努力でセンスをカバーする資料作成法
来月受験予定のためPMPの勉強をすすめてますが、
その中で出てくる「段階的詳細化」という言葉。
要するに、最初から細部まで計画を見通すのは難しいので、
高いレベルの俯瞰から始めて、だんだんと詳細に落として
行きましょうということです。
WBSなんかがそのいい例で、全体から部分へと順番に
成果物を分解していくことで、最終的に必要な作業を
漏れなく洗い出すことができます。
段階的詳細化についていろいろ考えていたら、
自分が普段やっている資料作成なんかも
ある意味段階的詳細化を効果的に使ってるなぁと再認識。
というわけで、itpro的お客さんに褒められる資料作成法。
何か資料を作らなくちゃいけなくなったとき、
いきなりPCに向かって作業を始める人をよく見かけますが
自分の場合はやはり紙とペンです。
１．資料の主題（テーマ）を決める
２．資料に書きたいことをなんとなく思い浮かべる
３．資料に入れたい図表をなんとなく思い浮かべる
４．おもむろに紙にレイアウト案を書く
（A4用紙に適当に線を引いてどこに何を配置するかを考える）
５．試行錯誤して最適な見栄えのいいパターンを探す
６．図や文章をざっとそこに埋め込んでみる
７．納得行くまで４～６を繰り返す
この段階で大事なのは適切なレイアウト案を導き出すこと。
頭の中の引き出しに「イケてるレイアウトのストック」があるかどうかが、
ここでの決め手になります。
自分はそのために、暇なときは本屋をぷらぷらして
興味のない本や雑誌でも手に取って眺めるようにしています。
さて、ここでようやくPCの登場
８．項番７で出来上がった手書きの資料をPCに落とし込む
９．印刷して確認
10．気になる部分に赤を入れる
11．赤を入れた部分をなおす
12．納得行くまで９～11を繰り返す（紙の無駄ではありますが）
ここで大事なのは画面で確認せずに印刷して紙に出すこと。
そしてそこに赤を入れて紙の上で徹底的にチェックするということ。
私は、お客さんに出すための資料や会議資料・プレゼン資料などは
毎回このようにつくってます。
自分の頭の中でモザイクがかかっていた画像を
徐々にクリアにしていく感じとでもいいましょうか。
少しずつ試行錯誤しながら作りこんでいくことで
きれいな資料に段階的に仕上げていくことができます。
この業界、あまりそういうところに凝る人が少ないせいか、
お客さんにこの手順で作った資料を持っていくと
結構いい印象を持ってもらえます。
ほかの人と差別化を図りたい人はこういうアプローチで
自分をアピールしていくのもいいかもしれませんね。
～余談～
私の作った資料を見て「俺はセンスがないからそんなの作れないよ」
という人もいますが、そう言われると「違うよ！」と反論したくなります。
表向きには第1版の資料ですけど、自分の中では第10版くらいまで
バージョンアップを繰り返した結果の資料ですからね。
そこまで改版すれば、さすがに見栄えもよくなるでしょうよ(^-^;)