ITRM20130055A1 - SYSTEM AND METHOD TO MANAGE TRANSMISSION AND RECEPTION, WITH UNIQUE TELEMATIC MEANS OF AN ELECTRONIC DOCUMENT WITH EQUIVALENCE OF THE LEGAL VALUE OF RECOMMENDED MAIL - Google Patents
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Description
DESCRIZIONE DELL’INVENZIONE INDUSTRIALE Descrizione dell’invenzione industriale avente per titolo: DESCRIPTION OF THE INDUSTRIAL INVENTION Description of the industrial invention having the title:
“SISTEMA E METODO PER GESTIRE LA TRASMISSIONE E LA RICEZIONE, CON UNICI MEZZI TELEMATICI, DI UN DOCUMENTO ELETTRONICO CON EQUIVALENZA DEL VALORE LEGALE DI POSTA RACCOMANDATA” "SYSTEM AND METHOD FOR MANAGING THE TRANSMISSION AND RECEPTION, WITH SINGLE TELEMATIC MEANS, OF AN ELECTRONIC DOCUMENT WITH EQUIVALENCE OF THE LEGAL VALUE OF REGISTERED MAIL"
DESCRIZIONE DESCRIPTION
La presente invenzione ha per oggetto un sistema e metodo per gestire la trasmissione e la ricezione, con unici mezzi telematici, di un documento elettronico con equivalenza del valore legale di posta cosiddetta “raccomandata” - nel seguito denominato anche per brevità Sistema -, ovvero documenti elettronici di cui è garantita la spedizione e integrità a un indirizzo telematico, il ricevimento e la prova di consegna a valore legale. The present invention relates to a system and method for managing the transmission and reception, with unique telematic means, of an electronic document with the equivalent legal value of so-called "registered" mail - hereinafter also referred to as System for brevity -, or documents electronic whose shipment and integrity are guaranteed to an electronic address, receipt and proof of delivery with legal value.
Sono noti sistemi vari di posta elettronica, posta elettronica certificata e posta elettronica mista (ovvero in cui il mittente utilizza un tradizionale indirizzo di posta elettronica per spedire ad un indirizzo di posta elettronica certificata), che restituiscono informazioni su date di spedizione, ricevute di avvenuto recapito nella casella e-mail di destinazione, controllo di integrità del contenuto del messaggio, ma che sono privi di garanzia circa l’effettiva ricezione del ricevente, sono privi della possibilità di rifiuto della comunicazione da parte del destinatario (invece prevista nel processo delle comunicazioni legali a firma), tali da non poterli equiparare al valore legale della posta raccomandata. Various e-mail, certified e-mail and mixed e-mail systems are known (i.e. in which the sender uses a traditional e-mail address to send to a certified e-mail address), which return information on shipping dates, receipts delivery in the destination e-mail box, integrity check of the message content, but which are without guarantee regarding the actual reception of the recipient, are without the possibility of refusal of the communication by the recipient (instead provided in the communication process legal by signature), such that they cannot be equated with the legal value of registered mail.
Sono noti anche altri sistemi di posta ibrida, ovvero sistemi che accettano in spedizione documenti elettronici e provvedono alla postalizzazione in forma tradizionale, caratterizzati da un flusso di dati informatici in ingresso e un flusso di plichi postali in uscita, che possiedono i requisiti per impostare le raccomandate a valore legale. Other hybrid mail systems are also known, i.e. systems that accept electronic documents for dispatch and provide for mailing in traditional form, characterized by an incoming computer data flow and an outgoing postal envelope flow, which possess the requisites to set the registered with legal value.
Tuttavia, anche questi ultimi, non soddisfano lo scopo del presente Sistema, rimanendo in opera la stampa, la distribuzione e il trasporto della raccomandata in forma cartacea, con grossi dispendi di risorse in uomini, mezzi e materiali. However, even the latter do not satisfy the purpose of this System, as the printing, distribution and transport of the registered letter in paper form remain in place, with large expenditure of resources in men, means and materials.
Sono altresì note, infine, le innovazioni introdotte dai brevetti: Finally, the innovations introduced by patents are also known:
a) «sistema e metodo per gestire la trasmissione e la ricezione di un documento elettronico con equivalenza del valore legale di posta raccomandata», meglio conosciuto con il nome di “raccomandata elettronica”, di cui alla domanda di brevetto italiano n. RM2009A000033, registrato con n. 1392733 in data 16/03/2012; a) «system and method for managing the transmission and reception of an electronic document with the equivalent legal value of registered mail», better known by the name of "electronic registered mail", as per Italian patent application no. RM2009A000033, registered with n. 1392733 on 03/16/2012;
b) «metodi per garantire la trasmissione e la ricezione di un messaggio elettronico con validità legale dall’abituale casella di posta elettronica», di cui alla domanda di brevetto italiano n. RM2005A000527, registrato con n. b) "methods for ensuring the transmission and reception of an electronic message with legal validity from the usual e-mail box", referred to in Italian patent application no. RM2005A000527, registered with n.
1360243 in data 12/05/2009; 1360243 on 12/05/2009;
c) «metodi per garantire la trasmissione e la ricezione di un messaggio con validità legale tramite e-mail», di cui alla domanda di brevetto italiano n. RM2007A000065, registrato con n. c) "methods for guaranteeing the transmission and reception of a message with legal validity by e-mail", as per Italian patent application no. RM2007A000065, registered with n.
1378996 in data 30/08/2010; 1378996 on 30/08/2010;
d) «sistema e metodo per la certificazione a valore legale del contenuto del messaggio di una raccomandata elettronica», di cui alla domanda di brevetto italiano n. RM2011A000463; d) «system and method for the legal certification of the message content of an electronic registered letter», as per Italian patent application no. RM2011A000463;
anch’essi tutti privi di un sistema e metodo in grado di assicurare il valore probatorio di avvenuta consegna in mano del destinatario a mezzo di soli strumenti telematici (equivalente al sistema di firma della raccomandata tradizionale). also all lacking a system and method capable of ensuring the probative value of successful delivery in the hand of the recipient by means of telematic tools only (equivalent to the traditional registered letter signature system).
Da un punto di vista generale, l’obiettivo del presente trovato è di estendere e innovare il servizio di smistamento e consegna postale delle raccomandate e delle raccomandate elettroniche eseguendo non solo la distribuzione, ma anche la consegna, a mezzo telematico in un circuito pubblico generico, garantendo al contempo l’effettiva identità del ricevente e la consegna in “mani proprie”, quindi, con valore legale equivalente alla raccomandata tradizionale (non in una casella e-mail che, seppur certificata, non restituisce contezza di avvenuto recapito della comunicazione al destinatario, ma una mera attestazione nell’aver consegnato la comunicazione, in una cassetta postale, ad una data e ora certa); la marcatura temporale di spedizione e di ricezione; l’utilizzo d’indirizzi telematici anche non certificati (a titolo di esempio, non limitativo, e-mail; numerazioni telefoniche; identità telematiche generiche su rete pubblica e privata; etc.). From a general point of view, the object of the present invention is to extend and innovate the postal sorting and delivery service of registered mail and electronic registered mail by carrying out not only the distribution, but also the delivery, electronically in a generic public circuit. , guaranteeing at the same time the actual identity of the recipient and the delivery in "own hands", therefore, with legal value equivalent to the traditional registered letter (not in an e-mail box which, even if certified, does not return proof of delivery of the communication to the recipient, but a mere attestation in having delivered the communication, in a mailbox, at a certain date and time); the time stamp of dispatch and receipt; the use of electronic addresses, including non-certified ones (by way of example, but not limited to, e-mails; telephone numbers; generic telematic identities on public and private networks; etc.).
Il limite, fino ad ora riscontrato, nei processi tradizionali, e in quelli più innovativi, era nell’obbligo, a pena di decadenza del valore legale equivalente alla raccomandata tradizionale, di consegnare un plico ad un indirizzo geografico, non potendo sostituire tale consegna con un indirizzo telematico. The limit, up to now found, in traditional processes, and in the most innovative ones, was the obligation, under penalty of forfeiture of the legal value equivalent to the traditional registered letter, to deliver an envelope to a geographical address, not being able to replace this delivery with a telematic address.
Scopo del Sistema è quello di eliminare la circolazione di materiale postale cartaceo, come posta ordinaria, raccomandate e simili, sostituendolo con un documento, ovvero informazione, in formato elettronico con uguale valore legale alla raccomandata tradizionale, essendo il processo sovrapporsi alle fasi e processi di consegna della raccomandata cartacea, sostituendoli ed integrandoli con modalità telematica. The purpose of the System is to eliminate the circulation of paper postal material, such as ordinary mail, registered mail and the like, replacing it with a document, or information, in electronic format with the same legal value as traditional registered mail, since the process overlaps with the phases and processes of delivery of the paper registered letter, replacing and integrating them electronically.
L’originalità e ingegnosità della proposta consiste nell’aver disegnato un processo e sistema che, nel rispetto delle normative vigenti, estende i requisiti di trasmissione digitale certificata, e valida agli effetti di legge, alle comunicazioni elettroniche generate da sistemi informatici generici. L’innovatività della proposta si sostanzia nella combinazione del tutto originale e ingegnosa dell’utilizzo di tecniche e procedimenti in parte già noti. Tale combinazione porta all’ottenimento di un risultato industriale nuovo, economicamente utile e attualmente non raggiunto con l’impiego di uno o più elementi e mezzi isolatamente presi. The originality and ingenuity of the proposal consists in having designed a process and system that, in compliance with current regulations, extends the requirements of certified digital transmission, valid for the purposes of the law, to electronic communications generated by generic computer systems. The innovativeness of the proposal is embodied in the completely original and ingenious combination of the use of techniques and procedures that are partly already known. This combination leads to the achievement of a new industrial result, economically useful and currently not achieved with the use of one or more elements and means taken separately.
Il problema tecnico allo stato attuale dell’arte, che è alla base della presente invenzione, è di fornire un metodo che consenta, in un sistema generico di recapiti a mezzo postale, di ovviare alla mancanza di equivalenza del valore legale tra postalizzazione fisica e trasmissione elettronica - con riferimento alle attuali tecniche - raggiungendo i summenzionati obiettivi. The technical problem at the present state of the art, which is the basis of the present invention, is to provide a method that allows, in a generic system of postal addresses, to obviate the lack of equivalence of the legal value between physical mailing and transmission electronics - with reference to current techniques - achieving the aforementioned objectives.
Tale problema è risolto da un nuovo Sistema che usa un metodo per gestire la trasmissione, la consegna e la ricezione di un documento elettronico con equivalenza del valore legale di posta raccomandata, comprendente i seguenti processi (del Sistema): This problem is solved by a new system that uses a method to manage the transmission, delivery and reception of an electronic document with the equivalent legal value of registered mail, including the following processes (of the System):
1) PREREQUISITI: 1) PREREQUISITES:
a. predisposizione di una banca dati elettronica – denominata anche per brevità Repository - protetta per l’archiviazione dei documenti elettronici equivalenti a raccomandata, consultabile a distanza da un generico mittente, da un generico destinatario e dal gestore del servizio di raccolta e spedizione; to. preparation of an electronic database - also called Repository for brevity - protected for the storage of electronic documents equivalent to registered mail, which can be consulted remotely by a generic sender, a generic recipient and the manager of the collection and shipping service;
b. predisposizione di un generatore elettronico di marcatura temporale – in sigla MT - per la timbratura elettronica di tutte le fasi di vita del processo di spedizione, ovvero accettazione, spedizione, transiti e consegna, a cura del gestore del servizio di raccolta e spedizione; b. preparation of an electronic time stamp generator - in MT abbreviation - for the electronic stamping of all phases of the shipping process, i.e. acceptance, shipment, transit and delivery, by the collection and shipping service manager;
c. predisposizione di un generatore elettronico di codice univoco di controllo – in sigla CDC - legato a ogni singola spedizione, il cui algoritmo sia irreversibile ed elaborato con dati generatrici casuali volatili, tale che non possa essere rielaborato da nessuno che abbia conoscenza dei dati della spedizione e non possa essere riconvertito per trovare i dati generatori; c. preparation of an electronic generator with a unique control code - in the initials CDC - linked to each individual shipment, whose algorithm is irreversible and processed with volatile random generating data, such that it cannot be reprocessed by anyone who has knowledge of the shipment data and cannot be reconverted to find generating data;
2) ACCETTAZIONE: 2) ACCEPTANCE:
a. ricezione di un documento elettronico per spedizione della raccomandata ad un indirizzo telematico; to. receipt of an electronic document for sending the registered letter to an electronic address;
b. associazione del documento elettronico a un codice identificativo di spedizione – in sigla CRE - generato elettronicamente; c. generazione del codice di controllo CDC e associazione di quest’ultimo al codice di spedizione CRE; b. association of the electronic document with an electronically generated shipping identification code - in the abbreviation CRE -; c. generation of the CDC control code and association of the latter with the CRE shipping code;
d. archiviazione del documento elettronico nel Repository; d. archiving of the electronic document in the Repository;
3) SPEDIZIONE: 3) SHIPPING:
a. generazione timbratura data e ora MT associata al codice di spedizione CRE; to. generation of MT date and time stamp associated with the shipping code CRE;
b. spedizione di un Avviso elettronico di giacenza all’indirizzo telematico di destinazione contenente il codice di controllo CDC e i dati identificativi della spedizione (numero, mittente, destinatario, oggetto, ecc..) relativi alla comunicazione raccomandata ricevuta in accettazione; b. dispatch of an electronic notice of stock to the electronic address of destination containing the CDC control code and the identification data of the shipment (number, sender, recipient, object, etc. ..) relating to the registered communication received in acceptance;
c. trasporto dell’Avviso di giacenza (messaggio elettronico) a mezzo di rete pubblica o privata all’indirizzo telematico di destinazione; c. transport of the Stock Notice (electronic message) by public or private network to the electronic address of destination;
4) CONSEGNA AVVISO: 4) DELIVERY NOTICE:
a. consegna dell’Avviso elettronico di giacenza all’indirizzo telematico di destinazione; to. delivery of the electronic notice of stock to the electronic address of destination;
(tale consegna ha valore legale equivalente all’avviso di giacenza, presso il gestore del (this delivery has legal value equivalent to the notice of stock, with the manager of the
servizio, di una raccomandata a lui indirizzata) 5) CONSEGNA RACCOMANDATA: service, of a registered letter addressed to him) 5) RECOMMENDED DELIVERY:
a. ricezione dell’Avviso di giacenza con il codice CDC al destinatario. Il CDC non è a conoscenza né del mittente né dal gestore del servizio di raccolta e spedizione, in quanto generato in automatico dal Sistema e protetto; to. receipt of the Stock Notice with the CDC code to the recipient. The CDC is not aware of either the sender or the manager of the collection and shipping service, as it is generated automatically by the System and protected;
b. collegamento a distanza alla base dati Repository del gestore del servizio di raccolta e spedizione e: b. remote connection to the Repository database of the collection and shipping service manager and:
i. inserimento del codice CDC; the. inserting the CDC code;
ii. inserimento o invio di un messaggio elettronico, da parte del destinatario, di uno strumento identificativo o certificativo dell’identità del ricevente; iii.salvataggio in locale del documento elettronico originale spedito dal mittente; ii. insertion or sending of an electronic message, by the recipient, of an identification or certification tool of the recipient's identity; iii. local storage of the original electronic document sent by the sender;
6) PROVA DI CONSEGNA: 6) PROOF OF DELIVERY:
a. produzione del Certificato Postale Forense - CPF - di cui alla domanda di brevetto italiano n. RM2011A000463; to. production of the Forensic Postal Certificate - CPF - referred to in Italian patent application n. RM2011A000463;
b. inserimento del CPF nel Repository per consultazione, ed eventuale salvataggio in locale. b. insertion of the CPF in the Repository for consultation, and eventual saving locally.
(Il CPF – Certificato Postale Forense – ha valenza legale probatoria nella misura in cui le vigenti Leggi, in materia postale, attribuiscono al gestore del servizio di raccolta e spedizione (The CPF - Forensic Postal Certificate - has probative legal value to the extent that the current laws, in postal matters, attribute to the manager of the collection and shipping service
l’autorità a tal esercizio di certificazione) Il principale vantaggio del Sistema, secondo la presente invenzione, risiede nel consentire la spedizione di posta raccomandata senza necessità di postalizzazione cartacea, ovvero in presenza di atti e documenti in formato elettronico la loro spedizione e ricezione senza stampa e imbustamento, conservando il valore legale del processo di consegna del servizio di posta raccomandata. the authority for this certification exercise) The main advantage of the System, according to the present invention, lies in allowing the shipment of registered mail without the need for paper mailing, or in the presence of deeds and documents in electronic format, their shipment and receipt without printing and enveloping, preserving the legal value of the delivery process of the registered mail service.
Ne consegue che per la consegna telematica dell’Avviso elettronico di giacenza, ovvero il messaggio che contiene istruzioni e codice per prelevare a distanza la raccomandata, non sarà più necessaria la spedizione cartacea della raccomandata (come avviene oggi per la posta ibrida e per la “raccomandata elettronica”), ma sarà sufficiente smistare i flussi telematici sulle autostrade informatiche (pubbliche o private) che servono l’utenza digitale del ricevente, eliminando il traffico postale nazionale e internazionale e la consegna, fin ora obbligata, a mano di postini. It follows that for the electronic delivery of the Electronic Stock Notice, or the message that contains instructions and code to remotely pick up the registered letter, the paper delivery of the registered letter will no longer be necessary (as is the case today for hybrid mail and for " electronic registered mail "), but it will be sufficient to sort the telematic flows on the computer highways (public or private) that serve the digital user of the recipient, eliminating national and international postal traffic and the hitherto obligatory hand delivery of postmen.
La presente invenzione verrà qui di seguito descritta secondo una sua forma di realizzazione preferita, fornita a scopo esemplificativo e non limitativo. The present invention will be described hereinafter according to a preferred embodiment thereof, provided by way of non-limiting example.
Nell’esempio qui descritto, all’attuale stato della tecnica, per realizzare il Sistema con il metodo oggetto dell’invenzione si ricorre alla rete pubblica internet quale vettore di trasporto per le raccomandate elettroniche. In the example described here, at the current state of the art, the public internet network is used as a transport carrier for electronic registered mail to create the system with the method object of the invention.
Il gestore del servizio, che per brevità nell’esempio chiameremo genericamente Poste, realizza il Sistema anche attraverso lo sviluppo di un’applicazione web internet, ad accesso protetto con autenticazione. Tale Sistema consentirà ai mittenti di inserire in upload il proprio documento elettronico per la spedizione della raccomandata. The service manager, which for the sake of brevity in the example we will generically call Poste, also creates the system through the development of an internet web application, with secure access with authentication. This system will allow senders to upload their electronic document for sending the registered letter.
Il documento informatico della raccomandata (file) è elaborato e convalidato, secondo i formati di origine, e trasformato in un file di interscambio documenti come il formato PDF (Portable Document Format). The computer document of the registered letter (file) is processed and validated, according to the source formats, and transformed into a document interchange file such as PDF (Portable Document Format).
Il mittente inserisce un valido indirizzo telematico di recapito - anche non certificato -(ad esempio e-mail o numero di telefono cellulare per SMS). The sender enters a valid electronic delivery address - even non-certified - (for example, e-mail or mobile phone number for SMS).
L’Avviso elettronico di giacenza viene inviato nella casella e-mail o telefono del destinatario. The electronic notice of stock is sent to the recipient's e-mail or telephone box.
Nel caso in cui il destinatario è assente, oppure la rifiuta, o ancora ha cambiato indirizzo, o altre motivazioni che comunque non consentono la consegna, questa, dopo compiuta giacenza, è distrutta e il file non potrà mai più essere ritirato da nessuno. Di tal esito viene data comunicazione al mittente tramite e-mail. In caso positivo viene dato al mittente messaggio di avvenuta consegna dell’Avviso di giacenza (ma non ancora della raccomandata, che si considera consegnata quando il destinatario materialmente In the event that the recipient is absent, or refuses it, or has changed address, or other reasons that in any case do not allow delivery, this, after storage, is destroyed and the file can never be withdrawn by anyone. The sender is notified of this outcome by e-mail. If so, the sender is given a message confirming delivery of the Stock Notice (but not yet of the registered letter, which is considered delivered when the recipient materially
effettua il download del file dal Sistema). download the file from the System).
Il destinatario che, ricevuta ed accettata la comunicazione di Avviso di giacenza, si rifiuta, o si dimentica di ritirare il file della raccomandata, non pregiudica il valore legale della consegna, equivalente al rifiuto, da parte del destinatario, nel ritirare una raccomandata tradizionale. The recipient who, having received and accepted the communication of Stock Notice, refuses, or forgets to collect the registered letter, does not affect the legal value of the delivery, equivalent to the refusal by the recipient to collect a traditional registered letter.
Nel caso in cui, il destinatario, si connette al Sistema con le credenziali fornite nell’Avviso di giacenza gli verrà chiesto un sufficiente metodo di identificazione, equivalente all’identificazione presso l’ufficio postale per il ritiro della comunicazione in giacenza, alternativo tra: In the event that the recipient connects to the System with the credentials provided in the Stock Notice, he will be asked for a sufficient identification method, equivalent to identification at the post office for the withdrawal of the communication in stock, alternative between:
a) invio (upload web o fax) di una fotocopia di un valido documento di riconoscimento; a) sending (web upload or fax) of a photocopy of a valid identification document;
b) identificazione attraverso un terzo sistema (utenza telefonica; servizi elettrici; previdenza sociale; previdenza sanitaria; conto tributario; utenza b) identification through a third system (telephone user; electricity services; social security; health insurance; tax account; user
pubblica amministrazione, social network con public administration, social networks with
riconoscimento di identità digitali “forti”, firma recognition of “strong” digital identities, signature
elettronica, Carta Nazionale dei Servizi, carta di electronic card, National Service Card, card
identità patente o passaporto elettronico, sistemi identity driving license or electronic passport, systems
biometrici, conto bancario o carta di credito, registri biometrics, bank account or credit card, registers
pubblici, etc.) public, etc.)
In caso di positivo riscontro la raccomandata elettronica viene consegnata con download del file verificato nella sua integrità essere corrispondente alla comunicazione inviata dal mittente, generando relativa certificazione del contenuto conforme all’originale. In the event of a positive response, the electronic registered letter is delivered with a download of the file verified in its entirety to correspond to the communication sent by the sender, generating the relative certification of the content conforming to the original.
Al sopra descritto metodo di gestione ogni persona esperta del ramo, allo scopo di soddisfare ulteriori e contingenti esigenze, potrà apportare numerose ulteriori modifiche e varianti, tutte peraltro comprese nell’ambito di protezione della presente invenzione, quale definito dalle rivendicazioni allegate. To the above-described management method, each person skilled in the art, in order to meet further and contingent needs, may make numerous further modifications and variations, all however included within the scope of protection of the present invention, as defined by the attached claims.
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