクセス履歴に基づいて、各分類の評価値を演算し、当該生成した評価値に関する情報を提示する分類支援装置である。
【選択図】 図１

Description

本発明は、ディレクトリなど、ドキュメントの分類体系の設計等を支援する分類支援装置に関する。

近年では、多くのドキュメントが電子的に管理されている。例えば企業では、ドキュメントを文書管理ソフトウエアを用いて管理することが広く行われている。こうした文書管理ソフトウエアでは、利用者が、大量のドキュメントから所望のドキュメントを容易に探索できるよう、ドキュメントを分類できるようになっているのが一般的である。具体的に、このようなドキュメントの分類管理を実現するため、階層ディレクトリ構造を備えたファイルシステムを利用することが多い。

ここで各分類を表すディレクトリには、例えば「総務書類」といったように、分類の内容を表す分類ラベル（ディレクトリ名）が設定される。また、一部の分類には、ドキュメントだけでなく、さらに下位の分類（ディレクトリ）が関連づけられている場合もある。例えば「総務書類」の分類には、さらに下位の分類として「勤怠関係」や「人事関係」といった分類がさらに関連づけられていてもよい。

なお、ウエブサイトがどのようなディレクトリ構造となっているかの一覧を生成するシステムの例が、非特許文献１に開示されている。
"全自動WEB診断システムWEB-Checks"、[online]、 [平成１６年７月１３日検索]、インターネット<URL:http://www.syntax.co.jp/webchecks/>

しかしながら、上記従来の文書管理ソフトウエア等における分類体系の設計やドキュメントの分類は、管理者などに任せられているのが一般的である。この場合に、当該管理者による分類が利用者にとって利用しやすいものとなっているか否かについての指標は提示されていない。また、非特許文献１に開示のもののように、ディレクトリ構造の一覧を生成するシステムはあるが、当該構造が利用者にとって利用しやすいかについての情報は得られない。このため、管理者によって定められた分類が必ずしも利用者にとって使いよいものとなっているとは限らない。

本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、分類に関する評価を提示し、分類体系の設計やドキュメントの分類を支援できる分類支援装置を提供することを、その目的の一つとする。

上記従来例の問題点を解決するための本発明は、分類支援プログラムにおいて、ドキュメントを、複数の分類のいずれかに関連づけて保持する保持手段に対してアクセス可能に接続されるコンピュータに、前記分類のいずれかに関連づけられているドキュメントへの利用者のアクセス履歴を記録する手順と、前記アクセス履歴に基づいて、各分類の評価値を演算する評価演算手順と、当該生成した評価値に関する情報を提示する手順と、を実行させることを特徴としている。

ここで前記評価演算手順においては、注目分類に関連づけられているドキュメントの一覧を参照した旨の履歴に続いて、当該注目分類とは異なる他の分類へのアクセスの履歴が記録されているときに、当該注目分類の評価値を低減させることとしてもよい。また、この評価演算手順においては、注目分類に関連づけられているドキュメントの一覧を参照した旨の履歴に続いて、当該注目分類に関連づけられているドキュメントへのアクセスの履歴が記録されているときに、当該注目分類の評価値を上昇させることとしてもよい。さらに前記評価演算手順において、ドキュメントへの利用者のアクセスの履歴が記録されているときに、当該記録の前に当該ドキュメントが関連づけられている分類へのアクセスの履歴が記録されていない場合には、少なくとも当該分類の評価値を低減させることとしてもよい。

また本実施の一態様に係る分類支援プログラムは、ドキュメントを、複数の分類のいずれかに関連づけて、分類して保持する保持手段に対してアクセス可能に接続されるコンピュータに、前記分類のいずれかに関連づけられているドキュメントへの利用者のアクセス履歴を記録する手順と、前記アクセス履歴に基づいて、各ドキュメントの分類に係る評価値を演算する評価演算手順と、当該生成した評価値に関する情報を提示する手順と、を実行させることを特徴としている。

さらに、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメントを、複数の分類のいずれかに関連づけて保持する保持手段に対してアクセス可能に接続されるコンピュータを用い、前記分類のいずれかに関連づけられているドキュメントへの利用者のアクセス履歴を記録する工程と、前記アクセス履歴に基づいて、各分類の評価値を演算する評価演算工程と、当該生成した評価値に関する情報を提示する工程と、を実行させることを特徴としている。

さらに、本発明の一態様に係る分類支援装置は、ドキュメントを、複数の分類のいずれかに関連づけて保持する保持手段に対してアクセス可能に接続される分類支援装置であって、前記分類のいずれかに関連づけられているドキュメントへの利用者のアクセス履歴を記録する手段と、前記アクセス履歴に基づいて、各分類の評価値を演算する手段と、当該生成した評価値に関する情報を提示する手段と、を含むことを特徴としている。

本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る分類支援装置は、図１に示すように、制御部１１と、記憶部１２と、ストレージ部１３と、操作部１４と、表示部１５と、通信部１６とを含んで構成され、ネットワークを介して利用者側のクライアント装置Ｃに接続されている。

ここで制御部１１は、ＣＰＵなどを用いて実現でき、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作している。この制御部１１の処理の具体的な内容については、後に詳しく述べる。記憶部１２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）や、ＲＯＭ（Read Only Memory）等のメモリ素子、並びにハードディスク等によって実現できる。この記憶部１２は、制御部１１によって実行されるプログラムが保持されている。また、この記憶部１２は、制御部１１の処理の過程で利用される種々のデータを保持するワークメモリとしても動作する。

ストレージ部１３は、ドキュメントの実体データを保持している。このストレージ部１３が本発明の保持手段に相当する。本実施の形態ではストレージ部１３は、ドキュメントを階層ディレクトリ構造を用いて分類して格納している。

操作部１４は、マウスやキーボード等によって実現できる。この操作部１４は、利用者の操作を受け入れて、当該操作の内容を制御部１１に出力する。表示部１５は、ディスプレイ等であり、制御部１１から入力される指示に従って情報を表示出力する。通信部１６は、ネットワークに接続されており、制御部１１から入力される指示に従って、ネットワークを介してデータを送信出力する。またこの通信部１６は、ネットワークを介して到来するデータ（クライアント装置Ｃからのドキュメントの要求など）を受信して制御部１１に出力する。

ここで、制御部１１によって実行される処理の具体的内容について説明する。制御部１１は、ストレージ部１３に格納されているドキュメントへのアクセス要求を受けて、当該要求に応答してドキュメントを提示する処理を実行している。具体的にここでの制御部１１は、ウエブサーバとして動作するものとして説明する。

制御部１１は、クライアント装置Ｃからのアクセスを受けると、クライアント装置Ｃの利用者をユーザ名やパスワード等によって認証する。制御部１１は、利用者側から予め定められたユーザ名とそれに対応するパスワードが受信されるなど、認証に成功すると、固有のセッション識別子を発行して、クッキー（Cookie）などとして、クライアント装置Ｃに送信する。

クライアント装置Ｃでは、このセッション識別子を保持し、ドキュメントやディレクトリへのアクセス要求の際に、このセッション識別子を併せて送信する。また制御部１１は、クライアント装置Ｃからログアウト（セッションの終了）をする旨の指示を受信すると、セッション識別子を削除するようクライアント装置Ｃに指示し、クライアント装置Ｃがセッション識別子のクッキーを削除する。

制御部１１は、ストレージ部１３内のディレクトリの指定を含むアクセス要求を受けて、当該指定されたディレクトリに含まれる下位のディレクトリ、及びドキュメントの一覧のデータを要求元のクライアント装置Ｃに対して送信する。また、制御部１１は、ドキュメントの指定を含むアクセス要求を受信すると、当該指定されたドキュメントをクライアント装置Ｃに対して送信する。ここで、ディレクトリ又はドキュメントの指定は、例えばＵＲＬ（Uniform Resource Locator）によって行われる。

制御部１１はまた、利用者のドキュメントへのアクセスの履歴を記録する処理（記録処理）を実行している。この記録処理では、ネットワークを介して受信したアクセス要求に含まれている、ディレクトリやドキュメントの指定の内容と、当該要求を行った利用者（又はクライアント装置Ｃ）を特定する情報（クライアント特定情報）と、セッション識別子と、アクセス要求を受け入れた日時の情報（図示しない時計などから取得する）を関連付けて、ストレージ部１３に履歴データベースとして格納する。この履歴データベースの内容は、例えば図２に示すようなものとなる。

制御部１１は、こうして記録した履歴データベースの内容を参照して、分類に相当するディレクトリの評価値と、各ドキュメントの分類に係る評価値とを演算する。本実施の形態では、図３（ａ）に示すように、ディレクトリごとに、ディレクトリを特定する情報と、その評価値の情報とを関連付けたディレクトリ評価テーブルを記憶部１２に格納している。また図３（ｂ）に示すように、ドキュメントごとに、ドキュメントを特定する情報と、当該ドキュメントの分類に係る評価値の情報とを関連付けたドキュメント分類評価テーブルを記憶部１２に格納している。

次に、ディレクトリの評価値の演算の処理について説明する。制御部１１は、履歴データベースに記録されているアクセスの記録をセッション（利用者の一連のアクセス記録）ごとに切分ける。具体的に、履歴データベースに記録されているアクセスの記録を、同一のセッション識別子を含む記録からなるセッション記録に分割する。そして各セッション記録について次の処理を行う。

制御部１１は、セッション記録に含まれるアクセス記録を、日時の情報を参照しながら日時順に並べ替える。そしてディレクトリへのアクセス記録（ディレクトリ内のドキュメントや下位ディレクトリの一覧を参照した記録）を検索する。制御部１１は、検索によって見いだされたディレクトリへのアクセス記録（この記録によってアクセスされるディレクトリをここでは注目ディレクトリと呼ぶ）に続いて、注目ディレクトリとは異なる他のディレクトリへのアクセスが記録されているときに、当該注目ディレクトリに関連付けて記憶部１２に格納されている評価値を低減させる。具体的には注目ディレクトリに関連づけられている評価値を予め定めた値だけ小さくする。

さらに例えばディレクトリへのアクセス順序を参照して、階層の下位の方向へのアクセスが行われた後に、ドキュメントへのアクセスが行われることなく、続いて上位の方向へのアクセスが行われている場合に、アクセスされた一連のディレクトリのうち、最も下位にあったディレクトリに関連付けられた評価値を低減させる。具体的には当該最も下位にあったディレクトリに関連付けられた評価値を予め定めた値だけ小さくする。

具体的に本実施の形態では、ストレージ部１３内の各ディレクトリについて、その階層の深さを表す数値（階層深度情報）を関連付けて記憶しておく（図４）。例えば、ルートディレクトリに関連づけられている「総務関係」のディレクトリの階層は「１」、この「総務関係」に関連づけられている「人事書類」のディレクトリの階層を「２」…とする。そして制御部１１は、ディレクトリへのアクセス記録の各々について、階層深度情報を参照して、階層深度情報の値が増大し、続いて（ドキュメントへのアクセスが行われることなく）階層深度情報の値が減少している、階層深度情報の極値にあたるアクセス記録を見いだす。そして当該見いだしたアクセス記録に係るディレクトリ（アクセスされた一連のディレクトリのうち、最も下位にあったディレクトリ）の評価値を低減させる。

これにより、図５にアクセスの概要を示すように、利用者が上位側のディレクトリから所望のドキュメントを求めて、ディレクトリ階層を下位へと降りていったとき（Ｓ１，Ｓ２）に、結局所望のドキュメントが見いだされず、上位に戻ったような場合（Ｓ３）に、当該所望のドキュメントを見いだすことのできなかった分類に関する評価を低減することとなる。

一方、セッション記録に含まれるアクセス記録を、日時の情報を参照しながら日時順に並べ替えた後、ドキュメントへのアクセス記録を検索する。制御部１１は、検索によって見いだされたドキュメントへのアクセス記録の直前にアクセスされたディレクトリ（上記検索によって見いだされたドキュメントが関連づけられているディレクトリ）を注目ディレクトリとして、当該注目ディレクトリに関連付けて記憶部１２に格納されている評価値を上昇させる。具体的には注目ディレクトリに関連づけられている評価値を予め定めた値だけ大きくする。つまり、注目ディレクトリへのアクセスの後、当該注目ディレクトリに関連づけられているドキュメントへのアクセスの履歴が記録されている場合は、当該注目ディレクトリ内で所望のドキュメントが見いだされたことを意味すると推定されるので、当該注目ディレクトリの評価値を上昇させるのである。

制御部１１は、さらに、こうして演算した評価値を表示部１５に表示する。管理者は、この評価値の表示を参照して、評価値の低いディレクトリについて、対応策を検討することができるようになる。ここで対応策としてはディレクトリ名を変更することや、ディレクトリの新規作成や移動（他のディレクトリの下位に関連付けるなど）といったものがある。

また制御部１１は、ドキュメントの分類に係る評価値を演算する。本実施の形態では、一つのセッションの間にアクセスされた複数のドキュメントを、互いに共起アクセスドキュメントとして記録する。具体的に制御部１１は、図６に示すように、同じセッションの間にアクセスを受けたドキュメントのペアに係るアクセス回数（共起アクセスの回数）を表す共起アクセステーブルを記憶部１２に格納している。なお、図６において、左下三角の部分の値がないのは、右上三角に設定される値と同じ値となるから（ドキュメントａ，ｂ間の共起アクセス回数は、ドキュメントｂ，ａ間の共起アクセス回数と同じであるから）である。

制御部１１は、共起アクセステーブルを生成するため次の処理を行う。制御部１１は、まず履歴データベースに記録されているアクセスの記録をセッション（利用者の一連のアクセス記録）ごとに切分ける。つまり履歴データベースに記録されているアクセスの記録を、同一のセッション識別子を含む記録からなるセッション記録に分割し、セッションの数をカウントする。

そして制御部１１は、各セッション記録に含まれるドキュメントへのアクセス記録を参照して、一つのセッション中に複数のドキュメントがアクセスされているか否かを調べる。ここで、複数のドキュメントがアクセスされていれば、それらを共起アクセスドキュメントとして、共起アクセスドキュメントのうちから任意に２つ選択して得られるドキュメントの組み合せ（ドキュメントペア）を選択し、当該選択したドキュメントペアに係るそれぞれの共起アクセス回数をインクリメントし、共起アクセステーブルを更新する。

例えば、一つのセッション内に、ドキュメントＡ，Ｂ，Ｃがアクセスされている場合、これらが共起アクセスドキュメントとなり、ドキュメントＡ，Ｂの組み合せと、ドキュメントＢ，Ｃの組み合せと、ドキュメントＡ，Ｃの組み合せとに係る共起アクセス回数がインクリメントされる。

制御部１１は、すべてのセッションについて、上記共起アクセステーブルの更新の処理を完了すると、共起アクセステーブル上の共起アクセス回数をセッションの数で除して、各ドキュメントのペアごとに、全セッションあたりに、共起アクセスドキュメントとなった割合を算出する。

制御部１１は、算出した割合が所定のしきい値を越えているドキュメントペアを特定する。そして当該ドキュメントペアに係る２つのドキュメントがそれぞれ互いに異なるディレクトリに関連づけられているか否かを調べる。ここで、当該２つのドキュメントが互いに異なるディレクトリに関連づけられている場合は、当該２つのドキュメントを報知対象として、当該２つのドキュメントを特定する情報と、各ドキュメントを含むディレクトリを特定する情報とを報知対象情報として記憶部１２に格納する。そして制御部１１は、記憶部１２に格納した報知対象情報を表示部１５に表示出力する。

管理者は、この報知対象の情報を参照して、同じディレクトリに関連付けておくべきドキュメントペアを認識できるようになる。

さらに制御部１１は、報知対象情報を参照して、報知対象情報に係るディレクトリの組（ドキュメントペアの各ドキュメントをそれぞれ含むディレクトリの組）の一覧を生成する。そして各ディレクトリの組の出現頻度の値を演算する。

例えば、ディレクトリＡに含まれるドキュメントａ１，ａ２，ａ３と、ディレクトリＢに含まれるドキュメントｂ１，ｂ２とがある場合に、報知対象情報に、ａ１とｂ１、ａ１とｂ２、ａ２とｂ１、ａ２とｂ２、ａ３とｂ１、の各ドキュメントペアが含まれているとする。この場合、報知対象情報に係るディレクトリの組として、ディレクトリＡ，Ｂの組が５つ出現することになる。

制御部１１は、上記生成した一覧に含まれるディレクトリの組の各々について、当該組に係る２つのディレクトリのそれぞれからドキュメントを取り出して得られる組み合せの数（ディレクトリＡ，Ｂの組の場合、ディレクトリＡに含まれるドキュメントの数とディレクトリＢに含まれるドキュメントの数との積）を演算する。そして、各ディレクトリの組について、上記一覧における出現頻度を、上記演算した組み合せの数で除した値（ペア含有率）を演算する。

そして、ディレクトリの組のうち、上記ペア含有率が予め定めたしきい値を越えるディレクトリの組がある場合は、当該ディレクトリの組を特定する情報（当該組に含まれる２つのディレクトリのそれぞれのディレクトリ名等）を表示部１５に表示する。

管理者は、この表示を参照して、多くの利用者が当該２つのディレクトリ内のドキュメントを１つのセッションでアクセスする確率が高いことを知ることができ、例えば当該２つのディレクトリを統合した一つのディレクトリを生成するなどの対策を検討することができるようになる。

このように本実施の形態によると、ディレクトリの構成やドキュメントの分類についての評価に関する情報を提供でき、分類体系の設計やドキュメントの分類を支援できる。

また、制御部１１は、ディレクトリを辿ってドキュメントにアクセスする態様だけでなく、例えば利用者から検索語の入力を受けて、当該検索語に関係するドキュメントの一覧を検索結果として提示する処理（いわゆる全文検索処理）を実行してもよい。このとき制御部１１は、アクセスの履歴に、検索を行ったことを示す記録と、検索結果とを追記する。

このように検索を行った場合、制御部１１は、与えられた検索語に基づく検索結果のドキュメントを含むディレクトリと、当該検索語との相関値を演算して、当該相関値が予め定めたしきい値より低い場合に、当該ディレクトリの名称等が適切でない旨を表示部１５に表示してもよい。この相関値は、例えば所定の単語群に含まれる単語ペアの相関値を予め定めた相関値テーブルを参照し、検索語に含まれる単語と、ディレクトリ名に含まれる単語との相関値の総和を算出して演算することができる。

さらに、検索によって見いだされたドキュメントに対して利用者がアクセスした場合には、アクセスの履歴には、検索結果の記録の後にドキュメントへのアクセスが記録されていることになる。制御部１１は、このように当該ドキュメントへのアクセスの記録の前に当該ドキュメントが関連づけられている分類（ディレクトリ）へのアクセスの履歴が記録されていない場合には、少なくとも当該分類の評価値を低減させる。例えば分類であるディレクトリが階層的に構成されている場合は、ルートから当該分類（アクセスされたドキュメントが属している分類）までのパス上の各分類の評価値を低減してもよい。

具体的に制御部１１は、検索結果の記録の後にドキュメントへのアクセスが記録されている場合、当該検索結果の提示の直後にアクセスの対象となったドキュメントが、当該検索結果であるドキュメントの一覧に含まれているものであるか否かを調べる。そして、アクセスの対象となったドキュメントが、一覧に含まれている場合は、ルートディレクトリから、当該アクセスの対象となったドキュメントを含むディレクトリまでのパス上の各ディレクトリの評価値を低減する。具体的には、一定の値を、各ディレクトリの評価値から差引く。例えば、検索によって見いだされたドキュメントへアクセスするために、本来はルートからディレクトリＡ→Ｂ→Ｃと辿る必要がある場合（当該ドキュメントはディレクトリＣに分類されていることになる）、ルートからディレクトリＣまでのパス上の各ディレクトリ、Ａ，Ｂ，Ｃの評価値を低減させることになる。

本発明の実施の形態に係る分類支援装置の構成ブロック図である。 アクセス履歴の例を表す説明図である。 ディレクトリやドキュメントの評価値の格納例を表す説明図である。 階層深度の変化を用いた評価を行うためのテーブルの例を表す説明図である。 利用者のアクセスの概要例を表す説明図である。 共起アクセス回数のテーブルの例を表す説明図である。

符号の説明

１１ 制御部、１２ 記憶部、１３ ストレージ部、１４ 操作部、１５ 表示部、１６ 通信部。

Claims (7)

1. ドキュメントを、複数の分類のいずれかに関連づけて、分類して保持する保持手段に対してアクセス可能に接続されるコンピュータに、
   前記分類のいずれかに関連づけられているドキュメントへの利用者のアクセス履歴を記録する手順と、
   前記アクセス履歴に基づいて、各分類の評価値を演算する評価演算手順と、
   当該生成した評価値に関する情報を提示する手順と、
   を実行させることを特徴とする分類支援プログラム。
2. 請求項１に記載のプログラムであって、
   前記評価演算手順において、
   注目分類に関連づけられているドキュメントの一覧を参照した旨の履歴に続いて、当該注目分類とは異なる他の分類へのアクセスの履歴が記録されているときに、当該注目分類の評価値を低減させることを特徴とするプログラム。
3. 請求項１又は２に記載のプログラムであって、
   前記評価演算手順において、
   注目分類に関連づけられているドキュメントの一覧を参照した旨の履歴に続いて、当該注目分類に関連づけられているドキュメントへのアクセスの履歴が記録されているときに、当該注目分類の評価値を上昇させることを特徴とするプログラム。
4. 請求項１から３のいずれか一項に記載のプログラムであって、
   前記評価演算手順において、
   ドキュメントへの利用者のアクセスの履歴が記録されているときに、当該記録の前に当該ドキュメントが関連づけられている分類へのアクセスの履歴が記録されていない場合には、少なくとも当該分類の評価値を低減させることを特徴とするプログラム。
5. ドキュメントを、複数の分類のいずれかに関連づけて、分類して保持する保持手段に対してアクセス可能に接続されるコンピュータに、
   前記分類のいずれかに関連づけられているドキュメントへの利用者のアクセス履歴を記録する手順と、
   前記アクセス履歴に基づいて、各ドキュメントの分類に係る評価値を演算する評価演算手順と、
   当該生成した評価値に関する情報を提示する手順と、
   を実行させることを特徴とする分類支援プログラム。
6. ドキュメントを、複数の分類のいずれかに関連づけて保持する保持手段に対してアクセス可能に接続されるコンピュータを用い、
   前記分類のいずれかに関連づけられているドキュメントへの利用者のアクセス履歴を記録する工程と、
   前記アクセス履歴に基づいて、各分類の評価値を演算する評価演算工程と、
   当該生成した評価値に関する情報を提示する工程と、
   を実行させることを特徴とする分類支援方法。
7. ドキュメントを、複数の分類のいずれかに関連づけて保持する保持手段に対してアクセス可能に接続される分類支援装置であって、
   前記分類のいずれかに関連づけられているドキュメントへの利用者のアクセス履歴を記録する手段と、
   前記アクセス履歴に基づいて、各分類の評価値を演算する手段と、
   当該生成した評価値に関する情報を提示する手段と、
   を含むことを特徴とする分類支援装置。
   

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