CN115098753A - 一种精准定位档案的档案柜及精准定位档案的方法 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种精准定位档案的档案柜及精准定位档案的方法实现档案出入库、上架、下架、盘点的精细化管理。通过智能档案精准定位柜的引入,结合Web业务系统与手持终端高效提升档案管理效率,同时对操作记录进行留痕,便于后续进行追溯。每个档案盒对应一个传感器,从而实现档案的精确定位;同时对档案盒和档案卷进行管理:实现了智能的档案上架与下架、智能的档案定位、智能的信息显示与语音播报,极大的提升了档案管理的智能化进程,提高了档案管理的自动化效率。
Description
技术领域
本发明涉及档案智能管理技术领域,尤其涉及一种精准定位档案的档案柜及精准定位档案的方法。
背景技术
目前档案库房基本采用单锁防盗门设计,只需要一把钥匙就能进出档案库房,当单人入库进行操作时存在档案遗失、篡改、调换档案等安全隐患。目前使用的轮转柜,利用FRID技术进行识别盘库,且需要人工进行出入库操作,盘库时间较长,维护使用成本较高。具体方法为:
档案接收流程为:
1.接收审核。对各单位报送的档案进行审核,审核不合格的档案退回重新整理上报,审核合格的档案进行接收。
2.数字化处理。档案接收后,对的有档案资料逐份进行扫描处理,形成图片或者PDF文件,并将电子文件存储在档案管理中心服务器中,另一份存储在光盘中,每张光盘只存储一份档案内容。
3.入库。入库时,先将RFID芯片贴到档案盒相应位置,将芯片通过连接在轮转柜管理系统的识别设备进行识别后,系统会识别出此芯片的编号并录入到管理系统中,而后再将此本档案的基本信息录入管理系统,这样就建立了芯片编号与档案信息的关联。再将档案随机放入轮转档案柜中任一档案格中,对应档案格中的识别设备会识别芯片,并将档案柜对应物理位置与该芯片建立关联,并更新到系统中。这样就完成了入库,建立了档案信息与芯片及档案柜物理位置的对应。此管理系统为目前使用中的系统。
4.盘库。盘库时,由于每个存放档案的格子相应位置上都有识别设备,能够识别档案盒对应位置上的芯片信息,这样就能统计出有多少空位置,存储了多少本档案。
现有技术的缺点是:
1.单个档案柜盘库时间较长。
2.使用轮转柜,由于每个存放档案的位置需要有相应的识别设备,每个档案盒也需要贴芯片,且轮转柜内部构造复杂,基于这种设计,此种轮转柜运行成本和设备成本、故障率较高,后期维护费用高。
鉴于这种现状,档案管理技术的升级与改造迫在眉睫,如何实现密集档案的精确定位以及同时对档案盒和档案卷进行管理是亟待解决的技术问题。
发明内容
本发明的目的在于提供一种精准定位档案的档案柜及精准定位档案的方法能够实现档案盒内部数量多、厚度薄的档案页或卷的在位管理,解决了现有方法中存在的无法精准识别(上架、下架)、盘点等问题。
一种精准定位档案的档案柜,包括智能终端、柜子主体和服务器,所述柜子主体具有底板,所述柜子主体的底板上设置两个以上用于放置档案袋的检测位及设于档案袋上的电子标签,所述电子标签与所述检测位一一对应,所述柜子主体包括输入端和控制模块:
所述服务器用于通过所述输入端获取档案标识数据,根据所述档案标识数据和档案袋在所述检测位上的放置位置更新预设的档案存储记录;以及,根据所述档案标识数据处理档案归档申请信息并生成反馈信号,将所述反馈信号反馈至所述档案归档申请信息的发起方;
所述智能终端用于通过app访问服务器来获取数据;
所述控制模块,信号连接所述服务器和智能终端,接收控制信号,定位该档案袋的位置并控制该档案袋对应档案隔间的指示,引导该档案袋的存取;
所述输入端用于根据档案归档申请信息获取档案文件和电子标签。
在其中一个实施例中,所述输入端包括:
检测识别模块,用于识别所述检测位内所述档案袋的电子信息,并将信息并发送至所述控制模块;
感应模块多组设置,且每个检测位对应设置有至少一组所述感应模块,用于感应所述档案袋被放入所述检测位或者从所述检测位被取出。
在其中一个实施例中,所述底板上还设有:
信号灯模块,每个所述检测位对应设置有一个所述信号灯模块,所述信号灯模块被配置为在所述检测位上的档案袋被取出或被放入时显示预定的提示颜色;
语音模块,每个所述检测位对应设置有一个所述语音模块,所述语音模块被配置为在所述检测位上的档案袋被取出或被放入时进行语音播报。
一种精准定位档案的方法,用于上述的一种精准定位档案的档案柜,包括以下步骤:
步骤A,将档案袋放置于检测位内,在服务器中完成档案袋电子标签的初始化,包括电子标签与档案袋的绑定,根据所述服务器发送的指令,获取当前检测位对应的档案袋的标签信息以及检测位的位置信息;
步骤B,读取所述档案袋的档案标识数据并发送至所述服务器的数据库中保存,所述服务器对所述档案袋控制以进行实施在柜档案的盘点统计操作;
步骤C,通过所述智能终端接受档案的上架和下架指令,并检测当前检测位的位置信息对应的档案袋的标签信息是否发生变化,将发生变动的档案袋的标签信息及位置信息数据传输给所述服务器。
在其中一个实施例中,所述步骤A为根据所述服务器发送指令至控制模块,将需要入库的档案袋放置于检测位上,所述服务器自动将电子标签的UID与档案袋的档案编码进行绑定。
在其中一个实施例中,所述步骤B包括:
步骤B1,所述服务器根据盘点操作信息,发送盘点指令至所述控制模块;
步骤B2,当所述控制模块收到盘点指令,调用输入端,依次扫描并识别所述检测位内所述档案袋的电子标签,并将信息发送至所述服务器;
步骤B3,当所有电子标签都完成扫描后,将档案归档申请信息上传至所述服务器,所述服务器将标识数据与存储的归档申请信息进行比对;确认后更新数据中心,并反馈给服务器的客户端。
在其中一个实施例中,所述步骤B3中根据所述档案标识数据处理所述档案归档申请信息并生成反馈信号,将所述反馈信号反馈至所述服务器。
在其中一个实施例中,所述步骤C包括:
步骤C11,所述智能终端发送上架指令至所述服务器,所述服务器再发送至控制模块,控制模块点亮在对应的检测位上的信号灯模块;
步骤C12,用户根据信号灯模块将需要上架的档案袋放置于指定检测位上;
步骤C13,所述控制模块读取指定检测位上档案袋电子标签的UID,并与上架指令核对,若一致,则执行步骤C14,否则执行步骤C15;
步骤C14,所述控制模块控制指定检测位的信号灯模块熄灭;
步骤C15,所述控制模块读取其他检测位上档案袋电子标签的UID,判断是否存在错误上架,若是,执行步骤C16,否则,等待指定的档案盒上架;
步骤C16,在指定UID下的错误检测位上,所述控制模块控制其信号灯模块闪烁显示,执行步骤C17;
步骤C17,错误检测位上的档案袋下架,并熄灭所述信号灯模块,重复步骤C11、C12直至指定检测位的所述信号灯模块熄灭。
在其中一个实施例中,所述步骤C还包括:
步骤C21,所述智能终端发送下架命令至所述服务器,所述服务器再发送至所述控制模块,所述控制模块控制指定检测位的信号灯模块点亮;
步骤C22,用户根据所述信号灯模块将需要下架的档案袋在指定检测位上下架;
步骤C23,所述控制模块读取指定检测位上档案袋电子标签的UID,判断是否为空,若是,则执行步骤C24,否则执行步骤C25;
步骤C24,所述控制模块控制指定检测位上的所述信号灯模块熄灭;
步骤C25,所述控制模块读取其他检测位上档案袋电子标签的UID,判断是否存在错误下架,若是,执行步骤C26,否则,等待指定的档案袋下架;
步骤C26,在错误下架的检测位上所述信号灯模块闪烁显示,执行步骤C27;
步骤C27,放回错误下架的档案袋后,对应的检测位所述信号灯模块熄灭,重复步骤C22、C23直至指定检测位上的所述信号灯模块熄灭。
在其中一个实施例中,所述步骤C中所述控制模块通过语音模块发出相应的语音提示。
上述技术方案具有如下优点或有益效果:
本发明这种精准定位档案的档案柜及精准定位档案的方法实现档案出入库、上架、下架、盘点的精细化管理。通过智能档案精准定位柜的引入,结合Web业务系统与手持终端高效提升档案管理效率,同时对操作记录进行留痕,便于后续进行追溯。每个档案盒对应一个传感器,从而实现档案的精确定位;同时对档案盒和档案卷进行管理:实现了智能的档案上架与下架、智能的档案定位、智能的信息显示与语音播报,极大的提升了档案管理的智能化进程,提高了档案管理的自动化效率;打破了档案上架必须按顺序存放、并不能随意更改的固有规则,档案管理员能有效的、最大化的利用档案架的空余空间,大大减少了档案架的数量,节省了大量的档案存放空间。可实现上架的档案无序排放、有序管理:档案管理机构接收到档案后,需首先对档案盒标签初始化,标签信息初始化完成后,即可对档案进行上架,放置到档案架的任意位置;因为在档案架的档案放置区域内,每份档案下方都对应一射频感应器,来对上架的任一档案进行读取并上报位置信息;真正做到档案的随机、无序摆放,有序、跟踪管理;从而实现多存多取,档案快速上下架:本发明采用主动读取、主动上报的工作模式,不同层读写器可同时工作,主动向通信总线发送信息,可支持多人同时进行档案上下架工作;其次在同一读写器上,多个感应器分时工作,切换速度快且相互之间无干扰,单人操作时可支持多份档案一次性上下架,大大提高工作效率。
附图说明
图1是本发明一种精准定位档案的档案柜的结构示意图;
图2是本发明一种精准定位档案的方法的流程示意图;
图3是本发明盘点的流程示意图;
图4是本发明上架的流程示意图;
图5是本发明下架的流程示意图。
具体实施方式
为使本发明的上述目的、特征和优点能够更为明显易懂,下面结合附图对本发明的具体实施例做详细的说明。
结合图1—图5所示,一种精准定位档案的档案柜,包括智能终端1、柜子主体和服务器3,所述柜子主体具有底板,所述柜子主体的底板上设置两个以上用于放置档案袋的检测位及设于档案袋上的电子标签22,所述电子标签22与所述检测位一一对应,所述柜子主体包括输入端21和控制模块23:
所述服务器3用于通过所述输入端21获取档案标识数据,根据所述档案标识数据和档案袋在所述检测位上的放置位置更新预设的档案存储记录;以及,根据所述档案标识数据处理档案归档申请信息并生成反馈信号,将所述反馈信号反馈至所述档案归档申请信息的发起方;
所述智能终端1用于通过app访问服务器3来获取数据,可以是具有显示屏并且支持网页浏览的各种电子设备,例如可以浏览档案管理网页,智能终端1包括但不限于智能手机、平板电脑、膝上型便携计算机和台式计算机等等;
所述控制模块23,信号连接所述服务器3和智能终端1,接收控制信号,定位该档案袋的位置并控制该档案袋对应档案隔间的指示,引导该档案袋的存取;
所述输入端21用于根据档案归档申请信息获取档案文件和电子标签。
通过基于HTTP协议的RestFul接口推送任务到智能手持机终端,终端通过TCP的Socket握手方式,以Modbus通讯协议来控制档案柜的开关门及Led灯光,快速高效完成核心业务操作。
进一步地,本发明一种精准定位档案的档案柜的较佳的实施例中,所述输入端21包括:
检测识别模块211,用于识别所述检测位内所述档案袋的电子信息,并将信息并发送至所述控制模块23;
感应模块212,所述感应模块212多组设置,且每个检测位对应设置有至少一组所述感应模块212,用于感应所述档案袋被放入所述检测位或者从所述检测位被取出。
每个检测位可以对应设置有一个感应模块212,档案袋上可以设置有电子标签,在档案被放入检测位时,感应模块212能够感应到档案袋上的电子标签,即可认为有档案袋放入,并且感应模块212能够读取到电子标签上的档案信息,例如可以通过电子标签获取到档案的编号,进而将档案的编号和其存放的位置关联起来。在工作人员需要调取该档案袋时,可以通过档案的编号查找档案袋的存放位置,进而准确快速地定位档案袋。在档案被取出后,感应模块212同样可以获知档案被取出,可以根据感应模块212的信息实时更新档案的存放状态和存放位置。
进一步地,本发明一种精准定位档案的档案柜的较佳的实施例中,所述底板上还设有:
信号灯模块24,每个所述检测位对应设置有一个所述信号灯模块24,所述信号灯模块24被配置为在所述检测位上的档案袋被取出或被放入时显示预定的提示颜色;
语音模块25,每个所述检测位对应设置有一个所述语音模块25,所述语音模块25被配置为在所述检测位上的档案袋被取出或被放入时进行语音播报。
所述服务器3包括中心处理软件和数据库。所述中心处理软件,输入信息为感应模块212处理过的传感器信号信息(传感器的具体位置:列、节、层),输出信息向上为用户可视界面及数据,向下发起RFID检测请求;所述数据库,存储着档案袋的标签信息,并且档案信息与对应的档案袋信息绑定,便于档案信息的查找。
一种精准定位档案的方法,用于上述的一种精准定位档案的档案柜,包括以下步骤:
步骤A,将档案袋放置于检测位内,在服务器中完成档案袋电子标签的初始化,包括电子标签与档案袋的绑定,根据所述服务器发送的指令,获取当前检测位对应的档案袋的标签信息以及检测位的位置信息;
步骤B,读取所述档案袋的档案标识数据并发送至所述服务器的数据库中保存,所述服务器对所述档案袋控制以进行实施在柜档案的盘点统计操作;
步骤C,通过所述智能终端接受档案的上架和下架指令,并检测当前检测位的位置信息对应的档案袋的标签信息是否发生变化,将发生变动的档案袋的标签信息及位置信息数据传输给所述服务器。
进一步地,本发明一种精准定位档案的方法的较佳的实施例中,所述步骤A为根据所述服务器发送指令至控制模块,将需要入库的档案袋放置于检测位上,所述服务器自动将电子标签的UID与档案袋的档案编码进行绑定。
进一步地,本发明一种精准定位档案的方法的较佳的实施例中,所述步骤B包括:
步骤B1,所述服务器根据盘点操作信息,发送盘点指令至所述控制模块;
步骤B2,当所述控制模块收到盘点指令,调用输入端,依次扫描并识别所述检测位内所述档案袋的电子标签,并将信息发送至所述服务器;
步骤B3,当所有电子标签都完成扫描后,将档案归档申请信息上传至所述服务器,所述服务器将标识数据与存储的归档申请信息进行比对;确认后更新数据中心,并反馈给服务器的客户端。
库管员在业务系统通过全局盘点或局部盘点生成盘点任务,对在柜档案进行盘点统计,智能手持机终端通过账户登录后获取对应的盘点待办,选择对应的待办,通过HTTP请求向Web服务器获取待下架的档案柜格。选择对应柜格,开门,存在档案的档案袋储位自动亮灯,智能手持机终端自动进入RFID扫描模式,在柜格前,横向移动终端,档案袋内应盘与实盘数据一致,自动灭灯;不一致,储位灯保持常亮,存在未盘数据进行提交,登记未盘原因,上传,同步盘点数据给Web服务器,上传成功,自动灭灯,本次盘点结束。
进一步地,本发明一种精准定位档案的方法的较佳的实施例中,所述步骤B3中根据所述档案标识数据处理所述档案归档申请信息并生成反馈信号,将所述反馈信号反馈至所述服务器。
进一步地,本发明一种精准定位档案的方法的较佳的实施例中,所述步骤C包括:
步骤C11,所述智能终端发送上架指令至所述服务器,所述服务器再发送至控制模块,控制模块点亮在对应的检测位上的信号灯模块;
步骤C12,用户根据信号灯模块将需要上架的档案袋放置于指定检测位上;
在此过程中,如果智能终端发布的档案指定位置上架指令,那就直接去对应的档案柜上的指定检测位上的信号灯模块放置,其中,为了方便用户放置,可以先在对应的档案柜上安装信号灯模块,先点亮档案柜上的信号灯模块,用户找到对应的档案柜,再在档案柜上对应的检测位上放置对应的档案袋;
步骤C13,所述控制模块读取指定检测位上档案袋电子标签的UID,并与上架指令核对,若一致,则执行步骤C14,否则执行步骤C15,指定位置上架指令包括多个检测位的档案袋以及每个检测位对应应该放置的UID。;
步骤C14,所述控制模块控制指定检测位的信号灯模块熄灭,在此步骤中,为了方便提醒用户,控制模块将信息返回至服务器,由服务器进行语音提示;
步骤C15,所述控制模块读取其他检测位上档案袋电子标签的UID,判断是否存在错误上架,若是,执行步骤C16,否则,等待指定的档案盒上架,在这一步骤中,判断是否存在错误上架主要是判断指定UID的档案是否被放置于非指定的检测位上。在此步骤中,控制模块读取其他检测位上档案袋电子标签的UID,可能会发现其他的检测位的放置的档案袋都是正确的,此时说明指定的应该放置的档案袋未放置在指定的检测位上,控制模块检测其操作时间,如果设定时间内没有还未操作的,发出警告信息;
步骤C16,在指定UID下的错误检测位上,所述控制模块控制其信号灯模块闪烁显示,执行步骤C17;
步骤C17,错误检测位上的档案袋下架,并熄灭所述信号灯模块,重复步骤C11、C12直至指定检测位的所述信号灯模块熄灭。
库管员在工作台进行注册上架或者归还上架,根据档案柜属性及上架模式进行上架任务的建立。系统上架:默认按照放满规则进行上架档案位置分配;自由上架:默认按照可放规则进行推送,通过终端设备操作实现用户决定档案位置。智能手持机终端通过账户登录后获取对应的上架待办,选择对应的待办,通过HTTP请求向Web服务器获取分配的档案柜格。选择对应柜格,开门、储位亮灯,并通过HTTP请求向Web服务器获取档案已分配的档案袋列表。
取下对应Led亮灯储位的档案袋,用手持机终端程序扫描档案袋条码,如为本次分配档案袋,判断是否为空档案袋,如是非空档案袋,终端自动熄灭非本档案类型的Led储位灯。扫描后进入档案扫码页面;持续扫描档案条码,扫描成功,终端设备发出提示音;完成上架后,以档案袋为最小单位数据同步Web服务器,终端等待用户放回档案袋,本档案袋的Led储位灯自动熄灭,如本档案袋为本档案类型最后一个操作档案袋,终端自动开启非本档案类型的Led储位灯,本档案袋上架操作完成。
进一步地,本发明一种精准定位档案的方法的较佳的实施例中,所述步骤C还包括:
步骤C21,所述智能终端发送下架命令至所述服务器,所述服务器再发送至所述控制模块,所述控制模块控制指定检测位的信号灯模块点亮;
步骤C22,用户根据所述信号灯模块将需要下架的档案袋在指定检测位上下架;
步骤C23,所述控制模块读取指定检测位上档案袋电子标签的UID,判断是否为空,若是,则执行步骤C24,否则执行步骤C25;
步骤C24,所述控制模块控制指定检测位上的所述信号灯模块熄灭;
步骤C25,所述控制模块读取其他检测位上档案袋电子标签的UID,判断是否存在错误下架,若是,执行步骤C26,否则,等待指定的档案袋下架;
步骤C26,在错误下架的检测位上所述信号灯模块闪烁显示,执行步骤C27;
步骤C27,放回错误下架的档案袋后,对应的检测位所述信号灯模块熄灭,重复步骤C22、C23直至指定检测位上的所述信号灯模块熄灭。
库管员在工作台进行借阅下架或者资料下架,根据下架档案生成下架任务,智能手持机终端通过账户登录后获取对应的下架待办,选择对应的待办,通过HTTP请求向Web服务器获取待下架的档案柜格。选择对应柜格,开门、储位亮灯,并通过HTTP请求向Web服务器获取档案已分配的档案袋列表。
取下对应Led亮灯储位的档案袋,用手持机终端程序扫描档案袋条码,如为本次分配档案袋,终端自动熄灭非本档案类型的Led储位灯。扫描后进入档案扫码页面;持续扫描档案条码,扫描成功,终端设备发出提示音。完成下架后,以档案袋为最小单位同步Web服务器。终端等待用户放回档案袋,本档案袋的Led储位灯自动熄灭,本档案袋下架操作完成。
进一步地,本发明一种精准定位档案的方法的较佳的实施例中,所述步骤C中所述控制模块通过语音模块发出相应的语音提示。
本发明还用于一种电子设备,包括:存储器以及一个或多个处理器;
其中,所述存储器与所述一个或多个处理器通信连接,所述存储器中存储有可被所述一个或多个处理器执行的指令,所述指令被所述一个或多个处理器执行时,所述电子设备用于实现如以上任一项所述的方法。
具体地,处理器和存储器可以通过总线或者其他方式连接,以通过总线连接为例。处理器可以为中央处理器(Central Processing Unit,CPU)。处理器还可以为其他通用处理器、数字信号处理器(Digital Signal Processor,DSP)、专用集成电路(ApplicationSpecific Integrated Circuit,ASIC)、现场可编程门阵列(Field-Programmable GateArray,FPGA)或者其他可编程逻辑器件、分立门或者晶体管逻辑器件、分立硬件组件等芯片,或者上述各类芯片的组合。
存储器作为一种非暂态计算机可读存储介质,可用于存储非暂态软件程序、非暂态计算机可执行程序以及模块。处理器通过运行存储在存储器中的非暂态软件程序/指令以及功能模块,从而执行处理器的各种功能应用以及数据处理。
存储器可以包括存储程序区和存储数据区,其中,存储程序区可存储操作系统、至少一个功能所需要的应用程序;存储数据区可存储处理器所创建的数据等。此外,存储器可以包括高速随机存取存储器,还可以包括非暂态存储器,例如至少一个磁盘存储器件、闪存器件、或其他非暂态固态存储器件。在一些实施例中,存储器可选包括相对于处理器远程设置的存储器,这些远程存储器可以通过网络(比如通过通信接口)连接至处理器。上述网络的实例包括但不限于互联网、企业内部网、局域网、移动通信网及其组合。
一种计算机可读存储介质,其上存储有计算机可执行指令,当所述计算机可执行指令被计算装置执行时,可用来实现如以上任一项所述的方法。
前述的计算机可读取存储介质包括以存储如计算机可读指令、数据结构、程序模块或其他数据等信息的任何方式或技术来实现的物理易失性和非易失性、可移动和不可移动介质。计算机可读取存储介质具体包括,但不限于,U盘、移动硬盘、只读存储器(ROM,Read-Only Memory)、随机存取存储器(RAM,Random Access Memory)、可擦除可编程只读存储器(EPROM)、电可擦可编程只读存储器(EEPROM)、闪存或其他固态存储器技术、CD-ROM、数字多功能盘(DVD)、HD-DVD、蓝光(Blue-Ray)或其他光存储设备、磁带、磁盘存储或其他磁性存储设备、或能用于存储所需信息且可以由计算机访问的任何其他介质。
尽管此处所述的主题是在结合操作系统和应用程序在计算机系统上的执行而执行的一般上下文中提供的,但本领域技术人员可以认识到,还可结合其他类型的程序模块来执行其他实现。一般而言,程序模块包括执行特定任务或实现特定抽象数据类型的例程、程序、组件、数据结构和其他类型的结构。本领域技术人员可以理解,此处所述的本主题可以使用其他计算机系统配置来实践,包括手持式设备、多处理器系统、基于微处理器或可编程消费电子产品、小型计算机、大型计算机等,也可使用在其中任务由通过通信网络连接的远程处理设备执行的分布式计算环境中。在分布式计算环境中,程序模块可位于本地和远程存储器存储设备的两者中。
本领域普通技术人员可以意识到,结合本文中所本申请的实施例描述的各示例的单元及方法步骤,能够以电子硬件、或者计算机软件和电子硬件的结合来实现。这些功能究竟以硬件还是软件方式来执行,取决于技术方案的特定应用和设计约束条件。专业技术人员可以对每个特定的应用来使用不同方法来实现所描述的功能,但是这种实现不应认为超出本申请的范围。
所述功能如果以软件功能单元的形式实现并作为独立的产品销售或使用时,可以存储在一个计算机可读取存储介质中。基于这样的理解,本申请的技术方案本质上或者说对原有技术做出贡献的部分或者该技术方案的部分可以以软件产品的形式体现出来,该计算机软件产品存储在一个存储介质中,包括若干指令用以使得一台计算机设备(可以是个人计算机,服务器,或者网络设备等)执行本申请各个实施例所述方法的全部或部分步骤。
综上所述,本发明这种精准定位档案的档案柜及精准定位档案的方法实现档案出入库、上架、下架、盘点的精细化管理。通过智能档案精准定位柜的引入,结合Web业务系统与手持终端高效提升档案管理效率,同时对操作记录进行留痕,便于后续进行追溯。每个档案盒对应一个传感器,从而实现档案的精确定位;同时对档案盒和档案卷进行管理:实现了智能的档案上架与下架、智能的档案定位、智能的信息显示与语音播报,极大的提升了档案管理的智能化进程,提高了档案管理的自动化效率;打破了档案上架必须按顺序存放、并不能随意更改的固有规则,档案管理员能有效的、最大化的利用档案架的空余空间,大大减少了档案架的数量,节省了大量的档案存放空间。可实现上架的档案无序排放、有序管理:档案管理机构接收到档案后,需首先对档案盒标签初始化,标签信息初始化完成后,即可对档案进行上架,放置到档案架的任意位置;因为在档案架的档案放置区域内,每份档案下方都对应一射频感应器,来对上架的任一档案进行读取并上报位置信息;真正做到档案的随机、无序摆放,有序、跟踪管理;从而实现多存多取,档案快速上下架:本发明采用主动读取、主动上报的工作模式,不同层读写器可同时工作,主动向通信总线发送信息,可支持多人同时进行档案上下架工作;其次在同一读写器上,多个感应器分时工作,切换速度快且相互之间无干扰,单人操作时可支持多份档案一次性上下架,大大提高工作效率。
以上仅为本发明较佳的实施例,并非因此限制本发明的实施方式及保护范围,对于本领域技术人员而言,应当能够意识到凡运用本发明说明书及图示内容所作出的等同替换和显而易见的变化所得到的方案,均应当包含在本发明的保护范围内。
在本发明的描述中,需要理解的是,术语“上”、“下”、“前”“后”等指示的方位或位置关系为基于附图所示的方位或位置关系,仅是为了便于描述本发明和简化描述,而不是指示或暗示所指的装置或元件必须具有特定的方位、以特定的方位构造和操作,因此不能理解为对本发明的限制。
Claims (10)
1.一种精准定位档案的档案柜,包括智能终端、柜子主体和服务器,其特征在于,所述柜子主体具有底板,所述柜子主体的底板上设置两个以上用于放置档案袋的检测位及设于档案袋上的电子标签,所述电子标签与所述检测位一一对应,所述柜子主体包括输入端和控制模块:
所述服务器用于通过所述输入端获取档案标识数据,根据所述档案标识数据和档案袋在所述检测位上的放置位置更新预设的档案存储记录;以及,根据所述档案标识数据处理档案归档申请信息并生成反馈信号,将所述反馈信号反馈至所述档案归档申请信息的发起方;
所述智能终端用于通过app访问服务器来获取数据;
所述控制模块,信号连接所述服务器和智能终端,接收控制信号,定位该档案袋的位置并控制该档案袋对应档案隔间的指示,引导该档案袋的存取;
所述输入端用于根据档案归档申请信息获取档案文件和电子标签。
2.如权利要求1所述的一种精准定位档案的档案柜,其特征在于,所述输入端包括:
检测识别模块,用于识别所述检测位内所述档案袋的电子信息,并将信息并发送至所述控制模块;
感应模块,所述感应模块多组设置,且每个检测位对应设置有至少一组所述感应模块,用于感应所述档案袋被放入所述检测位或者从所述检测位被取出。
3.如权利要求1所述的一种精准定位档案的档案柜,其特征在于,所述底板上还设有:
信号灯模块,每个所述检测位对应设置有一个所述信号灯模块,所述信号灯模块被配置为在所述检测位上的档案袋被取出或被放入时显示预定的提示颜色;
语音模块,每个所述检测位对应设置有一个所述语音模块,所述语音模块被配置为在所述检测位上的档案袋被取出或被放入时进行语音播报。
4.一种精准定位档案的方法,用于权利要求1-3所述的一种精准定位档案的档案柜,其特征在于,包括以下步骤:
步骤A,将档案袋放置于检测位内,在服务器中完成档案袋电子标签的初始化,包括电子标签与档案袋的绑定,根据所述服务器发送的指令,获取当前检测位对应的档案袋的标签信息以及检测位的位置信息;
步骤B,读取所述档案袋的档案标识数据并发送至所述服务器的数据库中保存,所述服务器对所述档案袋控制以进行实施在柜档案的盘点统计操作;
步骤C,通过所述智能终端接受档案的上架和下架指令,并检测当前检测位的位置信息对应的档案袋的标签信息是否发生变化,将发生变动的档案袋的标签信息及位置信息数据传输给所述服务器。
5.如权利要求4所述的一种精准定位档案的方法,其特征在于,所述步骤A为根据所述服务器发送指令至控制模块,将需要入库的档案袋放置于检测位上,所述服务器自动将电子标签的UID与档案袋的档案编码进行绑定。
6.如权利要求4所述的一种精准定位档案的方法,其特征在于,所述步骤B包括:
步骤B1,所述服务器根据盘点操作信息,发送盘点指令至所述控制模块;
步骤B2,当所述控制模块收到盘点指令,调用输入端,依次扫描并识别所述检测位内所述档案袋的电子标签,并将信息发送至所述服务器;
步骤B3,当所有电子标签都完成扫描后,将档案归档申请信息上传至所述服务器,所述服务器将标识数据与存储的归档申请信息进行比对;确认后更新数据中心,并反馈给服务器的客户端。
7.如权利要求6所述的一种精准定位档案的方法,其特征在于,所述步骤B3中根据所述档案标识数据处理所述档案归档申请信息并生成反馈信号,将所述反馈信号反馈至所述服务器。
8.如权利要求4所述的一种精准定位档案的方法,其特征在于,所述步骤C包括:
步骤C11,所述智能终端发送上架指令至所述服务器,所述服务器再发送至控制模块,控制模块点亮在对应的检测位上的信号灯模块;
步骤C12,用户根据信号灯模块将需要上架的档案袋放置于指定检测位上;
步骤C13,所述控制模块读取指定检测位上档案袋电子标签的UID,并与上架指令核对,若一致,则执行步骤C14,否则执行步骤C15;
步骤C14,所述控制模块控制指定检测位的信号灯模块熄灭;
步骤C15,所述控制模块读取其他检测位上档案袋电子标签的UID,判断是否存在错误上架,若是,执行步骤C16,否则,等待指定的档案盒上架;
步骤C16,在指定UID下的错误检测位上,所述控制模块控制其信号灯模块闪烁显示,执行步骤C17;
步骤C17,错误检测位上的档案袋下架,并熄灭所述信号灯模块,重复步骤C11、C12直至指定检测位的所述信号灯模块熄灭。
9.如权利要求4所述的一种精准定位档案的方法,其特征在于,所述步骤C还包括:
步骤C21,所述智能终端发送下架命令至所述服务器,所述服务器再发送至所述控制模块,所述控制模块控制指定检测位的信号灯模块点亮;
步骤C22,用户根据所述信号灯模块将需要下架的档案袋在指定检测位上下架;
步骤C23,所述控制模块读取指定检测位上档案袋电子标签的UID,判断是否为空,若是,则执行步骤C24,否则执行步骤C25;
步骤C24,所述控制模块控制指定检测位上的所述信号灯模块熄灭;
步骤C25,所述控制模块读取其他检测位上档案袋电子标签的UID,判断是否存在错误下架,若是,执行步骤C26,否则,等待指定的档案袋下架;
步骤C26,在错误下架的检测位上所述信号灯模块闪烁显示,执行步骤C27;
步骤C27,放回错误下架的档案袋后,对应的检测位所述信号灯模块熄灭,重复步骤C22、C23直至指定检测位上的所述信号灯模块熄灭。
10.如权利要求4所述的一种精准定位档案的方法,其特征在于,所述步骤C中所述控制模块通过语音模块发出相应的语音提示。
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CN202210762638.3A CN115098753A (zh) | 2022-06-30 | 2022-06-30 | 一种精准定位档案的档案柜及精准定位档案的方法 |
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Cited By (1)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
CN115688834A (zh) * | 2022-10-10 | 2023-02-03 | 国网安徽省电力有限公司滁州市城郊供电公司 | 基于人工智能的存储档案智能定位管理系统 |
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2022
- 2022-06-30 CN CN202210762638.3A patent/CN115098753A/zh active Pending
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