ITMI20100703A1

ITMI20100703A1 - PROCEDURE FOR ARCHIVING FILES.

Info

Publication number: ITMI20100703A1
Application number: IT000703A
Authority: IT
Inventors: Andrea Zerbato
Original assignee: Andrea Zerbato
Priority date: 2010-04-23
Filing date: 2010-04-23
Publication date: 2011-10-24

Description

DESCRIZIONE DESCRIPTION

dell'invenzione industriale avente per titolo: of the industrial invention entitled:

“Procedimento per archiviare file” "Procedure for archiving files"

La presente invenzione concerne un procedimento per archiviare file, utilizzabile in diversi tipi di applicazioni software specifiche o generaliste. The present invention relates to a process for archiving files, usable in different types of specific or generalist software applications.

Sono già stati proposti procedimenti che consentono di archiviare file di vario tipo, ricevuti ad esempio in allegato ad un messaggio di posta elettronica, ottenuti per mezzo di una scansione digitale di un documento o, ad esempio, prodotti da applicazioni di fatturazione. Questi metodi, tuttavia presentano l’inconveniente che, nei passaggi che si compiono per archiviare i file, prelevandoli dalla posizione sorgente, per posizionarli in una certa destinazione, si possono commettere degli errori, ed oltre al fatto di impiegare un certo tempo, si può essere indotti a posizionare disordinatamente i file, attribuendo loro dei nomi che, non essendo né standardizzati, né parlanti, rendono i file difficilmente ricercabili in seguito alla loro archiviazione; inoltre, nei software specifici di archiviazione, tali processi sono poco intuitivi. Procedures have already been proposed which allow files of various types to be archived, received for example as an attachment to an e-mail message, obtained by means of a digital scan of a document or, for example, produced by billing applications. These methods, however, have the drawback that, in the steps that are taken to archive the files, taking them from the source position, to place them in a certain destination, mistakes can be made, and in addition to taking a certain time, you can be induced to place the files in a disorderly manner, giving them names which, being neither standardized nor speaking, make the files difficult to search after they have been archived; moreover, in specific archiving software, these processes are not very intuitive.

Sarebbe desiderabile ottenere un procedimento che consentisse ad un utente di prelevare un file da una posizione sorgente, e con semplicità di posizionarlo a destinazione in modo guidato, che riduca la possibilità di incappare in errori e che consentisse, all’ occorrenza, un successivo rapido reperimento del file archiviato. It would be desirable to obtain a procedure that would allow a user to take a file from a source location, and easily position it at its destination in a guided way, which would reduce the possibility of running into errors and which would allow, if necessary, a subsequent rapid retrieval. of the archived file.

Scopo principale della presente invenzione è quello di realizzare un procedimento guidato per archiviare file in modo comodo, sicuro e rapido. The main purpose of the present invention is to provide a guided procedure for archiving files in a convenient, safe and rapid way.

Un altro scopo della presente invenzione è quello di realizzare un procedimento guidato per archiviare file, che elimini numerosi passaggi manuali, e che consenta la facile ricerca dei file archiviati. Another object of the present invention is to provide a guided procedure for archiving files, which eliminates numerous manual steps, and which allows easy search of the archived files.

Ulteriore scopo della presente invenzione è quello di realizzare un procedimento guidato per archiviare file che sia di semplice applicazione e impiegabile con estrema versatilità. A further object of the present invention is to provide a guided procedure for filing files which is simple to apply and can be used with extreme versatility.

In accordo con l’invenzione tali scopi si raggiungono con un procedimento per l’archiviazione di file caratterizzato dal fatto di comprendere: In accordance with the invention, these purposes are achieved with a procedure for archiving files characterized by the fact that it includes:

una fase di identificazione di una posizione sorgente e di un percorso di archiviazione sorgente di un file nell’istante in cui si seleziona detto file, una fase di identificazione del file a seguito di detta selezione, a phase of identification of a source location and a source storage path of a file at the moment in which said file is selected, a phase of file identification following said selection,

una fase di trascinamento del file da detta posizione sorgente ad una posizione di destinazione, ed a step of dragging the file from said source position to a destination position, and

una fase di assegnazione automatica di un identificativo univoco al file e di un percorso di archiviazione del file in funzione della posizione di destinazione raggiunta nell’istante in cui si de-seleziona il file. a phase of automatic assignment of a unique identifier to the file and of a file storage path according to the destination location reached at the instant in which the file is de-selected.

Queste ed altre caratteristiche della presente invenzione saranno rese maggiormente evidenti dalla seguente descrizione dettagliata di un suo esempio di realizzazione pratica illustrato a titolo non limitativo nei disegni allegati, in cui: These and other characteristics of the present invention will be made clearer by the following detailed description of an example of its practical embodiment illustrated by way of non-limiting purposes in the attached drawings, in which:

la Figura 1 mostra un esempio di realizzazione di un procedimento per archiviare file in cui si prelevi il file da un dispositivo di archiviazione per inserirlo in un foglio di calcolo secondo la presente invenzione; Figure 1 shows an embodiment example of a method for archiving files in which the file is taken from a storage device to insert it into a spreadsheet according to the present invention;

la Figura 2 mostra un esempio di realizzazione del procedimento per archiviare file di Fig. 1, in cui si visualizzi il contenuto di un file archiviato mediante un’azione semplice (es: doppio clic del tasto di un mouse) potendone visualizzare un’anteprima in una cella di un foglio di calcolo; e Figure 2 shows an example of implementation of the procedure for archiving files of Fig. 1, in which the contents of an archived file are displayed by means of a simple action (eg: double click of the button of a mouse) being able to display a preview in a cell of a spreadsheet; And

la Figura 3 mostra un esempio di realizzazione di un procedimento per archiviare file in cui si prelevi il file da un dispositivo di archiviazione per inserirlo in un diagramma di flusso (flow chart) secondo la presente invenzione. Figure 3 shows an example of embodiment of a method for archiving files in which the file is taken from a storage device to insert it into a flow chart according to the present invention.

Con riferimento alle Figure sopra elencate si noterà come il procedimento 1 sia destinato a fornire un archivio di file organizzato e strutturato. With reference to the Figures listed above, it will be noted that method 1 is intended to provide an organized and structured file archive.

Il procedimento 1 comprende una prima fase in cui, una volta individuato il file da archiviare e compresa la natura dei suoi contenuti, l’utente per mezzo di un sistema a trascinamento 3 (drag and drop), sposterà il file 10 da ima posizione sorgente S, ad una posizione di destinazione D. Procedure 1 comprises a first phase in which, once the file to be archived and the nature of its contents have been identified, the user, by means of a drag and drop system 3, will move the file 10 from a source position. S, to a target location D.

La posizione sorgente S può essere una cartella del pannello di gestione delle risorse 100 come mostrato in figura 1 (cartella scanner), o un pannello per la gestione della posta elettronica, o ancora un pannello per la gestione di immagini. In generale detta posizione sorgente S è una locazione in cui si archiviano informazioni provenienti dall’esterno del computer, ad esempio da uno scanner, da un server di posta elettronica, da un sito internet, ecc. The source location S can be a folder of the resource management panel 100 as shown in figure 1 (scanner folder), or a panel for managing the e-mail, or a panel for managing images. In general, said source location S is a location where information from outside the computer is stored, for example from a scanner, an e-mail server, a website, etc.

Le informazioni in ingresso hanno quindi in generale un formato diverso, ad esempio pdf, html, jpeg, dwg, excell ed altro ancora. The incoming information therefore generally has a different format, for example pdf, html, jpeg, dwg, excell and more.

L’utente ha la necessità di raggruppare tutte le informazioni in modo da poterle organizzare e richiamare con rapidità e precisione. The user needs to group all information in order to be able to organize and recall them quickly and accurately.

La posizione sorgente S del file 10, corrispondente ad un percorso (path) PS, sarà nota al sistema nel momento in cui si selezionerà il file 10, per esempio tenendo premuto il tasto sinistro del mouse. In quel momento il sistema acquisisce la posizione sorgente S, il formato del file ed il titolo del file così come è visibile a video. Il titolo del file serve all’utente per capirne il contenuto e quindi riflettere sulla possibile posizione di destinazione D. L’utente ad esempio può avere una serie di fogli elettronici 20 con diversi campi 21 come mostrato in figura 2, oppure una pluralità di diagrammi di flusso 30 con diversi nodi 31. The source position S of the file 10, corresponding to a path PS, will be known to the system when the file 10 is selected, for example by holding down the left mouse button. At that moment the system acquires the source position S, the file format and the title of the file as it is visible on the screen. The title of the file is used by the user to understand its content and therefore reflect on the possible destination position D. The user, for example, can have a series of spreadsheets 20 with different fields 21 as shown in Figure 2, or a plurality of diagrams of flow 30 with several nodes 31.

La posizione di destinazione D del file 10, dovrà corrispondere ad un percorso (path) PD, in base sia al tipo di file 10, sia alla periferica di archiviazione di massa di destinazione, quale può essere un disco rigido (hard disk), un’unità di memoria esterna (Jump drive) o un disco ottico (cd o dvd) o quant’altro di adatto all’archiviazione di file. The destination location D of the file 10, must correspond to a path (path) PD, based on both the file type 10, and the target mass storage device, which can be a hard disk (hard disk), a 'external memory unit (Jump drive) or an optical disc (cd or dvd) or anything else suitable for file storage.

Il trascinamento 3 porterà a visualizzare il file 10, ad esempio sotto forma di icona o ancor meglio di anteprima, all’interno di un foglio di calcolo 20 (Fig. 1), un flow-chart 30 (Fig. 3) o altra forma di visualizzazione, ma indipendentemente da quest’ultima; durante il trascinamento 3 o meglio nel momento in cui si de-selezionerà il file 10 una volta giunti nella posizione di destinazione D, si assegnerà un identificativo univoco al file 10 in funzione della posizione raggiunta; volendo si cancellerà contemporaneamente il file 10 dalla posizione sorgente S. Naturalmente la posizione D, sarà identificata da un preciso path PD che potrà essere impostato seguendo una convenzione (naming convention) in base alla natura del file 10. Se ad esempio si sta considerando un file 10 contenente la scansione digitale di una fattura, si potrà utilizzare un path PS del tipo ...\Scanner ed un path PD di destinazione del tipo ...\Fatture, ed assegnando un identificativo al file 10, seguendo una naming convention, del tipo FAT12345 dove FAT sta per abbreviativo di “Fattura” e 12345 è un numero progressivo univoco nell’ambito dei file 10 del tipo “Fattura”. Se si considerasse, per converso, un file 10 contenente una mappa geografica si potrà creare un path PD del tipo ...\Mappe ed assegnare un identificativo del tipo MAPI 2345. Dragging 3 will display the file 10, for example in the form of an icon or even better as a preview, within a spreadsheet 20 (Fig. 1), a flow-chart 30 (Fig. 3) or other form display, but independently of the latter; during dragging 3 or better when the file 10 is de-selected once it has reached the destination position D, a unique identifier will be assigned to the file 10 according to the position reached; if desired, file 10 will be deleted at the same time from source position S. Naturally, position D will be identified by a precise PD path that can be set following a convention (naming convention) based on the nature of the file 10. For example, if you are considering a file 10 containing the digital scan of an invoice, you can use a PS path of the type ... \ Scanner and a destination PD path of the type ... \ Invoices, and assigning an identification to file 10, following a naming convention, of the FAT12345 type where FAT stands for the abbreviation of “Invoice” and 12345 is a unique progressive number in the file 10 of the “Invoice” type. Conversely, if we consider a file 10 containing a geographic map, we can create a PD path of the type ... \ Maps and assign an identifier of the MAPI type 2345.

L’utente potrà richiamare il file 10 localizzato nella posizione di destinazione D per esempio con un doppio click 22 come mostrato in figura 2. The user can recall the file 10 located in the destination position D for example with a double click 22 as shown in figure 2.

Preferibilmente le posizioni di destinazione D saranno occupate da file in diversi formati, il sistema potendo integrare formati diversi. Eventualmente si potrà prevedere mezzi per la conversione dei vari formati rilevati nella posizione sorgente S, in un formato standard univoco per ottimizzare la gestione dell’archiviazione. Preferably the destination positions D will be occupied by files in different formats, the system being able to integrate different formats. Eventually, means can be provided for the conversion of the various formats detected in the source position S, into a unique standard format to optimize archiving management.

Le convenzioni adottate per decidere i nomi dei percorsi di archiviazione e i diversi identificativi univoci ai diversi tipi di file, conducono l’utente ad un’archiviazione standardizzata. L’azione che l’utente deve compiere è quella di trascinare il file 10 da una posizione S ad una posizione D di un foglio di calcolo, od un flow-chart o altra posizione finale preferita, assegnando un identificativo al file 10 ed archiviandolo in un prefissato path PD. In base alla natura del file 10, di fatto scelta dall’utente sulla base del posizionamento finale del file 10, ad esso si assegnerà tanto Γ identificativo univoco, quanto il percorso di archiviazione. The conventions adopted to decide the names of the storage paths and the different unique identifiers for the different types of files, lead the user to standardized storage. The action that the user must perform is to drag the file 10 from a position S to a position D of a spreadsheet, or a flow-chart or other preferred final position, assigning an identification to the file 10 and storing it in a predetermined PD path. Based on the nature of the file 10, actually chosen by the user on the basis of the final positioning of the file 10, it will be assigned both a unique identifier and the storage path.

Il procedimento 1, nella pratica, porta l’utente ad archiviare i file 10 in modo logico ed organizzato tanto dal punto di vista della loro nomenclatura da assegnare, quanto dal punto di vista del loro posizionamento. Procedure 1, in practice, leads the user to archive the files 10 in a logical and organized way both from the point of view of their nomenclature to be assigned, and from the point of view of their positioning.

Naturalmente l’organizzazione dell’archivio ottenuto secondo il procedimento 1, porterà a posteriori a poter identificare il tipo di contenuto di un file 10 in base al suo nome, ed ad intuirne anche la sua posizione di destinazione D, attribuiti in base alla scelta che l’utente ha fatto nel posizionare il file nell’applicazione scelta per la catalogazione del file 10 (foglio di calcolo, flow-chart, etc). Naturally, the organization of the archive obtained according to procedure 1, will lead a posteriori to being able to identify the type of content of a file 10 based on its name, and also to guess its destination position D, attributed on the basis of the choice that the user placed the file in the application chosen for cataloging file 10 (spreadsheet, flow-chart, etc).

Vantaggiosamente la complessità della catalogazione del file 10, ovvero ad esempio il numero di colonne e/o di tabsheet (fogli di calcolo pluridimensionali) all’interno di un’applicazione per fogli di calcolo, non condiziona il procedimento 1 che, nei casi più complessi è ancor più comodo e sicuro da utilizzare: aprendo il foglio di calcolo si potranno visualizzare sotto una stessa colonna le icone o anteprime dei file archiviati, omogenei per tipo, ovvero per caratteristiche di identificativo, archiviati tutti allo stesso path PD, e ad esempio mediante un semplice doppio clic, si potrà aprire il file 10 visualizzandone il contenuto. Advantageously, the complexity of cataloging the file 10, or for example the number of columns and / or tabsheets (multidimensional spreadsheets) within a spreadsheet application, does not affect procedure 1 which, in the most complex cases it is even more convenient and safe to use: by opening the spreadsheet you can view the icons or previews of the archived files under the same column, homogeneous by type, or by identifying characteristics, all stored in the same PD path, and for example by a simple double click, you will be able to open the file 10 and display its contents.

Standardizzando i nomi identificativi dei file 10 e le loro posizioni PD di archiviazione, se ne razionalizza il posizionamento, se ne standardizza la nomenclatura, se ne ottimizza la ricerca, si riducono i tempi di archiviazione e si minimizza la possibilità di errore di archiviazione. By standardizing the identification names of the files 10 and their storage PD locations, their positioning is rationalized, their nomenclature is standardized, their search is optimized, storage times are reduced and the possibility of storage errors is minimized.

Il procedimento di archiviazione sopra descritto può essere usato nei casi più complessi con tabelle multidimensionali, es. a tre dimensioni. The archiving procedure described above can be used in the most complex cases with multidimensional tables, eg. in three dimensions.

Inoltre è possibile archiviare un file in uso (aperto): una email aperta, in lettura, può essere archiviata trascinando per esempio l’oggetto della email stessa. It is also possible to archive a file in use (open): an open email, being read, can be archived by dragging, for example, the subject of the email itself.

Vantaggiosamente inoltre il procedimento sopra descritto può essere completato da funzioni di Check-list (un campo nero significa ad esempio il completamento di una attività), numerazione progressiva, campi predefiniti per la circolazione di documenti standard, password, impostazioni di numero massimo di documenti per cella-rigacolonna, ...ecc. Advantageously, moreover, the procedure described above can be completed by Check-list functions (a black field means, for example, the completion of an activity), progressive numbering, predefined fields for the circulation of standard documents, passwords, settings for the maximum number of documents for cell-rigacolumn, ... etc.

Claims

CLAIMS 1. Procedure (1) for file archiving characterized by comprising: a step of identifying a source location (S) and a source storage path (PS) of a file (10) at the instant in which said file (10) is selected, a step of identifying the file (10) to following this selection, a step (3) of dragging the file (10) from said source position (S) to a destination position (D), and a step (4) of automatic assignment of a unique identifier to the file (10) and of a storage path (PD) of the file (10) according to the destination position (D) reached at the moment in which it is de-selected the file (10).

Method (1) according to claim 1, characterized in that it provides for the conversion of a generic format of the file (10) detected in the source position (S) depending on the type of archiving performed, into a standard format of the destination position ( D).

3. Process (1) according to claim 1, characterized by the fact of providing at the moment of de-selection of the file (10) the generation of an image of the file (10) compatible with the destination position (D).

Method (1) according to claim 1, which is characterized in that said target position (D) comprises a field (21) of a structure of a spreadsheet (20) or similar scheme.

Method (1) according to claim 1, which is characterized in that said target position (D) comprises a node (31) of a flow chart (31).