セミナーに貸し会議室を使う
更新日：2025年2月25日
面接を実施する上で「大人数が入れる部屋がない」「待合室の確保が難しい」という場合、貸し会議室がおすすめです。今回は、面接で貸し会議室を利用するメリットと注意点を説明します。
東急グループが運営する貸し会議室のミーティングスペースAPでは、数多くのセミナーを開催してきました。セミナー開催のノウハウや、ミーティングスペースAPをご利用いただいたお客様の声もあわせてご紹介します。
- 【目次】
- セミナーを開催するために必要なことは？
- セミナー会場には貸し会議室がオススメ
- セミナー用の貸し会議室を選ぶポイントは？
- 貸し会議室でセミナーを開くならミーティングスペースAP
- ミーティングスペースAPを実際に利用されたお客様の声
セミナーを開催するために必要なことは？
はじめてセミナーを開催する方のために、セミナー開催までの準備についてご紹介します。
セミナーを成功させるには、当日までの準備が大変重要です。やることも沢山あります。
そんな初心者の方に向けて、ここでは当日を迎えるまでの大まかな流れとポイントをお伝えしていきます。
- セミナーを開催する目的に応じた企画書の作成
- 日程・時間・場所
- 参加人数の決定
- 講師の選定
- 必要な設備の洗い出し
- アジェンダや資料の作成
- 参加者への案内
- 当日の準備
セミナーを開催する目的に応じた企画書の作成
セミナーを開催するにあたってまず必要になるのが企画書です。セミナーの企画書には、企画者と承認者が同じ認識を持つために、的確な目的設定と達成方法を明記する狙いがあります。
上司や責任者、役員向けに実施可否をもらうために作成されるケースが多いですが、決裁目的の他にも、セミナー自体の効果を客観的に検証することができるメリットもあります。
企画書は、目的やターゲット、セミナーの内容を明らかにしたものを作成しましょう。ビジネスの視点を失わないよう、リスクや機会の状況把握、効果予測をきちんとすることがポイントです。
日程・時間・場所
そして、次に重要なのがセミナーの開催日時と場所決めです。セミナー開催日は、「参加者が集まりやすい日時」を選ばなければなりません。趣味もしくは仕事向けなのか、参加者の層によっても適している日とそうでない日がありますので、「スケジュールやタイミング」が大切になってきます。
仕事に関するセミナーの場合、期末や四半期末、月末などの忙しいとされている時期は避けましょう。
年末年始はもちろんのこと、行楽シーズンや連休の初日は集客率が下がる可能性が高いため、それ以外の日程で組むことがオススメです。
季節性のある話題や内容の場合は、その時期に合わせるか、若干早めのタイミングでの開催も効果的です。
開催時間は、直行できる10時や直帰が可能な18時に終わるような時間帯で設定すると集客率が高まりますので参考にしてください。
参加人数の決定
参加人数に関しては、セミナーの内容や実施目的によって適正人数が異なります。
小規模・大規模セミナーのメリットとデメリットがありますので、比較しながら検討してみてください。
セミナー会場の収容人数にも影響しますので、参加人数と場所は同時並行で確定させましょう。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| 小規模セミナー | ・集客コストが少ない ・関心度が高く見込の可能性が高い ・セミナー後のアフターフォローに手が回りやすい ・参加者と講師のコミュニケーションがとりやすい |
・知名度向上が難しい ・見込客の確立が低い ・場が盛り上がらない可能性がある |
| 大規模セミナー | ・一度に多くの人に訴求できる ・知名度向上に繋がりやすい ・見込客を一気に集めやすい ・一人あたりの集客コストを下げられる |
・集客コストが掛かる ・アフターフォローが行き届かない ・親密なコミュニケーションがとりづらい ・関心度が低い参加者がいる可能性がある |
講師の選定
セミナーの成否は講師選びで半分が決まると言われているくらいとても重要です。
まずはセミナーのテーマや開催目的をもう一度おさらいし、それらを基に、講師はどこから呼ぶのが適切かを考えます。社内ルールや企業の経営方針について学ぶような内容であれば、社員による社内講師が適しています。また、会社独自の内容ではなくても、社内にノウハウがあるものであれば、社内講師に依頼するのが良いでしょう。それに対して、社内にノウハウがないスキルや知識、業界トレンドなどの場合は外部の研修会社に依頼し、適切な講師に研修を任せましょう。
講師を選定するうえで、これまでの実績や経験が判断材料となりますので、下記をヒントに選定してみましょう。
- 集客率
- 登壇実績数
- 参加者の反応
- セミナーの雰囲気
- テーマ/内容/話し方
気になる講師のセミナーを直接訊く、もしくは参加された方のブログやSNSから反応を伺い選定することをおすすめします。
必要な設備・備品の洗い出し
セミナー実施において、設備・備品の確認は欠かせません。当日になって「これが足りない…」と慌ててしまわないように、徹底したチェックが大切です。
下記リストを参考に必要なものを整理してみてください。
- 【設備・備品の確認リスト】
- 音響
- 照明
- マイク
- スピーカー
- 音声/映像ミキサー
- プロジェクター/スクリーン/モニター
- インターネット環境
- 演台
- ホワイトボード
- テーブル、椅子
- 電源タップ/ケーブル類
- 案内板
アジェンダや資料の作成
セミナー時には、講師と参加者のための、セミナーの内容をまとめた資料が必要になります。講師の方が用意されることがほとんどですので、講師を選定したタイミングで確認しておきましょう。
資料の目的は、参加者にセミナー内容を理解してもらうことです。加えて、セミナー終了後、参加者にどのような行動をとってほしいのかを意識して作ることが重要です。そのため、参加者の年齢や性別、職業などの情報と参加者のニーズを具体的に把握した上で資料を作成していきます。セミナーの目標やビジョンを講師と共有しておくことが重要です。
参加者への案内
そして、忘れてはいけないのが参加者への案内メールです。セミナーの開催が決まったら、参加対象者にメールを送ります。
- 件名は簡潔に分かりやすく
- セミナーの趣旨を明記する
- セミナーの詳細は箇条書きにする(日時/会場/住所/会費/持ち物など)
- 返信期日を設ける
これらのポイントを押さえた内容にすることで、受け取った側にきちんと開催目的が伝わります。
当日の準備
セミナー当日も、やることは盛りだくさんです。当日を迎えるまでに行ってきた準備の数々を整理しながら、セミナーの成功に向けて最後の準備をやりきりましょう。会場設営から配布資料の準備、飲み物の用意、会場案内(張り紙など)、受付対応など、確認すべきこととタイムスケジュールを組んで、それ通りに動けるような準備を入念に行う必要があります。セミナーがスタートしてから終わるまでも進行状況の把握や細かい指示などを出す場面も多くありますので、各所との連携方法や段取りを何度も確認することが重要です。
セミナー会場には貸し会議室がオススメ
ここまでご説明してきた通り、1つのセミナーを開催するまでに準備することは多岐にわたります。それに加えて会場の設営もするとなると…かなり大変ですよね？そこでオススメなのが、貸し会議室の利用です。
貸し会議室には様々な部屋があるため、参加人数にあわせて部屋を選ぶことができます。さらに、勉強内容や人数にあわせて、部屋のレイアウトを自由に変えられる点も大きなメリットです。また、ホワイトボードやマイクといった備品も揃っているので、基本的に資料以外の持ち物は必要ありません。多くの場合、アクセスが良好な立地に存在していることも、貸し会議室が選ばれる理由の一つです。
セミナーの開催をご検討中の方は、ぜひミーティングスペースAPをご利用ください。セミナー用の貸し会議室を選ぶポイントは？
貸し会議室には、大きさやレイアウトなどさまざまな種類の部屋があり、選ぶのに迷ってしまうことも少なくありません。以下4つのポイントから、セミナー用の貸し会議室を選ぶ方法を詳しく紹介します。
- セミナーの参加人数
- 会場レイアウトのバリエーション
- アクセスの良さ
- 必要備品・設備の有無
セミナーの参加人数
まず、貸し会議室を利用する際はセミナーの「参加人数」を考慮して部屋を選びましょう。
人数に対して広さが合っていないと、参加者をすべて収容できなかったり、広すぎて余計に賃料がかかったりします。また、参加者が新入社員や社外から集まる人などあまり接点のなかった方の場合、初めての人や場所に気持ちが落ち着かないケースもあるかもしれません。参加者にリラックスしてセミナーを受講してもらうためにも、狭すぎず広すぎない「適切な大きさの部屋」を選びましょう。多くの貸し会議室は、部屋ごとに「最大収容人数」が掲載されているので、参考にしてみてください。
会場レイアウトのバリエーション
研修やセミナーのために貸し会議室をレンタルする際は、事前に座席のレイアウトを決めておきましょう。
会議室のレイアウトは、長机や座席の配置によって「スクール型」「シアター型」「島型」といったさまざまなレイアウトに分かれます。講師が前に立って参加者に話す講義形式の場合は、正面に向かって机や椅子を並べた「スクール型」、椅子のみを並べた「シアター型」がおすすめです。また、グループに分かれてディスカッションやワークショップを行う場合は、グループごとにテーブルとイスが島のように並べられている「島型」など、研修やセミナーの形式に合わせて選びましょう。
また、貸し会議室の机や椅子は固定されていないものが多く、セミナーの途中で休憩を挟んでレイアウトを変更することも可能です。前半は講義形式、後半はディスカッション形式などスタイルを変えたい場合は、キャスター付テーブルの有無など備品がどのくらい動かしやすいのかをあらかじめ確認しておくと良いでしょう。なお、座席のレイアウトによっては、会議室の収容人数も大きく変化します。「参加者全員が部屋に入れるレイアウト」なのかどうかも、貸し会議室を選ぶ上で重要となるポイントになります。
アクセスの良さ
貸し会議室は、「セミナーの参加者が足を運びやすい場所」を選びましょう。例えば、遠方からの参加者のように「土地の情報に詳しくない方」が集まる時は、「ターミナル駅から近い貸し会議室」「ランドマークがわかりやすい貸し会議室」がおすすめです。
必要備品・設備の有無
セミナーでは、普段の会議では使わない備品が必要になってきます。会議室をレンタルする際は、「必要な備品が揃っているか」「レンタルは可能なのか」をあらかじめ確認しましょう。例えば、ホワイトボードやマイク、プロジェクターやスクリーンなどはもちろん、ボードペンやマイクスタンド、ポインターなど細かい備品は忘れがちなので気をつけたい部分です。また、オンラインで複数の会場と中継をつなぐなど、通信機器や回線を使用する場合は「貸し会議室の通信環境」も判断の基準となります。「通信速度は十分か」「接続は安定しているか」「セキュリティは保たれているか」などの要素をチェックしてください。
貸し会議室でセミナーを開くならミーティングスペースAP
貸し会議室の中でも、私たちが運営するミーティングスペースAPはこれまでにセミナーを多く開催してきた実績があります。ここからは、ミーティングスペースAPが選ばれる理由をご紹介します。
すべて駅近！良好なアクセス
すべての貸し会議室が主要ターミナル駅から徒歩圏内に位置しています。施設から徒歩圏内の駅で複数路線が利用できるため、セミナー参加者がアクセスしやすいです。また、東京・横浜・大阪・名古屋に会議室をご用意しており、いずれの施設も近隣に宿泊施設や駐車場があるため、遠方から訪れる方安心してご利用いただけます。
セミナーごとに合わせたさまざまな空間バリエーション
セミナーの参加人数やセミナーの内容に合わせた豊富な空間バリエーションをご用意しています。専任のコンファレンスコーディネーターが常駐しており、会場の広さや座席のレイアウト、セミナー当日に必要なアイテムなど、セミナー内容に合わせて提案をさせていただきます。参加される人数の規模に応じて、大小さまざまな部屋を選ぶことができますので、セミナー会場+演者控室+スタッフ控室など、大小多様な部屋を一括して押さえることが可能です。また、複数の部屋を抑えておくことで、セミナーが終了した後に、会食やパーティーを開催することも可能ですので、演者や参加者の交流にもぜひご活用ください。
セミナーに必要な機材がすべてそろっている
会場に参加者が訪れる一般的なセミナーだけでなく、オンラインセミナーに必要な機材も備わっています。例えば、プロジェクターやホワイトボード、配信用パソコンやマイクなどが用意されているため、自分たちで準備する必要がありません。また、インターネット環境も整っており、快適にセミナーを開催できます。機材も豊富、クラス最高レベルのネット環境で、配信も安心してお任せください。
困ったことがあったら常駐する専任スタッフに相談できる
常駐するスタッフが専任でつき丁寧にサポートします。セミナー開催当日だけでなく、事前の打ち合わせからセミナー開催後のサポートまで手がけておりますので、不安なことがありましたらいつでもご相談ください。
事前事後の片づけもお任せください！
事前準備や飲食手配、開催中の設備準備や進行はもちろんのこと、セミナー終了後の後片付けも不要です。そのため、参加者はセミナーの中身だけに集中することが出来ます。過去にセミナーを開催したお客様から「設備や諸々の手配の準備に追われ、本来進めるべき準備が進まなかったので、今回のセミナーはプロに任せられるところは任せようと思っていた」「演者や参加者への配慮まで気が回らなかったので、今回はセミナー自体に集中したい」などのお声をいただき、弊社に問い合わせをしてくださっています。私たちは、セミナー開催のプロですので、様々な準備等は全てお任せください。「まずはざっくり相談してみたい」そんなお声にもお答えしますので、お気軽にお問い合わせください。
ミーティングスペースAPを実際に利用されたお客様の声
新宿で中規模のセミナー会場を見つけるのに苦労していました・・・
弊社は、一般のお客様を対象にセミナーを開催しております会社です。ミーティングスペースAPを知ったのは、あるセミナーの参加者として訪れたのがきっかけです。清潔さと、駅から近いという立地から、大変気に入り、利用させていただきました。新宿では、中規模のセミナーにちょうど良いスペースの会場が少なくて、困っており、しかも安いということもあって、とても良いところを見つけたと思っております。おかげさまで、私どものセミナーも大変好評でした。また、利用させていただきます。
スタッフのプロフェッショナルな対応に感動しました！
スタッフさんの対応が素晴らしく、土地勘のない当社でも安心してセミナーを開催できました。プロフェッショナルな対応に心より御礼申し上げます。
的確な提案や柔軟な対応で催事が成功しました！
的確なご提案をいただき、また当社のニーズにも柔軟にご対応いただけたので、催事を成功させることができました。AP貸し会議室でセミナーを開くと必ず成功するような気がしています。
セミナー開催の実績があるからこそ、柔軟な対応やご提案が可能です。「どうやって探せばいいのか・・・」「開催までに何をしたらいいのか・・・」「適切な場所選びは・・・」などセミナー開催に伴うご不安な事やご不明な点を、ぜひ一度コーディネータに相談してみませんか？