法人向けIT製品 選び方・比較ガイド
最終更新日:2024/11/13
【2024年版】勤怠管理システム比較
選び方のポイントを徹底解説
目次
勤怠管理システムは、作業の効率化や管理コスト削減が実現できるだけなく、働き方改革に伴って多様化するワークスタイルへの対応や、労働基準法を遵守した職場環境の整備にも欠かせないシステムです。ここでは、勤怠管理システムの基礎知識から、導入することでのメリットや注意点、主なシステム(サービス)の特徴まで、詳しく解説します。
勤怠管理システムとは?
勤怠管理システムって何?
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻・休憩時間を記録し、遅刻や欠勤、有給休暇の消化なども含めて把握するシステムのことです。データに基づいて給与計算を自動で行えるため、システムを導入することで事務作業の負担を軽減でき、業務の効率化が図れます。在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィス勤務など、多様化する働き方に対応するほか、遠隔地にある支社や出向先の勤怠も一元管理できます。なお、勤怠管理システムには、自社でサーバーやシステムを管理する「オンプレミス型」と、オンライン上で提供されるシステムを利用する「クラウド型」「タイムレコーダー型」があります。
勤怠管理システムはなぜ必要?
働き方改革による2019年4月からの労働基準法等の改正で「労働時間の客観的な把握」がすべての企業に義務付けられました。違反した場合は罰則を科せられることもあります。勤怠管理は、残業代未払いの防止や、時間外労働上限超過の防止はもちろん、従業員の健康を維持するためにも重要な業務であり、労働基準法や各社の就業規則、36(サブロク)協定、変形労働制、給与計算のルールなど、さまざまな条件を加味する必要があります。こうした複雑なルールを手動で処理するには大変な手間がかかりますが、システム化された勤怠管理サービスを導入すれば、正確かつ効率的に勤怠を管理できます。なお、勤怠管理の効率化は、事務作業の負担を軽減するだけでなく、適切な人材配置による生産性の向上にもつながり、売り上げアップも期待できます。
勤怠管理システム導入のメリット
-
- 従業員⇒打刻・申請が簡単に行える
- 勤怠管理システムには、さまざまな打刻機能が備わっており、多様な働き方に対応しています。スマホやタブレットなどのモバイルデバイスに対応したシステムであれば、直行・直帰や休暇・残業の申請もオンラインで可能。タイムカードや申請書類を提出する手間が省けるため、生産性の向上につながります。
-
- 人事・経理部門⇒データ連係で作業の負担軽減
- 大半の勤怠管理システムは、給与計算ソフトと連係することができ、出退勤時刻や休暇取得状況の把握から給与計算まで、一連の作業がシステム上で完結します。通常、給与計算は、基本給や残業手当など従業員ごとに異なる条件があるため煩雑になりがちですが、データ連係により労力が省けるうえ、人的エラーも防止できます。
-
- 総務部門⇒労働基準法違反を未然に防止
- リアルタイムで勤務状況が反映されるため、労働基準法に反する長時間労働などをいち早く把握でき、アラート機能を活用して該当従業員に対する注意喚起を行うことも可能。従業員による不正な打刻や、人的な集計ミスも防げるため、勤怠状況を正確に把握できます。
-
- 管理者⇒申請・承認業務が簡単に!
- 出張や残業、休暇などの申請・承認業務は、紙ベースでは管理部門の負担が大きく、メールベースでは情報漏えいなどのリスクが伴います。そのため、勤怠管理システムに申請・承認機能が備わっていると便利。管理者の承認業務も簡略化され、負担を軽減できます。勤怠管理システムによっては、対応漏れを防ぐアラート機能や、シフトの作成・管理機能を搭載したものもあります。
-
- 経営者⇒一元管理でコスト削減
- 勤怠管理システムでは、在宅勤務や外出先などの社外で勤務している従業員、支店や事業所といった遠隔地で働いている従業員の勤怠管理が可能で、勤怠状況を可視化できるのが最大のメリット。海外の拠点や工場の勤怠を一元管理できるシステムもあります。採用・労務管理や給与計算などとシステムを一元化することで、トータルコストの削減にもつながります。
勤怠管理システム導入の注意点
-
- 自社に合ったシステムの見極めが必要
- 勤怠管理システムを導入し、給与計算や会計などとデータ連係する場合は、自社の勤務体系や給与計算ルールを踏まえた設定が可能かどうかを見極める必要があります。新しいシステムを導入した後に「使いたい機能が備わっていなかった」「機能を使いこなせず業務改善がはかどらない」といったことがないように、各システム(サービス)の下調べをしっかりと行いましょう。
-
- インフラの整備が必要になる場合も
- 最新のシステムを導入しても「インターネット回線が脆弱なために打刻が正確に行えない」「PCやデバイスが古く最新のツールがうまく稼働しない」といったトラブルが生じることがあります。こういった場合は、インフラの整備から着手する必要があります。
-
- 情報漏えいリスクも
- 勤怠管理システムには従業員の個人情報が登録されているため、不正アクセスによる情報漏えいや消失に対する対策がしっかりととられているシステム(サービス)を選ぶことが大切です。データのセキュリティ対策のほか、ネットワーク、アプリケーションに対するセキュリティ対策、災害対策もチェックしましょう。
【利用者別】 勤怠管理システム(サービス)選定のポイント
勤怠管理システムを比較検討するときは、従業員、管理職、人事・経理担当など、それぞれの立場で実際に使用する機能を確認しておくことが大切です。たとえば、人事・経理担当の視点だけでシステムを導入してしまうと、従業員の申請・打刻業務が複雑になり、結果的に生産性が落ちてしまうということも起こり得ます。それぞれの立場に立って考え、「自社に必要な機能は何なのか」をしっかりと見極めたうえで、必要十分なシステム(サービス)を選びましょう。
従業員が関わる主な機能
さまざまな打刻機能
出退勤の打刻は、各勤怠管理システムによってさまざまな方法が用意されています。PCやスマホ、タブレットを利用しWEB上で打刻する方法や、ICカード、スマホアプリ、顔認証や静脈認証、ビジネスチャット(LINE、LINE WORKS、Slack)と連係した打刻など、業態や従業員の使いやすさを考慮して選ぶのがポイント。いくつかの打刻機能を組み合わせて使うこともできます。
打刻・申請漏れの対策機能
打刻や申請の抜け・漏れを検出し、本人や上司、管理者などに通知してくれる機能があると便利です。また、月の残業が一定時間を超えた場合に通知してくれるといった提示した条件に応じてアラート表示する機能があると、長時間労働を未然に検知することができます。
管理職が関わる主な機能
勤務時間の自動計算・集計
出退勤の打刻データから、勤務時間や残業時間などの計上・集計を自動で行う機能です。従業員の勤務状況をリアルタイムで把握できると、勤務実績や打刻の確認などが簡単に行えます。フレックスタイム制や在宅勤務など、多様な働き方にも対応できます。
申請・承認機能
残業や休日出勤、休暇等の申請・承認を行う機能です。承認が完了すると、申請内容が出勤簿に反映され、すべての手続きがシステム上で完結します。
統計・グラフ分析
勤務実績から実働時間や残業時間などを自動集計し、グラフ表示できる機能です。従業員(個人)や部署、プロジェクト(業務案件)など、さまざまな角度から分析を行うことで、業務効率化や生産性向上に向けた対策を講じることができます。
シフト作成・管理
シフトパターンを登録し、簡単にシフトスケジュールを作成できる機能です。従業員の希望シフトが自動的に反映される機能や、複数の拠点でシフトを共有できる機能などもあります。
工数管理
プロジェクト(業務案件)を登録・管理できる機能です。従業員やプロジェクトごとの工数集計やデータ分析が可能で、コスト管理や労働評価などに利用できます。
人事・経理担当等が関わる主な機能
休暇管理機能
年次有給休暇※や夏季休暇などの各種休暇の付与を自動で行う機能です。有給休暇の取得義務日数を下回っている従業員を自動検出し、通知する機能を備えたサービスもあります。 ※労働基準法の改正により、2019年4月から有給休暇が年10日以上付与されている従業員に対し「年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務付けられています。
給与計算ソフト連係
勤怠管理システムを選ぶ際に、給与計算ソフトとの連係は重要なポイントです。給与計算ソフトとの連係には、CSV連係とAPI連係があります。CSV連係は、連係元の勤怠管理システムから勤怠データをExcel・CSV形式に書き出し、内容を整えて連係先の給与計算ソフトに読み込む方法です。いっぽう、API連係は、書き出しやインポート処理をする必要がなく、連係元のデータを自動で取得し共有できる方法です。
あると安心・便利な機能
セキュリティ対策
勤怠管理システムには、従業員の個人情報が登録されているため、情報の保護対策は万全でなければなりません。システム(サービス)の提供元がどのようなセキュリティ対策を講じているか、事前にしっかりと確認しておきましょう。主なチェックポイントは以下のとおりです。
- OSや機能の定期的なアップデート
- サーバーの監視体制
- ウイルスやマルウェアへの感染対策
- アクセス権限の設定
- ISMS認証(情報セキュリティマネジメントシステム)の取得有無
- データの自動バックアップ
- データセンターの防災性能(非常時電源対策など)
- データ通信の暗号化
- プライバシーマークの取得有無
データ保管
クラウド型勤怠管理システムの場合、収集されたデータはシステム提供元が提携、または管理するデータセンターで一括保存されるため、万一自社のシステムに不具合があっても安心です。また、インターネット経由でどこからでもリアルタイムな勤務状況が確認できて便利です。
マルチランゲージ・タイムゾーン設定
英語表示や多言語表示の機能を備えていると、外国人従業員が利用しやすく、打刻や申請のミスを防ぐことができます。また、タイムゾーン設定ができるサービスであれば、海外拠点の勤怠管理も簡単に行うことができます。
システム導入前に覚えておきたい
利用料金に関わる用語集
各システム(サービス)を見極める前に、勤怠管理システムの料金設定を確認する際にポイントとなる用語を理解しておきましょう。
-
・従量課金制とは?
システムを利用した時間や人数、データ量に応じて料金を課す方式です。勤怠管理システムでは、打刻人数に応じた従量課金制を採用するところがほとんどです。
-
・初期費用とは?
クラウド型のシステムは、インターネット経由でシステムを提供する仕組みになっているため、初期費用は無料から数万円程度のケースが多くなっています。利用する企業のニーズに合わせてシステムを組み変えて導入する場合は、数十万円かかる場合があります。一方でオンプレミス型の場合は、自社でサーバーを用意して運用するため、初期費用に100万円程度かかります。ただし、初期費用がかさむ分、自社向けにカスタマイズしやすいというメリットがあります。
-
・オプションとは?
勤怠管理システムの料金設定はさまざまです。A社では月額料金で利用できる機能が、B社ではオプション扱いで追加料金が発生するといったケースが多々あります。自社で利用したい機能が基本プランに含まれているかは、事前にしっかりと確認しましょう。
各システム(サービス)の特徴を理解しよう!
注目の勤怠管理システム・主要項目比較一覧表
ここでは、各社が提供する勤怠管理システム(サービス)の内容を主要な項目ごとにまとめて比較しています。自社にフィットするものは何か、じっくりと見極めて、最適なシステムを導入しましょう。
注目の勤怠管理システムを紹介!
スマレジ・タイムカード(株式会社スマレジ)
スマイルトレーニングにもなる「笑顔打刻」を標準搭載
シフト管理や給与計算、日報管理など機能も充実
- パスコードや顔認証、GPS打刻など不正打刻防止機能が豊富
- POSシステムとの連携など独自の機能が充実
- 60日間の無料トライアルや無料プランで気軽に始められる
クラウド型POSシステム「スマレジ」利用者のニーズから生まれた、クラウド型勤怠管理システム。勤怠情報の記録・管理だけなら無料※で利用できるという手軽さが魅力です。打刻時の写真撮影や笑顔認証といったユニークな機能や、パスコードやGPSなどによる不正防止機能も充実。遠隔地にいる従業員の勤務情報を確認できるなど、テレワークや在宅勤務に便利な機能も搭載されています。有料プランでは、勤怠情報を利用した給与計算、休暇管理、シフト管理、日報管理など、人事労務に関わる機能を豊富に用意。同社のPOSレジシステム「スマレジ」と連携させれば、シフトと売り上げの関係性や生産性などを分析することもできます。 ※従業員が30人まで
ジンジャー勤怠(jinjer株式会社)
サポート満足度91%の高実績※
バックオフィス業務の一元管理が可能なクラウドシステム
- 1人400円で多様な機能と充実サポートを実現
- マルチデバイス対応で、場所を選ばない打刻・勤怠管理が可能
- システム操作に不慣れでも使いやすいシンプルな画面
ジンジャーは、人事労務や勤怠管理、給与計算、経費精算などの情報を集約することで、バックオフィス業務の効率化を支援するクラウドシステム。1つのデータベースで管理することで、各システムでの情報の登録や変更の手間を削減します。そのジンジャーシリーズの1つ「ジンジャー勤怠」は、管理者、従業員画面ともにスマホアプリに対応し、場所を選ばずに打刻や管理が行えるシステム。月額利用料は1人400円〜かつ、オプション料金なしで、スケジュール管理やアラート機能、予実管理などの多彩な機能を活用できます。2週間に一度の頻度で行われるアップデートで法改正にも対応しており、安心してサービスを利用できます。 ※ジンジャー勤怠公式資料より
MINAGINE勤怠管理(株式会社ミナジン)
これ1つで企業のあらゆるコンプライアンスに対応
より効率的で透明性の高い勤怠管理を実現するシステム
- PCログ(Win・Mac対応)の取得で勤務実態を可視化
- 不正打刻防止機能を実装し、客観的打刻を実現
- 36協定チェッカー、有給取得チェッカーを搭載
人事労務のスペシャリストが開発したクラウド型勤怠管理システムで、30年以上、あらゆる企業の労務問題に関わってきた実績とノウハウが凝縮されています。特徴的なのは、厚生労働省のガイドラインにおける「客観的な記録」を実現するための機能を網羅していること。打刻時間の上書きができない仕様をはじめ、PCログの取得による勤務実態の可視化、36協定チェッカーによる残業管理など、透明性の高い勤怠管理を実現することができます。年々厳しくなる法改正や複雑な就業制度にも対応できるようアップデートを重ねており、あらゆる企業のコンプライアンスに対応するシステムです。
TeamSpirit(株式会社チームスピリット)
国内1,500社、32万人以上※が利用する「働き方改革プラットフォーム」
年3回の無償バージョンアップで最新の法改正にも対応!
- クラウド管理により、各種データをカスタマイズしてアウトプット可能
- 法改正、テレワークなどの働き方トレンドに対応
- 働き方を可視化し、生産性向上をサポート
勤怠管理や工数管理、経費精算など、バックオフィス機能を一元化したクラウドシステム。スマホやタブレットから簡単に打刻できるだけでなく、給与計算システムとの連携も容易に行えます。クラウド管理により、さまざまなデータをカスタマイズしてアウトプットできるため、連携先を選ぶことなく、ストレスフリーな運用が可能です。また、年3回の無償バージョンアップにより、法改正や多様な働き方にも柔軟に対応。集まったデータを元に、働き方をリアルタイムに可視化することで、生産性の向上にも貢献します。シンプルで使いやすいUIにより、出張費などの申請業務が簡単で、管理側のヘルプデスク業務削減にも効果的。電子稟議、社内SNSといった便利な機能を備え、シフト管理、社員情報管理などのオプション機能も用意されています。 ※TeamSpirit公式サイトより 2021年8月末時点
ジョブカン勤怠管理(株式会社Donuts)
初期費用0円で必要な機能だけ使える料金プラン※1
2021年間ランキングNo.1※2に輝いた勤怠管理システム
- 社会保険労務士監修により法令対応も万全
- 200以上の便利な機能を管理画面でカスタマイズできる
- ジョブカンシリーズ併用でさまざまな業務の連携が可能
ジョブカンは、バックオフィス業務を効率化するクラウドERPサービス。「勤怠管理」のほか、「ワークフロー」「経費精算」「給与計算」など全8サービスを展開しています。勤怠管理サービスは出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理の4つの機能に分かれており、必要な機能だけ選んで使える料金プラン。社会保険労務士が監修した機能も搭載されており、働き方改革関連法にも対応しています。管理画面では、200以上の便利な機能を切り替えスイッチで簡単にカスタマイズでき、オリジナルのフォーマットを作成できます。あらゆる業界、企業規模に対応するサービスです。 ※1 中小企業のみ対象。大規模(500名目安)の企業は別途見積もりが必要 ※2 ITトレンド年間ランキング2021「勤怠管理・就業管理」部門
RecoRu(中央システム株式会社)
デモサイト、無料トライアル、個別相談会で導入をサポート
迷わずに使えるシンプルな設計で、打刻も管理も効率化
- マニュアル不要で誰でも使いこなせる設計
- 難しい初期設定は必要なく最短申し込み即日から導入可能
- 導入相談会や運用アドバイスなど充実のサポート体制
使いやすさと導入のしやすさを追求したクラウド型勤怠管理システム。製品版と同じ画面で機能を確認できるデモサイトが用意されているほか、30日間の無料トライアルで実際の操作性を体験できるため、初めての導入でも安心です。専用の打刻機を購入してICカードで打刻する場合や、PC・スマホ・タブレット端末で打刻する場合も、簡単な設定ですぐに使い始めることができます。基本的な勤怠管理に加え、36協定や労働基準法に則した勤怠分析機能、勤務アラート、予実管理など、便利な機能も充実。無料サポートが付いて月額利用料1人110円(税込)※と、コストパフォーマンスにもすぐれています。 ※最低利用料金は月額3,300円(税込)。30名以下でも利用可能
Touch On Time(株式会社デジジャパン)
3通りの打刻方法が選べるタイムレコーダーを独自開発
充実の機能とサポート体制を誇る市場シェアNo.1※1のシステム
- タッチパネル式で操作性にすぐれた「タッチオンタイムレコーダー」を採用
- 各従業員の就業ルールに合わせてリアルタイムに自動集計
- 30日間の無料トライアル、無料の導入・運用サポートを用意
市場シェアNo.1※1を誇るクラウド型の勤怠管理システム。職種や業種・業態、規模の違いを問わずに使いやすいサービスとして、2022年6月末時点で利用者数が245万人を突破しています※2。人気の要因は、豊富な機能と、独自開発の「タッチオンタイムレコーダー」。このタイムレコーダーは、指紋認証、ICカード認証、従業員ID+パスワード認証の3通りの打刻が可能で、パソコン不要で誰でも簡単に打刻できることから、導入企業の約80%が採用しています。初期費用は無料、月額1人あたり300円ですべての機能が使えるうれしい料金設定も人気の理由。オプションによる追加費用が発生しない点も魅力です。 ※1 2021年 富士キメラ総研調べ 勤怠管理SaaS市場 利用ID数 ※2 Touch On Time公式サイトより
用語集
労働基準法
労働者を保護するために、使用者が守らなければならない労働条件の最低基準を定めた法律。賃金、労働時間、休日・年次有給休暇、災害補償、就業規則といった労働条件についての最低基準が定められています。正社員、契約社員、パートタイマー、アルバイトなどの雇用形態に関係なく、すべての労働者が原則対象となります。
36協定
正式名称は「時間外・休日労働に関する協定届」。労働基準法第36条で規定されているため、36(サブロク)協定と呼ばれています。労働基準法では、法定労働時間(1日8時間、週40時間)と法定休日(週1日、もしくは4週間で4日以上)が定められており、使用者がこれらの範囲を超える時間外労働や休日勤務などを命じる場合、第36条に基づく労使協定を結び、労働基準監督署長へ届け出る必要があります。
オンプレ型・勤怠管理システム
オンプレとは「オンプレミス(on premises)」の略語で、情報システムを自社設備内で管理・運用することを指します。勤怠管理システムを構築する際に、自社に合ったカスタマイズができるのが利点。社内でのセキュリティ対策も可能ですが、その分設定・導入費用がかさみます。
クラウド型・勤怠管理システム
インターネットを通してシステムを提供するクラウド・コンピューティングを基盤として運営している勤怠管理システム。必要な情報にアクセスしやすく、業務の効率化が図れます。月額料金での利用が一般的で、メンテナンスの手間や初期投資、運用コストを削減できます。
マルウェア
「malicious software(悪意のあるソフトウェア)」を略した造語。コンピューターウイルスよりも概念は広く、利用者に不利益を与えるソフトウェアや不正プログラムの総称として使われています。代表的なものには、「キーロガー」「トロイの木馬」「ボット」「ランサムウェア」などがあります。
プライバシーマーク
個人情報の取り扱いを適切に行っている事業者に与えられるマーク。プライバシーマーク制度は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)が運営しており、日本産業規格「JIS Q 15001 個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」に基づいた基準「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」に適合した事業者にのみ、使用が認められています。
ISMS認証
ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)を適切に導入している組織を、第三者が認定すること。国際規格を基準に、組織の情報セキュリティ管理を行っていることを意味するため、ISMS認証を取得することが望ましいとされています。
API連携
APIとは「Application Programming Interface」の略で、外部のサービスから、別のサービスの機能を呼び出して活用する仕組みのこと。異なるアプリケーションやシステムを自動で連携できるため、業務効率化が図れます。
CSV連携
CSVとは「Comma Separated Values」の略で、「カンマで区切られたデータ」という意味。データ交換用のファイルとして普及しており、互換性が高い点が特徴です。数値などの情報を、異なるソフトで閲覧・編集できますが、ファイルのダウンロードやアップロードは手作業で行う必要があります。
お問い合わせ
当ページの掲載希望、問い合わせにつきましては、以下のメールアドレスまでご連絡ください。
notice@kakaku.com