JP2006031316A

JP2006031316A - 会議支援装置

Info

Publication number: JP2006031316A
Application number: JP2004208129A
Authority: JP
Inventors: Nobuhiro Shimogoori; 信宏下郡
Original assignee: Toshiba Corp
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 2004-07-15
Filing date: 2004-07-15
Publication date: 2006-02-02
Also published as: US20060036686A1

Abstract

【課題】複雑な操作を行うことなく会議に必要な情報の取得、または会議によって生成された情報の保存を簡単に行うことが可能な会議支援装置を提供する。
【解決手段】情報共有手段１０５は、共有する情報を管理する。施設管理手段１０２は、共有情報を利用するグループ単位で会議を行う施設の利用予定を管理する。情報取得手段１０４は、施設管理手段１０２に登録された利用予定時間になると、予約したグループが共有情報記憶手段に共有している共有情報を取得する。情報選択手段１０８は、この取得された共有情報の一覧を会議出席者が選択するための情報を提示する。情報提供手段１０９は、この提示に応じて会議出席者により選択された共有情報を会議出席者へ提供する。
【選択図】図１

Description

この発明は会議を支援する会議支援装置に関し、掲示板やメールを用いたネットワークによる打合せを支援するグループウェア等と、実際に人が集まって議論する会議とを円滑につなぐための会議支援装置に関する。

コンピュータの普及により、仕事における簡単な打合せはメールや掲示板などの電子的な通信手段を用いて行われることが多くなり、実際に人が集まって会議をすることは減少している。このような電子的な打合せを支援するシステムはグループウェアと呼ばれ、多数のシステムが商品化されている。グループウェアでは、メッセージの交換，文書の共有などの情報共有機能を提供している。また、グループウェアの中には電子的な会議に限らず、実際に人が集まって会議を開催するために会議室を予約する施設管理機能を備えたものも存在する。これらのシステムを使えば会議の事前準備，スケジュール調整，施設予約，会議後の確認などが、ネットワークを用いて電子的に可能となる（例えば、特許文献１参照）。

また、電子黒板装置の読み取り書画情報をＰＣ（パーソナルコンピュータ）や、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）に接続される端末装置に伝送し、書画情報の編集・配信等をＰＣ上で行うことを可能とする電子黒板システムも知られている。

しかしながら、これら従来のシステムでは、実際に人が集まって行う会議とネットワーク上の電子的な打合せとをつなぐ仕組みが欠如している。例えば、会議で使用する資料を印刷して配布したり、会議後にホワイトボード等に記載された情報をグループウェアへ転送する必要があり、非効率であるという問題があった。

本発明の会議支援装置では、これらの問題を解決するため、会議室にコンピュータネットワークに接続されたプリンタやプロジェクタなどの出力装置、ホワイトボードやビデオカメラ、デジタルカメラなどの入力装置を備え付けた環境において、会議の予約時間になると予約したグループが使用している情報共有手段と自動的に接続することにより、会議に必要な情報の取得や保存を簡単に行えるようにする。

特開２００２−１０９４４４公報特開平１１−５９０７２号公報

このように従来の会議支援装置においては、非効率であるという問題があった。
この発明は会議の予約時間になると予約したグループが使用している情報共有手段と自動的に接続することにより、複雑な操作を行うことなく会議に必要な情報の取得、または会議によって生成された情報の保存を簡単に行うことが可能な会議支援装置を提供することを目的とする。

また、グループが登録されていない状態で会議を行っても、会議の場で新規にグループおよび当該グループの情報を記憶する情報共有スペースを作成し、会議の記録を保存できるようにするにより、情報の共有を容易に行うことが可能な会議支援装置を提供することを目的とする。

上記の目的を達成するために、この発明においては、共有する情報を管理する共有情報管理手段と、この共有情報管理手段を利用するグループ単位で会議を行う施設の利用予定を管理する施設管理手段と、この施設管理手段に登録された利用予定時間になると、予約したグループが前記情報共有装置に共有している共有情報を取得する情報取得手段と、この情報取得手段により取得された共有情報の一覧を会議出席者が選択するために提示する共有情報選択手段と、この共有情報選択手段の提示に応じて会議出席者によって選択された共有情報を会議出席者へ提供する共有情報提供手段とを具備したことを特徴とする会議支援装置を提供する。

以上説明したようにこの発明によれば、会議の予約時間になると予約したグループが使用している情報共有手段と自動的に接続することにより、複雑な操作を行うことなく会議に必要な情報の取得、または会議によって生成された情報の保存を簡単に行うことができる。

以下、本発明の第１の実施形態を図面を用いて詳細に説明する。
（第１の実施形態）
図１は、本発明の第１の実施形態に係る会議支援装置の構成を示す機能ブロック図である。
図１において会議支援装置は、予約入力手段１０１，施設管理手段１０２，予約情報記憶手段１０３，情報取得手段１０４，情報共有手段１０５，共有情報記憶手段１０６，情報選別手段１０７，情報選択手段１０８，情報提供手段１０９，情報収集手段１１０，情報登録手段１１１，時計１１２から構成されている。例えば、情報選択手段１０８，情報提供手段１０９，情報収集手段１１０は、会議室に配置される。

（施設予約の構成）
予約入力手段１０１は、予約者が施設の予約を行うための入力手段であり、予約者が入力した情報を施設管理手段１０２へ送る。
この実施形態では施設の一例として会議室を例に説明するが、本明細書中「施設」とは会議室以外にも集会室，打ち合わせ室，打ち合わせコーナー等、会議に使う場所を示すものであれば何でも良い。また、本明細書中の会議とは、打ち合わせ等、人が集まって話をするもの全てを含む。

施設管理手段１０２は、予約入力手段１０１より入力された、使用会議室名，使用日時，使用グループ名を受取り，予約情報記憶手段１０３に記憶されている各施設の予約状況を参照し、同じ時間帯に同じ会議室に他の予約が入っていなければ予約情報を記録する。

図２は、予約情報記憶手段１０３に記憶されている予約情報の例を示す図である。図２に示す通り予約情報は、予約に関する「ＩＤ」，「施設名」，「使用日」，「開始時刻」，「終了時刻」，「使用グループ名」，「予約者」から構成されている。

（共有情報取得の構成）
情報取得手段１０４は、施設管理手段１０２を介して予約情報記憶手段１０３に記憶されている予約情報を受取る。情報取得手段１０４は、使用日の予約時刻になったら会議室を使用する予定の使用グループ名を予約情報から取得し、情報共有手段１０５に使用グループ名を送る。なお、日時の情報については時計１１２から得る。

情報共有手段１０５は、情報取得手段１０４から使用グループ名を受取ると、当該グループ名で共有している情報のリストである共有情報リストを情報取得手段１０４へ渡す。

図３は、共有情報リストの例を示す図である。図３に示す通り共有情報リストは、「名称」，「形式」，「ファイル名」，「ファイルの属性」，「登録日」，「登録者」，「コメント」から構成されている。

「名称」は、情報に付された名称を示す情報である。
「形式」は、情報の種類を表す形式を示す情報である。この例では形式として文書，スライド，音声，映像等が設けられている。
「ファイル名」は、情報を保存しているファイル名を示す情報である。
「ファイルの属性」は、情報を保存しているファイルの属性を示す情報である。
「登録日」は、共有するために情報を登録した日時を示す情報である。
「登録者」は、有するために情報を登録した登録者を示す情報である。
「コメント」は、情報に付されたコメントを示す情報であり、例えば登録時に記載される。
本発明の共有情報リストとしては、保存されている情報を表すキーワード、映像情報の内容を表す代表写真など記憶されている情報が一覧可能な見出しの働きをする形式ならば、どのような形式でもかまわない。

また、本発明の共有している情報の種類としては、会議で使用する文書等の資料，前回の会議の議事録，プレゼンテーションで使用する電子化されたスライド，図面，映像など、会議中に必要となる可能性の在るあらゆる電子化されている共有情報が対象となる。

情報取得手段１０４は、情報共有手段１０５から取得した共有情報リストを情報選別手段１０７へ送る。
情報選別手段１０７は、情報取得手段１０４から取得した共有情報リストの中から情報提供手段１０９へ提供可能な形式の情報のみを選別する。例えば情報提供手段１０９がプリンタの場合は、映像情報ではないものは共有情報リストから外す。情報の選別は共有情報リストの中の「ファイル名」や「ファイル属性」から判断したり、情報の種類を表す「形式」から判断するなどの方法が知られている。

以下、この実施形態では情報提供手段１０９はプリンタであるものと仮定して説明する。よって情報選別手段１０７は共有情報リストの内、ファイルの内容が記録されている「形式」が「文書」となっている情報のみを選別する（ここでは、スライドや映像は印刷できないものとしている）。

情報選択手段１０８は、選別された共有情報リストを情報選別手段１０７から取得し、例えば会議室に居る会議参加者に提示し、当該会議に必要な共有情報の選択を促す。

図４は、このときの情報選択手段１０８による提示例を示す図である。この例では情報提供手段１０９はプリンタなので、図３の共有情報リスト中、「形式」が「文書」となっている情報のみが提示されている。会議参加者による情報選択手段１０８の操作によって当該会議に必要な共有情報が選択されると、情報選択手段１０８は、この選択された共有情報を取得するための情報を情報取得手段１０４へ送る。この共有情報を取得するための情報は、例えば情報選択手段１０８への提示に対応した共有情報リスト中の情報（例えばファイル名等）が用いられる。

情報取得手段１０４は、情報選択手段１０８で選択された共有情報を取得するための情報を用い、情報共有手段１０５を介して共有情報記憶手段１０６から当該会議に必要な共有情報を取得し、情報提供手段１０９に送る。

情報提供手段１０９は、会議室に居る会議参加者に取得した情報を提供する。この例ではプリンタなので紙に印刷出力する。
なお、情報提供手段１０９としてはプリンタに限らず、ディスプレイ，プロジェクタ，テレビモニタなど、情報を出力する目的で使用される機器であればどのような形態でもかまわない。

（共有情報保存の構成）
情報収集手段１１０は、会議中に生成した情報を収集し情報登録手段１１１に渡す。例えばスキャナ機能付きホワイトボードに記載された情報を読み取り、この読み取った画像情報を渡す。情報収集手段１１０の具体的な例としては、ホワイトボード型の画像入力装置，音声を記録するマイクロホン，写真を記録するデジタルカメラ，映像を記録するビデオカメラ，議事の進行を記録するテキストエディタなど、情報を入力可能な機器であればどのような形態でもかまわない。

情報登録手段１１１は、施設管理手段１０２を介して予約情報記憶手段１０３に記憶されている予約情報を受取り、現在会議室を使用中のグループ名を得る。そして情報登録手段１１１は、情報収集手段１１０から渡された情報を、現在会議室を使用中のグループの共有情報として共有情報記憶手段１０６に保存するよう情報共有手段１０５に指示する。

情報共有手段１０５は、情報登録手段１１１から受取った現在会議室を使用中のグループの共有情報を、このグループの共有情報として共有情報記憶手段１０６に保存する。

このとき情報登録手段１１１は、予約情報を情報に対応付けて共有情報記憶手段１０６に記憶させるようにしてもよい。例えば、いつ，どこで開催された会議，情報収集手段の名称（例えば、ホワイトボード等）と対応付けて共有情報記憶手段１０６に記憶させる。これによりどの会議で収集された共有情報なのかを共有者が知ることができる。

次に、このように構成された会議支援装置の各動作について説明する。
（施設予約の動作）
図５は、施設管理手段１０２が会議室等の予約の登録を行うときの動作を説明するためのフローチャートである。
図５において、施設管理手段１０２は、予約入力手段１０１から予約要求を受信すると（ステップＳ５０１）、予約情報記憶手段１０３を参照して要求された日時の、要求された施設が既に予約済みでないかを確認する（ステップＳ５０２）。

ステップＳ５０２で、予約済みである場合（ステップＳ５０２でＹｅｓ）にはユーザにエラーを通知し（ステップＳ５０３）、予約がなく施設が予約可能である場合（ステップＳ５０２でＮｏ）には予約要求された日時と施設名を予約情報記憶手段１０３に記録し（ステップＳ５０４）、処理を終了する。

（施設管理手段１０２が、施設を使用中のグループ名の問い合わせに対する回答動作）
図６は、施設管理手段１０２が、施設を使用中のグループ名の問い合わせを情報取得手段１０４や情報登録手段１１１から受け、これに返答するときの動作を説明するためのフローチャートである。

施設管理手段１０２は、情報取得手段１０４（または情報登録手段１１１）から問い合わせ要求と対象の施設名を受信すると（ステップＳ６０１）、時計１１２から現在時刻を取得し（ステップＳ６０２）、該当する施設を現在使用しているグループ名を予約情報記憶手段１０３より取得する（ステップＳ６０３）。そして施設管理手段１０２は、この取得したグループ名を問い合わせ元である情報取得手段１０４（または情報登録手段１１１）に通知し（ステップＳ６０４）、処理を終了する。

（共有情報取得の動作）
図７は、情報取得手段１０４，情報選別手段１０７，情報選択手段１０８，情報提供手段１０９の動作を説明するためのフローチャートである。
図７において、情報取得手段１０４は起動されると、施設を使用しているグループ名の問い合わせを施設管理手段１０２に行い、施設を使用中のグループ名を取得する（ステップＳ７０１）。

情報取得手段１０４は、ステップＳ７０１にて取得したグループ名を情報共有手段１０５に通知し、情報共有手段１０５から当該グループが保有している共有情報リストを取得して情報選別手段１０７へ送り、更に、情報提供手段１０９で提供可能な形式の情報を情報選別手段１０７へ送る（ステップＳ７０２）。この情報提供手段１０９で提供可能な形式については、情報提供手段がプラグアンドプレイの機能によって検出しても良いし、予めユーザ等によって情報取得手段１０４に提供可能な形式の情報が設定されていても良い。

次に、情報選別手段１０７は、情報共有手段１０５から受けた未処理の共有情報リストがあるか否か判断する（ステップＳ７０３）。
情報選別手段１０７は、ステップＳ７０３にて未処理の共有情報リストがある場合（ステップＳ７０３でＹｅｓ）、共有情報リストのリスト中、処理済の次の情報について処理を行い、当該次の情報が情報提供手段１０９で提供可能な形式の情報であるか否かを判断する（ステップＳ７０４）。

情報選別手段１０７は、ステップＳ７０４にて、共有情報リスト中、処理済の次の情報が情報提供手段１０９で提供可能な形式の情報である場合（ステップＳ７０４でＹｅｓ）、選択候補にこの情報を加える（ステップＳ７０５）。反対に情報選別手段１０７は、ステップＳ７０４にて、情報提供手段１０９で提供不能な形式の情報である場合（ステップＳ７０４でＮｏ）、共有情報リスト中の次の情報に進むためにステップＳ７０３に戻る。

情報選別手段１０７は、ステップＳ７０３にて未処理の共有情報リストがない場合（ステップＳ７０３でＮｏ）、生成した選択候補の一覧を情報選択手段１０８に表示する（ステップＳ７０６）。

情報取得手段１０４は、定期的に情報選択手段１０８からの入力を監視しており、所定時間内に選択がなされた場合（ステップＳ７０７でＹｅｓ）、この選択された共有情報を取得するための情報を情報選択手段１０８から受取り（ステップＳ７０８）、この情報を用いて情報共有手段１０５から共有情報自体を取得する（ステップＳ７０９）。

そして情報取得手段１０４は、ステップＳ７０９で取得した共有情報を情報提供手段１０９に出力し（ステップＳ７１０）、情報選択手段１０８に表示されている選択候補を消去して（ステップＳ７１１）処理を終了する。

ステップＳ７０７において、情報選択手段１０８から所定時間内に選択がなされない場合（ステップＳ７０７でＮｏａｎｄステップＳ７１２でＹｅｓ）、ステップＳ７１１に移り、処理を終了する。

システムが起動してすぐにステップＳ７０１から実行を開始し、システムが終了するまで上記の処理を繰り返せば、常に施設を使用中のグループのメンバーに対して、当該施設を使用中のグループが共有している情報を提供することができる。

なお、上記の処理を複数個用意すれば、複数の異なる種類の情報提供手段１０９を一つの施設に設置することが可能となる。
（共有情報保存の動作）
図８は、情報登録手段１１１の動作を説明するためのフローチャートである。
図８において、情報登録手段１１１は、情報収集手段１１０から保存すべきデータと共に保存要求を受取る（ステップＳ８０１）。
次に、情報登録手段１１１は、施設管理手段１０２を介して施設を使用中のグループ名を取得する（ステップＳ８０２）。
次に、情報登録手段１１１は、情報共有手段１０５に対して、グループ名と保存すべきデータとを渡して、当該保存すべきデータを当該グループの共有情報として保存するように要求し、保存が完了（ステップＳ８０３）すると終了する。

以上説明したとおりこの発明によれば、会議の予約時間になると予約したグループが使用している情報共有手段と自動的に接続することにより、複雑な操作を行うことなく会議に必要な情報の取得、または会議によって生成された情報の保存を簡単に行うことができる。

（第２の実施形態）
以下、本発明の第２の実施形態を図面を用いて詳細に説明する。
第１の実施形態では、例えば自分が予約した会議の直前に開催されている他の会議が後ろにずれ込んでしまった場合、全く関係の無い直前の会議の出席者によって自分が予約した会議に関係する資料が洩れてしまう。このため第２の実施形態では、第１の実施形態に認証手段を追加した点が異なる。更に、会議の欠席者へ会議中に生成された資料を逐次送付する点が異なる。

図９は、本発明の第２の実施形態に係る会議支援装置の構成を示す機能ブロック図である。なお、第１の実施形態と同じものについては同一番号を付し、処理が異なる点以外については説明を省略する。

図９は、図１と比べて新たに認証のための情報を入力するための認証入力手段９０１，認証の処理を行う認証手段９０２，利用者の情報を取得するための利用者取得手段９０３，認証の経過を報告するための経過報告手段９０４，認証結果を通知する通知手段９０５が追加されている。

例えば、情報選択手段１０８，情報提供手段１０９，情報収集手段１１０，認証入力手段９０１，経過報告手段９０４，通知手段９０５は、会議室に配置される。
次に、このように構成された会議支援装置の動作を説明する。
会議が始まると、会議出席者は認証入力手段９０１から認証に必要な情報を入力する。認証に必要な情報とは、ＩＤカードによるＩＤの通知やユーザ名とパスワードによるログイン方式、更には顔、指紋、音声などの身体的特徴による認証でもかまわない。この実施形態では説明の簡単化のため、ユーザ名とパスワードによるログイン方式で説明する。予め、認証手段９０２には、ユーザ名と当該ユーザ名に対応するパスワードが記憶されている。

会議出席者によって認証に必要な情報、例えばこの例ではユーザ名とパスワードが認証入力手段９０１に入力されると、施設管理手段１０２は、予約情報記憶手段１０３に利用予定グループのメンバーの出欠表が生成されているか確認する。出欠表が生成されていない場合は会議の出欠表を生成する。この出欠表の生成にあたっては、施設管理手段１０２は、利用者取得手段９０３に利用予定グループ名を通知して情報共有手段１０５よりグループメンバーの一覧を取得し、まず、メンバーの全員を欠席として記録することにより生成する。

図１０は、予約情報記憶手段１０３に生成される利用予定グループのメンバーの出欠表の一例を示す図である。
施設管理手段１０２は、まず出欠表に認証入力手段９０１から入力されたユーザ名が登録されていることを確認する。出欠表に利用者が登録されていない場合には認証入力手段９０１は登録者に対してエラーを通知する。出欠表に利用者が登録されていた場合は、認証手段９０２に入力されたユーザ名とパスワードを認証手段９０２へ通知し、認証手段９０２にて認証を行う。

ユーザ名とパスワードの組が予め登録されているものと一致する場合には認証成功となる。認証が成功すると、出欠表の該当利用者を出席として記録し、施設の利用状態のフラグを「利用中」に変更し情報取得手段１０４を起動する。

次に、情報収集手段１１０は、会議中の情報を定期的に収集し、情報登録手段１１１に送付する。情報登録手段１１１は、施設管理手段１０２から欠席者の情報を取得し、例えば欠席者に対しては、取得した情報を図１０に示す出欠表に存在する電子メールの宛先へ送信する。これにより欠席者は会議の途中経過を逐次知ることができる。なお、これに限らず会議終了後に送るようにしてもよい。

情報登録手段１１１は、例えば会議が終了して情報収集手段１１０より情報の保存が要求されると、施設管理手段１０２から利用中のグループ名の他、予約情報記憶手段１０３から出欠表を入手し、これを情報共有手段１０５に送る。

情報共有手段１０５は、情報収集手段１１０により収集された情報を当該グループの共有情報として共有情報記憶手段１０６に記憶した後に、通知手段９０５を用いて出欠表を元に出席者と欠席者に異なる通知を行う。例えば、欠席者にのみ新しい共有情報が共有情報記憶手段１０６に記憶されたことを電子メールで通知する、などが考えられる。

また、欠席者は会議の途中経過を逐次知ることができる。
（第３の実施形態）
以下、本発明の第３の実施形態を図面を用いて詳細に説明する。
第３の実施形態では、施設である会議室が予約されていない状態から会議を行った場合にでも、情報共有手段１０５上の既存のグループを指定したり、新しいグループを情報共有手段１０５上に作成して会議を行ったグループの情報として保存する方法に関して説明する。

図１１は、本発明の第３の実施形態に係る会議支援装置の構成を示す機能ブロック図である。なお、第１や第２の実施形態と同じものについては同一番号を付し、処理が異なる点以外については説明を省略する。

図１１は、図１と比べてグループを指定するためのグループ指定手段１１０１，候補取得手段１１０２，候補選択手段１１０３，グループ作成手段１１０４が追加されている。

構成要素１０１〜１１１までと構成要素９０１〜９０３は、第２の実施形態と同じである。
例えば、認証入力手段９０１，候補選択手段１１０３は、会議室に配置される。
施設管理手段１０２は、予約せずに施設の利用を開始すると、空の出欠表を作成する。そして認証手段９０２は、認証入力手段９０１から入力されたユーザ名とパスワードを用いて認証を行い、認証が成功したものを順次空の出欠表に追加する。この例ではユーザ名とパスワードの入力により出欠席をとる。しかし、会議室に入るためにも認証が必要であり、会議室の入口にてユーザ名とパスワードを入力している場合には、例えば会議室の入口での認証により、会議室の鍵の認証と上記出欠席の認証とを兼用してしまってもよい。これにより出席者は二度認証を得る必要がなくなるという効果を得ることができる。

グループ指定手段１１０１が起動されると、施設管理手段１０２に出席者の一覧を要求する。またグループ指定手段１１０１は、上記の通り作成された出欠表に基づいて出席者の一覧を候補取得手段１１０２に送る。

これを受けて候補取得手段１１０２は、出席者が利用可能なグループの一覧を情報共有手段１０５から取得してグループ指定手段１１０１に送る。
グループ指定手段１１０１は、候補選択手段１１０３に候補となるグループの一覧を表示し選択を促す。また、利用者が新規にグループを登録するためのテキストボックスが設けられており、このテキストボックスにグループ名が入力され、例えば決定ボタンが選択された場合には、新規グループ名を新たに追加する。

グループ指定手段１１０１は、利用者によってグループの一覧の中からグループが選択されると施設管理手段１０２に利用中のグループ名を送る。
施設管理手段１０２は、グループ指定手段１１０１から送られた会議室を利用中のグループ名を、会議室を利用中のグループとして登録する。
候補選択手段１１０３による先の表示に対して、利用者によって上記テキストボックスに新しいグループ名が入力されると、グループ指定手段１１０１は、グループ作成手段１１０４に新しいグループを作成するための信号（グループ名を登録するための命令，テキストボックスに入力された新しいグループ名，このグループのメンバーとして登録する会議出席者名）を送る。

グループ作成手段１１０４は、グループ指定手段１１０１から、情報共有手段１０５に新しいグループの作成を命じ、新しく作成したグループのメンバーとして、グループ指定手段１１０１より受取った出席者を全員登録する。

図１２は、第３の実施形態の動作を説明するためのフローチャートである。
会議支援装置が起動されるとグループ指定手段１１０１は、施設管理手段１０２から出席者のリストを取得する（ステップＳ１２０１）。
未処理の出席者がまだある場合には（ステップＳ１２０２でＹｅｓ）、出席者リストより未処理の出席者の氏名を一つ取り出し、この出席者が参加可能なグループのリストを情報共有手段１０５から取り出す（ステップＳ１２０３）。初めてステップＳ１２０２に来たときには参加可能なグループのリストに関する処理（ステップＳ１２０３の処理）は全く行われてなく未処理であるため、このステップＳ１２０２ではＹｅｓとなる。

処理中の出席者について、参加可能なグループのリストに未処理のグループがある場合は（ステップＳ１２０４でＹｅｓ）、グループ名を一つ取り出し、既に候補リストに追加済みであるかを確認する（ステップＳ１２０５）。各出席者の氏名に対して、初めてステップＳ１２０４に来たときには候補リストに関する処理（ステップＳ１２０５〜Ｓ１２０７の処理）は全く行われてなく未処理であるため、このステップＳ１２０４ではＹｅｓとなる。

ステップＳ１２０５において追加済みであった場合には候補リストの該当するグループ名のカウント値を一つ増やし（ステップＳ１２０７）、追加済みでなかった場合には候補リストにグループ名を追加すると共にこの追加したグループ名に対するカウント値を１とし（ステップＳ１２０６）、いずれの場合もステップＳ１２０４に戻って未処理の参加可能なグループがリストに存在しなくなるまで繰り返す。

ステップＳ１２０４において未処理の参加可能なグループがリストに存在しない場合は（ステップＳ１２０４でＮｏ）、ステップＳ１２０２に戻り次の出席者の処理を行う。

ステップＳ１２０２において出席者リストに見処理の出席者が存在しない場合は（ステップＳ１２０２でＮｏ）、グループ名の候補リストをカウント値の多い順番に並べ替え（ステップＳ１２０８）、この並べ替えたグループ名の候補リストを候補選択手段１１０３に提示して利用者の選択を促す（ステップＳ１２０９）。なお、このステップＳ１２０９では利用者がグループ名をテキストボックスに記載することにより新規グループ名を作成することもできる。

ステップＳ１２０９による利用者からの入力を得て、入力が提示した候補を選択したものか否かを判断する（ステップＳ１２１０）。
入力が提示した候補を選択したものであった場合（ステップＳ１２１０でＹｅｓ）、この選択されたグループ名を施設管理手段１０２に登録し（ステップＳ１２１１）、処理を終了する。

反対に、入力が提示した候補を選択したものではなく、新規グループ名の作成であった場合（ステップＳ１２１０でＮｏ）、ステップＳ１２０９のＧＵＩにてテキストボックスに入力された新規グループ名を取り込み（ステップＳ１２１２）、新規グループ名と出席者リストをグループ作成手段１１０４へ送り、グループを新規に作成させる。

ここまでは全てグループ指定手段１１０１による動作である。
次に、グループ作成手段１１０４は、グループ指定手段１１０１から新規グループ名と出席者リストを受取ると、出席者をメンバー，新規グループ名をグループ名とした新規グループを情報共有手段１０５に作成する（ステップＳ１２１３）。

ステップＳ１２１３の次に、グループ指定手段１１０１は、先のステップＳ１２１１にて新規グループ名を施設管理手段１０２に登録し、処理を終了する。
以上説明したとおりこの発明によれば、グループが登録されていない状態で会議を行っても、会議の場で新規にグループおよび当該グループの情報を記憶する情報共有スペースを作成し、会議の記録を保存できるようにするにより、情報の共有を容易に行うことが可能な会議支援装置を提供することができる。

なお、本発明は上記実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態にわたる構成要素を適宜組み合わせてもよい。

本発明の第１の実施形態に係る会議支援装置の構成を示す機能ブロック図。予約情報記憶手段１０３に記憶されている予約情報の例を示す図。共有情報リストの例を示す図。情報選択手段１０８の提示例を示す図。施設管理手段１０２が会議室等の予約の登録を行うときの動作を説明するためのフローチャート。施設管理手段１０２が、施設を使用中のグループ名の問い合わせを情報取得手段１０４や情報登録手段１１１から受け、これに返答するときの動作を説明するためのフローチャート。情報取得手段１０４，情報選別手段１０７，情報選択手段１０８，情報提供手段１０９の動作を説明するためのフローチャート。情報登録手段１１１の動作を説明するためのフローチャート。本発明の第２の実施形態に係る会議支援装置の構成を示す機能ブロック図。予約情報記憶手段１０３に生成される利用予定グループのメンバーの出欠表の一例を示す図。本発明の第３の実施形態に係る会議支援装置の構成を示す機能ブロック図。第３の実施形態の動作を説明するためのフローチャート。

符号の説明

１０１…予約入力手段、１０２…施設管理手段、１０３…予約情報記憶手段、１０４…情報取得手段、１０５…情報共有手段、１０６…共有情報記憶手段、１０７…情報選別手段、１０８…情報選択手段、１０９…情報提供手段、１１０…情報収集手段、１１１…情報登録手段、１１２…時計、９０１…認証入力手段、９０２…認証手段、９０３…利用者取得手段、９０４…経過報告手段、９０５…通知手段、１１０１…グループ指定手段、１１０２…候補取得手段、１１０３…候補選択手段、１１０４…グループ作製手段。

Claims

共有する情報を管理する共有情報管理手段と、
この共有情報管理手段を利用するグループ単位で会議を行う施設の利用予定を管理する施設管理手段と、
この施設管理手段に登録された利用予定時間になると、予約したグループが前記情報共有装置に共有している共有情報を取得する情報取得手段と、
この情報取得手段により取得された共有情報の一覧を会議出席者が選択するために提示する共有情報選択手段と、
この共有情報選択手段の提示に応じて会議出席者によって選択された共有情報を会議出席者へ提供する共有情報提供手段とを具備したことを特徴とする会議支援装置。
前記情報取得手段は、取得した共有情報の一覧から前記情報提供手段が提供可能な共有情報のみを選択対象として選別する情報選別手段を具備したことを特徴とする請求項１記載の会議支援装置。
前記共有情報管理手段は会議出席者の認証を得るための認証手段を有し、
会議出席者が認証を得るために認証情報を入力する認証情報入力手段と、
この認証情報入力手段に入力された認証情報を用いて、前記共有情報管理手段の認証手段により会議出席者の認証を得る手段とを具備したことを特徴とする請求項１または２に記載の会議支援装置。
前記認証情報入力手段による認証結果に応じて、会議への出欠席を示す出欠席情報を記録する出欠席管理手段を具備したことを特徴とする請求項３記載の会議支援装置。
会議中に生成された情報を収集する情報収集手段と、
この情報収集手段により収集された情報を、前記施設管理手段により登録されたグループの共有情報として前記情報共有手段に登録する共有情報登録手段とを具備したことを特徴とする請求項１記載の会議支援装置。
前記共有情報管理手段は会議出席者の認証を得るための認証手段を有し、
会議出席者が認証を得るために認証情報を入力する認証情報入力手段と、
この認証情報入力手段に入力された認証情報を用いて、前記共有情報管理手段の認証手段により会議出席者の認証を得る手段とを具備したことを特徴とする請求項５記載の会議支援装置。
前記認証情報入力手段による認証結果に応じて、会議への出欠席を示す出欠席情報を記録する出欠席管理手段を具備したことを特徴とする請求項６記載の会議支援装置。
前記出欠席管理手段により記録された出欠席情報による出欠席の状態に応じて、新たに前記共有情報管理手段に登録された共有情報の通知方法を変更する情報通知手段を具備したことを特徴とする請求項７記載の会議支援装置。
前記出欠席情報により会議欠席者を判定し、欠席者に対して前記共有情報登録手段より収集した情報の途中経過を送信する経過報告手段を具備したことを特徴とする請求項７記載の会議支援装置。
前記施設の予約が行われていない状況で前記施設の使用を開始した場合、前記共有情報管理手段により管理されている共有グループに、前記出欠席管理手段から得た出席者が属する場合にこれを共有グループ候補とした一覧を生成する共有候補生成手段と、
この共有候補生成手段により生成された共有グループ候補の一覧を提示し、出席者に選択させるグループ選択手段とを具備したことを特徴とする請求項４または７記載の会議支援装置。
前記施設の予約が行われていない状況で前記施設の使用を開始した場合、前記出欠席管理手段から得た出席者の情報を使用して出席者のみがアクセス可能な領域を前記情報共有手段に作成する手段とを具備したことを特徴とする請求項４または７記載の会議支援装置。