JP2004038886A - 会議資料配付支援システム、会議資料配付支援プログラムおよび会議資料配付支援プログラムが格納された記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】実際の会議出席者数を正確に把握することができる会議資料配付支援システムを提供することである。
【解決手段】センサは、人の入室を感知する（Ｓ１１）。管理サーバは、会議出席者認識プログラムを起動し（Ｓ１２）、機器ＩＤデータ検知指示コマンドをセンサへ送信する（Ｓ１３）。センサは、機器ＩＤを検知する（Ｓ１４）。管理サーバは、機器ＩＤリストを読み出し（Ｓ１５）、機器ＩＤ検知結果とを照合し社員番号を特定する（Ｓ１６）。会議出席予定者リストを読み出し（Ｓ１７）リストに社員番号が存在するか否かを判断する（Ｓ１８）。存在した場合（Ｓ１８；Ｙ）、入室履歴の存在の有無を判断する（Ｓ１９）。履歴が存在しない場合（Ｓ１９：Ｎ）、管理サーバは会議資料データを取得し（Ｓ２０）、データをプリンタに送信する。プリンタは印刷処理を実行し（Ｓ２１）、処理を終了する。
【選択図】　図３

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、会議の出席者に配付する資料を必要数のみ印刷することを可能にする会議資料配付支援システム、会議資料配付支援プログラムおよび会議資料配付支援プログラムが格納された記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
一般に、会議の出席者に配付される会議資料は、事前に会議の出席者数を予想し、その人数分を準備するものである。その際、会議の主催者は、予想人数分より若干余分の資料を用意することがある。しかし、実際の会議の出席者数が予想通り、あるいは、予想人数より少なかった場合などには、準備した会議資料が余り、無駄になってしまう。
一方、会議主催者の予想より多くの出席者があった場合には、新たに会議資料を作成する必要が生じてしまう。そのため、会議を中断せざるを得ないなどの支障をきたすおそれがある。
【０００３】
ところで、ビジネスマンには、予期しない来客によるスケジュール変更などが起こる場合が往々にしてある。また、臨時会議のように予定外に開かれる会議では、出席者数を事前に把握する時間の余裕がないことがある。そのため、会議の主催者にとって、実際に会議に出席する人数を正確に把握することは大変困難な作業となってしまう。
従来、上述したような会議資料配付における不都合を回避するために、会議を行う各部屋にプリンタ装置を設置し、会議の出席者が会議室に入室するごとに資料の印刷を行っていた。具体的には、会議の出席者が会議室に入室したことを確認した上で、会議資料配付の担当者がＰＣ（パーソナル・コンピュータ）から予め作成しておいた会議資料の印刷指示を出し、会議室に設置されているプリンタ装置において印刷を実行していた。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、このように出席者の入室を確認して会議資料を作成する方法を用いると、無駄な会議資料の作成をすることはないが、出席者の入室の都度、印刷指示を出さなければならないため、会議資料の配付作業が大変手間のかかるものになっていた。
そこで、本発明の目的は、センサを用いて会議出席者の認識を行い、実際の会議出席者数を把握することにより、不要な会議資料を作成することなく、会議資料の配付作業における負担を軽減することができる会議資料配付支援システム、会議資料配付支援プログラムおよび会議資料配付支援プログラムが格納された記憶媒体を提供することである。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
請求項１記載の発明では、印刷機能を有する画像形成装置と、所定の機器に付与されている固有の識別子を認識する機能を有する近接検知装置と、前記画像形成装置および前記近接検知装置とネットワーク接続が可能なホスト装置と、から構成される会議資料配付支援システムにおいて、前記近接検知装置において認識された前記識別子の情報を受信する識別子受信手段と、前記識別子受信手段により受信された前記識別子の情報に基づいて、前記識別子が付与されている機器の所持者を特定する所持者特定手段と、前記所持者特定手段により特定された前記所持者が当該会議の出席者であるか否かを判断する判断手段と、前記判断手段により前記所持者が当該会議の出席者であると判断された場合、前記画像形成装置に当該会議の会議資料の印刷指示を出す印刷指示手段と、を備え、前記画像形成装置は、前記印刷指示手段により出された前記印刷指示を受け、所定の場所に格納されている当該会議の会議資料のデータを取得して印刷処理を実行することにより前記目的を達成する。
【０００６】
請求項２記載の発明では、請求項１記載の発明において、前記画像形成装置は、所定の内容の通知を音声で行う音声通知手段を備え、前記音声通知手段は、前記印刷処理の終了後に、当該会議の会議資料の印刷が終了したことを通知することにより前記目的を達成する。
請求項３記載の発明では、請求項１または請求項２記載の発明において、前記近接検知装置を前記画像形成装置に内蔵することにより前記目的を達成する。
【０００７】
請求項４記載の発明では、同一ネットワーク上に接続されている近接検知装置において認識された、所定の機器に付与されている固有の識別子の情報を受信する識別子受信機能と、前記識別子受信機能により受信された前記識別子の情報に基づいて、前記識別子が付与されている機器の所持者を特定する所持者特定機能と、前記所持者特定機能により特定された前記所持者が当該会議の出席者であるか否かを判断する判断機能と、前記判断機能により前記所持者が当該会議の出席者であると判断された場合、同一ネットワーク上に接続されている画像形成装置に当該会議の会議資料の印刷指示を出す印刷指示機能と、をコンピュータに実現させることにより前記目的を達成する。
【０００８】
請求項５記載の発明では、同一ネットワーク上に接続されている近接検知装置において認識された、所定の機器に付与されている固有の識別子の情報を受信する識別子受信機能と、前記識別子受信機能により受信された前記識別子の情報に基づいて、前記識別子が付与されている機器の所持者を特定する所持者特定機能と、前記所持者特定機能により特定された前記所持者が当該会議の出席者であるか否かを判断する判断機能と、前記判断機能により前記所持者が当該会議の出席者であると判断された場合、同一ネットワーク上に接続されている画像形成装置に当該会議の会議資料の印刷指示を出す印刷指示機能と、をコンピュータに実現させる会議資料配付支援プログラムを記憶媒体に格納することにより前記目的を達成する。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の会議資料配付支援システムにおける好適な実施の形態について、図１から図５を参照して詳細に説明する。
図１は、本実施の形態に係る会議資料配付支援システムの概略構成を示した図である。
図１に示すように、会議資料配付支援システムは、近接センサ１０１、プリンタ装置１０２、データサーバ１０３および管理サーバ１０４からなり、各々がＬＡＮ（ローカル・エリア・ネットワーク）１０５を介して接続されている。
なお、本実施の形態に係る会議資料配付支援システムは、会議室において会議が行われる場合を例に説明を行う。そのため、近接センサ１０１およびプリンタ装置１０２が会議室にのみ配置されているが、会議を行うことができる場所が複数存在するような場合においては、近接センサ１０１およびプリンタ装置１０２を各場所に配置するようにしてもよい。
【００１０】
また、本実施の形態に係る会議資料配付支援システムでは、会議の出席者は、ＩＤ（識別子）を特定することができる機器を所持していることを前提としている。このような機器には、例えば、固有のＩＤが付与されているＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（ブルー・トゥース）（商標）搭載のＰＤＡ（携帯情報端末）などがある。このＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（商標）とは、移動電話機やＰＣ、その他のポータブル機器の間をつなぐ、低価格の短距離無線伝送技術であり、２．４ＧＨｚのＩＳＭ（Ｉｎｄｕｓｔｒｉａｌ、Ｓｃｉｅｎｔｉｆｉｃ　ａｎｄ　Ｍｅｄｉｃａｌ）帯域を使用する。一般に、１０ｍ以内の距離にある他のデバイスにデータを伝達するのに適している。
【００１１】
次に、会議資料配付支援システムを構成する近接センサ１０１、プリンタ装置１０２、データサーバ１０３および管理サーバ１０４について説明する。
近接センサ１０１は、会議室の出入口に付設されている近接検知装置であり、出入口を通過した人が所持する機器のＩＤを認識する機能を有している。この機器のＩＤを認識する機能には、例えば、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（商標）搭載機器の位置情報認識サービスで使用されるＬｏｃａｌ　Ｐｏｓｉｔｉｏｎｉｎｇ　Ｐｒｏｆｉｌｅ（ローカル・ポジショニング・プロファイル）などの規格を使用したものがある。なお、プロファイルとは、相互接続を可能にするための互換性を確保するプロトコル（通信規約）の詳細について定義したものである。
【００１２】
プリンタ装置１０２は、ネットワーク接続が可能な画像形成装置であり、会議室に設置されている。なお、このプリンタ装置１０２は、プリンタ機能を有する複合機を使用するようにしてもよい。また、プリンタ装置１０２は、会議資料の配付を速やかに行うことを考慮して会議室に設置されているが、このプリンタ装置１０２は任意に設置場所を決定することができ、会議室内に限定されるものではない。
データサーバ１０３は、ネットワークに接続されている装置との間でデータを共有するために設けられているファイル・サーバである。このデータサーバ１０３に会議資料のデータが格納されている。
管理サーバ１０４は、会議出席者を管理するサーバであり、会議資料配付支援システムにおける全ての機能を集中的に管理するホスト装置の役割を果たす。
本実施形態においては、近接センサ１０１、プリンタ装置１０２、データサーバ１０３および管理サーバ１０４が、互いにＬＡＮ１０５を介して各種データを送受信するようになっているが、データの送受信が可能なネットワークであれば、ＬＡＮ１０５に限られるものではなく、キャプテンシステム、ＷＡＮ（ワイド・エリア・ネットワーク）などを用いてもよい。
【００１３】
図２は、管理サーバ１０４の構成を示したブロック図である。
図２に示すように管理サーバ１０４は、ＣＰＵ（中央演算処理装置）１０４１、ＲＯＭ（リード・オンリ・メモリ）１０４２、ＲＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）１０４３、入力装置１０４４、記憶装置１０４５、記憶媒体駆動装置１０４６および通信制御部１０４７からなり、各々がバスライン１０４８を介して接続されている。
次に、管理サーバ１０４を構成するＣＰＵ１０４１、ＲＯＭ１０４２、ＲＡＭ１０４３、入力装置１０４４、記憶装置１０４５、記憶媒体駆動装置１０４６および通信制御部１０４７について説明する。
【００１４】
ＣＰＵ１０４１は、ＲＯＭ１０４２に格納されている各種プログラムに基づいて演算処理や制御を行う中央演算処理装置である。
ＲＯＭ１０４２は、ＣＰＵ１０４１が演算や制御を行うための各種プログラム、データおよびパラメータなどを格納した読み出し専用メモリである。ＣＰＵ１０４１は、ＲＯＭ１０４２からプログラムやデータ、パラメータなどを読み込むことはできるが、これらを書き換えたり消去したりすることはできない。
【００１５】
ＲＡＭ１０４３は、ＣＰＵ１０４１にワーキングメモリとして使用されるデータの書き込みおよび読み出しが可能なメモリである。ＣＰＵ１０４１は、ＲＡＭ１０４３にプログラムやデータなどを書き込んだり消去したりすることができる。
入力装置１０４４は、キーボードやマウスなどの装置から構成され、これらの装置から管理サーバ１０４へコマンド（実行命令）やデータが入力される。キーボードは、カナや英文字などを入力するためのキーや数字を入力するためのテンキー、各種機能キー、カーソルキーおよびその他のキーによって構成されている。
【００１６】
記憶装置１０４５は、読み書き可能な記憶媒体と、その記憶媒体に対してプログラムやデータを読み書きするための駆動装置によって構成されている。記憶媒体として主にハードディスクが使用されるが、その他に、例えば、光磁気ディスク、磁気ディスク、半導体メモリなどの他の読み書き可能な記憶媒体によって構成することも可能である。
記憶媒体駆動装置１０４６は、着脱可能な記憶媒体を駆動してデータの読み書きを行うための駆動装置である。着脱可能な記憶媒体としては、例えば、光磁気ディスク、磁気ディスク、磁気テープ、半導体メモリ、データをパンチした紙テープ、ＣＤ−ＲＯＭなどがある。
通信制御部１０４７は、ＬＡＮ１０５に接続され、このＬＡＮ１０５を介して接続されているデータサーバ１０３から会議資料のデータを取得したり、また、プリンタ装置１０２に対して印刷指令を送信したりすることができる。この通信制御部１０４７は、ＣＰＵ１０４１によって制御され、例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（インターネット標準プロトコル）などの所定のプロトコルに従って信号およびデータの送受信を行う。
【００１７】
次に、このように構成された会議資料配付支援システムにおける動作について説明する。
図３は、本実施の形態に係る会議資料配付支援システムにおける会議資料配付支援処理の手順について示したフローチャートである。
ここでは、会議室で行われる会議に使用する会議資料を、会議の出席者に配付することを支援する方法の説明を行う。
まず、人が入り口から会議室へ入室すると、近接センサ１０１は、内蔵されている人体感知機能により人が会議室へ入室したことを感知し（ステップ１１）、ＬＡＮ１０５を介して人体感知信号を管理サーバ１０４へ送信する。
【００１８】
次に、管理サーバ１０４が近接センサ１０１から転送された人体感知信号を受信すると、ＣＰＵ１０４１は、ＲＯＭ１０４２に格納されている会議出席者認識プログラムを起動させる（ステップ１２）。
会議出席者認識プログラムが起動すると、ＣＰＵ１０４１は、ＬＡＮ１０５を介して、近接センサ１０１で感知した人の所持する機器のＩＤを検知する機器ＩＤデータ検知指示を示したコマンドを近接センサ１０１に送信する（ステップ１３）。
近接センサ１０１は、機器ＩＤデータ検知指示のコマンドを受信すると、受信したコマンドに従って感知した人の所持する機器のＩＤを検知し（ステップ１４）、この機器ＩＤ検知結果を管理サーバ１０４へ送信する。
【００１９】
そして、管理サーバ１０４が機器ＩＤ検知結果を受信すると、ＣＰＵ１０４１は、記憶装置１０４５に格納されている機器ＩＤリストを読み出す（ステップ１５）。
ここで、図４に機器ＩＤリストの一例を示す。機器ＩＤリストは、固有の機器ＩＤと当該機器を所持する社員の社員番号との対応を機器の種別ごとに示している。例えば、図４に示すように、機器ＩＤ「Ａ１２３４５６」のＰＤＡを社員番号「０１１５」の社員が所持していることがわかる。なお、本実施例においては、社員番号を本人のＩＤとして用いる。
ＣＰＵ１０４１は、この機器ＩＤリストと機器ＩＤ検知結果とを照合して入室した社員の社員番号（本人のＩＤ）を特定する（ステップ１６）。
【００２０】
次に、ＣＰＵ１０４１は、記憶装置１０４５に格納されている会議出席予定者リストを読み出す（ステップ１７）。ここで、図５に会議出席予定者リストの一例を示す。会議出席予定者リストは、当該会議の出席予定者の情報を示している。
ＣＰＵ１０４１は、特定された社員番号の社員が当該会議の出席予定者であるか否かを、会議出席予定者リストを参照して判断する（ステップ１８）。
特定された社員番号が会議出席予定者リストに存在した場合、この社員番号の社員は当該会議の出席予定者であると判断する（ステップ１８；Ｙ）。そして、この社員番号の社員が、会議出席者認識プログラムが起動されてから現時点までに近接センサ１０１で感知されているか否かを、ＲＡＭ１０４３の履歴データを参照して判断する（ステップ１９）。
【００２１】
この社員番号の社員の入室履歴がＲＡＭ１０４３の履歴データに存在しない場合（ステップ１９：Ｎ）、この社員の入室は１度目であると判断する。
そして、ＣＰＵ１０４１は、ＬＡＮ１０５を介して、データサーバ１０３から当該会議で使用する会議資料のデータを取得し（ステップ２０）、取得した会議資料のデータを印刷指示のコマンドに添付して、プリンタ装置１０２に送信する。印刷指示のコマンドを受信したプリンタ装置１０２は、添付されている会議資料データの印刷処理を実行し（ステップ２１）、処理を終了する。なお、印刷処理が終了した際には、プリンタ装置１０２に備えられている音声通知機能（図示せず）を用いて、会議資料が作成されたことを会議出席者にアナウンスすることも可能である。
【００２２】
一方、特定された社員番号が会議出席予定者リストに存在しない場合、この社員番号の社員は当該会議の出席予定者でないと判断し（ステップ１８；Ｎ）、そのまま処理を終了する。会議出席者でない社員への会議資料の配付は不要であるため、会議資料の印刷処理は行わない。
また、社員番号の社員の入室履歴がＲＡＭ１０４３の履歴データに存在する場合（ステップ１９：Ｙ）、この社員の入室は２度目以降であると判断し、そのまま処理を終了する。ここで感知された社員へ配付する会議資料の印刷処理は、１度目の入室を感知したときに終了しているため、再度、会議資料の印刷処理を行うことは不要になる。
【００２３】
本実施の形態において、管理サーバ１０４は、プリンタ装置１０２に会議資料の印刷指示を出す際に、データサーバ１０３から会議資料のデータを取得し、取得した会議資料のデータを印刷指示のコマンドに添付するようにしているが、データサーバ１０３から会議資料のデータのアドレスを取得し、このアドレスを印刷指示のコマンドに添付するようにしてもよい。この場合、印刷指示のコマンドを受信したプリンタ装置１０２は、コマンドに添付されているアドレスの示す会議資料のデータをデータサーバ１０３から取得して印刷処理を行う。
また、予め会議資料のデータをプリンタ装置１０２に内蔵されている記憶部（図示せず）に格納しておくようにしてもよい。
【００２４】
本実施の形態では、近接センサ１０１を用いて会議出席者の社員番号の特定を行っているが、ＬＡＮ１０５に接続されたＩＤカードリーダを会議室の入り口に配置し、会議出席者に本人のＩＤカードをＩＤカードリーダに読み取らせて社員番号の特定を行うようにしてもよい。このほか、近接センサ１０１に生体認証機能を備えて、直接入室する社員の社員番号の特定を行うようにしてもよい。
また、本実施の形態では、近接センサ１０１とプリンタ装置１０２とをそれぞれ独立した装置として説明したが、これらの装置を組み合わせた近接センサ機能を内蔵したプリンタ装置を会議室の入り口に配置し、同様の会議資料配付支援処理を行うようにしてもよい。
【００２５】
以上説明したように、本実施の形態に係る会議資料配付支援システムによれば、近接センサ１０１で実際に会議室に入室した会議出席者を、所持している機器のＩＤから適切に認識し、認識された人数分の会議資料を印刷することができるので、過不足なく会議資料を準備することができる。このように、必要数の把握が容易にできることにより、会議主催者の会議資料の配付作業における負担を軽減することができる。
【００２６】
【発明の効果】
請求項１、請求項４または請求項５記載の発明によれば、近接検知装置を用いて機器に付与されている固有の識別子を認識し、実際に会議に出席する者に対してのみ会議資料を印刷することにより、不要な会議資料を作成することなく、会議資料の配付作業における負担を軽減することができる。
請求項２記載の発明によれば、画像形成装置に音声通知手段を備えることにより、適切に会議資料の印刷が終了した旨を出席者に通知することができる。
請求項３記載の発明によれば、前記近接検知装置を前記画像形成装置に内蔵することにより、会議資料配付支援システムの構成を単純化することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態に係る会議資料配付支援システムの概略構成を示した図である。
【図２】本実施の形態に係る管理サーバの構成を示したブロック図である。
【図３】本実施の形態に係る会議資料配付支援システムにおける会議資料配付支援処理の手順について示したフローチャートである。
【図４】機器ＩＤリストの一例を示した図である。
【図５】会議出席予定者リストの一例を示した図である。
【符号の説明】
１０１　近接センサ
１０２　プリンタ装置
１０３　データサーバ
１０４　管理サーバ
１０５　ＬＡＮ

Claims (5)

1. 印刷機能を有する画像形成装置と、所定の機器に付与されている固有の識別子を認識する機能を有する近接検知装置と、前記画像形成装置および前記近接検知装置とネットワーク接続が可能なホスト装置と、から構成される会議資料配付支援システムにおいて、
   前記近接検知装置において認識された前記識別子の情報を受信する識別子受信手段と、
   前記識別子受信手段により受信された前記識別子の情報に基づいて、前記識別子が付与されている機器の所持者を特定する所持者特定手段と、
   前記所持者特定手段により特定された前記所持者が当該会議の出席者であるか否かを判断する判断手段と、
   前記判断手段により前記所持者が当該会議の出席者であると判断された場合、前記画像形成装置に当該会議の会議資料の印刷指示を出す印刷指示手段と、を備え、
   前記画像形成装置は、前記印刷指示手段により出された前記印刷指示を受け、所定の場所に格納されている当該会議の会議資料のデータを取得して印刷処理を実行することを特徴とする会議資料配付支援システム。
2. 前記画像形成装置は、所定の内容の通知を音声で行う音声通知手段を備え、
   前記音声通知手段は、前記印刷処理の終了後に、当該会議の会議資料の印刷が終了したことを通知することを特徴とする請求項１記載の会議資料配付支援システム。
3. 前記近接検知装置を前記画像形成装置に内蔵することを特徴とする請求項１または請求項２記載の会議資料配付支援システム。
4. 同一ネットワーク上に接続されている近接検知装置において認識された、所定の機器に付与されている固有の識別子の情報を受信する識別子受信機能と、
   前記識別子受信機能により受信された前記識別子の情報に基づいて、前記識別子が付与されている機器の所持者を特定する所持者特定機能と、
   前記所持者特定機能により特定された前記所持者が当該会議の出席者であるか否かを判断する判断機能と、
   前記判断機能により前記所持者が当該会議の出席者であると判断された場合、同一ネットワーク上に接続されている画像形成装置に当該会議の会議資料の印刷指示を出す印刷指示機能と、
   をコンピュータに実現させることを特徴とする会議資料配付支援プログラム。
5. 同一ネットワーク上に接続されている近接検知装置において認識された、所定の機器に付与されている固有の識別子の情報を受信する識別子受信機能と、
   前記識別子受信機能により受信された前記識別子の情報に基づいて、前記識別子が付与されている機器の所持者を特定する所持者特定機能と、
   前記所持者特定機能により特定された前記所持者が当該会議の出席者であるか否かを判断する判断機能と、
   前記判断機能により前記所持者が当該会議の出席者であると判断された場合、同一ネットワーク上に接続されている画像形成装置に当該会議の会議資料の印刷指示を出す印刷指示機能と、
   をコンピュータに実現させることを特徴とする会議資料配付支援プログラムが格納された記憶媒体。

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