Procedimiento
A. Presentación del reclamo; confidencialidad
- Si una persona cree que ha sufrido discriminación prohibida por parte de una unidad u oficina del MDNR, puede presentar un reclamo al coordinador de no discriminación del Departamento. Puede prepararse el reclamo utilizando el Formulario de presentación de reclamo por discriminación no laboral del Departamento, aunque no es necesario utilizarlo.
- Para que se considere para procesamiento formal y decisión conforme a la Sección C, a continuación, un reclamo debe:
a. Incluir la siguiente información:
(i) nombre, dirección y número de teléfono de la persona que presenta el reclamo;
(ii) nombres, direcciones y números de teléfono de testigos;
(iii) un texto o declaración que describa el presunto acto, omisión o condición discriminatoria, incluida la fecha y hora de la presunta infracción; y
(iv) cualquier otra documentación que pueda proporcionar alguna explicación adicional o identificación de la presunta infracción.
b. Presentarse por escrito, aunque los medios alternativos para presentar reclamos, como entrevistas personales o una grabación del reclamo, estarán disponibles para las personas que lo soliciten.
c. Presentarse a más tardar 180 días a partir de la fecha de la presunta discriminación, a menos que el DNR exima el límite de tiempo por una buena causa.
- Confidencialidad: la identidad de los reclamantes y los testigos se mantendrá confidencial, excepto en la medida necesaria para llevar a cabo los propósitos de las leyes de derechos civiles, o a menos que la Ley de Información Pública de Maryland, la Ley de Privacidad de Maryland o la ley exijan otra revelación.
B. Resolución informal
- Una persona que cree que ha sufrido discriminación prohibida por parte de una unidad u oficina del MDNR puede comunicarse con el coordinador de no discriminación del Departamento para buscar una resolución informal independientemente de si se ha presentado un reclamo formal y, si se ha presentado un reclamo, en cualquier momento antes de la emisión de una carta de cierre o carta de determinación.
- El coordinador de no discriminación puede entrevistar al reclamante, al personal apropiado del DNR familiarizado con los hechos y al director de la unidad u oficina del DNR presuntamente involucrada en discriminación para evaluar si las acusaciones pudieran resolverse informalmente. De ser así, el coordinador de no discriminación puede recomendar que las partes intenten una resolución informal.
- El coordinador de no discriminación puede ayudar a las partes a alcanzar una resolución informal facilitando una reunión de las partes, proporcionando información sobre recursos alternativos de resolución de disputas, o de otra manera. El DNR puede proporcionar un mediador o una persona neutral capacitada, pero no está obligado a hacerlo.
- El acuerdo de resolución informal deberá expresarse por escrito y describirá la presunta discriminación y cualquier acción correctiva que las partes hayan acordado. Cualquier acuerdo de resolución informal será revisado por la Oficina del Fiscal General para verificar la forma y suficiencia legal, y será ejecutado por el reclamante y el Secretario o las personas designadas por el Secretario. Se proporcionará una copia del acuerdo a reclamante.
C. Procesamiento formal de reclamos
- Acuse de recibo: el coordinador de no discriminación notificará al reclamante y al director de la unidad u oficina a la que se reclama o su designado sobre la recepción del reclamo por parte del Departamento dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la recepción.
- Revisión inicial:
a. El DNR revisará el reclamo para su aceptación o rechazo. El Departamento puede rechazar un reclamo que tenga las características siguientes:
i. no fue presentado a tiempo;
ii. consiste en una acusación idéntica a la contenida en otro reclamo presentado por los reclamantes que está pendiente en el Departamento o que ha sido resuelta o definida por el Departamento;
iii. consiste en acusaciones que, incluso si se establecieran, no respaldarían una conclusión de discriminación ilegal por parte del Departamento;
iv. carece de la especificidad y los detalles necesarios para determinar si las acusaciones, si se establecieran, respaldarían una conclusión de discriminación ilegal por parte del Departamento;
v. no fue presentado por escrito o por los medios alternativos aceptables.
b. Dentro de los veinte (20) días calendario posteriores al acuse de recibo del reclamo, el DNR notificará por escrito al reclamante y al director de la unidad u oficina reclamada sobre la aceptación o rechazo de la investigación del reclamo. Si se rechaza el reclamo, esta notificación identificará los motivos del rechazo y, según corresponda, identificará cualquier otro departamento o agencia al que el reclamo pueda dirigirse más adecuadamente.
- Investigación
a. Si se acepta el reclamo, el DNR brindará al Director de la unidad o a la oficina receptora sobre la que se presentó el reclamo o a su designado la oportunidad de hacer una presentación por escrito respondiendo, refutando o negando las acusaciones planteadas en el reclamo.
b. La unidad u oficina receptora del MDNR proporcionará al coordinador de no discriminación cualquier respuesta al reclamo por escrito dentro de los treinta (30) calendarios posteriores a su recepción.
c. En ejercicio de la investigación, el coordinador de no discriminación puede programar una entrevista con el reclamante, el personal apropiado del DNR y cualquier otra persona familiarizada con los hechos asociados con la presunta discriminación.
- Resolución
a. Si un reclamo presentado conforme a esta sección se resuelve mediante un acuerdo de resolución informal, el acuerdo formará parte del expediente del reclamo.
b. Si el reclamo no se ha resuelto mediante un acuerdo de resolución informal, una vez completada la investigación, el reclamo se evaluará a partir de la evidencia reunida a través de la investigación.
c. Si el Departamento determina que las presuntas infracciones no están respaldadas por una preponderancia de la evidencia, el Departamento emitirá una carta de cierre. Una carta de cierre resume las acusaciones y establece que no se pudo establecer una infracción de las leyes de no discriminación aplicables y que el caso se cerrará.
d. Si el Departamento determina que las presuntas infracciones están respaldadas por una preponderancia de la evidencia, el Departamento emitirá una carta de determinación (LOF). Una LOF resume las acusaciones con respecto al presunto incidente, identifica cada infracción de la ley antidiscriminación aplicable respaldada por la evidencia, describe las acciones correctivas que se deben tomar y proporciona el plazo en el que esas acciones deben completarse.
e. El Departamento se esforzará por finalizar cualquier resolución informal o emitir cualquier carta de cierre o carta de determinación dentro de los 120 días posteriores a la presentación del reclamo.
D. Supervisión y cierre
El coordinador de no discriminación deberá supervisar la implementación de las acciones correctivas y otras obligaciones conforme a cualquier LOF o acuerdo de resolución informal, y notificará a la oficina o unidad del DNR afectada y al reclamante cuando las acciones se hayan completado y el expediente de reclamo se haya cerrado.
E. Represalias
Las represalias están prohibidas conforme al Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964, el Título 40 del Código de Reglamentos Federales (CFR) §7.100 y las autoridades federales y estatales sobre no discriminación relacionadas. Es política del MDNR que las personas que presenten un reclamo de discriminación o participen en cualquier investigación sobre acusaciones de discriminación deben tener el derecho de hacerlo sin interferencia, intimidación, coerción o temor a represalias. Cualquier persona que sienta que
ha sido objeto de represalias debe informar dicho incidente al coordinador de no discriminación.
Mr. Richard Allen
Funcionario de prácticas justas del DNR