Digital kalender

En digital kalender er en programvare eller gruppevare med en kalender som kan brukes til å holde oversikt over planlagte hendelser og arrangement. Kalenderen kan også inneholde avtalebok, adressebok eller kontaktliste.

Vanlige funksjoner i digitale kalendere er at brukere kan:

• Legge inn egne hendelser
• Endre synligheten (hvorvidt hendelser, grupper av hendelser eller en hel kalender er privat, deles med utvalgte brukere/brukergrupper, eller er offentlig)
• Abonnere på andre kalendere
• Sette opp møter som kan deles eller hvor andre kan inviteres
• Ulike muligheter for å sette opp påminnelser

Det finnes flere varianter av digitale kalendere. Enkelte av disse kan kobles sammen på tvers av leverandører. iCalendar-spesifikasjonen og tilhørende standarder har vært en hjørnestein for standardisering og interoperabilitet av programvare for kalendere på tvers av leverandører.

Kalenderprogramvare kan inneholde flere funksjoner. Noen eksempler er:

En avtalekalender er en liste over avtaler og deltakere for avtalene. Kalenderprogramvaren kan ha funksjonalitet for å oppdage planleggingskonflikter, varsle deltakerne om konfliktene og foreslå alternative møtetider.

Noen avtalekalendere har mulighet til å automatisk foreslå nedkortede hendelser som standard eller i tilfeller der det er hendelser tett inntil hverandre i kalenderen.^[1] For eksempel, i stedet for å ha et 30-minutters møte klokken 13:00 kan en kalenderprogramvare foreslå at møtet kortes ned til 25 minutter og enten starter sent (for eksempel 5 minutter senere klokken 13:05) eller slutter tidlig (for eksempel 13:25). Noen programvarer kan ha muligheten til å kombinere både sen start og tidlig slutt. Fordeler med dette inkluderer å minimere risikoen for å måtte vente på deltakere som ellers kan komme for sent til starten av møtet på grunn av å ha blitt forsinket i avslutningen av et tidligere møte, samt hindre videre spredning av dette problemet til møtene som følger etter. Slike tidsbuffere mellom møtene gir også deltakerne en kort pause mellom møtene.^[2]

Ulike periodevisninger er en funksjon som lar brukerne velge hvordan kalenderen skal vises: en dag, en uke, en arbeidsuke, en måned, ett år, og så videre.

Mange digitale kalendere har mulighet for å eksportere kalenderen til forskjellige filformater, inkludert iCalendar-standarden. På denne måte kan man for eksempel ta med seg kalenderen fra en datamaskin til en annen, eller fra en gammel epostkonto til en ny. Det gjør det også mulig å dele kalenderen sin med andre på et gitt tidspunkt.

Noen kalenderverktøy lar brukeren publisere en valgte kalenderinformasjon på en offentlig lenke. Det kan også være mulig for andre brukere å abonnere på denne. Dette kan være nyttig for eksempel for et idrettslag for å annonsere kamper.

Tidsblokkering er en teknikk hvor brukere kan organisere dagene sine i segmenter hvor de setter av angitte tidsrom til ulike oppgaver. Med digitale kalendere er det mulig å gjøre dette interaktivt og med mulighet for å dele med andre sin tilgjengelighet og reserverte tid.

Dette er en avansert funksjon som kan sjekke en ressurskalender i en gruppe.

Tilgjengelighetsdeling gjør det mulig for brukerne å dele når de er tilgjengelighet. Ofte er det mulig å velge hvor mye detaljer som skal være synlig for andre (for eksempel om man bare er "opptatt", tittelen på hendelsen, eller tittel og detaljer). Dette kan lette møteplanlegging mellom flere individer.

Samarbeidsplanlegging innebærer at programvaren foreslår møtetider hvor alle deltakerne er ledige. I noen tilfeller er det også mulig for deltakerne å foreslå tidspunkter som passer best for dem, slik at arrangøren kan velge et møtetidspunkt som passer bra for alle deltakerne.

For at programvaren skal kunne foreslå møtetider for møtedeltakere på tvers av organisasjoner må kalenderen til disse være satt opp til å dele når vedkommende er ledig.

En gruppekalender er en kalender som viser hendelser for grupper i tillegg til individuelle kalendere. Disse kan ofte slås av og på, og kan brukes som verktøy for å koordinere ledig tid for møter.

En bruker kan ha flere kalendere som kan slås av og på. Denne funksjonen gjør det mulig å kategorisere ulike hendelser i separate kalendere (som for eksempel arbeidskalender, sportskalender, barneskolekalender).

Kalendere i seg selv kan i utgangspunktet sees på som en passiv påminnelse som brukeren selv må sjekke, og kan sees på som en form for påminnelsesprogramvare. Det er ofte også mulighet for å sette opp aktive påminnelser. Det kan brukes ulike påminnelsesteknikker, for eksempel popup-varslinger eller lydalarmer 15 minutt eller 1 time før en hendelse.

Begivenheter hvor man kan ønske påminnelser kan inkludere bursdager, høytider, jubileer eller ulike engangsbegivenheter. Ofte leveres kalendere med en mengde forhåndsinstallerte hendelser (som nasjonale helligdager) og gir brukeren mulighet for å opprette egne hendelser. Kontekstbevisste påminnelsessystemer kan stille inn påminnelser basert på brukerens nåværende lokasjon.

Kalendere kan settes opp med internasjonale eller regionale innstillinger. Hvilke innstillinger som blir aktive kan avhenge av innstillinger i datamaskinen/telefonen, innstillinger i nettleseren, innstillinger brukerprofilen på kalenderapplikasjonen, innstillinger i profilen til hovedbrukernavnet, eller (typisk på en arebeidskonto) at enkelte innstillinger er styrt av organiasasjonen. Disse innstillingene kan i mange tilfeller overstyres manuelt. Noen ganger er innstillingene knyttet til det valgte språket.

Noen eksempler på internasjonale eller regionale innstillinger kan være:

• Velge datoformat, som ISO 8601 (YYYY-MM-DD) eller andre formater som for eksempel amerikansk (MM/DD/YYYY) eller europeisk (DD.DD.YYYY)
• Velge uketelling og ukesformat, som ISO-uker (mandag er første dag i uken, uke 1 starter i årets første firedagers uke). I tillegg til den internasjonale standarden er minst fem andre systemer i bruk.^[4][5] Et eksempel er amerikansk format (søndag er første dag i uken, uke 1 starter første dag i året). Det er også mulig å starte tellingen på første hele uke i året (DOT-kalender og U.S. Broadcast calendar), eller tradisjonell vestlig telling (før ISO), eller en egen variant for Midtøsten.
• Velge klokkeformat, som 24-timersklokke (00:00-23:59, mest vanlig internasjonalt) eller 12-timersklokke (12:00 a.m. - 11:59 p.m. mest vanlig i USA og deler av Afrika).
• Velge tidssone, som koordinert universaltid (UTC) eller en av de andre tidssonene som for eksempel er sentraleuropeisk tid (CET) i mesteparten av Europa.

Det er en vanlig funksjonalitet å ha kalender på datamaskiner og smarttelefoner, ofte via lokalt installerte epostprogrammer eller webmail som kan nås med standard nettleser.

Noen eksempler på lokalt installerte applikasjoner for individuell bruk er Lightning-utvidelsen for Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook uten Exchange Server eller Windows Kalender.

Eksempler på kalendere som tillater deling av informasjon mellom brukere er eksempel Mozilla Sunbird, Windows Live Calender, Google Calender eller Microsoft Outlook Exchange Server.

Webbasert grensesnitt gjør det mulig for brukere å få tilgang til kalenderne sine fra en hvilken som helst datamaskin, nettbrett eller mobiltelefon med nettleser. Dette kan implementeres for kalendere som kan nås over internett.

En nettilkoblet kalender er en nettapplikasjon som lar en eller flere brukere redigere (og eventuelt dele med andre brukere) tilgang til en digital kalender over internett.

Funksjoner kan omfatte:

• Dra-og-slipp-funksjoner for å lage hendelser
• Støtte for gjentakende daglige, ukentlige, månedlige og årlige hendelser
• Visning etter dag, uke eller måned
• Støtte for flere kalendere
• Støtte for flere språk
• Fungerer med ulike nettlesere, som Mozilla Firefox, Google Chrome, Apple Safari og Microsoft Edge
• E-postvarsling
• Mobilversjon, enten via app eller nettleser

Noen eksempler på nettilkoblede kalendere som er gratis å bruke er Google-kalender, Yahoo-kalender og Windows-kalender. Noen kalendere med funksjonalitet for påminnelse over epost er Google Calendar og Outlook Calendar.

Kalendere kan integreres i annen programvare for å lette arbeidsprosesser.

Epost-integrasjon kan kobles opp for å sende ut møteinnkallelser, spesifisere ønskede påminnelser eller varsle deltakere i planlagte møter dersom det oppstå noen endringer i planene.

Integrasjon med programvare for videomøter eller chatting kan kobles opp slik at man kan avtale nye møter i samme programvare. Dette kan for eksempel brukes for å avtale nye møter mens man fremdeles sitter i et møte.

Noen kalendere har mulighet for å legge ved filer. Dette kan for eksempel være et reisedokument, et avtalevedlegg eller en presentasjon som skal deles i et møte.

• Informasjonsforvaltning
• Oppgavebehandling
• Personlig informasjonshåndterer
• Programvare for tidssporing
• Sjekkliste, en punktliste med avkryssing, brukt for å redusere feil ved å kompensere for begrensninger i menneskelig minne og oppmerksomhet