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JP2000163439A - 電子ファイル検索装置および電子ファイル検索方法 - Google Patents

電子ファイル検索装置および電子ファイル検索方法

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Publication number
JP2000163439A
JP2000163439A JP10338931A JP33893198A JP2000163439A JP 2000163439 A JP2000163439 A JP 2000163439A JP 10338931 A JP10338931 A JP 10338931A JP 33893198 A JP33893198 A JP 33893198A JP 2000163439 A JP2000163439 A JP 2000163439A
Authority
JP
Japan
Prior art keywords
search
electronic file
document
operation history
electronic
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Pending
Application number
JP10338931A
Other languages
English (en)
Inventor
Shiro Takagi
志郎 高木
Nobuhisa Yoda
信久 依田
Kazuaki Kidokoro
和明 城所
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Toshiba Corp
Original Assignee
Toshiba Corp
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Toshiba Corp filed Critical Toshiba Corp
Priority to JP10338931A priority Critical patent/JP2000163439A/ja
Publication of JP2000163439A publication Critical patent/JP2000163439A/ja
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  • Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)

Abstract

(57)【要約】 【課題】電子ファイルに対する操作の履歴を利用して検
索対象を絞り込むことにより、迅速かつ適切な検索を可
能とする電子ファイル検索装置を提供する。 【解決手段】検索条件入力部3は、フルテキスト検索に
関する条件と操作履歴検索に関する条件とからなる検索
条件をユーザに入力させるものであり、文書リスト作成
部4は、検索条件入力部3により入力された操作履歴検
索に関する条件から該当する文書を操作履歴記憶部2か
ら検索し、検出された文書の識別子のリストを作成す
る。そして、フルテキスト文書検索部5は、文書リスト
作成部4により作成された文書リストの文書IDから文
書記憶部1内の対応する文書の内容を読み出し、検索条
件入力部3により入力されたフルテキスト検索に関する
条件のキーワードを含む文書を検索する。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】この発明は、たとえば指定さ
れた文字列を含む文書ファイルを大量の文書ファイルの
中から検出するときに、文書ファイルに対する操作の履
歴を利用して検索対象を絞り込むことにより、迅速かつ
適切な検索を可能とする電子ファイル検索装置および同
装置の電子ファイル検索方法に関する。
【0002】
【従来の技術】近年、オフィスなどにおけるコンピュー
タの普及は目覚ましく、たとえばワードプロセッサによ
る文書作成など、情報の電子化が急速に進められてい
る。このようなことから、所望の電子ファイルを迅速か
つ適切に検索するための方法が種々考えだされてきてい
る。
【0003】従来の電子ファイルの検索方法としては、
登録時に付与したタイトルやキーワードなどの属性を指
定して検索するものや、特開平8−320874号公報
に記載された全文対象データベース検索方法のように、
リンクされた文書も辿って文書内の全文を検索するフル
テキスト検索などが存在する。
【0004】また、これらの方法では、検出漏れが頻発
したり時間がかかり過ぎるなど、十分な検索性能が得ら
れないことから、電子ファイルに対して行なわれた操作
の履歴を検索や管理に利用する方法が開発され始めてい
る。たとえば、特開平8−077145号公報に記載さ
れた文書提示装置では、検索者であるユーザが過去に操
作した文書をアイコン表示することにより、検索の支援
を図っており、特開平9−223056号公報に記載さ
れた電子文書管理装置では、操作履歴から指定された時
間や操作ユーザなどの検索条件を満たす文書を検出する
ことにより、検索の効率化を図っている。また、特開平
9−034755号公報に記載された記憶装置内容整理
システムおよび記憶装置内容整理方法では、操作履歴か
らアクセス頻度の低い、不要とみなすことのできる電子
ファイルを検出して削除または圧縮するといった管理を
行なっている。
【0005】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、過去に
操作された文書をアイコン表示したり、あるいは不要な
ファイルを操作履歴から検出して削除または圧縮すると
いった方法は、操作履歴を迅速な検索に有効利用してい
るとはいえず、また、指定された時間や操作ユーザなど
の検索条件を満たす文書を操作履歴から検出するといっ
た方法では、所望の内容を含む電子ファイルを適切に検
出できないといった問題があった。
【0006】この発明はこのような実情に鑑みてなされ
たものであり、電子ファイルに対する操作の履歴を利用
して大量の電子ファイルの中から所望の電子ファイルを
迅速かつ適切に検索することのできる電子ファイル検索
装置および同装置の電子ファイル検索方法を提供するこ
とを目的とする。
【0007】
【課題を解決するための手段】前述した目的を達成する
ために、この発明は、たとえば指定された文字列を含む
文書ファイルを膨大な量の文書ファイルの中から検出す
るときに、文書ファイルに対する操作の履歴に基づいて
検索対象を絞り込んだ上で、フルテキスト検索などのよ
うな所望の内容を含む文書ファイルの検索、いわゆるコ
ンテンツ検索を実行するようにしたものである。この操
作履歴に基づく検索対象の絞り込み条件としては、たと
えば操作ユーザ、操作日時および操作種類などが考えら
れる。
【0008】この発明においては、コンテンツ検索の対
象とする電子ファイルの数を大幅に削減することができ
るため、応答時間を飛躍的に短縮することが可能とな
る。
【0009】また、この発明は、文書ファイルに対する
操作の履歴に基づいて検索対象を絞り込む際、絞り込み
条件を満たす電子ファイルに加えて、この電子ファイル
と同一のディレクトリ(あるいはフォルダ)に格納され
た電子ファイルも検索対象にするようにしたものであ
る。
【0010】この発明は、同一ディレクトリ内には類似
する電子ファイルが格納されることが多いことをさらに
考慮したものであり、これにより、検索漏れを防止し、
より適切な検索を可能とする。
【0011】
【発明の実施の形態】以下、図面を参照してこの発明の
実施形態を説明する。
【0012】図1に、この発明の実施形態に係る文書フ
ァイル検索装置のブロック構成図を示す。図1中、文書
記憶部1は、本装置内の全文書を記憶し、操作履歴記憶
部2は、ユーザによる文書記憶部1内の文書への操作の
履歴を記憶する。検索条件入力部3は、ユーザに文書を
検索する際の条件を入力させるものであり、本装置にお
ける条件は、フルテキスト検索に関する条件と操作履歴
検索に関する条件との2種類からなっている。また、文
書リスト作成部4は、操作履歴検索の条件から該当する
文書を操作履歴記憶部2から検索して該当する文書識別
子(文書ID)のリストを作成するものであり、フルテ
キスト文書検索部5は、文書リスト作成部4で作成され
た文書リストの文書IDから文書記憶部1内の対応する
文書の内容を読み出し、フルテキスト検索条件で入力さ
れたキーワードを含む文書を検索するものである。そし
て、結果表示部6は、フルテキスト文書検索部5で検索
された文書を表示するものである。
【0013】なお、ユーザの文書記憶部1へのアクセ
ス、およびユーザの操作を抽出して操作履歴記憶部2へ
記録する部分については、図1では省略してある。ユー
ザからのアクセスならびに文書記憶部1および操作履歴
記憶部2は、ネットワーク上に分散されていても構わな
い。
【0014】また、この文書ファイル検索装置は、CP
U、メインメモリ、外部記憶、キーボート、マウスおよ
びCRTディスプレイなどを備えており、各処理部は、
CPUにより外部記憶からメインメモリにロードされて
実行制御される処理プログラムとして構成される。
【0015】図2は、文書記憶部1内の例であり、行単
位に各文書が記憶されている。各行には、各文書を識別
する文書ID、文書の保存階層、文書名および文書内容
が記憶されている。
【0016】たとえば、文書IDが「1」の文書は、保
存階層が「営業部」で、文書名が「販売報告6月」で、
文書内容が「販売」なる文書であることが分かる。な
お、この例では、その保存階層が図3に示すように階層
構造(ツリー構造)が1個のみとなっているが、多階層
であっても構わない。また、文書内容には、直接内容が
記述されているが、別の記憶部へのポインタが記憶され
ていても構わない。
【0017】図4は、操作履歴記憶部2内の例であり、
行単位にユーザの文書に対する操作履歴が記憶されてい
る。各行には、操作履歴を識別する操作ID、操作の行
なわれた日時、操作を行なったユーザの名前、文書に対
する操作の種類(作成、参照および変更など)および操
作を行なった文書の文書IDが記憶されている。
【0018】たとえば、操作IDが「1」の操作履歴
は、日時が「1998−06−0110:00」で、ユ
ーザが「相田」で、種類が「作成」で、文書IDが
「1」であることが分かる。そして、文書名は、文書I
Dをキーに文書記憶部1を参照することにより「販売報
告6月」であることが分かる。
【0019】図5は、検索条件入力部3によって表示さ
れる、ユーザが検索条件を入力するための画面例であ
り、フルテキスト検索に関する条件と操作履歴検索に関
する条件との2種類が入力できるようになっている。
【0020】具体的には、フルテキスト検索用として、
文書内容に含まれるフルテキスト検索のためのキーワー
ド(文字列)を入力する。一方、操作履歴検索用として
は、操作を行なった操作ユーザ名と、操作を行なった期
間を示す操作日時と、文書対して行なった操作種類とを
入力する。そして、文書リスト作成部4は、この操作ユ
ーザ、操作日時および操作種類を検索条件として用い
て、操作履歴記憶部2から検索条件を満たす操作履歴を
検索する。ここでは、3種類の検索条件をすべて満たす
AND条件で操作履歴を検索するものとする。
【0021】また、検索順序は、検索条件から文書リス
トを作成する際の文書の順序を指定するものであり、操
作日時と昇順とを指定した場合は、操作日時の古い順に
文書リストが作成される。そして、フルテキスト文書検
索部5は、この文書リストの順番に検索処理を行なう。
検索の進行中にその結果を随時表示していき、かつその
検索を途中で終了させることができる場合には、この文
書リストの順番を指定することで、希望する文書が表示
された段階で処理を中断し、高速に目的とする文書を検
索することが可能となる。また、検索結果も指定する順
序で表示されるため、ユーザに見やすく表示可能とな
る。
【0022】また、同一階層文書は、操作履歴検索条件
から作成された文書リスト内の各文書の保存されている
保存階層内の他の文書を、文書リストに含めるかどうか
を入力するものである。同種類の内容の文書が同一の保
存階層毎に記憶されている環境では、同一階層文書を
「含む」に指定することで、より検索漏れを防ぐことが
可能になる。
【0023】そして、検索実行ボタンを指示すること
で、文書検索処理が実行され、取消ボタンを指示するこ
とでキャンセルされる。
【0024】図5の例では、加藤さんが、1998−0
6−01 0:00から現在までの間に、作成または参
照した文書の中から、キーワードとして「FAX」を含
む文書を検索する条件が入力されている。また、フルテ
キスト文書検索の検索順序については、操作日時の新し
い文書から先に行ない、同一保存階層の他の文書はフル
テキスト検索しない旨の指定がなされている。
【0025】図6は、図5の画面で指定された条件で文
書検索処理をした結果を表示した画面例である。文書I
Dが「4」と「3」との文書が表示されている。フルテ
キスト文書検索で該当文書が見つかるごとに1行づつ表
に追加されていき、中断、再開ボタンで処理を制御する
ことができる。また、文書表示ボタンを指示すること
で、選択する文書の内容を表示させることができる。
【0026】図7は、図5の画面で指定された条件のう
ち、同一階層文書を「含む」に設定し直した場合の検索
結果画面例であり、保存階層が「設計部」である他の文
書である文書ID「6」が追加されていることが分か
る。
【0027】次に、この文書ファイル検索装置の動作手
順をフローチャートを参照して説明する。
【0028】図8は、文書検索処理の全体を示すフロー
チャートである。最初に、図5に示すような文書検索条
件を入力するための画面を表示し、ユーザに検索条件を
入力させる(ステップA1)。次に、入力された検索条
件の中の操作履歴検索用の条件を用いて操作履歴記憶部
2内を検索し、この検索条件を満たす文書のリストを作
成する(ステップA2)。その後、検索条件の中のフル
テキスト検索用の条件を用い、作成された文書リスト内
の各文書を対象として、文書記憶部1内の文書内容の検
索を行なう(ステップA3)。最後に、検索結果を図6
のように表示する(ステップA4)。
【0029】図9は、操作履歴検索条件を用いた文書リ
スト作成処理を示すフローチャートである。なお、ここ
では、作業用のメモリとして、図1に示さない、操作履
歴検索結果を記憶する作業記憶部と文書のリストを記憶
する文書リスト記憶部とを用いるものとする。最初に、
操作履歴記憶部2内から操作履歴検索条件の操作ユー
ザ、操作日時および操作種類の3条件をすべて満たす操
作履歴を検索し、作業記憶部に記憶させる(ステップB
1)。
【0030】図5に示した操作履歴検索条件、すなわ
ち、“操作ユーザ:加藤”、“操作日時:1998−0
6−01 0:00〜現在”および“操作種類:作成ま
たは参照”で検索された操作履歴を記憶した作業記憶部
内の例を図10に示す。この例では、4個の操作履歴が
記憶されている。
【0031】次に、この作業記憶部の中から文書IDが
同じである重複する操作履歴を削除する(ステップB
2)。この際、操作日時が最新である操作履歴を残し、
他の操作履歴を削除する。図11に、重複する操作履歴
を削除した状態の例を示す。図10中の操作IDが
「5」と「8」の操作履歴は、同じ文書ID「5」であ
るため、操作日時が最新の操作IDが「8」の操作履歴
を残し、操作IDが「5」の操作履歴が削除される。
【0032】次に、作業記憶部内の各行の文書IDと同
じ値を持つ操作履歴記憶部1内の操作履歴から、操作履
歴検索条件の操作日時を満たす操作履歴の数を求め、こ
の値を作業記憶部内の操作数に記憶する(ステップB
3)。さらに、作業記憶部内の各行の文書IDと同じ値
を持つ操作履歴記憶部内の操作履歴であって、操作履歴
検索条件の操作日時を満たす操作履歴から、この文書に
アクセスしたユーザの数を求め、この値を作業記憶部内
のユーザ数に記憶する(ステップB4)。
【0033】この作業記憶部に記憶する操作数とユーザ
数とは、フルテキスト検索を行なう文書の順番を決定す
る際に使用される。図12に、操作数とユーザ数とが記
憶された状態の作業記憶部内の例を示す。操作ID
「8」の操作履歴でアクセスされた文書ID「5」であ
る文書に対する操作数は「4」で、ユーザ数は加藤さん
と相田さんと佐藤さんの「3」であることが分かる。
【0034】次に、作業記憶部内の各行の文書IDの値
を、文書リスト記憶部に、操作履歴検索条件の検索順序
で指定された順序で記憶させる(ステップB5)。検索
順序には、操作日時または操作数またはユーザ数と、昇
順または降順とを指定することができる。図5に示した
例の操作日時と降順が指定された場合に記憶される文書
リスト記憶部内の例を図13に示す。この文書リスト記
憶部には、文書ID「5」、「4」および「3」の3個
の文書が操作日時の降順に記憶されている。
【0035】次に、操作履歴検索条件の同一階層文書の
指定を調べ(ステップB6)、「含む」が指定されてい
る場合は(ステップB6のYES)、文書リスト記憶部
内に記憶されている文書IDが示す文書と同じ保存階層
に記憶されている他の文書の文書IDを文書リスト記憶
部に追加し(ステップB7)、文書リスト作成処理を終
了する。一方、「含まない」が指定されている場合には
(ステップB6のNO)、このままこの処理を終了す
る。
【0036】図14に、フルテキスト文書検索処理のフ
ローチャートを示す。文書リスト作成処理で作成された
文書リスト記憶部内の文書IDの順に文書記憶部内の対
応する文書内容をフルテキスト検索条件のキーワードで
検索する(ステップC1)。図13に示した文書リスト
記憶部には、3個の文書ID「5」、「4」および
「3」が記憶されており、この文書リストを用いて、図
5で示したキーワード「FAX」でフルテキスト検索す
ると、文書ID「4」と「3」とが検索されることにな
る。
【0037】図15の文書リストは、図5の操作履歴検
索条件の同一階層文書を「含む」と指定した場合のもの
であり、保存階層が「設計部」である文書ID「6」が
追加されている。
【0038】なお、図16は従来の文書ファイル検索装
置のブロック構成図を示すものであり、図17は従来の
文書検索条件入力画面の例を示すものである。従来のブ
ロック構成と本実施形態のブロック構成との違いは、従
来では、操作履歴記憶部1と文書リスト作成部4とが無
いことである。また、従来の文書検索条件入力画面と本
実施形態の文書検索条件入力画面との違いは、従来で
は、操作履歴検索用の条件入力項目が無いことである。
そのため、従来の文書ファイル検索装置では、文書記憶
部内の全ての文書がフルテキスト文書検索の対象となる
ため、処理時間が本願に比べて長くなるという欠点があ
った。
【0039】それに対して本実施形態の文書ファイル検
索装置では、前述したように、フルテキスト文書検索対
象となる文書ファイル数を操作履歴から絞り込むことが
できるため、従来より少なくすることが可能となり、検
索を高速に行なうことが可能となる。
【0040】
【発明の効果】以上詳述したように、この発明によれ
ば、フルテキスト検索などのような所望の内容を含む文
書ファイルの検索、いわゆるコンテンツ検索を実行する
際、文書ファイルに対する操作の履歴に基づいて検索対
象を絞り込むことができるため、応答時間を飛躍的に短
縮することが可能となる。
【0041】また、同一ディレクトリ内には類似する電
子ファイルが格納されることが多いことをさらに考慮す
ることにより、検索漏れを防止し、より適切な検索を可
能とする。
【図面の簡単な説明】
【図1】この発明の実施形態に係る文書ファイル検索装
置のブロック構成図。
【図2】同実施形態の文書記憶部内を例示する図。
【図3】同実施形態の文書記憶部内の階層構造(ツリー
構造)を示す図。
【図4】同実施形態の操作履歴記憶部内を例示する図。
【図5】同実施形態の検索条件入力部によって表示され
る、ユーザが検索条件を入力するための画面を例示する
図。
【図6】図5の画面で指定された条件で文書検索処理を
した結果を表示した画面を例示する図。
【図7】図5の画面で指定された条件のうち、同一階層
文書を「含む」に設定し直した場合の検索結果画面を例
示する図。
【図8】同実施形態の文書検索処理の全体を示すフロー
チャート。
【図9】同実施形態の操作履歴検索条件を用いた文書リ
スト作成処理を示すフローチャート。
【図10】図5に示した操作履歴検索条件で検索された
操作履歴を記憶した作業記憶部内を例示する図。
【図11】図10の状態から重複する操作履歴を削除し
た状態を例示する図。
【図12】図11の状態から操作数とユーザ数とが記憶
された状態を例示する図。
【図13】図5に示した例の操作日時と降順が指定され
た場合に記憶される文書リスト記憶部内を例示する図。
【図14】同実施形態のフルテキスト文書検索処理のフ
ローチャート。
【図15】図5の操作履歴検索条件の同一階層文書を
「含む」と指定した場合の文書リストを示す図。
【図16】従来の文書ファイル検索装置のブロック構成
図。
【図17】従来の文書検索条件入力画面の例を示す図。
【符号の説明】
1…文書記憶部 2…操作履歴記憶部 3…検索条件入力部 4…文書リスト作成部 5…フルテキスト文書検索部 6…結果表示部
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 城所 和明 神奈川県川崎市幸区柳町70番地 株式会社 東芝柳町工場内 Fターム(参考) 5B075 ND03 ND35 PP12 PQ02 PQ29 PQ32 PQ46 PR03 QP05 QS01 UU06

Claims (6)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 複数の電子ファイルの中から所望の内容
    を含む電子ファイルを検出する電子ファイル検索装置に
    おいて、 前記電子ファイルに対する操作の履歴を記憶する操作履
    歴記憶手段と、 前記操作履歴記憶手段に記憶された操作履歴の中から指
    定された検索条件を満たす操作履歴を検出する第1の検
    索手段と、 前記第1の検索手段により操作履歴が検出された電子フ
    ァイルの中から指定された内容を含む電子ファイルを検
    出する第2の検索手段とを具備することを特徴とする電
    子ファイル検索装置。
  2. 【請求項2】 前記指定される検索条件は、操作ユー
    ザ、操作日時および操作種類の中の少なくとも一つ以上
    を含むことを特徴とする請求項1記載の電子ファイル検
    索装置。
  3. 【請求項3】 複数の電子ファイルの中から所望の内容
    を含む電子ファイルを検出する電子ファイル検索装置に
    おいて、 前記電子ファイルに対する操作の履歴を記憶する操作履
    歴記憶手段と、 前記操作履歴記憶手段に記憶された操作履歴の中から指
    定された検索条件を満たす操作履歴を検出する第1の検
    索手段と、 前記第1の検索手段により操作履歴が検出された電子フ
    ァイルおよびこの電子ファイルと同一ディレクトリ内に
    格納された電子ファイルの中から指定された内容を含む
    電子ファイルを検出する第2の検索手段とを具備するこ
    とを特徴とする電子ファイル検索装置。
  4. 【請求項4】 前記第2の検索手段による電子ファイル
    の検索順序を操作日時、操作回数および操作ユーザ数の
    中の少なくとも一つ以上に基づいて並べ替えるソート手
    段をさらに具備することを特徴とする請求項1、2また
    は3記載の電子ファイル検索装置。
  5. 【請求項5】 複数の電子ファイルの中から所望の内容
    を含む電子ファイルを検出する電子ファイル検索装置で
    あって、前記電子ファイルに対する操作の履歴を記憶す
    る操作履歴記憶手段を備えた電子ファイル検索装置の電
    子ファイル検索方法において、 前記操作履歴記憶手段に記憶された操作履歴の中から指
    定された検索条件を満たす操作履歴を検出し、 前記操作履歴が検出された電子ファイルの中から指定さ
    れた内容を含む電子ファイルを検出することを特徴とす
    る電子ファイル検索方法。
  6. 【請求項6】 複数の電子ファイルの中から所望の内容
    を含む電子ファイルを検出する電子ファイル検索装置で
    あって、前記電子ファイルに対する操作の履歴を記憶す
    る操作履歴記憶手段を備えた電子ファイル検索装置の電
    子ファイル検索方法において、 前記操作履歴記憶手段に記憶された操作履歴の中から指
    定された検索条件を満たす操作履歴を検出し、 前記操作履歴が検出された電子ファイルおよびこの電子
    ファイルと同一ディレクトリ内に格納された電子ファイ
    ルの中から指定された内容を含む電子ファイルを検出す
    ることを特徴とする電子ファイル検索方法。
JP10338931A 1998-11-30 1998-11-30 電子ファイル検索装置および電子ファイル検索方法 Pending JP2000163439A (ja)

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