やはりタスクリストは、優先順に並べるのが吉みたいです。
先日から、何度かご紹介しているジャストシステムのタスク管理ソフト『xfy Planner』。さらに便利な使い方を思いつきました。過去にご紹介した記事「GTD初心者に贈る、「GmailのToDoリスト」の使い方」を応用させるのです。
一応、簡単におさらいしておきましょう。通常なら、プロジェクトごとに作成されるタスクリスト。ですが、この方法はひと味違います。
・次にやること
・とりあえず保留
・他人待ちのタスク
・いつかやる
この4つのアクション別にリストを作成するんですね。
今回は、これを『xfy Planner』に導入してみます。なぜなら、記事中ではGmailのToDoリストの弱点として「状態ではなく内容によるタグ付けができないこと」をあげていたから。『xfy Planner』なら、その弱点を軽々と回避し、さらに多彩な運用ができるんですねー。
以下にて、詳細を見ていきましょう。
『xfy Planner』でアクション別リストを作成する利点① 「カテゴリ」を指定できる GmailのToDoリストの弱点としてあげた「タグ」と呼称は違いますが、意味するところは一緒。ひとつひとつのタスクに、関連するキーワードを入力すれば、あとでそのキーワードごとにソートをかけることができるんです。このアクション別でリストを作成する方法では、むしろここにリアルなプロジェクト名を入れると便利。ボクの場合、ライフハッカー［日本版］に加え、ギズモード・ジャパンにも関わっているので、そういうキーワードで記入してみました。
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［指定方法］1. サイドメニューのタスクリフィル欄から「タスクリスト」を選択。
2.「カテゴリ」を加えたいタスクを選び、右クリックで「タスクを編集」を選択。
3.「＋パーツを追加」を左クリックして、「カテゴリ」を選択。
4. 追加された「カテゴリ」欄にキーワードを入力していく。
『xfy Planner』でアクション別リストを作成する利点② タスクを「カテゴリ」でソートできる※ 画像クリックで拡大
公式サイト「xfy Planner コミュニティ」から無料でダウンロードできるリフィル「タスクファインダー」を使うと、エクスプローラー風にタスクを探すことができます。このリフィルでは、写真のように真ん中部分に新しいメニューが表示され、そこから「カテゴリ」でも検索することができるんですねー。
ちなみに、写真の場合、「とりあえず保留」というプロジェクトから「ライフハッカー［日本版］」というカテゴリを選んだもの。該当するタスクが太字になっています。つまり、これらのやることは現在、絶賛寝かし中ということですな。
『xfy Planner』でアクション別リストを作成する利点③ さまざまなリフィルでタスクを管理できる※ 画像クリックで拡大
デフォルトで搭載されているリフィル「ガンチャート」で表示。右に向かって時系列に表示される、このリフィルを使うと、アクション別のやり方では、自然と「次にやること」が当日の近くに寄ってきます。しかも、矢印でタスクを関連付けできるので、さらに戦略的に仕事をこなせそう。
※ 画像クリックで拡大
こちらのリフィル「緊急度×重要度」なども、アクション別のタスク管理には役に立ちそうですね。横軸が時間、縦軸が重要度になっていて、「カテゴリ」と同じ設定方法で、それぞれのタスクに入力すれば、ここに表示されますよ。
さて、ここまで多彩なリフィルでタスクを管理できる『xfy Planner』を用いて、アクション別のタスク管理を実践してきたのですが、どんな感想をお持ちでしょうか？
ちょっと試してみたいという人やこの記事だけではよくわからんという人は、30日間使用できる無料の試用版に、ぜひトライしてみてください。既存のソフトでは、なかなか味わえないタスク管理の世界を堪能できますよ。
［xfy Plannerダウンロードページ, xfy Plannerコミュニティ, xfy Planner活用ポータル］
（オサダシン）
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