CN108734528A - 一种电子发票自动入账方法 - Google Patents

Abstract

本申请提供一种电子发票自动入账方法，包括以下步骤:用户登录自动入账系统；对电子发票进行一键取票并保存在本地数据库中；遍历本地数据库中的电子发票，在模板库中查找相对应的业务类型模板，并将对应业务类型模板的模板唯一标识存储到电子发票信息中；匹配完成后，再次遍历电子发票，根据电子发票信息中的模板唯一标识，生成和电子发票相对应的凭证分录并保存；将使用相同业务类型模板的电子发票，根据它们的凭证分录进行合并生成凭证。本申请自动从电子发票系统获取电子发票，并生成正确的凭证分录和生成凭证，省事省力，且不容易出错。

Description

一种电子发票自动入账方法

技术领域

本发明属于财税技术领域，具体地涉及一种电子发票自动入账方法。

背景技术

随着国民经济的飞速发展，如今企业财务人员在财务管理中，以人工的方式将电子票分类统计，然后录入到财务系统，其数据量大及操作繁琐，增大了试错成本及财务人员的负担。在“营改增”及大力推广电子发票的政策下，传统的人工做账方式越来越不合时宜，提高企业工作效率，降低人工成本，规避税务风险，自动化记账方式推广迫在眉睫。

发明内容

本申请在利用电子发票的特点进行一键取票后，再生成完整的电子发票凭证以方便后续的处理。具体提出了一种电子发票自动入账的方法，步骤为：

S1，用户登录自动入账系统；

S2，自动入账系统从电子发票系统对电子发票进行一键取票,具体步骤为：

S21，用户在自动入账系统内确定需要取票的时间段后进行取票；

S22，自动入账系统通过用户登录信息及需要取票的时间段，构造取票请求报文，将取票请求报文发送给电子发票系统；取票请求报文的格式为JSON格式，取票请求报文至少包括加密类型、签名串、业务报文格式、交易请求流水号和请求业务报文，其中请求业务报文又至少包括纳税识别号、公司名称、开始时间、结束时间、每页条数、第几页；

S23,电子发票系统接收到取票请求报文后，通过验签、解密和判断操作，根据取票请求报文的请求内容返回取票响应报文；

取票响应报文包含有自动入账系统需要的发票信息，取票响应报文至少包括响应状态、响应消息、签名串、交易请求流水号、业务返回码和响应业务报文，其中响应业务报文至少包括每页条数、起始条数、总条数和用数组格式存储的电子发票信息，电子发票信息分为表头和表体行两部分，表头至少包括销货方纳税人名称、销货方纳税人识别号、销售方地址、销售方电话、销售方银行、销售方银行账号、发票代码、发票号码、开票日期、开票类型、开票合计金额、合计不含税金额、开票合计税额、购货方纳税人识别号、购货方纳税人名称、购货方银行、购货方银行账号、购货方地址、购货方电话、发票种类代码、二维码、校验码和备注信息，表体行包括商品行序号、货物或劳务名称、商品数量、商品金额、商品单价、单位、规格型号、含税价标志、扣除额、税额、税率和发票行性质信息；

S24，自动入账系统接收到电子发票系统返回的取票响应报文后，对取票响应报文的响应业务报文进行解密，获取电子发票数据的集合，将电子发票数据的集合根据预定的数据格式批量存储到本地数据库中。

S25，如果在需要取票的时间段中，电子发票数据超过每页条数，自动入账系统会根据响应业务报文的总条数判断是否再次请求，如果需要进行再次请求，则返回步骤S22，否则继续步骤S3。

S3，自动入账系统遍历本地数据库中的每张电子发票，根据公司科目方案、公司性质等信息和每张电子发票上的货物或劳务名称、在模板库中查找相对应的业务类型模板，根据业务类型模板对每张电子发票进行归类，并将对应业务类型模板的模板唯一标识存储到电子发票信息中。

S4，电子发票与业务类型模板的匹配全部完成后，再次遍历电子发票，根据电子发票信息中的模板唯一标识，找到业务类型模板的凭证分录模板，根据凭证分录模板从电子发票中找到凭证分录模板所需要的字段，生成和电子发票相对应的凭证分录并保存。

S5，将使用相同业务类型模板的电子发票，根据它们的凭证分录进行合并生成一个凭证。

优选的，用户录入纳税识别号并点击认证，用户预留的手机号接收短信验证码，用户录入验证码，完成认证。

优选的，在自动入账系统接收到电子发票系统返回的取票响应报文后，根据响应报文中的业务返回码确定处理是否成功，如果响应报文中的业务返回码为成功，那么根据响应报文的公共部分的签名串验签是否是电子发票系统返回的，验签成功后，对响应参数的业务部分进行解密，获取电子发票数据的集合，然后电子发票数据的集合根据预定的数据格式批量存储到本地数据库中。

优选的，所述业务类型模板包括集团级模板和自定义模板两类，集团级模板为自动入账系统自带模板，自定义模板是用户自己创建的模板,每个业务类型模板都采用主子表方式，主表至少包括模板唯一标识、公司性质、发票类型、结算方式等内容，子表就是凭证分录模板，至少包括科目、科目方向、借贷方金额抓取字段；

优选的，所述自定义模板在创建时，至少需要输入包括与货物及劳务名称对应的模板名称，发票类型、科目、科目方向、以及借贷方金额抓取字段信息，再根据用户登录信息，自动获取公司科目方案和公司性质，并自动生成一个模板的唯一标识完成用户自定义模板的创建。

优选的，所述步骤S3具体为：

S31，访问数据库中的一个电子发票信息，

S32，根据公司会计科目方案、公司性质以及电子发票上的货物或劳务名称、票据类型信息进行用户自定义模板的匹配；如果匹配成功，执行步骤S35，如果不成功执行步骤S33；

S33，根据公司会计科目方案、公司性质以及电子发票上的货物或劳务名称、票据类型信息进行集团级模板的匹配；如果匹配成功，执行步骤S35，如果不成功执行步骤S34；

S34，将电子发票与集团级模板中的未匹配模版相匹配；

S35，将业务类型模板中的模板唯一标识放到电子发票信息中；

S36，判断是否已遍历所有电子发票信息，如果是则步骤S3结束，如果不是则返回步骤S31。

优选的，所述步骤S5中还包括：按照用户指定的凭证生成规则来生成凭证。

本申请的优点是：

1、一键取得电子发票，无需人工批量的将电子发票数据导入到财务系统，省事省力，且不容易出错。

2、对电子发票数据进行分类归集、自动完成生成凭证，由系统自动的生成正确的凭证分录。

3、由于电子发票自动入账，减少了记账人员的干预，即减少了出错率，又释放了财务人员的时间，让财务人员把更多的时间用在更有价值的工作上，减少低效重复性的工作。

附图说明

图1电子发票自动入账流程图；

图2电子发票业务类型模板匹配流程图；

图3创建自定义模板界面图；

图4生成凭证的示意图。

具体实施方式

本申请为了实现电子发票的自动入账，采用对电子发票一键取票并对电子发票的数据进行归集的方法，提出了一种电子发票自动入账方法，具体步骤将在下面的实施例中进行详细的说明。

S1，用户登录自动入账系统。

可以采用现有的登录认证技术来进行登录，优选的采用用户录入纳税识别号并点击认证，用户预留的手机号接收短信验证码，用户录入验证码，完成认证。

S2，自动入账系统根据电子发票系统提供的第三方接口协议，对电子发票进行一键取票,具体步骤为：

S21，用户在自动入账系统内确定需要取票的时间段，然后点击一键取票控件，开始进行取票。优选的，如果用户没有输入时间段则采用系统默认时间段进行取票；

S22,自动入账系统通过用户登录信息及需要取票的时间段，构造取票请求报文，将取票请求报文发送给电子发票系统；

取票请求报文的格式为JSON格式，取票请求报文至少包括平台编码，加密类型，签名串，业务报文格式，交易请求流水号，请求业务报文，其中请求业务报文又至少包括纳税识别号、公司名称、开始时间、结束时间、每页条数、第几页等信息。其中平台编码为电子发票系统分配；加密类型优选为RSA；签名串为将业务报文先通过3DES加密，再根据业务报文、平台编码、加密类型构造一个字符串，然后再对其RAS加密生成；业务报文格式为支持JSON格式；交易请求流水号为自动入账系统分配；业务报文中，纳税识别号为登录用户的纳税识别号；公司名称为登录用户的公司名称；开始时间和结束时间为用户确定的取票时间段；每页条数为自动入账系统设定的每页条数；第几页为请求第几页的数据。

取票请求报文的格式为：

取票请求报文(平台编码，加密类型，签名串，业务报文格式，交易请求流水号，业务报文内容(包括纳税识别号、公司名称、开始时间、结束时间、每页条数、第几页))

S23,电子发票系统接收到取票请求报文后，获取取票请求报文的参数，通过验签、解密等判断操作，根据请求参数的业务部分的请求内容返回取票响应报文。

取票响应报文包含有自动入账系统需要的发票信息，取票响应报文至少包括响应状态、响应消息、签名串、交易请求流水号、业务返回码和响应业务报文，其中响应业务报文至少包括每页条数、起始条数、总条数和用数组格式存储的电子发票信息，电子发票信息分为表头和表体行两部分，表头至少包括销货方纳税人名称、销货方纳税人识别号、销售方地址、销售方电话、销售方银行、销售方银行账号、发票代码、发票号码、开票日期、开票类型、开票合计金额、合计不含税金额、开票合计税额、购货方纳税人识别号、购货方纳税人名称、购货方银行、购货方银行账号、购货方地址、购货方电话、原发票号码、原发票代码、机器编号、发票种类代码、代开标志、冲红原因、税控码、二维码、校验码、备注等信息，表体行包括商品行序号、货物或劳务名称、商品数量、商品金额、商品单价、单位、规格型号、含税价标志、扣除额、税额、税率、发票行性质等信息。

取票响应报文的格式为：

取票响应报文(响应状态，响应消息，签名串，交易请求流水号，业务返回码、响应业务报文(每页条数，起始条数，总条数，[销货方纳税人名称，销货方纳税人识别号，销售方地址，销售方电话，销售方银行，销售方银行账号，发票代码，发票号码，开票日期，开票类型，开票合计金额，合计不含税金额，开票合计税额，购货方纳税人识别号，购货方纳税人名称，购货方银行，购货方银行账号，购货方地址，购货方电话，原发票号码，原发票代码，机器编号，发票种类代码，代开标志，冲红原因，税控码，二维码，校验码，备注，([商品行序号，货物或劳务名称，商品数量，商品金额，商品单价，单位，规格型号，含税价标志，扣除额，税额，税率，发票行性质])]))

S24，自动入账系统接收到电子发票系统返回的取票响应报文后，首先根据取票响应报文中的业务返回码确定处理是否成功，如果取票响应报文中的业务返回码为成功，那么根据响应报文的签名串验签是否是电子发票系统返回的，主要用于防止数据被篡改，验签成功后，对响应业务报文部分进行解密，获取电子发票数据的集合，然后电子发票数据的集合根据预定的数据格式批量存储到本地数据库中。

S25，如果在需要取票的时间段中，电子发票数据超过每页条数，系统会根据响应业务报文中的总条数判断是否再次请求，如果需要进行再次请求，则返回步骤S22，否则继续步骤S3。

通过将电子发票直接存储到本地发票数据库，而不用进行任何人工操作，因此加快了发票处理速度。

S3，自动入账系统遍历本地数据库中的电子发票，根据公司科目方案、公司性质等信息和每张电子发票上的货物或劳务名称、在模板库中查找相对应的业务类型模板，根据业务类型模板对每张电子发票进行归类。

自动入账系统中建有业务类型模板，业务类型模板是在电子发票自动入账之前在自动入账系统中预制的，业务类型模板包括集团级模板和自定义模板两类。集团级模板为自动入账系统自带模板，每个业务类型模板都采用主子表方式，主表至少包括模板唯一标识、公司性质、发票类型、结算方式等内容，子表就是凭证分录模板，至少包括摘要、科目、科目方向、借贷方金额抓取字段等内容。自定义模板是用户自己在档案节点创建的模板，自定义模板也采用主子表方式，用户创建模板时至少需要输入包括与货物及劳务名称对应的模板名称，发票类型、科目、科目方向、以及借贷方金额抓取字段等信息，再根据用户登录信息，自动获取公司科目方案和公司性质，并自动生成模板的模板唯一标识完成用户自定义模板的创建。

自动入账系统访问一张电子发票信息，根据公司会计科目方案、公司性质以及电子发票上的货物或劳务名称、票据类型等信息进行业务类型模板的匹配，只要匹配成功就将匹配模板的模板唯一标识放到电子发票信息中，自动入账系统再读取下一张电子发票信息，直到所有电子发票匹配完成。进行业务类型模板匹配时先匹配用户自定义模板，再匹配集团级模板，当成功匹配到一个业务类型模板后，就会进入下一张电子发票的匹配。因为集团级模板中设置有一个未匹配模版，因此如果电子发票与所有的其它业务类型模板都无法匹配，最后就会将电子发票和未匹配模版相匹配，以保证所有电子发票都能匹配成功。但是在完成电子发票凭证生成后，会将与未匹配模版相匹配的电子发票显示出来，提示用户无法匹配，用户可以通过增加自定义模板来解决。

公司性质、公司会计科目方案在公司首次登陆自动入账系统时就已经指定了，其中公司性质包括一般纳税人、小规模纳税人，会计科目方案包含小企业2013、小企业2007等，公司性质和公司会计科目方案这两个字段是公司的固有属性。因此在模板匹配时，优选的可以先根据公司性质和公司会计科目方案选出所有相应的模板，再根据电子发票上的货物或劳务名称进行模板匹配，可以进一步加快电子发票和业务类型模板的匹配速度。

S4，电子发票与业务类型模板的匹配全部完成后，再次遍历电子发票，根据电子发票信息中的模板唯一标识，找到业务类型模板的凭证分录模板，根据凭证分录模板从电子发票中找到凭证分录模板所需要的字段，生成和电子发票相对应的凭证分录并保存。

S5，生成凭证。

将使用相同业务类型模板的电子发票，根据它们的凭证分录进行合并生成一个凭证。电子发票对应几种业务类型模板，最后就会生成几个凭证。

也可以按照客户个性化指定的凭证生成规则来生成凭证，如按照相同往来单位、按照相同日期、按照相同往来单位相同日期等规则对电子发票进行分类后再生成凭证。这时只能将相同分类内使用相同业务类型模板的电子发票进行合并生成一个凭证，不允许跨类合并。

例如，一批发票涉及到模板有M、N、Z三种，那么后续会生成三张凭证，但是如果按照相同往来单位，那么对于这批发票，按照相同往来单位可分为两类A和B，而A类涉及到模板有M、N两种，B类涉及的模板有M、Z两种，那么后续生成的凭证就会4张。并不会将模板为M的发票都合并到一起生成凭证。

示例：

下面以企业A为例，使用自动入账系统对电子发票自动入账方法进行具体描述。

企业A是一家以销售为主要日常经营活动的企业，在2018-03期间对外销售了N件商品，假设对应的会开出N张电子发票(或许<＝N张)，财务人员会在2018-04期间做2018-03的财务账。

财务人员登录自动入账系统后，系统的取票期限会自动展示2018年03月(按期间损益结转日期走)，也就是说系统界面展示在财务人员面前的是企业A在2018-03的界面，点击一键取票控件，进行一键取票。自动入账系统就会根据财务人员所在的公司及取票期限调用电子发票系统接口，进行取票。系统接收到电子发票系统返回的响应消息后，将电子发票存储在本地数据库中。

也就是说系统根据登录信息获知是企业A，根据取票期限2018年03月，系统根据这些筛选条件，自动从电子发票系统获取企业A 2018年03月的所有发票信息，并将电子发票信息按照约定的格式存储在本地数据库中。

然后系统对存储在本地数据库中的电子发票进行遍历，对于每一张电子发票，首先根据发票中的货物及劳务名称、以及公司自身的公司性质、公司会计科目方案这些条件在模板库中选取一个相对应的模板，将这个模板的模板唯一标识填充到电子发票信息中。如果企业A是一家公司性质小规模的科目方案为2013小企业的，目前处理的电子发票是一张增值税普通发票D，那么这张发票D的货物及劳务名称是“劳务费”，系统会根据“公司性质＝小规模、公司会计科目方案＝2013小企业，货物及劳务名称＝劳务费”这几个条件，从模板库中匹配到“服务收入模板”，“服务收入模板”的模板唯一标识保存到电子发票D的发票信息中。全部电子发票匹配完成后，开始生成电子发票的凭证分录。当到所述那张增值税普通发票D时，根据发票信息中的模板唯一标识，找到“服务收入模板”，“服务收入模板”的凭证分录模板需要得到借应收账款，贷提供劳务收入，贷销售税额这些分录，根据凭证分录模板中定义的这些分录数据需要读取的电子发票字段，从数据库中读取发票D的相应字段后，生成发票D的凭证分录。

如果这张发票的货物及劳务名称是“*劳*务*”，用户没有自定义过这样的模板，集团级模板也无法匹配这个发票时，会跳出无法识别的提示，这时候需要用户新增一个“*劳*务*”自定义模板，首先用户创建自定义模板，将自定义模板命名为“*劳*务*”，发票类型为增值税普通发票、需要生成凭证所需要的凭证分录科目和借贷方金额抓取字段等信息等信息。这样以后再遇到货物及劳务名称为“*劳*务*”的时候，系统就可以匹配到相应模板。

最后将使用相同业务类型模板的发票，根据它们的凭证分录进行合并生成一个凭证。

最后应说明的是：以上所述的各实施例仅用于说明本发明的技术方案，而非对其限制；尽管参照前述实施例对本发明进行了详细的说明，本领域的普通技术人员应当理解：其依然可以对前述实施例所记载的技术方案进行修改，或者对其中部分或全部技术特征进行等同替换；而这些修改或替换，并不使相应技术方案的本质脱离本发明各实施例技术方案的范围。

Claims (7)

1.一种电子发票自动入账方法，其特征在于，包括以下步骤:

S1，用户登录自动入账系统；

S2，自动入账系统从电子发票系统对电子发票进行一键取票,具体步骤为：

S21，用户在自动入账系统内确定需要取票的时间段后进行取票；

S22，自动入账系统通过用户登录信息及需要取票的时间段，构造取票请求报文，将取票请求报文发送给电子发票系统；取票请求报文的格式为JSON格式，取票请求报文至少包括加密类型、签名串、业务报文格式、交易请求流水号和请求业务报文，其中请求业务报文又至少包括纳税识别号、公司名称、开始时间、结束时间、每页条数、第几页；

S23,电子发票系统接收到取票请求报文后，通过验签、解密和判断操作，根据取票请求报文的请求内容返回取票响应报文；

取票响应报文包含有自动入账系统需要的发票信息，取票响应报文至少包括响应状态、响应消息、签名串、交易请求流水号、业务返回码和响应业务报文，其中响应业务报文至少包括每页条数、起始条数、总条数和用数组格式存储的电子发票信息，电子发票信息分为表头和表体行两部分，表头至少包括销货方纳税人名称、销货方纳税人识别号、销售方地址、销售方电话、销售方银行、销售方银行账号、发票代码、发票号码、开票日期、开票类型、开票合计金额、合计不含税金额、开票合计税额、购货方纳税人识别号、购货方纳税人名称、购货方银行、购货方银行账号、购货方地址、购货方电话、发票种类代码、二维码、校验码和备注信息，表体行包括商品行序号、货物或劳务名称、商品数量、商品金额、商品单价、单位、规格型号、含税价标志、扣除额、税额、税率和发票行性质信息；

S24，自动入账系统接收到电子发票系统返回的取票响应报文后，对取票响应报文的响应业务报文进行解密，获取电子发票数据的集合，将电子发票数据的集合根据预定的数据格式批量存储到本地数据库中。

S25，如果在需要取票的时间段中，电子发票数据超过每页条数，自动入账系统会根据响应业务报文的总条数判断是否再次请求，如果需要进行再次请求，则返回步骤S22，否则继续步骤S3。

S3，自动入账系统遍历本地数据库中的每张电子发票，根据公司科目方案、公司性质等信息和每张电子发票上的货物或劳务名称、在模板库中查找相对应的业务类型模板，根据业务类型模板对每张电子发票进行归类，并将对应业务类型模板的模板唯一标识存储到电子发票信息中。

S4，电子发票与业务类型模板的匹配全部完成后，再次遍历电子发票，根据电子发票信息中的模板唯一标识，找到业务类型模板的凭证分录模板，根据凭证分录模板从电子发票中找到凭证分录模板所需要的字段，生成和电子发票相对应的凭证分录并保存。

S5，将使用相同业务类型模板的电子发票，根据它们的凭证分录进行合并生成凭证。

2.根据权利要求1所述的电子发票自动入账方法，其特征在于，步骤S1的具体步骤为：

用户录入纳税识别号并点击认证，用户预留的手机号接收短信验证码，用户录入验证码，完成认证。

3.根据权利要求1所述的电子发票自动入账方法，其特征在于，步骤S24具体为：

在自动入账系统接收到电子发票系统返回的取票响应报文后，根据响应报文中的业务返回码确定处理是否成功，如果响应报文中的业务返回码为成功，那么根据响应报文的公共部分的签名串验签是否是电子发票系统返回的，验签成功后，对响应参数的业务部分进行解密，获取电子发票数据的集合，然后电子发票数据的集合根据预定的数据格式批量存储到本地数据库中。

4.根据权利要求1所述的电子发票自动入账方法，其特征在于：

所述业务类型模板包括集团级模板和自定义模板两类，集团级模板为自动入账系统自带模板，自定义模板是用户自己创建的模板,每个业务类型模板都采用主子表方式，主表至少包括模板唯一标识、公司性质、发票类型、结算方式等内容，子表就是凭证分录模板，至少包括科目、科目方向、借贷方金额抓取字段。

5.根据权利要求4所述的电子发票自动入账方法，其特征在于：

所述自定义模板在创建时，至少需要输入包括与货物及劳务名称对应的模板名称，发票类型、科目、科目方向、以及借贷方金额抓取字段信息，再根据用户登录信息，自动获取公司科目方案和公司性质，并自动生成一个模板的唯一标识完成用户自定义模板的创建。

6.根据权利要求1所述的电子发票自动入账方法，其特征在于，所述步骤S3具体为：

S31，访问数据库中的一个电子发票信息，

S32，根据公司会计科目方案、公司性质以及电子发票上的货物或劳务名称、票据类型信息进行用户自定义模板的匹配；如果匹配成功，执行步骤S35，如果不成功执行步骤S33；

S33，根据公司会计科目方案、公司性质以及电子发票上的货物或劳务名称、票据类型信息进行集团级模板的匹配；如果匹配成功，执行步骤S35，如果不成功执行步骤S34；

S34，将电子发票与集团级模板中的未匹配模版相匹配；

S35，将业务类型模板中的模板唯一标识放到电子发票信息中；

S36，判断是否已遍历所有电子发票信息，如果是则步骤S3结束，如果不是则返回步骤S31。

7.根据权利要求1所述的电子发票自动入账方法，其特征在于，所述步骤S5中还包括：

按照用户指定的凭证生成规则来生成凭证。