JP2006079257A - 業務管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 受発信する電子メールから導出される数値データに着目することにより、定量的かつ科学的なプロジェクトの業務管理システムを得る。
【解決手段】 文書保存操作部１０３、文書保存表示部１０４、文書受発信処理部１０１、文書保存部１０２、比較参照部１０７、処理操作部１０５、文書処理部１０６ならびに処理表示部１０８により構成され、範囲を決めて行う業務に関して、その業務に関係して受発信する文書に対して、予め定めた方式によってその数値データを１種類以上の周期を定めて収集して保存し、各々の周期ごとに予め定めた参照数値と前記保存値とを比較参照して相対応する部分の差異を求め、前記の差異が別途定めるスレッショルド値を超過することを以ってその業務の異常状況を判定する。
【選択図】 図１

Description

この発明は、製鉄、電力プラント等のプロジェクト業務をその時間経過に従って適正に管理し、もってプロジェクト業務の進捗が円滑に実施されることを支援し、かつプロジェクト業務の量を的確に把握してその業務の担当者が無理なく業務を推進することを支援する業務管理システムに関するものである。

各種プラント設備を建設するプロジェクトは受注生産に基づくものであり、設備の最適化を図ろうとするユーザ企業と、この要求に応えつつも機器製作上の拘束条件を守るべき設備サプライヤ企業とは、企業間における連携を行い、協力して目的達成を図らなければならない。このためには同一企業内、もしくはユーザ企業とサプライヤ企業間などの異なる企業間において文書の授受による公式のコミュニケーションが必要である。また、電子メールによる情報交換と紙文書による公式の文書の授受を併用するのが最近の受注生産のプロジェクトにおいても企業内もしくは企業間のコミュニケーションの基本的な様相となっている。

このような各種プラント設備を建設するプロジェクトの特徴の一つとして、利害関係者が非常に多いことがあげられる。ユーザ企業側においては、最終的に納入された設備を使用して生産を行う生産操業者、設備の機械的な面を所掌する機械技術者、電気的な面を所掌する電気技術者の三者は少なくとも存在するであろう。更にユーザ企業は建設業者、工事業者等へ業務を発注する場合も多いからこれらの業者も利害関係者となる。また設備を納入するサプライヤ企業にも、商社ならびに機械設備と電気設備のサプライヤ企業が存在し、サプライヤ企業はそれぞれ計画部門、設計部門、製作部門、立上げ調整部門等を持つから、一般にこのようなプラント設備を建設する受注生産のプロジェクトにおける利害関係者の総数は、十者を超えることが多い。

このためプロジェクトを進める途上において一旦問題が発生すると、その解決のためには複雑な経緯をたどることも多い。このような状況から、特に大型プロジェクトに対しては、ユーザ企業や各々のサプライヤ企業において各企業の内部を取りまとめて自企業外に対する交渉窓口となる経験豊富なプロジェクトマネジャー（以下、「ＰＭ」と略称する）を任命し、当該プロジェクトの円滑な推進を図ることもしばしば行われる。しかしながら、このようなＰＭの業務は典型的な非定型業務であってその業務量を定量的に把握することが難しく、たとえば１名のＰＭで十分なのか、もしくは正副数名のＰＭが必要か、またプロジェクトの進捗に従って増減を行うべきか、等については経験的に判断するのが通例であった。さらにはプロジェクトの全体の推移をビジブルに指し示し、プロジェクトの構成員やＰＭを統括する上級管理者に報告して情報を共有し、問題の発生を予知して適正な対策を取ることも経験的に手作業で処理されていた。ますます複雑化する今後のプロジェクトの管理方法を考えれば、上記のような経験的な処理には限界があることは明らかであり、定量的、科学的な処理を行うべきことは従来認識されていたが、適切な実現手段がなかったのが実状である。

このようなプロジェクトを推進することは企業内ならびに異なる企業間における連携作業によるもので、この連携作業のための手段として、以後にエビデンスとして参照できる文書の授受によるコミュニケーションが必要である。この文書の形式は、数十年前には郵送による紙文書の授受とテレックス通信のみであったが、近年の通信手段の発達と多様化に伴って、ファクスや電子メールが利用されるようになり、特に近年では電子メールの利用が激増している。電機メーカにおけるある具体的なプロジェクトにおいて、そのプロジェクトの管理を担当するＰＭが自企業内ならびに自他企業間に亘ってそのプロジェクトに関して受発信した文書の総件数に占める電子メールの件数を調査したところ、約８６％であった。この８６％という数値は、プロジェクトを管理する目的のために受発信した文書の殆どは電子メールであることを表すものであり、従ってそのプロジェクトの状況を把握するために電子メールのみを取り出して検討したとしても大勢としては判断を誤るものではないことは明らかである。

従来、受発信する情報の件数や頻度に着目した例として、ウェブサイトに対してその閲覧者がコンテンツを発信することも可能とするように構成し、その環境の中で発信者ごとの発信回数、所定期間あたりの平均発信回数等のデータを収集し、このデータを所定の方式で評価し、高い評価を得た発信者に対して特典を付与するものがある（例えば、特許文献１参照）。この評価式（１）（２）は以下のようになっている。
Ｒｓ＝Ｒｓ（Ｐｃ１，Ｐｃ２，・・・・Ｐｃｎ）
＝ｘ１＊Ｐｃ１＋ｘ２＊Ｐｃ２＋・・・・・・・ｘｎ＊Ｐｃｎ＋ （１）式
Ｐｃｉ＝Ｐｃｉ（ｎ，ｔ，ｐ，Ｐｃ＿ｐｒｃ）
＝Ｐｃ＿ｐｒｃ＋ａ＊ｎ＋ｂ＊ｔ＋ｃ＊ｐ （２）式
ただし、
Ｒｓ：発信者の評価式
Ｐｃｉ：発信したｉ個目のコンテンツの評価式
ｎ：コンテンツ利用回数
ｔ：コンテンツの平均利用時間
Ｐ：発信者に対する利用者の評価点
Ｐｃ＿ｐｒｃ：直前までの点数
ａ，ｂ，ｃ，ｘ１，ｘ２・・・ｘｎ：重み付け

特開２００３−３０３１５４号公報（第２−３頁、式２）

従来例の評価式は上記（１）、（２）式のように構成されているので、単に発信の回数（ｉ）のみならず、利用回数（ｎ）、利用時間（ｔ）などの余分な要素も混入しているのに加えて、時系列的な頻度や回数の変化を把握する概念に乏しく、長期間に亘って運営される製鉄、電力プラント等のプロジェクト業務には適用が困難であるという欠点を有していた。

この発明は、上記のような課題を解決するためになされたものであり、受発信する電子メールから導出される数値データに着目することにより、定量的かつ科学的なプロジェクトの業務管理システムを提供するものである。

この発明に係る業務管理システムにおいては、文書保存操作部、文書保存表示部、文書受発信処理部、文書保存部、比較参照部、処理操作部、文書処理部ならびに処理表示部により構成され、範囲を決めて行う業務に関して、その業務に関係して受発信する文書に対して、予め定めた方式によってその数値データを１種類以上の周期を定めて収集して保存し、各々の周期ごとに予め定めた参照数値と前記保存値とを比較参照して相対応する部分の差異を求め、前記の差異が別途定めるスレッショルド値を超過することを以ってその業務の異常状況を判定するものである。

この発明は、プロジェクト管理などの非定型の業務の進捗に対して受発信する文書の数値データに着目して業務の判定を行い、的確な業務管理を行うことができるものであるので、各種の業務の円滑な進捗に寄与する進歩的なものである。

実施の形態１．
以下、この発明の実施の形態１を図１〜図５に基づいて説明する。図１はこの発明の実施の形態１の業務管理システムの構成を示すブロック図、図２は受発信する電子メール件数の月次変化の一例を示すグラフ、図３は参照パターンの一例を示す図、図４は出力表示例を示す図、図５は一連の動作を示すフローチャートである。
図１において、電子メール受発信処理部１０１は、この実施の形態１を運用する第１の管理人、たとえば製鉄プラントや発電所プラント等の大規模プラント等のＰＭ（プロジェクトマネジャー）が受発信した種々雑多な電子メールから、自らが担当している当該プロジェクトに関係する電子メールのみを取り出して電子メール保存部１０２に保存するためのものである。電子メール保存部１０２は、電子メール受発信処理部１０１が処理し、データベース化したデータを保存する。また保存操作部１０３と保存表示部１０４とは、第１の管理人であるＰＭが電子メール受発信処理部１０１に対して必要な受発信の指示を入力し、またその結果を表示するのに使用される。次にシステムの運用上において予め指定されているこの実施の形態１を運用する第２の管理人、たとえばＰＭやその上級に位置する上級管理者によって処理操作部１０５が操作されたときに、電子メール処理部１０６は電子メール保存部１０２に保存されているデータベースと、既に完了した類似のプロジェクトの電子メール群から抽出したパラメータを保管した部分である比較参照部１０７のデータとを利用して後に規定する定量的な処理を行って、その結果を処理表示部１０８に表示する。

次に動作について詳述する。まず電子メール受発信処理部１０１は、この実施の形態１を運用する第１の管理人、たとえばＰＭが受発信した種々雑多な電子メールから、自らが担当している当該プロジェクトに関係する電子メールのみを区別して収集するためのものであるから、通常市販されているパーソナルコンピュータ（以下、「パソコン」と略称する）と、そのパソコンにインストールされた電子メールソフトウェア機能を利用して操作することにより実現できる。さらに、この収集作業は特別なものではなく、通常市販されている電子メールソフトウェア機能を活用して電子メール区分のためのフォルダを作成して関係する電子メールをそのフォルダの下に置くことで実現可能である。これらの一連の作業および受発信処理によって、電子メール保存部１０２には当該プロジェクトに関して受発信された電子メールのみが保存されている。

次にこの実施の形態１を運用する第２の管理人によって処理操作部１０５が操作されたときの動作を述べる（図５のステップＳ１）。第２の管理人がこの実施の形態１を運用し、操作する目的は現在進行中の当該プロジェクトの進捗が適正であるのか、工程の遅延や問題点の発生、すなわち「プロジェクト崩れ」の兆候は無いのかをマクロに把握するためである。したがって、ここで、対象プロジェクトの指定を行う（図５のステップＳ２）。電子メール処理部１０６は２つの機能、すなわち電子メール保存部１０２に保存された当該プロジェクト関連電子メールのパラメータの抽出と、比較参照部１０７に保存された既に完了した類似のプロジェクトの電子メール群から抽出したパラメータとの比較とを実行する。

まず、実施の形態１における電子メール保存部１０２に保存された当該プロジェクト関連電子メールのパラメータの抽出は、受発信された電子メールの月次の件数をカウントすることにより実行される（図５のステップＳ３）。図２は現在進捗中のプロジェクトにおいて、ＰＭが受発信した電子メールの合計件数の推移を表す。図２において、横軸はプロジェクトの経過月数を示し、経過月数「０」が受注の時点に対応する。また縦軸はＰＭが受発信した電子メールの合計件数を示す。従って折れ線グラフ２０１はこのプロジェクトの受注前４ヶ月からの電子メールの件数の推移を表している。この電子メールの月次の件数というパラメ−タの抽出が、電子メール処理部１０６の第１の機能である。

次に、処理操作部１０５を利用して第２の管理人が入力する指示に従って、電子メール処理部１０６は比較参照部１０７に保存された参照パターン群の中から当該プロジェクトに対して参照すべきパターンを呼び出す（図５のステップＳ４）。図３における折れ線３０１は当該プロジェクトに対して参照すべきパターンを示す。図示されたように、折れ線３０１は受注時点から急増して計画、設計ならびに製作段階で高レベルの一定値となり、機器出荷の際にピーク値を持つ。機器出荷後の据付、配線ならびに稼動開始段階はまた一定値となり、稼動開始後必要な期間を経て顧客が検収を行った後に急減するのである。このようなパターンは、製鉄プラントや発電所プラント等の大規模プラントのように機器出荷後も顧客に対して据付、配線ならびに稼動に対する支援を行う業態に対して特有のものである。また、受注を基準点とするとき、計画、設計ならびに製作段階の期間、受注から出荷までの期間、出荷から検収までの期間、すなわち基準工程はプロジェクトごとに取り決められるので、電子メール処理部１０６は第２の管理人が入力する各々の期間のデータに従って折れ線３０１のそれぞれの期間を修正する（図５のステップＳ５、Ｓ６）。次に電子メール処理部１０６は図２の折れ線グラフ２０１に示される当該プロジェクトの電子メール受発信件数合計値の月次推移と参照パターンとのスケール合わせを行う（図５のステップＳ７）。

この具体的なアルゴリズムを表１に示す。

表１において、まず(1)経過月数（０ヶ月〜１２ヶ月）と(2)受発信メール合計件数が示されている。次に(3)参照パターンは受注時０件、計画・設計・製作時に２５０件、出荷時に４１０件、出荷後に２００件であった。それぞれの合計値を求め、参照パターンに対する乗率を
２７９６÷２９６５＝０．９４３ （３）式
として(4)修正参照パターンを決定し、(5)差異率を求める。たとえば経過月数６ヶ月に対しては
１８６÷２３６＝０．７４４ （４）式
となる（図５のステップＳ８）。

次に、電子メール処理部１０６は前記表１の(5)差異率に対して与えられたスレッショルド値と比較し、(6)異常判定を行う（図５のステップＳ９）。プロジェクト崩れなどの異常事態は、(4)修正参照パターンからの極端な隔たりとして出現するものであるが、一般的には(5)差異率０．５以下、もしくは２．０以上の場合はプロジェクト崩れを疑うべきである。しかし当該プロジェクトの場合はこれに該当しないことは明らかである。最後に、電子メール処理部１０６は表１とこれを図示するものとして図４を処理表示部１０８に対して出力し、表示が行われる（図５のステップＳ１０、Ｓ１１）。図４において、折れ線４０１は修正参照パターンに対応する。異常があれば図４の該当部分に特別なマーキングがなされるが、当該プロジェクトには異常が無いため表示されていない。

以上詳述したこの発明の実施の形態１における一連の動作を図５にフローチャートとして示す。但し、電子メールを保存するまでの動作は前記のように通常市販されているパソコンとそのパソコンにインストールされた電子メールソフトウェア機能を利用して操作することにより実現できるものであるので、図示していない。また、電子メールは一般的には個人に帰属するものと理解され、事実上個人の裁量、この発明の実施の形態１においては第１の管理者であるＰＭの裁量に基づいて用済後は廃棄されているのが実状であるが、この発明の実施の形態１の運用上はこの廃棄を禁止し、当該プロジェクトの進捗に伴って受発信する全ての電子メールを保管する必要がある。その保管期間も当該プロジェクトの終了時点ではなく、そのプロジェクトの終了時点以後に保管された電子メールの受発信件数等を参照する必要があるので、プロジェクト終了後の相当期間とし、廃棄する場合は客観的な基準を決めてこれを運用すべきである。なお、実施の形態１において受発信する電子メールの件数は月次にこれをカウントしたが、１週間ごと、１０日ごと等の種々の期間を適用することはそのプロジェクトの業務内容によって決めるべきであり、またプロジェクトの終了前の変化の少ないときには期間を延ばすなどのフレキシブルな期間を適用することもできる。

実施の形態２．
以下、この発明の実施の形態２を説明する。この発明の実施の形態２における構成は実施の形態１と同様である。また、その動作に関しても、この実施の形態２を運用する第１の管理人が、自らが担当している当該プロジェクトに関係する電子メールのみを区別して収集する部分、すなわち通常市販されているパソコンとそのパソコンにインストールされた電子メールソフトウェア機能を利用して操作することにより、電子メール保存部１０２に当該プロジェクトに関して受発信された電子メールのみが保存されることまでは全く同様である。図６はこの発明の実施の形態２における出力表示例を示す図、図７は一連の動作を示すフローチャートである。

次に、この実施の形態２においては、上記実施の形態１とは別の観点からのアルゴリズムを佩用する。すなわち、プロジェクトの進捗に従って順次受信した電子メールはいわばインプットであり、発信した電子メールはアウトプットであるから、インプットとアウトプットとの関係はある適正な範囲内に収まるべきものと仮定され、実際に調査した結果においてもこの仮定は首肯された。一般的には、発信した電子メールの件数は受信した電子メール件数の数分の１の比率である。この理由は、受信する電子メールの中には間接受信、すなわち写しとして到来するものが多いからである。そして、この比率はプロジェクトの業務内容、すなわちその規模や利害関係者の数の多寡に従属する。そして、電子メールの受信件数対発信件数の量的な比較を形式的に行うことにより異常な状態を検知することが可能である。たとえば受信数に比較して発信数が著しく少ないのはプロジェクトの進捗遅延もしくは問題点の発生を表すものである。この発明の実施の形態２は、このような知見に基づくものである。

この具体的なアルゴリズムを表２に示す。

表２のデータのもととなったプロジェクトは表１と同様のものであり、まず(1)経過月数（０ヶ月〜１２ヶ月）と(7)受信メール件数、(8)発信メール件数、(9)発信対受信比率、すなわち
（発信対受信比率）＝（発信メール件数）÷（受信メール件数） （５）式
が示されている。たとえば出荷時点すなわち経過月数９ヶ月のときは
８１÷３３０＝０．２４５ （６）式
である。そこで、まず受信および発信件数合計値計算を行う（図７のステップＳ１４）。次に参照すべき受信件数対発信件数の比率（基準値）については、当該プロジェクトの業務内容を最も表すものと考えられる(7)受信メール件数と(8)発信メール件数それぞれの合計件数による参照比率を基準値として選定し、基準値を計算する（図７のステップＳ１５）。すなわち
（参照比率）＝（経過月数までの発信メール合計値）÷（経過月数までの発信メール合計値） （７）式
である。具体的には
７８７÷２００９＝０．３９２ （８）式
となる。この参照比率（基準値）に対して経過月毎に(9)発信対受信比率を逐次計算し（図７のステップＳ１６）、経過月毎に(10)差異率を計算する（図７のステップＳ１７）。この差異率に対して与えられたスレッショルド値との比較を行う（図７のステップＳ１８）。プロジェクト崩れなどの異常事態は、前記参照比率（基準値）からの極端な隔たりとして出現するものであるが、一般的には(10)差異率０．５以下、もしくは２．０以上の場合はプロジェクト崩れを疑うべきである。当該プロジェクトの場合は受注時すなわち(1)経過月数０ヶ月のときがこれに該当する。このときはいわば当該プロジェクトに関してはその動きの最も少ない時であるのは明らかで、その後の経過月数に比較して受発信メールの件数の合計も著しく少ないので異常判定となっているものである。しかしこのように受発信メールの件数の合計が著しく少ないときを予め異常判定から除外するというロジックは用いていない。その理由は、プロジェクト進捗の途上において本来はもっと電子メールによる情報交換が活発に行われるべきであるにもかかわらず、それが著しく少ない異常状態を見逃すことを防止するためである。最終的な判断は第２の管理者が行うことは勿論のことである。

最後に、電子メール処理部１０６は表２とこれを図示するものとして図６を処理表示部１０８に対して出力し、表示が行われる（図７のステップ１９、Ｓ２０）。図６において、横軸は受信メール件数、縦軸は発信メール件数を示す。図中の点線６０１は表２における基準値０．３９２を表す。各経過月数のデータは撒布図上のプロット点として表示される。たとえばプロット点６０２は出荷時点すなわち経過月数９ヶ月、すなわち（６）式に対応している。またプロット点６０３は表２において異常判定を受けた受注時点、すなわち経過月数０ヶ月に対応している。異常判定を受けたプロット点はその色を他のプロット点とは変えて表示されるが、この明細書上にてこれを図示出来ないため、図６上ではその形状を変えて示している。以上詳述したこの発明の実施の形態２の一連の動作を図７にフローチャートとして示す。但し、電子メールを保存するまでの動作は前記のように通常市販されているパソコンとそのパソコンにインストールされた電子メールソフトウェア機能を利用して操作することにより実現できるものであるので、図示していない。

実施の形態３．
なお、上記実施の形態１および２においては、当該プロジェクトに関して受発信する電子メールから導出される数値データとして受発信件数に着目して処理を行った。しかし数値データとしては必ずしも件数のみではないことが指摘される。電子メールはその内部に含まれるメールテキストの検索が可能であるから、実施の形態３として、特定のキーワード、たとえば「問題」、「課題」をキーワードとして指定し、受発信する全ての電子メールの中から月次にその出現回数を求めて、その傾向からプロジェクトの進捗の模様やプロジェクト崩れの兆候を見出すことが可能である。この方式はいわゆる「テキストマイニング手法」とは一線を画するものである。何となればいわゆる「テキストマイニング手法」においてはキーワードの検索、複数のキーワードの関連など、テキストの内部を探索して意味の連関を追求するものであるが、この発明の実施の形態３においてはそのようなテキストの意味に立ち入らず、あくまで月次の出現回数という数値データに着目するからである。この発明が目的とするのはプロジェクトの内部に立ち入らず、その形式的な特徴からプロジェクト崩れなどの異常を検知するものであり、可能な限りのビジブル化を図ることをその特徴としているからである。

実施の形態４．
また、上記実施の形態１、２および３と異なる実施の形態として、対象とする数値データとして当該プロジェクトに関して受発信する電子メールの容量に着目することができる。受発信する電子メールの容量という数値データに着目し、容量の激増や激減という特異な状況から異常検知を行うことができる。

実施の形態５．
ところで、前記実施の形態１〜４についてはその対象として当該プロジェクトに関してＰＭが受発信する電子メールを取上げている。これは前記したようにある具体的なプロジェクトにおいて受発信した文書の総件数の中で電子メールの件数が殆どであり、従ってそのプロジェクトの状況を把握するために電子メールのみを取り出して検討したとしても大勢としては判断を誤るものではないとの前提に基づいている。しかしながら、このような前提が当てはまらない例のあることも考慮する必要がある。それは前記の実施の形態１〜４において前提としたメーカではなく、商社においてプロジェクトを管理する場合であって、この場合は企業間にて授受する文書の比率が多いが、種々のビジネスをグロ-バルに展開している商社の場合は第三者が悪意を持ってその文書情報の受発信を監視している可能性を否定出来ず、この可能性を考えると、通常の電子メールではセキュリティを保つことが困難なため、電子メールは多用されていない。また商社は各種のプロジェクトを同時に進行させており、自社の外部に多数かつ流動的な利害関係者を持つから、受発信する電子メールにおいて暗号方式を共有する方法は悪意を持つ第三者への暗号方式の流出を招く可能性が大きいことも電子メールが多用されていない一因である。従って、今に至るまで、必要な時点を限定して必要なセキュリティを保持しつつ相手方に公式文書を伝達する、いわば「使い捨て方式のセキュリティ」を確保する最も簡便な方法としてファクスが活用されており、受発信する紙文書の比率が非常に大きいことがその特徴である。しかし商社においてもプロジェクトを管理し、プロジェクト崩れを予知する必要性はメーカと同様である。この状況に鑑み、この発明の実施の形態５としては、受発信の文書の件数として電子メールのみならず、ファクスを含む紙文書も対象とする。紙文書に対する数値データとしては受信ならびに発信する紙文書の件数と枚数を採用する。件数は受発信する電子メールの件数と合算し、枚数は一枚あたりの見なし容量を決めて電子メールの容量と合算して図１の構成に示すこの発明の業務管理システムの処理操作部１０５又は周知の入力操作部（図示せず）からパソコンに入力することにより、この発明の実施の形態１、２および４と同様の効果を実現せしめることができる。

実施の形態６．
この発明は前記のように業務に関連して受発信する文書に対して予め定めた方式によってその数値データを周期を定めて収集することにより業務の状況を判定することを第一の目的としたものであるが、この発明は前記の業務の状況を判定するのみにとどまらず、業務の計画にも発展的に適用することができる。これを実施の形態６として以下に説明する。図１の構成では、この発明のたとえば実施の形態１などにおけるシステム構成を示しているが、前記当該プロジェクトが終了した時点ではそのプロジェクトにおいて前記ＰＭが受発信した電子メールの実績数値データを抽出することが可能である。

一般的にはプロジェクトは顧客からの受注によって開始し、顧客によって検収された時を以って終了するから、業務の計画のために認識する期間をこの開始時期から終了時期とすると、この間に受発信した電子メールの件数の実績例として表３に示すものを得る。

表３はこの例であって、受注から２６ヶ月経過の後、顧客によって検収された。この間に受発信した電子メールの総数は５，１７１件であり、１ヶ月あたりの平均値は表３に示すように受発信合計値が１９１．５件、受発信件数の最高は経過月数９ヶ月の時点である４１１件であった。プロジェクト終了時点での留意事項としては、受発信する電子メールが３００件を超過した時点、すなわち経過月数８ヶ月および９ヶ月の間は、他のプロジェクトに関与する余裕は無かったが、その他の期間は他のプロジェクトへの関与も可能であった。

このような留意事項に鑑み、実施の形態６においては、実施の形態１にある如き参照パターンではなく、参照数値として絶対値を採用する。すなわち、この実施の形態６においては、図１の構成において、月次に受発信する電子メールの件数が３００件を超過した場合を便宜上異常とシステム的に判定し、上級管理者はこのシステム的判定に基づいて当該ＰＭの業務を見直して件数が３００件を超過したプロジェクトに専念させるようにしたものである。この実施の形態６の場合のフローチャートを図８に示す。ここで、ステップＳ１〜Ｓ３、およびステップＳ１４は、それぞれ図５の実施の形態１、および図７の実施の形態２と同じであり、ステップＳ２１で月次に受発信する電子メールの件数が３００件を超過した場合、便宜上異常とシステム的に判定し、処理表示部１０８に異常表示する。上級管理者はこのシステム的判定に基づいて当該ＰＭの業務を見直して件数が３００件を超過したプロジェクトに専念させるように動く。
なおこの実施の形態６においては受発信する電子メールの数値データとして件数を採用したが、電子メールの容量を採用する形態のあることも勿論である。

この発明が当初対象としたのは前記のようにプロジェクトの進捗の管理であるが、企業においての全ての業務において公式の文書の授受があり、その内のかなりの部分が電子メール化されている現状においては、この発明を適用できる分野が極めて広汎に亘ることが指摘される。一般的に言えば、一定の業務範囲を定義してその範囲に対応して受発信した一連の文書群、すなわちファクスを含む紙文書ならびに電子メールに対してこの発明が適用できることは明らかであろう。

以上詳述したように、この発明はプロジェクト管理などの非定型の業務の進捗に対して受発信する文書の数値データに着目して業務の判定を行い、業務管理を行うものであり、各種の業務の円滑な進捗に寄与する進歩的なものである。

この発明の実施の形態１の業務管理システムの構成を示すブロック図である。 この発明の実施の形態１における受発信する電子メール件数の月次変化の一例を示すグラフである。 この発明の実施の形態１における参照パターンの一例を示す図である。 この発明の実施の形態１における出力表示例を示す図である。 この発明の実施の形態１における一連の動作を示すフローチャートである。 この発明の実施の形態２における出力表示例を示す図である。 この発明の実施の形態２における一連の動作を示すフローチャートである。 この発明の実施の形態６における一連の動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１０１ 電子メール受発信処理部
１０２ 電子メール保存部
１０３ 保存操作部
１０４ 保存表示部
１０５ 処理操作部
１０６ 電子メール処理部
１０７ 比較参照部
１０８ 処理表示部

Claims (7)

1. 文書保存操作部、文書保存表示部、文書受発信処理部、文書保存部、比較参照部、処理操作部、文書処理部ならびに処理表示部により構成され、範囲を決めて行う業務に関して、その業務に関係して受発信する文書に対して、予め定めた方式によってその数値データを１種類以上の周期を定めて収集して保存し、各々の周期ごとに予め定めた参照数値と前記保存値とを比較参照して相対応する部分の差異を求め、前記の差異が別途定めるスレッショルド値を超過することを以ってその業務の異常状況を判定することを特徴とする業務管理システム。
2. 必要な文書の受発信指示を入力する文書保存操作部と、この文書保存操作部の入力結果を表示する文書保存表示部と、受発信した種々雑多の文書の中から特定の業務に関係する文書のみを収集処理する文書受発信処理部と、この文書受発信処理部が処理してデータベース化したデータを保存する文書保存部と、既に完了した前記特定の業務と類似の業務の文書群から抽出したパラメータを参照数値として保管する比較参照部と、必要により操作される処理操作部と、この処理操作部が操作された時に、前記文書保存部に保存されているデータベースと前記比較参照部に保存された既に完了した前記特定の業務と類似の業務の文書群から抽出したパラメータとの比較を実行する文書処理部と、前記文書処理部の結果を表示する処理表示部とを備え、前記文書受発信処理部および文書保存部は、範囲を決めて行う特定業務に関して、その業務に関係して受発信する文書に対して、予め定めた方式によってその数値データを１種類以上の周期を定めて収集して保存し、前記文書処理部は、各々の周期ごとに予め定めた参照数値と前記保存値とを比較参照して相対応する部分の差異を求め、前記の差異が別途定めるスレッショルド値を超過することを以ってその業務の異常状況を判定することを特徴とする業務管理システム。
3. 文書として、電子メールおよびファクスを含む紙文書の少なくとも一方を含むことを特徴とする請求項１又は請求項２記載の業務管理システム。
4. 数値データ又はパラメータとして、受発信する文書の件数を採用したことを特徴とする請求項１〜請求項３のいずれかに記載の業務管理システム。
5. 数値データ又はパラメータとして、同一期間における受信する文書の件数と発信する文書の件数との比率を採用したことを特徴とする請求項１〜請求項３記載のいずれかに業務管理システム。
6. 数値データ又はパラメータとして、受発信する文書の容量を採用したことを特徴とする請求項１〜請求項３のいずれかに記載の業務管理システム。
7. 数値データ又はパラメータとして、受発信する文書に含まれるキーワードの出現回数を採用したことを特徴とする請求項１〜請求項３の何れかに記載の業務管理システム。

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