コロナ禍のコミュニケーションとバリュー浸透の課題解決に向け紙カードから転換

サンクスカード自体は、以前から紙のカードで「グッジョブカード」と名付けたものを利用していました。自社のバリューに基づいた感謝や、バリューに添った行動があった時に送りましょう、という運用です。全国13拠点を展開しているのですが、各拠点で集めたカードを本社人事部へ送ってもらい、人事部から集計後に対象者が所属する拠点へ送るという形で運用していました。

ですが、この運用がコロナ禍で難しくなりました。全員が出社していた時には対応できたのですが、リモートでは対応できません。リモートで社員が利用できるものはないかと調べる中で出会ったものの1つがGRATICAでした。

またバリューの浸透というもう1つの目的もありました。以前は5項目の大きなバリューだけを設定していたのですが、それだけでは具体的に行動に落とし込む方法がわかりづらいということで、2020年2月に各項目に詳細なアクションを設定したのです。行動自体はわかりやすくなりましたが細かいために覚えづらくなりましたし、新しいバリューを浸透させることへの課題も感じていたので、これをサンクスカードに上手く結びつけられないかと考えたのです。

価格・管理・自由度でGRATICAを選択、セキュリティを重視し有償プランを導入

いくつかのサービスを比較する中で重視したのは、価格、管理工数、自由度といった部分でした。価格帯については、無料サービス全般に対して情報の保護やプライバシーの面で一定のリスクを感じていたので、元々有料プランを利用するつもりでした。そのため、機能面では魅力があっても高すぎるサービスなどは避けたのです。GRATICAでも無料トライアルは利用しましたが、現在は有償プランを利用しています。

GRATICAは自由度の高さも魅力に感じています。送った人と貰った人だけでなく周囲もカードを見ることができ、コメントができる機能はいいですね。面白さも必要だと感じていて、自分も送りたくなるような内容かどうかもチェックしました。

使いやすさと楽しさで社内7割が参加、カード枚数も増えて手応えアリ

実際に使い始めたところ、社内では非常にポジティブな意見が集まっています。名前検索がしやすいですし、新しいデザインのカードがよく追加されるのでいつから利用し始めても新しい発見があり使いたくなるという声もあります。

利用の頻度は確実に紙カードを利用していた時より増えていますね。以前は利用者に偏りがありましたが、現在は7割くらいが参加していると思います。拠点をまたいだやりとりは元々活発な会社ですが、GRATICAのカードも拠点をまたいだものの方が多いくらいです。貰ったカードにお礼をするという機能も多くの方が利用しています。

運用面でも集計の手間がなくなってとても助かっています。ただ、紙だと手元に残る嬉しさがありますから、自分が貰ったカードを自由に印刷できる機能があるといいかもしれないなと思っています。

毎週のリマインドで浸透、月次表彰基準を送受信の枚数から「共感」へ基準変更

利用の拡大に向けて、リマインドと表彰を行っています。リマインドは毎週金曜日に全社にメールを送る形です。感謝を伝えましょう、とあまり強く言うのもよくないと思うので、先週はこれだけのやりとりがありました、というような簡単な情報を添えたメールですが、カードを送るきっかけにもなりカード枚数が増えるので一定の効果はあると感じています。

表彰は毎月、多くの「ありがとう」と共感を集めた人という基準で対象を決めて月次で全体への周知を行う他、年2回行っている総会での表彰対象に含めています。紙カードの時には多く送った人、多くもらった人という枚数ベースでしたが、GRATICA導入後は他の方が送ったカードに「いいね」のような感覚で押せる「ありがとうボタン」があるので、その「ありがとう」の数で共感を集めた人をピックアップするようにしました。

表彰時には月次受賞者がそれぞれもらってうれしかったカードについて3分程度のスピーチをして、会場から共感を多く集めると貰える賞金やグッズが変わるというような楽しめる要素も加えています。

バリュー浸透を促すルールづくりや運用の工夫で管理者も活躍

当初の目的であるバリュー浸透に関しては、カードの送り方にルールを作りました。カードの冒頭に必ず感謝の内容がどのバリューに合致するのか、番号と内容を書き添えることにしているのです。これは徹底してもらえるよう、声かけをしています。

バリューは細かく、数が多いために覚えきれませんから、カードを送ろうと思った時が再確認してもらう機会になります。できれば、より便利にするために、送信時にバリューを簡単に見られるトップ画面への画像掲示ができたらありがたいですね。

また、表彰対象にする月ごとのカードの区分も難しいので、今は目立つように「ここから12月分です」というようなカードを4枚送って一覧画面で区切りがわかるように工夫しています。表彰のために他の人がやりとりするカードを見る必要があるので一覧画面は多くの社員が利用していて、この画面で直接「ありがとう」ができたら便利なのにね、というような声もありますので今後に期待したいです。