DE68926446T2

DE68926446T2 - Elektronisches System zum Genehmigen von Dokumenten

Info

Publication number: DE68926446T2
Application number: DE68926446T
Authority: DE
Inventors: Philippe Lemble
Original assignee: International Business Machines Corp
Current assignee: International Business Machines Corp
Priority date: 1989-03-14
Filing date: 1989-03-14
Publication date: 1996-12-05
Anticipated expiration: 2009-03-15
Also published as: JPH02278458A; DE68926446D1; EP0387462B1; US5315504A; EP0387462A1

Description

Diese Erfindung behandelt die Genehmigung des Inhalts elektronisch erzeugter und gesendeter Dokumente und ein System zum Erzeugen, Überwachen und Verarbeiten der Dokumente.

Hintergrund der Erfindung

Elektronische Postsysteme werden zur Zeit innerhalb einer wachsenden Anzahl von Unternehmen verwendet. Ein solches System ermöglicht den Nutzern, sehr schnell eine große Menge von Informationen unter Verwendung einfacher Hinweise oder ausführlicherer Dokumente auszutauschen.
Dokumente, die unterschrieben oder genehmigt werden müssen, werden aber in den meisten Fällen auf althergebrachte Weise bearbeitet. So erfordert jeder Schritt in dem Prozeß das Eingreifen durch den Menschen. Der Erzeuger des Dokumentes muß eine Kopie des Formulars haben. Er bekommt Kopien des Formulars von zentralen Speichern, die zu verwalten sind. Oft behält er Kopien zur späteren Verwendung und riskiert, eine veraltete Version des Formulars zu benutzen. Beim Ausfüllen des Formulars steht sehr wenig Hilfe zur Verfügung und natürlich kann keine Fehlerprüfung erfolgen. Das Formular kann oft verwirrend und schwierig zu vervollständigen sein, weil Kostenbetrachtungen zur Erzeugung von Mehrzweckformularen führen, die für alle Zwecke verwendet werden können. Ein besser ausgearbeitetes Formularausfüllsystem wurde in der Europäischen Anmeldung Nr. 0 269 875 offenbart, wobei Formulare der Benutzeroberfläche verarbeitet werden.
Sobald das Formular ausgefüllt ist, muß der Erzeuger es genehmigen lassen. Der Genehmigungsprozeß kann einfach sein (zum Beispiel bei Genehmigung durch den Vorgesetzten des Erzeugers); für diesen Fall wäre lediglich eine einfache elektronische Postweiterleitungsoperation auszuführen.
Aber in den meisten Fällen sind die Anforderungen komplizierter, und es können mehrere Ebenen der Genehmigungen durch Verwaltung oder Funktionen erforderlich sein, z.B. durch einen Finanzanalytiker, einen Etatverwalter usw. Oft hängt der Genehmigungsprozeß von Daten ab, die in dem Formular ausgefüllt werden: falls z.B. für eine Bestellung der Betrag einer angeforderten Bestellung einen gegebenen Wert nicht übertrifft, ist eine Verwaltungsebene ausreichend, anderenfalls sind beispielsweise zwei Verwaltungsebenen notwendig. Auch können infolge von Verwaltungsentscheidungen Genehmigungsregeln für ein gegebenes Formular geändert werden, ohne daß das Formular selbst geändert wird.
Wenn in einem herkömmlichen System der Erzeuger das Dokument an den ersten Genehmiger (z.B. seinen Vorgesetzten) weiterleitet, um seine Unterschrift (d.h. Genehmigung) zu bekommen, hat er die Kontrolle darüber verloren. Er kann nicht sicher sein, wo sich das Dokument befindet oder wer es hat oder ob das Dokument persönlich übergeben oder durch die interne Post gesendet wird. Dies gilt für jeden Schritt in dem Genehmigungsprozeß: Zuerst verliert der Genehmiger die Kontrolle über das Weiterreichen des Dokumentes an den zweiten Genehmiger und so weiter. Oft müssen die Genehmiger eine Papierkopie des Dokumentes behalten, bevor sie es an den nächsten Genehmiger weiterleiten.
In einigen Beispielen muß die Genehmigung von einem Stellvertreter gegeben werden, aber man kann nicht wissen, wer der Stellvertreter ist.
Die Genehmigerliste kann auch während des Genehmigungsprozesses modifiziert werden müssen: Ein Genehmiger kann durch seinen Vorgesetzten ersetzt werden, die Reihenfolge der Genehmigung kann geändert werden oder es können durch einen Genehmiger mehr Informationen von einem anderen Genehmiger angefordert werden, der schon unterschrieben hat.
Schließlich erreichen alle Dokumente, die von Formularen stammen und genehmigt wurden, die Person oder Abteilung, welche die Anforderung verarbeiten und ausführen muß. Zuerst muß eine Prüfung erfolgen: Datenprüfung und Prüfung des Genehmigungsprozesses.
Falls dann alles korrekt ist, wird die Handlung ausgeführt, wie z.B. das Eingeben der Daten in ein Betriebssystem.
Im allgemeinen wird keine Information an den Erzeuger zurückgesendet. Er muß warten, bis seine Anforderung erfüllt wird oder er muß sich Informationen per Telefon oder Post holen.
Das Dokument muß nicht nur während der gesamten Zeit aufbewahrt werden, in welcher der zugehörige Genehmigungsprozeß läuft, sondern auch danach während einer Sperrfrist, die für jedes Formular festgelegt ist.
In der Patentschrift US-A-4 503 499 wird ein System offenbart, bei dem ein spezieller Nutzer, d.h. ein sogenannter "Versuchsleiter" beauftragt wird, eine Leitwegspezifikation zu definieren und entsprechende Daten in das Computersystem einzugeben. Dagegen wird in den Patentauszügen von Japan, Bd. 9, Nr. 206(P/149) vom 19. Oktober 1982 ein System offenbart, in dem das Dokument, das dazu bestimmt ist, die Genehmigung durch Umlauf zu erhalten, mit Umlaufbestelleinheiten eingegeben wird.
Allen bekannten Systemen fehlen jedoch leistungsfähige Mittel zum Überwachen ausgefüllter Formulare (hierin als Dokumente bezeichnet), um dann volldynamisch und elektronisch den speziellen und korrekten Genehmigungspfad zu ermitteln, dem von jedem betrachteten Formular basierend auf seinem Inhalt, beim Ausfüllen zu folgen ist, mit Bezug auf vordefinierte Sätze von Genehmigungsregeln, die mit verschiedenen Titeln oder hierarchischen Positionen der jeweiligen Nutzer zu kombinieren sind, um innerhalb der Gesamtheit der Systemnutzer automatisch ausgewählt zu werden, und zum Steuern des Pfades wie auch dem Filtern irgendeiner Anforderung des Nutzers nach Zugriff auf ausgefüllte Dokumente basierend auf der Funktion des Anforderers innerhalb der Organisation des Nutzers.

Zusammenfassung der Erfindung

Eine Aufgabe dieser Erfindung ist es, ein System zum Zugreifen auf eine vorher gespeicherte Bibliothek leerer Formulare, zum Auswählen eines Formulars, zum Ausfüllen des Formulars, zum Ermitteln eines Genehmigungspfades basierend auf den ausgefüllten Formulardaten und auf speziellen vordefinierten Genehmigungsregeln, die sich auf die Tätigkeit oder die Funktion des Nutzers innerhalb der Gesamtheit der an das System angeschlossenen Nutzer beziehen, und zum Überwachen und Steuern der entsprechenden Genehmigungsoperationen bereitzustellen.
Eine andere Aufgabe der Erfindung ist es, ein System zum Filtern irgendeiner Anforderung nach Zugriff auf irgendein ausgefülltes Formular (Dokument) bereitzustellen, basierend auf den ausgefüllten Daten, gespeicherten aktualisierbaren Genehmigungsregeln und der Identität des Anforderers.
Anders gesagt, diese Erfindung richtet sich auf die Automatisierung aller Schritte, die bei der Verarbeitung von Dokumenten beteiligt sind, deren Inhalte komplizierte Genehmigungen erfordern.
Dies umfaßt die Dokumenterzeugung, die Feststellung der Genehmigerliste, elektronische Unterschriften (d.h. Genehmigung), Berechtigungsnachweis, Abschlußoperationen, Speicherung und allgemeine Verfolgung des Prozesses.
Insbesondere bezieht sich die Erfindung wie beansprucht auf ein Genehmigungssystem zum Steuern der Verarbeitung eines vom Nutzer erzeugten Dokumentes, das eine elektronische Genehmigung durch vom System ausgewählte Nutzer erfordert, in einem elektronischen Postsystem einschließlich an ein Digitalnetz angeschlossener Datenstationen, virtueller Maschinen (VM) einschließlich Computermitteln, Speicher- und Softwareeinrichtungen, die individuellen Nutzern zugeordnet sind, wobei jedem Nutzer eine Aufgabe oder Funktion innerhalb der Gesamtheit der an das System angeschlossenen Nutzer zugeordnet ist, und Mittel zum Erzeugen, Verarbeiten und Überwachen elektronischer Dokumente, die von irgendeiner Datenstation an irgendeinen Nutzer zu senden sind, wobei das Genehmigungssystem folgendes umfaßt:
- Mittel zum Speichern und Aktualisieren von Funktionstabellen, in denen die Funktion und die Adresse jedes Systemnutzers gekennzeichnet sind;
- Mittel zum Speichern von Dokumentformularen;
- Mittel zum Speichern vordefinierter Genehmigungsregeln basierend auf der Funktion des Nutzers, dem Dokumenttyp und dem Inhalt der Dokumentformulare;
- durch die Datenstation steuerbare Mittel zum Auswählen, Zugreifen, Ausfüllen, Verarbeiten und Senden irgendeines ausgewählten Formulars, dessen Inhalt genehmigungspflichtig ist;
- Mittel, die auf das Senden ansprechen, um die Funktionstabellen zu adressieren und um, basierend auf den Genehmigungsregeln, den Genehmigungspfad zwischen den an das System angeschlossenen Nutzern zu bestimmen; und
- Mittel, die auf die Bestimmung des Genehmigungspfades ansprechen, um das Senden und Verarbeiten des ausgefüllten Formulars entsprechend zu überwachen.
Diese und andere Aufgaben, Eigenschaften und Vorteile der Erfindung werden im folgenden mit Bezug auf die beiliegenden Zeichnungen erklärt.

Kurze Beschreibung der Zeichnungen

Die beiliegenden Figuren zeigen jeweils:
Figur 1: Digitalnetz, in das die Erfindung zu implementieren wäre.
Figur 2: Teil eines Netzes von Figur 1.
Figur 3: eine Basissystemarchitektur zum Implementieren dieser Erfindung.
Figur 4: ein Flußdiagramm für die Erfindung.
Figur 5: eine Softwarearchitektur für die Erfindung.
Figur 6: eine symbolische Darstellung der Erfindung.
Figur 7: eine Abbildung der Systemtabellen, die mit der Erfindung zu verwenden sind.
Figur 8: einen Dokumentaufbau.
Figur 9: ein Flußdiagramm zum Zugreifen auf Dokumente, die mit der Erfindung verarbeitet werden.
Figuren 10 bis 13: Maßnahmenorientierte Diagramme zum Bedienen der Erfindung.
Figuren 14 bis 17: detaillierte Flußdiagramme des Betriebs der Erfindung.
Figur 18: eine mit der Erfindung zu verwendende Tabelle.

Beschreibung der bevorzugten Ausführungsform

In Figur 1 ist ein Digitalnetzknoten mit sowohl Anwendungsressourcen als auch Übertragungsressourcen dargestellt. Die Datenstationen T1, T2, ..., zum Beispiel IBM 327X oder 317X, d.h. intelligente Bildschirme, sind an einen Host (IBM 3090) entweder direkt oder durch eine Konzentrator- oder eine Kommunikationssteuereinheit (IBM 3725) oder eine "Nebenstellenanlage (PBX)" für entfernte Datenstationen angeschlossen. Verschiedene ähnliche Knoten werden in einem Digitalnetz verbunden, das somit zu Tausenden an das Netz angeschlossenen Datenstationen führt. Nutzer, die an irgendeiner Datenstation sitzen, können sowohl ausgewählte Aufgaben unter Verwendung der Netzsoftwareressourcen ausführen, als auch durch einfache Tastaturoperationen Tag und Nacht beliebig miteinander kommunizieren.
Es wird angenommen, daß das System mit dem Host in einer VM/SP- Umgebung arbeitet. Jeder Person oder jedem Endbenutzer wird eine Virtuelle Maschine (Maschine) in dem Computersystem innerhalb eines gegebenen Knotens des Netzes zugeordnet. Virtuelle Maschine bedeutet genau gesagt eine Speicherposition vorherbestimmter Größe, die manchmal als A-Platte des Nutzers bezeichnet wird, und Mittel zur gemeinsamen Benutzung allgemeiner Computerhardware- und Softwareressourcen, die im wesentlichen das IBM Steuerprogramm (control program, CP) und das Conversational Monitor System (CMS) umfassen, wobei jedes seine eigenen Servicetypen umfaßt. CP verwaltet die Systemressourcen und liefert eine individuelle Arbeitsumgebung für jede Person unter Verwendung des Systems. Von CP verwaltete Ressourcen umfassen: Prozessorfunktionen; Prozessorspeicher- und Ein-/Ausgabeeinheiten. CP erzeugt die Arbeitsumgebung des Systems. Es steuert die Systemressourcen, die dem Nutzer während einer Arbeitssitzung zur Verfügung stehen.
CMS ist, obwohl ein Bestandteil des VM/SP-Betriebssystems, selbst ein Betriebssystem, das unter CP läuft. Wie der Name "Conversational" andeutet, gibt es eine Zweiwegeübertragung zwischen den Systemnutzern und CMS.
Für detailliertere Informationen über IBM CP und CMS kann man sich auf die folgenden IBM Dokumente beziehen:
- Virtual Machine/System Product (VM/SP) General information, GC20-1838.
- Virtual Machine/System Product: CMS USER's Guide, SC19-6210.
- Virtual Machine/System Product: System Product Editor User's Guide, SC24-5220.
Wie in Figur 2 dargestellt, kann ein Nutzer eine Sitzung unter Verwendung irgendwelcher der an das Netz angeschlossenen Datenstationen einleiten und durch eine Anmeldeprozedur seine/ihre Maschine erreichen. Anmelden bedeutet, einen Interruptbefehl von der Tastatur senden, um die CP-Einheiten zu erreichen und dann sich selbst durch Eintippen eines persönlichen Identifikationscodes (userid) und in den meisten Fällen eines Kennwortes dem System zu kennzeichnen. Die Verwendung des Kennwortes ermöglicht das Sperren des Zugriffs auf eine gegebene "Maschine" durch irgend jemanden außer dem "Eigentümer" der Maschine. Kennwörter sind geheim und dem alleinigen Eigentümer bekannt. Dann kann auf CMS-Ressourcen und/oder irgendwelche andere Softwareressourcen (z.B. Anwendungsprogramme von IBM "Professional Office System (PROFS)") und/oder irgendeine andere spezielle Software, wie z.B. die hier durch "SEALING" bezeichnete, die für diese Erfindung entworfen wurde, entweder auf Anforderung oder direkt zugegriffen werden. Dies wird in der Routine PROFILE EXEC des Nutzers definiert, die dazu angepaßt ist, die verfügbaren zugeordneten Ressourcen für den speziellen Nutzer nach dem ursprünglichen Definieren der Maschine des Nutzers zu kennzeichnen (d.h. verfügbar zu machen). Für detailliertere Informationen über IBM PROFS kann man sich auf die folgenden IBM Dokumente beziehen:
- Using the Professional Office System (Bestellnr. SH20-5604)
Zusätzlich wurde zum Zwecke dieser Erfindung eine spezielle Umgebung innerhalb des Systems angepaßt, wie in Figur 3 dargestellt, die Einzelheiten der sogenannten "SEALING"-Umgebung zeigt. Die Umgebung umfaßt zusätzlich zu den VM-Maschinen des Nutzers eine Datenbankmaschine (SEALDBA) und eine Systemmaschine (SEALSYST).
SEALDBA ist eine virtuelle Maschine, die im Unterbrechungsmodus als eine Datenbankadministratormaschine ("Structured Query Language/Data System (SQL/DS)") arbeitet. An die SEALDBA-Maschine sind verschiedene Miniplatten angeschlossen, die in einem Lese-/Schreibmodus (R/W) arbeiten:
- eine A-Platte, die nur als Arbeitsplatte für Wartungsoperationen verwendet wird;
- eine Verzeichnisplatte, die das Datenbankverzeichnis enthält;
- eine Protokollplatte, die das Protokollieren aller Arbeitseinheiten unterstützt und ein Zurücksetzen im Fall eines Problems gestattet; und
- mehrere Datenplatten: mindestens eine für gemeinsame Systemtabellen und so viele wie für die verschiedenen unterstützten Formulare erforderlich sind (Bedeutung von Dokument/Formular wird später definiert). Die SEALDBA-Maschine kann als eine SQL-Maschine betrachtet werden, die im wesentlichen die Datenbanken in SQL-Form-umfaßt.
SEALSYST ist die virtuelle Maschine des SEALING-Systems. An diese Maschine sind mehrere Miniplatten angeschlossen:
- eine A-Platte, die nur als Arbeitsplatte für Wartungsoperationen verwendet wird;
- eine Stapelplatte, um Stapeloperationen zu unterstützen;
- eine Quellenplatte, welche die Quelle aller Programme enthält; und
- eine Systemplatte, die alle notwendigen Routinen für einen Nutzer enthält, um die SEALING-Anwendung auszuführen, d.h. Routinen, die von der Genehmigungsanwendung benötigt werden und in dieser Beschreibung weiter definiert werden. Wenn ein Nutzer die Anwendung ausführen will, muß er eine Lesezugriffsverbindung zu dieser Miniplatte aufbauen.
Die USER'S VIRTUAL MACHINE ist eine Standard-VM-Maschine mit einer Speichergröße von 2 Megabyte und einer A-Platte eines Nutzers. Die A-Platte wird hauptsächlich verwendet, um Dokumententwürfe zu speichern und Druckoperationen zu unterstützen.
Sowohl die Standard-VM-Maschine des Nutzers als auch die SEALSYST-Maschine können mit der SQL/DS-Datenbankadministratormaschine über ein Zwischennutzer-Kommunikationsmedium (Inter User Communication Vehicle, IUCV-Verbindung) kommunizieren.
Diese Systemarchitektur liefert mehrere Vorteile, die in der folgenden Beschreibung ersichtlich werden. Aber es kann bereits festgestellt werden, daß sie dazu beiträgt, ein höheres Sicherheitsniveau für den Genehmigungsprozeß bereitzustellen. Dazu sind die einzigen SQL-Befehle, die der Endbenutzer verwenden kann, in Zugriffsmodulen vordefiniert, die in den an die SEALDBA-Maschine angeschlossenen Platten gespeichert sind. Die IUCV-Verbindung ermöglicht das Zugreifen und Ausführen dieser und nur dieser Module von der Datenstation des Nutzers.
Um das Verständnis der detaillierten Beschreibung der bevorzugten Ausführungsform zu vereinfachen, kann man zuerst auf die folgenden Annahmen hinweisen. Unausgefüllte (leere) Formulare wurden entworfen und in dem System (SEALSYST) zur weiteren Verwendung und Umwandlung in zu verarbeitende (z.B zu genehmigende) Dokumente unter Verwendung der Erfindung gespeichert.
Die Genehmiger werden normalerweise durch den Bezug auf ihre Funktion bezeichnet, z.B. Vorgesetzter erster, zweiter, ... Ordnung der Abteilung Nr. xx. Die Funktion kann delegiert werden, in diesem Fall wäre die "handelnde" Person verschieden von dem ursprünglichen Bevollmächtigten (Titelträger) der Funktion.
Wenn der Systemnutzer (Erzeuger eines betrachteten Dokumentes) das Dokument zur richtigen Genehmigung weitersenden möchte, wird der Genehmigungspfad unter Verwendung des Inhalts der speziellen Datenfelder innerhalb des Dokumentes und vordefinierter Genehmigungsregeln dynamisch berechnet. In der folgenden Implementierung können die Genehmiger in zwei Kategorien aufgeteilt sein: "Berechtiger" und "Prüfer". Nur ein Berechtiger kann ein Dokument annehmen (ihm beipflichten) oder es ablehnen. Ein Prüfer kann nur einen Rat geben. Eine negative Meinung des Prüfers erfordert eine nachfolgende Genehmigung eines Berechtigers zum Fortsetzen des Dokumentes.
Schließlich wird nach dem Verarbeiten durch den letzten Genehmiger das Dokument automatisch zu einer abschließenden VM-Maschine geleitet, die herkömmliche Operationen ausführt, wie z.B. das Aktualisieren, Formatieren und, falls erforderlich, Verschlüsseln und das Senden durch das Netz zu einem anderen Netzknoten und zum Zwecke dieser Erfindung das Ausführen einer Steueroperation, die dazu angepaßt ist, ein höheres Sicherheitsniveau für das Genehmigungssystem sicherzustellen.
Die obigen Operationen werden in Figur 4 unter Verwendung der durch SEALDBA, SEALSYST und ebenso der VM-Maschine des Nutzers verfügbar gemachten Einrichtungen zusammengefaßt.
Es sollte hierbei bemerkt werden, daß das Dokument ebenso wie jede Information (z.B. Funktionen), die zur Genehmigung erforderlich sind, nicht von einem Genehmiger zum nächsten weitergeleitet werden. Auf sie wird dynamisch von der allgemeinen Datenbank zugegriffen. Diese Architektur ermöglicht das ständige Aktualisieren des Genehmigungspfades mit den Bewegungen oder Neuzuordnungen des Personals der Gesellschaft (der Nutzer).
Von einem funktionalen Standpunkt aus ist die Softwarearchitektur so wie in Figur 5 dargestellt organisiert. Mit anderen Worten, der Zugriff auf das Genehmigungssystem wird durch Softwarewerkzeuge in der Sprache RSSX "Restructed Extended Executor" ermöglicht. Diese Werkzeuge (Programme) werden auf die Bibliothek der SEALING-Universalprogramme und auch auf einen Dialogverwalter zugreifen. Der Dialogverwalter steuert in der Sprache ISPF "Interactive Structured Programming Facility" die folgenden Funktionen: Bildschirmanzeige an jeder Datenstation der Nutzer; Tabellen im Speicher und Nachrichtenerzeugung. Der Dialogverwalter führt die Aufgaben einer Nutzerschnittstelle aus. Zum Bezug auf ISPF kann man sich auf die Broschüre ISPF Version 2 Dialog Management Services SC34-2173 von IBM beziehen. Zugriffe auf den Dialogverwalter werden von der Eingabe-REXX-Einheit und der Universalprogrammeinheit ausgeführt. Ein Datenbankadministrator wird bereitgestellt, der die SQL/DS-Werkzeuge zum Auswählen, Aktualisieren, Einfügen oder Löschen von Daten von einer DATENBANK, die auf Platten gespeichert ist, enthält. Auf den Datenbankadministrator wird von den Universalprogrammen unter Verwendung der SQL-Aufträge zugegriffen. Für SQL kann man sich beziehen auf:
- SQL/Data System General Information GH24-5064
- SQL/Data System Terminal User's Guide SH24-5045
In Figur 6 ist eine symbolische Darstellung des Genehmigungssystems dargestellt, das um eine SQL/DS-Datenbank herum gruppiert ist, auf die während des Prozesses auf Lese-/Schreibbasis zuzugreifen ist. Ein Eintrag für eine Dokumentvorbereitung (wie später erklärt wird) benutzt Lese-/Schreiboperationen in der Datenbank. Diesem Verarbeitungsschritt folgt ein Genehmigungsschritt, der sowohl von dem das Dokument vorbereitenden Nutzer als auch direkt von einem Genehmiger ausgelöst werden kann. Sobald das Dokument genehmigt ist, wird es weiterverarbeitet, verfolgt und wie benötigt ausgeführt. Zu diesem Zweck muß nicht nur auf SQL/DS zugegriffen werden, sondern auch auf externe Systeme wie zum Beispiel VM-Verzeichnisse, die anderweitig verfügbar sind. Das Dokument wird schließlich zum Speicher weitergeleitet. Ebenfalls verfügbar sind Mittel zum Aktualisieren von "Funktions"-Daten, die insbesondere für den Genehmigungsprozeß nützlich sind; und Beratungs-/Analysemittel, die zum Beispiel zum Ausführen statistischer Operationen zu verwenden sind.
In Figur 7 ist ein Abbild der Systemdaten dargestellt, die in den Datenplatten der SQL-orientierten Datenbank der SEALDBA-Maschine zu speichern sind.
Systemdaten können in allgemeine Tabellen aufgeteilt werden, die erforderlich sind, um das System auszuführen, und in spezielle Tabellen, auf die zugegriffen wird, und/oder die erzeugt werden, wenn sie von dem Genehmigungsprozeß benötigt werden. Offensichtlich basiert der Inhalt der Tabellen auf vorher ausgewählten Genehmigungskriterien, die verändert werden könnten und daher nicht einschränkend sind. Die folgende Beschreibung erfolgt mit Bezug auf Kriterien, die in der bevorzugten Ausführungsform implementiert sind.
(A) In allgemeinen Tabellen kann man finden:
1. Die ANMELDE-Tabellen mit Nutzerkennzeichnungsdaten, (z.B. nodeid; userid).
2. Tabellen, die sich auf FUNKTIONEN beziehen: Es wird hierbei vorausgesetzt, daß den Nutzern des Genehmigungssystems spezielle Funktionen zugeordnet sind, welche die Genehmigungsregeln leiten (z.B. Verwaltungsorganisation). Die Tabellen umfassen:
- FUNKTIONS-Tabellen, die bestehende Funktionen definieren und für jede Funktion eine Kennzeichnung der handelnden Person und eines Titelträgers liefern.
- PREVIDEL-Tabellen, die Vorannahmen der Delegierungen registrieren, wobei angenommen wird, daß Genehmigungskompetenz von einer Person zu einer anderen delegiert werden könnte.
- HISTFUNC zeichnet zu Revisionszwecken jede Modifikation auf, die in den Funktionstabellen auftritt (neue Funktion, Delegierung, Änderung des Titelträgers).
3. Tabellen, die sich auf den Genehmigungsprozeß beziehen:
APPFUTU, APPWAIT und APPDONE beziehen sich auf Dokumente in Verarbeitung.
- APPFUTU enthält für jedes Dokument die (in der Zukunft) an dem Genehmigungsprozeß beteiligten Funktionen.
- APPWAIT enthält für jedes Dokument die Funktionen, die eine Handlung an dem Dokument erwarten.
- APPDONE enthält für jedes Dokument die Funktionen, die bereits an dem Dokument gewirkt haben, die Entscheidungen und die Kennzeichnung der Person(en), die daran wirkten und den Titelträger, falls davon verschieden.
- APPHIST behandelt Dokumente, die nicht weiter in Verarbeitung sind, d.h. sie wurden abgeschlossen, abgelehnt oder abgebrochen. Es hat genau den gleichen Aufbau wie APPDONE.
4. Tabellen, die sich auf DOKUMENTE beziehen:
Ausgefüllte Formulare liefern sogenannte Dokumente, die dem Genehmigungsprozeß ausgesetzt werden. Jedes Dokument umfaßt mindestens einen VORSATZ mit den Daten, die das Dokument definieren. Alle Vorsätze werden dynamisch in VORSATZ-Tabellen gespeichert.
KOMMENTAR-Tabellen enthalten für jedes Dokument die Kommentare, die von den Genehmigern während des Genehmigungsprozesses hinzugefügt werden, wenn sie an dem Dokument arbeiten.
(B) In den speziellen Tabellen kann man folgendes finden:
1. Tabellen, die Funktionen behandeln:
- Feststellung der Funktionstabelle, die F funcDn codiert ist;
- Eigenschaft der Funktionstabelle, die F funcCn codiert ist.
(func ist ein Code für den Funktionstyp und n in Cn und Dn ist eine ganzzahlige Folgenummer).
2. Tabellen an DOKUMENTEN:
Typdoc n stellt für ein gegebenes Formular (oder einen Dokumenttyp/typdoc) einen Satz von n Tabellen bereit, die benötigt werden, um die speziellen Dokumentdaten zu enthalten.
Steuertabellen sind manchmal notwendig, um die Daten zu steuern, die eingegeben werden, um ein Dokument vorzubereiten oder diese Daten während des Genehmigungsprozesses zu modifizieren. Sobald sie definiert und aktualisiert sind, können sie für mehrere andere Dokumenttypen verwendet werden.
Manchmal sind Verfolgungstabellen notwendig, um Verfolgungsinformationen über endgültig genehmigte Dokumente zu geben.
Ein Beispiel der Funktionstabelle ist hiernach dargestellt. FUNKTIONSTABELLE Funktion Typ typfun Bezug reffun Handelnd Userid Knoten Titelträger Userid Knoten Letzte Akt. Del ind
Ein wichtiger Begriff des Systems ist der Begriff der "Funktion". In einer Firma oder irgendeiner Gruppe von Menschen, innerhalb der das Genehmigungssystem betrieben werden soll, werden Vorrechte, z.B. Genehmigungsbefugnis, basierend auf Tätigkeitszuordnungen oder Titeln zugeordnet, die hierin als "Funktion" bezeichnet werden.
In einem Genehmigungsprozeß ist nicht die Unterschrift einer speziellen Person erforderlich, sondern die Unterschrift der Person, der zur Zeit die erforderliche Funktion zugewiesen ist.
Eine Funktion kann als eine Summe von Vorrechten definiert werden, die von der Firma anerkannt werden und einer Person zugeordnet sind. Umgekehrt kann eine gegebene Person mehrere verschiedene Funktionen haben.
Das Genehmigungssystem dieser Erfindung betrachtet zugeordnete Funktionen statt Menschen. Es gibt eine Menge Vorteile, dieses Kriterium zu verwenden, weil Funktionen im allgemeinen konstanter als Menschen sind. Zum Beispiel sind Genehmigungsregeln, die in einer Firma definiert sind, im allgemeinen auf die Ebene der Mitglieder innerhalb der Gesellschaft bezogen (Hierarchie).
In dem System wird eine "Funktion" vollständig definiert durch:
- einen Funktionstyp (Typfun): hierin mit vier Zeichen codiert
- Leiter (MANA)
- Etatrechnungsprüfer
- Finanzanalytiker
- Einkäufer (PURC)
- ...
- einen Funktionsbezug (Reffun): mit sechs Zeichen codiert
- Nummer der verwalteten Abteilung für Leiter
- Code für Finanzanalytiker
- Code für Einkäufer
- ...
Wenn eine Funktion eindeutig ist, ist kein Bezug notwendig. Zum Beispiel ist die Funktion "Pläne & Steuerungen" eindeutig.
Die Funktion "Mitarbeiter" ist eine Basisfunktion, die bedeutet, daß jemand einer der Mitarbeiter der Firma ist. Ihr Bezug kann die Personalnummer sein, die dem Einzelnen bei der Einstellung zugeordnet wird.
Der Funktionstyp wurde mit 4 Zeichen codiert:
- INDI für "Arbeitnehmer"
- MANA für "Leiter"
- PURC für "Einkäufer"
- CTLG für "Controller"
- ISPC für "Pläne und Steuerungen" ....
Userid und nodeid kennzeichnen eine VM-Maschine und folglich eine eindeutige Person.
"TITELTRÄGER" bezeichnet den Eigentümer, d.h. die Person, der die Funktion zugewiesen ist, während "HANDELND" verwendet wird, um die Person zu bezeichnen, die zur Zeit tatsächlich die Tätigkeit ausführt.
Zum Beispiel ist MARTINS der Arbeitnehmer, dessen Bezugsnummer (Reffun) 079954 ist (Zeile 1). Er ist auch Leiter der Abteilung Nummer 0793 (Zeile 4). Er handelt als Leiter der Abteilung 0830 durch die Delegierung von DAVIES (Zeile 5), der Arbeitnehmer Nummer 071328 ist (Zeile 2).
HACKERS ist Arbeitnehmer Nummer 055413 (Zeile 3) und auch Einkäufer mit dem Code 45 (Zeile 7).
DAVIES hat seine Funktion als Leiter an einen anderen Leiter, MARTINS, delegiert, we vorher gesehen, aber er hat seine Funktion der Pläne und Steuerungen an JOHNSON delegiert, der kein Leiter ist (Zeile 6).
ROOVER (Zeile 8 und 9) ist abwesend (und niemand handelt für ihn).
SCHMIDT ist nicht an demselben Knoten und hat kein elektronisches Unterschriftensystem, so ist ANDERSON beauftragt, seine Entscheidung in das System einzugeben. Er handelt als "Ersatz" für SCHMIDT (Delegierungsindex ist S).
Einige Funktionen werden bereits in spezialisierten Systemen verwaltet, die an das Netz angeschlossen sind. In diesem Fall wird eine Verbindung zu dem spezialisierten System ermöglichen, den Konflikt mit der Funktionstabellenwartung loszuwerden. Zum Beispiel liefert in einer Firma ein Personalabteilungssystem Anzeigen des Titelträgers für die folgenden Funktionen:
- Arbeitnehmer (bezeichnet durch seine Arbeitnehmer-Personalnummer)
- Abteilungsleiter (bezeichnet durch die Nummer der verwalteten Abteilung).
Das System liefert ein interaktives Mittel, irgendeine andere Funktion zu verwalten, sobald diese Funktion in einem Genehmigungsprozeß notwendig wird.
Beispiele der GENEHMIGUNGSTABELLEN von Figur 4 werden nachstehend gezeigt. GENEHMIGUNGSTABELLEN Dokument Typ Typdoc Bezug Refdoc Funktion Typ Typfun Bezug Reffun Anw. Typ Vo. mä. MCS Nr APPWAIT: Dokument Typ Typdoc Bezug Refdoc Funktion Typ Typfun Bezug Reffun Anw typ Vo.ma. Name vorh. Genehm Johson Kommentare für vorherigen Genehmiger OK für mich Wartet seit Datum Zeit APPDONE: Dokument Typ Bezug Funktion Typ Bezug Anw typ Verantw. Entsch Handelnd Mi.Nr. Name Schmidt Titelträger Nr. Name Davies, Philip Deleg. Index Handlung am Datum Zeit
APPHIST: gleicher Aufbau wie APPDONE
APPFUTU: enthält für jedes Dokument in dem Genehmigungsprozeß die Liste von Funktionen, die sich später mit dem Dokument beschäftigen werden.
In dieser Tabelle wird das Dokument eindeutig durch den Dokumenttyp (typdoc), der genau gesagt der Code für das Formular ist, von dem das Dokument abgeleitet wurde, und einen Bezug (refdoc) innerhalb dieses Typs gekennzeichnet. In dieser Anwendung sollte man sich erinnern, daß der Ausdruck "Dokument" normalerweise ein ausgefülltes Formular bezeichnen sollte und daß mehrere vorher gespeicherte Formulare zur Verfügung stehen werden.
Die Funktion wird, wie vorher erwähnt, in der FUNKTION-Tabelle durch einen Funktionstyp (Typfun), und eine Bezugsnummer (z.B. Dienst- oder Abteilungsnummer (Reffun)) gekennzeichnet. Eine Auftragsnummer 1, 2, 3 ... zeigt an, welche Funktion(en) als nächstes zu genehmigen sind, wobei angenommen wird, daß keine Veränderungen der Genehmigerliste auftraten. Mehrere Funktionen können dieselbe Auftragsnummer haben.
Genehmigertyp (Apptyp) zeigt an, ob die Funktion in der Liste als ein Berechtiger (A) oder als ein Prüfer (R) ist. Die Handlungen des Berechtigers könnten "Berechtigen" oder "Ablehnen" sein; während ein Prüfer "Genehmigen" oder "Nicht genehmigen" sollte.
Ein Index zeigt an, ob die Funktion in der Genehmigerliste verbindlich ist oder nicht. Dies wird wichtig sein, um Änderungen in der Genehmigerliste auszuführen. Falls die Funktion nicht verbindlich ist, kann irgendein Genehmiger sie unterdrücken, aber wenn sie verbindlich ist, ist es entweder nicht möglich, sie zu unterdrücken, oder eine andere Funktion muß sie ersetzen.
APPWAIT beinhaltet für jedes Dokument im Genehmigungsprozeß die Funktion(en), die augenblicklich auf das Dokument warten (d.h., die als nächstes handeln).
Wie APPFUTU beinhaltet es Dokumentkennzeichnung, Funktionskennzeichnung, Genehmigertyp und Verbindlichkeitsanzeiger. Es enthält auch den Namen des vorherigen Genehmigers, eine Zeile persönlicher Kommentare vom vorherigen Genehmiger, das Datum und die Zeit der vorherigen Handlung.
APPDONE: enthält für jedes Dokument die Funktionen, die bereits an dem Dokument stattfanden, die Entscheidungen und Kennzeichnung der Personen, die gehandelt haben und den Titelträger, falls er davon verschieden ist.
Wie APPFUTU und APPWAIT enthält es Dokumentkennzeichnung, Funktionskennzeichnung, Genehmigertyp und Verbindlichkeitsanzeiger. Es enthält auch die Entscheidung des Genehmigers: Y für Berechtigen oder Genehmigen; N für Ablehnen oder Nichtgenehmigen,
die Kennzeichnung des Genehmigers, Namen und Personalnummer des Arbeitnehmers, die Kennzeichnung des Titelträgers der Funktion, Namen und Arbeitnehmernummer, den Delegierungsanzeiger, das Handlungsdatum und die Zeit.
Wie bereits erwähnt, ist das Genehmigungssystem für den besten Modus dieser Erfindung erstellt, um vorher entworfene Formulare zu verwenden. Irgendein Nutzer, der eine Anforderung zur Genehmigungsoperation beginnen möchte, wird auf ein Dokumentformular (leer) zugreifen und es ausfüllen. Ein Formular umfaßt vordefinierte Felder, die beim Ausfüllen in einen Satz von Tabellen mit u.a. einer Tabelle "VORSÄTZE" gespeichert werden. VORSÄTZE Dokument Typ Bezug Status Mark. Erzeuger Typ Bezug MA Nr. Name Schmidt Gegenstand des Dokumentes Bustransport zum Eröffnungstreffen Erzeugt am Datum Zeit
Diese Tabelle enthält Vorsatzdaten, die für jedes Dokument erforderlich sind.
Der Schlüssel dieser Tabelle ist die Dokumentkennzeichnung, d.h. Typ und Bezug des Dokumentes. Jedem Dokument wird ein Status (ein Zeichen) zugeordnet, der folgendes sein kann:
P : Dokument wird im Genehmigungsprozeß verarbeitet
F : Dokument ist abgeschlossen, Genehmigungsprozeß ist zu Ende
S : Dokument wurde an ein Betriebssystem gesendet
T : Dokument wurde zur Handlung übertragen (Bestätigung vom Betriebssystem empfangen)
H : betreffende Handlung ist beendet
R : Dokument wurde von einem Berechtiger abgelehnt
C : Dokument wurde vom Erzeuger abgebrochen
Eine Markierung wird verwendet, um anzuzeigen, daß das entsprechende Dokument zur Zeit von irgendjemandem bearbeitet wird. Falls die Markierung auf Y (Ja) gesetzt ist, sperrt das System den Zugriff auf das Dokument durch irgendjemand anders.
Der Erzeuger wird in der VORSATZ-Tabelle durch seine Funktion (z.B. INDI für Arbeitnehmer), seine Arbeitnehmer-Personalnummer und seinen Namen gekennzeichnet.
Die Tabelle enthält auch den Gegenstand der Anforderung, die zur Genehmigung (Dokument) vorgelegt wird, sowie das Erzeugungsdatum und die Zeit.
Zusätzlich zu den bereits erwähnten Funktionstabellen wird das System spezielle Funktionstabellen verwenden, die Daten speichern, die zum Definieren der Genehmigungsregeln zu verwenden sind, die von der Firma des Nutzers des Formulars ausgewählt wurden.

SPEZIELLE FUNKTIONSTABELLEN

FESTSTELLUNGSTABELLE: (D) = F funcDn, wobei "func" verwendet wird, um den Funktionstyp zu bezeichnen.
Schlüssel gibt: Parameter Bezug der FunktionBeispiel: F MANAD1 Projektnummer Verantwortliche Abteilung (Bezug für Funktionsleiter)
MERKMALTABELLE: (C) = F funcCn
Schlüssel gibt: Bezug der Funktion Parameter
Beispiel: F MANAC1 Abteilung des Leiters Aufwandsermächtigungen Persönl. Allgem. Investition Letzte Aktualis.
Diese Tabellen gestatten das Abfragen eines Funktionsbezuges von einem Parameter. Sie werden während der Feststellung der Genehmigerliste verwendet.
Das Beispiel zeigt sogenannte Feststellungstabellen, die nützlich sind, um den Leiter festzustellen, der für ein dokumentiertes Projekt verantwortlich ist.
Funktions-MERKMAL-Tabellen ermöglichen das Feststellen von Parametern aus dem Bezug eines gegebenen Funktionstyps. Sie werden während der Erklärung der Gültigkeit der Unterschrift des Genehmigers verwendet. Anders gesagt speichern diese Tabellen vordefinierte Genehmigungsregeln.
Das Beispiel zeigt die Höhe der Aufwendungen, die, basierend auf der Funktion des betrachteten Leiters und den ausgewählten Regeln der Firma, genehmigt werden, wobei Unkostenschwellwerte gesetzt werden.
Aus den obigen Betrachtungen kann man verstehen, daß irgendein Inhalt eines ausgefüllten Formulars (=Dokument) von dem System dynamisch verwendet wird, um den Genehmigungspfad festzustellen, wenn es in Verbindung mit Genehmigungsregeln betrachtet wird. Zusätzlich wurde das System entworfen, um das Hinzufügen oder Modifizieren von Formularen nach Bedarf auf ziemlich einfache Weise zu ermöglichen. Deshalb sollten die verschiedenen Typen des Informationsfeldinhalts so organisiert werden, daß sie die passende Verarbeitung der Felder ermöglichen. Dazu wird jeder Feldinhalt für alle ausgefüllten Formulare in einer Dokumenttabelle gespeichert, und diese verschiedenen Tabellen werden erstellt, um sich aufeinander gemäß einer vordefinierten Baumstruktur zu beziehen (siehe Figur 8).
Falls das Formular einfach ist, können seine Daten in einer einzigen Tabelle typdoc l für die Dokument- (TOP-) Datentabelle enthalten sein (NB: "typdoc" wird verwendet, um den Dokumenttyp und den entsprechenden Formularcode zu bezeichnen).
Falls das Formular komplizierter ist, können Tabellen typdoc 2, typdoc 3, ..., typdoc n definiert werden, um Daten zu beinhalten, die abhängig sind und eine variable Anzahl von Vorkommen haben. Diese Tabellen werden sich gemäß der erwähnten Baumstruktur aufeinander beziehen.
Um das Obengenannte zu illustrieren, wird hiernach ein spezielles Beispiel gezeigt (Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand). Tabelle 1 : Vorsatz der Einkaufanforderung Tasten Nichttastenvariable Bezug der Anforderung zu belastendes Projekt Maximalbetrag Tabelle 2 : Artikel innerhalb der Einkaufanforderung Tasten Nichttastenvariable Bezug der Anforderung Artikelnummer Angeforderte Menge Geschätzter Einheitspreis Artikelhauptbeschreibung Tabelle 3 : Ergänzende Beschreibung eines Artikels Tasten Nichttastenvariable Bezug der Anforderung Artikelnummer Zeilennummer Ergänzende Beschreibungszeile
Nachdem die Systemorganisation definiert wurde, kann man nun die Prinzipien verstehen, die für den Zugriff irgendeines Nutzers auf ein Dokument verwendet werden (siehe Flußdiagramm von Figur 9).
Zuerst wird der Nutzer als berechtigt erkannt, an einer virtuellen Maschine angemeldet zu werden, die das System als eine "Unterschrift"- (Genehmigungs-) Maschine kennt, die einem registrierten Nutzer zugeordnet ist.
Die FUNKTION-Tabelle ist das Hauptfilter zum Zugreifen auf die Dokumente. Die Tabelle wird ständig aktualisiert, um die gegenwärtige Funktion aller an das Netz angeschlossenen Nutzer widerzuspiegeln. Sobald der Zugriff durch das Filter genehmigt ist, hängt die durch das System zu verwendende Tabelle davon ab, was der Nutzer tun möchte:
- APPWAIT wird verwendet, um die Dokumente festzustellen, welche die Handlung erwarten.
- VORSÄTZE wird verwendet, um Dokumentenursprünge zu finden.
APPDONE oder APPHIST werden verwendet, um Dokumente zu finden, an denen bereits eine Handlung stattgefunden hat. Dokumente, die teilweise genehmigt wurden, sind in der Tabelle APPDONE gespeichert, während jene, die von allen erforderlichen Genehmigern genehmigt (oder abgelehnt) wurden, in einer APPHIST- dder Archiv-Tabelle gespeichert werden.
Um das System von einem betrieblichen Standpunkt aus attraktiv und nutzerfreundlich zu gestalten, wurden Anzeigen erstellt und Funktionstasten (PF-Tasten) spezielle Aufgaben zugeordnet.
Das System setzt kein technisches- oder Expertenwissen irgendeines Niveaus voraus. Es nimmt jedoch an, daß der Nutzer irgendwie mit den Dokumentverarbeitungswerkzeugen vertraut ist, die gegenwärtig zur Verfügung stehen; z.B. IBM PROFS oder eine ähnliche Büroanwendung. Allgemeiner gesagt, ist das System menügesteuert, wie nachstehend an implementierten Beispielen gezeigt wird.
Zuerst ist auf das System durch Eintippen eines CMS-Befehls durch die Datenstation des Nutzers (z.B. Eintippen von "SEALING") zuzugreifen, welche die VM-Maschine des Nutzers mit der SEALSYST VM-Systemplatte verbindet. Wird angenommen, daß das System IBM PROFS zur Verfügung steht, dann würde eine PF-Taste für den direkten Zugriff auf das System angepaßt sein. In beiden Fällen würde das System Programme laden (EXECS oder Routinen), um Dokumente vorzubereiten, zu verarbeiten oder zu berücksichtigen usw... und um das folgende Menü auf dem Bildschirm des Nutzers darzustellen. ---- SEALING HAUPTMENÜ --- Eine der folgenden PF-Tasten betätigen Hilfe Ein Dokument vorbereiten Dokumente bearbeiten, die Ihre Handlung erwarten Dokumente anzeigen, die Sie erzeugt oder bearbeitet haben Dokumente ansehen, welche die Handlung eines anderen erwarten Ihre Autorität delegieren oder zurückholen Übertragen oder zurückholen Ihrer VM-Userid und des Kennworts Zurück
Der Nutzer kann eine der Optionen durch Betätigen der PF-Taste auswählen, die der Option zugeordnet ist. Zum Beispiel sollte der Nutzer PF1 betätigen, um ein Dokument vorzubereiten.
Er kann auch PF9 betätigen, um einen Hilfebildschirm zu erhalten, und das ist für alle Anzeigen, die in dem System angezeigt werden, der Fall. PF12 ermöglicht das Verlassen des Systems.
Falls der Nutzer eine nichtbelegte PF-Taste betätigt, zum Beispiel PF4, wird eine Fehlermeldung an der Unterkante des Bildschirms genau über der Beschreibungszeile der PF-Tasten angezeigt.
Offensichtlich ist die erste Operation, die ein Nutzer ausführen muß, ein vorher gespeichertes Formular auszuwählen und das Formular auszufüllen, um ein ausgefülltes Formular, d.h. ein Dokument, vorzubereiten.
Das Betätigen von PF1 in Menü 1 ruft VORBEREITEN EXEC auf. (Siehe Fig. 10 für ein Flußdiagramm des Prozesses zum Vorbereiten eines Dokumentes, um zur Genehmigung vorgelegt zu werden).
Dieses EXEC startet, indem es die Liste von Formularen anzeigt, die dem Nutzer in einem Menü "Wähle eine Formularkategorie" zur Verfügung stehen. Es sollte bemerkt werden, daß das System erstellt wurde, um Formulare verschiedener Kategorien zu verarbeiten, wie "Einkauf"-Aufträge (APPR), "finanzielle" Aufträge (FINA), Anforderungen, um eine Genehmigung zu erhalten, eine VM- Maschine an einen neuen Nutzer anzupassen (LOGO) usw. ----Eine Formularkategorie auswählen--- Die PF-Taste für die Formularkategorie betätigen, die Sie auswählen möchten. Einkaufformulare Anmelde-Anforderungsformulare Finanzformulare Hilfe Nächstes Vorheriges Ende
Falls es zu viele Kategorien gibt, um auf einen Bildschirm zu passen, kann sich der Nutzer unter Verwendung von PF10 bzw. PF11 durch die Liste auf- und abwärts bewegen, um die richtige Kategorie zu finden. Sobald eine Kategorie ausgewählt ist, wird eine Liste verfügbarer Formulare innerhalb der Kategorie angezeigt.
Falls zum Beispiel "Einkaufformular" ausgewählt wurde, wird das folgende Menü "Wähle ein Formular" angezeigt. ---- Ein Formular wählen --- Betätigen Sie die PF-Taste für das Formular, das Sie wählen möchten. Basis-Einkaufanforderung Preis- und Lieferzeit Anforderungsauftrag Hilfe Nächstes Vorheriges Zurück
Der Nutzer kann das Formular auswählen, das zu seinem gegenwärtigen Bedürfnis paßt. Hilfebildschirme können auf Anforderung des Nutzers angezeigt werden und erklären, in welchen Fällen jedes Formular verwendet werden muß.
Es wird angenommen, der Nutzer betätige PF1 in diesem Menü. Dann wird das Menü unten gezeigt (wobei angenommen wird, der Anforderer sei der Eigner der Funktion und daher habe seine Funktion erlaubten Zugriff auf diese Art von Formularen). ----Hauptmenü vorbereiten--- Formulartitel : Basiseinkaufanforderung Betätigen Sie eine der folgenden PF-Tasten. Ein Dokument unter Verwendung eines leeren Formulars vorbereiten Einen Entwurf ändern Ein Dokument unter Verwendung eines bestehenden Dokumentes vorbereiten Den Bezug auf das bestehende Dokument eingeben, dann PF3 betätigen. Hilfe Zurück
Der Nutzer kann eine von drei Methoden auswählen, um ein Dokument vorzubereiten:
- PF1 Ein Dokument unter Verwendung eines leeren Formulars vorbereiten. Ein vorher entworfenes Formular, das Eingabezonen umfaßt, die leere Felder enthalten, die auszufüllen sind oder bereits durch "Standard"-Daten ausgefüllt sind, die vom Nutzer beliebig berichtigt werden könnten.
- PF2 Einen Entwurf ändern. Dem Nutzer wird eine Liste von Entwürfen dieses Formulars gezeigt, die er vorher ausgefüllt hat oder die er nur begonnen hat auszufüllen, und die gespeichert sind, ohne sie als ein Dokument zu senden.
- PF3 Ein Dokument unter Verwendung eines bestehenden Dokumentes vorbereiten: der Nutzer muß den Bezug eines Dokumentes eintippen, auf das er zugreifen darf, und das System erstellt einen neuen Entwurf, der die Daten dieses Dokumentes kopiert. Das System prüft in diesem Fall, ob der Bezug in der Datenbank existiert und ob der Nutzer entweder der Erzeuger oder einer der Genehmiger ist. Somit wird der Zugriff auf das bestehende Dokument gefiltert.
Die Anordnung der Bildschirme, die dem Nutzer gezeigt wird, hängt von den Auswahlen des Erzeugers des ursprünglichen Formulars ab.
Falls zum Beispiel das Formular "Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand" ausgewählt wurde, wird der untenstehende Bildschirm gezeigt. ----Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand (Vorsatz)--- Betreff: Bustransport Empfänger Vertrauliche Inf. Zu belastendes Projekt Maximalbetrag (FF) Ablaufd. (JJMMAA) Cmd Artikelbeschreibung - 1 Bustransport 40 Plätze Vence-La Gaude am Abteilung PC-Teile oder Software Neue chem. Produkte Gesamtbetrag (wahlfrei) Menge Einheitspreis Lieferwoche Suchen Beantr. Hilfe Nächstes Datei
Der Nutzer kann hier den "Vorsatz"-Teil des Formulars ausfüllen.
Alle Formulare haben ein BETREFF-Feld. Das "SEALING"-System dieser Erfindung wird dieses Feld verwenden, wenn das Dokument in einer Liste von Dokumenten gezeigt wird. Zum Beispiel, wenn die Liste von Dokumenten gezeigt wird, die von irgendjemandem eine Handlung erwarten.
Einige Daten wurden bereits ausgefüllt (Standard) und können modifiziert werden:
- Der Empfänger (Erzeuger) und seine Abteilung.
- Die Kennzeichnung "Vertrauliche Information" zeigt an, daß dem Lieferanten vertrauliche Informationen zu geben sind.
- Die Kennzeichnung "PC-Teile oder Software" zeigt an, ob die Anforderung derartige Teile enthält.
- Die Kennzeichnung "Neues chemisches Produkt" zeigt an, ob die Anforderung ein neues chemisches Produkt enthält.
Einige Daten sind verbindlich; wie zum Beispiel der Betreff und das zu belastende Projekt.
Einige Daten sind zur Bequemlichkeit des Nutzers von dem System abzufragen. Das könnte zum Beispiel helfen, das Konsultieren der Liste von Projekten zu aktivieren, die von der Abteilung der Firma ausgeführt wurden, zu welcher der beteiligte Systemnutzer gehört. Daher steht Suchen für das Projekt-"Feld" zur Verfügung.
Falls der Nutzer den Cursor auf dieses Feld setzt und PF1 betätigt, wird er nach einer Abteilungsnummer gefragt werden und das System wird die Liste von Projekten für diese Abteilung zeigen. Der Nutzer kann eins von ihnen auswählen, und das Feld der Anforderung wird automatisch mit dem gewählten Projekt ausgefüllt werden.
Wenn der Vorsatz ausgefüllt ist, muß der Nutzer die verbleibenden Artikel füllen. Er kann PF10 betätigen, um die Artikelanzeige zu erhalten. Wenn ein oder mehrere Artikel eingegeben sind, wird er in der Lage sein, einen Artikel durch Eintippen von X vor ihm auszuwählen oder einen neuen Artikel durch Eintippen von R, D oder A zu wiederholen, zu löschen oder hinzuzufügen.
Das Betätigen der ENTER-Taste oder irgendeiner PF-Taste löst eine triviale Datenprüfung aus. Falls irgendeine Prüfung scheitert, wird die angeforderte Handlung nicht ausgeführt, eine Fehlermeldung wird angezeigt, der Cursor wird auf das Feld gesetzt, in dem der Fehler festgestellt wurde, und das Feld wird in inverser Darstellung gezeigt.
Mit dem zweiten Bildschirm (Anzeige nach Betätigen von PF10), füllt der Nutzer alle Daten für einen speziellen Artikel der Einkaufanforderung aus. ---- Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand (Artikel) --- Betreff: Bustransport Maximalbetrag (FF) Zu belastendes Projekt Artikelzahl Preisanforderungsbezug Einkäufercode Teilnummer Menge Lieferwoche (WWYY) Preis pro Einheit (FF) Artikelprojekt Artikelbeschreibung Lieferzeit 99 Name des Einkäufers Änderungsstand Maßeinheit (wahlfrei) (falls verschieden vom Vorsatz) Nächst. Letzt. Bustransport, 40 Plätze Vence-La Gaud Wo. Billiard,J.
Einige Daten sind verbindlich: z.B. Einkäufercode; Lieferwoche; Menge; mindestens eine Zeile der Beschreibung oder eine Teilenummer.
Einige Daten sind wahlfrei: z.B. Preisanforderungsbezug; Teilnummer; Artikelpreis pro Einheit; Maßeinheit; Änderungsstand; Artikelprojekt muß nur ausgefüllt werden, wenn es sich vom Vorsatz unterscheidet; und Ergänzungs-Beschreibungszeilen.
Suchprozeduren stehen an diesem Bildschirm durch Setzen des Cursors in das ausgewählte Feld und Betätigen von PF1 zur Verfügung; für Preisanforderungsbezug; Einkäufercode; Teilnummer; Lieferungswoche oder Projekt.
Der Nutzer kann mehrere Zeilen ergänzender Beschreibung für den Artikel eingeben. Ein Befehlsbereich gestattet das Hinzufügen, Wiederholen oder Löschen von Zeilen. Das Bewegen des Bildschirms ist durch PF7 und PF8 möglich.
Andere PF-Tasten werden wie folgt verwendet:
- PF2 Gehe zum Vorsatzbildschirm
- PF3 Wiederhole das angezeigte Element, um ein neues zu erzeugen
- PF4 Füge ein leeres Element hinzu
- PF5 Alle Operationen vor dem Senden in Genehmigung (siehe unten)
- PF10 Nächsten Artikel anzeigen, falls er existiert
- PF11 Vorigen Artikel anzeigen, falls er existiert
Falls der Nutzer PF12 betätigt, zeigt das System den Bildschirm unten. ----Dokument verarbeiten--- Dokument : Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Bezug Betreff : Bustransport Eine der folgenden PF-Tasten betätigen. Dokument ansehen Dokument ändern Kommentare hinzufügen Genehmigerliste prüfen und Dokument zur Genehmigung vorlegen Entwurf in Ihrem persönlichen Speicher für weitere Änderungen ablegen Dokument drucken Um den Entwurf zu löschen, unten DELETE eingeben und ENTER betätigen Hilfe
Von hier aus wird der Nutzer in der Lage sein:
- PF1 : das Dokument so zu betrachten, wie es später von allen Genehmigern betrachtet werden kann
- PF2 : die Dokumentdaten zu ändern
- PF4 : frei Kommentare hinzuzufügen, die allen Genehmigern gezeigt werden
- PF5 : das Senden zur Genehmigung vorzubereiten (siehe unten)
- PF6 : Daten zu sichern, die als ein Entwurfsdokument eingegeben wurden (und sie später zurückzuholen)
- PF8 : das Dokument zu drucken. Ein Druckbild des Dokumentes wird dann in eine "Druckdatei" genannte Datei eingefügt. Der Nutzer wird in der Lage sein, diese Datei am Ende der Sitzung zu drucken
-DELETE in dem bereitgestellten Feld zu betätigen, um den in Bearbeitung befindlichen Entwurf zu löschen.
Einige der oben definierten PF-Tastenfunktionen sind selbsterklärend. Andere benötigen einige Erklärungen. Zum Beispiel erhält der Nutzer durch Betätigen der Taste PF4 die folgenden Elemente auf seinem Bildschirm: ----Persönliche Kommentare hinzufügen--- Typ : Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Bezug : Entwurf Betreff : Bustransport Kommentare Dateianfang Zeile dazu vorwärts Zurück rückwärts Zeile löschen Datei Eingabemodus
Der Nutzer kann frei Kommentare eingeben und PF-Tasten verwenden, wie hiernach beschrieben:
- PF2 um eine Leerzeile unter der Cursorposition hinzuzufügen
- PF3 um das System zu verlassen, ohne letzte Modifikationen zu sichern
- PF8 um die Zeile zu löschen, an welcher sich der Cursor befindet
- PF10 und PF11 um sich vorwärts und rückwärts durch die Kommentardatei zu bewegen
- PF12 um Kommentareinträge zu sichern und das System zu verlassen
Die obigen Operationen sind in dem selbsterklärenden Flußdiagramm von Figur 10 zusammengefaßt.
Bis zu diesem Punkt führt der Prozeß zu einem vollständig vorbereiteten Dokument, das geeignet ist, dem Genehmigungsprozeß vorgelegt zu werden. Daher führt das System, falls der Nutzer PF5 entweder von den Dateneingabeanzeigen oder von "Vorbereitetes Dokument verarbeiten" betätigt, die folgenden Operationen aus.
Zuerst prüft es alle Dokumentdaten (vollständige Prüfung). Falls ein Fehler gefunden wird, zeigt das System wieder die Dateneingabeanzeige, in der das Feld, das fehlerhafte Daten trägt, durch den Cursor angezeigt wird. Dann stellt es den Genehmigungspfad fest, basierend auf beteiligten Funktionen, speziellen Regeln, die für den Typ des beteiligten Dokumentes zugewiesen werden, und Dokumentdaten (siehe Figur 14).
Falls ein Fehler gefunden wird, wird die Mitteilung "Kann Genehmigungsprozeß nicht bestimmen" angezeigt und es wird keine Handlung ausgeführt.
Schließlich bestimmt es für jede Funktion des Genehmigungsprozesses die handelnde Person und den Titelträger zum gegenwärtigen Zeitpunkt.
Das Ergebnis wird (siehe Figur 15) dem betrachteten Nutzer (Erzeuger) angezeigt, wie nachstehend zur Überprüfung dargestellt. - Genehmigerliste nachprüfen und zur Genehmigung vorlegen -Dokument : Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Betreff : Bustransport Genehmigerliste ändern Dokument zur Genehmigung vorlegen Funktionsbeschreibung Name Genehmigertyp Leiter Einkäufer Martins, John Hacklers, J. Genehmiger Prüfer Genehmigungsprozeß wurde festgestellt Hilfe Nächste Vorige Rückkehr
Falls der Nutzer PF12 betätigt, kehrt er gerade zu dem Menü "Dokument verarbeiten" zurück.
Andernfalls wird er durch Betätigen von PF1 in der Lage sein, die Genehmigerliste mit einigen Steuerungen und Beschränkungen zu ändern (siehe unten mit Bezug auf die Figuren 15 und 16).
Falls er PF7 betätigt, wird das Dokument erzeugt und wartet auf die Handlung der ersten Funktion(en) in dem Genehmigungsprozeß (siehe Figuren 15 und 16).
In Figur 11 ist ein Flußdiagramm dargestellt, das die Operationen zusammenfaßt, die an einem bereits ausgefüllten Dokument durchführbar sind. Der Nützer kann an Dokumenten handeln, die seine Handlung erwarten, indem er PF2 im SEALING-Hauptmenü betätigt oder direkt SEALING ACT_ON als einen Befehl eintippt.
Wenn SEALING mit der Anwendung IBM PROFS verbunden wurde, erhält der Nutzer eine Mitteilung, wenn er die Funktionstaste "Öffne die Post" betätigt, wobei angenommen wird, daß SEALING-Dokumente eine Handlung erwarten. Die Mitteilung sieht so aus:
"Sie haben 5 Dokumente, die Ihre Handlung im Elektronischen Genehmigungssystem erwarten. Möchten Sie diese verarbeiten? Falls ja, geben Sie Y ein und betätigen Sie ENTER." Das System zeigt dann zuerst eine Liste der Kategorien der Dokumente wie unten gezeigt. ---- Liste der Dokumente --- Betätigen Sie die PF-Taste für die Dokumentkategorie, die Sie verarbeiten wollen. Titel Anzahl Dokumente Preis und Verzögerungsanforderung Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Hilfe Nächstes Vorige Zurück
Wie in dem Flußdiagramm von Figur 11 dargestellt, muß der Nutzer eine Kategorie durch Betätigen der geeigneten PF-Taste auswählen.
Wenn der Nutzer eine Kategorie ausgewählt hat, zeigt das System die Liste von Dokumenten in der ausgewählten Kategorie an. Falls es nur eine Dokumentkategorie gibt, wird der erste Bildschirm übersprungen. ----Liste der Dokumente, die Ihre Handlung erwarten--- Formulartitel: Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Betätigen Sie die PF-Taste für das Dokument, das Sie bearbeiten möchten. ---Von-- Datum Bezug Erf. Handlung Dupont, Beraud, Philippe Bustransport Serge Sicherheitsgläser Tische für das Restaurent Druck von Karten Nachprüfung Information Hilfe Nächstes Voriges Zurück
Die Dokumentenliste ist nach dem Datum der erforderlichen Handlung sortiert, die neueren befinden sich an der Spitze der Liste. Schließlich kann das Blättern zu zusätzlichen Bildschirmen nötig sein. Der Nutzer kann durch Verwenden von PF10 bzw. PF11 vor- und zurückblättern.
Dann wird das Auswählen eines Dokumentes durch Betätigen der entsprechenden PF-Taste (PF1 bis PF8) erreicht, die den folgenden Bildschirm anzeigt. --Ein Dokument bearbeiten, das Ihre Handlung erwartet-- Dokument : Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Nr. Erzeuger : Dupont, Philippe Betreff : Bustransport Ihre Funktion ist: Leiter Betätigen Sie eine der folgenden PF-Tasten. Dokument ansehen Kommentare hinzufügen Daten hinzufügen oder modifizieren Am Dokument handeln Dokument drucken Vorheriger Genehmiger war: Schmidt, Jimmy Persönlicher Kommentar vom vorherigen Genehmiger: Für mich OK. Hilfe Zurück
Der Nutzer kann an diesem Bildschirm den Dokumenttyp und den Bezug, den Betreff, den Namen des Erzeugers, wer der letzte vorherige Genehmiger war, und persönliche Kommentare von diesem vorherigen Genehmiger sehen. Erwähnt wird auch die Funktion, in welcher der gegenwärtige Nutzer zum Handeln aufgefordert wird, und schließlich der Eigentümer der Funktion, falls der Nutzer ein Stellvertreter ist.
Durch Betätigen von PF1 kann der Nutzer alle Informationen über das Dokument, d.h. das Dokument selbst sehen; die Genehmigerliste mit Entscheidungen der Genehmiger, die schon an dem Dokument gehandelt haben; den Erzeuger des Dokumentes und Kommentare der Genehmiger, falls vorhanden.
Das Betätigen von PF4 ermöglicht dem Nutzer, seine eigenen Kommentare zu den Kommentaren der anderen Genehmiger hinzuzufügen, nachdem er an dem Dokument gehandelt hat.
PF5 steht nicht allen Genehmigern zur Verfügung. Diese PF-Taste ist nur aktiv, wenn das Dokument von Anfang an dazu ausgelegt ist, die Funktion zu genehmigen, Daten hinzuzufügen oder zu modifizieren. In diesem Fall werden dem Nutzer Datenmodifikationsanzeigen gezeigt und er kann Daten in das Dokument einfügen oder Daten modifizieren. Diese Modifikationen können den Pfad des Genehmigungsprozesses beeinflussen.
PF7 muß verwendet werden, um an dem Dokument zu handeln.
Falls der Nutzer ein Genehmiger ist, wird er den Bildschirm unten sehen. ---- An dem Dokument handeln --- Dokument : Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Erzeuger : Anderson, Philip Betreff : Bustransport Funktion : Leiter Betätigen Sie eine der folgenden PF-Tasten. Ermächtigen Ablehnen Anfordern zusätzlicher Informationen, ohne eine Entscheidung zu treffen Genehmigerliste ändern Hilfe Zurück
Der Nutzer kann die Genehmigerliste durch Betätigen von PF7 ändem (später zu sehen).
Der Nutzer kann das Dokument mit PF1 autorisieren (genehmigen). Das System wird eine Bestätigungsanzeige zeigen, die wie folgt aussieht. ---- Ihre Genehmigung bestätigen --- Dokument : Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Erzeuger : Anderson, Philip Betreff : Bustransport Funktion : Leiter ENTER betätigen, um Ihre Zustimmung zu bestätigen. Warnung: Nach der Bestätigung werden Sie Ihre Entscheidung nicht ändern können. Sie können einen persönlichen Kommentar eingeben: Für nächste(n) Genehmiger: Manager 0792 Schmidt, John Stellvertreter von Anderson, David Hilfe Zurück
Der nächste Bildschirm zeigt den nächsten Genehmiger und gestattet dem Nutzer, eine Zeile persönlicher Kommentare zur Beachtung durch den nächsten Genehmiger einzugeben.
Falls der Nutzer der letzte Genehmiger ist, ist die Bestätigungsanzeige anders und sieht wie folgt aus: ---- Ihre Genehmigung bestätigen --- Dokument : Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Erzeuger : Anderson, Philip Betreff : Bustransport Funktion : Leiter Sie sind der letzte Genehmiger. Dieses Dokument wird abgeschlossen werden. Betätigen Sie ENTER, um Ihre Zustimmung zu bestätigen. Hilfe Zurück
Genehmigung bedeutet Abschluß des Dokumentes.
Ein Genehmiger kann das Dokument auch ablehnen. Das System wird eine Bestätigungsanzeige anzeigen, die wie folgt aussieht. ---- Ihre Ablehnung bestätigen --- Dokument : Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Erzeuger : Anderson, Philip Betreff : Bustransport Funktion : Leiter ENTER betätigen, um Ihre Ablehnung zu bestätigen. Warnung : Nach der Bestätigung werden Sie Ihre Entscheidung nicht ändern können. Sie können unten einen persönlichen Kommentar für Genehmiger und Erzeuger eingeben MYREMK Informationen werden an die Genehmiger gesendet, die dieses Dokument bereits gesehen haben Leiter 0793 Martins, John Hilfe Zurück
Das System fordert den Nutzer auf, seine Entscheidung zu bestätigen, wobei angezeigt wird, daß im Falle einer Nichtbestätigung das Dokument abgelehnt wird und eine Information an den Erzeuger und an jeden Genehmiger gesendet wird, der schon an dem Dokument gearbeitet hat.
Der Nutzer kann auch PF3 wählen, um zusätzliche Informationen von einem anderen Genehmiger anzufordern.
In diesem Fall muß der Nutzer einen Genehmiger aus dem unten gezeigten Bildschirm wählen. ---- Anforderung zusätzlicher Informationen --- Dokument : Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Erzeuger : Anderson, Philip Betreff : Bustransport Funktion : Leiter Um zusätzliche Informationen anzufordern, einen Genehmiger auswählen und ein X neben Ihrer Auswahl unten eintippen. Wenn Sie Ihre Auswahl auf diesem Bildschirm getroffen haben, ENTER betätigen. Funktion Beschreibung Name Erzeuger Leiter Einkäufer Jacobson, Steve Martin, John Tucson, Joe Hilfe Nächstes Voriges Zurück
Er kann den Erzeuger wählen, einen Genehmiger, der schon an dem Dokument gehandelt hat, oder einen Genehmiger, der das Dokument noch nicht gesehen hat; er erhält dann eine Bestätigungsanzeige wie unten. -Bestätigung Ihrer Anforderung zusätzlicher Informationen-Dokument : Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Erzeuger : Anderson, Philip Betreff : Bustransport Funktion : Leiter ENTER betätigen, um Ihre Auswahl zu bestätigen, das Dokument wird dann an den Leiter 0793 Schmidt,John gesendet. Hilfe Zurück
Falls der Nutzer bestätigt, steht das Dokument für den ausgewählten Genehmiger zur Verfügung, und der Nutzer wird es wieder zurückerhalten, nachdem dieser Genehmiger an diesem Dokument gehandelt hat. Falls der Nutzer ein Prüfer im Genehmigungsprozeß ist, wird ihm der folgende Bildschirm gezeigt. ---- An dem Dokument handeln --- Dokument : Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Erzeuger : Anderson, Philip Betreff : Bustransport Funktion : Leiter Eine der folgenden PF-Tasten betätigen. Genehmigen Nicht genehmigen Anforderung zusätzlicher Informationen, ohne eine Entscheidung zu treffen Genehmigerliste ändern Hilfe Zurück
Es wird zwei verschiedene Bestätigungsanzeigen geben, wobei es keine Rolle spielt, ob der Nutzer der letzte Genehmiger ist oder nicht. Die Operation Anfordern zusätzlicher Informationen ist genau dieselbe, wie für einen Berechtiger angefordert. Es sollte erinnert werden, daß ein Prüfer ein Dokument nicht ablehnen kann. Er kann das Dokument nur nicht genehmigen, in welchem Fall eine weitere Genehmigung eines Berechtigers erforderlich ist. Das System stellt fest, ob es einen Berechtiger in der Liste der nächsten Genehmiger gibt. Falls es in der Liste der nächsten Genehmiger keinen Berechtiger gibt, fordert das System den Nutzer auf, unter den Berechtigern auszuwählen, die schon an dem Dokument gehandelt haben, und es wird das Dokument zurück an den ausgewählten Berechtiger senden, der seine vorhergehende Autorisierung bestätigen oder das Dokument ablehnen muß.
Falls das Dokument nur zur Information empfangen wurde, wird dem Nutzer der folgende Bildschirm gezeigt. ---- Nur zur Information empfangenes Dokument --- Dokument : Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Nr. Erzeuger : Anderson, Philip Betreff : Bustransport Ihre Funktion ist: Leiter Betätigen Sie eine der folgenden PF-Tasten. Dokument ansehen Dokument aus Ihrer eingehenden Post löschen und in Ihrem Postprotokoll speichern Modifizieren und wieder zur Genehmigung senden Dokument drucken Vorheriger Genehmiger war: Durand, Andre Persönlicher Kommentar von vorherigem Genehmiger: Hilfe Zurück
Der Nutzer kann solche Informationen in mehreren Fällen empfangen. Er kann der Erzeuger sein, und das Dokument wurde akzeptiert. Die Handlung ist daher zur Zeit in Verarbeitung zur Ausführung. Oder das Dokument wurde von einem Genehmiger abgelehnt oder von dem Erzeuger abgebrochen, und der Nutzer ist entweder der Erzeuger oder ein Genehmiger, der schon daran gehandelt hat.
PF4 hat genau die Wirkung, den Bezug zu den Dokumenten abzubrechen. Der Nutzer kann stets unter Verwendung von Beratungseinrichtungen auf das Dokument zugreifen.
PF5 steht auf diesem Bildschirm nur zur Verfügung, wenn das Dokument abgelehnt wurde. Es ermöglicht dem Erzeuger, alle Dokumentdaten abzufragen, etwas zu berichtigen und sehr schnell wieder zu senden (mit einem neuen Bezug), falls er möchte.
Offensichtlich sollte jeder Nutzer in der Lage sein, in Dokumenten nachzusehen, die er erzeugt oder an denen er gehandelt hat, indem er PF3 in dem Hauptmenü betätigt oder direkt SEALING CONSULT als einen Befehl eingibt.
Dann wird dem Nutzer das Menü unten gezeigt. ---- Dokumente, die Sie erzeugt oder behandelt haben --- Eine der folgenden PF-Tasten betätigen. Dokumente im Genehmigungsprozeß auflisten, die Sie erzeugt haben Dokumente im Genehmigungsprozeß auflisten, die Sie bearbeitet haben Dokumente auflisten, die Sie zwischen 880301 und 880314 erzeugt haben Dokumente auflisten, die Sie zwischen 880301 und 880314 bearbeitet haben Dokumente mit Suchinformation speziell zu einem Formular auflisten Hilfe Zurück
Der Nutzer kann auf Dokumente unter Verwendung mehrerer Alternativen (siehe Figur 12) zugreifen:
- PF1: Läßt den Nutzer auf die Dokumente zugreifen, die er erzeugt hat und die sich zur Zeit in dem Genehmigungsprozeß befinden.
NB: Nutzer bedeutet die Person, der die entsprechende Funktion zugewiesen ist.
- PF2: Läßt den Nutzer auf die Dokumente zugreifen, die er bearbeitet hat und die sich zur Zeit in dem Genehmigungsprozeß befinden.
- PF3: Läßt den Nutzer auf alle Dokumente unabhängig von ihrem Status zugreifen (in Verarbeitung, abgeschlossen, abgelehnt, abgebrochen...), die er zwischen zwei Daten erzeugt hat, die der Nutzer modifizieren kann.
- PF4: Läßt den Nutzer auf alle Dokumente zugreifen (unabhängig von ihrem Status), an denen er zwischen zwei Daten gehandelt hat, die der Nutzer modifizieren kann.
- PF5: Läßt den Nutzer auf Dokumente zugreifen, die mit Kriterien speziell zu einem Formular abgesetzt wurden.
Egal, welche PF-Taste gewählt wurde, das Ergebnis wird entweder die Nachricht "kein Dokument gefunden" sein oder eine Liste von gefundenen Dokumenten, wie hiernach gezeigt.
Falls der Nutzer PF1 bis PF4 wählt, wird eine Liste gefundener Formularkategorien jedesmal angezeigt, wenn mehr als eine Kategorie verwendet wurde, andernfalls wird die "Liste gefundener Dokumente" angezeigt. ---- Liste gefundener Dokumente --- Typ: Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Betätigen Sie die PF-Taste für das Dokument, das Sie ansehen möchten. Betreff Nummer Status Bustransport Sie haben gehandelt als Blumen kaufen Wagenwartung Schutzgläser Neuanstrich Gartenpflege Anforderung Schreibassistent Elektronische Komponenten IBM Mitarb. Leiter Controller LGE In Verarbeit. Abgeschlossen Abgelehnt In Ausführung Ausgeführt Hilfe Nächstes Voriges Zurück
Falls mehr als 8 Dokumente gefunden werden, kann der Nutzer die Liste unter Verwendung von PF10 und PF11 durchblättern. Für jedes gefundene Dokument umfassen die angezeigten Informationen: Betreff, Status, Funktion, in welcher der Nutzer auf das Dokument zugreifen kann, Datum der Handlung.
Falls der Nutzer PF5 wählt, muß er zuerst vor dem Zugreifen auf Formulare innerhalb einer Kategorie eine Auswahl zwischen den Kategorien treffen. Es wird eine Kriterieneingabeanzeige angezeigt, die zusätzliche Präzisierungen der Abfrage anfordert. Nimmt man an, der Nutzer hat Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand ausgewählt, dann wird der folgende Bildschirm dargestellt: ---- Suchkriterien eingeben --- Typ: Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Bezug Daten zwischen Betrag zwischen Zu belastendes Projekt Aufgabe umfaßt Hilfe Zurück
Der Nutzer muß die Kriterien zum Suchen eingeben. Falls er nichts eingibt, interpretiert das System dies als die größte Frage, falls z.B. der Betrag nicht ausgefüllt ist, sucht das System von 0 bis 9. Das System beginnt das Durchsuchen, wenn der Nutzer die Enter-Taste betätigt.
Wenn der Nutzer ein Dokument ausgewählt hat, hängt der angezeigte Bildschirm von dem Dokumentstatus ab.
Falls der Status "In Verarbeitung" ist, wird dem Nutzer der Bildschirm unten gezeigt. ---- Gefundenes Dokument verarbeiten --- Dokument: Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand In Verarb. Erzeuger: Anderson, Philip Betreff : Bustransport Eine der folgenden PF-Tasten betätigen. Dokument ansehen Dokument kopieren und Entwurf erzeugen Dokument abbrechen Genehmigerliste verändern Dokument drucken Hilfe Zurück
Der Nutzer kann - das Dokument ansehen (Daten, Genehmigerliste und Kommentare)
- das Dokument kopieren, um einen Entwurf zu erzeugen
- das Dokument drucken
Falls er der Erzeuger ist, kann er das Dokument auch abbrechen. In diesem Fall wird dem Nutzer die folgende Bestätigungsanzeige gezeigt. ---- Bestätigen Ihres Abbruchs --- Dokument: Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand In Verarb. Erzeuger: Anderson, Philip Betreff : Bustransport Bestätigung wird angefordert und andere Genehmiger benachrichtigt Hilfe Zurück
Das Betätigen von PF7 in dem Menü "Verarbeiten des gefundenen Dokumentes" gestattet dem Erzeuger oder einem Genehmiger, der schon an dem Dokument gehandelt hat, die Genehmigerliste zu verändern, wie er es beim Erzeugen des Dokumentes oder beim Handeln an dem Dokument hätte tun können.
Wenn Änderungen vorbereitet werden, zeigt das System die folgenden Anzeigen. ---- Nach Ändern der Genehmigerliste zurücksenden --- Dokument: Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand In Verarb. Erzeuger: Anderson, Philip Betreff : Bustransport Zurücksenden Genehmigerliste ändern Hilfe Zurück
Falls alle Änderungen korrekt sind, kann der Nutzer PF1 betätigen und das Dokument fährt mit der neuen Genehmigerliste fort.
PF12 wird alle Änderungen abbrechen.
Falls der Status des Dokumentes nicht "In Verarbeitung" ist, sind die verfügbaren Handlungen andere, wie hiernach gezeigt. ---- Gefundenes Dokument verarbeiten --- Dokument: Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Ausf. Erzeuger: Anderson, Philip Betreff : Wagentransport Betätigen Sie eine des folgenden PF-Tasten. Dokument ansehen Dokumentverfolgung ansehen Dokument kopieren und Entwurf erzeugen Dokument drucken Hilfe Zurück
Der Nutzer kann - das Dokument ansehen (Daten, Genehmigerliste und Kommentare)
- das Dokument kopieren, um einen Entwurf zu erzeugen
- das Dokument drucken
Es können auch Verfolgungsinformationen gegeben werden, wenn der Nutzer PF4 betätigt. Diese Informationen zeigen an, welche Handlung von der Person auszuführen sind, die das Dokument verarbeiten soll. Zum Beispiel wird bei einer Einkaufanforderung das System Aufträge, die an die Lieferanten gesendet werden, aufzeichnen und melden, es wird das Lieferdatum anzeigen, die bereits empfangene Menge usw.
Alle oben offenbarten Beratungsoperationen sind in dem selbsterklärenden Flußdiagramm von Figur 12 zusammengefaßt.
Jeder Nutzer kann auf die Liste von Dokumenten zugreifen, welche die Handlung irgendeines anderen erwarten, indem er PF5 in dem SEALING-Hauptmenü betätigt. Dann wird folgendes angezeigt. ---- Erwarte Dokument irgendeines anderen --- Eingeben oder Modifizieren von userid und Knoten (falls von diesem Knoten verschieden) ENTER betätigen, um zu bestätigen. Userid: DUPONT_ Knoten: LGEVM2_ Name: Dupont, Philippe Dokumenttyp Dokumentbezug Einkaufanforderung unter Allgemeinaufwand Reiseanforderung ENTER Nächstes Voriges Zurück
Der Nutzer muß das Feld userid ausfüllen und Enter betätigen. Falls userid nicht bekannt ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Falls userid bekannt ist, sucht das System Dokumente, die eine Handlung erwarten und gibt die Bezüge. Aus offensichtlichen Sicherheitsgründen kann keine weitere Information über das Dokument erhalten werden.
Wie bereits erwähnt, könnte eine Genehmigerbezeichnung von einem Nutzer zu einem anderen unter vordefinierten Bedingungen delegiert werden. Der Nutzer kann auf diesen Teil des Systems durch Betätigen von PF7 in dem SEALING-Hauptmenü zugreifen oder direkt SEALING DELEGATE als einen Befehl eingeben.
Ihm wird der Bildschirm unten gezeigt. ---- Genehmigungsautorität delegieren oder zurückholen --- Zum Eingeben oder Modifizieren von userid und Knoten (falls von diesem Knoten verschieden) der Person, an die Sie Ihre Befugnis delegieren wollen. Geben Sie Ihre eigene userid und den Knoten ein, um Ihre Funktion zurückzuholen. ENTER betätigen, um zu bestätigen. Funktion Leiter Userid: VOIRON_ Knoten: LGEVM2_ Name: Voiron, Jean Funktion IBM Mitarbeiter Userid: MARIN_ Knoten: LGEVM2_ Name: Marin, Pierre Such Vors. Hilfe Nä. Zurück
Der Bildschirm enthält die Liste der Funktionen, für die der Nutzer zur Zeit Titelträger ist. Die userid, die für jede Funktion angezeigt wird, ist die userid der Person, die tatsächlich in dieser Funktion handelt. Man kann diese userid ändern, um entweder eine Delegierung anzuzeigen oder seine eigene userid einzusetzen und seine Befugnis zurückzuholen.
Für bestimmte Funktionen kann eine Delegierung möglicherweise nicht erlaubt sein. Der Nutzer kann diesen Bildschirm nicht zum Delegieren verwenden. Er muß die verantwortliche Funktion (z.B. Finanzabteilung) bitten, die Delegierung einzutragen. Jedoch kann der Nutzer seine Befugnis für jede Funktion zurückholen.
Es ist auch möglich, das Feld userid leerzulassen. In diesem Fall betrachtet das System den Nutzer als abwesend. Dieses Merkmal wird verwendet, um Zugriff auf das Dokument zum Beispiel zu sperren, wenn ein Genehmiger an ihm handelt. So werden Erzeuger und Genehmiger informiert und in der Lage sein, auf diese Situation zu reagieren.
Um seine Eintragungen zu bestätigen, muß der Nutzer die Eingabetaste betätigen.
Die Verwendung von PF1 gestattet dem Nutzer, die userid von jemandem zu suchen, von dem er nur seinen Namen oder Spitznamen kennt. Der Nutzer kann PF5 betätigen, um Delegierungsvorschläge einzugeben. Ihm wird der Bildschirm gezeigt, in dem er voraussichtliche Daten für seine Delegierungen eingeben kann.
In diesem Fall wird die Delegierung nicht sofort aktiviert, sondern sie wird zu dem ausgewählten Datum automatisch von dem System gesetzt. Der oben beschriebene Delegierungsprozeß wird in dem Flußdiagramm von Figur 13 zusammengefaßt.
Innerhalb einer großen Firma kann eine zeitweilige allgemeine Delegierung der Maschine zum Ersetzen eines Abwesenden wegen Urlaub oder aus irgendwelchen anderen Gründen erforderlich werden. Unter diesen Umständen müssen gespeicherte Daten und irgendwelche Informationen, die zu einem Nutzer gehören, an einen anderen Nutzer (Bevollmächtigter) übertragen werden. Dies wird in einer VM-Umgebung durch Übertragen einer VM-Maschine von einer einzelnen Person zu einer anderen erreicht. Unter diesen Umständen sollte jedoch die Unterschriftendelegierung gesperrt werden, es sei denn, sie wäre formell angefordert.
Der Nutzer kann auf diese Anwendung durch Betätigen von PF8 in dem SEALING-Hauptmenü oder direkt durch Eintippen von SEALING EASPRET als einen Befehl zugreifen. Dann wird der folgende Bildschirm gezeigt. ---- Übertragung Ihrer VM-Maschine --- Übertragene VM : Userid .... VOIRON Eigentümer .. Voiron, Jean Personalnummer Abteilung Übertragen an Tippen Sie seine Personalnummer ein ---- oder betätigen Sie PF1, um nach dem Namen zu suchen. ENTER betätigen, um zu bestätigen Zurück
Der Nutzer muß die Personalnummer der empfangenden Person (des Bevollmächtigten) ausfüllen. Falls benötigt, kann PF1 Hilfe bereitstellen. Wenn eine richtige Kennzeichnung der empfangenden Person gegeben wurde, wird der Bildschirm unten angezeigt. ---- Übertragen Ihrer VM-Userid und des Kennworts --- Übertragene VM-Userid : Userid .... VOIRON Eigentümer .. Voiron, Jean Personalnummer Abteilung Empfangende Person MILON Grund der Übertragung .. abwesend von Anzeigen eines Schutzcodes, nach dem gefragt wird, wenn Ihre VM-Maschine zurückgeholt wird (er wird beim Eingeben nicht erscheinen) Zur Kontrolle zweimal eingeben: Hilfe Zurück
Der Nutzer kann die vollständige Kennzeichnung der gewählten Person sehen. Er kann einen wahlfreien Kommentar eingeben, und er muß zweimal einen Schutzcode eingeben, der beim Eingeben nicht erscheint. Dieser Code wird erforderlich sein, um die Maschinenübertragung abzubrechen.
Der Bildschirm unten wird dem Nutzer gezeigt, wenn er PF8 in dem SEALING-Hauptmenü betätigte oder SEALING EASPRET in der Befehlszeile eingab und wenn die VM zuvor als wie übertragen deklariert wurde. ---- Zurückholen Ihrer VM-Userid --- Übertragene VM-Userid: Userid .... VOIRON Eigentümer .... Voiron, Jean Personalnummer Abteilung Übertragungsdatum Übertragungszeit Empfangende Person MILON Übertragungsgrund .... abwesend vom Eingeben des Schutzcodes, der eingegeben wurde, als Sie Ihre VM übertragen haben (wird beim Eingeben nicht erscheinen) (0 Versuche) Hilfe Zurück
Um seine Übertragung abzubrechen, muß der Nutzer den Schutzcode eingeben, den er beim Registrieren der Übertragung auswählte.
Nachdem so von einem technischen als auch einem funktionalen Standpunkt aus die an dieser Erfindung beteiligten Mittel beschrieben wurden, kann man somit die Arbeitsweise des Genehmigungssystems vollständig begreifen. Die Arbeitsweise des Genehmigungssystems wird jedoch in den Figuren 14 bis 17 und die Funktionsverwaltung in Figur 18 zusammengefaßt.
In den Figuren 14 bis 16 sind die Mittel dargestellt, die an der Feststellung der Liste der Genehmiger beteiligt sind. Offensichtlich wurde das System auf einfache Fälle begrenzt, um das Erklären der Arbeitsweise zu vereinfachen. Man nimmt an, das ausgefüllte Dokument (z.B. Kaufauftrag) umfaßt einen Projektcode, einen Einkäufercode und einen Aufwandsbetrag, der von dem den Kauf anfordernden Nutzer angesetzt wird. Das Softwaremittel verwendet den Projektcodebezug, um sich einer ersten speziellen Funktionstabelle zuzuwenden (F MANAD1) und den Bezug der Firmenabteilung abzufragen, die somit für das Projekt verantwortlich ist. Sollte zusätzlich der Kaufwert eine Schwelle (10000) überschreiten, muß sich einer zweiten Tabelle (F MANAD2) zugewendet werden. Ebenfalls abhängig vom Typ der beteiligten Kosten des Dokuments fügt die Logik der Liste der erforderlichen Genehmiger einen Investitionsverantwortlichen (INVT) hinzu. Das gleiche wird bei den Kunden (PURC) angewendet. Das System lädt die Information in zwei getrennte Tabellen, die sich in dem Speicher der Nutzer-VM-Maschine des Dokumenterzeugers befinden, die als FUTU bzw. DONE bezeichnet sind. Die Tabelle DONE umfaßt sogenannte "Schatten"-Genehmiger oder virtuelle Genehmiger, denen das System einen Lesezugriff auf das entsprechende Dokument ermöglichen wird. Wie bereits erwähnt, kann der Erzeuger, sobald der Genehmigungsprozeß eingeleitet ist, die Liste der Genehmiger bis zu einem bestimmten Ausmaß basierend nach vordefinierten Regeln ändern. Zum Beispiel wird die Streichung eines Leiters der ersten Ebene von der Liste der Genehmiger das automatische Einfügen eines Leiters der zweiten Ebene auslösen und so weiter.
Dann bewirkt das Senden der Entscheidung des Erzeugers, die ersten Genehmigerhinweise von der FUTU-Tabelle in eine NEXTWAIT- Tabelle zu entladen, während die anderen in eine NEXTFUTU-Tabelle in der vorgegebenen geordneten Liste geladen werden, wobei sich beide Tabellen NEXT in der VM-Maschine des Nutzers befinden. Die Schatten werden in die NEXTDONE-Tabelle geladen. Die obenerwähnten Tabellen werden von dem System zum Aufbauen und Aktualisieren der entsprechen SQL-Datenbanktabellen verwendet, d.h. APPFUTU, APPWAIT und APPDONE der SEALBDA-Maschine.
Das SEALING-System steuert auch das Senden von Genehmigungsanforderungen an bezeichnete Genehmiger, deren Handlung gesteuert wird, wie in Figur 16 dargestellt.
Der bezeichnete Genehmiger in NEXTWAIT erhält Zugriff auf die Daten in den entsprechenden SQL/DS-Tabellen in seiner eigenen VM-Maschine in FUTU-, WAIT- und DONE-Tabellen. Dann werden NEXTFUTU, NEXTWAIT und NEXTDONE von den FUTU-, WAIT- bzw. DONE- Tabellen gesetzt. Der Inhalt dieser Tabellen wird vom aktuellen Genehmiger verwendet, um die folgenden Operationen auszuführen und aufzuzeichnen:
- Modifikation der Genehmigerliste: Der Genehmiger kann die Liste ändern, wie der Erzeuger es konnte.
- Modifikation des Genehmigungsprozesses: Das System, das durch irgendeine Berichtigung der Daten des Dokumentes durch den aktuellen Genehmiger kontrolliert wird, berichtigt den Genehmigungspfad entsprechend, und
- Gültigkeitserklärung des Genehmigers: Ein Übereinstimmungstest mit den Bezeichnungsregeln des Genehmigers wird ausgeführt.
Die Aktualisierungen der Tabellen werden ausgeführt, d.h. sobald eine aktuelle Genehmigung ausgeführt ist, erfolgt eine Verschiebung zu dem nächsten Genehmiger in NEXTFUTU, der in NEXTWAIT verschoben wird.
Sobald sie weitergeleitet sind, werden die aktuellen Genehmigungsdaten verwendet, um die SQL/DS-Tabellen durch Hinzufüge-, Modifizier- oder Löschoperationen zu aktualisieren. Sie stehen dann für die Handlung des nächsten Genehmigers zur Verfügung und so weiter.
In dieser Erfindung wurde ein ziemlich hohes Sicherheitsniveau bereitgestellt, um falsche Genehmigungen entweder infolge menschlicher Fehler oder vorsätzlicher Operation zu begrenzen. Zuerst sollte man bemerken, daß die Genehmigung, d.h. Einfügung einer "Y"- oder "N"-Markierung in ein vorherbestimmtes Feld, welches das betrachtete Dokument kennzeichnet, in die SQL/DS- Tabelle APPDONE eingefügt wird, auf die andererseits durch den Nutzer auf einer Lesebasis zuzugreifen ist (siehe MYSIGNAT in Figur 6). Zweitens wird die "Unterschrift" oder das Einfügen der Genehmigung nur nach dem Ausführen eines vorherbestimmten SQL- Befehls ausgeführt, der eine Prüfung der Gültigkeit der Unterschrift umfaßt. Das Flußdiagramm einer solchen Unterschriftenprüfoperation ist in Figur 17 dargestellt. Der SQL-Befehl, der von dem MYSIGNAT-Auftrag ausgelöst wird, greift auf verschiedene SQL-Tabellen zu, um Daten zu sammeln, die darin gespeichert sind, um sicherzustellen, daß der Nutzer, der zur Zeit versucht zu genehmigen oder nicht zu genehmigen, dazu berechtigt ist. Zuerst wird auf die APPWAIT-Tabelle zugegriffen, um sicherzustellen, daß das betrachtete Dokument, das durch typdoc/refdoc definiert ist, darin wartet. Die von Typfun/Reffun definierte Funktion sollte auch mit der Nutzerfunktion übereinstimmen, gegengeprüft mit Funktionsbezügen und dem Nachweis der Fähigkeit, das System bedienen zu können, wie durch die FUNKTION-Tabelle bereitgestellt wird. Außerdem werden, da die VM-Maschinen von einem Nutzer zu einem anderen übertragen werden können (und in der INPRET-Tabelle entsprechend aufgezeichnet sind), Übereinstimmungen von userid/nodeid mit dem gegenwärtigen Nutzer geprüft. Dann wird das Einfügen in die APPDONE-Tabelle zusammen mit Datum und Zeit nach einem positiven Testergebnis der Prüfung der Gültigkeit der Unterschrift ermöglicht.
Wie erwähnt, wird der Großteil der Nutzer, die an dasselbe Genehmigungssystem angeschlossen sind, in einer eindeutigen SQL- Tabelle verwaltet, d.h. in der FUNKTION-Tabelle wie in Figur 18 dargestellt. Für jede Funktion, d.h. Leiter, Einkäufer, usw... wird eine SQL-Ansicht definiert, um den Zugriff irgendeines Nutzers auf die entsprechene Funktion zu begrenzen, wobei angenommen wird, daß ihm der Zugriff "bewilligt" war (SQL-Terminologie). Das System ist dazu gemacht, einem Funktions-"Eigentümer" den Zugriff zu bewilligen, der für das Erzeugen und Verwalten der Bezeichnung mit dem Titel innerhalb jeder Funktion verantwortlich ist. Einige Funktionen und Titelträger können bereits anderen Systemen bekannt sein (z.B. innerhalb einer herkömmlichen Personalabteilungs-Datenbank). In diesem Fall wird das Aktualisieren der Funktionstabelle direkt durch ein Programm ausgeführt, das beide beteiligten Datenbanken verbindet. Eine ähnliche Lösung wird auch für das Setzen und Aufrechterhalten der sogenannten speziellen charakteristischen Tabelle verwendet.

Claims

1. System zum Steuern der Verarbeitung und des Weiterleitens eines vom Nutzer erzeugten Dokumentes, das eine elektronische Genehmigung durch ausgewählte Systemnutzer erfordert, in einem elektronischen Postsystem mit Datenstationen (T1, T2, T3), die an ein digitales Netz angeschlossen sind, Virtuellen Maschinen (VM) des Nutzers mit Computermitteln, Speicher und Softwareeinrichtungen, die individuellen Nutzern zugeordnet sind, wobei jedem Nutzer mindestens ein Job oder eine Funktion innerhalb der Gesamtheit der an das System angeschlossenen Nutzer zugeordnet ist, und durch Software gesteuerten Computermitteln zum Erzeugen, Verarbeiten und Überwachen elektronischer Dokumente, die von irgendeiner Datenstation an irgendeinen Nutzer zur Genehmigung zu senden sind, wobei das Genehmigungssystem Mittel zum Planen der Genehmigungsvorgänge für Nutzer und Mittel zum Definieren eines Pfades oder einer Leitwegspezifikation für irgendein durch verschiedene Nutzer zu genehmigendes Dokument umfaßt, wobei das Mittel zum Planen der Genehmigung und zum Angeben eines Pfades dadurch gekennzeichnet ist, daß es folgendes umfaßt:

erste Speichermittel (SEALDBA-Maschine; Funktionstabellen) und durch die Datenstation steuerbare Mittel zum Speichern und Aktualisieren vorher gespeicherter Funktionstabellen, in denen die Funktion und die Adresse jedes Systemnutzers gekennzeichnet sind;

zweite Speichermittel (SEALDBA-Maschine; Dokumenttabellen) zum Speichern von Dokumentformularen in Datenbanktabellen im Formular der Structured Query Language (SQL) und durch Software betriebene Computermittel zum Verbinden der Tabellen miteinander in einer baumförmigen Anordnung;

dritte Speichermittel (SEALDEA-Maschine; Genehmigungstabellen) zum Speichern vordefinierter Genehmigungsregeln basierend auf der Funktion des Nutzers und dem Inhalt der Dokumentformulare;

durch die Datenstation steuerbare Mittel (Virtuelle Maschine des Nutzers) zum Auswählen, Zugreifen, Ausfüllen, Verarbeiten und Senden irgendeines ausgewählten Formulars, dessen Inhalt genehmigungspflichtig ist;

erste durch Software gesteuerte Computermittel, die auf das Senden ansprechen, um die Funktionstabellen zu adressieren und um, basierend auf den Genehmigungsregeln, den Genehmigungspfad oder Leitweg zwischen den an das System angeschlossenen Nutzern dynamisch zu bestimmen, wobei das Mittel zum Bestimmen des Genehmigungsleitweges folgendes umfaßt:

zweite durch Software gesteuerte Computermittel, die auf die Genehmigungsregeln ansprechen, um Dokumentdaten durch das Adressieren spezieller SQL-Datentabellen zu lesen;

dritte durch Software gesteuerte Computermittel (FQMANAD1, F MANAD2), die auf das Lesen der Daten ansprechen, um die Funktionstabellen zu adressieren und Verweise der Genehmiger daraus abzurufen;

vierte durch Software gesteuerte Computermittel, die auf die gespeicherten Genehmigungsregeln ansprechen, um die Verweise der Genehmiger in einer vordefinierten sequentiellen Reihenfolge in eine Genehmigungsliste aufzulisten; und

vierte Speichermittel zum Speichern der Genehmigungsliste in eine Tabelle (FUTU), wodurch der Genehmigungspfad bestimmt und verwendet wird, um das Senden und Verarbeiten des ausgefüllten Formulars entsprechend zu überwachen.

2. System gemäß Anspruch 1, das weiterhin fünfte durch Software gesteuerte Computermittel umfaßt, die auf das Lesen von Daten ansprechen, um eine zusätzliche Liste von Nutzern zu erzeugen, denen der Zugriff auf entsprechende Dokumentdaten auf einer Nurlesebasis zugeordnet ist; und Speichermittel zum Speichern der zusätzlichen Liste in eine Tabelle (DONE).

3. System gemäß Anspruch 2, das weiterhin folgendes umfaßt:

Anzeigemittel zum Anzeigen der FUTU-Tabelle an den das Dokument erzeugenden Nutzer;

sechste durch Software gesteuerte Computermittel, die auf die gespeicherten Regeln zum Aktivieren des erzeugenden Nutzers ansprechen, um die FUTU-Tabelle zu überprüfen und zu ergänzen; und

siebente durch Software gesteuerte Computermittel zum Einleiten des Dokumentgenehmigungsprozesses nach Abschluß der Überprüfung.

4. System gemäß Anspruch 3, wobei die Mittel zum Einleiten des Dokumentgenehmigungsprozesses folgendes umfassen:

achte durch Software gesteuerte Computermittel zum Laden erster Genehmiger in der FUTU-Tabelle in eine vorher gespeicherte NEXTWAIT-Tabelle und Laden des verbleibenden Inhalts der FUTU-Tabelle in eine vorher gespeicherte NEXTFUTU-Tabelle; und

neunte durch Software gesteuerte Computermittel, die auf den Inhalt der NEXTWAIT-Tabelle ansprechen, um eine vordefinierte Nachricht an die entsprechende VM-Maschine des Genehmigers zu senden.

5. System gemäß Anspruch 4 mit:

zehnten durch Software gesteuerten Computermitteln zum Entladen der DONE-Tabelle in eine vorher gespeicherte NEXTDONE- Tabelle innerhalb der VM-Maschine des Nutzers; und

elften durch Software gesteuerten Computermitteln zum Entladen der NEXTFUTU-, NEXTWAIT- und NEXTDONE-Tabellen des Nutzers in vorher gespeicherte SQL-Tabellen APPFUTU, APPWAIT bzw. APPDONE.

6. System gemäß Anspruch 5, wobei die Mittel zum Verwalten entsprechender Genehmigungen folgendes umfassen:

durch die Datenstation des Nutzers steuerbare Mittel zum Anfordern des Zugriffs auf System-SQL-Tabellen;

durch das System steuerbare Mittel zum Zugreifen auf gespeicherte Funktionstabellen, zum Vergleichen der Kennzeichnung der Datenstation des Nutzers mit der des Genehmigers, wie in den Funktionstabellen gespeichert, und, nach positiver Überprüfung, zum Entladen des Inhalts vordefinierter Felder der APPFUTU-, APPWAIT- und APPDONE-SQL-Tabellen in VM-Maschinentabellen FUTU, WAIT bzw. DONE des Nutzers;

durch das System steuerbare Mittel, die auf den Inhalt der Maschinentabellen des Nutzers ansprechen, um vorher ausgewählte Daten von Dokumenten, die auf die Genehmigung des Nutzers warten, anzuzeigen;

durch die Datenstation des Nutzers steuerbare Mittel zum Auswählen eines der Dokumente, wodurch das ausgewählte Dokument dem Nutzer angezeigt wird; und

durch die Datenstation steuerbare Mittel zum Einfügen der Genehmigungs- oder Nichtgenehmigungsentscheidung (Unterschrift) des Nutzers in ein vordefiniertes Dokumentfeld.

7. System gemäß Anspruch 6, wobei die Mittel zum Einfügen der Entscheidung des Nutzers durch das System gesteuerte Mittel zum Prüfen der Gültigkeit der Entscheidung (Genehmigung) umfassen und, nach ergänzender positiver Überprüfung der Gültigkeit, Mittel umfassen, die auf die Mittel zur Gültigkeitsprüfung ansprechen, um die Entscheidung des Nutzers in die SQL-Tabelle APPDONE zu schreiben, auf die sonst auf einer Nurlesebasis zuzugreifen ist.

8. System gemäß Anspruch 7, wobei die Mittel zum Prüfen der Gültigkeit der Genehmigung durch Software gesteuerte Computermittel umfassen, um einen im System vorher gespeicherten SQL-Befehl abzufragen, und Mittel, die auf den Befehl zum Auslösen der Überprüfung der Gültigkeit der Genehmigung ansprechen.

9. System gemäß Anspruch 8, wobei die Mittel zum Prüfen der Gültigkeit der Genehmigung folgendes umfassen:

durch Software gesteuerte Computermittel zum Adressieren der APPWAIT-Systemtabelle und zum Überprüfen des Vorhandenseins des betrachteten Dokumentes darin; und

durch Software gesteuerte Computermittel zum Adressieren von Dokumentdaten in APPWAIT und der Funktionstabelle zum Überprüfen der Übereinstimmung mit der Kennzeichnung des betreibenden Nutzers.