フリーランスとして独立し、最初の段階で悩まされるのが、自分で受けた仕事のスケジュール管理方法ではないでしょうか？
プロジェクトが増えるに従い、「もらえる報酬に対してどのくらいの期間と時間を割くのか」というのは、常に死活問題であり、スケジューリング作業は今目の前にある仕事に対しても大切ですが、未来の仕事に対しては、さらに重要なものとなってきます。
この2週間はほぼ徹夜で締め切り厳守のために努力し、それが終わると仕事が何もない状態がしばらく続く、というアップダウンの繰り返しは長期的に見ると効率的にも精神衛生上にも理想の状況とは言いがたいです。
そこで、「スイスチーズ方式」と言うスケジューリング方法を使ってみてはどうでしょうか？スイスチーズとはよくトムとジェリーなんかに出て来た穴の開いたチーズのことです。つまり、スケジュールをきつきつに詰めるのでなく、あちこちに敢えて穴を残しておく、というスケジューリング方法。
今日はこのスイスチーズスケジューリング方式の利点について説明してみたいと思います。
本当の危険は思わぬところに存在する。フリーランスを始めたばかりの方であれば、意外に思うかも知れませんが、特に忙しい時期に注意が必要です。忙しい時期には2つの大きな問題が潜んでいます。
- 働きすぎていると、仕事の質は下がりがちになります。メールを書くだけでも誤字脱字が増え、デザインに挿入したリンクが間違っていたり、など、集中力が散漫になりケアレスミスが増えます。
全ての仕事を完璧にこなす、ということが出来なくなる可能性は仕事の量が増加するほど高くなり、仕事でミスが増えると、クライアントからの評価が下がり、リピーターが減り、新しいクライアントを紹介してもられる機会も減ってしまい、結果的にビジネスが成功しなくなる、という風に繋がっていってしまいます。適度なペースで作業が出来るようなスケジュールを組むことは仕事を長く続けていく上で重要な要素の一つです。- 新しい顧客を開拓するための営業活動を怠ってしまうことは、思っている以上に簡単です。実務だけで手がいっぱいになっている場合は、特にそうです。つまりこれがどういうことかと言うと、今の忙しさが一段落した後、しばらく時間が空き、壁のシミを数えて過ごす時間が増えてしまう、ということになります。これを避けるためには、壁のシミをキレイに掃除する、という方法もありますが、今ある仕事をこなしながらも次のプロジェクトのスケジューリングを始めておく方が現実的かつ堅実です。
スケジュールを詰め込まず、少し余裕を持たせる例えば、実質3日あれば終わるであろう仕事の依頼が来たとします。
これを仮にプロジェクト#1と呼ぶことにします。このプロジェクトをスケジュールする際に、月、火、水と続けて3日入れてしまうのと、月、水、金と一日置きにスケジュールを組むのとでは、どちらが良い方法でしょうか？
プロジェクトを3日で終わらせることが出来るなら、最短の3日で終わらせてしまうのが効率的なように見えますが、納品日を5日後に設定し、月、水、金と一日置きに余裕を持って作業を行なうこのスイスチーズ方式には実はかなりのメリットが隠されているのです。そのメリットとは
- 急な新しい依頼に対して臨機応変に対応可能となります。
依頼を受け、3日で納品する、という約束をした直後に、Project#2という違う案件が入ってきたという状況を想像してみて下さい。Project #2の作業開始は、最速でも木曜日から、となってしまいます。5日後の納品とし、月、水、金と作業することにしている場合、Project #2の仕事を火曜日から開始することが可能です。木曜日からでは遅すぎる、とProject #2のクライアントに判断された場合、Project #1に対して3日納品の約束をしてしまったことにより、新しい案件を一つ失ってしまうことになります。- 1つの案件によって、それ以降の全ての案件が後ろ倒しになってしまうことを避けることが出来ます。
月火水と一つのプロジェクトを行い、木金は新しいプロジェクト、来週一杯はまた異なる案件、というスケジュール組みをしてしまった場合、最初のプロジェクトが計画通りに終わらなかった場合、全てのスケジュールが後ろ倒しになってしまい他の案件に影響を与えてしまう可能性が高くなります。実際、スケジュール通りきっかり動くプロジェクトしかない、という職業はかなり少ないはずなので、ハンドルの遊びの部分ではないですが、ある程度スケジュールのシャッフリングにも対応出来るようにしておく方が一般的には賢明です。- 仕事の質の向上に繋がる。
仕事を終えてからすぐに提出するよりは、一日置いて、気持ちを落ち着けてからもう一度見直してからの方が自分の仕事の粗も見つけやすくなります。特にライターなどの仕事をしている人であれば、一日離れてからまた見直す方が編集作業は効率もよく効果も高い、というのは定説です。ほとんどのクリエイティブな仕事において、これは効果的な方法だと言えます。- チーズの穴の部分がギャラが発生する本当の意味での「仕事」で埋まっていない場合、自分の為の時間として活用出来るようになります。
例えばウェブサイトを更新したり、新しいアイデアを考えたり、名刺のデザインを変えてみたり、新しい商品を開発する時間に使ったり、営業活動を行なったり、と未来へ繋がることを実行する時間を確保することが出来ます。今回の例のように3日分の仕事だけでは、仕事量は多分足りていないので、月曜日から3日続けてやろうが、日にちを少し空けようが、他から仕事を受けてくる必要がある、ということには変わりはないです。
なので、この状況だけ見るとスケジューリング方法はどちらでも良いような気もしますが、長期的に見ていくと、少し余裕を持って納品日を設定する、スケジュールに少しのゆるさを持たせるというのは賢い方法と言えるのではないでしょうか。
納品日をギリギリに設定したがるクライアントは実際、それほどいないはずです。至急での対応を求められ、何日も徹夜する必要がある場合などは通常の料金に上乗せして請求する、というのも標準的なやり方です。クライアントが急いでいるからといって、質の低い仕事を求めているクライアントはいないはずです。
フリーランス業を始めたばかりの時期には、時間をどう使っていくかというのに頭を悩ませるケースも少なくないかと思います。数多くの案件をこなしていくうちに、自分にあった働き方が見えてくるはずですし、このやり方が一番優れている、と一概に言えるものでもないですが、スイスチーズアプローチも一つの戦略としてぜひ参考にしてみて下さい！
フリーランスの仕事をされている読者の皆さんはどのように仕事のスケジューリングをされているのでしょうか？経験に裏付けられた貴重なご意見をぜひコメントで教えて下さい！
The Swiss Cheese Method of Project Scheduling [Freelance Switch]
Kevin Purdy (原文／まいるす・ゑびす）