やたらと重い添付ファイルは、悪感情しか生産しません。
どんなに中身が素晴らしく仕上がっていても、送受信に手間がかかるだけで、かなりのマイナスポイント。ノリノリであったクライアント様も一気にクールダウンするというものです。
えてして、その正体はパワポファイルのことが多いんですよね。なにしろ操作が簡単。誰でもデザイナー気分で、ザクザクとシートを増やしちゃいますから。気付いたときには、ファイル転送サービスのお世話になんてことに...。
そこで、マイクロソフトのスティーブ・リンドバーグさんは、「PowerPoint ファイルのサイズを小さくする」9つの項目を提案。以下に、ネタ元サイトの項目を箇条書きにしてみました。
1. 高速保存をオフにする 2. サイズが大きすぎる画像ファイルに注意する 3. オブジェクトの埋め込み、グラフィックの貼り付けまたはドラッグに注意する 4. マスタ スライドも確認する 5. PowerPoint 95 互換の PPT ファイルとして保存しない 6. 目に見えない不必要な要素に注意する 7. 必要なフォントだけを埋め込む 8. 校閲機能を確認する 9. 校閲機能が Outlook によって有効にならないようにする
まあ、症状によって効果的な施策はことなりますが、ボクが上の項目にしたがってライフハッカー[日本版]の媒体資料を実際に軽量化してみたところ、おおよそ1Mほどダイエットに成功！ たぶん、とてもよく効いたのは、「サイズが大きすぎる画像ファイルに注意する」だと思います。
なにしろ、キレイな画面を作るには、ある程度大きな画像をたくさん張り込む必要がありますからね。そんな重い画像すべてを一括でサイズダウンできたのは、新鮮な驚きでした。以下、その手順です。
■パワポファイルの図を適宜なサイズに圧縮する方法サイズダウンしたい画像を右クリック ＞ 「図の書式設定」 ＞ 「図」のタブ ＞ 「圧縮」 ＞ 「図の圧縮」ウィンドウで必要な項目を選択
ただし、これを実施すると図のDATAそのものが圧縮されてしまうので、後ほど「やっぱ、この図もっと大きく使おう」というときには、オリジナルのDATAを改めて張り込む必要が出てしまいます。その点については、注意ですね。
その他の項目についても詳しくは、以下のリンクにて参照してみてください。
PowerPoint ファイルのサイズを小さくする[Microsoft Office Online]
（オサダシン）
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