【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、情報処理装置で文書管理を行いながら経済的且つ効率的な出力を可能にする画像形成装置を出力装置とする文書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、入出力装置は情報処理装置と１対１で接続され、特定のデータの交信を情報処理装置との間で行っていたが、ネットワークの急速な進歩と普及、入出力機器の多様化、パソコンの急速な普及などにともない、多数の情報処理装置と入出力装置とが連続したネットワークに接続され、複数の入出力装置を複数の情報処理装置が共有して利用する形態が当然のこととなっている。また、このようなネットワーク化とパソコンの普及にともなって、様々な形式の膨大な数の文書が作成され、特定の或いは不特定多数の情報処理装置に保存されている。
【０００３】
このため、文書を効率よく一元的に管理し、異なる形式の文書であっても容易に扱え、他の情報処理装置が保存する文書であってもセキュリティのレベルに応じて、検索、閲覧、表示、複製、或いは出力が行える文書管理ソフトが利用されている。
【０００４】
また、出力装置にあっては、画像形成装置の多様化にともない、それまでスタンドアローン型（単独で稼動する非接続型）として利用されていた画像形成装置が、ネットワークや情報処理装置に接続されたり、画像形成装置の形態や機能も情報の多様化とともに、白黒からカラーに、低速から高速に、小出力サイズから大出力サイズに、単機能から複合機能へと様々な変化を遂げている。
【０００５】
特に最近はカラー画像形成装置の普及が著しい。電子写真方式によるこうしたカラー画像形成装置では、イエロー（Ｙ）、マゼンタ（Ｍ）、シアン（Ｃ）、ブラック（Ｋ）の４色のトナーを用紙上に重畳させてフルカラー画像を記録しているため、白黒の画像形成装置と比べると、速度が遅く、トナーなどの消耗材のコストが高くなることは否めない。
【０００６】
このように多種多様な画像形成装置が出力装置としてネットワークに接続されると、特定の文書データは、どの出力装置で印刷するのが経済的なのか、或いは短い時間で印刷できるのか、経済性と印刷時間を両立させるにはどうしたらよいのか、カラーのデータ文書を経済的な白黒の画像形成装置で印刷したいときに正しく白黒の画像形成装置を選択できるのか、など様々な問題に直面することになる。
【０００７】
ユーザの観点に立てば、文書管理ソフトは機能が比較的豊富で、必要な場合は様々な特定用途向けに開発された文書管理ソフトを利用できるため、ユーザのニーズを満たすものを入手することは困難ではない。しかし、そのような文書管理ソフトは、前述のように、情報処理装置上で作成及び保存した文書データを系統化して保存し、容易に検索、閲覧、合成、ページ差替え、表示、データ形式変換などの処理をすることに重きを置いており、前記のように経済的且つ効率的に印刷を行うようには構成されていない。
【０００８】
そのため、別途印刷出力用のシステムを構成することが必要になる場合がある。例えば、特許文献１は、印刷の速度を高めるため、コンピュータのアプリケーションによって発生されたプリントジョブをいくつかの小さなプリントジョブセグメントに分割し、ネットワークを介して複数のプリンタに送信して、並行印刷するプリントジョブ分散方法を提案している。
【０００９】
また、特許文献２は、プリンタドライバとアプリケーションの独立性を高め、プリンタのシステムにおける制限をアプリケーションが知らなくても、それと矛盾しない印刷設定を作成して、印刷エラーの発生を抑えながら印刷処理を行う印刷処理システムを開示している。
【００１０】
【特許文献１】
特開平１１−２９６３３３号公報
【特許文献２】
特開２００２−２１５３５３号公報
【００１１】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、特許文献１で提案された方法は、印刷速度を高めるために複数のプリンタで同時に印刷処理を行うものであり、経済性を追求する場合や、経済性と印刷時間のバランスをとることや、白黒とカラー印刷の使い分けを所望するように正しく行わせることなどは考慮されていない。
【００１２】
特許文献２で開示された印刷処理システムは、印刷しようとする文書データがプリンタの制限に触れないかどうかを文書管理サーバが判断して、触れる場合は正しい印刷設定に変更して出力元に戻すため、印刷エラーが発生しにくく、正しい印刷が可能になるという長所はあるものの、経済性或いは印刷時間の短縮を追求する場合や、経済性と印刷時間の両方のバランスをとることや、白黒とカラー印刷の使い分けを所望するように正しく行わせることについては考慮されていない。
【００１３】
本発明は、斯かる実状に鑑みなされたものであり、情報処理装置で文書管理を行い、ネットワーク上の複数の画像形成装置に出力する場合、経済的な出力、或いは、経済性と印刷時間短縮のバランスの取れる出力を可能にする画像形成装置を出力装置とする文書管理システムを提供することを目的とするものである。
【００１４】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明は、ネットワークとそれに接続された情報処理装置と、その情報処理装置上で稼動して複数の文書データを一括管理する文書管理ソフトとからなる、画像形成装置を出力装置とする文書管理システムにおいて、前記文書管理ソフトは、前記ネットワークに接続された複数の前記画像形成装置からなる分散印刷用プリンタグループを管理し、利用者との対話部を介して、印刷する文書データ情報と所要の印刷部数と複数の前記画像形成装置個々が印刷を行う割振り部数の入力を受け、複数の前記画像形成装置がそれぞれの割振り部数の印刷を行うように制御する構成となっている。
【００１５】
また、本発明では、前記の構成において、前記分散印刷用プリンタグループはカラー画像形成装置から構成されるカラー分散印刷用グループと、カラー画像形成装置と白黒画像形成装置とから構成されるカラー／白黒混在分散印刷用グループと、白黒画像形成装置から構成される白黒分散印刷用グループとがあり、前記文書管理ソフトは前記印刷する文書データを予め分析することにより、前記印刷する文書データの全てのページがカラーである場合には前記カラー分散印刷用グループを選択し、前記印刷する文書データの一部のページがカラーである場合には前記カラー／白黒混在分散印刷用グループを選択し、前記印刷する文書データの全てのページが白黒である場合には前記白黒分散印刷用グループを選択する。
【００１６】
更に、本発明は、ネットワークとそれに接続された情報処理装置と、その情報処理装置上で稼動して複数の文書データを一括管理する文書管理ソフトとからなる、画像形成装置を出力装置とする文書管理システムにおいて、前記文書管理ソフトは、前記ネットワークに接続された複数の画像形成装置を管理し、利用者との対話部を介して、印刷する文書データ情報と所要の印刷部数の入力を受け、画像形成装置個々による前記印刷する文書データの画像処理時間を除く印刷時間と、その画像形成装置とそれに対応するプリンタドライバとによる前記印刷する文書データの印刷画像処理時間との合計時間が最短になる１つの画像形成装置を選択して印刷を実行する構成となっている。
【００１７】
この構成において、複数の画像形成装置はカラー画像形成装置と白黒画像形成装置とからなり、前記文書管理ソフトは前記利用者との対話部を介して、カラー或いは白黒印刷かの入力を受け、カラー印刷の場合は、前記カラー画像形成装置個々による前記印刷する文書データの画像処理時間を除く印刷時間と、そのカラー画像形成装置とそれに対応するプリンタドライバとによる前記印刷する文書データの印刷画像処理時間との合計時間が最短になる１つのカラー画像形成装置を選択して印刷を実行し、白黒印刷の場合は、前記白黒画像形成装置個々による前記印刷する文書データの画像処理時間を除く印刷時間と、その白黒画像形成装置とそれに対応するプリンタドライバとによる前記印刷する文書データの印刷画像処理時間との合計時間が最短になる１つの白黒画像形成装置を選択して印刷を実行する。
【００１８】
本発明は、ネットワークとそれに接続された情報処理装置と、その情報処理装置上で稼動して複数の文書データを一括管理する文書管理ソフトとからなる、画像形成装置を出力装置とする文書管理システムにおいて、前記文書管理ソフトは、前記ネットワークに接続された複数の画像形成装置を管理し、利用者との対話部を介して、印刷する文書データ情報と所要の印刷部数と画質モードの入力を受け、この印刷する文書データのトナーカバレージに基づくトナーコストを前記複数の画像形成装置個々に対して算出し、最も低いトナーコストが算出された画像形成装置１つを選択して印刷を実行する構成である。
【００１９】
前記の構成において、前記選択された最も低いトナーコストが算出された画像形成装置において、前記文書管理ソフトは、前記対話部を介して入力された画質モードを除く他の画質モードを使用した場合のトナーコストを算出し、そのトナーコストが前記入力された画質モードによるトナーコストよりも低い場合に、推奨画質モードとして前記対話部に表示し、画質モードの変更を利用者に促す。
【００２０】
また、本発明は、ネットワークとそれに接続された情報処理装置と、その情報処理装置上で稼動して複数の文書データを一括管理する文書管理ソフトとからなる、画像形成装置を出力装置とする文書管理システムにおいて、前記文書管理ソフトは、前記ネットワークに接続された複数の画像形成装置を管理し、利用者との対話部を介して、印刷する文書データ情報と所要の印刷部数と画質モードの入力を受け、画像形成装置個々による前記印刷する文書データの画像処理時間を除く印刷時間と、その画像形成装置とそれに対応するプリンタドライバとによる前記印刷する文書データの印刷画像処理時間との合計時間を算出し、この印刷する文書データのトナーカバレージに基づき算出されたトナーコストとともに、前記対話部を介して利用者に通知することにより、利用者が前記文書データを印刷する画像形成装置を選択するように構成されている。
【００２１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の詳細を図１〜図９に基づいて説明する。図１は、ネットワークに接続された情報処理装置である複数のパーソナルコンピュータ（以下、パソコン）とプリンタ機能を有する画像形成装置（以下、プリンタ）を示す模式図である。参照符号１ａ〜１ｆはパソコンで、３ａ〜３ｆはそれぞれ異なる機種のプリンタで、４はネットワークである。この例では、複数のパソコン１ａ〜１ｆのいずれからでも、ネットワーク４を介して、全てのプリンタ３ａ〜３ｆに印刷出力が可能な構成になっている。
【００２２】
また、こうしたパソコン１ａ〜１ｆそれぞれに、文書管理ソフト２がインストールされており、この文書管理ソフト２が稼動中に、文書管理ソフト２上から文書データが印刷出力される場合、印刷データは文書管理ソフト２の、後述する印刷インタフェース部を介して、プリンタ３ａ〜３ｆそれぞれのプリンタドライバに渡される。
【００２３】
図２は、文書管理ソフト２の表示画面の一例であり、操作対象の文書のプレビューと、ネットワーク上で稼動中のプリンタと、操作ボタン（アイコン）などを表示する文書管理画面１０を示している。この文書管理ソフト２では、操作をしようとする文書類が文書表示選択窓１１にプレビュー形式或いはサムネール形式で表示され、操作しようとする文書を選択し、作成、編集、その他の操作は、コマンドメニュ或いは操作ボタンで選択することにより、それぞれ図示しない専用の画面上で行うことができる。プリンタ表示窓１２には、グループとして予め登録され、ネットワーク上で稼動中のプリンタがグループ分けされて表示される。また、印刷時の操作性も考慮されており、この文書管理画面１０上で印刷操作を行う場合、印刷する文書を文書表示選択窓１１上でマウスなどを使用して選択し、プリンタ表示窓１２に表示されているプリンタ或いはプリンタグループのアイコンなどの上にドラッグ＆ドロップすることによっても簡単に印刷を行うことができるようになっている。
【００２４】
次に、この文書管理ソフト２の構成を図３を参照して簡単に説明する。図３は、文書管理ソフト２の入出力インタフェースに係る構成を模式的に表したブロック図である。文書管理ソフト２は、文書管理に係る基本部分を構成する文書管理コアプログラム２１と、入力インタフェース部２２、出力インタフェース部２３を備えており、その他の本発明に直接係らない部分や構成要素は図示せず、その説明は省略する。
【００２５】
入力インタフェース部２２は、一例として、スキャナーインタフェース２２ａやデジタルカメラインタフェース２２ｂなどを含んでおり、それぞれ入力ドライバ群２４に含まれる、例えば、スキャナドライバ２４ａや、デジタルカメラドライバ２４ｂを介して、入力装置の制御やデータの交換を行う。出力インタフェース部２３は、一例として、プリンタインタフェース２３ａやＦａｘインタフェース２３ｂなどを含んでおり、それぞれ出力ドライバ群２５に含まれるプリンタドライバ２５ａ〜２５ｆや、Ｆａｘドライバ２５ｇを介して、出力装置の制御やデータの交換を行う。なお、プリンタドライバ２５ａ〜２５ｆは、図１と図２に示したプリンタ３ａ〜３ｆのそれぞれに対応するプリンタドライバである。
【００２６】
図３に示した構成において、文書管理ソフト２での印刷出力に係る操作や印刷データの受け渡しは、一旦プリンタインタフェース２３ａを介して、文書管理ソフト２とプリンタドライバ２５ａ〜２５ｆとの間で行われることになる。このように、プリンタインタフェース２３ａを介することにより、文書を複数のプリンタやいずれか１つのプリンタで印刷する場合、後述するように、それぞれのプリンタの性能や機能に応じた印刷が行えるように制御したり、ユーザに注意を喚起させることが可能になる。更に、プリンタドライバ２５ａ〜２５ｆを手直しする必要性も少なくなり、既存のプリンタドライバをそのまま利用することができる。
【００２７】
次に、図３に示した文書管理ソフト２を使用して、文書を印刷する場合を図４〜図９を参照して概略説明する。図４は、文書管理ソフト２で文書を選択して印刷する場合の、プリンタインタフェース２３ａの概略動作を示すメインフローチャートである。図５は、複数のプリンタによる分散印刷の流れを示すサブフローチャート、図６は、最も短い時間で印刷作業を完了するプリンタが選択された場合の流れを示すサブフローチャート、図７は、複数のプリンタから最も経済的に印刷するプリンタを選択した場合の流れを示すサブフローチャート、図８は、印刷時間と経済性のバランスが備わったプリンタを選択した場合の流れを示すサブフローチャートである。また、図９は、分散印刷を行う場合、複数のプリンタで印刷部数を振分ける設定画面である。
【００２８】
まず、図４のＳ１（ステップ１）で印刷作業が開始される。Ｓ２で印刷する文書を文書管理画面１０の文書表示選択窓１１或いはメニュー（図２参照）から選択して印刷を開始する。次に、Ｓ３に示すように、印刷するページの範囲、印刷部数、カラー文書をカラー印刷するか否か、縮小印刷する場合の縮小率、集約印刷（複数のページを１枚の用紙に縮小して印刷する機能）の種類（集約印刷しない、２ｉｎ１、４ｉｎ１など）、画質モード（ドラフト印刷、解像度の変更、スムージング、黒置換モード、連続階調モードなど）などを画面に従って入力或いは選択入力する。このＳ３で入力または選択入力する項目は、従来であればプリンタドライバの入力画面上で入力する項目の一部であるが、この様にして、予め文書管理ソフト２のプリンタインタフェース２３ａ（図３参照）が知ることにより、本発明に係る印刷に関する様々なメリットをユーザに提供できる。
【００２９】
次に、Ｓ４で、実行しようとする印刷機能を選択入力する。本実施例では、１）１ページ以上からなる文書を多部数印刷する場合に、ネットワークに接続された複数のプリンタで分散処理して、短い時間で印刷作業を行う、分散印刷機能と、２）最も早い時間で印刷しようとする文書の印刷を行うことができる１台のプリンタを検出して選択後印刷作業を行う、高速印刷機能と、３）印刷しようとする文書を経済的に印刷ができるプリンタ名を経済性の高い順に、すなわち、印刷するページ全てで消費するトナーのコストの低い順に、また、印刷する全てのページのトナーカバレージ（全印刷面積に占めるトナー画像面積の率）の全体平均をそのコストと共に並べて、ユーザにプリンタ名を選択入力させ、選択されたプリンタで印刷を行う、エコノミー印刷機能と、４）上記項目２と同様に、短時間で印刷が終了できるプリンタ名をその順番で表示すると同時に、上記項目３で説明した、印刷するページ全てで消費するトナーのコストをプリンタ名とともに表示して、ユーザが印刷にかかる時間の早さとコストとのバランスを判断して、選択入力したプリンタで印刷を行う、高速＆エコノミー印刷機能とが提供される。
【００３０】
Ｓ４で選択入力された機能により、各サブルーティンＳｕｂ１〜Ｓｕｂ４のプロセスを経て必要なプリンタが選択されると、Ｓ３で入力または選択入力した項目のデータは、本来、プリンタドライバがプリンタを制御するために必要なデータなので、Ｓ５で、選択されたプリンタにこのデータを自動的に渡す。Ｓ６で、プリンタドライバが提供する機能に対して、その他の設定が必要かどうかの問い合わせがあるので、必要であればＳ７で入力してＳ８へ、不要であれば入力しないで、Ｓ８で印刷ジョブが開始される。
【００３１】
次に、図４のＳ４で、分散印刷機能を選択した場合のＳｕｂ１０の処理の流れを図５に示す。多量部数を１台のプリンタで印刷すると、そのプリンタに対する負荷が増えるが、印刷速度は変わらないので、印刷時間が大幅に増加する。また、プリンタの排紙部の容量は限られており、一度に大量印刷する場合、排紙部に印刷された用紙が収まらずオーバフローの状態になる。更に、１台のプリンタを長時間占有することになるので、他のユーザが長時間使用できなくなる。このような問題は、複数のプリンタを使用して同時に分散印刷をすることで解決される。
【００３２】
Ｓｕｂ１０のＳ１０にフローが移行すると、Ｓ１１で、分散印刷を行う複数のプリンタのグループを選択する質問が行われる。予め、文書管理ソフト２で、分散印刷用に複数のプリンタで構成されるグループを１つ又は複数設定している場合、登録プリンタグループを使用する。グループが登録されていない場合や、現在の分散印刷にのみ任意の複数のプリンタを使用したい場合は、任意プリンタの使用を選択する。その場合、Ｓ１４−４に分岐して、複数の任意のプリンタをユーザに選択させるステップが実行される。Ｓ１１で、登録プリンタグループを使用する場合は、Ｓ１２へ移行する。そして、Ｓ１２でカラー印刷するか否かの問い合わせがあるので、「する」或いは「しない」を入力する。
【００３３】
Ｓ１２で、カラー印刷しないが選択されると、Ｓ１４−３に分岐して、登録済みの白黒プリンタグループが自動的に選択される。Ｓ１２で、カラー印刷するが選択されると、Ｓ１３で、印刷しようとする文書データにカラー情報が含まれているかどうかを、文書管理ソフト２が判断して、全ての文書ページがカラーの場合は、Ｓ１４−１で登録済みのカラープリンタグループを自動的に選択する。文書データにカラーページと白黒ページが混在している場合は、Ｓ１４−２で登録済みカラープリンタ／白黒プリンタ混在グループを自動的に選択する。Ｓ１２でカラー印刷の指定をしたものの、文書データにカラーページが全くない場合は、Ｓ１４−３で登録済みの白黒プリンタグループを自動選択する。尚、フローチャートでは図示されていないが、もし、Ｓ１４−１やＳ１４−２やＳ１４−３で必要なプリンタグループが存在しない場合は、警告と共にフローを中断して文書管理ソフト２が提供するプリンタグループ登録メニュー（不図示）に戻っても良いし、Ｓ１４−４に分岐して、ユーザが印刷を分散処理させる複数の任意のプリンタを選択できるようにしても良い。
【００３４】
上記のようにして、必要なプリンタグループが自動、或いは手動で選択されると、次にＳ１５で、グループ内のプリンタに対して印刷部数の振り分け設定画面１５（図９参照）が表示される。この場合、図９において、印刷部数欄１６には、図４のＳ３で入力した値が表示されているので再入力する必要はないが、変更することは可能である。また、図９の例では、３台のプリンタが１グループを形成しているので、それぞれのプリンタごとに任意の部数をスライドバー１７を移動させたり、部数を直接入力或いアップ／ダウン矢印１８で増減して設定することができる。設定終了後、Ｓ１６でＳｕｂ１０を抜けて、図４のＳ５に移行する。
【００３５】
分散印刷では、上記で説明したように、予め登録しているプリンタグループから、文書データのカラー情報に応じて最適なグループが自動的に選択されるので、印刷間違いが起こりにくい構成になっている。更に、任意の複数のプリンタを選択することもできるので、印刷ニーズに応じた細かい設定が可能になる。
【００３６】
次に、図４のＳ４で、１台のプリンタで高速印刷したい場合のプロセスを、図６のＳｕｂ２０に基づき説明する。Ｓｕｂ２０のＳ２０に分岐したプロセスは、Ｓ２１で、カラー印刷するか否かを問い合わせる。カラー印刷しない場合は、Ｓ２２−１で、印刷しようとする文書データから予測される画像処理時間と印刷速度が最速になる白黒プリンタが選択される。カラー印刷する場合は、Ｓ２２−２で、印刷しようとする文書データから予測される画像処理時間と印刷速度が最速になるカラープリンタが選択される。その後、Ｓ２３で処理が終了して、図４のＳ５に戻る。
【００３７】
ここで、重要なことは、Ｓ２２−１及びＳ２２−２で必ずしも印刷速度、例えば分あたりの印刷枚数が大きいプリンタを選んでないということである。文書データを印刷する場合は、プリンタドライバが画像処理してプリンタに印刷データを送り、更にプリンタ内部の制御部で最終的な画像処理が行われて、プリンタの画像形成部に最終データが送られて印刷される。このため、例えば少数枚の印刷の場合、分速２０枚のプリンタが分速１０枚のプリンタより印刷を完了する時間が短いとは限らない。本発明に係る文書管理ソフト２では、接続されたプリンタの画像処理時間の予測を行い、更に、プリンタの印刷速度を加味して印刷時間の合計を予測して算出するので、画像処理時間をも含めた印刷時間の短いプリンタが選択される。
【００３８】
次に、図４のＳ４で、エコノミー印刷をする場合のプロセスを、図７のＳｕｂ３０に基づき説明する。Ｓ３０に分岐したプロセスは、Ｓ３１でカラーで印刷するか否かをユーザに問い合わせる。白黒で印刷する場合は、Ｓ３２−１で、接続されている白黒プリンタ個々を使用する場合のトナーコストを、文書データのトナーカバレージに基づいて算出する。カラーで印刷する場合は、Ｓ３２−２で、接続されているカラープリンタ個々を使用する場合のトナーコストを、文書データの各色のトナーカバレージに基づいて算出する。
【００３９】
Ｓ３３で、上記のように算出したトナーコストが低い順に、プリンタ名と、印刷しようとする文書データに対するトナーカバレージと、そのプリンタによるトナーコストとを表示する。ユーザは、どのプリンタで印刷する場合低いトナーコストで印刷できるかがわかるので、Ｓ３４で上記のように表示されたプリンタ情報から、必要なプリンタをＳ３４で選択する。この場合、一番低いコストのプリンタを文書管理ソフト２が自動的に選ぶようにしても良い。Ｓ３５で、上記のようにして選択されたプリンタが、印刷するプリンタとして最終的に選択される。
【００４０】
次に、Ｓ３６で、上記のように選択されたプリンタに基づき、図４のＳ３で選択入力した画質モード以外の画質モードを使用した場合のトナーコストを算出し、選択していない画質モードのほうが、選択した画質モードよりも低いトナーコストになる場合は、それらの画質モードを推奨画質モードとして、トナーコストともに表示する。ユーザは更に低いトナーコストの画質モードで印刷するかどうか検討する。Ｓ３７で画質モードを変更しない場合はＳ３９に移行して、Ｓｕｂ３０は終了し、図４のＳ５に戻る。画質モードを変更する場合、文書管理ソフト２は、図４のＳ４で選択入力された画質モードのデータを、Ｓ３７で変更した画質モードのデータに置き換えてから、Ｓ３９に移行して、図４のＳ５に戻る。
【００４１】
次に、図４のＳ４で、高速＆エコノミー印刷をする場合のプロセスを、図８のＳｕｂ４０に基づき説明する。Ｓ４０に分岐したプロセスは、Ｓ４１でカラーで印刷するか否かをユーザに問い合わせる。白黒で印刷する場合は、Ｓ４２−１で、接続されている白黒プリンタ個々を使用する場合の、図６のＳ２２−１で説明した印刷時間と、図７のＳ３２−１で説明したトナーコストとを、Ｓ４３で印刷時間の短い順番にプリンタ名とともに表示する。カラーで印刷する場合は、Ｓ４２−２で、接続されているカラープリンタ個々を使用する場合の、図６のＳ２２−２で説明した印刷時間と、図７のＳ３２−２で説明したトナーコストとを、Ｓ４３で印刷時間の短い順番にプリンタ名とともに表示する。
【００４２】
このようにすると、ユーザは、どのプリンタで印刷すると短い時間で、且つ低いトナーコストで印刷できるかがわかるので、表示されたプリンタ情報から、必要なプリンタをＳ４４で選択する。この場合、印刷時間とトナーコストそれぞれにポイントをつけて、この２つの合計ポイントが最も理想的な数値になるプリンタを文書管理ソフト２が自動的に選ぶようにしても良い。こうしてＳ４５で選択されたプリンタが、最終的に印刷するプリンタとして選択され、Ｓ４５で、図４のＳ５に戻る。
【００４３】
上記Ｓｕｂ３０とＳｕｂ４０とで説明したトナーカバレージの算出は、印刷しようとする文書データの画像の色ごとの（白黒の場合は黒の）ピクセル数を文書管理ソフト２がカウントすることにより行われ、印刷領域が有する総ピクセル数に対するカウントしたピクセル数の割合がトナーカバレージとなる。また、トナーコストは、プリンタ個々のメーカが提供するトナー消費情報と、ユーザが入手するトナー量に対するコストとから算出でき、その情報を文書管理ソフト２に予め入力することにより、所定のトナーカバレージに対するトナーコストを算出することができる。
【００４４】
また、上記Ｓｕｂ３０とＳｕｂ４０とで説明したトナーカバレージの算出は、該当するプリンタが、トナーを含む現像器や感光体が一体となったカートリッジを使用している場合は、トナーの代わりに、トナーカバレージ率に対応するカートリッジのコストとすればよい。
【００４５】
これまで、画像形成装置の例としてプリンタを例に挙げて説明したが、プリンタコントローラを内蔵、或いは外部に設置してプリンタと同様な動作をする複写機やファクシミリ、または複合機においても、プリンタドライバを使用する限り、これまで説明した本発明を実施できることは言うまでもない。
【００４６】
【発明の効果】
本発明では、文書管理ソフトは、ネットワークに接続された複数の画像形成装置からなる分散印刷用プリンタグループを管理し、利用者との対話部を介して印刷する文書データ情報と所要の印刷部数と複数の画像形成装置個々が印刷を行う割振り部数の入力を受け、複数の前記画像形成装置がそれぞれの割振り部数の印刷を行うように制御されるため、多量部数を印刷する場合、印刷時間が大幅に短縮される。また、プリンタの排紙部の容量は限られており、一度に大量印刷する場合、排紙部に印刷された用紙が収まらずオーバフローすることもあるので、複数のプリンタに分散することにより、その可能性を極めて小さくすることができる。更に、１台のプリンタを長時間占有することがなくなるという優れた効果を得ることができる。
【００４７】
また、本発明では、文書管理ソフトが、印刷される文書データの各ページがカラーにより構成されているかどうかを予め判断できるので、カラーページを白黒プリンタで、或いは白黒ページをカラープリンタで印刷する間違いが低減し、ミスプリントにともなう不要なコストも抑えることが可能になる。
【００４８】
更に、本発明において、文書管理ソフトは、ネットワークに接続された複数の画像形成装置を管理し、利用者との対話部を介して印刷する文書データ情報と所要の印刷部数の入力を受け、画像形成装置個々による印刷する文書データの画像処理時間を除く印刷時間と、その画像形成装置とそれに対応するプリンタドライバとによる印刷する文書データの印刷画像処理時間との合計時間が最短になる１つの画像形成装置を選択して印刷を実行する構成となっているので、画像処理時間と実際に印刷する時間の合計が最速になる１台のプリンタを選択でき、印刷時間を節約すると同時に、プリンタの占有時間を最小にすることが可能になる。更に、カラー印刷か白黒印刷かを予め選択することにより、この最速プリンタの選択をカラープリンタで、或いは白黒プリンタで自動的に行うので、ミスプリントにともなう不要なコストも抑えることが可能になる。
【００４９】
本発明において、前記文書管理ソフトは、前記ネットワークに接続された複数の画像形成装置を管理し、利用者との対話部を介して印刷する文書データ情報と所要の印刷部数と画質モードの入力を受け、この印刷する文書データのトナーカバレージに基づくトナーコストを前記複数の画像形成装置個々に対して算出し、最も低いトナーコストが算出された画像形成装置１つを選択して印刷を実行するので、利用者がプリンタ個々のトナーのコストを意識することなく、文書管理ソフトが最も低いトナーコストのプリンタを選択するため、大幅なコストの削減が可能になる。
【００５０】
また、前記の構成において、文書管理ソフトは、トナーコストを新たに削減できる別の画質モードを利用者に推奨するため、利用者は常にトナーコストに対して注意を払うことが出来ると同時に、更なるトナーコストが削減できる。
【００５１】
また、本発明において、文書管理ソフトは、ネットワークに接続された複数の画像形成装置を管理し、利用者との対話部を介して印刷する文書データ情報と所要の印刷部数と画質モードの入力を受け、画像形成装置個々による印刷する文書データの画像処理時間を除く印刷時間と、その画像形成装置とそれに対応するプリンタドライバとによる印刷する文書データの印刷画像処理時間との合計時間を算出し、この印刷する文書データのトナーカバレージに基づき算出されたトナーコストとともに、前記対話部を介して利用者に通知することにより、利用者が文書データを印刷する画像形成装置を選択するように構成されているため、印刷時間を優先する場合であっても、トナーコストに注意を払うことが可能になり、必要であれば、短い印刷時間と低いトナーコストとを両立させた印刷を実行することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】ネットワークに接続された情報処理装置である複数のパーソナルコンピュータとプリンタ機能を有する画像形成装置を示す模式図である。
【図２】文書管理ソフトの表示画面の一例であり、操作対象の文書のプレビューと、ネットワーク上で稼動中のプリンタと、操作ボタンなどを表示する文書管理画面を示す図である。
【図３】文書管理ソフトの入出力インタフェースに係る構成を模式的に表したブロック図である。
【図４】文書管理ソフトで文書を選択して印刷する場合のプリンタインタフェースの概略動作を示すメインフローチャートである。
【図５】複数のプリンタによる分散印刷の流れを示すサブフローチャートである。
【図６】最も短い時間で印刷作業が完了するプリンタが選択された場合の流れを示すサブフローチャートである。
【図７】複数のプリンタから最も経済的に印刷するプリンタを選択した場合の流れを示すサブフローチャートである。
【図８】印刷時間と経済性とのバランスが備わったプリンタを選択した場合の流れを示すサブフローチャートである。
【図９】分散印刷を行う場合、複数のプリンタで印刷部数の振分けを行う設定画面である。
【符号の説明】
１ａ−１ｆ パソコン
２ 文書管理ソフト
３ａ−３ｆ プリンタ
１０ 文書管理画面
１１ 文書表示選択窓
１２ プリンタ表示窓
１５ 振り分け設定画面
１６ 印刷部数欄
１７ スライドバー
１８ アップ／ダウン矢印
２１ 文書管理コアプログラム
２２ 入力インタフェース部
２２ａ スキャナーインタフェース
２２ｂ デジタルカメラインタフェース
２３ 出力インタフェース部
２３ａ プリンタインタフェース
２３ｂ Ｆａｘインタフェース
２４ａ スキャナドライバ
２４ｂ デジタルカメラドライバ
２４ 入力ドライバ群
２５ 出力ドライバ群
２５ａ−２５ｆ プリンタドライバ
２５ｇ Ｆａｘドライバ[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a document management system in which an image forming apparatus that enables economical and efficient output while performing document management by an information processing apparatus is used as an output apparatus.
[0002]
[Prior art]
Conventionally, an input / output device is connected to an information processing device on a one-to-one basis and exchanges specific data with the information processing device. However, rapid progress and spread of networks, diversification of input / output devices, With the rapid spread of personal computers, many information processing devices and input / output devices are connected to a continuous network, and it is natural that multiple input / output devices are shared and used by multiple information processing devices. Has become. Further, with such networking and the spread of personal computers, an enormous number of documents in various formats are created and stored in specific or unspecified number of information processing devices.
[0003]
For this reason, documents can be efficiently and centrally managed, and documents of different formats can be easily handled. Even documents stored by other information processing devices can be searched, viewed, and displayed according to the security level. Document management software capable of copying, copying, or outputting is used.
[0004]
Further, with regard to output devices, with the diversification of image forming apparatuses, image forming apparatuses that have been used as stand-alone type (unconnected type that operates independently) are now connected to networks and information processing apparatuses. Also, with the diversification of information, the form and function of the image forming apparatus have been variously changed from monochrome to color, from low speed to high speed, from small output size to large output size, and from single function to composite function.
[0005]
Particularly in recent years, color image forming apparatuses have been widely spread. In such an electrophotographic color image forming apparatus, a full-color image is recorded by superimposing four color toners of yellow (Y), magenta (M), cyan (C), and black (K) on paper. However, compared to a black and white image forming apparatus, the speed is slow, and the cost of consumables such as toner is unavoidably increased.
[0006]
When a wide variety of image forming apparatuses are connected to a network as output devices, whether specific document data is economical to print on which output device or can be printed in a short time, and economic efficiency. Faced with a variety of issues, such as how to balance printing times and how to select the correct black and white image forming device when you want to print a color data document on an economical black and white image forming device. Become.
[0007]
From the user's point of view, document management software is relatively rich in functions, and if necessary, it is possible to use document management software developed for various specific applications. Not difficult. However, as described above, such document management software systematically stores and saves document data created and stored on an information processing apparatus, and easily searches, browses, combines, replaces pages, displays, and converts data formats. , And is not configured to perform printing economically and efficiently as described above.
[0008]
Therefore, it may be necessary to separately configure a print output system. For example, Patent Document 1 discloses that a print job generated by a computer application is divided into several small print job segments and transmitted to a plurality of printers via a network for parallel printing in order to increase the printing speed. A print job distribution method is proposed.
[0009]
Japanese Patent Application Laid-Open No. H10-15083 enhances the independence of a printer driver and an application, creates a print setting that is not inconsistent with the printer system even if the application does not know the restrictions on the printer system, and performs print processing while suppressing the occurrence of print errors. A print processing system is disclosed.
[0010]
[Patent Document 1]
JP-A-11-296333
[Patent Document 2]
JP-A-2002-215353
[0011]
[Problems to be solved by the invention]
However, the method proposed in Patent Literature 1 performs print processing simultaneously with a plurality of printers in order to increase the printing speed, and in the case of pursuing economic efficiency, balancing the economic efficiency and printing time, It does not take into account the proper use of black and white and color printing as desired.
[0012]
In the print processing system disclosed in Patent Document 2, the document management server determines whether the document data to be printed does not touch the restrictions of the printer, and if so, changes to the correct print setting and returns to the output source. Therefore, printing errors are less likely to occur and correct printing is possible, but when pursuing economy or shortening of printing time, balancing both economic efficiency and printing time, and black and white No consideration is given to properly using color printing as desired.
[0013]
SUMMARY OF THE INVENTION The present invention has been made in view of the above circumstances, and in the case where document management is performed by an information processing apparatus and output to a plurality of image forming apparatuses on a network, economical output or economy and printing time reduction are achieved. It is an object of the present invention to provide a document management system in which an image forming apparatus capable of performing balanced output is used as an output device.
[0014]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve the above object, the present invention provides an image forming apparatus comprising a network, an information processing apparatus connected thereto, and document management software which operates on the information processing apparatus and collectively manages a plurality of document data. In the document management system using the document management software as an output device, the document management software manages a distributed printing printer group including the plurality of image forming apparatuses connected to the network, and performs printing via a dialogue unit with a user. Receiving input of document data information to be printed, a required number of print copies, and the number of allocated copies each of which is to be printed by the plurality of image forming apparatuses, and controls the plurality of image forming apparatuses to print the respective number of allocated copies. ing.
[0015]
Further, in the present invention, in the above configuration, the distributed printing printer group is a color distributed printing group composed of color image forming apparatuses, and a color / black and white composed of a color image forming apparatus and a monochrome image forming apparatus. There is a mixed distributed printing group and a black and white distributed printing group including a black and white image forming apparatus. The document management software analyzes all the document data to be printed in advance, thereby all pages of the document data to be printed. When the color is a color, the group for color distributed printing is selected. When some pages of the document data to be printed are color, the group for color / monochrome mixed distributed printing is selected and the printing is performed. If all pages of the document data are monochrome, the group for monochrome distributed printing is selected.
[0016]
Further, the present invention provides a document having an image forming apparatus as an output device, comprising a network, an information processing apparatus connected to the network, and document management software operating on the information processing apparatus to collectively manage a plurality of document data. In the management system, the document management software manages a plurality of image forming apparatuses connected to the network, and receives input of document data information to be printed and a required number of print copies through a dialogue section with a user, The total time of the printing time excluding the image processing time of the document data to be printed by each image forming apparatus and the print image processing time of the document data to be printed by the image forming apparatus and the corresponding printer driver is the shortest. The configuration is such that one image forming apparatus is selected and printing is performed.
[0017]
In this configuration, the plurality of image forming apparatuses include a color image forming apparatus and a black-and-white image forming apparatus, and the document management software receives an input of color or black-and-white printing through a dialogue with the user, and In the case of printing, the printing time excluding the image processing time of the document data to be printed by each of the color image forming apparatuses, and the printing image processing time of the document data to be printed by the color image forming apparatus and the corresponding printer driver In the case of black and white printing, one color image forming apparatus that minimizes the total time is selected and printing is performed. In the case of monochrome printing, the printing time excluding the image processing time of the document data to be printed by each of the black and white image forming apparatuses is , The total time of the print image processing time of the document data to be printed by the monochrome image forming apparatus and the corresponding printer driver. Select one black-and-white image forming apparatus according to the shortest by executing the printing.
[0018]
The present invention provides a document management system including an image forming apparatus as an output apparatus, comprising a network, an information processing apparatus connected to the network, and document management software operating on the information processing apparatus to collectively manage a plurality of document data. Wherein the document management software manages a plurality of image forming apparatuses connected to the network, and receives input of document data information to be printed, a required number of print copies, and an image quality mode via a dialogue section with a user. The toner cost based on the toner coverage of the document data to be printed is calculated for each of the plurality of image forming apparatuses, and one of the image forming apparatuses for which the lowest toner cost is calculated is selected and printing is performed. is there.
[0019]
In the above-described configuration, in the image forming apparatus in which the selected lowest toner cost is calculated, the document management software uses an image quality mode other than the image quality mode input through the interactive unit. A toner cost is calculated, and when the toner cost is lower than the toner cost in the input image quality mode, the recommended image quality mode is displayed on the dialogue section to urge the user to change the image quality mode.
[0020]
According to another aspect of the present invention, there is provided a document having an image forming apparatus as an output apparatus, comprising a network, an information processing apparatus connected thereto, and document management software which operates on the information processing apparatus and collectively manages a plurality of document data. In the management system, the document management software manages a plurality of image forming apparatuses connected to the network, and inputs document data information to be printed, a required number of print copies, and an image quality mode via a dialogue section with a user. And the total time of the printing time excluding the image processing time of the document data to be printed by each image forming apparatus and the print image processing time of the document data to be printed by the image forming apparatus and the corresponding printer driver. The user, via the dialogue unit, calculates and calculates the toner cost based on the toner coverage of the document data to be printed. By notifying to the user it is configured to select an image forming apparatus for printing the document data.
[0021]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, the present invention will be described in detail with reference to FIGS. FIG. 1 is a schematic diagram illustrating a plurality of personal computers (hereinafter, personal computers), which are information processing apparatuses connected to a network, and an image forming apparatus (hereinafter, printer) having a printer function. Reference numerals 1a to 1f denote personal computers, 3a to 3f denote printers of different models, and 4 denotes a network. In this example, any one of the plurality of personal computers 1a to 1f is configured to be able to print out to all the printers 3a to 3f via the network 4.
[0022]
Further, the document management software 2 is installed in each of the personal computers 1a to 1f. When the document data is printed out from the document management software 2 while the document management software 2 is operating, the print data is stored in the document management software. The software 2 is transferred to the printer drivers of the printers 3a to 3f via a print interface unit to be described later.
[0023]
FIG. 2 is an example of a display screen of the document management software 2 and shows a document management screen 10 displaying a preview of a document to be operated, a printer operating on a network, operation buttons (icons), and the like. . In the document management software 2, documents to be operated are displayed in a document display selection window 11 in a preview format or a thumbnail format, and a document to be operated is selected, and creation, editing, and other operations are performed in a command menu. Alternatively, the selection can be performed on a dedicated screen (not shown) by selecting with an operation button. In the printer display window 12, printers registered in advance as groups and operating on the network are grouped and displayed. The operability at the time of printing is also taken into consideration. When a printing operation is performed on the document management screen 10, a document to be printed is selected on the document display selection window 11 using a mouse or the like, and the printer display window 12 is selected. Printing can also be performed easily by dragging and dropping the icon on the printer or printer group icon displayed in the printer.
[0024]
Next, the configuration of the document management software 2 will be briefly described with reference to FIG. FIG. 3 is a block diagram schematically illustrating a configuration related to an input / output interface of the document management software 2. The document management software 2 includes a document management core program 21 constituting a basic part related to document management, an input interface unit 22, and an output interface unit 23. Other parts and components not directly related to the present invention are illustrated in FIG. It is not shown and its description is omitted.
[0025]
The input interface unit 22 includes, for example, a scanner interface 22a, a digital camera interface 22b, and the like. The input interface unit 22 includes, for example, a scanner driver 24a and a digital camera driver 24b included in the input driver group 24. Performs control and data exchange. The output interface unit 23 includes, for example, a printer interface 23a, a fax interface 23b, and the like. The output interface unit 23 controls the output device and outputs data via printer drivers 25a to 25f and a fax driver 25g included in the output driver group 25, respectively. Exchange. The printer drivers 25a to 25f are printer drivers corresponding to the printers 3a to 3f shown in FIGS.
[0026]
In the configuration shown in FIG. 3, the operation related to the print output and the transfer of the print data in the document management software 2 are performed once between the document management software 2 and the printer drivers 25a to 25f via the printer interface 23a. Will be. As described above, when a document is printed by a plurality of printers or any one of the printers via the printer interface 23a, control is performed so that printing according to the performance and function of each printer can be performed as described later. Or alert the user. Further, the necessity of modifying the printer drivers 25a to 25f is reduced, and the existing printer driver can be used as it is.
[0027]
Next, a case where a document is printed using the document management software 2 shown in FIG. 3 will be schematically described with reference to FIGS. FIG. 4 is a main flowchart showing a schematic operation of the printer interface 23a when a document is selected and printed by the document management software 2. FIG. 5 is a sub-flowchart showing a flow of distributed printing by a plurality of printers, FIG. 6 is a sub-flowchart showing a flow when a printer that completes a printing operation in the shortest time is selected, and FIG. And FIG. 8 is a sub-flowchart showing a flow when a printer having the balance between printing time and economy is selected. FIG. 9 shows a setting screen for distributing the number of copies by a plurality of printers when performing distributed printing.
[0028]
First, a printing operation is started in S1 (step 1) of FIG. In S2, a document to be printed is selected from the document display selection window 11 of the document management screen 10 or a menu (see FIG. 2), and printing is started. Next, as shown in S3, the range of pages to be printed, the number of copies, whether or not to print a color document in color, the reduction ratio in the case of reduced printing, and the aggregate printing (reduction of a plurality of pages to one sheet). The user inputs or selects and inputs the type (function not to perform collective printing, 2in1, 4in1, etc.), image quality mode (draft printing, change of resolution, smoothing, black replacement mode, continuous tone mode, etc.) on the screen. The items to be input or selected in S3 are a part of the items to be input on the input screen of the printer driver in the related art. In this manner, the printer interface 23a of the document management software 2 (see FIG. ) Can provide the user with various advantages related to printing according to the present invention.
[0029]
Next, in S4, a print function to be executed is selected and input. In the present embodiment, 1) a distributed printing function that performs distributed processing by a plurality of printers connected to a network and performs a printing operation in a short time when printing a document including one or more pages in a large number of copies; A high-speed printing function that detects one printer capable of printing the document to be printed in the earliest time and performs a printing operation after selecting the printer; and 3) economical printing of the document to be printed. The printer names are sorted in the order of economy, that is, in the order of the lowest cost of the toner consumed in all the pages to be printed, and the overall average of the toner coverage (the ratio of the toner image area to the total printing area) of all the pages to be printed. And the cost is arranged, the user is allowed to select and input a printer name, and printing is performed with the selected printer. At the same time, the printer names that can be printed are displayed in that order, and at the same time, the cost of the toner consumed in all the pages to be printed is displayed together with the printer names as described in item 3 above. And a high-speed and economy printing function for performing printing with a printer selected and input by judging the balance between the two.
[0030]
When a necessary printer is selected through the processes of the subroutines Sub1 to Sub4 by the function selected and input in S4, the data of the item input or selected and input in S3 is originally because the printer driver controls the printer. , The data is automatically passed to the selected printer in S5. In S6, there is an inquiry as to whether or not other settings are necessary for the function provided by the printer driver. If necessary, enter in S7 and do not enter S8. Is started.
[0031]
Next, FIG. 5 shows the flow of processing of Sub 10 when the distributed printing function is selected in S4 of FIG. If a large number of copies are printed by one printer, the load on the printer increases, but the printing speed does not change, and the printing time greatly increases. In addition, the capacity of the paper discharge unit of the printer is limited, and when printing a large amount at a time, the paper printed on the paper discharge unit does not fit and overflows. Furthermore, since one printer is occupied for a long time, other users cannot use it for a long time. Such a problem is solved by performing distributed printing simultaneously using a plurality of printers.
[0032]
When the flow proceeds to S10 of Sub10, in S11, a question for selecting a group of a plurality of printers for performing distributed printing is performed. If one or a plurality of printer groups for distributed printing are set in advance in the document management software 2, the registered printer group is used. If no group is registered or if you want to use any number of printers only for the current distributed printing, select Use Any Printer. In that case, the process branches to S14-4 to allow the user to select a plurality of arbitrary printers. If it is determined in step S11 that the registered printer group is to be used, the process proceeds to step S12. Then, since there is an inquiry as to whether or not to perform color printing in S12, "yes" or "no" is input.
[0033]
If the user selects not to perform color printing in S12, the process branches to S14-3, and a registered black-and-white printer group is automatically selected. When color printing is selected in S12, in S13, the document management software 2 determines whether or not the document data to be printed includes color information. , The registered color printer group is automatically selected in S14-1. If color pages and black and white pages are mixed in the document data, a registered color printer / black and white printer mixed group is automatically selected in S14-2. If color printing is specified in S12 but there is no color page in the document data, a registered monochrome printer group is automatically selected in S14-3. Although not shown in the flowchart, if the necessary printer group does not exist in S14-1, S14-2, or S14-3, the flow is interrupted with a warning and the printer group provided by the document management software 2 is stopped. The process may return to a registration menu (not shown), or may branch to S14-4 so that the user can select a plurality of arbitrary printers for which the printing is to be distributed.
[0034]
When the necessary printer group is selected automatically or manually as described above, a print copy distribution setting screen 15 (see FIG. 9) is displayed in S15 for the printers in the group. In this case, in FIG. 9, the value input in S3 of FIG. 4 is displayed in the print copy number column 16, so there is no need to input it again, but it is possible to change it. In the example shown in FIG. 9, since three printers form one group, the slide bar 17 is moved for an arbitrary number of copies for each printer, the number of copies is directly input or the up / down arrow 18 is displayed. Can be set to increase or decrease. After the setting is completed, the process exits Sub10 in S16 and shifts to S5 in FIG.
[0035]
In the distributed printing, as described above, the most suitable group is automatically selected from the pre-registered printer groups in accordance with the color information of the document data, so that a printing error is less likely to occur. . Furthermore, since a plurality of arbitrary printers can be selected, detailed settings can be made according to printing needs.
[0036]
Next, a process in S4 in FIG. 4 when high-speed printing is desired to be performed by one printer will be described based on Sub 20 in FIG. In S21, the process of Sub20 that branches to S20 inquires whether to perform color printing. If color printing is not to be performed, a black and white printer is selected in step S22-1 in which the image processing time and printing speed predicted from the document data to be printed are the fastest. In the case of performing color printing, in S22-2, a color printer which has the fastest image processing time and printing speed predicted from the document data to be printed is selected. Thereafter, the process ends in S23, and returns to S5 in FIG.
[0037]
Here, what is important is that a printer having a large print speed, for example, a large number of prints per minute is not necessarily selected in S22-1 and S22-2. When printing document data, the printer driver processes the image and sends the print data to the printer.Then, the final image processing is performed by the control unit inside the printer, and the final data is sent to the image forming unit of the printer. Printed. For this reason, for example, in the case of printing a small number of sheets, it is not always the case that the time required to complete the printing by the printer of 20 sheets / minute is shorter than that of the printer of 10 sheets / minute. In the document management software 2 according to the present invention, the image processing time of the connected printer is predicted, and further, the total printing time is predicted and calculated in consideration of the printing speed of the printer. A printer with a short printing time including the selected printing time is selected.
[0038]
Next, a process of performing economy printing in S4 of FIG. 4 will be described based on Sub30 of FIG. The process branched to S30 inquires of the user whether to print in color in S31. In the case of printing in black and white, in S32-1, the toner cost when each of the connected black and white printers is used is calculated based on the toner coverage of the document data. In the case of printing in color, in S32-2, the toner cost when each of the connected color printers is used is calculated based on the toner coverage of each color of the document data.
[0039]
In S33, the printer name, the toner coverage for the document data to be printed, and the toner cost by the printer are displayed in ascending order of the toner cost calculated as described above. Since the user knows which printer can perform printing with a low toner cost, the user selects a necessary printer in S34 from the printer information displayed as described above in S34. In this case, the document management software 2 may automatically select the lowest cost printer. In S35, the printer selected as described above is finally selected as a printer for printing.
[0040]
Next, in S36, based on the printer selected as described above, the toner cost when an image quality mode other than the image quality mode selected and input in S3 of FIG. 4 is used is calculated, and the image quality mode which is not selected is calculated. If the toner cost is lower than the selected image quality mode, the image quality mode is displayed as the recommended image quality mode together with the toner cost. The user considers whether to print in an image quality mode with a lower toner cost. If the image quality mode is not changed in S37, the process proceeds to S39, the Sub 30 ends, and the process returns to S5 in FIG. When changing the image quality mode, the document management software 2 replaces the data of the image quality mode selected and input in S4 of FIG. 4 with the data of the image quality mode changed in S37, and proceeds to S39. It returns to S5.
[0041]
Next, a process for performing high-speed & economy printing in S4 of FIG. 4 will be described based on Sub 40 of FIG. The process branched to S40 inquires of the user whether to print in color in S41. In the case of printing in black and white, in S42-1 the printing time described in S22-1 in FIG. 6 and the toner cost described in S32-1 in FIG. Are displayed together with the printer name in the order of the shortest printing time in S43. In the case of printing in color, in S42-2, the printing time described in S22-2 of FIG. 6 and the toner cost described in S32-2 of FIG. Are displayed together with the printer name in the order of the shortest printing time in S43.
[0042]
By doing so, the user can determine which printer can be used to print in a short time and at a low toner cost. Therefore, the user selects a necessary printer from the displayed printer information in S44. In this case, a point may be added to each of the printing time and the toner cost, and the document management software 2 may automatically select a printer whose sum of the two points is the most ideal value. Thus, the printer selected in S45 is finally selected as a printer for printing, and in S45, the process returns to S5 in FIG.
[0043]
The calculation of the toner coverage described in Sub 30 and Sub 40 is performed by the document management software 2 counting the number of pixels (black in the case of black and white) of each color of the image of the document data to be printed. The ratio of the counted number of pixels to the total number of pixels in the area is the toner coverage. Further, the toner cost can be calculated from toner consumption information provided by the maker of each printer and the cost for the amount of toner obtained by the user. By inputting the information into the document management software 2 in advance, the toner cost for a predetermined toner coverage can be The toner cost can be calculated.
[0044]
Further, the calculation of the toner coverage described in the above-described Sub 30 and Sub 40 is performed in the case where the corresponding printer uses a cartridge in which a developing device including a toner and a photoconductor are integrated, instead of the toner. What is necessary is just to set the cost of the cartridge corresponding to the rate.
[0045]
So far, a printer has been described as an example of an image forming apparatus. However, even in a copier, a facsimile, or a multifunction machine that operates in a similar manner to a printer by installing a printer controller inside or outside, a printer driver is also used. It goes without saying that the present invention described so far can be implemented as long as is used.
[0046]
【The invention's effect】
In the present invention, the document management software manages a distributed printing printer group including a plurality of image forming apparatuses connected to a network, and outputs document data information to be printed via a dialogue section with a user and a required number of print copies. When a plurality of image forming apparatuses individually receive an input of the number of copies to be printed, and the plurality of image forming apparatuses are controlled to perform printing of the respective number of copies, when printing a large number of copies, the printing time is greatly reduced. Is shortened to Also, the capacity of the paper output unit of the printer is limited, and when printing a large amount at a time, the paper printed on the paper output unit may not fit and may overflow. The possibilities can be made very small. Furthermore, an excellent effect that one printer is not occupied for a long time can be obtained.
[0047]
Further, according to the present invention, since the document management software can determine in advance whether each page of the document data to be printed is composed of color, there is an error in printing a color page with a monochrome printer or a monochrome page with a color printer. And unnecessary cost due to misprinting can be suppressed.
[0048]
Further, in the present invention, the document management software manages a plurality of image forming apparatuses connected to a network, receives document data information to be printed via a dialogue section with a user, and inputs required number of print copies. One image that minimizes the total time of the printing time excluding the image processing time of the document data to be printed by each forming apparatus and the print image processing time of the document data to be printed by the image forming apparatus and the corresponding printer driver Since the printing is executed by selecting the forming apparatus, it is possible to select one printer in which the sum of the image processing time and the actual printing time is the fastest, thereby saving the printing time and occupying the printer. Time can be minimized. Furthermore, by selecting color printing or black-and-white printing in advance, the selection of the fastest printer is automatically performed by a color printer or a black-and-white printer, so that unnecessary costs due to erroneous printing can be suppressed.
[0049]
In the present invention, the document management software manages a plurality of image forming apparatuses connected to the network, and inputs document data information to be printed via a dialogue section with a user, a required number of print copies, and an image quality mode. Then, the toner cost based on the toner coverage of the document data to be printed is calculated for each of the plurality of image forming apparatuses, and one of the image forming apparatuses for which the lowest toner cost is calculated is selected and printing is performed. Since the document management software selects the printer with the lowest toner cost without the user being aware of the cost of the toner for each printer, the cost can be significantly reduced.
[0050]
Further, in the above configuration, the document management software recommends another image quality mode that can newly reduce the toner cost to the user, so that the user can always pay attention to the toner cost and simultaneously update the toner cost. Toner cost can be reduced.
[0051]
In the present invention, the document management software manages a plurality of image forming apparatuses connected to a network, and inputs document data information to be printed via a dialogue section with a user, a required number of print copies, and an image quality mode. Calculating the total time of the printing time excluding the image processing time of the document data to be printed by each image forming apparatus and the print image processing time of the document data to be printed by the image forming apparatus and the corresponding printer driver; By notifying the user via the dialogue section together with the toner cost calculated based on the toner coverage of the document data to be printed, the user can select an image forming apparatus to print the document data. Therefore, it is possible to pay attention to the toner cost even when the printing time is prioritized. It is possible to execute printing that combines and between the low toner costs.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a schematic diagram showing a plurality of personal computers as information processing apparatuses connected to a network and an image forming apparatus having a printer function.
FIG. 2 is an example of a display screen of the document management software, showing a preview of a document to be operated, a printer operating on a network, and a document management screen for displaying operation buttons and the like.
FIG. 3 is a block diagram schematically illustrating a configuration related to an input / output interface of the document management software.
FIG. 4 is a main flowchart showing a schematic operation of a printer interface when a document is selected and printed by document management software.
FIG. 5 is a sub-flowchart showing a flow of distributed printing by a plurality of printers.
FIG. 6 is a sub-flowchart showing a flow when a printer that completes a printing operation in the shortest time is selected.
FIG. 7 is a sub-flowchart showing a flow when a printer that prints most economically is selected from a plurality of printers.
FIG. 8 is a sub-flowchart showing a flow when a printer having a balance between printing time and economy is selected.
FIG. 9 is a setting screen for distributing the number of copies by a plurality of printers when performing distributed printing.
[Explanation of symbols]
1a-1f Personal computer
2 Document management software
3a-3f printer
10. Document management screen
11 Document display selection window
12 Printer display window
15 Sorting setting screen
16 Copies column
17 Slide bar
18 Up / Down Arrow
21 Document Management Core Program
22 Input interface
22a Scanner interface
22b Digital camera interface
23 Output interface
23a Printer interface
23b Fax interface
24a scanner driver
24b digital camera driver
24 input driver group
25 output driver group
25a-25f printer driver
25g fax driver