さわってわかったLINE WORKS 第111回

あの人は今日、出社？　在宅？　LINE WORKSでお互いの所在を確認する方法

　仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第111回は、LINE WORKSでメンバーの所在を確認する方法について紹介する。

　GW明けから出社する人が増えてきているが、在宅ワークを継続している人や出社と在宅ワークを併用している人も多い。今後はハイブリッドな働き方があたりまえになっていきそうだ。働き方が多様化していくなかで、特に自分が出社しているとき、同僚も出社しているのか在宅ワークなのかわからず、小さなストレスになることが増えてきた。今回は、LINE WORKSでお互いの所在を確認できるようにして、ストレスフリーになる方法を紹介する。

あの人は今日、出社してる？　在宅ワーク？

ステータスを付ければ一目で状況を把握できるようになる

　LINE WORKSにはステータス機能が用意されており、「取り込み中」や「離席中」「時間外」「不在」といった状況をアイコンで知らせることができる。この機能はデフォルトでオフになっているので、まずは管理者画面から有効にする。ステータス機能が有効になると、メンバーそれぞれがステータス設定できるようになる。

　「メンバー」→「ステータス表示」→「ステータス表示を使用する」をクリックする。ステータス表示が有効になると、デフォルトで用意された4パターンが表示される。「ステータスの追加」をクリックして、「在宅」や「出張中」、「休暇」など、必要に応じて項目を追加しよう。

　ちなみに、「休職」や「予定あり」「未接続」の状況の場合は、自動的にステータスが表示されるようになっている。

「ステータス表示を使用する」をクリックする

「ステータスの追加」をクリックする

「在宅」などの項目を追加し、「保存」をクリックする

　メンバーはプロフィールアイコンをクリックし、「ステータス」をクリック。設定したステータス一覧が表示されるので、選択し、「保存」をクリックする。モバイル版LINE WORKSの場合は、プロフィールアイコンをタップし、「ステータス設定」をタップする。複数のアカウントでログインしているなら、イニシャルアイコンをタップし、「マイプロフィール」をタップする。この時、「ステータスメッセージ」も入力できる。

　例えば、長期休暇の場合は「8月10日～8月16日　有休取得」などと期間を伝えたり、イレギュラーな勤務時間になる際には「11時～13時、不在にします」と説明したりできる。「出張中」というステータスを設定しているのであれば「緊急の場合のみ返信します」といったメッセージを書いてもいい。

プロフィールアイコンをクリックし、「ステータス」をクリック

ステータスを選択し、「ステータスメッセージ」を入力する

　設定が完了したら、プロフィールアイコンの下にステータスやメッセージが表示される。トークルームの一覧のプロフィールアイコンにもバッジが付くので、複数メンバーの状況もすぐに把握できる。そのために、ステータスを追加する際はわかりやすいデザインのバッジを指定しておこう。

プロフィールアイコンの下にステータスとメッセージが表示される

トークルーム一覧にもステータスが付くので、一目で状況を把握できる

　なお、ステータス機能はLINE WORKSのスタンダードプラン、アドバンストプランで利用でき、フリープランでは利用できない。

フリープランならカレンダー機能＋メンバー予定表を活用

　フリープランで勤務状況を確認するのであれば、カレンダーを利用する手がある。自分のカレンダーに、出社するのか在宅なのかを登録しておけば、ほかのメンバーがチェックできるようになる。時間は5分刻みで入力できるのできちんと登録してもいいし、面倒なら終日設定で入力するだけでもいいだろう。

　ハイブリッドワークで、出社日と在宅ワークする日が曜日などで規則的に決まっているようなら、繰り返し予定でまとめて登録すると手間が省ける。予定の繰り返し登録画面で、「詳細設定」を選ぶと、自由に繰り返しパターンを設定できる。

出社日と在宅勤務日をカレンダーに登録しておこう

　メンバー数の多い会社で使う場合、いちいち同僚のカレンダーを探すのが面倒、ということもあるだろう。そんな時は「お気に入り」機能を利用しよう。メンバーカレンダーでメンバーを選び、「お気に入りに追加」をクリックすればいい。

　例えば、プロジェクトで一緒に仕事をしているメンバーなどを登録しておけば、一発で全員の勤務状況を確認できる。これで、出社しているのか在宅ワークなのかをすぐにチェックし、適切なメッセージを安心して送信できるようになる。

チームのメンバーだけを絞り込んでカレンダーを表示できる

出社／在宅ワークの状況を確認したうえでメッセージを送信できる

　トークでのコミュニケーションというイメージが強いLINE WORKSだが、ステータス機能やカレンダーの共有機能を使えば、働いている場所のチェックも簡単に行える。働き方はこれからますます変化していくと考えられるし、仕事で使える様々な便利機能が詰まっているLINE WORKSを賢く活用しよう。