DE102007002950A1 - Verfahren zur Optimierung der Ermittlung des tatsächlichen Personalbedarfs zur Erstellung eines Dienstplans eines Hotels, einer Pension und/oder eines Restaurants - Google Patents

Abstract

Verfahren zur Optimierung der Ermittlung des tatsächlichen Personalbedarfs zur Erstellung eines Dienstplans eines Hotels, einer Pension und/oder eines Restaurants mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems mit einem Speicher, einem Prozessor, mindestens einer Eingabeeinheit, mindestens einer Schnittstelle zu einem Reservierungsprogramm und einem Budgetplanungsprogramm sowie einer gemeinsamen Benutzeroberfläche, wobei das Verfahren folgende Schritte umfasst: a) Speichern von Mitarbeiterdaten, einschließlich individueller Mitarbeitereigenschaften, b) Speichern abteilungsspezifischer Bedürfnisse und/oder ereignisabhängiger Anforderungen, c) sofortiges Einpflegen von Abwesenheiten, d) Einbeziehung von Daten der aktuellen Belegung über die Schnittstelle zu einem Reservierungsprogramm und zu einem Budgetplanungsprogramm, e) Ermittlung des tatsächlichen, aktuellen oder für einen bestimmbaren Zeitraum benötigten Personalbedarfs anhand der erforderlichen Mitarbeiterstunden pro Abteilung mit Hilfe von abteilungsspezifischen Formeln unter Zugrundelegung der Daten aus den Verfahrensschritten a) bis d) und f) Darstellung eines Reportings auf der gemeinsamen Benutzeroberfläche.

Description

• Die Erfindung betrifft ein Verfahren zur Optimierung der Ermittlung des tatsächlichen Personalbedarfs zur Erstellung eines Dienstplans eines Hotels, einer Pension und/oder eines Restaurants mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems mit einem Speicher, einem Prozessor, mindestens einer Eingabeeinheit, mindestens einer Schnittstelle zu einem Reservierungsprogramm und einem Budgetplanungsprogramm sowie einer gemeinsamen Benutzeroberfläche.
• Gerade im Hotelmanagement ist eine effiziente, detaillierte und zeitgenaue Personalplanung zur Gewährleistung eines reibungslosen, serviceorientierten Ablaufes unbedingt erforderlich. Eine Unterbesetzung würde bei starker Belegung in einer schlechten Serviceleistung resultieren und eine Überbesetzung ist andererseits nicht kosteneffektiv.
• Dienstpläne werden auch heute häufig noch manuell, also mit Papier und Bleistift, erstellt. Eine korrekte Planung für serviceorientierte Betriebe ist auf diesem Wege sehr aufwendig bzw. nicht möglich. Auch können plötzliche Änderungen, wie beispielsweise ausfallende Mitarbeiter, in ein solches System kurzfristig nicht mehr eingearbeitet werden.
• Gemäß der Gebrauchsmusterschrift DE 20 2004 010 150 U1 wird ein Anzeigedisplay zur Anzeige von Dienstplänen beschrieben, das auf einem speziellen, externen Anzeigedisplay aus Aluminium mit Namensschildern und Kontroll-LED's Dienstpläne sichtbar machen kann.
• Gemäß der DE 101 36 054 A1 wird ein Verfahren offenbart, welches der Erzeugung und Verwaltung von Dienstplänen bzw. Schichtplänen im Sinne der Arbeitszeitplanung durch einen Rechner dient. Dabei wird eine Benutzerschnittstelle in eine Menüleiste, Symbolleiste, Arbeitstabelle und Statusleiste aufgeteilt, wobei die Arbeitstabelle die Tage und die Namen der Mitarbeiter enthält und dabei in die Bereiche vorgeschlagene Schichten, geplante Schichten, tatsächlich geleistete Schichten und Kommentare eingeteilt ist. Dieses bekannte Verfahren ermöglicht allerdings keine Einbeziehung von Daten eines Reservierungsprogramms und somit keine Ermittlung des tatsächlichen Personalbedarfs.
• Die Aufgabe der vorliegenden Erfindung besteht somit darin, ein Verfahren zur Optimierung der Ermittlung des tatsächlichen Personalbedarfs zur Erstellung eines Dienstplans zur Verfügung zu stellen, wobei eine einheitliche Dienstplangestaltung für mehrere Abteilungen ermöglicht wird, die Daten jederzeit abgerufen werden können und eine automatische Anpassung an die Auslastung eines Service-orientierten Betriebes erfolgen soll.
• Die Aufgabe wurde erfindungsgemäß durch ein Verfahren zur Optimierung der Ermittlung des tatsächlichen Personalbedarfs zur Erstellung eines Dienstplans eines Hotels, einer Pension und/oder eines Restaurants mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems mit einem Speicher, einem Prozessor, mindestens einer Eingabeeinheit, mindestens einer Schnittstelle zu einem Reservierungsprogramm und einem Budgetplanungsprogramm sowie einer gemeinsamen Benutzeroberfläche gelöst, wobei das Verfahren folgende Schritte umfasst:
• a) Speichern von Mitarbeiterdaten, einschließlich individueller Mitarbeitereigenschaften,
• b) Speichern abteilungsspezifischer Bedürfnisse und/oder ereignisabhängiger Anforderungen,
• c) sofortiges Einpflegen von Abwesenheiten,
• d) Einbeziehung von Daten der aktuellen Belegung über die Schnittstelle zu einem Reservierungsprogramm und zu einem Budget-planungsprogramm,
• e) Ermittlung des tatsächlichen, aktuellen oder für einen bestimmbaren Zeitraum benötigten Personalbedarfs anhand der erforderlichen Mitarbeiterstunden pro Abteilung mit Hilfe von abteilungsspezifischen Formeln unter Zugrundelegung der Daten aus den Verfahrensschritten a) bis d) und
• f) Darstellung eines Reportings auf der gemeinsamen Benutzeroberfläche.
• Ein solches Verfahren ermöglicht eine Vereinfachung der Dienstplangestaltung, wobei unter Einbeziehung der aktuellen Hotelbelegung der tatsächliche Personalbedarf ermittelt werden kann. Dabei können Dienstpläne abteilungsübergreifend einheitlich erstellt und den jeweils aktuellen Gegebenheiten schnell und flexibel angepasst werden. Dies ermöglicht eine enorme Zeit- und Kostenersparnis und resultiert letztendlich in einer effizienten Personalplanung und langfristig einer Steigerung der Produktivität. Weiterhin können Über- und Unterbesetzungen sowie das Aufkommen hoher Überstundenzahlen langfristig vermieden werden. Ein weiterer Vorteil ergibt sich aus der Möglichkeit, Reports an das Management einheitlich und kurzfristig zu erstellen.
• Bei einer vorteilhaften Ausgestaltung des erfindungsgemäßen Verfahrens werden die Mitarbeiterdaten über eine Schnittstelle aus einer Datenbank der Personalabteilung importiert und/oder manuell eingegeben. Bei einer vorteilhaften Weiterentwicklung werden die Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter in das Datenverarbeitungssystem über ein Zeiterfassungssystem integriert und/oder manuell eingegeben.
• Ferner ist es von Vorteil, wenn die in der Datenbank gespeicherten abteilungsspezifischen und/oder ereignisabhängigen Anforderungen von der betreffenden Abteilung bei Bedarf geändert werden können. Von Vorteil ist es ferner, dass bei ermittelten Über- und/oder Unterbesetzungen Warnhinweise ausgegeben werden. Von Vorteil ist weiterhin, wenn die Sprache der Benutzeroberfläche durch den jeweiligen Benutzer frei gewählt werden kann.
• Bei vorteilhafter Ausgestaltung werden auf der Benutzeroberfläche Kalenderübersichten der abwesenden Mitarbeiter nach Abteilung, Name und/oder Personalnummer dargestellt. Bei einer vorteilhaften Weiterentwicklung des erfindungsgemäßen Verfahrens werden der Datenbank neue Mitarbeiterprofile manuell hinzugefügt oder bestehende Mitarbeiterprofile durch zusätzliche individuelle Mitarbeitereigenschaften ergänzt. Eine Schnittstelle zum Internet kann insofern von Vorteil sein, als dass ein Reporting beispielsweise auch ortsunabhängig an das Management erfolgen kann.
• Weiterhin ist ein Computerprogramm mit Programmcode zur Durchführung aller erfindungsgemäßen Verfahrensschritte von Vorteil, wenn ein solches Programm in einem Computer ausgeführt wird. Ferner kann zur Durchführung aller erfindungsgemäßen Verfahrensschritte ein solches Computerprogramm mit Programmcode genutzt werden, wobei der Programmcode auf einem maschinenlesbaren Träger gespeichert ist.
• Das erfindungsgemäße Verfahren wird im Folgenden anhand von mehreren Fig. näher erläutert. Dabei zeigen:
• 1 eine schematische Darstellung des erfindungsgemäßen Verfahrens und
• 2 einen Dienstplan in der Übersichtsdarstellung.
• In 1 ist eine vorteilhafte Ausgestaltung des erfindungsgemäßen Verfahrens schematisch dargestellt. Dabei werden über eine Schnittstelle 3 für den Datenimport aus externen Systemen Reservierungsdaten 15, Personaldaten 16, Zeiterfassungsdaten 17 eines Zeiterfassungssystems sowie Budgetplandaten 18 in ein Vorhersagemodul 2 importiert. In dem Vorhersagemodul 2 werden die importierten Eingabedaten 10 durch abteilungsspezifische Formeln 11 weiter verarbeitet. Die somit auch in Abhängigkeit von der Auslegung vorausberechneten Stunden 12 dienen als ein Datensatz der Erstellung des Dienstplans 1. Für die Erstellung des Dienstplans 1 werden weiterhin die Mitarbeiterdaten 13 sowie die tatsächlich geleisteten Stunden 14 verwendet. Weiterhin werden bei der Erstellung des Dienstplans 1 Daten über Feiertage bzw. Messen 4, Daten über kurzfristig freie Mitarbeiter als Markplatz 5 sowie spezielle Stundenanforderungen 6 als Sonderanforderungen mit berücksichtigt. Es erfolgt weiterhin eine Integration von Überstunden der Mitarbeiter über das Zeitkonto 7, von Abwesenheitsdaten 8, wie beispielsweise Urlaub oder Krankheit, sowie von Plandaten 9 über die zu leistenden Stunden.
• Gemäß der 2 ist ein Dienstplan (1) in der Übersichtsansicht beispielhaft dargestellt. Dabei ist eine Wochenübersicht gezeigt, wobei einer Personalnummer 19 jeweils ein Name 20 eines Mitarbeiters, ein Zeitkonto 21, eine Dienstzeit 22, freie Tage 23 sowie Abwesenheiten 24 zugeordnet werden können. Dabei wird über die Anzeige bestimmter Indikatoren im oberen Bereich für die verschiedenen Schichten sowie für jeden Tag der vorausberechnete Zustand für die jeweilige Einteilung angezeigt. So gibt es einen Indikator für eine Übereinteilung 25, einen Indikator für eine optimale Einteilung 26 und einen Indikator für eine Untereinteilung 27. Weiterhin ist ein Indikator 28 vorgesehen, welcher Tage mit speziellen Ereignissen kennzeichnen kann.

1

Dienstplan auf gemeinsamer Benutzeroberfläche

2

Verhersagemodul

3

Schnittstelle für Datenimport

4

Daten zu Feiertagen und Messen

5

Marktplatz

6

außerplanmäßige Stundenanforderungen

7

Zeitkonten der Mitarbeiter

8

Abwesenheitsdaten

9

Plandaten für Zukunft

10

Eingabedaten

11

Formeln, abteilungsspezifisch

12

vorausberechnete Stunden

13

Mitarbeiterdaten

14

Daten über geleistete Stunden aus Vergangenheit

15

Hotelmanagement/Reservierungsdaten

16

Personaldaten

17

Zeiterfassungsdaten

18

Budgetplandaten

19

Personalnummer

20

Name

21

Zeitkonto

22

Dienstzeit

23

Freie Tage

24

Abwesenheit

25

Indikator für Über-Einteilung

26

Indikator für optimale Einteilung

27

Indikator für Unter-Einteilung

28

Indikator für spezielle Ereignisse

• ZITATE ENTHALTEN IN DER BESCHREIBUNG
• Diese Liste der vom Anmelder aufgeführten Dokumente wurde automatisiert erzeugt und ist ausschließlich zur besseren Information des Lesers aufgenommen. Die Liste ist nicht Bestandteil der deutschen Patent- bzw. Gebrauchsmusteranmeldung. Das DPMA übernimmt keinerlei Haftung für etwaige Fehler oder Auslassungen.
• Zitierte Patentliteratur
• - DE 202004010150 U1 [0004]
• - DE 10136054 A1 [0005]

Claims (11)

1. Verfahren zur Optimierung der Ermittlung des tatsächlichen Personalbedarfs zur Erstellung eines Dienstplans eines Hotels, einer Pension und/oder eines Restaurants mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems mit einem Speicher, einem Prozessor, mindestens einer Eingabeeinheit, mindestens einer Schnittstelle (3) zu einem Reservierungsprogramm und einem Budgetplanungsprogramm sowie einer gemeinsamen Benutzeroberfläche (1), wobei das Verfahren folgende Schritte umfasst: a) Speichern von Mitarbeiterdaten (13), einschließlich individueller Mitarbeitereigenschaften, b) Speichern abteilungsspezifischer Bedürfnisse (6) und/oder ereignisabhängiger Anforderungen (4), c) sofortiges Einpflegen von Abwesenheiten (8), d) Einbeziehung von Daten der aktuellen Belegung über die Schnittstelle (3) zu einem Reservierungsprogramm und zu einem Budgetplanungsprogramm, e) Ermittlung des tatsächlichen, aktuellen oder für einen bestimmbaren Zeitraum benötigten Personalbedarfs anhand der erforderlichen Mitarbeiterstunden (12) pro Abteilung mit Hilfe von abteilungsspezifischen Formeln (11) unter Zugrundelegung der Daten aus den Verfahrensschritten a) bis d) und f) Darstellung eines Reportings auf der gemeinsamen Benutzeroberfläche (1).
2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die Mitarbeiterdaten über eine Schnittstelle aus einer Datenbank der Personalabteilung (16) importiert und/oder manuell eingegeben werden.
3. Verfahren nach den Ansprüchen 1 und 2, dadurch gekennzeichnet, dass die Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter in das Datenverarbeitungssystem über ein Zeiterfassungssystem (17) integriert und/oder manuell eingegeben werden.
4. Verfahren nach den Ansprüchen 1 bis 3, dadurch gekennzeichnet, dass die in der Datenbank gespeicherten abteilungsspezifischen und/oder ereignisabhängigen Anforderungen von der betreffenden Abteilung bei Bedarf geändert werden können.
5. Verfahren nach den Ansprüchen 1 bis 4, dadurch gekennzeichnet, dass bei ermittelten Über- und/oder Unterbesetzungen Warnhinweise ausgegeben werden.
6. Verfahren nach den Ansprüchen 1 bis 5, dadurch gekennzeichnet, dass die Sprache der Benutzeroberfläche durch den jeweiligen Benutzer frei gewählt werden können.
7. Verfahren nach den Ansprüchen 1 bis 6, dadurch gekennzeichnet, dass auf der Benutzeroberfläche Kalender-Übersichten der abwesenden Mitarbeiter nach Abteilung, Name und/oder Personalnummer dargestellt werden.
8. Verfahren nach den Ansprüchen 1 bis 7, dadurch gekennzeichnet, dass der Datenbank neue manuelle Mitarbeiterprofile hinzugefügt oder bestehende Mitarbeiterprofile durch zusätzliche individuelle Mitarbeitereigenschaften ergänzt werden können.
9. Verfahren nach den Ansprüchen 1 bis 8, dadurch gekennzeichnet, dass eine Schnittstelle zum Internet vorhanden ist.
10. Computerprogramm mit Programmcode zur Durchführung aller Verfahrensschritte nach einem der Ansprüche 1 bis 9, wenn das Programm in einem Computer ausgeführt wird.
11. Computerprogramm mit Programmcode, der auf einem maschinenlesbaren Träger gespeichert ist, zur Durchführung aller Verfahrensschritte nach einem der Ansprüche 1 bis 9, wenn das Programm in einem Computer ausgeführt wird.