事例紹介 case005

テレワークにおける請求業務効率化

化粧品卸売業者様において、在宅環境（外部）から販売管理システムを利用できる環境構築と請求書電子化の採用により、幼稚園・保育施設のコロナ休園による自宅待機の社員を救援

導入目的

請求書発送作業のために、幼稚園や保育施設の休園にもかかわらず、育児中の社員が出社・残業せざるを得ない状況を改善したい。

課題

• 大量の請求書の印刷、封入封緘をその日に行わざるを得ず、どうしても社員の出社が必要。
• 育児中の社員が多い職場のため、早急なテレワークの導入が求められている。

ご提案内容

• 利用中の販売管理システム（商奉行）をリモート環境で利用できる環境構築
• 商奉行と親和性が高く、承認機能のあるWEB請求書発行システムの選定～導入
• 請求データへのアクセスをより安全にするための環境構築

改善対応・ソリューション

商奉行 × セキュアアクセスキー × WEB請求書発行システム

導入効果

• 請求業務をほぼ、テレワークで行える環境が構築できた。
• 販売管理システムの入れ替えなどは不要だったため、スピーディーな環境構築ができた。
• 商奉行にセキュアに外部からアクセス可能になり、その他の作業も在宅で行えるようになった。
• 紙請求書の発送まで委託できるシステムを選定したため、紙の請求書が必要なお客様にも対応できた。
• お客様の請求書の閲覧状況が確認できるため、請求書の未着や未確認による未入金を大幅に削減できた。
• 郵送期間がなく請求書が届くため、お客様からの請求書の催促が激減した。
• 請求書未着による再発行も必要なくなった。
• 封筒や印刷費用、作業人件費、郵送費用など、多くのコストカットも同時に実現できた。

担当者からのひとこと