GROOVE Xにおける情シスのお仕事

こんにちは！GROOVE Xで情報システムを担当している清水です。この記事は、GROOVE X Advent Calendar 2024の13日目の記事です。

GROOVE Xに入社して1年が経ちました。一人でGROOVE Xの情シスに立ち向かっておりますが、今回は普段のお仕事や入社して1年で達成したことなどをお話ししたいと思います。

普段のお仕事のお話

情報システムとしての普段のお仕事は「社内ヘルプデスク」、「アカウント管理」、「PCキッティング」、「発注/請求処理」など、一般的な情シスとしてのお仕事がメインとなります。社内ヘルプデスク業務では昨年の対応件数が約200件で、GROOVE Xでは利用するパソコンは自由に選択できる環境のため、WindowsからMac、Linuxまで多種多様なOSのお問い合わせやネットワーク、アカウント関連、アプリケーション関連などの問い合わせ対応を行っております。

特に苦労したお問い合わせは、Mac版 Google ChromeとCanon製プリンタを利用している環境において、印刷時に2バイト文字が文字化けするという事象でお問い合わせを受けたタイミングではGoogle先生などで調べても情報が無く、別のブラウザを利用すれば印刷ができたので印刷時だけ別のブラウザを使ってもらっておりました。しかし、GROOVE XではGoogle Chromeが標準ブラウザのため根本解決が必要だったのですが、まったく原因がつかめませんでした。

しばらくして、Google Chromeコミュニティで同様の事象報告がされており、結論としてはGoogleまたはCanon側での対応が必要とのことで、お問い合わせを頂いてから約2か月後にプリンタドライバでの修正が入りまして解決しました…。

プリンタドライバの変更履歴を見たときは、本当に感動しました…！

また、GROOVE Xでは採用活動も活発に行われており、新入社員のPCキッティングやアカウント発行も苦労しました。ありがたいことに毎月新入社員をお迎えさせて頂いており、アカウントが足りない…パソコンが足りない…とヒィヒィ言いながら在庫とにらめっこして発注するタイミングを伺いながらキッティングをする日々でした。特にパソコンはWindows/Mac/Linux、さらにキーボードが日本語/英語と好みがあるので、様々なパソコンを在庫しているのですが、在庫が無い時に限って狙い撃ちしたように在庫が無いパソコンを希望されたときは本当に焦ります…。

この1年でチャレンジしたこと

GROOVE Xでは入社申請や退職申請、アカウント申請などをSlack＋スプレッドシートで管理しておりました。また、SaaSアカウントの管理ツールも利用していなかったので申請のたびに各SaaSにログインしてアカウント発行/削除を行い、Slackで申請者へ連絡しておりました。すべて手動による作業のため、スプレッドシートの更新漏れやアカウントの削除漏れが課題でした。これらを解決すべく、まずは申請をシステム的に管理するためワークフローの導入を検討しました。

ワークフローは新たなツールなどは導入せず社員全員がアカウントを持っている、Bakuraku経費精算を流用して申請フォームを作成しました。本来は経費精算のツールなのですが、便乗させて頂くことで、ツール選定の時間もコストもカットできました。また、SaaSアカウントの見える化のため、管理ツールの選定も行い複数製品のトライアルを行いました。トライアル期間中に製品検証をすすめまして、最終的に「ジョーシス」を導入させて頂きました。

<Bakuraku申請フォーム①>

<Bakuraku申請フォーム②>

<SaaSアカウント管理>

これで、今までスプレッドシートに記載して頂き、Slackで連絡を頂いていたのが、申請フォームを入力して頂くだけで必要な情報が通知され、希望日に合わせて事前にジョーシスでアカウント発行の予約を行えるようになりました。また、申請頂いた内容は毎月CSVでエクスポートして保管ができるので、履歴管理もできるようになりました！個人的にはきれいに整備出来て大変満足しました。

また、その他の取り組みとして、ファイアウォールやNASのリプレースも実施し、ネットワーク環境の整備とセキュリティ強化を図りました。