導入効果	職員の慢性的な時間外業務を解消し、働き方改革に繋げられた。 過去の資料がmoreNOTEで簡単に確認できるなど、 業務の効率化が図れている。 セキュリティが担保されているので安全に使用できる。 年間、約10万枚の紙代、郵送代等を削減できた。

moreNOTEのセキュリティが決め手だった

moreNOTEを導入した背景には、どのような課題があったのですか

介護保険を必要とする方の介護度を決定するため、医師などによって構成された介護認定審査会を年間約90回開催しています。その会議のために、約150ページの紙の資料を7部、都度用意しなければなりません。作成には時間と労力がかかるうえに、課に1台しかないプリンタを占有してしまい、窓口のお客様へサービスを提供する際に必要な書類等をすぐに出力できないということが起こります。このように通常業務に支障が出るため、やむを得ず、資料の印刷は業務時間外に行うことになり、時間外業務が慢性化していたため、改善の必要がありました。

moreNOTEを導入する前の介護認定審査会はどのような状況だったのでしょうか

審査会用として整えた資料を印刷し、内容の確認・修正を行い、修正後の資料を必要部数印刷して、審査会委員に郵送していました。
作業時間は2時間程度ですが、印刷する際のトナー切れや、紙詰まり等の不具合があった場合はさらに時間を要していました。また、審査会の1週間前には委員に資料を郵送していましたが、資料の差し替えがどうしても必要になった際に直接赴いて差し替えたこともありました。

moreNOTEに注目した理由と導入の決め手を教えてください

庁内でペーパーレス化の機運があったこともあり、ペーパーレス関連サービスを提供している会社の情報を集めていました。そのひとつとしてｍoreNOTEのことも把握していました。
具体的に導入を検討する際には、セキュリティ面が担保されていることが基本条件でした。特に自治体ではセキュリティの強化は絶対です。そのうえで使い勝手を評価します。
ｍoreNOTEは自社のデータセンターで24時間365日安全にデータ管理を行っていることや、管理者による端末認証機能があるため、IDとパスワードが流出しても端末が認証されていないとログインできない等のセキュリティ対策が講じられている点を高く評価しました。
また、機能面では、インターネット環境がなくても資料を閲覧可能であることや、ユーザー管理を審査会ごとにできること等、事務局側の負担を軽減できる、ユーザーに寄り添った機能が実装されていた点も評価できました。

さまざまな効率化により、働き方改革を実現

運用開始までの流れを教えてください

まずは、iPadを導入し、介護認定審査会の委員と介護福祉課の職員に配布しました。委員の中に電子機器の取り扱いに不慣れという方がいなかったこともありスムーズに導入することができました。
実は、早い段階から委員には、介護認定審査会をペーパーレス化する計画があることや、運用のイメージについて情報を提供していました。
2022年3月にmoreNOTE を導入しましたが、すぐにmoreNOTEに完全移行してしまうと委員が不安になるため、2カ月間は紙の資料と併用していました。5月からは紙の資料を廃止し、moreNOTEだけで運用しています。
職員はmoreNOTEの機能をあらかじめ勉強し、委員から質問があったらすぐに解決できるようにすると共に、不明なことはサポートセンターに聞いて回答するなど、分からないことをそのままにしないという体制を作りました。そのような先手を打っていたことで、委員から「紙に戻して欲しい」という意見は出てきていません。

moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか

現在、介護認定審査会のペーパーレス化を進める中で、資料の配信通知を行うなどmoreNOTEの機能を使用して効率化を図っています。
資料に直接メモを書き込んだり、気になる箇所にマーカーをしたり、多くの委員がmoreNOTEを活用できており、審査会当日のスムーズな判定にもつながっています。また、カレンダー機能も重宝しています。審査会がいつあるかということが一目で分かりますし、カレンダーをタップするだけで資料がダウンロードできるのは、とても便利です。
資料の郵送にはどうしても1～2日かかりますが、moreNOTEは資料を即時にアップロードできるので、職員は余裕をもって資料の点検ができますし、委員も質の高い検討ができます。

moreNOTE導入後の効果について教えてください

年間、約10万枚の紙代、郵送代等を削減できました。さらに、約90回分の審査会資料を作成していた職員の慢性的な時間外業務を解消でき、働き方改革に繋げられたことが一番の効果と考えています。
また、審査結果の問い合わせ時に紙の資料から探し出していた過去の資料をmoreNOTE上で確認できるようになったことなど、さまざまな業務の効率化が図れているという感想が職員からも出ています。
委員からも、かさばって重たいうえに紛失のリスクがある紙の資料がiPadだけになったことで安心して運用できるようになったとの声も聴いています。

moreNOTEを活用して、介護認定審査会からペーパーレス化を

moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか

2023年9月からは「介護認定審査会デジタルパック」を運用しています。
審査委員に判定結果を事前入力していただくことで、事務局側も把握できますし、効率的な審査が行えます。仮に事前判定が皆さん同じであれば、二次審査を行うための会議時間も短縮できます。
また、ペーパーレス化の土台はできているので、オンラインでの審査会の開催にも取り組んでいきたいですね。遠方の委員もいるため市役所に来ていただく手間を省けると思います。コロナ禍のような状況下でも安定して運営できます。

他自治体へのメッセージをお願いします

自治体の業務は紙から抜け出せていないのが現状だと思います。介護認定審査会を紙ベースで実施する自治体は多いでしょう。しかし、介護認定審査会業務は他の業務に比べてペーパーレス化に取り組みやすく、また効率化も図りやすいと思います。ペーパーレス化の取り組みをどこから始めるか検討されている自治体には、介護認定審査会から取り組むことをおすすめします。イメージを作ったうえで、さらに別の業務のペーパーレス化に取り組む。第一段階としてはやりやすいと思います。

【南アルプス市ってどんなとこ？】

山梨県南アルプス市は、ユネスコエコパークに登録された美しい自然に囲まれた地域です。市では、この豊かな自然を守りながら共生していく取り組みを行っています。また、その大自然の中では、四季を通じてたくさんのフルーツが育まれ、フルーツ狩りでにぎわい、ふるさと納税の返礼品としても大好評です。
市内のＩＣからは、新宿までは車で100分、松本市までは90分、静岡市までは60分と、交通の利便性に優れたベッドタウンで、近年は人口増加傾向にあり、令和5年3月に「こども・子育て応援都市」を宣言し、子育て環境の充実を推し進めています。さらに令和6年にはコストコの開業も予定されているなど、現在、大注目のまちです！

介護福祉課 主幹
若尾 貴洋 氏

介護福祉課 副主幹
柴田 真吾 氏

自治体名：	山梨県南アルプス市
所在地：	〒400-0395　山梨県南アルプス市小笠原 376
導入時期：	2022年3月
URL：	https://www.city.minami-alps.yamanashi.jp/
※当事例は2023年9月時点の情報です。