サイトコンセプトをまとめるには

No.1 ulmoです。

「インテリジェントな雰囲気と躍動感」というような事を
伝えてもいいんですが、ちゃんとしたデザイナー、
もしくはディレクターであれば、サイト内容とターゲットから
「こういった表現がふさわしいだろうな」
とコンセプトを導き出せます。というか、
その提案のない制作会社はちょっと…という感じですね。
ですから、とにかくまず掲載内容を相手に熟知させることを
徹底して下さい。そこがズレてると、デザインも狂ってきます。

相手がプロであればあるほど、扱い方には注意して下さい。
時々文字のサイズや色にまで事細かに指示してくる
クライアントがいますが、それはすし屋に入って、
「ネタはこう切れ」「シャリはこう焚いてこう握れ」と
言うようなものです。そんな客は叩き出されて当たり前ですよね。
というか自分で握って食えという感じです。
わざわざプロに頼むのだから、その腕を信用しましょう。
「もっと脂の乗ったヤツを」「もう少しさっぱりした」
というようなオーダーにとどめ、
何を出してくるかは先方に任せて下さい。
ただし、出されたものを「まずい！」というのは自由です。
そこは遠慮しないで下さい。

特にひな形のようなものはありません。

要望を的確に伝えられればそれで結構です。

が、完成形に関する具体的なものは極力避けて下さい。
「この色で」とか「このサイトの感じで」とか
見せられると、イメージに引きずられ過ぎたり、
創作意欲が極端に萎えたりします（笑）。
あなたのセンスでいいのなら、デザイナーを雇わなくてもいいからです。
くれぐれもデザイナーの仕事は奪わないで下さい。

　・サイトで扱う内容。会社なら業務内容、商品ならその詳細。
　・ターゲット。誰が見るのか、誰に売り込みたいのか。
　・必要な機能。問合フォームが欲しい、FAQをDB化したいなど。
　・サイトマップ草案

これらさえあれば、デザイナーやエンジニアが
ふさわしい構成とデザイン、システムを考えてくれます。